Sundhedsplatformen Integrationer Gennem føres efter sundhedsplatformens tidsplan. Klargøring af uddannelses lokaler

Transkript

1 Styrelsen for Patientsikkerhed Tilsyn og Rådgivning Øst Islands Brygge København S Att.: Sektionsleder Bente Møller Redegørelse vedrørende den forestående udrulning af Sundhedsplatformen i Region Sjælland Styrelsen for Patientsikkerhed har i brev af 24. maj 2017 med baggrund i Sundhedslovens 213 anmodet Direktionen i Region Sjælland om en redegørelse vedrørende seks centrale punkter i forbindelse med den forestående implementering af Sundhedsplatformen. Nedenfor følger Region Sjællands svar på hvert af de seks punkter. Dato: 13. juni 2017 Brevid: Ledelsessekretariatet Alléen Sorø Tlf.: Regionens aktuelle tidsplan og organisering for implementering af Sundhedsplatformen 1.1 Tidsplan Region Sjælland følger den tidsplan, der er besluttet af den fælles styregruppe (Region Sjælland og Region Hovedstaden) for Sundhedsplatformen. De væsentligste milepæle er som følger: Programfaseoverblik: APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC 2017 live@regionsjaelland.dk KAP KAP Implementering Sundhedsplatformen Integrationer Gennem føres efter sundhedsplatformens tidsplan Opsætning og Implementering Teknik Teknik SP lead (underleverandør) Klargøring af uddannelses lokaler Uddannelse Uddannelse og support SUB udlån B4 uddannes/hjælpelærere Kursuskatalog Kursus tilmelding CU uddannes Leder+SUB uddannes Slutbruger e uddannes Møder i parathedsgrupper 3-7 møder afhængig af parathedsgrupper Implementering Parathed og forandringsledelse IT og Teknik Gennemgang af opsat hardware Parathedsv urderinger og 1 0 dage før Go-liv e Opry dning i eksisterende sy stemer Test og teknisk general prøve (TDR) Bestilling, levering,opsætning datakonv ertering Generalprøve Kommunikation Projekter med hvid tekst er projekter som Sundhedsplatformen er lead på. Implementering og Funktionel testfase Integrationstestfase Go live

2 På nuværende tidspunkt er følgende større milepæle nået iht. planen: Teknik: o Opsætning af det tekniske Citrixmiljø som forudsætning for adgang til Sundhedsplatformen. o Etablering af testmiljøer og etablering af integration til hovedparten af de applikationer, som er inden for scope til Go-Live for Region Sjælland. o Bestilling på alt hardware til klinikerne. Uddannelse: o Implementering af learning management system til brug for hele regionen. o Udpegning af alle certificerede undervisere og superbrugere, som skal involveres i den forestående uddannelse. Implementering: o Etablering af den samlede parathedsorganisation med involvering af ca. 900 sundhedspersoner på alle regionens sygehuse og psykiatrien, inkl. kick off på møder inden for alle kliniske specialer. o Etablering af samlet koncept for forandringsledelse med 8 centrale fokusområder: Kvalitetsforbedring for patienter og medarbejdere Sikre forankring af arbejdsgange på de enkelte afdelinger Sammenhængende patientforløb på tværs af roller og specialer Forberede forandringen Værktøjer til monitorering Aktive patienter Sikre at sygehusene kan planlægge og udnytte ressourcerne bedst muligt Patientansvarlig læge. Særligt skal det iagttages, at Region Sjælland har valgt at igangsætte parathedsmøderne tre måneder før oprindeligt planlagt af Sundhedsplatformen for at sikre nødvendigt fokus på den store omstilling på regionens sygehuse og i psykiatrien. 1.2 Organisering Region Sjælland har valgt at organisere sig ud fra bedste praksis fra den fællesstatslige programmodel, som igen baserer sig på bedste praksis fra OCG i England. Organiseringen omfatter følgende hovedbeslutningsorganer: Programstyregruppen træffer beslutning om finansielle rammer og alle principielle beslutninger samt håndterer eskalation fra Programforretningsudvalget. Alle sygehuse og væsentlige stabsfunktioner samt Sundhedsplatformen er repræsenteret i programstyregruppen med koncerndirektør Lars Onsberg Henriksen som formand. Programforretningsudvalget træffer beslutning om styringsstrategier, konkret budgetudmøntning og ressourcetildeling og har det daglige styringsansvar ift. fremdrift, kvalitet og risici. Alle sygehuse og væsentlige stabsfunktioner samt Sundhedsplatformen er repræsenteret i programforretningsudvalget ved vicedirektører med psykiatridirektør Michael Werchmeister som formand. Delprogramstyregrupper træffer alle faglige beslutninger inden for rammer udstukket af Programforretningsudvalget og Programstyregruppen. Der er etableret tre delprogramstyregrupper med en vicedirektør som formand for hver af disse og med repræsentation af såvel stabe som sygehuse på kontorchefniveau eller højere. Side 2

3 Nedenfor er vist en samlet tegning over den governancestruktur, der har været i drift siden godkendelse i Programstyregruppen den 2. februar Herudover har programmet suppleret med en taskforce bestående af formanden for forrretningsudvalget Michael Werchmeister, IT udviklingschef Henning Trier og programchef Tom Q. Jørgensen, der afholder møder tre gange ugentligt med henblik på at opfange og håndtere udfordringer så tidligt i forløbet som muligt og sikre rettidig eskalering af issues, hvor dette viser sig nødvendigt. 2 Hvorledes erfaringer opnået under implementeringen af Sundhedsplatformen i Region Hovedstaden anvendes af Region Sjælland i tilknytning til implementeringen, herunder forhold omkring blodprøvesvar, billeddiagnostik, FMK samt kommunikation med eksterne aktører. Region Sjælland gør i videst muligt brug af al tilgængelig viden opnået ved implementeringen af Sundhedsplatformen i Region Hovedstaden. Dette gøres bl.a. ved følgende (ikke udtømmende liste): Repræsentation i tilgængelige governancestrukturer, hvilket betyder, at Region Sjællands ledelse som en del af ejerskabet af Sundhedsplatformen deltager i relevante fora sammen med Region Hovedstaden. Ligeledes deltager Sundhedsplatformens medarbejdere i en lang række af Region Sjællands fora. Udlån af medarbejdere fra Region Hovedstaden til Region Sjælland. Region Sjælland har indhyret 26 certificerede undervisere fra Region Hovedstaden, som skal være med til at udbrede erfaringer fra Region Hovedstaden under Region Sjællands Go-Live. Side 3

4 Udlån af ca. 345 superbrugere fra Region Sjælland til bølge 3 og 4 i Region Hovedstaden. Eftersom en stor del af Region Sjællands medarbejdere har deltagere i foregående udrulninger, medtages erfaringerne til det videre arbejde i egen region ved endt udrulning. Workshops og møder om erfaringsudveksling forud for såvel tekniske som organisatoriske beslutninger. Region Sjælland har som standard i alle indstillinger til beslutninger bedt om redegørelse for tilsvarende erfaringer fra Region Hovedstaden for at sikre, at projektledere og beslutningstagere har inddraget tilgængelig erfaring. Det har medført en lang række møder og workshops i projekterne med deltagelse af repræsentanter fra Region Hovedstaden. Særligt vedr. integrationer er der i Region Sjælland lagt et stort arbejde i at foregribe de udfordringer, som Region Hovedstaden oplevede ved Go-Live i især de første bølger. Et større analysearbejde blev igangsat tidligt i implementeringsforløbet, således at Region Sjælland kunne nå at klargøre egne systemer og testmiljøer i god tid inden påbegyndelse af testen. P.t. udestår således kun testmiljø for RIS/PACS. Særskilt har patientsikkerhedsarbejdet i forbindelse med de forskellige bølger været fulgt tæt af Region Sjællands patientsikkerhedsorganisation blandt andet gennem deltagelse ved møder med patientsikkerhedsansvarlige i Region Hovedstaden forud for overgangen til Sundhedsplatformen, i forbindelse med Cut-over samt under Hypercare. Erfaringsopsamling og løbende sparring med Region Hovedstaden har været med til at kvalificere, hvordan patientsikkerhedsarbejdet under Hypercare i Region Sjælland organiseres bedst muligt. Som en del af implementeringen af Sundhedsplatformen i både Region Hovedstaden og Region Sjælland er der siden forår 2015 udpeget 3 centrale parathedsejere for hver region inden for følgende områder: o Patientsikkerhed og Kvalitet o Klinisk praksis o Patientadministration og afregning. Gruppen indgår blandt andet i beredskabet i forbindelse med Go-Live i de to regioner. 3 Hvorledes regionen løbende sikrer en monitorering og fejlretning af systemet af mulig betydning for patientsikkerheden. I forbindelse med Go-Live vil Region Sjælland følge Sundhedsplatformens oplæg til organisering, hvor et kommandocenter opsamler fejlmeldinger, og der holdes daglige møder med prioritering af indkomne fejl, således at det ledelsesmæssige fokus fastholdes til sikring af at holde den daglige drift kørende. I de tidligere bølger i Region Hovedstaden foregik arbejdet med monitorering og fejlretning af systemet med betydning for patientsikkerheden i et koordineret samarbejde mellem Sundhedsplaformen, Center for IT, Medico og Telefoni på baggrund af indmeldinger til Sundhedsplatformens servicedesk, IT-servicedesk og rapporteringer af utilsigtede hændelser. Erfaringerne med dette koordinerede samarbejde har vist sig effektive ift. patientsikkerheden, hvilket de månedlige rapporteringerne fra Enhed for Kvalitet og Patientsikkerhed i Region Hovedstaden til Styrelsen for Patientsikkerhed også tegner et billede af. Et lignende setup tilpasset forholdene i Region Sjælland vil således danne rammen for arbejdet under Hypercare. Derfor blev der i september 2016 nedsat et særskilt projekt Patientsikkerhed før, under og efter implementering af Sundhedsplatformen forankret i Kvalitet og Udvikling med reference til delprogramstyregruppen for implementering. Målet er at sikre ledelse og styring af alle aspekter ift. patientsikkerhed. Side 4

5 Der arbejdes således systematisk med at skabe overblik over samt sikre håndtering af hændelser af betydning for patientsikkerheden før, under og efter Go-live i Region Sjælland i et tæt samarbejde med risikomanagerne på virksomhedsområderne. Ligeledes er en delleverance i projektet en plan for afrapportering til Styrelsen for Patientsikkerhed. 4 Hvorledes Region Sjælland har planlagt at varetage patientsikkerheden i tilknytning til forventelige driftsforstyrrelser i forbindelse med implementeringen, herunder vedrørende varetagelsen af akutte patientforløb. Der henvises til punkt 3. Herudover har Region Sjælland etableret et selvstændigt projekt til planlægning af patientlogistik før, under og efter Go-Live. Dette projekt har p.t. gennemført følgende tiltag for at øge patientsikkerheden gennem forberedelse af logistikken: Planlægning af opgradering af krisestyringskompetencer hos regionens centrale og decentrale krisestabe. Facilitering af produktionsplanlægning på sygehuse og i psykiatrien. Etableret principper for planlægning af den akutte, ambulante og elektive produktion. Skabt oversigt over akutafdelingernes planlægningstiltag. Overblik over hvilke patientgrupper, der kræver forudgående aftaler med eksterne parter mhp. patienthåndtering før/under/efter Go-Live. Herudover er der i samarbejde med Region Hovedstaden udarbejdet nedetidsskemaer, hvis der skulle opstå en situation, hvor det ikke er muligt at tilgå Sundhedsplatformen. Det sikrer, at klinikerne kan tilse og behandle patienterne upåagtet driftsforstyrrelser. Ligeledes er der udpeget risikomanagers, der deltager i parathedsarbejdet under projektet Patientsikkerhed før, under og efter Go-live. 5 Hvorledes Region Sjælland har sikret beredskabsmæssige aftaler med naboregionerne i tilknytning til en samtidig implementering af Sundhedsplatformen på samtlige af regionens sygehusenheder, herunder beredskabet knyttet til varetagelsen af akutte patientforløb. Dette sker baseret på en vurdering af driften ud fra følgende tre principper, som er vedtaget af Styregruppen for Klargøring til implementering, hvor alle sygehuse og psykiatrien er repræsenteret: 1. Udgangspunkt for planlægning på sygehusene: Alle akutte patienter modtages og håndteres som vanligt. 2. Plan for opskalering: I det tilfælde, hvor akutafdelingerne ikke kan modtage de akutte patienter som vanligt, skal en plan for opskalering træde i kraft. 3. Identifikation af patientgrupper, der kræver indgåelse af samarbejdsaftaler med eksterne partnere. På baggrund af sygehusenes og psykiatriens produktionsplanlægning afdækkes, om der er patientgrupper, hvor der er behov for på forhånd at sikre sig mulig assistance med henblik på en forsvarlig patienthåndtering før, under og efter Go-live (punkt 3). Projektet faciliterer således, at der bliver fundet løsninger på tværs af sygehusene i Region Sjælland, hvis der er udfordringer, det enkelte sygehus ikke selv kan håndtere. Endvidere udarbejder projektet input til samarbejdsaftaler med naboregioner, præhospitale leverandører og privathospitaler, hvor der måtte være behov for aktivitetsbistand. Side 5

6