Kontor og skib på bølgelængde - et lynkursus. Mads Schramm & Søren Diederichsen Seahealth Denmark

Transkript

1 Kontor og skib på bølgelængde - et lynkursus Mads Schramm & Søren Diederichsen Seahealth Denmark

2 Samarbejde og kommunikation mellem skib og kontor Undersøgelser af samarbejde på afstand viser at det er særligt vigtigt at: Sikre kvaliteten af kommunikationen Etablere tillid og sikre en god relation Sikring af fælles mål, værdier

3 Hvad er udfordringer og mulige redskaber Kort pause Best practice

4 ALZHEIMER'S EYE TEST Tæl ethvert " F" i den følgende tekst: FINISHED FILES ARE THE RE SULT OF YEARS OF SCIENTI FIC STUDY COMBINED WITH THE EXPERIENCE OF YEARS... Hvor mange er der?

5

6 Generelle grundvilkår Globale organisationer, stor distance og geografisk spredning Forskellige tidszoner On-off halvdelen af tiden Forskellige kulturer

7 Forskellige personlighedstræk Dominans Udadvendthed Tålmodighed Regelrethed

8 Mange interessenter og mange kasketter Prioritering mellem hastighed, brændstof, sikkerhed, materiel (økonomi, miljø, mennesker) Ven, rådgiver, leder

9 S. Covey The speed of trust Tillid er væsentligt for primært to parametre i organisationer nemlig - hastighed og pris. Når tilliden går ned, vil hastigheden også gå ned, og omkostningerne vil stige. Når tilliden går op, vil hastigheden også gå op og omkostningerne vil gå ned.

10 Forskellen mellem høj og lav tillid i relationer er tydelig. I et høj-grad af tillids forhold, kan vi sige de forkerte ting, og folk vil stadig forstå os. I et lav-grad af tillidsforhold, vil folk trods præcis kommunikation stadig ofte misfortolke os.

11 Undersøgelser dokumenterer hvis tilliden mangler så sker følgende: Ting læses negativt Budskaber, e- mails, information Møder, fokus på skjulte dagsordener Sandheden kommer ikke frem Folk tør ikke komme til dig Ideer, fejl, dårlig trivsel mv. skjules Dårlige cirkler opstår Mistillid skaber mere mistillid Fordomme trives dem og os problematikker Produktiviteten falder Kontrol tager tid Samarbejdet går trægt Motivation falder

12 The Circle of trust Udvis loyalitet Hold det du lover Gør det du siger Direkte tale Skab resultater Tillid Retfærdighed Lyt Afstem forventninger Udvis tillid

13 Organisatorisk tillid Klarhed Klarhed i kommunikationen overveje budskaber, overveje kommunikationsmedie Brændende platform ved ændringer, forandringer hvorfor skal vi så det her The Why part Kendskab Gensidigt kendskab til arbejdsopgaver, vilkår, rammer for arbejdet ombord eller på kontoret Personligt kendskab hvem er du? Fra fejlkultur til læringskultur Hvis vi kun taler sammen når der er problemer bliver mødet altid af negativ karakter Anerkendende tilgang til samarbejdet. Rose, spørge, lytte, tage seriøst, bruge personens råd, belønne, fortælle andre når personen har gjort noget godt. Sikring af fælles mål og værdier Arbejde på at folk arbejder i samme retning Fra kontrol til selvkontrol Bruge den F2F tid, der er på at drøfte værdier og mål Sikring af ejerskab

14

15 Hvad egner sig bedst til hvilket budskab Bevidsthed om hvilken mulig effekt de forskellige kommunikationsformer kan have

16 Forskellige kommunikationsformer F2F mødet Telefon Videomøder/online konference Chat Samarbejdssoftware Sms

17 s - bevidstløs kommunikation?

18 en det vigtigste arbejdsredskab Rederi ansatte op mod % af tiden på e- mails Officerer på skibene minimum 1. arbejdsdag om ugen i snit I høj grad Bevidstløs kommunikation og kommunikationsforurening

19 Fordele og ulemper ved Giver modtageren mulighed for øjeblikkelig skriftlig respons Sætter hurtigt gang i en (elektronisk) dialog God som dokumentation Nemt at medsende dokumenter Kan kommunikere med mange samtidig uden at mødes fysisk Personlig Fare for at blive misforstået Risiko for, at det, man skriver, bliver videresendt/misbrugt Upersonlig Indimellem får man kun brudstykker af en dialog Tidskrævende Svær at arkivere korrekt Medsendte dokumenter kan være svære at håndtere.

20 Negativitetseffekten (Byron 2008) Modtagere af s er tilbøjelige til generelt at opfatte indholdet af s som mere negativt end det var tænkt fra afsenderen.

21 Folk er tilbøjelige til at læse indholdet af en sendt fra en mand som mere neutralt eller mere negativt end hvis de var sendt af en kvinde. Modtagere af s fra afsendere, som har kendt hinanden I kortere tid, vil oftere opfatte s mere unøjagtigt end intentionen var tænkt fra afsenderen.

22 Modtagere af s, som er sendt fra folk med højere status end fra folk med lavere status (hierakisk i organisationer), vil være mere tilbøjelige til at opfatte s mere følelsesmæssigt negativt end det var tænkt.

23 Risiko for misforståelser Skrift virker hårdere end tale Mangler nuancerne, tonefaldet, ironien, glimtet i øjet kommunikation går ofte hurtigt Meningen i budskabet tabes let Selvskabte billeder

24 Opmærksomheder ved mail skrivning Indbyrdes magt og position Indbyrdes kendskab Din og modtagerens tilstand her og nu Holdninger til emnet Kulturforskelle - personlighedsforskelle

25 God mail kvalitet Hvad skal mailen opnå? Egner dette budskab sig til en mail? Hvem skal have mailen?

26 Særlig vigtig Få kollega til at kigge med Hvordan læser du denne . Hvad læser du ud af en er det nogle uklarheder, noget der kan misforstås. Hvad vil du tænke som medarbejdergruppe der fik denne ?

27 Gylden regel Hvis du bliver gal, provokeret og vred i forbindelse med at en så vent med at svare tilbage. Kig på den igen senere og overvej om den kan forstås på flere måder.

28 Metakommunikation Det er vigtigt for mig at dette ikke misforstås, det jeg skriver er tænkt som et godt råd du eventuelt kan bruge, men sig til hvis du er uenig eller jeg har misforstået noget undervejs. Jeg forstår din sådan, at du gerne vil have, at vi næste gang drøfter opgaven i fællesskab - har jeg forstået det korrekt?

29 emoticons (smileys) :-) Jeg er glad >:/ Jeg er forvirret/jeg er helt tabt :-( Jeg er ked af det eller sur :-0 Jeg gaber, er i chok eller overrasket : -) Jeg er så glad, at jeg græder :-@ Jeg skriger

30 Hej Bent Vil du sende det referat til mig NU! Lene

31 Hej Bent Vil du sende det referat til mig NU ;-) Lene

32 Tillidsskabende mails Korte bemærkninger: Tak for sidst Gik det godt med mødet Har du haft en god weekend Håber det går godt

33 Hej Jens Husk lige den deadline på fredag det er meget vigtigt for kunden at du levere til tiden. Peter

34 Hej Jens Jeg håber du har haft en god weekend. Husk lige den deadline på fredag det er meget vigtigt for kunden at vi leverer til tiden. Det ved jeg jo, at du plejer så det her er blot lige en lille reminder. Mange hilsner Peter

35 Risiko for misforståelser 2 Ofte problem at man glemmer informationerne Eller kun får svar tilbage på 2 af sine 3 spørgsmål Informationsoverload

36 opbygning Overvej titel i emnelinien Det vigtigste først Korte afsnit (max. 5 linier)- gerne med overskrift på afsnit fx Mødedato Brug punktopstilling

37 politik Kan reducere antallet af s drastisk. I visse undersøgelser op mod 1/3 og antallet af misforståelser og relaterede konflikter med op mod 50%.

38 politik Hvad er god tone Hvor hurtigt svarer vi - hvordan svarer vi Hvordan bruger vi fx CC Hvordan reducerer vi antallet af Hvad er god kultur hos os

39 Best practice Hvad har I erfaring med virker godt ift. at sikre et godt samarbejde og en god kommunikation mellem skib og kontor?