Udbudsbetingelser for udbud af kantinedrift på INCUBA Katrinebjerg og IT- Hjørnet

Transkript

1 Udbudsbetingelser for udbud af kantinedrift på INCUBA Katrinebjerg og IT- Hjørnet 1. Ordregiver Aarhus Universitet Nordre Ringgade Aarhus C 2. Beskrivelse af den udbudte ydelse og omfang Aarhus Universitet udbyder til overtagelse pr. 1. januar 2018, driften af to kantiner på følgende adresser: - Åbogade 15, 8200 Aarhus N, INCUBA Katrinebjerg - Finlandsgade 21-23, Nygaardbygningen, 8200 Aarhus N, IT-Hjørnet Udbuddet foregår i samarbejde med INCUBA, og omfatter den totale drift af begge kantiner. Kantinerne udbydes som én samlet forpagtningsaftale. I INCUBA Katrinebjerg er der et stort produktionskøkken og et stort ny renoveret kantineområde. På IT-Hjørnet er der et mindre kantineområde med anretter køkken. Kantinerne betjener potentielt ca studerende, ca. 400 medarbejdere samt ca. 500 ansatte i de 80 virksomheder i INCUBA Katrinebjerg. Ud over den daglige drift, skal kantinen kunne levere forplejning til møder og eventuelle arrangementer. 3. Annonceringsform Udbuddet omfatter indgåelse af kontrakt omhandlende kantinedrift på ovenstående adresser. Ved indgåelse af en offentlig kontrakt vedr. kantinedrift skal Ordregiver alene iagttage udbudslovens 186 ved selv at fastlægge en procedure, der skal overholde principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, jf. udbudslovens 2, herunder fastsætte kriterier for tildeling. CPV-kode: (Kantine- og cateringvirksomhed) 1

2 4. Aftalevilkår Der vil blive indgået en 2-årig aftale med den Tilbudsgiver, som vinder udbuddet. Aftalen træder i kraft den 1. januar 2018, og udløber den 31. december 2019 med mulighed for forlængelse i 2 x 1 år på uændrede vilkår. Aftalen indgås på baggrund af den kontrakt, der er vedlagt udbudsmaterialet. 5. Økonomi Kantinen på Åbogade 15 betjener til dagligt ca. 320 besøgende. Det er forventningen, at kantinens omsætning vil andrage ca. kr ekskl. moms, og fordeler sig som følger: Kassesalg kr Møder og arrangementer kr Kantinen på Finlandsgade betjener til dagligt ca. 130 besøgende. Det er forventningen, at kantinens omsætning vil andrage ca. kr ekskl. moms, og fordeler sig som følger: Kassesalg kr Møder og arrangementer kr Åbningstider Kantinerne skal som minimum være åbne i følgende tidsrum: INCUBA Katrinebjerg, Åbogade 15, 8200 Aarhus N Mandag torsdag kl Fredag kl IT-Hjørnet, Finlandsgade 21-23, Nygaardbygningen, 8200 Aarhus N Mandag fredag kl Kantinerne holder lukket på alle danske helligdage. 2

3 Reduceret åbningstid og sortiment kan aftales i dagene omkring helligdage (herunder dagene mellem jul og nytår) i juli måned samt første halvdel af august. Kantinerne skal være åbne for alle studerende, ansatte samt eksterne besøgende. Ved gæstearrangementer og andre større arrangementer skal Forpagteren kunne stille personale til rådighed efter behov og nærmere aftale. 7. Virksomhedsoverdragelse Ordregiver gør opmærksom på, at lov om lønmodtagers retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (LBK nr. 710 af 20/08/2002) finder anvendelse i forbindelse med indgåelse af kontrakten. Antallet af medarbejdere, der har ret til virksomhedsoverdragelse fremgår af bilag 3. Tilbudsgiver skal indregne eventuelle omkostninger i forbindelse med virksomhedsoverdragelse. 8. Spørgsmål og svar Alle henvendelser til Ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal ske via og skal rettes til: Aarhus Universitet Økonomi og Bygninger, Indkøb udbud@au.dk Att.: Suheyla Savas Ved henvendelse fra Tilbudsgiver skal Sags-nr udbud af kantinedrift, Aarhus Universitet anføres i emnefeltet. Spørgsmål, der modtages senere end d. 28. september 2017 kl. 14, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret. Samtlige spørgsmål vil sammen med svarene, løbende og senest d. 2. oktober 2017, blive offentliggjort i anonymiseret form på Ordregivers hjemmeside 3

4 9. Tilbudsafgivelse og tilbudsfrist Tilbud skal senest d. 10. oktober 2017 kl fremsendes til nedenstående Aarhus Universitet Økonomi og Bygninger, Indkøb Att.: Suheyla Savas Tilbudsgiver bedes anføre Sags-nr udbud af kantinedrift, Aarhus Universitet i emnefeltet. 10. Betingelser for at komme i betragtning til kontrakten (egnethed) For at komme i betragtning til kontrakten, vil der blive foretaget en vurdering af tilbudsgivernes generelle egnethed i forhold til den udbudte opgave. Følgende skal fremsendes sammen med tilbudsafgivelsen: Generelle oplysninger, herunder virksomhedens navn og CVR nr. og indehavers navn(e) og adresse(r). Generel virksomhedsprofil med oplysninger om særlige fokusområder, det antal kantiner, virksomheden driver, samt antal medarbejdere beskæftiget med drift af kantiner. Dokumentation på erfaring med kantinedrift eller lignende. Referencer fra sammenlignelig virksomhed (her lægges der vægt på antal referencer (maks. 3) samt relevans af de angivne referencer med en kortfattet beskrivelse af den konkrete løsning). Endvidere ønskes oplyst, om ansøgeren var hovedleverandør inkl. oplysninger om evt. underleverandører til ansøger. Udfyldt og underskrevet erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Oplysningen SKAL afgives ved udfyldelse af Formular A. 11. Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde følgende dokumenter: En beskrivelse af hvordan tilbudsgiver påtænker at løse opgaven. Beskrivelsen skal som minimum indeholde en beskrivelse af Tilbudsgivers madkoncept, herunder forslag til madkoncept, der tager højde for de forskellige kantiner og målgrupper, som tilbudsgiver skal servicere, jf. pkt. 2. 4

5 Beskrivelsen vil indgå i evalueringen af kvalitet, jf. punkt 14. En to (2) ugers madplan indeholdende forslag til morgenmad og frokost skal vedlægges. Der skal gives priser for ovenstående måltider. Et oplæg til mødeforplejning samt forplejning til arrangementer med tilhørende prisliste. Et oplæg til et cafe-koncept med tilhørende prisliste. Forslag til sortiment i kantinerne med tilhørende prisliste. Ordregiver har ikke et obligatorisk sortiment, som tilbudsgiver skal prisfastsætte. - Det er et krav, at Tilbudsgiver byder ind med et sortiment, der lever op til de kvalitetskrav angivet i punkt 14, herunder faste priser på dagens varme måltid, salatbar samt sandwich. - Det er endvidere et krav, at sortimentet afspejler det madkoncept, som Tilbudsgiver beskriver i sit tilbud. - Alle priser skal angives i danske kroner inkl. moms. Priserne skal omfatte samtlige omkostninger, som Tilbudsgiver forventer at have til varetagelse af kantinedriften på de vilkår, der er fastsat i kontrakten, jf. bilag 6. Et oplæg til driftsbudget for det første år. Det er et krav, at driftsbudgettet påviser et overskud. 12. Tildeling af kontrakt Kontrakten vil blive tildelt den Tilbudsgiver, der (som minimum) opfylder ovenstående betingelser. Ordregiver vil indgå kontrakt med den Tilbudsgiver som har afgivet tilbud med det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Evaluering af pris og kvalitet fremgår af punkt 13 og Evaluering af pris Ordregiver vil ved evaluering af prisen på de indkomne tilbud vurdere, hvorvidt prisen er overensstemmende med den tilbudte kvalitet, samt om priserne er tilgængelige for studerende. Ordregiver har fastsat følgende maksimumspriser: - Dagens varme måltid: 35 kr. (inkl. moms) pr. tallerken (Diameter: minimum 21 cm) - Salatbar: 28 kr. (inkl. moms) pr. tallerken (Diameter: minimum 21 cm) - Sandwich: 28 kr. (inkl. moms) - Levering og afhentning af mødeforplejning: 75 kr. (ekskl. maden). Tilbudsgiver skal komme med et prisoplæg til resten af sortimentet. 5

6 14. Evaluering af kvalitet Ordregiver vil ved evaluering af kvaliteten af de indkomne tilbud vurdere i hvor høj grad nedenstående ønsker er opfyldt i prioriteret rækkefølge: Sortiment: - Maden bør være varieret. - Der bør være en gennemtænkt strategi for servicering af de tre (3) målgrupper, jf. punkt 2, som kantinerne til daglig betjener. - Der bør anvendes et minimum af forarbejdet mad. - Årstidens grønsager og frugt bør anvendes. - Der bør være alternativer til allergikere, vegetarer osv., der behøver ikke nødvendigvis være glutenfrie alternativer, men der skal være alternativer så alle kan blive mætte. - Der bør være et attraktivt tilbud om take-away (f.eks. Grab & Go). - Der bør være et økonomisk bæredygtigt koncept for et café-tilbud. - Der bør tages højde for det internationale miljø, som kendertegner området. Service: - Tilbudsgiver bør tilbyde smarte betalingsløsninger, f.eks. klippekortsordning for at fremme effektiv betjening. Personale: - Personalet bør være serviceminded og kundeorienteret. - Kantinerne bør altid fremstå ren og pæn. Samarbejde: - Der bør være en strategi for løbende samarbejde med Ordregiver om udvikling af koncept og sortiment. 15. Formkrav og øvrige krav Der skal alene fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt, jf. punkt 10 og 11. I det omfang Tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er Ordregiver afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsevalueringen. Det er ikke muligt at afgive alternative tilbud. 6

7 Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. 16. Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at gå i forhandling med tilbudsgiverne. Dato for evt. afklaringsmøder fremgår af tidsplanen. Såfremt Ordregiver vurderer, at der skal afholdes afklaringsmøder, vil Ordregiver give skriftlig meddelelse herom til samtlige berørte tilbudsgivere senest d. 24. oktober

8 17. Forventet tidplan Offentliggørelse 11. september 2017 Åbent informationsmøde og fremvisning af 11. september 2017 kantiner Frist for spørgsmål 28. september 2017 kl Frist for svar 2. oktober 2017 Tilbudsfrist 10. oktober 2017 kl Evt. afklaringsmøder med tilbudsgivere 26. og 27. oktober 2017 Offentliggørelse af tildelingsbeslutning 6. november 2017 Implementeringsperiode 16. november januar 2018 Kontraktstart 1. januar