BESLUTNINGER OG PROCES SOM OPFØLGNING PÅ PROBLEMANALYSEN

Transkript

1 BESLUTNINGER OG PROCES SOM OPFØLGNING PÅ PROBLEMANALYSEN PRÆSENTATION FOR HEALTH S ANSATTE

2 PROCESSEN INDTIL HØRINGEN 13. nov. 2013: Bestyrelsen tiltrådte den interne problemanalyse Dec jan. 2014: Analysepanelet og ekspertgruppen nedsat 2. juni 2014: Ekspertgruppens rapport 18. juni 2014: Kommentarer fra analysepanelet 15. aug. 2014: Universitetsledelsens forslag til beslutninger

3 HØRINGEN 15. august 19. september 2014: Høring af beslutningsforslagene 22. oktober 2014: Præsentation af beslutningerne Kl. 10 for alle, kl. 12 for administrationen Kl. 14 for ansatte på Health 168 svar og ca. 600 sider høringssvar Stort engagement og konstruktive tilbagemeldinger Alle høringssvar læst og overvejet Konkrete pointer undervejs ved de enkelte beslutningsforslag

4 HØRINGEN HOVEDSYNSPUNKTER Generel opbakning til de overordnede linjer i beslutningsforslaget Opbakning til: Øget delegation, decentral beslutningskraft og profilering Organisering i fællesadministration og administrative centre Ønske om: Medinddragelse og nødvendig tid ift. implementeringen

5 HØRINGEN HOVEDSYNSPUNKTER Bekymring for: Manglende sammenhæng i administrationen Den administrative kvalitet Rammevilkårene for tværgående aktiviteter

6 INDHOLD AF BESLUTNINGER I. Ledelsesdelegering og nærvær A. Økonomi og budget B. Ansættelser II. Medinddragelse III. Organisatorisk indretning af fakulteterne IV. Kommunikation V. Administrativ understøttelse

7 STRUKTUR AF DENNE PRÆSENTATION For hvert emne er gengivet Fremtrædende/gentagne elementer fra høringen Beslutninger Proces på Health De fremadrettede Beslutninger er angivet med sort Ændringer som følge af høringen er gengivet med blåt Hvis det erstatter en anden formulering, er denne formulering gengivet i en parentes med kursiv [erstatter formulering]

8 STRUKTUR AF DENNE PRÆSENTATION s beslutningspapir er en ramme for det videre arbejde på fakulteter og institutter Reportage fra Health Kommunikation

9 I. LEDELSESDELEGERING OG -NÆRVÆR

10 HØRINGEN - HOVEDSYNSPUNKTER Opbakning til etablering af ledelsesteams Administrative ledere deltager Administrativ understøttelse en forudsætning Opbakning til øget delegering Ledelseslaget under institutlederne? Ens delegation på tværs af fakulteter?

11 LEDELSESDELEGERING OG -NÆRVÆR

12 BESLUTNINGER Dekanerne uddelegerer ansvar til institutledere og prodekaner Sammen identificerer man de områder, det er relevant at uddelegere Uddelegeringen er især vigtig, hvad angår økonomi, ansættelser og afskedigelser Universitetsledelsen uddelegerer ansvar til prodekanerne i forbindelse med tværgående opgaver Dekaner og fakultetssekretariatet kan etablere sig i de faglige miljøer

13 PROCESSEN PÅ HEALTH Delegering fra dekan til institutleder Bilaterale drøftelser henover efteråret Beslutning på fakultetsledelsesmøde den 6. januar 2015 Delegering fra institutleder til de faglige miljøer Opfølgning på eftersyn af instituttets interne organisering Beslutning om proces på udvidet fakultetsledelsesmøde den 28. oktober 2014 Delegering fra dekan til prodekaner Proces i efteråret, samt MUS-samtaler i december 2014 Dekanatet og fakultetssekretariatet forbliver på Nordre Ringgade 1

14 A. ØKONOMI OG BUDGET

15 HØRINGEN - HOVEDSYNSPUNKTER Opbakning til principperne Hvad menes med en solidarisk enhed? Hvad med store tværgående centre? Kan der overføres overskud mellem årene?

16 BESLUTNINGER De centrale principper: Fuld transparens omkring fakultetets og institutternes indtægter og udgifter Muligheden for at understøtte høj faglig kvalitet og forbedre indtjeningen Fakultetet fungerer som en solidarisk økonomisk enhed Alle økonomiske enheder arbejder med fire-årige budgetter Institutternes overordnede budget og resultatkrav fastlægger fakultetsledelsen Fakultetsledelsen beslutter fordelingen af midler til fælles fakultære formål Fakultetsledelsen beslutter, hvilken andel af institutternes indtægter, der føres direkte videre til institutterne, og efter hvilke principper

17 PROCESSEN PÅ HEALTH Fakultetsledelsesmøde den 9. oktober: Evaluering af økonomimodel og justering på baggrund af erfaringer Fordeling af basisforskningsmidler Core-funktioner Husleje Store centerbevillinger Proces i fakultetsledelsen: Dialogmøder, budgetseminar og budgetopfølgning

18 B. ANSÆTTELSER

19 HØRINGEN - HOVEDSYNSPUNKTER Et meget detaljeret afsnit hvorfor? Foraene ønsker at være medbestemmende i forhold til procedurerne Tilsvarende procedurer for lederansættelser? TAP og studerende med i ansættelsesudvalgene?

20 BESLUTNINGER 1 Fakultetsledelsen sikrer effektive procedurer for ansættelser, der klart beskriver ansvarsfordeling, kvalitetsmål og ansættelseskriterier Akademisk Råd og de relevante institutfora skal inddrages i udarbejdelsen af ansættelsesprocedurerne [erstatter forelægges] Institutledelsen har inden for rammen af instituttets budget ansvaret for alle TAPansættelser og alle ansættelser af VIP-personale i tidsbegrænsede stillinger Institutledelsen kan iværksætte opslag af nye stillinger som adjunkt, forsker, tenure track, lektor, seniorforsker, seniorrådgiver og professor Institutledelsen er forpligtiget til at rådføre sig om opslaget med instituttets lektorer, seniorforskere og professorer eller en repræsentativ undergruppe heraf

21 BESLUTNINGER 2 Institutledelsen nedsætter bedømmelsesudvalg efter fakultetets retningslinjer og rådfører sig inden nedsættelsen med en gruppe af peers Institutledelsen tager beslutning om udvælgelse af kandidater til ansættelsessamtaler og iværksætter disse Institutledelsen rådfører sig, inden der sendes en indstilling til dekanen om ansættelse med en gruppe af peers Dekanen påser, at stillingsbedømmelse sker efter de fastsatte regler og kvalitetsmål og afgør, om indstillingen kan tiltrædes

22 PROCESSEN PÅ HEALTH Dekanatsmøde den 1. oktober 2014: Etablering af arbejdsgruppe til afklaring af procedure, ansvarsfordeling mm. ved ansættelse af videnskabeligt personale ved Health Arbejdsgruppen skal forestå udarbejdelsen og opdateringen af nye og eksisterende dokumenter vedrørende ansættelse af videnskabeligt personale på Health Processen tilrettelægges, så alle ovenstående elementer ideelt kommer til godkendelse i fakultetsledelsen medio februar 2015, hvorefter det sendes i høring i Akademisk Råd, samarbejdsudvalg, mv.

23 II. MEDINDDRAGELSE

24 HØRINGEN - HOVEDSYNSPUNKTER Medinddragelse er andet end adgang til information Fremtiden for de tværgående fora? Opbakning til øget dialog med de studerende og de ph.d.-studerende Husk den eksisterende dialog i studienævn og ph.d.-udvalg Udfordring med indflydelsen for de administrative samarbejdsorganer

25 BESLUTNINGER 1 Dekanen beslutter i samråd med formanden for det akademiske råd, hvorledes rådet i højere grad skal inddrages i planlægning, gennemførelse og opfølgning på rådsmøderne [erstatter kan], og hvordan det akademiske råd får mulighed for at blive inddraget i [erstatter diskutere] væsentlige kommende beslutninger forud for, at beslutningen træffes Institutlederen beslutter i samråd med medarbejdere, studerende og de valgte samarbejdsorganer, hvordan instituttets valgte samarbejdsfora kan inddrages Beslutningerne skal afspejle lokale behov og lokale forskelle og formidles til medarbejderne Institutlederne er ansvarlig for afholdelse af medarbejdermøder (mindst to pr. år) og skal gøre medarbejderne bekendte med instituttets kvartalsforecasts og budget

26 BESLUTNINGER 2 De to nye udvalg (tidl. bånd) skal fremlægge forslag om, hvordan medarbejdere og studerende sikres indsigt og medinddragelse i båndenes arbejde De fire tværgående fora s fremtid skal afklares De studenterpolitiske organisationer og de ph.d.-studerende skal inddrages mere i de beslutningsprocesser, der har betydning for dem [erstatter bedre] Et organ oprettes med deltagelse af de studenterpolitiske organisationer og medlemmer af universitetsledelsen som supplement til dialogen i studienævn og ph.d.-udvalg Dekanen mødes regelmæssigt med studerende og med ph.d.- studerende på fakultetsniveau

27 PROCESSEN PÅ HEALTH Medinddragelse af Akademisk Råd: Drøftelse med formanden den 28. oktober, drøftelse på møde med rådet den 25. november og orientering på seminar med de fire akademiske råd og universitetsledelsen den 27. november 2014 Medinddragelse på institutniveau: Beslutning af proces på udvidet fakultetsledelsesmøde den 28. oktober 2014, opsamling på fakultetsledelsesmøde den 6. januar 2015 Medinddragelse af studerende og ph.d.-studerende Ph.d.-udvalg og studienævn inviteres i efteråret til at komme med forslag til en form for en sådan inddragelse På baggrund af disse input udarbejdes et forslag, der fremlægges til beslutning i fakultetsledelsen primo 2015

28 III. ORGANISATORISK INDRETNING AF FAKULTETERNE

29 HØRINGEN - HOVEDSYNSPUNKTER Opbakning til eftersyn af institutstrukturen, herunder eftersyn af studienævnsstrukturen Bekymring for tilstrækkelig inddragelse og fornøden tid Opbakning til særligt fokus på: AR: Institut for Uddannelse og Pædagogik (IUP) ST: Ingeniøraktiviteterne BSS: Business-aktiviteterne

30 BESLUTNINGER Et eftersyn af institutstrukturen på alle fakulteter for at sikre en hensigtsmæssig institutorganisering, der understøtter faglighed og samarbejde Eftersynet skal sikre motivation og medbestemmelse og skal: Være bredt inddragende Gives den nødvendige tid Ske under afvejning af andre igangværende processer

31 PROCESSEN PÅ HEALTH Udvidet fakultetsledelsesmøde den 28. oktober 2014: Drøftelse af institutstrukturen på Health Opfølgning på eftersyn af instituttets interne organisering Beslutning af proces for medinddragelse på institutniveau Studienævnsstruktur drøftes primo 2015

32 IV. KOMMUNIKATION

33 HØRINGEN - HOVEDSYNSPUNKTER Opbakning til revidering af kommunikations- og profileringspraksis Opbakning til mere dialogbaseret ledelseskommunikation

34 BESLUTNINGER Kommunikationsstrategien og praksis revideres under inddragelse af medarbejdere og studerende Den interne kommunikation skal i højere grad baseres på dialog og udveksling af idéer og argumenter Den eksterne kommunikation skal have et tydeligere fagligt fokus Universitetets hjemmeside revideres med henblik på øget brugervenlighed Brandingstrategien revideres med inddragelse af medarbejdere og studerende Man skal kunne profilerer universitet, fakultet, institut og centre. Der skal gøres op med den nuværende praksis med nedtoning af decentrale enheder. Der etableres større fysisk nærhed mellem de kommunikationsansvarlige og de lokale videnskabelige miljøer

35 PROCESSEN PÅ HEALTH Adresseres som en integreret del af processen vedrørende administrativ understøttelse

36 V. ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE

37 HØRINGEN HOVEDSYNSPUNKTER 1 Opbakning til etablering af fællesadministrationen og de administrative centre Opbakning til øget brugernærhed Opbakning til forenkling af administrationen, herunder reducering af antallet af vicedirektørområder Bekymring for tab af kvalitetsløftet og opretholdelse af en fælles standard

38 HØRINGEN HOVEDSYNSPUNKTER 2 Bekymring for manglende håndtering af eksterne krav Bekymring for inddragelsen af de administrative medarbejdere fremadrettet Mange kommentarer til placeringen af kommunikationsområdet En del forslag til mindre justeringer i fællesadministrationen

39 BESLUTNINGER 1 Administrationscheferne får det ledelsesmæssige ansvar for de administrative centre (hidtidige front office) Administrationschef refererer både til universitetsdirektøren og fakultetets dekan Administrationschefen indgår i universitetsdirektørens ledelsesteam sammen med vicedirektørerne Beslutning om fysisk placering af de enkelte medarbejdere i det administrative center tages af institutlederen, dekanen og administrationschefen i samspil med funktionschefen og den enkelte medarbejder Det aftales lokalt hvilke opgaver, der skal løses i relation til institutterne, og hvordan samarbejdet mellem det administrative center og institutsekretariaterne skal organiseres

40 BESLUTNINGER 2 Fakultetsledelsen beslutter i dialog med administrationschefen niveauet for administrativ understøttelse af institutterne nødvendig standard [erstatter minimumskvalitet] Administrativ bistand derudover skal instituttet selv afholde og have tilslutning til fra dekanen Stab og Strategi omdannes til Universitetsledelsens Sekretariatet med direkte reference til rektor og tager sig af supportfunktioner for universitetsledelsen Universitetsdirektøren får som særlig opgave at etablere en mindre, slagkraftig projekt- og porteføljestyringsenhed med reference til universitetsdirektøren for at sikre en effektiv og professionel projektstyring Back office ændrer navn til Fællesadministrationen

41 BESLUTNINGER 3 Antallet af vicedirektør-områder i fællesadministrationen reduceres fra ni til fem: Økonomi og bygninger ( Økonomi og Plan) HR ( HR) IT ( IT) Uddannelse ( Studier og Alumne, Career, Efter- og Videreuddannelse og Library fra Viden og Internationalt Center fra Forskning og Talent) Forskning og erhvervssamarbejde (dele af Viden, Forskning og Talent og TTO)

42 BESLUTNINGER 4 Mange indspil i mange retninger vedrørende kommunikationsområdet Behov for at inddrage medarbejderne i en efterfølgende proces Afklaring af områdets placering i fællesadministrationen [ikke selvstændigt] Prorektor vil i interimsperioden stå i spidsen for området

43 PROCESSEN PÅ HEALTH Administrationschefen har ansvar for at tilrettelægge implementeringsprocessen i samspil med fakultetsledelsen, institutsekretariatsledere, funktionschefer og fakultetssekretariat Møde den 28. oktober 2014: Drøftelse og beslutning af planen for processen Møde den 20. januar 2015: Processen afsluttes med drøftelse og beslutning

44 DEN SAMLEDE PROCES PÅ HEALTH

45 Dato Aktivitet Ansvar 9. oktober 2014 Fakultetsledelsesmøde Dekanatet Evaluering af økonomimodel 28. oktober 2014 Udvidet fakultetsledelsesmøde Opfølgning på internt eftersyn Proces for medinddragelse på institutniveau besluttes Beslutning af proces i relation til den administrative understøttelse 28. oktober 2014 Møde med formand for Akademisk Råd Drøftelse af medinddragelse af rådet 25. november 2014 Møde i Akademisk Råd Beslutning af eventuelle justeringer af rådets rolle 27. november 2014 Seminar for de akademiske råd og universitetsledelsen Orientering om eventuelle justeringer af rådets rolle Efteråret 2014 Studienævn og ph.d.-udvalg Behov og forslag til form for inddragelse af studerende og ph.d.-studerende på fakultetsniveau Dekanatet Institutledere Administrationschef Dekan Dekan og formand Formand Dekanatet December 2014 Bilaterale drøftelser mellem institutledere og dekan vedrørende delegering Dekanen December 2014 Bilaterale drøftelser og aftaler mellem prodekaner og dekan vedrørende delegering Dekanen 6. januar 2015 Fakultetsledelsesmøde Opsamling på og eventuelle beslutninger vedrørende delegering til institutledere Opfølgning på proces på institutterne vedrørende medinddragelse Dekanatet 20. januar 2015 Udvidet fakultetsledelsesmøde Administrationschef Fælles beslutninger vedrørende den administrative understøttelse Primo 2015 Beslutning vedrørende inddragelse af studerende og ph.d.-studerende på Dekanatet fakultetsniveau Primo 2015 Proces for evaluering af studienævnsstruktur Dekanatet Medio februar 2015 Drøftelse og efterfølgende høring af procedure, ansvarsfordeling mv. ved ansættelse af Arbejdsgruppe videnskabelige personale ved Health

46 DEN ADMINISTRATIVE PROCES

47 Implementeringen kan følges på: au.dk/problemanalysen