Periodisering. Opret en Fordeling/periodiering

Transkript

1 Periodisering Periodisering kan benyttes når en postering f.eks. forsikring eller husleje skal fordeles over en periode. Opsætningen sker under Økonomi / Vedligeholdelse / Fordelinger & Periodiseringer eller direkte på en finanskonto under Økonomi / Kontoplan. Her vises den generelle opsætning. Opret en Fordeling/periodiering Klik på Tilføj eller tryk på F2 tasten Indtast navnet Gå til [Fordelingslinier] Første gang er billedet tomt. Tryk på [Tilføj] Ønsker en linje redigeret. Tryk på [Rediger]

2 For opsætning Indtast den [Fordelingskonto] hvor udgiften/indtægten skal føres på Vælg evt. en [Fasttekst] Kan opsættes under Økonomi / Bogføring Indtast den type der skal bruges. Fordeling eller Periodisering Her Periodisering Såfremt det præcise antal periodiseringsperioder kendes kan det indtastes. Alternativt kan der tastes fra og til dato i Finanskladden under Økonomi / Bogføring I hver n te måned kan periodiseringsintervallet tastes. Det kan være:

3 Vælges den 1. dag i måneden, så vil periodiseringen ske den dag frem for den dato periodiseringen registreres. Modkonto sættes. Typisk Skyldige omkostning eller Forudbetalte omkostninger Periodisering vælges I kladden kan Periodisering nu f.eks. registreres på følgende måde. Vælg Fordeling som er periodiseringsmetoden. Indtast Periodisering. Fra og til dato. Tryk på Bogfør og marker simulering (Standard) Her vises de poster der genereres.

4 Som det ses udlignes alt på registreringsdatoen. De røde kasser. Hver måned føres to poster. Den sorte kasse. For yderligere registrering se Bogføring i kassekladder Opsætning af SMTP i Uniconta SMTP Opsætning Uniconta har også muligheden for at s afsendes fra din egen POP3 server, ved at du kan angive SMTP credentials. Uniconta bruger så din server, i stedet for vores egen Uniconta-inbox.dk. Vi tilbyder en test funktion til at verificere, at din SMTP credentials er sat rigtigt op.

5 Selv opsætning sker under menuen Debitor / vedligeholdelse / opsætning / SMTP Host TLS er på protokol niveau, dvs. mail host skal kaldes med tls:// F.eks. tls://smtp.minmailserver.dk TLS sættes til port 587 Der skal vælges SSL Opsætning til Office 365 Indgående server Indgående server: outlook.office365.com Indgående serverport: 993 Sikkerhed: SSL Udgående server Udgående server: smtp.office365.com Udgående serverport: 587 Sikkerhed: TLS Brugernavn: Hele adressen. Password: Den tildelte kode for din Office 365 konto. En fungerende SMTP opsætning til Office 365 ser således ud på nedenstående foto.

6

7 Tillad forskellig afsender er en opsætning i office 365 og andre der generel ikke tillader at en mail konto sender i andre navne. Ved at sætte krydset så ved vi at du har sikret dette. Derfor et kryds Tryk på knappen kontroller SMTP Host for at få verificere oplysningerne, og indtast din adresse. Klik på OK og klik på Gem i lokalmenuen, og du er klar til brug. Opsætning til One.com SMTP Bruger skal være din der er registreret hos One.com SMTP-kodeord er det kodeord der høre til din , som du benytter i SMTP Bruger-feltet.

8 Varenavnegrupper

9 Varenavnegrupper findes under Lager / Vedligeholdelse / Varenavnegrupper Varenavnegrupper kan benyttes til følgende: 1. længere eller kundespecifikke navne på varer. - Benyttes ofte på salgsordrer, men kan også benyttes på indkøbsordrer 2. leverandørens varenumre og navne. - Benyttes ofte på indkøbsordrer 3. varelageret på et andet sprog. - Benyttes ofte på salgsordrer, men kan også benyttes på indkøbsordrer Opret en Varenavnegruppe 1. Vælg Lager / Vedligeholdelse / Varenavnegruppe 2. Klik på Tilføj post for at oprette et ny Varenavnegruppe 3. Skriv et navn for varenavnegruppen, ved at klikke på linjen, og du får mulighed for at skrive navn og vælge sprog 1. f.eks. Varebeskrivelse 4. Klik på Gem 5. Marker varenavnegruppen-linjen og klik på Linjer Opret linjer til varenavnegruppen 1. Klik på Tilføj post, for at oprette en linje 2. Vælg Vare i dropdown menuen 3. Indtast Kundens varenummer, hvis dette forefindes 4. Indtast en Beskrivelse af varen (denne vises på faktura på de debitorer, hvor der er valgt denne varenavnegruppe) - Det kan være leverandørens varenavn - Det kan være det oversatte ord på det valgte sprog - Det kan være en længere varebeskrivelse 5. Gentag fra 1), til der ikke er flere varelinjer, der skal oprettes 6. Klik på Gem, når alle vare er valgt og beskrevet Tildel en varenavnegruppe til en debitor/kreditor En Varenavnegruppe kan tildeles både debitor og kreditor. Herunder vises et eksempel på tildeling til en debitor. Tildeling til en kreditor, sker på samme måde, blot under kreditor. For at benytte Varenavnegrupperne, skal den/de tildeles til en debitor. 1. Vælg Debitor / Debitor 2. Marker og Rediger den debitor du ønsker skal se denne Varenavnegruppe 3. I feltet Varenavnegruppe, vælger du den varenavnegruppe som denne debitor skal tildeles til. - Her i eksemplet er debitor valgt til at skulle have en faktura på engelsk. og sproget på varerne bliver på denne måde oversat til engelsk 4. Klik på Gem Vises på faktura Din faktura for den pågældende debitor vil nu vise de bestilte varer på engelsk. Spring til Layout Skabeloner Søg

10 Rykkerbeskeder Rykkerbeskeder bruger du til opsætter den tekst, som du ønsker skal fremgå, når du udsender fx en rykkerskrivelse til dine kunder. Lokalmenu for Rykkerbeskeder

11 Beskrivelse af knapper i lokalmenuen for Rykkerbeskeder. 1. Tilføj 1. Tilføjer en ny Besked (MessageOnStatement), hvor du kan tilføre tekst, og vælge sprog, beskedtype fx rykker 1, rykker 2 etc. 2. Rediger 1. Redigerer en allerede oprettet Besked (MessageOnStatement). 3. Kopier 1. Kopier din tekst fra fx en anden Besked (MessageOnStatement). 4. Opdatere 1. Tryk på knappen for at opdater alle oplysninger og rettelser. 5. Layout 1. Du har mulighed for at gemme, slette, redigere eller hente et gemt layout. Bliver beskrevet under Generelle funktioner Tryk på Tilføj. Skriv et navn fx Rykker 1, og vælg type i Beskedtype fra drop down boksen, vælg sprog eller benyt standard (dansk). Du kan også sætter flueben i Standart, hvis du ønsker denne tekst skal være standart. Nu kan du skrive den tekst, som du ønsker dine kunder skal modtage, når du skal oprette en fx rykkepåmindelse i Menuen Debitor Rapporter Rente og rykker.

12

13 Tryk på Gem, og evt. gem i Layout. Du kan nu trykke på Tilføj, og fx oprette og indsætte teksten til din rykker 2, etc. Hvis du ikke opsætter en tekst, så brugers Unicontas standart tekst.

14 Varegrupper Lagergrupper bestemmer bogføring af vareforbrug (salg) og bevægelser i lagerkladden. Lagergrupper bestemmer også købs- og salgskontering, hvis det ikke er bestemt af Debitor- eller Kreditorgrupper. Hvis der er angivet kontering på Debitor- eller Kreditorgruppe, har lagergrupper ingen indflydelse på bogføring af køb eller salg. Lokalmenu

15 I det følgende beskrives Bogføring af Vareforbrug Bogføring af Bevægelser i lagerkladden Bogføring af Køb (efter varegruppe) Bogføring af Salg (efter varegruppe) Debitorpostering. Læs mere Kreditorpostering. Læs mere Vareforbrug og Lagerafgang Konti til bogføring af vareforbrug i finans angives under Lager/Vedligeholdelse/Varegrupper. Vareforbrug bogføres ved fakturering. NB! Vareforbrug bogføres kun i Finans, hvis der er angivet konti i feltet Vareforbrug og Lagerafgang på varegruppen. Hvis ikke de to felter er udfyldt, bogføres vareforbrug ikke i Finans. Hvis vareforbruget ikke bogføres i forbindelse med fakturering, beregnes og bogføres det manuelt efter en lageropgørelse/lageroptælling. Vareforbrug er typisk en driftkonto i resultatopgørelsen. I eksemplet er konto 1330: Vareforbrug (Lagermodul) anvendt. Lagerafgang er typisk en statuskonto i balancen fra gruppen af lagerkonti. I eksemplet er konto 5540: Varelager afgang, vareforbrug (Lagermodul) anvendt. Konti angives per varegruppe. Varegrupperne kan anvende forskellige konti. Hvis der er varegrupper, hvor der ikke skal bogføres vareforbrug automatisk, skal du ikke udfylde konti på de respektive grupper.

16 Lager, tilgang (Lagerkladde) Dette er en modkonto til bogføring af poster fra lagerkladden (Lager/Lagerkladde). Det er typisk en statuskonto i balancen fra gruppen af lagerkonti. I eksemplet er konto 5545: Varelager regulering anvendt. Lagerkladden bogføres kun i finans, hvis konto er angivet i feltet Lager, tilgang (Lagerkladde). Konto angives per varegruppe. Varegrupperne kan anvende forskellige konti. Hvis der er varegrupper, hvor lagerkladden ikke skal bogføres i finans, skal du ikke udfylde konti på de respektive grupper. En kort forklaring på varebevægelsestyperne i lagerkladden: Bevægelse Danner ingen finans postering Regulering Bogføres på Lagerværdiregulering (systemkonto 1) Optælling Bogføres på tab/vind (systemkonto 2) Tab/Vind Bogføres på tab/vind (systemkonto 2) Forældet Bogføres på tab/vind (systemkonto 2) Systemkontiene angives i kontoplanen i feltet Systemkonto. Der er to systemkonti til lagerkladden:

17 Lagerværdiregulering (systemkonto 1) Bevægelsestype Regulering. Kladde til indtastning af tab/vind (systemkonto 2) Bevægelsestype Optælling, Tab/Vind & Forældet. Alle modposteres på varegruppens konto Lager, tilgang (Lagerkladde): : Køb, Salg og Momskonti i Varegrupper I Lager/Vedligeholdelse/Varegrupper kan der angives konti og momskoder til brug ved købs- og salgsfaktura.

18 De benyttes kun, hvis: Debitor- og kreditorgruppen har omsætningskontering efter Varegrupper Debitorgruppen: Kreditorgruppen:

19 Konti og momskoder fra Varegrupper benyttes ikke, hvis Debitorgruppen har angivet kontering efter Debitorgrupper og Kreditorgruppen har angivet kontering efter Kreditorgrupper. Momszonen Momszonen på debitor og kreditor bestemmer købs- og salgskonto samt momskode (med mindre der er specificeret en særlig momskode på debitor eller kreditor). Momszoner: Indland EU-medlemslande Udland (ikke EU) Ikke momsregistreret Momsfri

20 Momszone på Debitor: Momszone på Kreditor:

21 Automatisk kolonnenummer, På grupperne kan sættes en nummerserie op, som vil generere et nummer på posten ved oprettelse, såfremt man ikke selv har påført et nummer. Nummerserier har to formål På nummerserie kan bestemmes, om serien skal bruges til bilagsnumre eller til at generere nøgleværdier på poster. Bemærk at nummerserie nu har fået et længdefelt, så Uniconta kan foranstille 0 er samt påføre prefix.

22

23 faktura fra Uniconta Angiv til faktura Opsætning, kunde På debitor angives til faktura i feltet til Faktura. Opsætning, kontakter I Kontakter på kunden (Debitor/Kontakter-knappen) kan du angive yderligere modtagere af fakturaer. Hvis modtageren står i listen over kontaktpersoner i forvejen, markeres kontakten og derefter Redigerknappen. Hvis modtageren ikke står i listen, klik først på Tilføj post-knappen, udfyld derefter oplysningerne. I rubrikken -modtager sættes flueben ud for feltet Faktura. Hermed vil denne kontaktperson også modtage en faktura pr. . Her er der tilføjet to ekstra modtagere af faktura: Nu ser listen over kontaktpersoner således ud med flueben ud for to kontakter, der skal modtage faktura pr. ud over den, der er angivet på kunden.

24 opsætning Når fakturaen es til kunden, skal en helst se pæn og præsentabel ud samt have en korrekt afsender-opsætning. Alt dette angives under Debitor/Vedligeholdelse/ -opsætning. OBS.: Sættes ingen Sender eller bruges så vil I som kunne ikke få besked i egen postkasse hvis en modtager ikke findes. Sæt adressen til en af jeres egne adresser. Når faktura es ser den således ud, når den modtages i MS Outlook: Navn på afsender = Alt til havet Sender = ms@demoalttilhavet.com Emne for = Faktura fra Alt til havet Besked i = som opsat i opsætning

25 Årsafslutning, Dan primo Når et regnskabsår er afsluttet, alle bilag er bogført og beholdningskontiene er afstemt, skal der dannes primotal i næste regnskabsår. Det vil sige, at årets resultat skal opgøres og overføres til konto for årets resultat, driften nulstilles og saldoen på statuskonti overføres som primotal i næste regnskabsår. Hvad skal der gøres ved årsafslutning Det er meget få ting, du skal gøre i Uniconta ved årsafslutning: Opret næste regnskabsår Konto til overførsel af årets resultat Dan primo Se primoposter Luk gamle perioder (optional) Det er alt, hvad du skal gøre i Uniconta. Alt det regnskabsmæssige, afstemninger, afskrivninger, osv., det blander vi os ikke i, men sidst i vejledningen er der tips og tricks til, hvordan Uniconta kan hjælpe dig undervejs, herunder: Flere åbne regnskabsår Efterposteringer Vis simuleret balance Primokonti i kontoplanen Udskriv balance Opret næste regnskabsår Det er nemt og hurtigt. Inden, der kan dannes primotal, skal næste regnskabsår oprettes, hvis ikke det er gjort. Åbn Økonomi/Vedligeholdelse/Regnskabsår og klik på Tilføj regnskabsår-knappen.

26 Regnskabsår foreslås som året efter det seneste regnskabsår, i eksemplet 2016, da 2015 er det seneste regnskabsår, der er oprettet. Regnskabsåret oprettes med 12 perioder (12 måneder). Periodestatus Periodestatus, år og måneder Ikke aktiv Ikke aktiv, men opretter du en postering dags dato (jfr. din pc) eller før, så accepteres posteringen. Åben Åben for posteringer Blokeret Blokeret for posteringer, men du kan skifte status for året/perioden. Lukket Fuldstændig lukket for posteringer og du kan ikke skifte status for året/perioden overhovedet. Hvorfor er der periodestatus for både år og måneder Du kan angive året til Åben, men perioderne til Ikke aktiv. Dermed kan der først bogføres posteringer i perioderne, hvis du bogfører en postering pr. dags dato (jfr. din pc) eller før. Du kan angive året til Åben, men tidligere perioder til Blokeret. Dermed kan du blokere for posteringer i

27 afsluttede momsperioder. Du kan angive året til Blokeret eller Lukket, dermed er alle perioder i året blokerede eller lukkede, så slipper du for at skulle blokere eller lukke hver periode en for en. Primo-tekster og bilagsnummer Her angives valgfri tekster til primoposteringer og overført årets resultat, der dannes automatisk under kørslen Dan Primobalance. Angiv også bilagsnummer samt bilagsserie. Konto til overførsel af årets resultat Årets resultat fra driften overføres (normalt) til en statuskonto i balancen under egenkapital/selskabskapital, Overført resultat tidligere år eller lignende. I kontoplanen angives Systemkonto Konto til overførsel af årets resultat på denne konto Overført resultat tidligere år, for at få overført årets resultat fra driften til balancen ved Dan primo. Anvender du en standardkontoplan eller din egen Anvender du en standardkontoplan i Uniconta, skal du ikke tænke mere over det, systemkontoen Konto til overførsel af årets resultat er sat op. Anvender du din egen kontoplan, skal du sætte systemkontoen Konto til overførsel af årets resultat op i kontoplanen på kontoen, hvortil du vil have årets resultat fra driften overført ved Dan primo. Dan primo I Finans/Vedligeholdelse/Regnskabsår, via Dan primoblance-knappen dannes primosaldi i næste år. Driften nulstilles, årets resultat overføres til systemkontoen Konto til overførsel af årets resultat i balancen, og på balancekonti overføres ultimo sidste år til primo året efter. NB! Efter der er dannet primo i et regnskabsår første gang, dannes ny primo automatisk, hvis der bogføres i gammelt år. Det vil sige, du behøver ikke huske på at danne primo det gør systemet for dig. Nye primoposter overskriver de gamle. Du kan danne primo allerede inden, du afleverer til revisor. Se primoposter Primoposter dannes automatisk, når du kører Dan primo første gang i et år og igen automatisk, hvis du bogfører i gammelt år. De overføres hverken til kladde eller andet, de dannes helt automatisk. Nye primoposter i et år overskriver automatisk gamle primoposter.

28 Primoposterne ses her: Kontoplanen pr. konto under Kontoudtog Økonomi/Rapporter/Posteringer og Kontoudtog Økonomi/Vedligeholdelse/Regnskabsår/Knappen Primoposter (husk at markere ønsket regnskabsår først) Luk gamle perioder (optional) Her er ideer til, hvorfor perioder skal blokeres eller lukkes helt for bogføring: Undgå bogføring efter aflevering til revisor: Hvis du har afleveret bogføring til revisor, og er startet på et nyt år, er det praktisk at sætte perioderne i gammelt år til Blokeret. Der er ikke noget, der er værre for revisor, end hvis du bogfører i et år, som revisoren samtidig er ved at afslutte for dig. Undgå bogføring i gamle perioder: Når du har afsluttet et regnskabsår, kan du blokere eller lukke perioderne i det afsluttede år for at undgå, at der bogføres mere i det gamle år. Bloker samme kvartal forrige år: Hvis du ikke lukker et år, så bør du, hvis du er startet på nyt kvartal i et regnskabsår, sætte samme kvartal forrige år til Blokeret. Bloker afsluttet år: Når et regnskabsår er afsluttet og afsendt, bør året Blokeres for yderligere bogføring. Flere åbne regnskabsår Du kan sagtens bogføre i nyt år samtidig med, at du bogfører færdig og afstemmer gammelt år. Det vil sige, du kan sagtens køre flere regnskabsår sideløbende. Det vil sige, at du straks den 1. januar kan gå i gang med fakturering og bogføring det nye år, selvom du ikke har modtaget og bogført alle bilag til det gamle år. Det vil også sige, mens din revisor afslutter dit årsregnskab, kan du køre roligt videre med fakturering og bogføring i det nye år, selvom det gamle år ikke er afsluttet endnu. Efterposteringer Når din revisor/bogholder er klar med årsregnskabet og eventuelle efterposteringer, skal disse eventuelle efterposteringer bogføres i bogføringskladden som alle andre bilag. Bogfør efterposteringerne i bogføringskladden jfr. anvisninger. Simuler evt. kladden før bogføring og derefter balancen (som simuleret balance incl. kladden med efterposteringer) for at se, om efterposteringerne stemmer med revisors balance. Vis simuleret balance Du kan nemt kontrollere, om dine efterposteringer får balancen til at gå op med det regnskab, du har modtaget fra revisor. Før du bogfører efterposteringerne i bogføringskladden, kan du udskrive en simuleret balance og se, om den stemmer med revisorens balance. Hvis ikke, så må du tilbage og efterse bogføringskladden. Det kan være, du har tastet forkert eller ved en fejl fået bogført noget i gammelt år i tiden, fra du afleverede regnskabet til revisoren og til revisoren er færdig. Det har revisoren jo ikke taget højde for, med mindre du har meddelt det. Når balancen stemmer, kan du bogføre efterposteringerne. 1. Indtast efterposteringerne i bogføringskladden. 2. Å b n Finans/Rapporter/Balance:

29 Inkluder kladde: Angiv kladden med efterposteringerne, der skal med i den simulerede balance.fra dato og Til dato: Angiv datointervallet for året, der skal simuleres. 3. Klik på Generer-knappen for at se simuleret balance. Primokonti i kontoplanen På en konto i kontoplanen kan du angive Primokonto. Ved Dan primo overføres kontoens saldo til den angivne Primokonto som primopost næste år. Det vil sige, at du får automatisk overført primosaldo fra en konto til en anden i forbindelse med Dan primo-kørslen. Du slipper dermed for manuelt at skulle bogføre dig ud af at flytte f.eks. saldi på momskonti, inventar, hensættelser osv. Her er et eksempel fra balancen, indretning af lejede lokaler, hvor saldo på årets til- og afgang (5112 & 5113) overføres til konto 5111, saldo anskaffelse primo, som primopost næste år. Årets til- og afgang skal jo ikke videreføres og sammenblandes med næste års bevægelser. Derfor skal disse konti renses primo hvert år og overføres til konto Saldo på 5117, årets afskrivninger, føres op som primopost næste år på konto 5116, afskrivning primo. Der kan altså sagtens være flere primoposter på en balancekonto. Ud over kontoens egen primopost kan der være saldi fra andre konti, som dermed indgår i den samlede primosaldo næste år på kontoen. Hvad du tidligere har flyttet manuelt 1. januar fra en konto til en anden, det kan du nu overlade til Uniconta at gøre for dig. Udskriv balance I Finans/Rapporter/Balance kan du udskrive årets balance og primobalancen næste år. I standardregnskaberne er der på forhånd defineret et antal saldobalancer med forskellige designs og antal kolonner. Du kan altid let oprette nye balancer eller rette i de eksisterende. Se venligst beskrivelsen af Balancer.

30 Udskriv balance I Finans/Rapporter/Balance kan du udskrive årets balance og primobalancen næste år. I standardregnskaberne er der på forhånd defineret et antal saldobalancer med forskellige designs og antal kolonner. Du kan altid let oprette nye balancer eller rette i de eksisterende. Se venligst beskrivelsen af Balancer. Balance for året Hvis du har taget udgangspunkt i et standardregnskab, har du en balance: Saldobalance År: Hvis du ikke har en Saldobalance År, kan du lynhurtigt designe en ny eller rette en eksisterende. Fra og Til dato sættes til hhv året til året. Primobalance Hvis du har taget udgangspunkt i et standardregnskab, har du en balance: Primobalance:

31 Hvis du ikke har en Primobalance, kan du lynhurtigt designe en ny eller rette en eksisterende. Fra og Til dato sættes til hhv året til året. Valutakurser faktiske

32 Hvis du handler i fremmed valuta, er det hensigtsmæssigt, at kunne indtaste beløb i fremmed valuta og Spring til få det omregnet automatisk til dagskurs. På den måde kan du nemt følge med i, hvad du har handlet for i valuta og standardvaluta. Det er nemmere at fremsøge beløb i valuta frem for at skulle omregne. Layout Skabeloner Ligeledes er det nemmere at registrere betalinger i aktuel valuta, så det svarer til fakturabeløbet i Søg aktuel valuta frem for atter at skulle omregne. Salgspriser bliver ofte skæve, når de omregnes til fremmed valuta. Det problem løses nemt, fordi du kan angive prisen på en vare i fremmed valuta, hvis du ofte sælger varer i udlandet. Dermed får du pæne afrundede priser på fakturaer i fremmed valuta. For mere information: Bogføring i valuta Køb og salg i valuta Priser i valuta Kursdifferencer Valutakoder og kurser Der kan ikke rettes i kurserne, de opdateres automatisk hvert 10. minut. Dagens slutkurs gemmes hver dag, hvis den er ændret siden dagen inden. Hvis du bogfører tilbage i tiden, anvendes kursen for den angivne dato. Der benyttes enten EUR eller USD til at omregne henover til den rigtige kurs. For eksempel er der ikke en kurs som NOK/DKK, derfor omregnes først fra NOK til EUR og så fra EUR til DKK. I tilfælde af valutaen AED benyttes USD, da der ikke er en EUR/AED, men en USD/AED. Standardvaluta Der omregnes i forhold til standardvaluta, der er valgt, da du oprettede regnskabet. Standardvalutaen finder du under Firma/Firmaoplysninger.