Referat bestyrelsesmøde i DGI Midtjylland tirsdag 18. april kl på Rådhuset i Ikast

Transkript

1 DGI Midtjyllands bestyrelse o DGI Midtjyllands ledergruppe (direktør og afdelingsledere) Silkeborg 21. april 2017 Referat bestyrelsesmøde i DGI Midtjylland tirsdag 18. april kl på Rådhuset i Ikast Deltagere: Lars Engeborg, Daniel Andersen (mødeleder), Svend Hagelskjær, Frits Vistisen, Preben Sørensen, Inge Dinis (pkt. 8-15), Erik Madsen, Jeppe Lysdahl, Kurt Søndergaard og Ole T. Sørensen (referent) Ole Brandt Pedersen, sekretariatschef Viborg Kommune, og Teresa Egballe, idrætskonsulent Viborg Kommune deltog under pkt. 1. Ikast-Brande Kommunes 17.4-udvalg, Thomas Bach, næstformand DIF, Per Nedergaard Rasmussen, projektleder BDFL-kommuneaftaler og foreningskonsulent Mikkel Holm Thomsen, DGI Midtjylland, deltog under pkt. 8. Dagsorden: 1. Viborg Kommune ny bevægelses- og idrætspolitik 2. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde 23. februar Godkendelse af punkter behandlet elektronisk siden sidste møde 4. Godkendelse af dagsorden 5. Idrætspolitisk kommunikation DGI Midtjylland 6. Økonomi underskrift regnskab Økonomi kvartalsregnskab 1. kvartal Visionsaftale Ikast-Brande Kommune 9. DGI Midtjyllands årsmøde 27. april Viborg Kommune ny idrætspolitik 11. Bevæg dig for livet visionsaftaler 2.0 løb, cykling, badminton, floorball og håndbold 12. Bestyrelsens årshjul, mødeplan og punkter til kommende møder fastsættelse af møder 1. halvår Emner til kommunikation 14. Åben for tilføjelser/eventuelt 15. Evaluering af mødet

2 1. Viborg Kommune ny bevægelses- og idrætspolitik v/ Daniel og Ole Lars, Daniel og Ole har deltaget i hhv. politisk og administrativ arbejdsgruppe til udarbejdelse af ny bevægelses- og idrætspolitik (overskriften ikke lagt fast endnu) i Viborg Kommune. Politikken vil forfølge intentionerne i Bevæg dig for livet Ole Brandt Petersen og Teresa Egballe, Viborg Kommune, deltager på dette punkt og vil præsentere udkast til ny idrætspolitik. Bestyrelsen skal drøfte og komme med forslag til forbedringer af idrætspolitikken. Ole Brandt Petersen indledte og trak trådene tilbage til den nuværende idrætspolitik udarbejdet tilbage i Helt naturligt at samarbejde med Viborg Idrætsråd og DGI Midtjylland enighed i Byråd og Kulturudvalget om at det giver en bredere tilgang. Kulturudvalget skal behandle politikken 27. april. Teresa Egballe redegjorde for strukturen i politikken som følger skabeloner for andre politikker og strategier i Viborg Kommune. Derudover er politikken udarbejdet med afsæt i Bevæg dig for livet derfor en bevægelses- og idrætspolitik. Lagt op til møde én gang årligt i politisk/administrativ styregruppe evaluering og aftaler om fokus på næste års primære indsatsområde. Flere aktive i foreningerne (50 %) og Flere aktive i andre fællesskaber (75 %). Afholdt borgermøder og møder med udvalgte aktive og inaktive borgere. Flere aktive i foreningerne med følgende pejlemærker/overskrifter: - Organisering - Faciliteter - Aktiviteter - Kommunikation - Samarbejde Herefter blev oplægget drøftet og kommenteret med følgende kommentarer og spørgsmål: - Lars roste oplægget og spurgte til planen for handleplaner og hvor I ser DGI allerbedst kan byde ind. Den administrative styregruppe fortsætter efter færdiggørelsen af politikken. - Lige om lidt byråd og kulturudvalg og de vil sætte præg på hvilke indsatser der skal prioriteres - Politikken skal løbe i 4-5 år ca. næste byrådsperiode. - Regionsundersøgelsen Hvordan har du det? giver mulighed for tal kommunevis i.f.t. antal fysisk aktive borgere. - Kompetenceudvikling hvad dækker det? - Foreninger med i arbejdsgrupper der drøfter indhold og tiltag. - Jeppe omtalte foreningsudviklingsforløb og foreningsnetværk. - Taget godt imod i forskellige forvaltninger og udvalg. Direktionen drøftet oplæg to gange og runde i chefgrupperne. Behandlet i sundhedsforum på tværs af kommunale forvaltninger. Side 2

3 - Det gode liv det tætteste på sundhed hvordan bringe sundhedsafdeling i spil? 4 forebyggelseskonsulenter heraf én med særlig fokus på bevægelse maj medarbejdermøde i Viborg Kommune fra alle forvaltninger ca. 40 medarbejdere - med etablering af netværk. - Hvordan tænke lokale idrætsforeninger ind i projekter fra starten. Står i kommisoriet at nye tiltag skal være bæredygtige. Gode meldinger fra boligselskaber som gerne vil støtte bæredygtige tiltag sammen med eksisterende eller nye foreninger. - Forventer bred opbakning i Viborg Byråd til politikken ved den endelige behandling 30. august. Det vil fortsat være en udfordring at fastholde det økonomisk tilskud ved fremtidige budgetter. Kan blive udfordring hvis flere aktive i foreninger og de samme faciliteter. - Hvordan får vi aktiveret de sidste 25 %? - Hvor er de nye danskere og andre udsatte målgrupper i politikken. Overvejer om vi skal tættere på udsatte målgrupper ved den endelige formulering. - Vigtigt at fastholde mangfoldigheden i idrætspolitikken. Lars udtrykte afslutningsvis at bestyrelsen i DGI Midtjylland altid er til rådighed for drøftelser med politikere og embedsmænd i Viborg Kommune og interessant at vi er invitereret med til bordet. Kunne det også være aktuelt med fælles ansættelser på udvalgte områder? Teresa Egballe orienterede om den videre proces med idrætspolitikken. Godkendelse af dagsorden og referat: 2. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde 23. februar 2017 Tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer skal underskrive referat. Referat underskrevet. 3. Godkendelse af punkter behandlet elektronisk siden sidste møde Ingen punkter behandlet elektronisk. 4. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. Punkter til drøftelse: 5. Idrætspolitisk kommunikation DGI Midtjylland v/ Lars Bestyrelsen drøfter aktuelle og lokale idrætspolitiske emner herunder debatindlæg og artikler i lokale dagblade. Side 3

4 Lars foreslog at Fusioner og samarbejde mellem foreninger kunne være relevant at skrive noget om f.eks. fra Skive-området med de gode eksempler. 6. Økonomi underskrift regnskab 2016 v/ Svend Bestyrelsen skal underskrive det reviderede regnskab Regnskab 2016 godkendt og underskrevet. 7. Økonomi kvartalsregnskab 2017 v/ Svend Økonomiudvalget har holdt møde 4. april og drøftet såvel kvartalsregnskabet for 1. kvartal 2017 og langsigtede økonomiske prioriteringer i DGI Midtjylland. Peter og Svend sender indstillinger til behandling på mødet efter 10. april med afsæt i referat fra møde i øk.udvalg. Svend indledte med det positive om at vi for første gang har et kvartalsregnskab efter 1. kvartal som giver mulighed for sammenligning med et indlæst budget. Fokus på at opkrævninger fremadrettet så vidt muligt sker kvartalsvis ved frikøb af medarbejdere til andre landsdele og landsplan. Økonomiudvalget har drøftet afvigelser i kvartalsregnskabet: - Overskridelser på AUD/AES forventer ca udover det budgetterede i 2016, fordi posten ikke fremgår separat i budget/resultatopgørelser. Vokset en del det senere år bør fremadrettet have egen post i et budget - Opsigelse medarbejder udgifter på mere end budgetteret. Bestyrelsen godkendte økonomiudvalgets en indstilling om at forvente et 0-resultat i Svend og Ole vurderer at øvrige indtægts- og udgiftsposter tilsammen vil være i balance. Bestyrelsen forventer at ledelsen håndterer dette. Bestyrelsen godkendte indstilling fra Ole om at der bruges op til til ansættelse af projektleder til opstart af visionskommuneaftalen i Skive Kommune. Skive Kommune afsætter et tilsvarende beløb og efter indgåelse af en aftale vil projektlederen bliver finansieret af tilskud fra Bevæg dig for livet og Skive Kommune. De skal være indeholdt i et 0-resultat i Bestyrelsen godkendte en indstilling fra økonomiudvalget om at: - Niveauet for DGI Midtjyllands egenkapital i løbet af 2020 er 10 % af den samlede årlige omsætning, hvilket vil sige 2,5-3,0 mill. kr. - Overskudsgrad på 2 % af den årlige omsætning fra og med 2018, hvilket vil sige i hvert af årene 2018, 2019 og 2020 Side 4

5 Bestyrelsen understregede vigtigheden af at prioritere på fremtidige indsatser. En egenkapital på 2,5-3,0 mill. kr. vil give bestyrelse og ledelse råderum til at foretage nye investeringer og til at tænke visionært i fremtiden. 8. Bevæg dig for livet - Visionsaftale Ikast-Brande Kommune v/ Lars ( min.) Bestyrelsen deltager i fællesmøde med politikere fra Ikast-Brande Kommune (IBK), DIF s næstformand, Thomas Bach, og projektleder Per Nedergaard Rasmussen. Thomas Bach og Per Nedergaard Rasmussen vil præsentere oplæg til aftalen som indstilles til politisk behandling og godkendelse. Frank Heidemann bød velkommen på vegne af IBK og 17.4-udvalget og gav et historisk rids på IBK s fokus på idræt todelt med en elitedel og et fokus på breddeidræt og en ambitiøs ambition om 85 % fysisk aktive borgere og heraf gerne mange flere i foreningslivet. Mange baggrunde for at indgå i visionsarbejdet herunder sundhed og forebyggelse. Henning Hansen udtrykte at 17.4-udvalget som udgangspunkt er enige i aftalegrundlagets indhold og at udvalget er klar til at finde løsninger på evt. knaster. Lars udtrykte at 25-årsreglen er en udfordring bekymret for om det kan spænde ben for ambitionerne i visionsaftalen. FOU drøftet området for 4 år siden og prioriteret at pengene skal gå til børn og unge FOU holder seminar i efteråret hvor det skal drøftes igen. Thomas Bach, DIF, foreslog at det skal aftales hvornår kommunen vil forholde sig til det han kaldte et aktivt benspænd som 25-års reglen kan være i.f.t. at få flere voksne og ældre til at dyrke idræt. DIF kan være behjælpelig med modeller for hvordan det kan gøres indenfor fornuftige økonomiske rammer. Thomas foreslog at skrive ind i aftalen at sundhedspolitikken og strategien får et serviceeftersyn evt. i form af fælles arbejdsgruppe og med afsæt i eksempler fra andre kommuner. Anerkendte at de psykisk sårbare og handicappede er med i aftalen. Demensområdet blev nævnt også. Lars nævnte at DGI Midtjylland er klar til at bidrage ved udarbejdelse af andre politikker i kommuner både indenfor sundhed, forebyggelse og fritid/kultur. Kirsten Hoffmann, IBK, nævnte DM i foreningsudvikling som metode til at motivere nye målgrupper. Thomas foreslog at man i den nye byrådsperiode/aftaleperioden ved revision af politikker bringer Bevæg dig for livet i spil og DIF og DGI inviteres til at bidrage med perspektiver og være medspillere. Frank omtalte et tiltag som byrådet har drøftet i.f.t. bringe trivsels- og sundhedsperspektiver og konsekvenser ind ved byrådsbeslutninger udover økonomiske konsekvenser. Side 5

6 Per Nedergaard Rasmussen opsummerede opgaverne frem mod den endelige aftale, som der var bred enighed om kan indgås snarligt: - 25-års-reglen 2018 med inddragelse af FOU - Gennemgang af sundhedspolitiske område tage udgangspunkt i netop udarbejdede katalog - DIF og DGI stiller sig til rådighed ved udarbejdelse af fremtidige politikker og strategier - Èn gang om året skal aftalen rundes i Byrådet for at fastholde dynamik i aftalegrundlaget Godkendelse i byrådet IBK 29. maj Hurtig godkendelse hos DGI og DIF. Aftalen skal markeres på et tidspunkt evt. tidspunkt hvor der er noget bevægelse i kommunen med deltagelse af DIF og DGI s formand og IBK s borgmester IBK i bevægelse i uge 35 vil være passende anledning. Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med mødet og at det er en milepæl at to kommuner vil mødes med os samme aften og få vores bidrag til hhv. idrætspolitik og visionsaftale. Ole orienterede om at der er ansat en projektleder pr. 1. juni Christian Valbak, 30 år, bosiddende i Silkeborg og p.t. ansat i sundhedsafdelingen i Ringkøbing-Skjern Kommune. 9. DGI Midtjyllands årsmøde 27. april 2017 v/ Inge og Ole ( min.) Bestyrelsen skal aftale opgave- og ansvarsfordeling på mødet. Bestyrelsen skal endvidere give input til bestyrelsens beretning forslag er også velkommen inden mødet. Lars og Ole har udarbejdet en bruttoliste se bilag. Lars godt i gang med beretningen og gør den færdig sammen med Ole. Lars præsenterer Inge og Preben som genopstiller på årsmødet og Ulrik Hyldgaard der er ny kandidat. Gunnar Jakobsen, Bording, dirigent. 10. BDFL-visionsaftaler 2.0 v/ Daniel og Ole De nuværende Bevæg dig for livet-aftaler i badminton, floorball, løb, cykling og håndbold udløber 31. december Derfor er planlagt en proces hvor der skal evalueres på aftalerne med henblik på tilretning og udvikling af aftalerne i en ny periode Bestyrelsen skal drøfte de væsentligste opmærksomheder i de nye aftaler herunder hvilke forpligtelser og nye muligheder visionsaftalerne giver. Daniel, Jeppe og Ole deltager i mødet 20. april i Århus. (se bilag) Side 6

7 Daniel indledte punktet og refererede til møder i formands-næstformandsgruppen, hvor ejerskab og involvering blev udtrykt som vigtige og at DGI ikke skal indgå i nye aftaler for enhver pris der skal være mere sikkerhed for at de enkelte aftaler virker. Bestyrelsen udtrykte derudover: - Før vi siger ja til nye aftaler skal vi i DGI s landsdelsforeninger vide: o Nu bør vi have erfaringer med hvad der virker grundigere evaluering og gøre mere af det der virker o Hvad der ikke virker eller giver merværdi for foreninger og være klar til at sortere det fra f.eks. håndboldaftalen, hvor ressourcer måske kunne være brugt bedre til de enkelte landsdeles prioriteringer o hvad der rent praktisk bliver indholdet i aftalerne o hvilke konsekvenser nye aftaler har i.f.t. forbrug af ressourcer og medarbejdertimer i DGI s landsdelsforeninger (og der skal ske væsentlige forbedringer i.f.t. dækningsgrad i de fleste aftaler) o ressourcer til det decentrale arbejde kan hentes fra mindre forbrug på central projektledelse og udvikling af nye koncepter o sikkerhed el. vis sandsynlighed for at 1+1 giver 3 og ikke kun 1 = flere medlemmer i foreningerne. Finde ud af hvad der virker og gøre mere af det Lars orienterede om det politiske signal på landsledelsesmødet i marts, hvor Søren Møller skabte furore ved at omtale landsdelsforeninger som driftsenheder. Frits gjorde opmærksom på at vi mangler politisk ledelse i flere af de idrætsgrene der er visionsidrætter. Kunne vi lige så godt have gjort det samme alene i DGI Midtjylland uden visionsaftaler? Det bliver Lars, Daniel og Ole som deltager i mødet. 11. Bestyrelsens årshjul, mødeplan og punkter til kommende møder Bestyrelsen gennemgår mødeplanen og aftaler repræsentation ved diverse møder a) IMANI 28. april Der bliver udarbejdet bordplan med de enkelte bestyrelsesmedlemmer som bordformænd der sikrer networking under spisningen. Lars og Ole forbereder kort oplæg om DGI Midtjylland. Deltagerliste sendes til bestyrelsen. b) Punkter til dagsorden bestyrelsesmøde 3. maj 2017 i Silkeborg: - Konstituering herunder valg af næstformand - Forretningsorden og opgave- og ansvarsfordeling bestyrelse og direktør - Outdoorstrategi - Medlemstal Idrætspolitisk kommunikation Side 7

8 Bilag: Årshjul 2017 Preben nævnte at han formentlig ikke kan deltage i Herning Idrætsråds årsmøde. Erik overtager opgaven. Daniel, Erik og Ole deltager i Idrætsrådets årsmøde i Viborg. Lars foreslog at bestyrelsen gør det til et indsatsområde at få flere strategiske frivillige involveret og kommer tættere på udvalgene idrætter og programområder. Lars nævnte at vi har stor fremgang blandt unge foreningsledere jf. medlemsopgørelse. Bestyrelsen har brug for at dykke dybere ned i medlemstallene og udvalgene. Hvordan kan vi bruge dem som udgangspunkt for at træffe beslutninger. (Bestyrelsesmøde 3. maj) 12. Emner til kommunikation Bestyrelsen skal beslutte om der er emner fra dagens møde som kræver intern og/eller ekstern kommunikation IMANI-sammenkomst på f.eks. Facebook. Øvrige punkter: 13. Åben for tilføjelser/eventuelt ( min.) Lars orienterede om at han fortsat er konstitueret skoleleder og formentlig indtil 1. august. Svend udtrykte tak for nogle gode og lærerige år i bestyrelsen i et godt og dynamisk samarbejde. Svend klar til at fortsætte i bestyrelsen i White Water Viborg. Lars udtrykte stor anerkendelse for at Svend har kunnet forene at dyrke netværk og drive efterskole samtidig. Jeppe takkede for det år han har været med i en "voksenbestyrelse" og håber det kan blive på gensyn. Lars udtrykte anerkendelse for Jeppes indsats omkring bl.a. frivilligstrategi. Daniel har deltaget i repræsentantskabsmøde i Skive Idrætssamvirke. Foreningerne fik lov til at komme med input stor ros til DGI for bl.a. fusionsprocesser i Spøttrup-området. Vigtigt at vi er repræsenteret på møderne. Side 8

9 Preben deltaget i TV Midtvest-repræsentantskabsmøde, hvor der blev udtrykt interesse for gode DGI-nyheder. Inge fortalte hun er blevet formand for Dansk Skoleidræt. Frits har deltaget i Silkeborg Kommunes uddeling af priser. Preben deltog ved indvielsen af udvidelsen af Aulum Fritidscenter. 14. Evaluering af mødet ( min.) Godt og inspirerende møde. Side 9