UDKAST SAMARBEJDSAFTALE

Transkript

1 UDKAST SAMARBEJDSAFTALE Mellem Kolding Kommune Kulturudvalget Nytorv Kolding og Muskelsvindfonden (CVR- nr ) Kongsvang Allé Århus C (herefter benævnt Muskelsvindfonden) er der dags dato indgået en samarbejdsaftale (herefter benævnt Aftalen) vedrørende afholdelse af Grøn koncert i Kolding i 2015, 2016, 2017, 2018 og Som udgangspunkt er Kolding start by for Grøn koncert og dermed placeret torsdag i uge 29. Præambel Idet: o Grøn Koncert i dag er Danmarks største musikbegivenhed for unge og voksne, o Muskelsvindfonden gerne vil fastholde samt udbygge denne position, o Kolding Kommune ønsker at være en del af denne succes, o Kolding Kommune ønsker at styrke de kulturelle tilbud til borgerne, o Kolding Kommune ønsker at få Kolding mere markant på Danmarkskortet, hvad angår musiktilbud. o Muskelsvindfonden ønsker, at Grøn Koncert får et godt og solidt publikumsunderlag i Kolding, som afledt er til gavn for Muskelsvindfondens vedtægtsbestemte formål, er der indgået Aftale mellem Muskelsvindfonden og Kolding Kommune om samarbejdet.

2 1. Aftaleperiode 1.01 Aftalen omfatter perioden fra Aftalens underskrift til den Muskelsvindfonden kan dog opsige Aftalen med 1 måneds varsel til udgangen af en november måned Kolding Kommune kan dog opsige Aftalen med 12 måneders varsel til udgangen af en april måned. 2. Kontaktpersoner og kommunikation 2.01 Muskelsvindfondens kontaktpersoner er: Indsamlingschef Theis Petersen tlf , mobil theis@muskelsvindfonden.dk 2.02 Kolding Kommunes kontaktperson er: Leder af Godset, Christian Haugk tlf / chau@kolding.dk 2.03 Alle henvendelser vedrørende Aftalen eller forhold, der er omfattet af Aftalen, sker gennem kontaktpersonerne De under punkt 2.01 og 2.02 anførte kontaktpersoner tager og/eller formidler, med bindende virkning for den pågældende part, beslutninger, der er omfattet af Aftalen, eller som udspringer af Aftalen. 3. Arrangementerne 3.01 Aftalen omfatter den nedenfor under punkt 4 beskrevne genstand og de beskrevne ydelser og forpligtelser i forbindelse med Grøn koncert. 4. Aftalens Genstand 4.01 Kolding Kommunes forpligtelser og ydelser Kolding Kommune stiller uden beregning et mellem Kolding Kommune og Muskelsvindfonden aftalt areal til rådighed, som dækker behovet for såvel produktions-, publikums- og p-areal i forbindelse med afviklingen af Grøn Koncert i Kolding. Produktions- og publikumsarealet er beliggende på areal ved Seest Idrætspark. Parkeringsarealet til ca biler er beliggende i tilknytning til publikumsarealet, Hylkedalvej, 6000 Kolding (Kirkens jord). Det aftales, at Muskelsvindfonden opstiller hegn langs kirkediget og jf. anvisninger fra Kolding Kommune.

3 Kolding Kommune stiller pladsen til rådighed uden beregning. Alle omkostninger i forbindelse med klargøring af pladsen afholdes af Kolding Kommune Kolding Kommune sørger for og bekoster etablering af vandposter på koncertpladsen. Krav til vandstik er 50 mm. på grund af nye krav til toilet og vandskyld. De skal være obs på at i dag (2014) er tilkoblingsmuligheden kun 32 mm. (nærmere betegnet 4 steder 1 sted bag hver af de to scener og 1 sted bag hver af de to salgsflader) Kolding Kommune afholder omkostningerne til udlæg af 310 jernplader efter aftale med Muskelsvindfonden på såvel koncertareal, som P-areal. På p-areal står Kolding Kommune selv for både indtægt og udgifter. Omkostninger til yderligere udlæg af jernplader bekostes af Muskelsvindfonden Kolding Kommune sørger for og bekoster etablering af tilstrækkelige til- og frakørselsforhold til koncertpladsen, både med henblik på tung trafik, parkeringsarealer samt beredskab Kolding Kommune sørger for og bekoster reetablering af arealet og de omkringliggende områder. Ansvarspådragende handlinger forvoldt af Muskelsvindfonden på installationer og lignende tilhørende koncertpladsen ved Seest Idrætspark, erstattes af Muskelsvindfonden efter dansk rets almindelige regler Kolding Kommune er ansvarlig for politimæssig godkendelse af arealet samt tilladelser til benyttelse af p-arealer, som ikke er Kolding Kommunes Kolding Kommune sørger for og bekoster al nødvendig trafikskiltning i forbindelse med afvikling af arrangementerne i samarbejde med politi og beredskab Kolding Kommune foranlediger, at der i tilstrækkelig omfang er offentlig transport for publikum til og fra koncertpladsen til Grøn koncert. Dette gøres ved at rette henvendelse til Sydtrafik, som driver de regionale ruter Kolding Kommune stiller, i fald det er nødvendigt, overnatningsfaciliteter (skole med badefaciliteter) til rådighed uden beregning for Grøn Koncert (650 frivillige og 2-3 overnatninger). Med badefaciliteter menes en kapacitet, der svarer til varmt/tempereret vand konstant i 2-3 timer og min. 18 brusere og handicaptoiletter. Skader forvoldt af Muskelsvindfondens personale/frivillige påhviler ene og alene Muskelsvindfonden. På overnatningsstedet skal der være plads til parkering af 8-12 busser, biler og en lastbiltrailer (bagagevogn) tæt på indgangen til overnatningsstedet Kolding Kommune afholder omkostninger for op til kr plus moms, i forbindelse med rest-renovation(leje og transport af containere, affaldsstativer, forbrænding, affald mm.) Muskelsfondenfonden lejer nedenstående ind og Kolding Kommune afholder bekostningen, jævnfør ovenstående beløb:

4 4 alm. lastbilcontainere, 2 stk. comprimatorer container til pap samt 35 stk. 660 l. containere på hjul, der samlet set skal sikre, at det affald muskelsvindfonden ikke selv har fjernet ved afgang fra koncert pladsen, kan fjernes af de Muskelsvindfondens indlejede frivillige, samt derefter køres til forbrænding Markedsføring Kolding Kommune iværksætter lokale markedsføringstiltag, primært gennem kommunens egne platforme og via pressemeddelelser mv. Omfanget aftales på et årligt planlægningsmøde mellem Kolding Kommunes kommunikationsafdeling, Muskelsvindfonden og foreningen MusikKolding Muskelsvindfonden og Kolding Kommune ønsker at fokusere på den frivillige indsats og gennem et tæt samarbejde skabe mulighed for at lokale frivillige ikke alene vokser i antal, men også tilbydes kompetencegivende kurser/uddannelse. Dette kan fx ske gennem arrangementer på Godset i Kolding og via formidling af tilbud fra Muskelsvindfondens Center for Frivillighed og ledelse Kolding Kommune er ansvarlig for orientering/briefing af naboer i området Pladsens beskaffenhed vurderes løbende og evt. forbedringer udføres idet omfang det måtte være nødvendigt. MSF indkalder til bestigtigelse af pladsen seneste d. 1. juni. før koncerten, hvorefter evt. handlingsplaner kan iværksættes Kolding Kommunes rettigheder Kolding Kommune modtager senest 1 måned før Grøn Koncert 100 VIP billetter og 100 standardbilletter uden beregning. Billetterne forbeholdes fagspecifikt og arrangementsrelevant personale og samarbejdsparter Kolding Kommune erhverver med Aftalen ret til at bruge Grøn Koncerts officielle logo og basislayout i forbindelse med Kolding Kommunes egen profilering af samarbejdet. Kolding Kommunes anvendelse af det officielle basislayout skal dog altid forhåndsgodkendes af Muskelsvindfonden. Kolding Kommunes ret til at bruge det officielle basislayout ophører ved Aftalens ophør Kolding Kommune har i aftaleperioden, jf. punkt 1.01, endvidere ret til i den trykte presse og i andet trykt materiale samt på internettet at offentliggøre eller lade offentliggøre annoncer og artikler m.v., der omhandler Grøn Koncert og Kolding Kommunes egenskab af samarbejdspartner i forbindelse med afviklingen af Grøn Koncert i Kolding. Enhver sådan offentliggørelse/reklamering m.v. skal være i overensstemmelse med det officielle basislayout og skal altid forhåndsgodkendes af Muskelsvindfonden Kolding Kommune er berettiget til at omtale Aftalen og arrangementet i forbindelse med reklamer og markedsføring af Kolding Kommunes status på det kulturelle

5 område. Enhver sådan omtale skal være i overensstemmelse med god markedsføringsskik Muskelsvindfondens forpligtelser og ydelser Muskelsvindfonden forestår den samlede produktion af Grøn Koncert og indhenter alle øvrige tilladelser, jf. dog pkt Kolding Kommune ved foreningen MusikKolding indkalder til og afholder hvert år et planlægningsmøde i Kolding, hvor alle relevante parter bliver inviteret. Mødet og de aftaler, der indgås på dette møde har til formål at sikre, at ankomst, opbygning, nedtagning, bortkørsel og afvikling foregår således, at skader og unødvendige gener så vidt muligt undgås. Mødet afholdes i faciliteter hos Kolding Kommune Muskelsvindfonden sender Kolding Kommune tur bog med bl.a. afviklingsplan for Grøn Koncert Efter anmodning fra Kolding Kommune fremsender Muskelsvindfonden grafiske data, logo m.v. til Kolding Kommune, ligesom Muskelsvindfonden modtager grafisk logo fra Kolding Kommune til brug for basislayout Muskelsvindfonden forpligter sig til at benytte lokalforening(er) fra lokalområdet, koordineret gennem foreningen MusikKolding, såfremt disse kan varetage opgaver i lighed med andre foreninger fra Grøn Koncert koncertbyerne Lokalforeningerne honoreres ud fra Muskelsvindfondens standard og for Muskelsvindfondens regning. 5. Opsigelse 5.01 Aftalen er for begge parter, bortset for hæve begrundende misligholdelse, uopsigelig i kontraktperioden, jf. dog pkt Med undtagelse af de tilfælde, hvor Aftalens ophør finder sted som følge af hæve begrundende misligholdelse, er ingen af parterne berettiget til godtgørelse eller erstatning som følge af, at Aftalen ikke kan gennemføres. 6. Misligholdelse 6.01 I tilfælde af en parts misligholdelse af Aftalen, er den anden part berettiget til at gøre misligholdelsesbeføjelser gældende i overensstemmelse med dansk ret Aftalen kan dog kun hæves, hvis en part væsentlig misligholder Aftalen, og misligholdelsen ikke straks efter skriftligt påkrav bliver afhjulpet Følgende eller lignende omstændigheder medfører ansvarsfrihed, når de indtræffer efter Aftalens indgåelse og forhindrer Aftalens opfyldelse og under forudsætning af, at parterne ikke kunne forhindre, at omstændighederne m.v. indtrådte: Arbejdskonflikter, brand, krig, oprør, mobilisering af uforudsete militærindkaldelser, valutarestriktioner, mangel på transportmidler, vejrlig, vindforhold,

6 strømafbrydelser, mangler ved leverancer eller ydelser eller forsinkelser fra leverandører eller underleverandører som skyldes nogen i dette punkt nævnte omstændigheder Begge parter anerkender, at handlinger i strid med almindelig moral eller etik kan skade den anden parts varemærke, image eller virksomhed. Såfremt en ansat af eller personer med tilknytning til en af parterne er forbundet med handlinger som må anses i strid med hvad der må anses som værende almindeligt vedtagne normer for etik og moral, har den anden part derfor ret til at kræve en genforhandling af Aftalen. 7. Fortrolighed 7.01 Formen for offentliggørelse af indgåelse af nærværende samarbejde, aftales nærmere mellem Kolding Kommune og Muskelsvindfonden. Offentliggørelse af Aftalens indhold kan alene ske efter nærmere aftale mellem parterne, men er underlagt reglerne i såvel offentligheds- som forvaltningsloven Parterne skal i øvrigt iagttage fortrolighed med hensyn til indholdet af Aftalen samt andre fortrolige forhold hos den anden part, som parterne måtte blive bekendt med i forbindelse med indgåelsen af nærværende samarbejdsaftale. 8. Tvister 8.01 Tvist mellem parterne om gennemførelse eller fortolkning af Aftalen, som ikke kan bilægges i mindelighed, indbringes for Retten i Århus og afgøres efter dansk rets almindelige regler. 9. Øvrige bestemmelser 9.01 Parterne kan ikke uden den andens Parts forudgående skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtigelser i henhold til Aftalen. Samtykke hertil kan frit nægtes. Muskelsvindfonden skal dog uden samtykke være berettiget til at overdrage sine rettigheder og forpligtigelser i henhold til Aftalen, til en på foranledning af Muskelsvindfonden stiftet erhvervsdrivende fond med et til Muskelsvindfonden svarende formål Ændringerne til Aftalen skal være skriftlige, og tiltrådt af begge parter ved underskrift, for at være gyldige Aftalen udfærdiges og underskrives i 2 (to) enslydende eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar.

7 Århus, den 2015 For Muskelsvindfonden: Kolding, den 2015 For Kolding Kommune: Theis Petersen Indsamlingschef Thomas Boe Direktør for By- og Udviklingsforvaltningen