Retningslinjer for arbejdsmiljøansvar og sikkerhed ved feltarbejde for ansatte og studerende ved Aalborg Universitet

Transkript

1 Retningslinjer for arbejdsmiljøansvar og sikkerhed ved feltarbejde for ansatte og studerende ved Aalborg Universitet Definition på feltarbejde Feltarbejde defineres i denne sammenhæng som praktisk arbejde relateret til universitetets aktiviteter udført af ansatte eller studerende på steder, som ikke er under universitetets kontrol, hvilket normalt vil sige udenfor universitetets adresser (matrikler). Definitionen af feltarbejde omfatter således en række aktiviteter, som fx besøg på virksomheder og institutioner, interviews, rådgivning og formidling, transport relateret til feltarbejdet, samt feltundersøgelser og indsamlinger af prøver, data mv. i forbindelse med forskning og undervisning. Aktiviteter udenfor arbejdstid er ikke omfattet af definitionen. Formålet med dette dokument Dokumentet er udarbejdet for at fremme sikkert feltarbejde og for at gøre det lettere at finde relevant information. Det kan du læse i dokumentet Dette dokument indeholder retningslinjerne for ansvar og sikkerhed ved feltarbejde for ansatte og studerende ved AAU. Dokumentet omhandler kun ansvar og sikkerhed ved feltarbejde. Der er en række andre forhold, du skal være opmærksom på, når du er involveret i feltarbejde bl.a. forskningstilladelser, visumansøgning, forsikring, risiko for sygdomme og afværgeforanstaltninger knyttet hertil, samarbejde både internt i gruppen og med eksterne samt etiske overvejelser i forhold til stedets kultur og normer. Dokumentet indeholder kun generelle retningslinjer og opmærksomhedspunkter, som gælder alle feltarbejdende på hele AAU. Specifikke vejledninger, regler mv. skal udarbejdes lokalt som fx eventuelle regler for minimumsafstande mellem vejkant og landmålingsudstyr. Ajourføring af dokumentet Giv gerne tilbagemelding på om, hvorvidt det lykkes at opfylde formålet med dokumentet. Sig også meget gerne til, hvis noget er uklart, eller hvis I ønsker tilføjelser til fx tjeklister. Dette dokument med bilag skal gerne udvikle sig ved brug. Ændringsforslag og ønsker sendes til arbejdsmiljoesektion@adm.aau.dk (AMS). 1

2 Til dig, der er leder, har ledelsesfunktion, planlægger feltarbejde eller underviser ved feltarbejde Som leder, arbejdsleder, planlægger eller underviser ved feltarbejde er du ansvarlig for, at feltarbejdet gennemføres sikkerhedsmæssigt forsvarligt. Du har ansvaret for, at: 1. der foretages en risikovurdering både forud for feltarbejdet og ved væsentlige ændringer på stedet, og derefter planlægge passende beredskab, 2. planerne for feltarbejdet ændres, hvis omstændighederne gør, at feltarbejdet ikke kan gennemføres sikkerhedsmæssigt forsvarligt, 3. deltagerne instrueres, og at det bliver kontrolleret, at arbejdet foregår sikkerhedsmæssigt fuldt forsvarligt, 4. deltagerne har kendskab til de forhold, som er beskrevet i denne vejledning, 5. der etableres en arbejdsmiljøgruppe for feltarbejdet i de tilfælde, hvor det er lovpligtigt. Risikovurdering og beredskab En risikovurdering kan foretages således. Værktøjet, der henvises til, finder du i bilag. Hvor er der særlig risiko? Gennemtænk alle feltarbejdets faser fra afrejse til hjemkomst. Tjekliste og værktøj til prioritering af risiko finder du i bilag X. Hvad skal I gøre for at minimere risikoen? Gennemgå de risikable faser og processer. Planlæg et beredskab for grænsetilfældene, hvis noget alligevel skulle gå galt. Er risikoen herefter acceptabel? Pligt til instruktion og kontrol Ved feltarbejde i Danmark er det ifølge arbejdsmiljøloven arbejdsgiverens pligt at sørge for, at ansatte bliver instrueret, og at kontrollere, at disse instruktioner bliver fulgt, så arbejdet foregår sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. For at udelukke enhver tvivl om ansvar og instruktionspligt ved feltarbejde udenfor Danmark, har AAU's HAMiU besluttet at fastholde, at der også er instruktionspligt og kontrolpligt ved feltarbejde i AAU-regi uden for Danmark, svarende til feltarbejde udført i Danmark, med det formål at opretholde et sikkert arbejdsmiljø på feltarbejde uanset hvor dette måtte foregå. Ved feltarbejde i Danmark gælder selvfølgelig alle relevante dele af arbejdsmiljøloven med følgebestemmelser. Alle andre steder i hele verden, også på Færøerne og i Grønland, gælder det respektive lands love for arbejdsmiljø, og AAU's medarbejdere er derfor underkastet disse love på lige fod med landets egne borgere. Studerende, der deltager i feltarbejde, skal instrueres på samme niveau som ansatte. Da feltarbejdedeltagerne bl.a. skal instrueres om de risici, der knytter sig til feltarbejdet, vil du kunne bruge risikovurderingen (bilag) til vejledning og inspiration. Det kan være hensigtsmæssigt at udarbejde skriftlige instrukser om specifikke områder. Sådanne instrukser skal udarbejdes af den lokale AAU-AMO. 2

3 Som leder, planlægger eller underviser af feltarbejdet skal du ikke nødvendigvis selv stå for instruktion og kontrol, men du skal sørge for, at det sker eventuelt ved at delegere ansvaret for en sådan instruktionspligt også i de tilfælde, hvor der er tale om fx blot en eller to personer, som tager på feltarbejde. Du kan få uddybende information om lovgivning i forhold til instruktion i bilag X. Hvornår skal der være arbejdsmiljøorganisation på feltarbejdet? Ifølge arbejdsmiljølovgivningen skal samarbejdet om arbejdsmiljø på den midlertidige arbejdsplads (feltarbejdspladsen) foregå i en arbejdsmiljøorganisation (AMO), hvis den enkelte arbejdsgiver har mindst fem ansatte på udearbejdsstedet, og deres arbejde foregår i en periode på mindst 14 dage. Det betyder, at der skal være en valgt arbejdsmiljørepræsentant og en udpeget arbejdsmiljøleder, og at der gælder de samme regler som i den øvrige AMO. Reglerne er beskrevet i: - AT-vejledning F.3.5 om samarbejde om arbejdsmiljø på midlertidige eller skiftende arbejdssteder, kap AT-vejledning F.3.4 om samarbejde om arbejdsmiljø på midlertidige eller skiftende arbejdssteder på bygge- og anlægsområdet, kap 3. 3

4 Ansat og deltager i feltarbejde (medarbejdere og AAU-ansatte ph.d.-studerende) Feltarbejde foregår i sagens natur udenfor de vante rammer på universitetets område og ofte under andre forhold, end du er vant til. Feltarbejdet kan derfor implicere nye, særlige risici. Dette dokument er udarbejdet, så du kan informere dig om, hvordan du skal forholde dig i forhold til sikkerhed på feltarbejde og dermed passe på dig selv og de andre deltagere i feltarbejdet. Du har pligt til at følge instruktion Lederen, planlæggeren eller underviseren på feltarbejdet har pligt til at instruere dig i de særlige risici og forholdsregler, der kan forekomme på feltarbejdet. Du har som deltager pligt til at følge denne instruktion. Du har også pligt til at gøre opmærksom på, hvis andre ikke følger den. Opsøg information Synes du, at du ikke har fået tilstrækkelig information af lederen, planlæggeren eller underviseren, skal du enten bede om mere information eller selv opsøge information om fx forsikringer, vaccination, udstyr, beklædning, sikkerhedsregler, kultur, normer for adfærd, visum, sikkerhed på tjenesterejser til risikofyldte destinationer mv. Du kan have ansvar for studerende Har du ansvar for studerende under feltarbejdet, er det din pligt at sørge for, at de er instruerede i, hvordan de skal forholde sig til de risici feltarbejdet evt. implicerer. Læs mere om instruktion og kontrol på siden for leder, planlægger eller underviser på feltarbejde. Forsikringer Som medarbejder eller ansat ph.d.-studerende er du dækket af universitets rejseforsikring og arbejdsskadeforsikring. Rejseforsikring (udenfor Danmark) På tjenesterejser er du dækket af tjenesterejseforsikringen på AAU, som er en del af statens selvforsikring, som administreres af Europæiske. Du skal sørge for at medbringe et AAU-tjenesterejseforsikringskort på rejsen. Forsikringen dækker uanset rejsens varighed. Du skal dog være opmærksom på, at den ikke dækker i ferier og på feriefridage, hvorfor du selv skal tegne en rejseforsikring for disse dage, hvis du i løbet af eller i tilknytning til feltarbejdet afholder ferie eller feriefridage. Læs mere om tjenesterejseforsikring her. Arbejdsskadeforsikring Som ansat er du dækket af arbejdsskadeforsikringen via statens selvforsikringsordning. Arbejdsskader anmeldes til AAU's centrale arbejdsmiljøsektion. Læs mere om anmeldelse af arbejdsskader her. 4

5 Ulykkesforsikring AAU har ikke en ulykkesforsikring for de ansatte, men såfremt AAU har handlet ansvarspådragende, afgørelse herom træffes af Arbejdsskadestyrelsen i den konkrete sag, vil AAU erstatte skader. AAU anbefaler, at du altid har en privat heltidsulykkesforsikring. 5

6 Studerende på feltarbejde inklusive eksternt ansatte ph.d.-studerende og ikke-ansatte ph.d.-studerende (såkaldte "privatister") Feltarbejde foregår i sagens natur udenfor de vante rammer på AAU's område og ofte under andre forhold, end du er vant til. Feltarbejdet kan derfor implicere nye, særlige risici. Dette dokument er udarbejdet, så du som studerende kan informere dig om, hvordan du skal forholde dig i forhold til sikkerhed på feltarbejde og dermed passe på dig selv og de andre deltagere i feltarbejdet. Du har pligt til at følge instruktion Din underviser, vejleder eller lederen af feltarbejdet har pligt til at instruere dig om de særlige risici, der kan forekomme på feltarbejdet. Du har som deltager i feltarbejdet pligt til at følge denne instruktion. Du har også pligt til at gøre opmærksom på, hvis andre ikke følger den. Opsøg information Du skal sørge for at være informeret. Hvis du opdager, at du ikke du har fået tilstrækkelig information af underviseren, vejlederen eller lederen af feltarbejdet, skal du selv opsøge nødvendig information om fx forsikringer, vaccination, udstyr, beklædning, sikkerhedsregler, kultur, normer for adfærd, visum, sikkerhed på tjenesterejser til risikofyldte destinationer mv. Er du i tvivl om noget, så spørg. Spørg hellere en gang for meget end en for lidt. Ulykkesforsikring og ansvarsforsikring Universitet har tegnet ulykkesforsikring for studerende, eksternt ansatte ph.d.-studerende og ikkeansatte ph.d.-studerende (såkaldte "privatister") ved skader i laboratorier og ekskursioner, udflugter, praktikvirksomhed o.l., der finder sted som en del af studierne. Læs mere om AAU's ulykkesforsikring for studerende her. AAU anbefaler, at du desuden altid har en ansvarsforsikring, når du deltager i feltarbejde. Når feltarbejdet finder sted uden for Danmark, skal du desuden have: - privattegnet rejseforsikring (vær opmærksom på, om der er passende dækning) - det blå sygesikringsbevis ved rejser i EU/EØS Arbejdsskadeforsikring, hvis du opfylder nyttekriteriet Hvis du opfylder nyttekriteriet (se nedenfor), er du som studerende omfattet af AAU's arbejdsskadeforsikring under feltarbejdet. Husk at få lavet en skriftlig aftale om nyttekriteriet med institutlederen, inden feltarbejdet påbegyndes. Det er dog stadig en god idé at have en privattegnet ulykkesforsikring. Hvis du holder ferie i forbindelse med feltarbejdet, dækker AAU's arbejdsskadeforsikring ikke. Rejseforsikring hvis du opfylder nyttekriteriet Hvis du opfylder nyttekriteriet (se nedenfor), og rejsen bliver betalt af AAU, bliver du omfattet af AAU's tjenesterejseforsikring. Husk at få lavet en skriftlig aftale om nyttekriteriet med institutlederen, inden feltarbejdet påbegyndes. Er du omfattet af nyttekriteriet, og bliver du syg, kommer til skade på din rejse e.l., er det betingelserne for rejseforsikringen under statslige tjenesterejser, der gælder. Du kan få en erklæring fra Europæiske om, at du er dækket af tjenesterejseforsikringen, hvis du har en skriftlig aftale (nyttekriteriet) med institutlederen. Hvis du er i tvivl, kontakt da AAU's rejsekontor i økonomiafdelingen. Læs mere om AAU's tjenesterejseforsikring her. 6

7 Vær opmærksom på, at AAU's tjenesterejseforsikring ikke dækker i ferier og på feriefridage, og du selv skal tegne en rejseforsikring for sådanne, eventuelle dage. Den offentlige sygeforsikring Ved rejser i Europa udenfor Danmark, Færøerne og Grønland, skal du huske at medbringe det blå sygesikringskort. Det blå sygesikringskort dækker i EU/EØS og vil give dig ret til samme behandling som borgerne i det land, du besøger, og du vil derfor være forskelligt dækket afhængig af reglerne i det land, du rejser til. Nyttekriteriet Studerende, der ikke udfører egentligt arbejde, er hverken omfattet af arbejdsmiljøloven eller lov om arbejdsskadesikring. Hvis den studerendes aktivitet imidlertid medfører en økonomisk fordel for AAU, eller aktiviteten sparer AAU for udgift til anden arbejdskraft, vil den studerende kunne være omfattet af AAU's lovpligtige arbejdsskadeforsikring. Det vil altid bero på en konkret vurdering, om der kan indgås en aftale om, at den studerendes deltagelse i et givet feltarbejde vil være til nytte for AAU. Vurderingen foretages af institutlederen. Den skriftlige aftale om, at en studerende, en eksternt ansat ph.d.-studerende eller en ikke-ansat ph.d.-studerende (såkaldt "privatist") opfylder nyttekriteriet, skal indgås mellem institutlederen og den enkelte studerende, før feltarbejdet indledes. Nyttevurderingen er beskrevet i arbejdsskadestyrelsens vejledning om erstatningsordninger for uddannelsessøgende m.fl. af 15. januar 2004 kapitel B. Instruktionspligtskriteriet mv. (hvornår man er ansat i arbejdsmiljølovens forstand) Når det skal vurderes, om en ikke-ansat person skal betragtes som ansat i arbejdsmiljølovens forstand, lægges der vægt på nedenstående kriterier (jf. Arbejdstilsynets vejledning F.3.3 om samarbejde om arbejdsmiljø i virksomheder med mindst 35 ansatte). Der kan i særlige tvivlstilfælde lægges en vis vægt på, om personen får vederlag for det udførte arbejde, men dette hensyn kan kun helt undtagelsesvis tillægges væsentlig betydning. De almindelige kriterier er: om personerne er underlagt instruktion og kontrol under deres arbejde, om personerne har pligt til at stille deres personlige arbejdskraft til rådighed, om arbejdsgiveren stiller arbejdsrum, maskiner, redskaber, materialer eller andre nødvendige hjælpemidler til rådighed for arbejdets udførelse, om arbejdsgiveren bærer risikoen for arbejdsresultatet. 7

8 Uddybende information om lovgivning vedr. instruktion Lederen, planlæggeren eller underviseren skal sørge for, at de ansatte får tilstrækkelig og hensigtsmæssig instruktion, så de kan udføre arbejdet på en farefri måde (jf. AT-vejledning om oplæring, instruktion og tilsyn med arbejdet). Instruktionen skal gives til alle deltagere i et givet feltarbejde. Instruktionen skal omhandle de risici, der knytter sig til feltarbejdet herunder, hvordan de imødegås, og skal gøre deltageren i feltarbejdet i stand til at udføre arbejdet på en farefri måde. Instruktionen skal gentages med jævne mellemrum og være tilpasset modtageren (alder, sprog, erfaring mv.). OBS! Det er arbejdsgiverens pligt at sikre sig, at modtagerne har forstået instruktionen. Skriftlige instruktioner, der fx er underskrevet af den ansatte, udgør ikke alene dokumentation for, at den ansatte har modtaget tilstrækkelig instruktion eller har forstået den. Arbejdsgiveren skal føre effektivt tilsyn med, at den ansatte rent faktisk udfører arbejdet sikkerhedsog sundhedsmæssigt forsvarligt og følger instruktionerne. Arbejdsgiveren kan vælge at lade en anden udføre opgaven med oplæring, instruktion og tilsyn på sine vegne. Det vil dog altid være arbejdsgiverens ansvar, at det faktisk sker, og at den, der udfører opgaven, har de tilstrækkelige kvalifikationer. Hvis den ansvarlige leder, planlæggeren eller underviseren forsømmer at instruere og føre kontrol, vil det være ansvarspådragende. Hvis en arbejdstager undlader at følge instruktioner, vil det være op til en konkret vurdering, om han har været instrueret tilstrækkeligt. Såvel arbejdstager som arbejdsgiver kan idømmes bøder for hhv. ikke at instruere tilstrækkeligt eller for at overhøre instruktion. Arbejdstilsynets vejledning F.3.3, om samarbejde om arbejdsmiljø i virksomheder med mindst 35 ansatte, beskriver nærmere hvornår en person vurderes at arbejde for en arbejdsgiver og dermed skal være omfattet af vejledningen om instruktion. Det fremgår heraf at: Når man skal vurdere, om der er tale om arbejde for en arbejdsgiver, skal man bl.a. lægge vægt på, - om personerne er underlagt instruktion og kontrol under deres arbejde - om personerne har pligt til at stille deres personlige arbejdskraft til rådighed - om arbejdsgiveren stiller arbejdsrum, maskiner, redskaber, materialer eller andre nødvendige hjælpemidler til rådighed for arbejdets udførelse - om arbejdsgiveren bærer risikoen for arbejdsresultatet Der kan i særlige tvivlstilfælde lægges en vis vægt på, om personen får vederlag for det udførte arbejde, men dette hensyn kan kun helt undtagelsesvis tillægges væsentlig betydning. Studerende kan således undtagelsesvist være at betragte som ansat. Studerende, der ikke kan betragtes som ansatte, hvilket er det mest almindelige, skal også instrueres. Her gælder det, at lederen, planlæggeren eller underviseren i instruktionsmæssig henseende skal handle som en bonus pater familias, dvs. som et almindeligt, ansvarligt familieoverhoved ville have gjort. Hvis en studerende, der ikke betragtes som ansat jf. foranstående, undlader at følge instruktionerne, vil lederen, planlæggeren eller underviseren næppe kunne pålægges ansvar, medmindre han har overværet eller er blevet orienteret om handlingen og har undladt at gribe ind. 8

9 Vejledning i prioritering af risici (risikoanalyse) Vejledningen refererer til skemaet "Prioritering af risici ved arbejdsprocesser" på næste side. En risikoanalyse foregår ved at sammenholde sandsynlighed og konsekvens for en given hændelse, vurdere helheden, prioritere hvilke risici der skal arbejdes med, og endelig forberede et beredskab, hvis det alligevel skulle gå galt. En risikoanalyse giver ofte anledning til en snak over spørgsmål som hvor slemt er det?. Det er ikke altid let at vurdere, og man svarer ofte med det kommer an på. Man kan fx vurdere, at uerfarne deltagere i feltarbejdet skal instrueres yderligere for at minimere en given risiko. Denne snak er ofte lige så vigtig som selve analyseresultatet, man ender med at nedskrive. Så tag disse pointer med, når I udarbejder løsningsforslag til at reducere risikoen. Det kan være en fordel at splitte en risikoanalyse op i to eller flere vurderinger for fx forskellige områder eller personalegrupper. Vurdering af konsekvens af mulige hændelser I skal efter bedste evne og i fællesskab forsøge at vurdere, hvor det kan gå galt i arbejdet, og hvad konsekvensen kan være af en sådan eventuel det-går-galt-hændelse. Det kan være, at der allerede har været ulykker under lignende omstændigheder, og at I dermed ved, hvad konsekvensen kan være. Har I kendskab til nærved-ulykker, kan det også give fingerpeg. Omvendt skal man heller ikke straks tro det værste og se ulykkespotentiale overalt. Brug jeres sunde fornuft, når der vurderes konsekvenser af mulige hændelser. Vurdering af sandsynlighed De tre nedenstående spørgsmål skal besvares i skemaet, og der gives 1, 3 eller 5 points, hvor 1 er lav værdi og 5 høj værdi. A. Hvor ofte arbejder ansatte i risikoområdet? Dagligt, ugentligt, månedligt eller få gange årligt? B. Kendskab til ulykker, nærved-ulykker eller behov for at løbe risiko? Har I kendskab til ulykker? Er der kendskab til nærved-ulykker? Er der situationer, hvor ansatte løber en risiko (fordi det enten skønnes nødvendigt eller pga. vaner)? C. Nuværende tiltag for at imødegå faren? Er der etableret tekniske foranstaltninger (fx afskærmning, kraner, processug eller værnemidler)? Er der lokal ekspertise, der kan bistå? Er der givet instruktion eller uddannelse? Findes der brugsanvisninger eller vejledninger? Risiko for hedeslag eller underafkøling? Hvor stor er kendskabet til og erfaringen med risikoområdet? osv. Summen af de 3 spørgsmål (A+B+C) giver sandsynligheden. F.eks. er en sum på 3 = nær usandsynligt. En sum på 11 = sandsynligt osv. 9

10 Prioritering af handling på risikoanalysen Er sandsynligheden grøn, betyder det OK, ingen plan nødvendig", fordi risikoen er acceptabel. Men vær fortsat opmærksom. Er sandsynligheden gul, betyder det Vi skal lave handlingsplan, fordi risikoen er uacceptabel. Eventuel løsning sættes i gang eller skrives i handleplan og risikoen overvåges jævnligt. Er sandsynligheden rød, betyder det Gør noget NU, fordi risikoen er uacceptabel og konsekvenserne voldsomme. Rød bør give anledning til, at der laves en løsning hurtigst muligt. Løsningen kan være todelt, i første omgang af midlertidig karakter (som fx at standse arbejdet) og derefter en langsigtet løsning. 10

11 Prioritering af risici ved arbejdsprocesser Arbejdssted: Dato: Navn: Beskrivelse af risikoområdet og mulige påvirkninger, som skal analyseres: Væsentlig (med fravær men heling på kort tid) Mindre (uden fravær) Skadens omfang (konsekvensen af eventuel påvirkning) Katastrofal Livstruende, varigt betydende funktionstab eller handikap, forgiftning, større amputation, elektrisk chok, arbejdsbetinget kræft eller andre livstruende sygdomme. Alvorlig Alvorlig tilskadekomst, funktionstab eller handikap, kraftig ætsning eller forbrænding, (varige mén) mindre amputation, høreskade, luftvejslidelse eller allergi, posttraumatisk stresssyndrom eller anden tilsvarende traumatisk psykisk påvirkning, mobning og chikane. Væsentlige skader, mindre brud, muskel- og skeletsmerter, forstuvninger, snitsår, hudlidelser o.l. Psykisk påvirkning som stress, krænkelse, krise, følelsesmæssig belastning o.l. Småskader, hudafskrabninger, blå mærker, øjen- eller næseirritation, træthed, tunghed, hovedpine, irriteret hud o.l. Psykiske påvirkninger som alenearbejde og kortvarig stress. Vurdering af sandsynlighed Hvor ofte arbejder ansatte i risikoområdet? A (1, 3 eller 5) Kendskab til ulykker, nærved-ulykker eller behov for at løbe risiko? B (1, 3 eller 5) Nuværende tiltag for at imødegå faren? 1 årligt nej gode 3 månedligt, ugentligt behov for at løbe risiko mangelfulde 5 dagligt ulykker eller tilløb til ingen C (1, 3 eller 5) A+B+C = Prioritering af handling på risikoanalysen Nær usandsynligt (3) Mindre sandsynligt (5-7) Sandsynligt (9-11) (Meget sandsynligt) (13-15) Katastrofal handlingsplan handlingsplan gør noget NU gør noget NU Alvorlig handlingsplan handlingsplan gør noget NU gør noget NU Væsentlig ok, ingen plan handlingsplan handlingsplan gør noget NU Mindre ok, ingen plan ok, ingen plan handlingsplan handlingsplan Løsningsforslag 11