Referat af korpsrådsmødet den maj 2010 på Øksedal

Transkript

1 Referat af korpsrådsmødet den maj 2010 på Øksedal Til stede: Signe Lund Christensen(SL), Niels Dam(ND), Pia D. Andersen(PD), Connie Schneider(COS), Stine Algot(STA), Christine Strøm(CHS), Camilla Gaarden(CG), Ann Skagen Bylund(AS) og Jesper Marcher(JM). Afbud fra: Helene Jørgensen(HJ) og Marie Keiding(MK) Gæster: Jytte Kjølby fra Landsgildet, Kenneth Yrke Jørgensen og Henrik Andersen fra ITudvalget og Anders Kragh fra Øksedaludvalget Referent: Carsten Thomsen(CWT) V = Vedtagelse, O= Orientering, D = Debat 1. Formalia a. Godkendelse af dagsorden (V) Fra kun at være et beslutningsreferat medtages nu uddybende kommentarer. Jytte Kjølby fra Landsgildet blev budt velkommen som gæst under korpsrådsmødet. Dagsordenen tilføjes et nyt pkt. 14 c: Ansøgning fra CUR. Herefter blev dagsordenen godkendt. b. Godkendelse af referatet fra mødet den 31. marts 2010 (V) Godkendt. 2. Korpsråd a. Introduktion til nye medlemmer (O) Nye og tidligere medlemmer af KR præsenterede sig for hinanden. b. Forventninger/Visioner (D) Efter en kort forberedelse delte man sine tanker og visioner med hinanden. Et fælles træk var at der er fremtid i DBS og at vi vil opleve vækst sammen med de andre spejderkorps. De enkelte medlemmers visioner for og forventninger til arbejdet i KR blev sat på tavlen og efterfølgende skrevet i et dokument, som (den ) er sendt til KR-medlemmerne pr. mail. Bilag om arbejdsbeskrivelse for chef m.m. blev udleveret til orientering. Godkendelse af Carstens timesedler flyttes til spejderchefer fra Korpsrådsformand. Mailpolitik: Det forventes ikke nødvendigvis, at alt bliver læst. Mails til orientering kan skimmes og læses dybere hvis det har særlig interesse. Det skal fremgå klart, hvis der ønskes besvarelse eller kommentarer, inklusiv en deadline for besvarelse. Bilag som forventes læst til KR-møder kommer fra formand og lægges på FTP-serveren. Sætter man en debat eller undersøgelse i gang pr. mail, forpligter man sig til at være den der lukker/samler op. FU arbejder videre med dette punkt og fremkommer med en klar politik/retningslinier. c. Korpsrådets forretningsorden (V) Pkt. 4 Referatet sendes foruden til udvalg også til kredsene. Referatet godkendes pr. mail med en frist på 10 dage. Pkt Trykfejl i Landskonference rettes. Forretningsordenen er vedtaget og lægges på FTP-serveren. 3. Konstituering og repræsentationer a. Eksterne repræsentationer (V) Udsendt bilag blev gennemgået med forslag til repræsentanter, tilføjelser og ændringer. Bilaget vil fremover blive løbende opdateret såfremt der sker udskiftninger i repræsentationerne. b. Interne arbejdsgrupper (V) Samme skema som under a. Side 1 af 7

2 Pladserne i Korpsrådets arbejdsgrupper behandles under de enkelte dagsordenpunkter. Det reviderede/godkendte skema fremsendes og lægges på ftp-serveren. Korpsrådet Idepuljegruppen, der årligt står for uddeling af kr , består af CS, AS samt et tredje medlem. 4. Landsgildet Jytte Kjølby ønskede at være med til KR-mødet en gang årligt ligesom landsgildet ønskede repræsentation fra korpset til deres Landsgildeweekend. Fra Landsgildets arbejde: Projektet i Polen lukkes og i stedet engagerer gildet sig i projekt UBUKI. Der kommer muligvis et par repræsentanter fra Polen et par dage på korpslejren. Landsgildeweekenden 2010 afholdes i Nyvangslejren i Holstebro den august Landsgildets nye hjemmeside findes på Tydeligere link fra korpsets hjemmeside til landsgildets hjemmeside ønskes. På sommerens korpslejr deltager 9 gildemedlemmer og man varetager bl.a. opgaven med Førercafeen. Landsgildet vil også gerne være med på den fælleskorpslige lejr i Førerstævne a. Evaluering (D) Udsagn fra debatten: Godt med input udefra med efterfølgende workshop. En workshop var ikke godt nok forberedt. Festaftenen for kort. Kan vi droppe diskoteket? Måske uheldigt med dirigenter fra samme kreds. Husk at samle stemmeudvalget inden afstemninger går i gang. Der skal udarbejdes en manual til referenterne (Evt. optagelse af forhandlingerne på bånd). Udarbejdelse af manual til arrangerende kreds. For meget tomgang og for lidt begejstring. Godt med beretning og regnskab samlet og budget dagen efter. Arrangementet for 1. holdet er en stor opgave. CHS laver en evaluering til brug for næste år. b. Førerstævne 2011 inkl. nedsættelse af arbejdsgruppe (V) At der pt. ingen invitationer foreligger, giver mulighed for afprøvning af andre modeller. STA fremsendte konklusionen fra undersøgelsen i Det blev besluttet at afholde Førerstævne 2011 på skolen i Tølløse, såfremt det er muligt, samt at inddrage en række kredse i forskellige praktiske opgaver. Der nedsættes en arbejdsgruppe til at arrangere førerstævnet Gruppen består af STA (Indkalder), COS, JM og SL. Arbejdsgruppen kan desuden supplere sig med eksterne kræfter, såfremt det ønskes. c. Referat af Førerstævnet 2010 (O) SL oplyste at der arbejdes på referatet, men det er ikke klart her til mødet. Det vil blive fremsendt til Korpsrådet pr. mail så snart det er klar. 6. Målsætninger a. Introduktion og status (O/D) PD gennemgik skemaerne og opsummerede resultaterne. Der fremkom følgende kommentarer/konklusioner: Side 20 der skal nedsættes et forkyndelsesudvalg. Side 22 Keypoints skal opsamles og udgives. Side 23 Indholdet i Agitationsfolderen er kutyme og praksis ikke altid noget vedtaget. For at sikre korrekt indhold skal fremtidigt PR-materiale gennemses af KR/FU. b. Følgegruppe til målsætninger (V) Da målsætningsgruppen har en mindre opgave med at følge de nuværende målsætninger til dørs og en større opgave med at arbejde på de kommende målsætninger frem mod Førerstævnet, blev det besluttet at arbejdsgruppen er den samme som Førerstævnegruppen: STA(Indkalder), COS, JM og SL. 7. Internationalt MK havde fremsendt skriftlig orientering. a. IC-nyt (O) Side 2 af 7

3 Ung i Norden. I budgettet er der regnet med 2 deltagere á kr ,-. Der er 4 relevante ansøgere. KR-bevilgede betaling for alle 4. Deltagere bliver Sanne Lund Sørensen, Jeanette Andersen, Anne Mette Bornhardt og AS. Korpsrådet Ved fremtidige lignende arrangementer skal ansøgerne indsende skriftlig motiveret ansøgning og redegøre for eventuelle modydelser i korpsregi. b. Europakonferencen i Bruxelles i juli ND, PD, CHS og MK tager af sted. Endnu uafklaret om vi har en eller 2 med stemmeret til WAGGGS konferencen. c. Verdenskonferencer 2011 WAGGGS i Skotland. God tid til at afgøre hvem og hvor mange der skal med. WOSM i Brasilien i Januar ND, PDA og MK deltager. Der forsøges at finde en mandlig yngre deltager som evt. også kan deltage i Youth-konferencen forud for Verdenskonferencen. ND laver opslag til News og Korpsnyt. d. Talentudvikling Vi forventer at kunne sende repræsentanter til næste arrangement, der er i oktober. MK sender opslag til News og Korpsnyt, hvor deltagere efterlyses. 8. Stabilisering og vækst a. Orientering og status, herunder kredskonsulentordningen (O) Niels orienterede om projektet, herunder arbejdet indtil nu med kredskonsulenter i samarbejde med DDS. b. Nedsættelse af arbejdsgruppe (V) Overføres til kredsfokusgruppe 9. Kredsfokus a. Orientering og status (O) ND gav en orientering b. Nedsættelse af arbejdsgruppen Kredsfokusgruppe (V) inkl. Stabilisering og Vækst arbejdsgruppen. Kredsfokusgruppen skal definere rammerne for besøgene med udgangspunkt i tidligere materiale og kredsens egen udviklingsplan. Gruppen består af: CG, CHS, ND, PDA, AS. CHS indkalder 1. gang. c. Kredskontaktpersoner (V) Kredsfokusgruppen vil fordele kredsene imellem sig, alternativt fremsætte en model for kredskontakten. b. Planlægning af besøgsrunde (D/V) Der skal gennemføres en besøgsrunde til kredsene i efteråret Arbejdsgruppen tilrettelægger denne. 10. Udvalg og arbejdsgrupper status a. Fælles udvalgsweekend 2010 (O) Afholdes den oktober 2010 på Øksedal. KR må meget gerne deltage, i særdeleshed udvalgskontaktpersoner. Udvalgskontaktpersonerne sætter sig sammen om at tilrettelægge denne weekend. b. Udvalgenes arbejde (0) SL havde samlet oplysninger fra udvalgene i et notat til internt brug i KR. b.i. Førertræning Er pt. i gang med forberedelser til Rolandlejr (Er efterfølgende blev aflyst på grund af deltagermangel) og KLUMP- weekend i september. b.ii. Kommunikation (PR, IT og NEWS). Kommunikationsudvalget v/ Mikkel Nilsson oplyser at der er indkaldt til møde den 11. sept. hvor følgende emner vil blive behandlet: Korpsbranding, Kommunikationsvej i korpset, korpsdebat og Facebook. Side 3 af 7

4 PR-udvalget v/stine Suhr Skovgård oplyser at de arbejder med forslag til ny uniform, PR til korpslejr 2010, Roll-Ups, visitkort, klistermærker, tatoos og videomateriale til brug på websiden. IT udvalget var repræsenteret af Kenneth Yrke og Henrik Andersen. Opgaverne omfatter mailserver, hjemmeside, ftp-service (Dokumenter og udvalg), backup, IT-udstyr på KK, SMSservice og mailinglister. Teknisk service på FOTO-server. Alt kører fysisk i serverskab på Korpskontoret. Hvert medlem er specialiseret, udskiftning bør derfor drøftes med udvalget for at sikre kontinuitet. Samarbejdet med newsgruppen betyder, at NEWS laver nyheder på hjemmesiden og webredaktionen servicerer og står for den tekniske side. IT-udvalget samarbejder med BBU og BID om frikirkeweb (Missionsforbundet og Metodistkirken). Svært at etablere samarbejde med de andre spejderkorps, da der vist ikke findes noget formelt samarbejde. Jota/Joti Ingen har et formelt ansvar i vores korps. Udvalget er ikke interesseret i at få det. Korpsbutik på hjemmeside på plads skal overdrages til Carsten som skal holde det ajour. Husk at lægge meddelelse om ferielukninger. Internet på Øksedal dækning på arealet omkring huset. Lejere tilbydes ikke netadgang. Korpsrådet tager ansvar for at der på lejren opstilles et par PC-er til brug for alle. Intendantur og relevante stabsmedarbejdere tildeles en kode til internettet som kun gælder på lejren. Andre koder er lukket under lejren. Online tilmeldingssystem som Baptistkirken har købt, har vi adgang til. Centralt medlemssystem. Udvalget har kigget på forskellige systemer og hvad andre korps har gjort, men mener det er for dyrt og ikke dækker vores behov. Udvalget tilbyder udvikling af vores eget system startende med et simpelt system til ind- og udmeldelse af medlemmer i kredsene. Baseret på frivilligt arbejde, vil det have en udviklingstid på 3 år. KR opfordrer udvalget til at komme med et konkret forslag til beslutning. På opfordring oplystes det at formuleringerne af teksten på hjemmesiden er kommunikationsudvalgets ansvar. NEWS v/ Linda Yrke oplyser, at de har haft en del udskiftninger og nu har fået Kathrine Færløv, Aalborg 1. med. Linda skal i praktik i Tanzania til efteråret og udvalget vil derfor meget gerne være fuldtallige (4), når der nedsættes nye udvalg. b.iii. Øksedaludvalget v/ Anders Kragh. Udvalget havde indsendt redegørelse om tilbuddet fra nabo om køb af jord m.m. Udvalget foreslår forhandling om køb af grund og hus, alternativt grund alene. Der var tilslutning til forslaget, men beslutning kan først ske når COS har undersøgt tilskudsmuligheder hos DUF og finansieringen i øvrigt er undersøgt. Der kan evt. indkaldes til beslutning på et ekstraordinært Korpsrådsmøde under korpslejren. Beslutningen om renoveringen af badeværelserne udskydes til der er truffet afgørelse om tilkøb til Øksedal. Derfor frigives udlejningen af Øksedal nu helt i 2010 og Det fremsendte forslag til udlejningspriser i 2011 blev vedtaget. CWT undersøger muligheden for at finde et pristal til årlig regulering af lejen. Forslaget til nye priser for 2011 omfatter også en rabataftale på 33% til egne kredse, divisioner og landsgilde samt Baptisternes skoler i Tølløse og Rebild. Der skal findes 2 nye medlemmer til udvalget til efteråret da Anders Kragh og Henrik Jensen udtræder. Udvalget foreslår Søren Jacobsen som formand. Der er indgået en 5-årig aftale om fastpris på el til kr. 0,4315 pr. kwh. Forbruget efter opsætning af varmepumpe er ca kwh årligt, derfor relevant med fastprisaftale. b.iv. Afrikaudvalget v/anne Anhøj Arbejder pt. med ansøgning til DUF om tilskud til partnerskabidentifikation med AGR og ASB samt GDV-aktiviteten på korpslejren b.v.online andagter Intet nyt. Udkommer stabilt med andagter hver uge. b.vi. Roverudvalg v/ Anders Kjelgaard Arbejder pt. med roverlejr, og forbereder desuden ture til efteråret til unge førere. c. KR kontaktpersoner til udvalg (V) Side 4 af 7

5 Førertræningen: STA Roverudvalget: JM PR-udvalget: PDA News: PDA IT-udvalget: PDA Kommunikationsudvalget: PDA Øksedaludvalget: JM Afrikaudvalget: SL Online andagtudvalget: CG Forkyndelsesudvalget: CG Korpsrådet Ovennævnte kontaktpersoner tilrettelægger Fællesudvalgsweekend i okt SL orienterer udvalgene om nye kontaktpersoner. 11. Valg til udvalg a. Kommissorier (V) De nyfremsendte kommissorier pr. 30. maj blev behandlet med følgende bemærkninger: Navne fjernes generelt i kommissorierne. I stedet sættes de ind i et nyt fællesdokument for valgperioden. Funktionsperiode skal være ens i alle kommissorier. Tilføjes i alle kommissorier: Udsende relevant materiale i samarbejde med PRU. I.Roverudvalg: Frigøres fra FTU, men Rovertræninger laves på opfordring fra FTU og annonceres i de generelle træningsfoldere. Andre arrangementer tilrettelægges med ansvar overfor korpsrådet. Udvalget består af 4 medlemmer i alt. II. PR-udvalg: Produktion af varer til salg skal godkendes af korpsrådet. Pkt skal omformuleres. Pkt. 4.2 tilføjes: og andet relevant materiale III. News: Pkt.4.1. Der udgives 4 numre pr. år af Spejdernyt. IV. Kommunikationsudvalget: PKT Tilføjelse: Udvalget står for Korpsbranding og korpsdebat samt har det redaktionelle ansvar for tekst på hjemmesiden. Kommunikationsudvalget skal være repræsenteret i det fælleskorpslige arbejde med Spejderne.dk. V. IT-udvalget: Pkt.4.4. Kun teknisk support på billedserveren. Pkt Kønskvoteringen slettes. Nyt pkt IT-udvalget skal sørge for at Jota/Joti tilbydes i samarbejde med korpsets repræsentant i det fælleskorpslige JOTA/JOTI-udvalg. Udvalgets opgave er at koordinere korpsets arrangementer omkring JOTA/JOTI. VI. Førertræningsudvalget: Pkt. 5 Samme formulering som for øvrige udvalg dog tilføjes at funktionsperioden for afgåede medlemmer er til og med KLUMP-træningen ultimo september. Pkt Som arbejdsgrupper tilføjes Roland Øst og Roland Vest samt Specialførertræningen. VII. Afrikaudvalget: Pkt. 3: Redaktionel ændring. Evt. punktum efter 4 medlemmer. Pkt. 4: Tilføj: Bidrage til igangsætning af humanitær indsats. jfr. målsætningerne. VIII. Øksedaludvalget: Nyt pkt. 4.3: Er korpsets repræsentant i Ejerforeningens bestyrelse. Nyt pkt Samarbejde med FTU, tilsvarende i FTUs kommissorium vedr. kontaktperson mellem FTU og ØKU. IX. Forkyndelsesudvalg: Forslag til kommissorium sendes ud sammen med de andre kommissorier til godkendelse. PDA skriver udkast til kommissorium udvalgsnavn tænker alle over. SL renskriver og udsender opdaterede versioner af alle kommissorier til KR til orientering. Side 5 af 7

6 b. Rekruttering af udvalgsmedlemmer (D) De nyvalgte kontaktpersoner taler med udvalgene om udpegning af kandidater samt sørger for annoncering efter nye medlemmer i Korpsnyt, på hjemmesiden og ved opslag på f.eks. korpslejr SL laver en folder til uddeling i f.eks. Førercafeen. c. Køreplan (V) SL udarbejder en fælles skabelon til annoncering efter nye udvalgsmedlemmer. Ansøgninger indsendes til KK. Alles ansvar at hjælpe med at finde egnede kandidater. SL laver også en mail til kredsene om at hjælpe med at fine egnede kandidater. Frist for ansøgning er mandag den 23. august Korpslejr 2010 Pia orienterede om arbejdet i lejrudvalget, som har afholdt sit sidste møde inden lejren. Der bliver 3 underlejre. Der er nu omkring 630 deltagere, foruden gildedeltagere og forventet 30 tyske deltagere event på lejrbålspladsen: En dag skal KR stå for et event af minutters varighed, for eksempel i relation til korpsets 80-års fødselsdag. Udvalg: COS, SL, ND. Hele KR er med til udførelsen. Det bliver lørdag den 3. juli, dvs. første dag på lejren. Jytte spurgte om Landsgildet fremover kan blive oprettet som en kreds i systemet, således at de tidligere i forløbet kan få informationer om lejren mv. Pia svarede, at det er taget ad notam til evalueringen. 13. Fotopolitik a. Bilag, der har været til høring hos KR, PRU og kredse, blev behandlet. Ingen kommentarer. Flot arbejde. Godkendt. b. Mangler styr på facebook m.m. som vi ikke har ansvar for, hvis der eksempelvis bliver uploadet billeder på vores officielle fanside. Der er meget svært at styre, og vi må forholde os til, at det er personen som uploader, der har ansvaret. 14. Nationalt a. Tværkorpsligt samarbejde (O) I. Spejderchefgruppen ND orienterede om at hovedpunktet på sidste møde var Spejdernes Lejr 2012 samt godkendelse af kommune til levering af lejrplads. Råskitse til budget blev også fremlagt. Muligt at der kommer anmodning om et a conto bidrag til brug for lejrforberedelserne. Branding var et andet punkt på mødet. Den 8. juni orienteres sponsorfirmaer, der skal komme med et tilbud i august II. FDD v/nd Ikke noget nyt. III. PFD v/ PDA Ikke noget nyt. IV. Spejdernes lejr 2012 Der arbejdes på en suppleant for ND, da det pt. er for stor en opgave ved siden af spejderchefarbejdet og et civilt job. Der er oprettet en forening, der hedder Spejdernes lejr med vedtægter og regnskab til at stå for arrangementet. Lejrchefer er Erling Birkbak, KFUM og Miriam Madsen, De grønne Pigespejdere. Lejren afholdes i uge 30 i b. BID (O) Der skal udpeges 2 deltagere til missionsstævnet der som min. deltager i Landskonference om onsdagen og opsætter stand (Forventes at 2 stk. roll-ups er klar). Forslag om at lave et stort Danmarkskort med Baptistmenigheder og spejderkredse indtegnet som inspiration til opstart af nye kredse iht. målsætningen. Laves af de to delegerede. I år medbringes ingen varer, da varer kan ses og bestilles i vores netbutik. Igen i år er der markedsdag som kræver tilmelding senest den 1. juni CG er den ene deltager på missionsstævnet. CWT sender kopi af materiale om markedsdag. Side 6 af 7

7 c. Ansøgning fra CUR på kr ,- Opbakning til at støtte undersøgelsen og evt. gøre brug af dem på kredsførersamlingen og førerstævnet. CWT giver besked og indbetaler beløbet. 15. Nyt fra Korpskontoret(O) Facaden er malet og skilt sættes op i uge 23 Referat fra seneste generalforsamling i ejerforeningen er rundsendt. Stadigvæk mangler betaling fra vores nabo. Frist til 1. juli derefter til inkasso. Vi har haft vandskade i vinter i depotrummet. Forsikringen afviste med begrundelse af manglende vedligeholdelse. Korpslejren er anmeldt til korpsets ansvarsforsikring. I lejrbogen skal anføres, at alle skal være omfattet af en privat heltidsulykkesforsikring. Hjemmeboende unge under 18 år er omfattet af forældrenes forsikring (Som de bør have!). Alle andre skal have deres egen. Ændringer til lejrtilmeldingen sker til korpskontoret pt. da Kenneth Yrke er i Holland i 8 14 dage. 16. Kalender a. Gennemgang af kalender. (O) KR-mødet i København den 11. sept er ændret til 12. sept SL forsøger at lave aftale om mødelokale hos DUF. CWT bestiller billetter til CG, AS, HJ og CWT. Til kalenderen 2011: 5. febr KR-møde i København 20. april KR-møde i forbindelse med Førerstævnet april Førerstævne maj 2011 KR-møde på Øksedal 10. sept KR-møde i København nov. KR-møde på Øksedal Derudover er der KLUMP-weekend den marts og sept på Øksedal okt Fællesudvalgsweekend i Tølløse. Kredsfokusgruppen finder hurtigt en weekend til Kredsførersamlingen. CWT reserverer Øksedal den jan., jan. og marts 2011 b. Invitationer SL deltager i reception på DUF i anledning af 70 års jubilæet. Vi har sendt afbud til invitationen til Missionsforbundets Landsmøde i Pinsen. 17. Eventuelt a. CHS efterlyser referater fra FU-møder. Der vil fremover komme en mail fra SL med hovedpunkter. b. Vi har fået en mail fra Kristoffer Anhøj om arbejdet i Spejderhjælpens bestyrelse. Til orientering for KR. c. Husk at Troels Suhr Skovgaard ikke står for Spejderdagen i Slut kl den 30. maj 2010 Således opfattet: Aalborg, den 3. juni 2010 København, den 7. juni 2010 Carsten W. Thomsen Referent Signe Lund Christensen Korpsrådsformand Side 7 af 7