Spørgsmål om hvorvidt vi skal få foretaget en rodfræsning af stubbene, var der ikke umiddelbart stemning for på mødet.

Transkript

1 Grundejerforeningen Ovesdal Referat 2: Bestyrelsesmøde d. 2. september (hos Keld) Til stede: Charlotte, Preben, Søren, Keld og John (Ref). 1. a. Træfældning: fordeling af brænde og bortkørsel af grenaffald, gik helt efter planen. Der var aftagere til brændet og vi fik også fjernet grenaffald. En udfordring med at få koordineret arbejdet blev løst. Spørgsmål om hvorvidt vi skal få foretaget en rodfræsning af stubbene, var der ikke umiddelbart stemning for på mødet. Der er etableret et regnvandsreservoir ved faskinen. Vi holder øje med udviklingen med vand på stien. Vi sår græs hvor der er fjernet jord. Øvrig opfølgning, se aktivitetslisten nedenfor. 2. Havemand Kell Larsen stopper ved udgangen af sæsonen. Vi forsøger at ansætte en ny havemand i foråret. Lønniveau i forhold til fremtidig ansættelses af havemand diskuteret. Lønniveauet som tilbydes, bør ses i lyset af et alternativt omkostningsniveau. Det nuværende lønniveau er muligvis lidt for lavt. Ansættelsesprocedure mv. diskuteres på mødet d. 5. februar. Status på ansættelsesbrev med havemand Der har været en misforståelse mellem bestyrelsens medlemmer, ansættelsesbrev er nu afleveret til havemanden af Charlotte. Opgaver til havemand Der er behov for beskæring af planter langs stier og veje. Preben og Charlotte viser havemand rundt med hensyn til påvisning af hvor vi vil have beskåret, herunder også i beplantningen ud mod Tandervej. Det er formentlig blot et spørgsmål om tid, før kommunen henvender sig til os om grene der stikker for langt ud mod vejen. Hvis havemand ikke kan / har mulighed for at foretage beskæringen, så vurderer vi situationen til foråret. Beskæring af frugttræerne Vi forespørger havemand om han vil foretage beskæring af frugttræer. Sprøjtning af kanter og andet Har ikke været umuligt på grund af manglende vækst. Tages op i foråret. Bro over bækken bag nr. 41 Broen som erstatter den oprindelige lidt primitive løsning - er etableret med vort samtykke af vor nabogrundejerforening, og vi siger tak! Oversigtsforhold ved udkørsel fra området Preben kontakter beboerne i Ovesdal nr. 2 og 4 for en dialog om forbedring af oversigtsforholdene. 3. Status på økonomi Der er flere poster, hvor vi har overskud. Der er dog poster, som ikke bliver anvendt som budgetteret endnu. Keld foreslog, at såfremt vi har et pænt beløb i overskud ved årsregnskabets afslut- Side nr. 1 Udsendt d. 7. september Godkendt d. 20. september

2 ning, kan vi overveje at fremsætte forslag til Generalforsamlingen om ekstraordinært indbetaling til Vejfonden. Den nuværende gode forrentning af Vejfonden i forhold til det nuværende renteniveau, forventes ikke at fortsætte. 4. Søren forlader os Dorthe og Søren flytter fra området omkring årsskiftet og forlader dermed bestyrelsen. John og Søren aftaler aften for overdragelse af hjemmeside, således at John forestår opdateringer fremover. Preben indkalder suppleant til bestyrelsen, Niels Iversen (17). 5: Gennemgang af aktivitetslisten Se opdateringen af listen (markeret med rød skrift) 6. Eventuelt Preben takkede Søren for indsatsen i grundejerforeningen og overrakte et par gode flasker vin. Planlægning af bestyrelsesfesten fremrykkes. John Doodler forslag til dato. Forslag mødeplanlægning. Møde 3: Onsdag d. 6. november Møde 4: Onsdag d. 5. februar Bestyrelsesfest hos John: Aftalt på møde 2 (Doodles) Side nr. 2 Udsendt d. 7. september Godkendt d. 20. september

3 Regnvand på stien ved nr /8 (møde 2): Vi afventer etablering af Tandvej projektet. 1/ () Vort ønske om kantsten er imødekommet, nu afventer vi en stor regnskylle for at få af testet om foranstaltningen er tilstrækkelig. 20/2 12 (møde 4): Faskine etableres, udgift budgetlagt. 16/5 2012: Økonomisk overslag på etablering af faskine indhentes. 6/ (): Preben finde dato (Doodler). Overslag ca kr. Sag Status Ansvarlig Reference Alle Møde 1, Deadline / afsluttet forår September 2012: Faskine etableret, men den løste ikke problemet i tilstrækkelig grad. 23/1 : Stadig et problem, vi lægger op til en post på budgettet (forventer at løsning er hævning af stien med asfalt) 25/4 : Preben konsulterer fagperson 2/9 : Overskudsjord fra faskineprojektet plus lidt mere, er fjernet således at der nu er etableret et overløbsbassin. Situationen følges hen over vinteren. Revner i asfalt 29/8 (møde 2): John forsøger at indhente overslag over pris for udbedring af regner 16/5 2012: ARCO vil udføre arbejdet efter regning. Problem ved nr. 13, stor revne ved træ følges. John Møde 1, Forår Beskæring af hybenbuske 29/8 (møde 2): Tages op i forbindelse med arbejdsdagen Preben Møde 1, TBD Side nr. 3 Udsendt d. 7. september Godkendt d. 20. september

4 Vurdering af vejfonden Maling af container Plante efeu ved container Indhentelse af tilbud på fjernelse ved hjælp af gartner 20/ (møde 4): Udskudt indtil videre 29/8 (møde 2): Tages op i forbindelse med årsafslutning / generalforsamling 20/2 12 (møde 4): Ikke adresseret på mødet. 16/ (møde 2): Vurderes i forbindelse med budgetlægning for. 23/1 : Vurdering af udvikling baseret på overslagspriser indhentet hos henholdsvis Colas og Arkil foretaget. 29/8 (møde 2): Maling i foråret (1). Undersøge hvilken løsning vi skal tage anvendelse for at hindre at taget på container ruster op (2). 1/ () Søren har kontakt til Torben, afventer tilbagemelding. 20/ (møde 4): Besluttet at vi ikke lægger tag på containeren 16/ (møde 2): Container males i løbet af sommeren 6/ (): Planlagt til udførelse på arbejdsdagen 24/4 : Træet er for vådt, udskydes indtil videre. 2/9 : Vi beder gartner om at plante lidt mere efeu i stedet for at male. John Møde 2, Charlotte John (1) Søren (2) Møde 2, Møde møde 4 Arbejdsdag? Genplantning ved Japansk Pileurt, boldbanen 6/ (): Vi afventer arbejdsdag 24/1. Genplantning af buske (sirbuske), på arbejdsdagen. 25/4 : Der er smidt en fældet hyld oven på ukrudtsdugen, og det er langsomt ved at udvikle sig til et vildnis. Hyld fjernes eventuelt på arbejdsdagen. Møde Arbejdsdag Vand på stien ved Agervej 20: John har haft kontakt til kommunen i sagen (Leif Sodemann) nogle gange. 6/9 6/ (). Senest har John rykket for status i begyndelsen af august /1 : Stadig i kontakt med Leif Sodeman. Den smule asfalt som bliv lagt på stien i december 2012, udbedrer ikke vort problem med vand på stien. John 20 forår Løbende opfølgning Side nr. 4 Udsendt d. 7. september Godkendt d. 20. september

5 Nyplantning ved stiudgang Tandervej 25/4 : John har fulgt op med Leif Sodeman, intet svar pt. 2/9 : John har rykket adskillige gange. Der bliver set på sagen sammen med en entreprenør i denne uge (uge 36 ). 25/4 : På grund af det sene løvspring, kan vi ikke vurdere hvor mange planter der er gået ud. 2/9 : Beplantning ser ud til at være tilstrækkelig. Møde 1 Ny havemand 2/9 : Vi skal i gang med at søge efter ny havemand Alle Møde 2 Så græs ved 2/9 : Efter bortfjernelse af jord jf. Regnvand på stien ved nr. 30. ovenfor, John Møde 2 faskinen skal der såes græs på stedet. 3/9 : Udført Opgaver til havemand Sprøjtning af kanter Hække ved Ovesdal 2 og 4 Overskud på drift indbetales til Vejfond Overdragelse af hjemmeside 2/9 : Beskæring i området, herunder også frugttræer samt grene som hænger ud over / mod Tandervej. 2/9 : På grund af vejret, har det ikke være hensigtsmæssigt at sprøjte for græs med videre ved brosten i vejkanter. Tages op i foråret. 2/9 : Hækkene på disse to adresser skygger for udsyn ved udkørsel til henholdsvis Mustrupvej og Tandervej. Vi tager kontakt til beboerne og aftaler det videre forløb. 2/9 : Hvis driften viser et større overskud ved regnskabsårets afslutning, overvejes fremsættelse af forslag til Generalforsamlingen om ekstraordinær indbetaling til vejfonden. 2/9 : Søren forlader os, John overtager opgaven med opdatering af vor hjemmeside. Møde om overdragelse aftales. Preben Charlotte Møde 2 Alle Møde 2 Preben Møde 2 Alle Møde 2 John Søren Møde 2 Bestyrelsesfest 2/9 : John Doodler dato for afholdelse. John Møde 2 Indkaldelse af suppleant Lukket Møde 4 Lukket Møde 1 møde 4 n/a 2/9 : Preben indkalder Niels. Preben Side nr. 5 Udsendt d. 7. september Godkendt d. 20. september