AARHUS UNIVERSITET 29. juni 2010 JKB UDKAST

Transkript

1 AARHUS UNIVERSITET 29. juni 2010 Hovedsamarbejdsudvalget J. nr. AU JKB UDKAST Referat af 3. møde/2010 i Hovedsamarbejdsudvalget Torsdag den 10. juni 2010, kl Til stede: Lauritz B. Holm-Nielsen (formand), Jørgen Jørgensen, Svend Hylleberg, Bodil Due, Søren Mogensen, Carsten Riis, Erik Meineche Schmidt, Just Jensen, Jacob Arnoldi (for Børge Obel), Louise Gade, Aase Pedersen (næstformand), Mads Ask Andersen, Bertha Beck, Anne Marie Bundsgaard, Leif Flensborg, Finn Folkmann, Ole Hagh, Peter Holm-Nielsen, Uffe Pilegård Larsen, John Kapstadt, Bibiana Paluszewska, Anna Plaskett, Jette Benn, Hans Uffe Sperling-Petersen, Peter Wind. Afbud: Niels Jørgen Relsted, Per Dahl, Lars Qvortrup, Per Lindblad Johansen, Søren E. Frandsen, Henrik Sandbech, Jørgen Riis (i stedet deltager suppleant Jette Benn) Specialkonsulent Jens Kristian Birthin, AU HR, deltog i hele mødet. 1. Bemærkninger til dagsordenen Formanden bød velkommen. Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra mødet 2/2010 den 12. april 2010 Der var ingen bemærkninger til referatet, som blev godkendt. 3. Meddelelser Rektor orienterede om regeringens forlig med DF om en økonomisk genopretningsplan og uddelte et notat vedrørende genopretningsplanen. Foreløbige beregninger viser, at Aarhus Universitet vil blive ramt af de akkumulerede besparelser med 18,6 mio. kr. i 2011, 115 mio. kr. i 2012 og 295 mio. kr. i Dette kan vi godt håndtere, sagde rektor. Efter planen kommer man ned på, at 1 % af BNP går til forskning og uddannelse i Der er afsat 6 mia. kr. til nye laboratorier for universiteterne 3 mia. kr. afsættes i årene , og 3 mia. kr. hentes fra vedligeholdelseskontoen. Disse midler spares der ikke på. Udgangspunktet for beregningerne er et tidspunkt i 2009, hvor fremtidsudsigterne for økonomien så sorte ud. Man kan således håbe på, at BNP vil stige igen. Derved falder forskningsmidlerne ikke så meget. Alt i alt er der tale om en lidt mindre optimistisk vækst, men dog stadigvæk vækst. 1

2 Efter de 3 år skal der igen være en forhandling om de fremtidige vilkår. Rektor vil argumentere for, at der ikke skæres yderligere i basismidlerne, idet det vil skabe mere usikkerhed. Men universiteterne vil selvfølgelig skulle være med til at spare, når landet som helhed skal spare. Ole Hagh påpegede, at genopretningsplanen betyder, at der skal større fokus på at tilpasse universitetet til den økonomiske situation. Rektor var enig, men understregede, at AUs økonomi er bedre end landets generelt. Aase Petersen var bekymret for, at planen ville medføre besparelser på administrationen, således at forskerne skal lave administrative opgaver og ikke kan koncentrere sig om forskningen. Rektor svarede, at så mange midler som muligt skal anvendes på forskning og undervisning. Der skal ske effektiviseringer af administrationen, men det er ikke betinget af genopretningsplanen. Jørgen Jørgensen tilføjede, at AU lægger sine egne budgetter og selv bestemmer fordelingen af midler. Uffe Pilegaard Larsen ville vide, hvorfor der i planen er så stor en nedgang i konkurrenceudsatte midler frem mod Det skyldes de ufordelte globaliseringsmidler, svarede Erik Meineche Schmidt. Mads Ask Andersen spurgte til status på fusionsplaner med Ingeniørhøjskolen. Rektor svarede, at man har besluttet at arbejde videre mod en fusion. Det besværliggøres dog af, at der er to forskellige ministerier involveret. Erik Meineche Schmidt tilføjede, at der er et folketingsforlig, der skal åbnes det var faktisk besluttet politisk, at Ingeniørhøjskolen skulle fusionere med VIA college om 3 år. Rektor fortalte, at der ikke er nogen tidshorisont for hvornår fusionen er på plads. Diplomingeniører kan læse videre til civilingeniør på AU. Fysisk set er man i gang med at samle aktiviteterne. Der etableres et nyt byggeri på Katrinebjerg, hvor elektronikingeniørerne rykker ind. Andre ingeniørstuderende skal huses i bygninger på havnearealerne. 4. Økonomi Jørgen Jørgensen orienterede om årsrapporten 2009, som viser et overskud på 27 mio. kr. i stedet for et ventet underskud på 50 mio. kr. I 2010 viser første afrapportering (1. kvartal) et underskud som budgetteret på 49 mio. kr. med små variationer på de enkelte hovedområder. Der er således balance i økonomien. Uffe Pilegaard spurgte, om man kan indregne overskuddet på 27 mio. kr. i Jørgen Jørgensen svarede, at egenkapitalen øges med dette beløb. Rektor påpegede, at med en omsætning på 5-6 mia. kr. om året, er der tale om meget små udsving. Jette Benn spurgte, om der er sat særlige midler af til den faglige udviklingsproces. Rektor svarede, at det er der der skal bl.a. arbejdes med karriereveje, udvikling af uddannelserne (indre marked) og ske en omprioritering af ressourcerne. Han forestiller sig, at f.eks. nogle af midlerne til færdiggørelsesbonus kunne anvendes til at stimulere den indre effektivitet i studierne, således at der bliver bedre sammenhæng og studerende får vejledning til hurtigere omvalg til andre fag. Endelig er der jo også ledelsespuljen, selv om den er lille (200 mio. kr.) Næst efter Japan har Danmark det mest effektive gennemløb på studierne, sagde rektor. Jørgen Jørgensen sluttede med at nævne, at der vil være en første udmelding om budget 2011 på universitetsledelsesmøde den 14. juni. 5. Udpegning af medlemmer til Feriefondens bestyrelse 2

3 Louise Gade orienterede om, at Feriefondens bestyrelse vælges for 3 år ad gangen og den 3-årige periode er netop udløbet i juni Det er HSU, som formelt udpeger feriefondens medlemmer. I henhold til vedtægten skal medarbejderrepræsentanterne være i flertal. Forslag til bestyrelse lyder: A-side: Jørgen Jørgensen B-side: Aase Petersen, Jan Rasmussen, Niels Relsted og Peter Holm-Nielsen. Aase Petersen bad om udsættelse, da hendes repræsentanter formelt set ikke er udpegede endnu. Det blev besluttet, at når disse 2 repræsentanter er klar kan rektor på HSUs vegne acceptere udpegningen af bestyrelsen. Der er ikke suppleanter til bestyrelsen. Det blev besluttet at sætte Feriefonden på dagsordenen til næste møde i HSU med henblik på at få en orientering fra formanden for bestyrelsen om status for fondens arbejde og et økonomisk overblik. 6. Den faglige udviklingsproces ved rektor Lauritz B. Holm-Nielsen Rektor skitserede kort forløbet i den faglige udviklingsproces og dens sammenhæng med den fysiske udbygning af universitetet i forbindelse med midler til renovering af laboratorier (uni-labmidler). Processen startede i efteråret 2009 og undervejs er der i foråret 2010 afleveret en rapport fra eksperterne Sachi Hatakenaka og Quentin Thompson. Der har været afholdt en lang række møder med mange forskellige interessenter undervejs, og flere tusinde medarbejdere mv. har haft mulighed for at komme til orde. De overordnede principper går på at samle den øverste ledelse mere end i dag for at få en bedre strategisk sammenhæng og bedre kommunikation på tværs af organisationen. Der lægges op til 4 hovedområder i stedet for 9 og et mindre antal institutter i stedet for 75. Derudover igangsættes en proces, hvor den underordnede organisation skal diskuteres. De foreslåede ændringer vil betyde større ansvar for de nye dekaner, som forventes at have prodekaner til at tage sig af områderne interdisciplinær forskning og talentudvikling, indre og ydre uddannelsesmarked samt rådgivning og erhvervsrettet videnudveksling. En prodekan er som udgangspunkt ikke en fuldtidsstilling. Under de ovennævnte områder er der et forum for AU-studier, et forum for topforskere og et forum for vidensudveksling. De tværgående aktiviteter skal styrkes og forskningsopgaverne skal professionaliseres med henblik på at fremme universitetets kerneaktiviteter, som er fremragende forskning, fokuseret talentudvikling, inspirerende rådgivning og videnudveksling samt uddannelser og formidling i verdensklasse. De enkelte faglige brands skal styrkes og være synlige for omverdenen og som en opfølgning på den administrative forandringsproces, skal der være fokus på en serviceorienteret og professionel administration. Det er endvidere hensigten at undgå for mange lag i organisationen og i den forbindelse arbejdes der på en ny delegationsskrivelse. Bertha Beck så gerne, at der skrives noget om samarbejdssystemet og personaleledelse ind i bestemmelserne om akademisk råd. Rektor svarede, at de akademiske råd også skal have et 3

4 hovedeftersyn men meget kommer an på, på hvilket niveau i organisationen, de kommer til at ligge. Aase Petersen ønskede, at TAP ikke kun har observatørstatus i akademisk råd. Louise Gade svarede, at forhandlingsudvalget med A- og B-side repræsentanter arbejder på et forslag til revitalisering af samarbejdsudvalgene på AU. Jette Benn fremførte, at det er vigtigt, at magten ikke alene samles på 8000C, men der også bliver mulighed for decentral indflydelse. Rektor var enig. På spørgsmål fra Ole Hagh svarede rektor, at der på fakultetsplan skal arbejdes med den faglige organisering og medarbejderne vil blive involveret. Dekanerne har på opfordring fra rektoratet netop afleveret deres forslag til, hvordan processen kan organiseres. Rektor gennemgik plancher med forslag til ny struktur. Der sker løbende tilretninger af strukturen. Faculty of Culture er blevet til Faculty of Arts (kulturvidenskab). Dekanen for SUN har en særlig tilknytning til universitetshospitalet. Hans Uffe Sperling-Petersen spurgte, om et institut kan have relationer til flere hovedområder. Som udgangspunkt nej, svarede rektor. Alle medarbejdere er knyttet op på en leder med en dekan overover. Men det behøver ikke være et institut det kan godt være et center eller en school. Bl.a. på sektorforskningsinstitutionerne er der meget lidt undervisning, og her passer institutbegrebet ikke så godt. Centre har meget forskning og lidt phd-undervisning, mens schools har undervisning som hovedfunktion. Rektor understregede, at der skal arbejdes med forskellige karriereveje for forskere og ledere f.eks. en forskningsretning, en undervisningsretning og en videnudvekslingsretning. Ole Hagh spurgte, om dekanerne er administrativt integreret. Rektor svarede, at det skal de i et vist omfang være. Dubleringer skal ikke findes i administrationen. AU skal have lige præcis den administration, der er behov for med klare linjer for, hvem der har ansvar for hvad. Aase Petersen påpegede, at der i dag er i alt 3 HR afdelinger på NAT, DMU og DJF, som jo forventeligt bliver til et hovedområde. Rektor svarede, at der nok skal ske en slankning for at undgå dubleringer. Arbejdet med at organisere de administrative funktioner pågår og er endnu ikke afsluttet, herunder forholdet mellem back-office og front-office. Uffe Pilegaard Larsen spurgte, om der skal være HR afdelinger på alle hovedområder. Rektor svarede, at der ikke kommer HR afdelinger på institutniveau og han slog fast, at der ikke bliver tale om 4 parallelle systemer. Han kunne dog ikke love, at der kun bliver én fælles HR afdeling, idet det forberedende arbejde ikke er færdigt endnu. I rapporten fra Sachi Hatakenaka og Quentin Thompson lægges der op til, at dekanerne skal have 4-8 administrative medarbejdere. Det er nok for lidt, sagde rektor, bl.a. set i lyset af, at det nye Faculty of Science and Technology vil blive større end hele Syddansk Universitet målt på omsætning. Sekretariatet lovede at eftersende rektors slides med info om den faglige udviklingsproces til medlemmerne. Rektor forklarede, at det videre forløb vil blive en indstilling på sider, som sendes til bestyrelsen den 10. juni. Herudover kommer der også en kort version på 3 sider og en engelsk oversættelse. Det forventes, at bestyrelsen nikker ja til, at stillingsopslag på de nye dekanstillinger 4

5 sker hurtigt både nationalt og internationalt efter den 17. juni. Rådgivningsgrupperne har møde om stillingerne den 16. juni. Finn Folkmann spurgte, om der kommer et resume af/konkluderende notat på mødet på Sandbjerg. Rektor lovede, at det vil blive lagt på nettet. Hans Uffe Sperling-Petersen spurgte, hvordan det nye NAT skal organiseres. Der bliver tale om et meget stort hovedområde, hvor fagområderne biologi og molekylærbiologi kommer til at udgøre omkring halvdelen af hovedområdet. Rektor svarede, at der ikke er truffet nogen beslutning om organiseringen Man kunne forestille sig et 5. hovedområde BIOTEK, men det ville splitte det sundhedsvidenskabelige hovedområde op, således at medicinuddannelsen ville skulle flyttes over i en medical school, og det ønsker man ikke. Rektor nævnte muligheden for centres of advanced studies og at man kunne samle enheder. Jørgen Jørgensen anførte, at der er forskel på, om man opgør størrelse på omsætning, antal studerende eller andre faktorer. Peter Wind fremførte, at det er vigtigt at have fokus på sikker drift af de opgaver der varetages i dag. Carsten Riis anførte, at der er forskel på hovedområderne f.eks. har HUM og SAM mange VIP men færre TAP, mens NAT/SUN har dyre støttefunktioner, som kræver flere TAP. Finn Folkmann spurgte, hvem man skal henvende sig til for at få indflydelse på den fremtidige struktur på institutter mv. Rektor svarede, at man skal henvende sig til dekanerne. Han anerkendte, at der er delte meninger om hvor store institutterne skal være. Bodil Due fastslog, at formålet med den faglige udviklingsproces er bedre faglig synergi. Ole Hagh spurgte til, om der er fastlagt rammer for, hvordan alle kan få indflydelse på beslutningerne? Søren Mogensen forklarede, at han forventer, at en ny dekan tiltræder 1. november eller lidt før. Den nye dekan vil sammen med institutlederne få ansvaret for den videre proces. Søren Mogensen vil bruge enkeltpersonerne i akademisk råd til at repræsentere de akademiske interesser. Rektor slog fast, at der ikke kan være en ens proces for alle hovedområder, da man er i forskellige situationer. Men der skal være en god repræsentation fra medarbejderside og han opfordrede medarbejderne til at tale med hinanden om ny organisering. Finn Folkmann mente, at det var usikkert at trække på de nuværende institutledere, da de måske er interesserede i at bevare deres position. Rektor svarede, at åbenhed er den bedste sikkerhed for, at det er de rigtige beslutninger, der træffes. Erik Meineche Schmidt forklarede, at på NAT vil der komme et 8 mandsudvalg, som skal lave en faglig analyse og en kernefeltsanalyse. Når afdækningsarbejdet er klart, er næste skridt så at finde frem til, hvordan det kan støbes sammen i en ny organisatorisk sammenhæng. Svend Hylleberg forklarede, at han og Børge Obel vil nedsætte en overordnet gruppe af dekaner /prodekaner og institutledere. Derudover kommer der subgrupper, som skal kigge på de enkelte fagligheder i en situation, hvor institutternes nuværende form afspejler uddannelserne. Svend Hylleberg understregede vigtigheden af også at tænke på de administrative ledere. Rektor svarede, at der skal være fair play også i denne proces. Han nævnte, at der kan være tale om stor usikkerhed på fremtiden for denne gruppe, og at administrative ledere i højere grad end dekaner og institutledere har ledelse som karrierevej. Erik Meineche Schmidt svarede, at ved større organisationsændringer vil usikkerheden om fremtiden kunne betyde, at organisationen mister medarbejdere/ledere. Det hverken kan eller skal skjules. 5

6 Der afholdes et møde den 18. juni med tillidsrepræsentanterne om den faglige udviklingsproces, hvor Jørgen Jørgensen vil deltage. 7. Mødedato efterår 2010 og hele 2011 Sekretariatet sender forslag til mødedatoer ud til medlemmerne. 8. Orientering om aftale mellem AC og AU om anvendelse af APU og trepartsmidler på AU i 2010 og 2011 Louise Gade orienterede om, at AU har modtaget kr. fra APU-midlerne og kr. fra trepartsforhandlingerne. I et samarbejde med tillidsrepræsentanterne er det blevet besluttet, at pengene skal gå til efter/videreuddannelsesformål, der understøtter den faglige udviklingsproces. Der er defineret nogle indsatsområder, bl.a. fundraising, omstilling, anerkendende kommunikation, engelskkundskaber mv. Ansøgningsfrist for midlerne er 15. november 2010 og der forventes udmelding senest 15. december 2010 om fordelingen af midlerne. Ansøgningerne skal tage afsæt i de nye familier. HSU er hermed formelt orienteret om denne beslutning. Materialet vil blive lagt på nettet. På forespørgsel fra Ole Hagh svarede Louise Gade, at HR-strategien lægger op til, at der etableres en kursusenhed, som vil varetage udbydelse af kurser på hele AU på baggrund af gennemførte MUS-samtaler, men det er endnu ikke helt på plads. Endvidere er der forhandling med Aase Petersen om OAO midlerne med samme fokus som ovenfor. 9. Afsked af 2 smede på DJF, se bilag B Jørgen Jørgensen orienterede om, at Dansk Metal har fremført den påstand, at afskedigelse af 2 smede på DJF er sket uden at følge samarbejdscirkulærets regler, idet der skulle være tale om en udlicitering. DJF har udarbejdet en redegørelse i sagen, hvor man påpeger, at spørgsmålet om besparelser på løn- og driftsudgifter har været behandlet i SU. Der er ifølge DJF ikke tale om en udlicitering, og de formelle regler er dermed overholdt. Jørgen Jørgensen foreslog, at DJFs redegørelse blev taget til efterretning i HSU. Uffe Pilegaard Larsen sagde, at det var hermed gjort. Rektor takkede tillidsrepræsentanterne for deres konstruktive bidrag til at løse konflikter. 10. Eventuelt Ingen bemærkninger. Mødet sluttede kl Jens Kristian Birthin 6