Studenterambassadørens kvartalsrapport

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Studenterambassadørens kvartalsrapport 2. kvartal 2014

2 1. Indledning Formålet med studenterambassadøren er at styrke retssikkerheden og afklare retsstillingen i de studerendes møde med Københavns Universitet. Studenterambassadøren er uafhængig af Københavns Universitet, herunder de studerende, de ansatte, den daglige ledelse og bestyrelsen. Studenterambassadøren ser situationen fra de studerendes synspunkt, lytter til de studerende og hjælper dem videre på en måde, hvor de ikke har følelsen af at stå helt alene. Studenterambassadøren kan behandle henvendelser fra studerende, Ph.d.-studerende, studenteransatte og andre, der oplever problemer med ind- eller udskrivning. De studerende kan spørge studenterambassadøren til råds om alle forhold på Københavns Universitet. Det kan enten være, hvis de mener, der er begået en fejl, hvis de oplever at være i en formel eller proceduremæssig gråzone, eller hvis de ikke ved, hvor de skal gå hen for at få råd og vejledning. Studenterambassadøren forsøger at få løst sagen på det lavest mulige niveau ved at gå i dialog med fakulteterne. Studenterambassadøren har tavshedspligt, og alle henvendelser bliver behandlet med fortrolighed. Kvartalsrapporten er opbygget med en indledning afsnit 1 efterfulgt af et afsnit om antallet af henvendelser, henvendelsestyper, henvendelser fordelt på fakulteter, henvendelseskanaler og antallet af henvendelser sat i forhold til samme periode sidste år mv. Afsnit 3 er en opfølgning på studenterambassadørens handleplan for 2014 samt en kort gennemgang af studenterambassadørens andre aktiviteter. I det sidste afsnit findes eksempler på henvendelser fra studerende i andet kvartal af Læs mere om studenterambassadøren på 2. Henvendelser fra studerende i 2. kvartal 2014 Der findes overordnet to typer af henvendelser til studenterambassadøren fra de studerende. Den ene er af uformel karakter og foregår i situationen med de studerende typisk på campusområderne. Den anden type af henvendelser har en mere formel karakter og oprettes som en konkret sag. Den sidstnævnte henvendelsestype omtales her som studenterhenvendelser. Der har i løbet af de første seks måneder været 99 studenterhenvendelser til studenterambassadøren. 37 i 1. kvartal og 62 i andet kvartal. Derudover har der de første 6 måneder været 24 mere uformelle henvendelser til studenterambassadøren i forbindelse med besøg på campusområderne. Det er henvendelser, hvor den studerende får svar med det samme, og hvor der ikke oprettes en egentlig sag. Samlet set har der således været 123 henvendelser i de første seks måneder af Nedenfor ses fordelingen på studenterhenvendelser på årets første seks måneder og fordelingen af det samlede antal henvendelser fordelt på andet kvartal: 2

3 Tabel 1: Fordelingen af studenterhenvendelser på årets første seks måneder: Tabel 2: Fordelingen af det samlede antal henvendelser på årets første seks måneder: Antallet af studenterhenvendelser har været fordelt på følgende fakulteter: Tabel 3: Antallet af studenterhenvendelser fordelt på fakulteter: 3

4 Der har de første seks måneder af 2014 således været flest henvendelser fra studerende på Det Humanistiske Fakultet efterfulgt af Det Juridiske Fakultet og Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. Sættes antallet af studenterhenvendelser i forhold til antallet af studerende på de enkelte fakulteter, så har der i første halvår af 2014 været flest henvendelser fra Det Juridiske Fakultet efterfulgt at Det Teologiske Fakultet og Det Humanistiske Fakultet. De første seks måneder af 2014 har studenterhenvendelserne omhandlet følgende: Tabel 1: Primær henvendelsesårsag i studenterhenvendelserne i første halvår af Primær henvendelsesårsag 1. kvartal kvartal 2014 Disciplinærsag 1 5 Dispensationssag 7 19 Eksamen / karakter 8 10 Ansattes optræden 0 2 Sagsbehandling 6 2 Optagelse / indskrivning 2 6 Vejledning 1 0 Udskrivning 4 3 Andet 8 15 I alt *Andet omhandler eksempelvis henvendelser om den praktiske tilrettelæggelse af uddannelsen, henvendelser om orlov og andet der ikke passer ind i de øvrige kategorier. 4

5 I første halvår har studenterhenvendelserne været fordelt på følgende typer af studerende: Figur 4: Studenterhenvendelser fordelt på typer af studerende. Som det fremgår af tabellen, så er der en klar overvægt af henvendelser fra bachelorstuderende. De studerendes primære henvendelsesmåde er . En korrespondance vil ofte blive fulgt op med en telefonsamtale eller et møde. Det er muligt for de studerende at komme uanmeldt forbi studenterambassadørens kontor i Fiolstræde 1, København K. hver tirsdag imellem og Men derudover kan der aftales et møde med studenterambassadøren, når det passer den studerende. Møderne kan finde sted på studenterambassadørens kontor eller på den studerendes campusområde. Oftest ønsker den studerende at mødes på studenterambassadørens kontor. Nedenfor ses en oversigt over de studerendes henvendelsesmåde ved den første kontakt. 5

6 Figur 5: Henvendelsesmåde ved første kontakt i første halvår af 2014 Sammenlignes antallet af studenterhenvendelser i de første seks måneder af 2014 med samme periode i 2013 ses en fordobling af henvendelserne fra 49 studenterhenvendelserne i 2013 til 99 i Figur 6: Antallet af studenterhenvendelser i første halvår 2014 i forhold til samme periode i 2013: Det forventes, at antallet af studenterhenvendelser vil være stigende, efterhånden som antallet af studerende, der har kendskab til studenterambassadøren, ligeledes øges. 6

7 3. Status på studenterambassadørens handleplan for 2014 Studenterambassadøren vil i 2014 have fokus på følgende områder: 1. Udbredelse af viden om studenterambassadøren 2. Forankring og videreudvikling af funktionen 3. Generelle undersøgelser 4. Opfølgning på generelle undersøgelser og studenterhenvendelser fra 2013 Opfølgning på punkt 1: Udbredelse af viden om studenterambassadøren Det er studenterambassadørens mål, at 50% af de studerende ved udgangen af 2014 skal have kendskab til studenterambassadørfunktionen. Studenterambassadøren vil ved udgangen af året gennemføre en spørgeundersøgelse med henblik på at finde ud af, om målet er nået. Med henblik på at blive bedre kendt blandt de studerende, er studenterambassadøren til stede på campusområderne på skift hver torsdag fra kl Der skiftes imellem Søndre Campus, Frederiksberg Campus, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, Nørre Campus og Det Samfundsvidenskabelige fakultet. Studenterambassadøren er som udgangspunkt til stede i månederne februar til juni og igen fra september til december. På campusområderne er studenterambassadøren der, hvor de studerende er. På Humaniora er det på Fakultetstorvet, på Det Samfundsvidenskabelige Fakultet er det i kantinen eller på institutternes mødesteder osv. Hvor studenterambassadøren kan mødes de enkelte torsdage kan ses på studenterambassadørens Facebook side. Under tilstedeværelsen på campusområderne deler studenterambassadøren foldere ud, og forsøger på den måde at gøre de studerende opmærksom på funktionen. Derudover er studenterambassadøren bare tilstede og står til rådighed for de studerende, der har lyst til at vende store som små problemstillinger. Studenterambassadøren har i perioder i første halvår af 2014 betalt for promovering af sin Facebook side, hvilket har medført mere end en firedobling af likes af siden. På studenterambassadørens Facebook side orienteres om studenterambassadørens arbejde, rettigheder for de studerende mv. Studenterambassadøren tog i starten af året kontakt til DJØF Bladet, med henblik på at få dem til at bringe en artikel om studenterambassadøren på studiesiderne i bladet. DJØF Bladet bragte i maj måned en artikel om studenterambassadøren under siderne Min Karriere. DJØF er den faglige organisation for jurister og jurastuderende samt erhvervsøkonomiske og samfundsvidenskabelige kandidater og studerende. 7

8 Universitetsavisen bragte i andet kvartal en artikel om studenterambassadørfunktionen i forbindelse med, at årsberetningen blev lagt op studenterambassadørens hjemmeside. Studenterambassadøren har ligeledes deltaget i interview med CBS Observer, som er Copenhagen Business Schools sidestykke til Københavns Universitets universitetsavis og FAMØS, som er fagbladet for aktuar, matematik, økonomi og statistik, som bragte en artikel om studenterambassadørfunktionen i februar. Opfølgning på punkt 2: Forankring og videreudvikling af funktionen I 2014 kan der anvendes færre ressourcer på etablering af funktionen, end det var tilfældet i Fokus vil i 2014 flytte sig fra etablering af funktionen til forankring af funktionen på Københavns Universitet. Studenterambassadøren har i første og andet kvartal af 2014 præsenteret sin første årsberetning for flere af fakulteterne, for bestyrelsen for Københavns Universitet, KUUR, AL og LT, Studenterrådet og for fagråd og en studievejledning. Præsentationen af årsberetningen har givet flere gode input til funktionen til samarbejdet med fakulteterne, til hvordan studenterambassadøren kan øge kendskabet til funktionen blandt de studerende, og hvordan dialogen med fakulteterne kan forbedres. Studenterambassadøren vil arbejde videre med de input, der er modtaget. Studenterambassadøren oprettede i slutningen af 2013 et dialogforum, som skal bruges til sparring og dialog. Studenterambassadørens dialogforum består af medarbejdere og studerende fra alle seks fakulteter samt af repræsentanter fra uddannelsesservice, rektorsekretariatet og studenterrådet. Der har været afholdt et enkelt møde i dialogforum, som blev benyttet til en præsentation af funktionen, dialogforum, mulige kommende emner for møderen og til fastlæggelse af de kommende mødedatoer. Det efterfølgende møde, der skulle have været afholdt i slutningen af juni, blev aflyst på grund af for stort frafald blandt mødedeltagerne. Det næste møde er planlagt til at finde sted i oktober. Studenterambassadøren har i første kvartal af 2014 igen besøgt sin kollega i Norge studenterombuddet ved Oslo Universitet. På møderne drøftes erfaringer og udfordringer, og hvordan funktionerne kan udvikles. Erfaringerne fra det første år i funktionen er fortsat meget ens i Norge og Danmark. Studenterambassadøren er indgået i et europæisk netværk for ombudsmænd ved højere uddannelser ENOHE (European Network of Ombudsmen in Higher Education). ENOHE afholder en årlig konference over tre dage. I år fandt konferencen sted i Warszawa fra den maj. Det overordnede tema for konferencen var Higher Education Ombudsmen And Empowerment: How To Make It Work. 8

9 På konferencen var der omkring 80 deltagere fra flere end 15 lande som eksempelvis Holland, USA, Sverige, Østrig og Spanien. Konferencen bestod af workshops og oplæg om forskellige emner inden for fællestemaet for konferencen. Studenterambassadøren holdt ligeledes et oplæg omkring erfaringerne fra at starte studenterambassadørfunktionen op, og hvorfor funktionen ikke som i andre lande har titel af studenterombud men studenterambassadør. Udover den årlige konference har ENOHE en hjemmeside, hvor der løbende deles nyheder, artikler og erfaringer. Studenterambassadøren er efterfølgende blevet en del af ENOHEs styregruppe. Studenterambassadøren afholdt i januar møde med Peter Sandøe, som er formand for praksisudvalget. Og på baggrund af det møde, deltog studenterambassadøren i maj måned i Det Sundhedsvidenskabelige Fakultets kursus for Ph.d. studerende om Responsible Conduct of Research. Studenterambassadøren har ligeledes afholdt møde med Named Person på Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet Jørn Dybkjær Hounsgaard. Opfølgning på punkt 3: Generelle undersøgelser Studenterambassadøren har efter ønske fra fakulteterne ikke iværksat generelle undersøgelser i første halvår af Opfølgning på punkt 4: Opfølgning på generelle undersøgelser Studenterambassadøren her ikke i første halvår foretaget opfølgning på generelle undersøgelser fra Eksempler på henvendelser Den studerende henvendte sig til studenterambassadøren, da hun og flere af hendes medstuderende oplevede fristen for aflevering af deres bachelorprojekt for uhensigtsmæssigt. De studerende tilmeldte sig fag til bachelorprojektet i perioden fra den 6. til 11. marts. Der var 3 muligheder at vælge imellem. Den 26. marts blev det meldt ud, hvilke fag de studerende skulle skrive bacheloropgave i. De studerende kunne således ikke starte på opgaven tidligere. Den 4. april var der vejledning om bacheloropgaven. I ugen fra den 7. til den 11. april var de studerende til en eller flere eksamener, og de havde således læst til eksamener og lavet afleveringsopgaver i den periode, og de studerende ville derfor gerne have forlænget afleveringsfristen med de 14 dage, der var gået med anden eksamenslæsning, da der reelt ikke havde været mulighed for at skrive bachelorprojekt. Derudover så var afleveringsfristen for studerende på en anden studieordning på samme uddannelse blevet forlænget med tilsvarende 14 dage. Hvis de studerende ikke fik afleveret deres bachelorprojekt, så ville det udover et brugt eksamensforsøg have den konsekvens, at de studerende ville blive overflyttet til en anden studieordning og derved medføre et merittab og forlængelse af deres studietid. Efter at have forelagt sagen for fakultetet meldte de tilbage, at de studerende ville få forlænget deres afleveringsfrist. 9

10 En studerende henvendte sig til studenterambassadøren, da hun havde fået afslag på at blive optaget på en kandidatuddannelse, som hun ikke havde et retskrav på at blive optaget på. Det fremgik ikke afgørelse, præcist hvilke krav til optag hun ikke havde opfyldt. Umiddelbart efter henvendte to andre studerende sig til studenterambassadøren med samme problematik. De var heller ikke blevet optaget på samme kandidatuddannelse. Ved en gennemgang af de tre studerendes afgørelser viste det sig, at de har fået fuldstændig identiske afgørelser. Derudover var kontaktinformation i klagevejledningen indsat som et link. Når man klikkede på linket kom man ind på en side med overskriften Velkommen til Københavns Universitet. Derfra skulle man vælge den pågældende uddannelse, og derved klikke sig videre. Herefter kom man ind på en ny side med overskriften Studiestart velkommen til alle nye studerende. Studenterambassadøren henvendte sig til fakultetet og orienterede om, at fakultetets afgørelser efter studenterambassadørens vurdering ikke levede op til reglerne i forvaltningsloven om, at negative afgørelser skal indeholde en begrundelse, samt at klagevejledningen ligeledes forekom uhensigtsmæssig. Fakultetet meldte tilbage, at den korte og standardiserede afgørelse skyldtes overgang til et nyt system, hvor der var en begrænsning i, hvor mange tegn en afgørelse kunne indeholde. Fakultetet ville undersøge om linket i klagevejledningen kunne ændres. Orienteret fakultetet om, at såfremt et system ikke var klar til at blive taget i brug, fordi det ikke kunne opfylde kravene i forvaltningsloven, så måtte det vente, samt at det ligeledes måtte være i fakultetets interesse at give en uddybende begrundelse, således at de studerende ikke følte sig nødsaget til at klage, for at få en ordentlig begrundelse. Derudover fratages de studerende en klagemulighed, hvis de først i forbindelse med behandlingen af klagesagen får en tilstrækkelig uddybende begrundelse. Udfordringen med begrænsningen i antal tegn skulle efterfølgende være løst. En studerende henvendte sig til studenterambassadøren, da han havde haft problemer i forbindelse med eksamen. Den studerende var stærkt ordblind og havde i den forbindelse søgt om en anden eksamensform end den ordinære. Studienævnet havde givet afslag på at give en anden eksamensform, men havde tilbudt den studerende ekstra tid til eksamen. Den studerende havde meddelt studienævnet, at længere tid til eksamen ikke ville tilgodese hans funktionsnedsættelse, da eksamensformen i sig selv var uforenelig med at være svært ordblind, men studienævnet havde ikke fundet anledning til at ændre afgørelsen. Det er studenterambassadørens opfattelse, at funktionsnedsatte kan ikke i alle tilfælde kan tilbydes de samme særlige forhold ved en eksamen. Der må tages hensyn til den studerendes funktionsnedsættelse samtidig med, at prøvens niveau fastholdes. Flere studerende henvendte sig til studenterambassadøren, da de havde fået afslag fra studienævnet på at skrive en afløsningsopgave, således at de kunne afslutte deres bacheloruddannelse, og som konsekvens heraf skulle overflyttes fra en studieordning til en anden. Flere af den studerende manglede alene at bestå et enkelt fag. Såfremt de skulle overflyttes fra en studieordning til en anden, ville det medføre et merittab, og at de derfor ville blive forsinket i ét år. Flere af de studerende havde oplyst om særlige forhold såsom sygdom hos den nærmeste familie, dem selv, funktionsnedsættelse eller andre forhold. 10

11 Studenterambassadøren har skrevet et brev til studienævnet, hvori studienævnet opfordres til at se på sagerne igen med henblik på at finde en løsning der ikke medfører, at de studerende, der alene mangler enkelte fag på den tidligere studieordning, bliver studieforlænget samtidig med, at det opfylder fakultetets ønske om at få afsluttet den pågældende studieordning. 11