Vejledning til. Opus Personalemappe

Transkript

1 Vejledning til Opus Personalemappe 1

2 Som leder/stedfortræder har du mulighed for at gemme (journalisere) personalerelaterede dokumenter i Opus Personalemappe. Der findes to hovedmapper : Personalemappe Institutionslederens mappe Under hovedmapperne findes nedenstående undermapper. Hovedmappen Personalemappe Hovedmappen Institutionslederens mappe Undermapper Ansættelsesbreve Dokumentation for tidl. ansættelser Uddannelsesbeviser Lønaftaler Orlov Opsigelse ansøgt Barsel Sygdom Seniordage/fritvalg Pension Diverse P-mappen Undermapper MUS Opfølgningssamtaler LUS Fortroligt Diverse Dokumentation til diverse udlæg Udover ovennævnte mapper, har leder/stedfortræder også læseadgang til hovedmappen Løn/HR med undermapperne : Disciplinære foranstaltninger Opsigelse uansøgt Valg TR/sikkerhedsrepræsentant Hvis medarbejderen har adgang til fanen Egne oplysninger, har medarbejderen læseadgang til de undermapper som er skrevet med rødt og indberetningsadgang til de undermapper skrevet med blå skrift. Se pdf-filen Mappestruktur til KMD for at se autorisationer til de enkelte mapper. 2

3 Som leder/stedfortræder kan du tilgå Personalemappe i Opus Rollebaseret Indgang (se nedenstående skærmprint). 3

4 Personalemappe Her kan du tilgå og arbejde i personalemappen for en valgt medarbejder. Du kan kun arbejde i én personalemappe ad gangen. Tilgå en personalemappe For at tilgå en personalemappe skal du vælge en medarbejder i teamoversigten. Den valgte medarbejders personalemappe bliver nu vist. Vær opmærksom på, at mappestrukturen på den valgte medarbejder kun viser de mapper, der pt. indeholder dokumenter. 4

5 Du kan åbne en mappe og se de underliggende dokumenter ved at klikke på pilen til venstre for hvert mappenavn. Herved åbnes et overblik, og du kan tilgå dokumenterne i mappen. Et dokument i en mappe kan være oprettet og gemt i mere end en status. Dette afspejles i det lille farvede ikon ud for dokumentnavnet. Ikoner på dokumenttyper Et dokument i en mappe kan have forskellige statusser, hvilket understreges af et lille ikon placeret ud for hvert dokument. En gul trekant betyder f.eks., at dokumentet endnu ikke er godkendt, men fortsat er gemt i status "Kladde" eller i status "Til Godkendelse". Det firkantede grønne ikon betyder at dokumentet er "Godkendt". Klik på trekanterne for at åbne og lukke for indholdet. 5

6 Status på dokumenter Når et dokument har status "Kladde", er det kun dig, der kan se det. Det betyder, at du kan oprette et dokument i en medarbejders personalemappe i status "Kladde", uden at medarbejderen kan se det. Når et dokument har status "Kladde" kan du desuden også slette dokumentet igen. Når du er færdig med at arbejde i dokumentet, kan du ændre status. Hvis dokumentet er færdigt, kan du gå direkte til status Godkendt. Alternativt kan du gemme det i status Til godkendelse. Når et dokument er ændret fra "Kladde" til en anden status, kan det ikke længere gå tilbage til at være "Kladde", ligesom det ikke kan slettes direkte. Du kan sætte dokumentet til "Redigeres" og dermed lave ændringer i det igen, eller du kan markere det som "Forældet", hvorved det kun kan tilgås og vises, men ikke længere redigeres, ligesom der ikke kan ændres status til noget andet. Autorisationer i mappestrukturen Der er i mappestrukturen et indbygget autorisationskoncept, som styrer muligheden for at læse, oprette og redigere dokumenter. Der er forskel på, hvad du kan i de enkelte mapper. Eksempelvis kan du som leder/stedfortræder læse eksisterende dokumenter oprettet som Diciplinær foranstaltninger af en central medarbejder, men du kan ikke selv oprette nye dokumenter af denne type. På langt de fleste dokumenttyper har du som leder/stedfortræder den fulde adgang (oprette, ændre, læse), mens medarbejderen i sin egen mappe har læseret. Opret eller indlæs dokumenter til personalemappen For at lægge dokumenter i personalemappen skal du klikke på personalemappe på en valgt medarbejder. Skærmbilledet skifter nu til dette: under den viste Her vælger du, om du vil oprette et blankt dokument og ændre i dokumentet direkte i den valgte personalemappe, eller om du vil indlæse/uploade et eksisterende dokument. Bemærk, at skabeloner med flettefelter oprettes og anvendes af HR og lønkonsulenterne. Skabeloner kan f.eks. anvendes til at udarbejde ansættelsesbreve osv. 6

7 Opret blankt For at oprette et blankt dokument skal du vælge "Opret blankt". Herefter skal du angive et navn til dit dokument og klikke på Vælg placering, hvorefter skærmbilledet skifter. Du skal nu angive, i hvilken mappe du ønsker at oprette dit dokument. Vær opmærksom på, at kun de mapper, hvor du som leder/stedfortræder har adgang til at oprette dokumenter i, vil være vist i strukturen. Vælg f.eks. " Institutionslederens mappe" og vælg type f.eks. MUS : Vær opmærksom på, at når du opretter et blankt dokument, skal der ikke vælges skabelon. Anvendelse af et blankt dokument, kan f.eks. være notater omkring sygefravær m.m. Når du har valgt placering af dit dokument, klikker du på Opret. Herefter oprettes dit dokument, og et word-vindue åbner. Når du er færdig med at arbejde i dokumentet, klikker du på Gem og efterfølgende på Luk, så dokumentet gemmes og lukkes. 7

8 Indlæs fil For at indlæse fra en fil, skal du vælge "Indlæs Fil", angive et filnavn og klikke på. Du får herved en pop-up, hvorfra du vælger den fil på din PC, du vil indlæse. Du markerer den ønskede fil og klikker på åben i Pop-up en. Stien til filen vises nu i indtastningsfelter, og du skal klikke på for at komme videre i processen. Du skal nu angive, i hvilken mappe du ønsker at oprette dit dokument. Vær opmærksom på, at kun de mapper hvor du som leder/stedfortræder har adgang til at oprette dokumenter i, vil være vist i oversigten. 8

9 Når du har anført mappe og type, klik da på indlæs. Du har mulighed for at indtaste yderligere oplysninger under Egenskaber. Afslut med Gem egenskaber. Vis Når et dokument er oprettet, kan du få det vist ved at markere dokumentet og klikke på. Hermed åbnes dokumentet og kan ses og printes, men du kan ikke lave ændringer i dokumentet. Når et dokument markeres, aktiveres visningen af dokumentets egenskaber også. 9

10 Send Når et dokument er markeret, kan du sende en kopi fra Opus Personalemappen ved at klikke på. Herved åbnes et nyt skærmbillede: Her kan du vælge at sende det markerede dokument til medarbejderens e-boks, ved igen at klikke på, eller du kan sende til en -adresse, du selv angiver. Vælger du at sende til -adresse, skal du angive en adresse og, klikke på Send og herefter får du en pop-up hvor du kan angive en følgetekst, et emne samt en eventuel Ccmailadresse, og klikke på Send-ikonet i øverste venstre hjørne af pop-up en, hvorefter dokumentet sendes og du ledes tilbage til den aktive personalemappe. 10

11 Andre handlinger Når et dokument markeres, kan du klikke på, så du får en menu med 2 valgmuligheder: Hvis du vælger "Rediger", åbner du dokumentet og kan redigere i det. Hvis du vælger "Slet kladde", sletter du det valgte dokument forudsat dokumentet har status "Kladde". Hvis dokumentet er gemt som andet end "Kladde", kan du ikke slette det, men skal i stedet tilgå dokumentets egenskaber til højre i skærmbilledet og ændre status til "Forældet", så det ikke vises. Dokumenter til Godkendelse På Forside vil du under Mit Overblik kunne se, om du har workflows, der skal behandles: Klikker du på et workflow, ledes du direkte til personalemappen, der viser alle Dokumenter til 11

12 godkendelse. Er du gået væk fra Forside er en anden vej til workflows til behandling: Mit personale > Personalemappe > Dokumenter til godkendelse. Har du dokumenter til behandling, kan du også se hvilken behandling der mangler at blive fuldført ved at klikke på den grå boks til venstre for emnet: fremtidige handlingsplaner vises nederst i skærmbilledet.. Informationerne og 12