Bilag 1 Kravspecifikation Ydelser

Transkript

1 Bilag 1 Kravspecifikation Ydelser Nr. Ydelse i Mindstekrav Forventet antal pr. år Ydelsesbeskrivelse Format, mål, varighed Leveringstid på året Eksempler V A R E R 1 Vimpel Vimplen ønskes videreført med sin nuværende form og udseende, dvs. hvid med rød kant og indsat tekst "Havmiljøvogter" og våbenskjold indsat, jf. billedeksemplet. Leverandørens arbejde består således primært i indkøb/produktion og levering og ikke design. Vimplen skal laves i vejrbestandigt stof. Havmiljøvogterne modtager en ny vimpel hvert år ved opstart af den nye sejlsæson. Ca. 21 x 44 cm 2 Vimpel til egne enheder 100 Helt som Ydelse nr. 1, jf. dog det større format Ca. 47 x 100 cm 3 Kuverter Leverandøren skal indkøbe/producere og levere kuverterne, der skal være røde og i en stærk kvalitet. Kuverterne skal anvendes til fremsendelse af de to årlige forsendelser af ca kuverter. I første forsendelse til havmiljøvogterne indgår sæsonbrev (nr. 7), klistermærker (nr. 9) sæsongaven (nr. 11), årets 1. udgave af medlemsmagasinet "Havmiljøvogteren" (nr. 16) og havfaldsposer og - sække (nr. 17 og 18). I anden forsendelse indgår sæsonafslutningsbrev (nr. 8) og årets 2. udgave af "Havmiljøvogteren". Først på året sendes også kuverter med materiale til juniorvogterne jf. nr x 25 cm (Format B4) (vil afhænge af sæsongaven) 4 Hvervebrochurer (danske lystsejlere) Hvervebrochuren skal designmæssigt ligne en vimpel, jf. nr. 1 og billedeksemplet. Vimplen er således blevet et kendetegn for kampagnen, som ønskes brugt i det øvrige materiale. På forsiden skal der stå "Havmiljøvogter" og på bagsiden angives Forsvarets samarbejdspartnere. Leverandørens kreative arbejde består derfor fortrinsvis i udkast til tekst brochuren. En af Forsvarets øvrige samarbejdspartnere leverer fotos til brochuren. Brochuren skal samlet udgøre ca. 10 sider, hvoraf ca. 5 sider er fotos og de resterende 5 sider er tekst. Brochuren skal beskrive havmiljøordningens baggrund, formål, nyttevirkning, og hvordan tilmelding kan ske (via hjemmeside, APP, QR-kode eller sms). Efter prototypegodkendelse skal leverandøren indkøbe/producere og sørge for levering. Højde/bredde som 5 Hvervebrochurer (tyske lystsejlere) 500 Brochurerne til de tyske lystsejlere skal have samme udformning og layout som de danske hvervebrochurer. Den danske tekst (nr. 4) oversættes til tysk. Højde/bredde som 6 Brochurer til det maritime erhvervsliv (engelsk) Brochuren skal henvende sig til de rederier, der har fartøjer sejlende i danske farvande og overordnet redegøre for vores Danmarks og Forsvarets holdning til havmiljø og udledning af olie og havfald. Brochurerne medbringes af lodserne, når de går ombord på et kommercielt skib og afleveres til skibsføreren. Efter prototypegodkendelse skal leverandøren indkøbe/producere og sørge for levering. Højde/bredde som 7 Sæsonbrev Sæsonbrevene udsendes ved årets begyndelse sammen med sæsongaven mm. Leverandøren skal forestå layout/opsætning, indkøbe brevpapir i god kvalitet og forestå trykning af brevene. Den konkrete tekst tegn udarbejdes på dansk i samarbejde med Ordregiver. Afsender på brevet er Chefen for Operationsstaben i Værnsfælles Forsvarskommando.

2 8 Sæsonafslutningsbrev Sæsonafslutningsbrevet udsendes ved årets udløb (sæsonens afslutning) sammen med 2. udgave af medlemsmagasinet. Se i øvrigt nr. 7. Ultimo 9 Klistermærker Leverandøren skal indkøbe og sørge for levering af klistermærker, der er udformet som vimplen (hvervebrochuren i nr. 4), jf. dog de mindre mål. Klistermærkerne skal være vejrbestandige og af god kvalitet, da de skal kunne sættes på fartøjer uden mast, som ikke kan bruge vimplen f.eks. motorbåde, kajakker mv. 12 X 16 cm. (maks. højde og bredde) 10 Plakater 400 Leverandøren skal designe og indkøbe/producere plakater til opsætning i industrihavne, lystbådehavne og marinaer. Plakaten skal være et iøjnefaldende fremstød for havmiljøvogterordningen og blandt andet angive, hvorledes tilmelding kan ske (via hjemmeside, APP, QR-kode eller sms). Ca. 100 X 70 cm. 11 Sæsongave Rammebeløb 35 DKK/stk. - Leverandøren skal designe/fremkomme med forslag til en lille gave, som kan indgå i den første årlige forsendelse til havmiljøvogterne, jf. også nr. 3 om kuverternes størrelse. Gaven skal gerne synliggøre tlf. nummeret til brug ved rapporteringer om olie/affald og/eller Forsvarets logo. Gaven må gerne have en sejlerrelevant funktion, men dette er ikke et krav. Vær opmærksom på beløbsrammen. 12 Messestand 1 for hele aftaleperioden Leverandøren skal udarbejde koncept for og indkøbe en messestand, som kan bruges både indendørs og udendørs. Ordregiver deltager jævnligt i forskellige messer og sejlrelaterede aktiviteter, der foregår både inde og ude som f.eks. Boat Show i Fredericia (hvert 2. år) og Tall Ship Race (Aarhus i 2019). Konceptet skal indeholde folde-ud væg (ca. 3 x 4 meter) til ophæng af plancher, podium, brochureholder samt et cafébord med to stole. Med henblik på udendørs brug skal konceptet tillige indeholde afskærmning mod vind og regn i form af pavillon eller andet. Messestanden skal bruge havmiljøordningens rød/hvide farver og på relevante steder gengive havmiljøvogterlogoet og Forsvarets logo, jf. også billederne i nr. 1 og 4 ovenfor. - Ved behov 13 TV spots 2 spots i aftaleperioden (hvert 2. år) Rammebeløb DKK/spot Leverandøren skal producere et TV spot, der kan bruges på messer og på sociale medier mv. TV spottet skal på en opmærksomhedsskabende måde gøre rede for vogteropgavens formål og samfundsmæssige vigtighed, ordningens indhold (forsendelserne mv.) inkl. juniorordningen, samt hvordan man kan tilmelde sig. Vær opmærksom på beløbsrammen. Ca. 60 sek. TV spottet for 2017 kan ses på 14 Hverveannonce 1 Fælles rammebeløb for ydelse nr. 14 og 15: DKK p.a. - Leverandøren skal hvert år designe en hverveannonce (1 helside) til indrykning i magasinerne Bådnyt og Bådmagasinet. Forslag til annonce og indhentede tilbud forelægges Ordregiver til godkendelse før iværksættelse. Vær opmærksom på beløbsrammen. 15 Bannerreklame 1 Fælles rammebeløb for ydelse nr. 14 og 15: DKK p.a. - Leverandøren skal årligt designe en hvervebannerreklame til visning på udvalgte hjemmesider. Leverandøren skal selvstændigt foreslå 3-5 relevante hjemmesider. Forslag til bannerreklame samt identificerede relevante hjemmesider og indhentede tilbud forelægges Ordregiver til godkendelse før iværksættelse. Vær opmærksom på beløbsrammen. 16 Magasin "Havmiljøvogteren" 2 x Leverandøren har det redaktionelle ansvar for udarbejdelsen af de to årlige udgaver af medlemsmagasinet "Havmiljøvogteren". Leverandøren kan forvente selv at skulle producere 2-3 artikler med et maritimt indhold til hver udgave. Derudover skal leverandøren fremkomme med forslag til magasinets øvrige indhold og sørge for at indhente aftalte bidrag fra de øvrige bidragsydere. Ordregiver har en samarbejdspartner, som leverer fotos/billedmateriale til magasinet. Det forventes, at leverandøren skal indgå i et tæt /ultimo

3 samarbejde med denne samarbejdspartner. Magasinet trykkes i en god papirkvalitet og med ca sider inkl. for - og bagside. 17 Poser til havaffald ("havfald") ruller (min. 8 poser pr. rulle) Leverandøren skal indkøbe/producere og sørge for levering af ruller med havfaldsposer mhp. fremsendelse til havmiljøvogterne til brug for opsamling af affald. Poserne skal være røde og have påtrykt Forsvarets logo, QR-kode og teksten "Havfaldsposer". Poserne skal laves i et materiale, som agerer miljøvenligt ved forbrænding. Ca. 45 x 50 cm. (posens mål) 18 Sække til havaffald ("havfald") ruller (min. 5 sække pr. rulle) Leverandøren skal indkøbe/producere og sørge for levering af ruller med havfaldssække mhp. fremsendelse til havmiljøvogterne til brug for opsamling af større stykker/mængder affald. Sækkene skal være røde og have påtrykt Forsvarets logo, QRkode og teksten "Havfaldssække". Poserne skal laves i et materiale, som agerer miljøvenligt ved forbrænding. Ca. 70 x 110 cm. (sækkens mål) 19 Tilmeldingsblanketter 500 Leverandøren skal sørge for indkøb/produktion og levering af indmeldelsesblanketter, hvorpå den kommende havmiljøvogter angiver sine personlige oplysninger samt fartøjsnavn, hjemhavn og eventuel navn på sejlklub. Ca. 10 x 15 cm. 20 Beklædning (dame) 1 jakke 1 sweatshirt 1 T-shirt Leverandøren skal designe og indkøbe/producere jakke, sweatshirt og T-shirt til Forsvarets medarbejder til brug for deltagelse på messer og udendørs aktiviteter. kken skal være i god vejrbestandig kvalitet, og sweatshirt og T-shirt skal være i en almindelig god bomuldskvalitet. Tøjet skal med hensyn til farvevalg være i tråd med kampagnens øvrige materialer/udtryk. Aftales 21 Adresselabels Leverandøren skal indkøbe/producere adresselabels til at sætte på de mange forsendelser. Adressemærkerne skal have påtrykt havmiljøvimplen. Ca. 6 x 12 cm. 22 Velkomstbrev (juniorkampagnen) Velkomstbrevet udsendes til nye juniorvogtere. Enhver der er barn eller barnebarn af en havmiljøvogter og mellem 8-12 år kan blive juniorvogter og dermed medlem af juniorklubben. Brevet skal trykkes på brevpapir af god kvalitet med Forsvarets logo og havmiljøvogterordningens vimpel. Den konkrete tekst udarbejdes på dansk i samarbejde med VFK. Teksten skal være i et ungdommeligt og friskt sprog. 23 Juniorbog (juniorkampagnen) Leverandøren skal lave en bog, der sendes til nye juniorvogtere sammen med velkomstbrevet. Bogen skal være målrettet aldersgruppen og indeholde quizzer og interessante oplysninger om emner relateret til havmiljøet f.eks. forurening, dyreliv til havs mv. Bogen skal have ca sider trykt på for- og bagside, dvs. et sidetal på ca sider. Ca. 13 x 18 cm. 24 Klistermærker (juniorkampagnen) ark Leverandøren skal udarbejde forslag til og dernæst indkøbe og sørge for levering af ark i størrelse med forskellige klistermærker, som dog alle i udtryk og tekst skal være centreret omkring juniorordningen og havmiljøindsatsen. Hvert ark skal indeholde ca. 8-10

4 aftagelige klistermærker. 25 Stofpatch (juniorkampagnen) Leverandøren skal designe et forslag til et stofpatch, som juniorvogterne kan sætte på deres jakker eller tasker, og som således kan tjene som kendetegn for juniorklubben. Stofpatchene skal med hensyn til kvalitet og indfarvning være vejrbestandige. Leverandøren vælger selv formen, dvs. om patchene skal være runde eller flersidede som f.eks. vist på billedet til højre. Patchene skal bære teksten "JUNIORHAVMILJØVOGTER". Patchene skal kunne sys på eventuelt kombineret med velcro, således at kun mærkets "bagside" sys fast på jakken eller tasken, mens "forsiden" sidder fast med velcro. Rund: Ca. 8 cm. diameter. Flersidet: Ca. 6 x 10 cm, jf. billedet til højre. Andre former accepteres også. 26 Katalog med forslag og anbefalinger for næste sæson 1 Leverandøren skal ved sæsonens afslutning udarbejde et katalog med forslag og anbefalinger til reklame- og markedsføringsmæssige tiltag, der kan overvejes med henblik på at hverve nye havmiljøvogtere og fastholde de eksisterende. Kataloget skal tage afsæt i den/de foregående sæsoners positive og negative erfaringer med hvervning og fastholdelse af havmiljøvogterne. I forbindelse med det enkelte forslag/anbefaling skal leverandøren søge at beskrive forhold, som må antages at have betydning for ordregivers beslutning om iværksættelse, herunder omkostninger og eventuelle risici. Prosa () eller som PowerPoint præsentation Ultimo T J E N E S T E Y D E L S E R 27 Forsendelser Ca Leverandøren skal sørge for pakning og afsendelse af samtlige forsendelser i henhold til havmiljøvogterordningen, herunder to årlige forsendelser til havmiljøvogterne og en til juniorvogterne. Leverandørens transportaftaler med underleverandører/vareproducenter er Ordregiver uvedkommende. Overfor ordregiver bærer leverandøren risikoen for varernes forsendelse fra Leverandørens forretningssted og til havmiljøvogternes hjemadresser. - /ultimo og ved behov 27.1 Porto Ca Leverandørens tilbud skal indeholde en pris for porto på forsendelse af de kuverter (nr. 3), der i 2018 skal sendes til postadresser i Danmark, hvoraf har en stykvis vægt på 450 gr., og de resterende har en stykvis vægt på 100 gr. Det er ikke et mindstekrav, at Leverandøren i tilbuddet angiver portoprisen for forsendelserne i årene , da disse priser vil bero på resultatet af Leverandørens forhandlinger, jf. nr Adressevask 1 Forud for fremsendelse af sæsonpakkerne skal leverandøren foranledige og foretage en årlig "adressevask" af det af Ordregiver leverede adressekartotek for alle havmiljøvogtere. Der er aktuelt mere end havmiljøvogtere. 29 Forhandling af forsendelsesomkostninger 1 Ordregiver betaler forsendelsesportoen efter regning, og det er derfor vigtigt, at forsendelserne sker til konkurrencedygtige priser. Inden årets udgang (første gang ultimo 2018) skal Leverandøren følgelig indhente tilbud fra et repræsentativt udsnit af pakkepostmarkedet på en samlet prisaftale, der skal gælde alle forsendelser i det følgende kalenderår indtil rammeaftalens udløb. Ultimo 2018 (første gang) 30 APP "Stop olien" 50 timer Den nuværende smart-phone applikation kan hentes via APP-store eller QR-kode og er tilgængelig til iphones og Android telefoner, men endnu ikke Windows telefoner. Applikationen har to vigtige funktioner. For det første kan man tilmelde sig havmiljøvogterordningen ved at udfylde og sende et indmeldingsskema. For et andet kan man bruge applikationen til nemt og hurtigt at indberette olie og havaffald på vandet. Derudover indeholder applikationen anden nyttig information. Leverandøren skal med kreative inputs og forslag bidrage til applikationens videreudvikling. Det er i denne forbindelse vigtigt, at de ovennævnte funktioner fortsat er synlige og nemt tilgængelige på applikationen. Leverandøren skal endvidere lave teknisk vedligeholdelse, så applikationen også kører på kommende generationer af hardwareproducenternes operativsystemer. Ordregiver sørger

5 for leverandørens adgang til applikationen. Leverandøren betaler som udlæg udgifter til Apple Developer Program og andre nødvendige gateways, der herefter afregnes overfor Ordregiver. kreativt videreudviklingsarbejde (25 timer) og teknisk vedligehold (25 timer). 31 Hjemmeside "Havmiljøvogter.dk" 50 timer Leverandøren skal yde teknisk vedligehold af hjemmesiden herunder ved at lave backups, opdateringer, sørge for sikkerhed og yde support. Ordregiver sørger for leverandørens adgang til sitet. Leverandøren betaler som udlæg udgifter til opretholdelse af domænet, der herefter afregnes overfor Ordregiver. Leverandøren skal i Bilag 3.1 (Prisbilag) angive eller flere medarbejderkategorier og en timepris for hver kategori samt en samlet fast pris ekskl. moms for 50 timers teknisk vedligeholdelsesarbejde. 32 Facebook 50 timer Leverandøren skal som administrator endvidere sørge for sidens løbende opdatering med billeder, begivenhedskalender mv. Der er alene tale om administrative opgaver, og det forventes ikke at leverandøren selvstændigt skal bidrage med indslag til siden, herunder heller ikke kreativt udviklingsarbejde. Ordregiver sender billeder og info om begivenheder til leverandøren og sørger for leverandørens adgang til siden. administrativt arbejde. 33 Søgning af økonomisk støtte, fonde, legater mv. 50 timer Leverandøren skal afsøge og identificere mulighederne for at opnå økonomisk støtte til kampagnen fra relevante fonde, legater, miljøorganisationer mv. Leverandøren skal følgelig udarbejde og sende støtteansøgning efter nærmere aftale med Ordregiver. arbejde med identificering af støttemuligheder og udarbejdelse af støtteansøgning. Mindstekrav om bæredygtigt træ, generelt Træ i træprodukter, der leveres under rammeaftalen, skal være fremstillet af dokumenterbart bæredygtigt træ. Mindstekravet gælder specifikt for Ydelserne nr. 3-8, 16, 22 og 23., der således er mærket "". "Træ", "træprodukter" og "bæredygtigt træ" defineres som i Naturstyrelsens (Miljø- og Fødevareministeriets) vejledning nr af om sikring af bæredygtigt træ i statens aftaler om vareindkøb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, jf. vejledningens afsnit 6.3: Se udbudsbetingelsernes afsnit om krav til dokumentation og anerkendte certificeringsordninger. i Leverandøren skal præsentere en prototype af den enkelte Ydelse til godkendelse af Ordregiver, før den samlede produktion sættes i værk.