Meddelelser - Screeningsprogram for livmoderhalskræft. Meddelelser Udvikling i forbrug på private Hospitaler

Transkript

1 Forretningsudvalgets møde den 10. december 2013 Bilag til meddelelser Meddelelse nr. 4 Meddelelse nr. 8 Meddelelse nr. 14 Meddelelse nr. 19 Meddelelser - Screeningsprogram for livmoderhalskræft Meddelelser Udvikling i forbrug på private Hospitaler Møde i bestyrelsen for Trafikselskabet Movia Region Hovedstaden strammer op på administrationen af forskningsmidler

2 Punkt nr. 4 - Meddelelser - Screeningsprogram for livmoderhalskræft Bilag 1 - Side 1 af 9

12 Punkt nr. 8 - Meddelelser - Udvikling i forbrug på private hospitaler Koncern Økonomi Bilag 1 - Side 1 af 5 Dataenheden Kongens Vænge 2 DK Hillerød Til: Forretningsudvalget Opgang Blok A Telefon Direkte Fax Mail oekonomi@regionh.dk Web CVR/SE-nr: J.nr Dato: 11. november 2013 Patienter, der viderevisiteres Omvisiterede Region Hovedstaden borgere i 2012 og månedsfordelt Enhed for Sygehusvalg omvisiterer patienter, hvor hospitalerne ikke kan opfylde reglerne indenfor behandlingsgarantien og hvor patienten har tilkendegivet et ønske om benyttelse af reglerne om udvidet frit sygehusvalg. Af nedenstående graf fremgår det månedlige antal omvisiterede behandlinger til private hospitaler i hele 2012 samt i de 9 første måneder af Af grafen fremgår det, at der i september måned 2013 er viderevisiteret behandlinger. Fordelingen i 2013 mellem omvisiteret efter de aftaler regionen har indgået med en række private samarbejdssygehuse og omvisiteret efter reglerne om udvidet frit valg

13 Punkt nr. 8 - Meddelelser - Udvikling i forbrug på private hospitaler Bilag 1 - Side 2 af 5 (og dermed de aftaler der er indgået med private hospitaler i regi af Danske Regioner) er således: Udgifterne (afregnet) til de omvisiterede patienter fordeler sig som det ses af diagrammet nedenfor. Side 2

14 Punkt nr. 8 - Meddelelser - Udvikling i forbrug på private hospitaler Bilag 1 - Side 3 af 5 Nedenfor ses antallet af omvisiterede i 2012 og 2013, fordelt på forventet ydelse. Som det ses af diagrammet, har der været en stigning indenfor radiologiske procedurer (MR-skanninger) og et fald indenfor øjenoperationer. Omvisiterede i 2013 fordelt på forventet ydelse Af nedenstående graf fremgår fordelt på forventet ydelse de ydelsesområder, hvor der især sker omvisitering. Side 3

15 Punkt nr. 8 - Meddelelser - Udvikling i forbrug på private hospitaler Bilag 1 - Side 4 af 5 Radiologiske procedurer (MR-skanninger mv.), øjenoperationer (grå stær mv.), operationer på nervesystemet, uden kode og operation på fordøjelsesorganer og milt udgør 92 % af de omvisiterede behandlinger i Operationer på nervesystemet vedrører hovedsagelig rygoperationer. Gruppen Uden kode anvendes, hvor den forventede ydelse ikke kendes på omvisiteringstidspunktet. Omvisiterede i 2013 fordelt på hospitaler Af nedenstående graf fremgår fordelingen af omvisiteringer på de hospitaler, hvorfra omvisitering efter reglerne om udvidet frit valg mv. har fundet sted i Det skal bemærkes, at opgørelsen sker ud fra funktionshospital. 70 % af alle omvisiteringer stammer fra Glostrup Hospital, Hospitalerne i Nordsjælland og Herlev Hospital. Som det fremgår, er der en sammenhæng mellem det, der viderevisiteres i stort antal og specialefordelingen på de forskellige hospitaler. Side 4

16 Punkt nr. 8 - Meddelelser - Udvikling i forbrug på private hospitaler Bilag 1 - Side 5 af 5 Omvisiterede i 2013 til privathospitaler Omvisiteringerne i 2013 er gået til en lang række private hospitaler. 73 % er gået til de 10 største private hospitaler. Gruppen Øvrige (27 % af de omvisiterede) fordeler sig på 90 forskellige private hospitaler/udbydere. Side 5

17 Punkt nr Meddelelser - Møder i bestyrelsen for Trafikselskabet Movia Bilag 1 - Side 1 af 7 Politisk dokument uden resume Sagsnummer ThecaSag Movit Bestyrelsen 24. oktober 2013 Mads Lund Larsen Beslutningsprotokol for bestyrelsesmødet den 24. oktober 2012 klokken Åben dagsorden Til stede var: Finn Aaberg, Knud Larsen, Thomas Bak, Hans Toft, Jørgen Glenthøj, Kaj Petersen, Peter Thiele, Steen Olesen, Jørn Christensen og medarbejderobservatør Thomas Damkjær Pedersen. Mødet indledtes med en demonstrationstur i en af de kinesiske el busser, som forsøgsvis indsættes i almindelig drift i november Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 02 Meddelelser fra formanden Ingen meddelelser 03 Meddelelser fra direktionen Den administrerende direktør orienterede om: a) Tilføjelse til Movias it-sikkerhedspolitik b) FlexDanmarks status i forhold til regler for datahåndtering c) Status vedr. Flextur d) Ændring af ejerforhold hos Fjordbus Trafikselskabet Movia Ledelsessekretariatet, Movia 1/7

18 Punkt nr Meddelelser - Møder i bestyrelsen for Trafikselskabet Movia Bilag 1 - Side 2 af 7 Sagsnummer ThecaSag Movit e) Indmelding til Movia om fejl på standere o.l. f) Henvendelse til Movia fra chaufførtillidsrepræsentanter g) Trivsels- og APV undersøgelse i Movia h) Orientering til byrådssekretariaterne og regionsrådssekretariaterne forud for kommunalvalget og de efterfølgende konstitueringer i) Notat til KKR-formændene og regionsrådsformændene om Movia j) Forberedelser til den kommende forretningsplan k) Personpåkørsler på Lokalbanen l) Pilotprojekt vedr. kommunernes borgerservice og rejsekortservice til borgerne m) Henvendelser om debatarrangementer i busserne i forbindelse med kommunalvalget Meddelelserne gav anledning til følgende konklusioner: Administrationen udarbejder et notat med bench mark for det offentlige tilskud pr. passager i lokalbanerne Bestyrelsen fandt, at anmodningerne om at arrangere debatter i busserne op til kommunalvalget rejser en række principielle problemstillinger, som må belyses, inden der kan gives adgang til sådanne arrangementer. 04 Økonomiestimat 3, 2013 Indstilling: Det indstilles, At estimat 3, 2013 tages til efterretning og godkendes som gældende forventning til resultatet for At den forventede efterregulering på 158,4 mio. kr., bliver tillagt kassebeholdningen til endelig afregning med kommuner og regioner i At det uændret er gældende regel, at kun ændringer i driftsomfang eller budgetmæssige fejl kan give anledning til at ændre á conto betalingen individuelt for en eller flere kommuner eller regioner. At denne sagsfremstilling gøres tilgængelig på Beslutning: Tiltrådt. 2/7

19 Punkt nr Meddelelser - Møder i bestyrelsen for Trafikselskabet Movia Bilag 1 - Side 3 af 7 Sagsnummer ThecaSag Movit Administrationen udarbejder et oplæg til et kommende bestyrelsesmøde med vurdering af mulighederne for at forøge fleksibiliteten for kommunerne og regionerne med hensyn til tilbagebetaling og efterbetaling af tilskud til Movia. Vurderingen skal omfatte eventuelle vedtægtsmæssige konsekvenser af en anden tilbagebetalings- og efterbetalingspraksis.. 05 Trafiktal oktober 2013 Indstilling: Administrationen indstiller, At oplægget til ændret præsentation af trafiktallene tiltrædes. Beslutning: Tiltrådt. 06 Trafikplan 2013 Indstilling: Administrationen indstiller, At Trafikplan 2013 vedtages, og at målene for Movia i Trafikplan 2013 dermed er: - Movias passagertal for 2012 er fastholdt i 2020, selv om der forventes overført over 40 mio. buspassagerer til Cityringen fra Andelen af meget tilfredse kunder øges fra 20% til 30%, og den samlede andel af tilfredse og meget tilfredse kunder fastholdes på 95% - Reduktionsmålet for CO 2 udledningen fra 2008 til 2020 skærpes fra 20% til 29% og det tilsvarende reduktionsmål for NO x og partikler skærpes fra 60% til 75% - Der fastsættes et krav om et højeste udvendigt støjniveau fra nye busser på 75dB i % af alle kommuner tilsluttes Flextur, stadigt flere kommuner og regioner vil koordinere deres lukkede kørsler i Flextrafik og mest mulig kørsel i den enkelte 3/7

20 Punkt nr Meddelelser - Møder i bestyrelsen for Trafikselskabet Movia Bilag 1 - Side 4 af 7 Sagsnummer ThecaSag Movit kommune koordineres i Flextrafik regi Administrationen indstiller videre, at vedlagte forslag til en pressemeddelelse tiltrædes og udsendes efter bestyrelsesmødet. Beslutning: Tiltrådt med en tilføjelse til pressemeddelelsen nederst side LUKKET PUNKT 08 Høringssvar vedr. lovforslag om en letbane i Ring 3 korridoren Indstilling: Administrationen indstiller, at det administrative høringssvar vedr. Transportministeriets Forslag til lov om letbane på Ring 3 tiltrædes. Beslutning: Tiltrådt. 09 LUKKET PUNKT 10 LUKKET PUNKT Jørn Christensen forlod mødet klokken LUKKET PUNKT 4/7

21 Punkt nr Meddelelser - Møder i bestyrelsen for Trafikselskabet Movia Bilag 1 - Side 5 af 7 Sagsnummer ThecaSag Movit Undersøgelse af obligatorisk alkolås i Movias busser Indstilling: Administrationen indstiller At bestyrelsen tager til efterretning, at administrationen udarbejder et beslutningsgrundlag til senere forelæggelse for bestyrelsen vedrørende obligatorisk brug af alko-låse i Movias busser. Beslutning: Tiltrådt. 13 Status vedr. arbejdet med tilgængelighed i busser Indstilling: Administrationen indstiller, At bestyrelsen tager orienteringen om arbejdet med tilgængelighed i busser til efterretning. Beslutning: Tiltrådt. 14 Status for miljøarbejdet i Movia Indstilling: Administrationen indstiller at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beslutning: 5/7

22 Punkt nr Meddelelser - Møder i bestyrelsen for Trafikselskabet Movia Bilag 1 - Side 6 af 7 Sagsnummer ThecaSag Movit Tiltrådt. Bestyrelsen ønsker på et senere møde en drøftelse af passagervenlig kørsel. 15 LUKKET PUNKT 16 Udviklingen i rejsetidsgarantien Indstilling: Administrationen indstiller, At orienteringen om udviklingen i rejsetidsgarantien tages til efterretning. Beslutning: Tiltrådt. 17 Plan for handicapbefordringen i julen 2013 Indstilling: Administrationen indstiller, At orienteringen om planlægningen af handicapkørslen i julen 2013 tages til efterretning. Beslutning: Tiltrådt. 18 Eventuelt Formanden henstillede til bestyrelsen, at medlemmernes udtalelser til pressen kommunikeres til administrationen. 6/7

23 Punkt nr Meddelelser - Møder i bestyrelsen for Trafikselskabet Movia Bilag 1 - Side 7 af 7 Sagsnummer ThecaSag Movit Thomas Bak foreslog, at Movia sender et brev til Transportministeren, hvor Movia udtrykker sin opbakning til brevet fra de 6 nordsjællandske borgmestre om at fremskynde ombygningen af Hillerød Station. Bestyrelsen konkluderede, at Movia i en skrivelse henviser til visionsplanen for Lokalbanen fra Peter Thiele foreslog, at administrationen på et senere møde gør rede for forhold vedrørende tryghed og trafiksikkerhed omkring Nørreport Station. Mødet slut klokken /7

24 Punkt nr Meddelelser - Region Hovedstaden strammer op på administrationen af forskningsmilder

25 Punkt nr Meddelelser - Region Hovedstaden strammer op på administrationen af Koncern Økonomi forskningsmilder Kongens Vænge 2 DK Hillerød POLITIKERSPØRGSMÅL Opgang Blok A Afsnit 1. sal Telefon Direkte Mail oekonomi@regionh.dk Web Spørgsmål nr.: 165 Dato: 24. september 2013 Stillet af: Henrik Thorup (O) Besvarelse udsendt den: 18. november 2013 EAN-nr: CVR/SE-nr: Dato: 18. november 2013 Spørgsmål: Jeg skal bede oplyst hvilke initiativer der er iværksat for at sikre, at forskere ikke har mulighed for at blande privat økonomi ind i de penge man har modtaget til at udføre forskning for? Er kontrollen udelukkende i de enkelte institutioner, eller er administrationen i Region Hovedstaden også involveret? Begrundelse: Der er nu afsløret flere forskere, der er taget i at blande penge til forskning ind i deres private økonomi, hvilket selvfølgelig skal standses af hensyn til forskningen i vore institutioner. Svar: Administrationen har iværksat udarbejdelse af nye, klare retningslinjer vedrørende administration af eksterne forskningsmidler med inddragelse af anbefalinger fra den eksterne revision. Administrationen er sammen med den eksterne revision (BDO) ved at kvalificere udkast til nyt controlling koncept til brug for det enkelte hospital henholdsvis tværgående virksomhed. Revisionen har i efteråret gennemført en række besøg på udvalgte hospitaler for at se på, hvorledes administrationen af de eksterne forskningsprojekter sker i dag, og hvor der kunne være forslag til forbedringer. Konceptet forventes ligeledes at blive benyttet centralt i administrationen. Konceptet består af en række checkspørgsmål, der skal stilles det enkelte projekt/projektejer, og samtidigt skal oplysninger dokumenteres med data fra økonomisystemet. Der arbejdes ligeledes med udarbejdelse af nye, klarere retningslinjer omkring håndtering af de eksterne forskningsmidler, der bygger på regionens kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag, således at det bliver langt klarere for den enkelte forsker, hvilke krav til regionen stiller til administration og styring af et projekt gennemføres inden for regionen. Retningslinjerne tager udgangspunkt i at projektejere og kommen-

26 Punkt nr Meddelelser - Region Hovedstaden strammer op på administrationen af forskningsmilder de projektejere af eksterne forskningsprojekter gøres opmærksom på gældende regler allerede i forbindelse med eventuel projektopstart. Der skal endvidere udarbejdes en tilhørende plan for kommunikation af retningslinjerne, der sikrer at både hospitalerne og de tværgående virksomheders administration såvel som forskerne bliver bekendt med de gældende regler for håndtering af eksterne forskningsprojekter. Ved indførelsen af nyt fælles økonomisystem (SAP) i hele regionen er det fremover muligt at foretage en langt større grad af ensretning omkring forretningsgange og styring af de eksterne forskningsmidler samt gennemførelse af systematisk controlling. Tidshorisonten for implementering forventes at være således, at de klarere regler vil være implementeret fra det nye år. Forretningsudvalget vil modtage en orientering herom i form af en formandsmeddelelse. Side 2

27 Punkt nr Meddelelser - Region Hovedstaden strammer op på administrationen af Region Hovedstaden forskningsmilder Bilag til Kasse- og regnskabsregulativet Retningslinjer for administration af helt eller delvist eksternt finansierede forskningsprojekter og andre projekter mv. Indledning Nærværende retningslinjer er gældende for administration af eksterne midler til finansiering af forskningsprojekter eller andre projekter finansieret eksternt i det følgende anvendes alene terminologien forskningsprojekt - tilknyttet Region Hovedstaden 1. Forskningsprojekterne skal til enhver tid administreres i overensstemmelse med regionens øvrige regelsæt, herunder Region Hovedstadens kasse- og regnskabsregulativ og dermed reglerne fastsat af Velfærdsministeriet.. Retningslinjerne tager først og fremmest stilling til de overordnede principper for indgåelse af aftale om og administration af eksterne forskningsmidler, herunder fastlæggelsen af såvel de regnskabsmæssige som de budgetmæssige principper for anvendelsen af eksterne forskningsmidler i Region Hovedstaden. Retningslinjerne omhandler ikke den videnskabsfaglige og etiske side af, hvorledes midlerne anvendes. Retningslinjerne omhandler alene de administrative sider ved modtagelse af midler og disses administration med det formål at sikre overordnede, ensartede retningslinjer for administration i Region Hovedstaden. Retningslinjerne er gældende fra 1. januar Den enkelte virksomhed eller koncernstab kan udarbejde decentrale, mere specifikke vejledninger eller forretningsgange om administration af eksterne forskningsmidler. Formål Formålet med nærværende retningslinjer er at sikre korrekt regnskabsmæssig og administrativ behandling af de eksterne midler til forskningsformål, der tilgår Region Hovedstaden uanset om bevillingen er tilgået den enkelte virksomhed, institution, driftsenhed, koncernstab, afdeling mv. Formålet er endvidere bl.a. at tilvejebringe data til synliggørelse af de tilskud regionen modtager fra eksterne kilder til finansiering af forskningsaktiviteter. Formålet er desuden at sikre, at forskningsprojekter er godkendt og indberettet i henhold til love og regler samt at eventuelle kontrakter med eksterne tilskudsgivere er udformet i overensstemmelse med regionens kontraktpolitik og andre retningslinjer. Her tænkes på godkendelse og indberetning, indhentning af vejledninger om kontraktindgåelse, vurdering og kommentering af kontraktudkast, godkendelse og underskrivelse af forskningskontrakten samt journalisering og registrering. 1 Disse retningslinjer er gældende for alle enheder i Region Hovedstaden, dvs. virksomheder og koncernstabe med alle tilhørende afdelinger, institutioner, driftsenheder mv. Tilsluttet af koncerndirektionen

28 Punkt nr Meddelelser - Region Hovedstaden strammer op på administrationen af Region Hovedstaden forskningsmilder Bilag til Kasse- og regnskabsregulativet Administrative procedurer i forbindelse med indgåelse af aftale/kontrakt med tilskudsgiver Aftaler med eksterne tilskudsgivere indgås altid med mindst en forsker som leder og ansvarlig for projektet. Den forskningsansvarlige har ansvaret for, at den administrative procedure følges. En aftale om rekvireret forskning er en aftale mellem to parter om, at den ene part skal udføre et stykke forsknings- eller udviklingsarbejde for den anden part. Aftaler om kliniske afprøvninger indgås mellem en forsker eller forskergruppe og en privat part, almindeligvis fordi den private part ønsker, at en forskergruppe eller en forsker skal foretage afprøvninger af et lægemiddel, som den private part gerne vil have godkendt af Lægemiddelstyrelsen m.fl. Både aftaler om rekvireret forskning og kliniske afprøvninger er omfattet. Før en forskningskontrakt kan underskrives skal aftalen forelægges regionens teknologioverførselsenhed, Tectra ( Tectra yder juridisk bistand ved indgåelse af kontrakt med eksterne parter og sikrer, at aftalen er i overensstemmelse med dansk ret. Desuden sikrer Tectra, at ejerskabet til evt. immaterielle rettigheder afklares på forhånd samt at institution og forsker kan publicere og har ret til at anvende forskningsresultaterne i fremtidig forskning. Beløbsgrænse for godkendelse Ansøgning om projektmidler skal godkendes af den relevante ledelse for det pågældende område. I tilfælde af personsammenfald mellem forskningsansvarlige leder og relevant ledelse, skal projektet godkendes af den forskningsansvarliges leders chef eller af virksomhedsdirektionen. Ved godkendelse af projekter hvor de samlede eksternt finansierede udgifter gennem hele projektets levetid forventes at overstige 5 mio. kr. skal virksomheds- og koncerndirektion orienteres forud for godkendelsen. Hvis tilskuddet ydes i form af apparatur el. lign., hvor drift og vedligeholdelse vil påføre virksomheden løbende omkostninger, skal ansøgningen godkendes af virksomhedsdirektionen. Anskaffelser foretaget for projektmidler tilhører som udgangspunkt virksomheden med mindre tilskudsbetingelserne angiver andet. Forudsætninger og betingelser Forskningsprojekter skal som minimum kunne dokumenteres ved ansøgning og bevillingsskrivelse eller underskrevne kontrakter samt efterfølgende modtagne relevante dokumenter. Tilskudsmidler som ikke er givet til et bestemt forskningsprojekt anvendes til fælles formål som fx uddannelse, kurser mv. Disse midler benævnes fælleskonti (afdelingskonti) og skal som minimum kunne dokumentere en formålsbeskrivelse af kontoen samt efterfølgende modtagne relevante dokumenter. For fælleskonti skal der udarbejdes en formålsbeskrivelse og etableres en bestyrelse til sikring af, at kontoens midler anvendes i overensstemmelse med det beskrevne formål. Stillingtagen hertil sker i den enkelte virksomhed. Typisk er der her tale om forskningsmidler, hvor der fra tilskudsgivers side ikke er opstillet krav om forskning i et bestemt projekt eller til et bestemt formål. Tilsluttet af koncerndirektionen

29 Punkt nr Meddelelser - Region Hovedstaden strammer op på administrationen af Region Hovedstaden forskningsmilder Bilag til Kasse- og regnskabsregulativet Budget- og bevillingsregler Udgangspunktet for budget- og bevillingsreglerne er Styrelsesloven samt Velfærdsministeriets budget- og regnskabssystem for regioner. De bevillingsmæssige konsekvenser af godkendte forskningsprojekter og apparatur finansieret af forsknings- og fondsmidler søges i forbindelse med økonomirapporterne. Såfremt projektet strækker sig over flere år, sker der årligt en bevillingsoverførsel/varsling til efterfølgende år. Bevillingsoverførslen reguleres i 1. økonomirapport i forhold til det faktiske forbrug i regnskabet. Udover en honorering af kravene beskrevet i Styrelsesloven mm. er formålet at synliggøre de midler regionen modtager til forskning, herunder regionens medfinansiering i form af fx indirekte udgifter, jf. nedenfor. Administrationen kan indarbejde projektet i økonomisystemet, når det er godkendt. Regnskabsmæssig behandling Som udgangspunkt er det den enkelte virksomhed eller koncernstab der modtager tilskudsmidlerne fra eksterne tilskudsgivere. Det er således virksomheden, der er projektudøver og disponerer over tilskudsmidlerne inden for de rammer, som tilskuddet fra den eksterne tilskudsgiver fastsætter. Såfremt enkeltpersoner ud fra personlige interesser gennemfører projekter, vedrører disse ikke regionen og det er derfor heller ikke muligt i denne forbindelse at benytte fx hospitalets lokaler mv. Det er en forudsætning for afløftning af moms, at regionen er projektudøver. Ved fratrædelse fx som følge af organisations- eller strukturændringer skal der indgås konkret aftale om færdiggørelse af projekter. Tilskudsmidler indbetales på bankkonto tilhørende virksomheden eller koncernstaben efter disses nærmere anvisninger. Renteafkast tilfalder som udgangspunkt regionen og tilskrives ikke de enkelte projekter. Såfremt virksomheden har behov for oprettelse af en særskilt bankkonto rettes henvendelse til Finans & Support i Koncern Økonomi. Forskningsansvarlige må ikke oprette bankkonti til forskningsprojekter hverken indenfor regionens bankaftaler eller som privatpersoner. Virksomheden registrerer udgifter vedrørende tilskudsfinansierede forskningsprojekter i takt med at disse afholdes, og indtægterne registreres når disse modtages. Registreringerne sker i overensstemmelse med de retningslinjer, som gælder for registrering af udgifter og indtægter i Region Hovedstaden. Kontering og etablering af eksternt finansieret forskning i driftsregnskaberne i virksomhederne eller koncernstabene skal ske således, at de enkelte projekter kan adskilles virksomheden eller koncernstaben opretter derfor en særskilt kontoplan til projektet (projektnummer). Der skal således kunne afrapporteres på projektbasis, dvs. de enkelte projektkonti. Tilsluttet af koncerndirektionen

30 Punkt nr Meddelelser - Region Hovedstaden strammer op på administrationen af Region Hovedstaden forskningsmilder Bilag til Kasse- og regnskabsregulativet der kan afrapporteres på den samlede forskning på såvel afdelings-, center- som virksomhedsniveau. midlerne til finansiering af forskning skal kunne udskilles fra de øvrige driftsaktiviteter, da ikke forbrugte midler i et regnskabsår ikke kan anvendes til andre formål, men skal kunne identificeres og overføres til efterfølgende regnskabsår via balancen kontering af udgifter og indtægter skal ske på de autoriserede arter inden for løn, varekøb, tjenesteydelser og indtægter. Hvis en forsker, som har ansøgt og modtaget tilsagn om eksterne forskningsmidler, ønsker at overføre et forskningsprojekt til en anden virksomhed i forbindelse med skift af arbejdssted, kan virksomheden godkende dette efter forudgående godkendelse/accept fra tilskudsgiver og den modtagende virksomhed. Hvis private eksterne midler gives til andet formål end forskning, skal der foretages momsafløftning på 17,5 % af tilskuddet. Virksomheden udarbejder årligt en oversigt over de eksterne projektmidler fordelt på de enkelte projekter (se oversigt side 6). Direkte og indirekte udgifter Der skelnes mellem direkte og indirekte udgifter. Eksempler på direkte udgifter er løn, rejse- og kursusudgifter, materialer og tjenesteydelser, anskaffelser og revisionshonorar. Eksempler på indirekte udgifter er andel af husleje, varme, el, rengøring, telefon, porto, inventar, apparatur, IT-udstyr samt en andel af ledelse og administration. Til beregningen af de indirekte udgifter kan anvendes en forholdstalsberegning. Denne beregning skal da foreligge som dokumentation. I de projekter, hvor tilskudsgiver yder tilskud til indirekte udgifter, tilfalder denne del virksomheden uanset størrelsen. Projektet bliver ikke nødlidende herved. Det er også muligt på den enkelte virksomhed at beslutte, at evt. overhead tilfalder virksomheden til forskningsaktiviteter. Virksomheden bør vælge en konto, hvor disse indtægter registreres. Disse indtægter skal anvendes til hel eller delvis dækning af udgifterne til indirekte udgifter. Det vil sige, at indtægterne skal konteres på de udgiftskonti, som betaler de indirekte udgifter. Umiddelbart efter projektets igangsætning foretages bogføring/forbrugsregistrering (debet) på projektet svarende til udgiften til de indirekte udgifter. Modposten (kredit) er den af virksomheden valgte konto. I de projekter, hvor tilskudsgiver ikke yder tilskud til indirekte udgifter (medfinansieringsprojekter), foretages der ingen bogførings-/forbrugsregistrering af de indirekte udgifter. Bevillingsberigtigelse skal ske i førstkommende økonomirapport, jf. ovenfor. Dette skal ske for at synliggøre niveauet for modtagelse af forskningsmidler. Projektets afslutning, herunder regnskab, revision og lukning af konti I forbindelse med udarbejdelse af projektregnskaber, skal den enkelte virksomhed mv. sørge for, at der er udarbejdet en godkendelsesprocedure for disse projektregnskaber. Tilsluttet af koncerndirektionen

31 Punkt nr Meddelelser - Region Hovedstaden strammer op på administrationen af Region Hovedstaden forskningsmilder Bilag til Kasse- og regnskabsregulativet Et projekt kan højst være inaktivt 1 år uden accept fra ledelsen. Dette vurderes af den projektansvarliges leder eller dennes overordnede. Når projektet afsluttes, skal der udarbejdes et regnskab senest tre måneder efter projektets afslutning. Regnskabsaflæggelsen skal være i overensstemmelse med kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser. Overskud kan flyttes til andre projektkonti/fælleskonti eller tilbagebetales i henhold til aftalen med tilskudsgiver(e). Hvis der ikke foreligger retningslinjer eller krav fra tilskudsgiver, kan overskuddet flyttes til andre projektkonti og anvendes efter nærmere aftale mellem relevant ledelse og projektansvarlig forsker. Underskud kan periodevis forekomme på projektkonti, hvis der fra tilskudsgivers side er krav om afholdelse af udgifterne før tilskuddet ydes f.eks. tilskud fra EUrammeprogrammer. En projektkonto kan ikke afsluttes med et underskud. Dokumentation og data skal opbevares i 5 år efter afslutning af projektet. Der skal altid foretages en afslutning af projektkonti. Det indebærer, at tilskudsmodtager sørger for at aflægge et afsluttende regnskab og, hvis det kræves af tilskudsgiver, fremsende evalueringsskema. Regnskab, erklæring og eventuelt evalueringsskema skal udarbejdes senest tre måneder efter projektets afslutning. Bemærk, at visse eksterne tilskudsgivere stiller krav om ekstern revision. Revisionsudgifter afholdes af projektet. Evalueringer I forbindelse med afslutning af projektkonti skal tilskudsmodtager og relevant ledelse evaluere den videnskabsfaglige del af projektet. Såfremt tilskudsgiver eller virksomheden har fastsat nærmere retningslinjer for indholdet, skal evalueringen tillige indeholde disse oplysninger. Ophavsretten til projektresultater tilhører regionen. Hvis andet er aftalt, skal dette være godkendt af Tectra ved aftalens indgåelse. Personaleforhold Arbejdsgiverforpligtelser for personale beskæftiget ved tilskudsfinansierede projekter påhviler den enkelte virksomhed. Virksomheden sørger for udarbejdelse af ansættelses- og afskedigelsesbreve, for udbetaling af løn, indeholdelse af A-skat, arbejdsmarkedsbidrag, ATP mv. Virksomheden skal være opmærksom på de særlige forhold, der er gældende inden for udgifter vedrørende ferie, barsel, sygdom og arbejdsskadedækning mv., da disse udgifter (fx statens puljemidler) som regel ikke dækkes af tilskudsgiver. Honorarer til forsøgspersoner I forbindelse med gennemførelse af forskningsprojekter kan involverede forsøgspersoner godtgøres med et beløb for deltagelse. Denne godtgørelse til forsøgspersoner og evt. kørselsgodtgørelse skal indberettes til SKAT via lønkontor eller lignende afdeling. Godtgørelsen er skattepligtig og skal af virksomheden indberettes til SKAT på virksomhedens SEnummer. Arbejdsmarkedsbidrag og A-skat vil blive oplyst og opkrævet via forsøgspersonens årsopgørelse. Tilsluttet af koncerndirektionen

32 Punkt nr Meddelelser - Region Hovedstaden strammer op på administrationen af Region Hovedstaden forskningsmilder Bilag til Kasse- og regnskabsregulativet Erstatnings- og forsikringsforhold Opfylder projektet de ovenfor nævnte krav om projektets registrering i regnskabet, er projektet forsikringsmæssigt dækket på samme måde, som virksomheden er i øvrigt. Regionens regelsæt om forsikringer er tilgængeligt på regionens hjemmeside Indberetning af modtagende projekttilskud Et obligatorisk skema indeholder som minimum følgende: tilskudsgiver, projektnavn, startår, modtaget projekttilskud, medfinansiering i alt, projektforbrug i indeværende år samt medfinansiering i indeværende år. Nedenfor er vist et eksempel på skemaets opbygning: Tilskudsgiver Projektnavn Startår Modtaget projekttilskud i alt *) Regionens medfinansiering i alt Projektforbrug i indeværende år Regionens medfinansiering i indeværende år *) eksklusiv medfinansiering. Særlige krav afklares med forskningssekretariatet under Koncern Plan og Udvikling, som har det dybdegående kendskab til håndtering af de enkelte faser i projektforløb. Med baggrund i ovenstående kan der foretages den fornødne indberetning til det nationale forskningsråd. Skemaet bør udfyldes primo året, således at det kan indgå som dokumentation til brug for regnskabet og i forbindelse med genbevillingen i 1. økonomirapport. Tilsluttet af koncerndirektionen