Indtægtsoptimering ved korrekt dataregistrering

Transkript

1 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Borgmesterens Afdeling Dato 9. august 2017 En koordineret indsats omkring datadrevne indtægtsoptimeringsprojekter, der følger de generelle principper for investeringsmodeller. Provenuet vil kunne finansiere udgifter til FLIS og ledelsesinformation til Byrådet. 1. Resume Formålet med datadreven indtægtsoptimering er, at optimere indtægterne eller minimere udgifterne gennem korrekt. Foretages målrettede indsatser på stamdata-registre, kan dette have direkte og positive økonomiske effekter på både det ikke-decentraliserede og det decentraliserede område. Der er allerede gennemført flere projekter af denne type, heriblandt investeringsmodellen Korrekt CPR-registrering på det sociale område, samt projekterne BBR-Almen og Momsanalyse. Et endnu stærkere fokus på indtægtsoptimeringsprojekterne på tværs af kommunens afdelinger, forventes at skabe bedre resultater, fremme vidensdelingen og erfaringsudvekslingen for de forskellige projekter og for anvendelsen af kommunens fagsystem- og stamdata generelt. Arbejdet med FLIS og ledelsesinformation til Byrådet retter sig ikke direkte mod indtægtsoptimering, men det vurderes, at tiltagene hjælper med at give en større forståelse af samspillet mellem kommunens data og registre, idet der efterspørges korrekte og lettilgængelige data, som kan side 1 af 8

2 anvendes strategisk til ledelsesinformation og som beslutningsgrundlag. Det foreslås derfor, at FLIS og byrådets øvrige ledelsesinformation finansieres af provenuet fra indtægtsoptimeringsprojekter. 2. Beslutningspunkter Det indstilles: At 1) Der afsættes en ramme på 8 mio. kr. årligt til finansiering af nye og udvidelse af eksisterende datadrevne indtægtsoptimeringsprojekter. Indenfor rammen finansieres også udgifter i relation til FLIS, samt opbygning af ledelsesinformation til Byrådet. At 2) Rammen på 8 mio. kr. finansieres, dels ved konvertering af den gældende reserve til indtægtsoptimering, dels ved budgetterede indtægtsoptimeringsgevinster jf. tabel 3. Målet er herudover at realisere et overskydende provenu, på det ikke-decentraliserede område, som tilfalder kommunekassen. At 3) Provenu på det decentraliserede område, som følge af indtægtsoptimeringen, tilfalder de berørte magistratsafdelinger, som bidrag til finansiering af det årlige effektiviseringskrav. At 4) Økonomistyregruppen (ØSG) fungerer som tværgående styregruppe for koordinationen af projekterne. At 5) Der rapporteres årligt om resultaterne til Byrådet i forbindelse med regnskabet. 3. Baggrund Formålet med datadreven indtægtsoptimering er, at optimere indtægterne eller minimere udgifterne ved hjælp af korrekt. Foretages dette på stamdataregistre, eksempelvis BBR, ESR eller CPR, kan dette have direkte og positive, økonomiske effekter på både de ikkedecentraliserede og de decentraliserede områder, heriblandt bidrag og tilskud til det mellemkommunale udligningssystem, mellemstatslig refusion, moms o.l. Generelt vil fejl i registre aldrig helt kunne undgås, når der er tale om manuelle registreringer, men ved hjælp af datadrevne indtægtsoptimeringsprojekter vil fejlene kunne begrænses. side 2 af 8

3 Mulighederne for at forbedre datakvaliteten skyldes fremkomsten af nye teknologier, forbedret registrering mm. Flere afdelinger i Aarhus Kommune har processer i gang, der enten understøtter eller udfører projekter vedrørende indtægtsoptimering. Disse projekter fortsætter uændret, men der vil kunne sikres en højere grad af tværgående koordinering og læring på tværs med ØSG som tværgående styregruppe. Udover at give sig direkte udslag i øgede indtægter eller sparede udgifter er der også andre gevinster ved at sikre korrekte data, og i mange tilfælde vil et arbejde med kvalitetssikring af data og arbejdsbesparelser ved automatisering af rutineprocesser gå hånd i hånd. Dette forventes særligt at komme til udtryk, hvis indtægtsoptimeringsprojekterne på tværs af kommunens afdelinger systematiseres, idet dette vil kunne fremme vidensdelingen og erfaringsudvekslingen for de forskellige projekter og for anvendelsen af kommunens fagsystemog stamdata generelt. I forbindelse med BBR-Almen, blev der afholdt engangsudgifter for 530 t.kr. i 2016 og der er opnået en samlet gevinst på 3,0 mio. kr. i 2017 samt 3,5. mio. kr. årligt fremover på det ikke-decentraliserede område. Disse gevinster blev, i forbindelse med regnskab 2015, vedtaget afsat på en reserve til yderligere digital indtægtsoptimering. I budgettet for er byggesagsområdet tilført ekstra midler, hvoraf 8 mio. kr. er forudsat finansieret ved indtægtsoptimering. Som det fremgår af afrapporteringen i Regnskab 2016 har indsatsen indhentet 7,5 mio. kr. pr. marts Hertil kommer forventede gevinster, der endnu ikke var realiseret, samt mulighed for yderligere provenu ved en intensivering. Korrekt CPR-registrering på det sociale område har kørt som en investeringsmodel siden 2014 og har igennem flere år vist særdeles gode resultater. Ved den seneste opfølgning til Regnskab 2016 gav et samlet overskud på 18,1 mio. kr. for Ved byrådsbehandlingen af orienterin- side 3 af 8

4 gen af investeringsmodeller d. 7. juni 2017 blev investeringsmodellen permanentgjort. Aarhus Kommune tog SAS Momsanalyse i brug primo Momsanalysen tager udgangspunkt i modtagne eksterne fakturaer til Aarhus Kommune sammenholdt med bogføringsdata fra OPUS. Momsanalysens nuværende finansiering udløber fra Såfremt projektet fortsætter, forventes fra 2018 og frem tilbageførte gevinster til det decentraliserede område, som overstiger projektets omkostninger på 0,65 mio. kr. Onsdag 27. april 2016 blev tilslutningen til Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS) behandlet og vedtaget i Byrådet. Herunder blev det anvist, at finansieringen af FLIS vil kunne dækkes af direkte, ikke-budgetterede gevinster, via det styrkede, tværgående arbejde med datavalidering samt implementeringen af systemet til brug i bl.a. indtægtsoptimeringsprojekter. Af omkostningerne til FLIS regnes en engangsudgift til datavalidering, et årligt kontingent efter folketal samt serverdrift. Efterhånden, som flere dataområder offentliggøres i FLIS, stiger kontingentet. 4. Effekt Det er Borgmesterens Afdelings vurdering, at der på et par års sigt, udover det, der allerede er opnået, vil være tocifrede årlige millionbeløb i gevinster for kommunekassen ved en styrket indsats, der bygger på avancerede analyser for Big Data mm. I opstartsfasen har eksterne konsulenter kunnet kickstarte processen, men det er tanken at Aarhus Kommune på sigt kan løse en stor del af opgaven selv. Dertil vil et tværgående samarbejde om indtægtsoptimering, med formål at underbygge korrekt, gøre det muligt at samle projekterne med mulighed for stordriftsfordele, gennemsigtig afrapportering og afledte effekter til ledelsesinformationsarbejde. Disse effekter forventes at opstå, idet medarbejderkontaktfladerne mellem formidlerne, analytikerne og systemteknikerne vil være tæt forbundne. side 4 af 8

5 I overensstemmelse med de generelle principper for investeringsmodeller i Aarhus Kommune, vil der i forbindelse med indtægtsoptimeringsprojekterne gennemføres systematisk opfølgning overfor byrådet én gang årligt i forbindelse med regnskabet. Opfølgningen vil indeholde en redegørelse for, om de forventede effekter opnås samt en anbefaling til projekternes fremtid. Der skal, i tråd med de vedtagne principper for investeringsmodeller, foreligge en uddybende business case med sandsynliggjorte forventede gevinster inden et projekt startes, for at danne et optimalt beslutningsgrundlag for styregruppen, som også løbende modtager en status. 5. Ydelse Igangværende og planlagte indtægtsoptimeringsprojekter: BBR-Almen Øvrige BBR og byggesagsbehandling Korrekt CPR-registrering på det sociale område Momsanalyse Øvrige projekter efter beslutning i Økonomistyregruppen Uddybende beskrivelser kan findes i bilag 1. For projekterne under BBR forventes yderligere gevinster at kunne indhentes, hvis indsatsen intensiveres. Big Data-modellen, anvendt i investeringsmodellen for Korrekt CPR-registrering på det sociale område, vil kunne udvikles til også at kunne anvendes på andre registre og områder. Momsanalysen kan forlænges. 6. Organisering Organisatorisk foreslås koordineringen af indtægtsoptimeringsprojekterne at blive varetaget af Ledelsesinformationsnetværket i Borgmesterens Afdeling, med ØSG som tværgående styregruppe, der beslutter igangsætning af konkrete projekter. ØSG følger arbejdet generelt og inddrages i forbindelse med den årlige rapportering til Byrådet i forbindelse med regnskabet. Med denne organisering forudsættes rammen, der foreslås afsat til indtægtsoptimeringsprojekter, også at kunne medfinansiere projekter organiseret i magistratsafdelin- side 5 af 8

6 gerne, hvor de økonomiske gevinster kommer kommunekassen til gode. Eksisterende investeringsmodeller fortsætter uændrede, og det skal også stadig være muligt at etablere nye investeringsmodeller, der hvor det er hensigtsmæssigt. 7. Ressourcer Indtægtsoptimeringstiltag forudsættes at kunne skabe et større økonomisk råderum både på det decentraliserede og det ikke-decentraliserede område i fremtiden mod en investering nu. Den nuværende indsats dækkes delvist af en decentral finansiering og delvist af en reserve for datadreven indtægtsoptimering, men skal indsatsen dimensioneres i større skala, vil den nuværende finansiering ikke være tilstrækkelig. Arbejdet med FLIS kan afføde afledte indtægtsoptimeringseffekter i forbindelse med valideringsopgaven. Ledelsesinformation til Byrådet retter sig ikke direkte mod indtægtsoptimering, men det vurderes, at tiltagene hjælper med at give en større forståelse af samspillet mellem kommunens data og registre, idet der efterspørges korrekte og lettilgængelige data, som kan anvendes strategisk til ledelsesinformation og som beslutningsgrundlag. Det foreslås derfor, at FLIS og byrådets øvrige ledelsesinformation finansieres af provenuet fra indtægtsoptimeringsprojekter. Da der forudsættes et merprovenu fra indtægtsoptimering på det ikke-decentraliserede område, foreslås det, at udgifter i relation til FLIS samt opbygning af ledelsesinformation til Byrådet finansieres via overskuddet fra projekterne. Det foreslås derfor, at konvertere reserven via provenuet fra pilotprojektet BBR-Almen og lade den indgå i en årlig ramme på 8 mio. kr. årligt, fra 2017 og frem, til afholdelse af fremtidige udgifter for optimeringsanalyser, FLIS og ledelsesinformation til Byrådet, hvorved øvrige merindtægter på det ikke-decentraliserede område i den forbindelse vil tilføres kommunekassen direkte. Decentraliserede gevinster som afstedkommer af indtægtsoptimeringsprojek- side 6 af 8

7 ter vil tilfalde de berørte magistratsafdelinger, som bidrag til finansiering af det årlige effektiviseringskrav. Tabel 1 Forventede udgifter til datadreven indtægtsoptimering kr. (2017-priser) Indtægtsdækket BBR (intensivering)* Korrekt CPR-registrering på det sociale område (udvidelse af Big Data-model)* Momsanalyse* Øvrige indtægtsoptimeringsprojekter Udgifter i alt til indtægtsoptimering *Afventer endelig stillingtagen og detailbehandling i ØSG. Tabel 2 Forventede udgifter til relaterede opgaver, FLIS og ledelsesinformation kr. (2017-priser) FLIS Validering, kontingent og nye dataområder Ledelsesinformation til Byrådet - Software samt server Løn + overhead Udgifter i alt til relaterede opgaver Tabel 3 Foreslået finansiering af datadreven indtægtsoptimering og relaterede opgaver kr. (2017-priser) Konvertering af reserve Udmøntning af digitaliseringspuljen til FLIS-validering Indtægtsoptimeringsgevinster** Decentrale midler Finansiering i alt ** Det forventes at indtægtsoptimeringsgevinster på sigt overstiger udgifterne, men der budgetteres ikke hermed. Jacob Bundsgaard / Niels Højbjerg Bilag side 7 af 8

8 Bilag 1: Oversigt over indtægtsoptimeringsprojekter Tidligere beslutninger Momsanalysen blev behandlet med Budgetforslaget for oktober 2014 Provenuet fra projektet BBR-Almen blev behandlet med Forventet regnskab januar 2016 Tilslutningen til Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS) blev behandlet med indstillingen af 27. april 2016 I Budget er byggesagsområdet tilført ekstra midler, hvoraf 8 mio. kr. er forudsat finansieret ved indtægtsoptimering (indtægtsdækket BBR) Behandlingen af investeringsmodellen for korrekt CPR-registrering er behandlet i Regnskab juni 2017 Økonomi Tlf.: E-post: budget@ba.aarhus.dk Tegn: Sagsbehandler: Peter Marstrand Jørgensen Tlf.: E-post: jpem@aarhus.dk side 8 af 8