NUNATTA ALLAGAATEQARFIA

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "NUNATTA ALLAGAATEQARFIA"

Transkript

1 NUNATTA ALLAGAATEQARFIA OFFENTLIGE INSTITUTIONERS ARKIVER Bestemmelser og vejledning om opbevaring, aflevering og kassation af arkivalier April 2017 GRØNLANDS NATIONALARKIV Manutooq 1, postboks Nuussuaq

2 1 Indhold Offentlige institutioners arkiver... 2 Bestemmelser og vejledning om opbevaring, aflevering og kassation af arkivalier Arkiverne hos institutionerne... 3 Proveniensprincippet... 3 Journalisering... 3 Arkivorganisation, sagsrensning og opbevaring... 4 Arkivansvarlig medarbejder... 5 Anmeldelse og godkendelse... 6 Anmeldelse og godkendelse af journalplaner... 6 Anmeldelse og godkendelse af journalinstrukser... 6 Anmeldelse og godkendelse af magasinforhold... 7 Kassationer... 8 Nødplan og beskadigede arkivalier Pakning og mærkning... 9 Kartoteker Mærkning Anbringelse af mærkater De offentlige institutioner og Grønlands Nationalarkiv Afleveringspligt Aflevering Afleveringsfortegnelse Omkostninger ved aflevering Arkiverne i Grønlands Nationalarkiv Adgang til arkiver for afleverede institutioner... 17

3 2 Offentlige institutioners arkiver Bestemmelser og vejledning om opbevaring, aflevering og kassation af arkivalier Arkivet er en central del af en myndighed eller institution. God arkivering sikrer at dokumenter kan findes igen, også om lang tid og af nye medarbejdere. Det giver en sikker sagsbehandling og sparer tid fordi det gør det let at give hurtige og præcise svar på spørgsmål som kommer indeeller udefra. Et velordnet arkiv er en nødvendighed for at myndigheden kan leve op til sine forpligtelser over for borgerne. På længere sigt har et velordnet arkiv også betydning som eftertidens hukommelse om fortiden. Også for den historiske forskning er det derfor vigtigt at arkiverne er velordnede. Grønlands Nationalarkiv Grønlands Nationalarkiv har til opgave at bevare de vigtigste dele af den offentlige forvaltnings arkiver og gøre dem tilgængelige for fremtidens forskning. Derudover tilbyder Grønlands Nationalarkiv myndighederne rådgivning om arkivering, og giver adgang til deres gamle arkivalier, hvis der er behov for at orientere sig i en sag efter aflevering. Et nært samarbejde mellem de offentlige myndigheder og institutioner og Grønlands Nationalarkiv er derfor til gavn for begge parter. Spørg Grønlands Nationalarkiv Formålet med denne vejledning er at give en indføring i god arkivhåndtering og procedurerne i de forskellige situationer, hvor man skal i kontakt med Grønlands Nationalarkiv. Vejledningen handler udelukkende om papirarkivalier. For IT-arkivalier er der fastsat en separat vejledning. Til kommunerne findes desuden Bestemmelser om bevaring og kassation, som kan hentes på eller Skulle der opstå tvivl om arkivspørgsmål, er man altid velkommen til at kontakte Grønlands Nationalarkiv, enten på telefon eller skriftligt: Grønlands Nationalarkiv, postboks 1090, 3900 Nuuk eller arkiv@arkiv.gl.

4 3 1. Arkiverne hos institutionerne Hvad er arkivalier? Arkivalier er dokumenter der er skabt i forbindelse med institutionens sagsbehandling. Det vil sige udførelsen af de opgaver myndigheden er pålagt ifølge loven. Derudover skal administrative hjælpemidler som kartoteker, navneregistre, vejledninger samt myndighedens journalplaner og instrukser også bevares som en del af arkivet. Arkivalier er ikke blot papirmateriale, men kan også være kort, tegninger, planer, billeder, fotokopier, film og mikrofilm. Digitale filer er også arkivalier hvad enten de opbevares på drev, i IT-systemer eller på bærbare medier som f.eks. USB-nøgler og cd-rommer. For digitale filer gælder dog en række særskilte regler som er beskrevet i en separat vejledning, Vejledning om IT-arkivering. Proveniensprincippet Det materiale, der er blevet til hos, eller indsendt til, en bestemt myndighed eller institution, skal holdes sammen som en enhed og holdes adskilt fra andre arkiver. Hvis en institution opbevarer arkiver, eller dele af arkiver, fra en anden institution, skal disse altså behandles som særskilte arkiver. De må ikke blandes sammen med institutionens eget arkiv. Det gælder også i de tilfælde, hvor en institution er opstået ved at flere institutioner af samme karakter er blevet lagt sammen til en større institution. Denne adskillelse af selvstændige arkiver kaldes i fagsproget proveniensprincippet eller hjemmehørs-princippet. Sagsstyring og journal I en større institution er styringen af arkiveringsprocedurerne meget vigtig. Alle myndigheder skal anvende en journalplan og en journalinstruks. Journalplanen er en emneopdelt oversigt over myndighedens ansvarsområde, mens journalinstruksen fastlægger procedurer for hvornår der skal journaliseres, hvad der skal journaliseres m.m. Flere detaljer om hvordan journalplaner skal udformes og hvad journalinstrukser skal indeholde kan ses i afsnittet Anmeldelse og godkendelse. Journalisering For at man kan finde noget i arkivet, er det afgørende at man ikke hele tiden skifter journalplan eller instruks. Journalplaner og instrukser skal derfor være gældende i en på forhånd bestemt periode. Det er op til myndighederne selv, hvor længe hver journalperiode skal vare, men arkivet anbefaler journalperioder af enten 5 eller, maksimum, 10 års varighed. I løbet af en

5 4 journalperiode kan der ikke foretages større ændringer i journalplanen og instruksen, men Grønlands Nationalarkiv kan give myndigheden tilladelse til mindre ændringer. For flere detaljer om dette se afsnittet Anmeldelse og godkendelse. Arkivorganisation, sagsrensning og opbevaring Det er almindeligt at opdele et arkiv i tre dele: - Journalen - som rummer de sager der er under behandling - Nærarkivet - som rummer de sager der er afsluttet men som der ofte er brug for at orientere sig i. Uanset om der ofte er behov for sagen bør den dog ikke være i nærarkivet mere end tre år efter sagens afslutning. - Fjernarkivet - som rummer afsluttede sager, der enten er ældre end tre år eller som er yngre end tre år, men som der kun sjældent er brug for i sagsbehandlingen. Det er tilladt at opbevare journalen og nærarkivet sammen, men nærarkiv og fjernarkiv skal være adskilt. Nærarkivet og journalen kan opbevares i almindelige kontorlokaler, men skal dog altid opbevares i aflåselige arkivskabe, eller lignende, og helst i lokaler som ikke er almindeligt tilgængelige for offentligheden. Arkivalier i fjernarkivet skal opbevares i lokaler der er godkendte af Grønlands Nationalarkiv (se detaljer i næste afsnit om anmeldelse og godkendelse). Inden arkivalier afleveres til Grønlands Nationalarkiv skal de renses for dubletter samt publiceret materiale og bøger. Alle genstande af metal, plastic eller gummi, f.eks. clips og plasticomslag, skal fjerne for at undgå fremtidig skade på arkivalierne (se figur 1). De offentlige institutioner kan selv vælge om de vil foretage denne rensning løbende, eller gøre det umiddelbart inden aflevering til Grønlands Nationalarkiv. Det anbefales dog kraftigt at foretage rensningen løbende, f.eks. i forbindelse med at sagerne overføres fra nærarkiv til fjernarkiv. Sagsrensningen er vigtig, fordi man derved sparer plads, får mere overskuelige sager, og hurtigere kan foretage afleveringer. Sager i fjernarkivet der senere skal afleveres til Grønlands Nationalarkiv skal være rensede ved aflevering.

6 5 Figur 1: Arkivalier der afleveres til Grønlands Nationalarkiv skal være renset for alle genstande af metal, plastik, gummi etc. Da arkivalier der står på hylderne nærmest gulvet er mest sårbare i tilfælde af vandskader. Det bør derfor være mindst vigtige arkivalier der står på den nederste hylde. For nogle myndighedsområder er der udstedt faste bestemmelser fra Grønlands Nationalarkiv om hvilke arkivalier der skal bevares og hvilke der må kasseres. I så fald skal det være kassationsbestemte arkivalier der står på nederste hylde. Arkivansvarlig medarbejder I større institutioner bør en af medarbejderne udpeges til at have særligt ansvar for fjernarkivet. Denne medarbejder sørger for overførsel af arkivalier fra nærarkivet til fjernarkivet, løbende sagsrensning og overordnet tilsyn med sagerne i fjernarkivet og arkivlokalerne. Når der er behov for at hente sager frem fra fjernarkivet er det også den arkivansvarlige som skal sikre at alting kommer tilbage i fjernarkivet, når det ikke længere skal bruges i sagsbehandlingen. Brug af arkivalier fra fjernarkivet bør derfor altid foretages af den arkivansvarlige, eller i det mindste meddeles til den arkivansvarlige. Det er også den arkivansvarlige der fungerer som kontaktperson til Grønlands Nationalarkiv i forbindelse med tilsyn, aflevering, kassation samt løbende spørgsmål om journalisering og arkivering.

7 6 Anmeldelse og godkendelse Anmeldelse og godkendelse af journalplaner Alle Grønlands offentlige institutioner skal have en journalplan, med mindre andet er aftalt med Grønlands Nationalarkiv. Journalplaner skal anmeldes til Grønlands Nationalarkiv og må først tages i brug, når arkivet har sendt en skriftlig godkendelse af journalplanen. En journalplan skal altid være emneopdelt. Hvis journalplanen er opbygget ud fra organisationens struktur bliver planen ukorrekt når organisationsstrukturen ændrer sig. Journal- og arkivplanen skal desuden være opdelt i et begrænset antal niveauer. To-tre niveauer er som regel passende. Kun i særlige tilfælde vil arkivet godkende en journalplan med fire eller flere niveauer. Det er vigtigt at journalplanen er klar og entydig. Der må for eksempel ikke være flere numre der dækker det samme emne. Det er typisk disse detaljer i en journalplan der lægges vægt på når der foretages en godkendelse. Hvis en myndighed kun har ganske få typer af sager, kan Grønlands Nationalarkiv tillade, at der ikke anvendes en journalplan, men blot simpel journalisering. Det kan for eksempel være en uddannelsesinstitution der gemmer sine elevsager ordnet efter årstal og cpr. nr. Under alle omstændigheder skal principperne for journaliseringen på forhånd aftales med Grønlands Nationalarkiv. Samtidig med godkendelsen af journalplanen, beslutter Grønlands Nationalarkiv også, hvordan vedligeholdelsen af journalplanen skal foregå. Som tidligere nævnt fastsættes journalplanen for en journalperiode ad gangen, og i løbet af den periode, må der ikke laves grundlæggende strukturelle ændringer i journalplanen. Grønlands Nationalarkiv kan dog tillade, at myndigheden laver mindre ændringer i journalplanen. For eksempel kan det tillades at oprette nye numre på de lavere niveauer af journalplanen. Det tillades derimod ikke at oprette nye hovednumre eller ændre i de eksisterende numre. Anmeldelse og godkendelse af journalinstrukser Udover journalplanen skal institutionen have en journalinstruks. En journalinstruks er et dokument som fastlægger procedurerne for hvordan man journaliserer i organisationen. Det kan for eksempel være, hvem der har ansvaret for at oprette og lukke sager, hvor lange journalperioder man benytter og hvordan sager skal navngives o. lign. En detaljeret beskrivelse af hvad journalinstruksen skal indeholde, kan ses i arkivbekendtgørelsens 16. Ligesom journalplanen, skal journalinstruksen godkendes af Grønlands Nationalarkiv inden den tages i brug.

8 7 Anmeldelse og godkendelse af magasinforhold Lokaler der benyttes som fjernarkiv, skal være godkendt af Grønlands Nationalarkiv. Arkivlokalet skal være aflåseligt og evt. vinduer skal være sikret mod indbrud. Lokalet skal være placeret sådan at uvedkommende ikke kan skaffe sig adgang, ligesom tag og vægge skal være tætte mod regn, sne og skadedyr. Derudover skal lokalet være tørt og fri for vandrør (som kan give vandskader ved frostsprængning). Lokalet må ikke være nabolokale til installationer, der indebærer en særlig risiko for brand eller vandskade, såsom fyrrum, vådrum eller køkkener. Af hensyn til risiko for svamp og lignende, må lokalet hverken være uopvarmet eller meget varmt. Temperaturen i lokalet skal være mellem 10 og 30 grader. Den nederste hylde på reoler skal være hævet ca. 20 cm. over gulvet (se figur 2). Figur 2: Nederste hylde på reoler med arkivalier bør være hævet ca. 20 cm over gulvet for at beskytte mod vandskader. Afhængig af arkivaliernes type og betydning kan Grønlands Nationalarkiv herudover stille yderligere krav om temperaturstyring, luftfugtighed, elinstallationers indretning, luftcirkulation eller yderligere tyverisikring (f.eks. alarmer). Udover de ovennævnte sikkerhedsforanstaltninger vurderer Grønlands Nationalarkiv også arkivlokalerne ud fra rent praktiske hensyn. Der skal være plads til at bevæge sig rundt og komme til arkivalierne, der skal være en tilstrækkelig belysning og luftkvaliteten skal være sådan at man kan opholde sig i lokalet, hvis man har brug for at arbejde i længere tid i selve lokalet. Af hensyn til sikringen mod indbrud er det meget almindeligt at placere arkivlokaler i kældre eller på lofter, lokaler der desværre ofte også er særligt udsatte for brand- eller vandskade. Hvis myndighederne benytter en kælder eller et loftslokale som fjernarkiv, kan Grønlands

9 8 Nationalarkiv stille krav om en sagkyndig vurdering af risikoen for brand eller vandskader i lokalet. Fjernarkivlokaler må ikke benyttes til andre formål end opbevaring af arkivalier. Lokalet skal til enhver tid holdes rent og velordnet. Kassationer Arkivbekendtgørelsens 32 indeholder en liste over papirarkivalier der ikke skal afleveres til Grønlands Nationalarkiv, jf. 31, stk. 2 i samme. Nedenfor følger en nærmere forklaring til udvalgte punkter. Hvis man har spørgsmål angående de øvrige punkter, kan man kontakte Grønlands Nationalarkiv. Sager vedrørende kontorforhold, herunder maskiner samt inventar Rutinemæssige sager om leje/indkøb af inventar, kontorartikler og kontormaskiner, abonnementer på aviser og tidsskrifter m. v. Samlinger af materiale, der alene er tilvejebragt med henblik på inddatering i elektroniske registre, databaser m.v. (inddata) Eksempelvis blanketter, som borgere har udfyldt, hvorefter forvaltningen har indtastet oplysningerne i et IT-system. Samlinger af udskrifter fra IT-systemer, der alene anvendes til opslag, orientering og kontrol (uddata) Eksempelvis underretnings-, tjek- og ajourføringslister, m.v. til brug for orientering og/eller kontrol. Publiceret materiale, herunder pjecer, brochurer, internetudskrifter, som ikke har givet anledning til sagsbehandling Som anført, skal en publikation der har spillet en afgørende rolle i behandlingen af en sag, arkiveres som del af journalsagen. Publikationer som institutionen selv har udgivet, skal normalt ikke afleveres. Vær dog opmærksom på, at sådanne publikationer skal afleveres til Grønlands Nationalbibliotek i henhold til bibliotekslovgivningen om pligtaflevering af offentliggjorte materialer. Andet materiale, der er modtaget til orientering, og som ikke har givet anledning til sagsbehandling Det kan f.eks. være andre myndigheders årsberetninger, bekendtgørelser og cirkulærer, orienteringsskrivelser og løbende meddelelser fra andre myndigheder. Disse bestemmelser omfatter alle myndigheder og samtlige papirarkivalier. Grønlands Nationalarkiv har derudover fastsat bestemmelser for bestemte myndigheder, i form af

10 9 forskrifter, der offentliggøres på arkivets hjemmeside. Kassation må kun finde sted henhold til arkivbekendtgørelsen, arkivets forskrifter eller efter særskilt, skriftlig tilladelse fra Grønlands Nationalarkiv. Myndigheder som har arkiver der ikke er nævnt, hverken i bekendtgørelsen eller i arkivets forskrifter, men som myndighedens ansatte mener kan kasseres, skal sende en begrundet ansøgning om tilladelse til kassation til Grønlands Nationalarkiv. Kassation og bortskaffelse af arkivalier Arkivalier, der er bestemt til kassation, må ikke afleveres til Grønlands Nationalarkiv ej heller til andre institutioner, f.eks. museer eller lignende. De skal destrueres fuldstændigt på en sådan måde, at uvedkommende ikke kan få adgang til dem, f.eks. ved makulering eller total afbrænding. Afbrænding af arkivalier skal ske under opsyn. Nødplan og beskadigede arkivalier I tilfælde af vand- eller brandskade der omfatter arkivalier, skal Grønlands Nationalarkiv underrettes hurtigst muligt for en vurdering af mulighederne for at begrænse tabet af afleveringspligtige arkivalier. Hvis skaden er sket og afleveringspligtige arkivalier er blevet våde, mugne eller på anden vis beskadigede, skal Grønlands Nationalarkiv kontaktes med henblik på særlige foranstaltninger i forbindelse med aflevering eller kassation. Intet må kasseres eller afleveres inden en forudgående vurdering af skaderne foretaget af Grønlands Nationalarkiv. 2. Pakning og mærkning Pakning Arkivalier bør allerede ved overflytning til fjernarkiv, pakkes og mærkes på en sådan måde, at senere ompakning undgås. Se nærmere om sagsrensning forinden fjernarkivering og pakning under Arkivorganisering og opbevaring ovenfor. Arkivalier, der må kasseres efter en vis frist, pakkes hensigtsmæssigt efter forholdene og forsynes med en tydelig oplysning om, hvornår de må kasseres, f.eks. med et rødt K og det årstal, hvor kassation skal finde sted. Arkivalier, der skal bevares, pakkes og mærkes efter følgende retningslinjer:

11 10 Arkivæsker Arkivalier, der skal afleveres til Grønlands Nationalarkiv, skal være pakket i særlige æsker udviklet af arkivvæsenet. Kun protokoller pakkes ikke i æsker, men mærkes på forsiden (se nedenfor om mærkning af arkivalier). Arkivæskerne leveres i ufoldet stand. Til hver æske hører to dele, der foldes til henholdsvis bund og låg. Den ene langside af æskens bund fungerer som en klap, der kan bøjes til side, så indholdet let kan tages ud eller lægges på plads. Når æsken tages i brug skal klappen være til venstre. Arkivæsken skal fyldes helt, men må ikke overfyldes. Grønlands Nationalarkivs magasin, 2017

12 11 Rekvisition af arkivæsker Arkivæskerne kan bestilles gennem: Arctic Import, Industrivej 14 Postbox 580, 3900 Nuuk Telefonnr e-post: Betegnelse A4 Smal folio Stor folio Bundens indvendige mål 320 x 235 x 80 mm 365 x 235 x 50 mm 380 x 250 x 80 mm NB! Vælg arkivæsker efter arkivaliernes størrelse. Der vil almindeligvis kun være brug for æsker i størrelse A4. Kartoteker Kartoteks- eller journalkort afleveres i kartotekskasser. Låget på kassen skal være bundet fast. Kassen må ikke være længere end 26 cm. Journalkort i A4-format pakkes og afleveres i arkivæsker. Inden afleveringen kontrolleres det, om kortene ligger i rigtig orden. Grønlands Nationalarkivs magasin, 2017

13 12 Mærkning Protokoller, arkivæsker og kartotekskasser mærkes med mærkater fastgjort med lim (ikke selvklæbende mærkater), der oplyses om: 1) Institutionens navn 2) Indhold 3) Årstal 4) For journalsager: journalnummer. Se eksempler på mærkning her: Kultur- og undervisningsdirektoratet Provsten for Grønland Skoleindberetninger Journalsager J.nr MANIITSUP KOMMUNEA Edvard Krusep Atuarfia Beretninger fra forsorgs- og børneforsorgsudvalg i bygder Atuartut mappii A - F 1972

14 13 Anbringelse af mærkater Arkivæsker og protokoller opstilles ligesom bøger på en reol. Mærkaterne anbringes derfor på protokollens ryg eller arkivæskens låg, øverst på højre side. Æsker: Når æsken stilles op på en hylde, skal låget være til venstre og bunden højre. Man skal kunne se mærkaten på låget når æsken står på hylden (se figur 3). Figur 3: Sådan pakkes og mærkes en arkivæske korrekt. Eksempel fra Nuuk Kommunes arkiv. Protokoller: Mærkaten placeres øverst på protokollens ryg. Hvis protokollen i forvejen har tekst på ryggen, bør man så vidt muligt undgå at dække den. Ved smalle protokoller anbringes mærkaterne på forsiden i nederste, venstre hjørne (se figur 4).

15 14 Kartotekskasser: Mærkaterne skal så vidt muligt sættes på låget (se figur 5). Til at lime mærkaterne fast bør bruges almindelig, klar PVA-kontorlim eller skolelim. Selvklæbende etiketter må ikke anvendes, da den klæbende effekt ophører efter kort tid. Figur 4: Sådan mærkes en protokol korrekt. Eksempel fra Palaseqarfik Aasiaats arkiv. Figur 5: Sådan mærkes en kartotekskasse korrekt. Eksempel fra Qullissat Kommunes arkiv. NB! Til at lime mærkaterne fast bør bruges almindelig, klar PVA-kontorlim eller skolelim. Selvklæbende etiketter må ikke anvendes, da den klæbende effekt ophører efter kort tid.

16 15 3. De offentlige institutioner og Grønlands Nationalarkiv Afleveringspligt Lovgrundlaget for Grønlands Nationalarkiv er Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni Arkivloven bestemmer, at alle offentlige institutioner skal aflevere deres arkivalier til Grønlands Nationalarkiv. Rådgivning For at arkivalierne kan afleveres i den bedst mulige stand er Grønlands Nationalarkiv ifølge loven de offentlige institutioners konsulent i arkivanliggender. Institutionerne kan skriftligt eller telefonisk henvende sig til Grønlands Nationalarkiv og anmode om rådgivning i konkrete spørgsmål om arkiver. Henvendelsen kan resultere i at en medarbejder fra Grønlands Nationalarkiv, aflægger besøg hos den pågældende institution. For myndigheder uden for Nuuk kan rådgivning også foregå via telefon eller video-møde. Grønlands Nationalarkiv fører tilsyn med de offentlige myndigheder og institutioners arkiver og tilstræber at aflægge regelmæssige besøg hos alle større offentlige institutioner i Grønland. 4. Aflevering Lovgrundlaget for Grønlands Nationalarkiv er Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni Arkivloven bestemmer, at alle offentlige institutioner skal aflevere deres arkivalier til Grønlands Nationalarkiv.

17 16 Afleveringsfortegnelse Der skal udarbejdes en afleveringsfortegnelse i tre eksemplarer over de arkivalier, som afleveres til Grønlands Nationalarkiv. Den skal sendes til arkivet til godkendelse forud for afleveringen. Grønlands Nationalarkiv sender efter godkendelse det ene eksemplar tilbage med påført kvittering. På fortegnelsen skal hvert enkelt bind, æske eller kasse opføres for sig. Hvis afleveringen omfatter arkivalier som ikke er blevet til ved den afleverende institution, men som af en eller anden grund er blevet overført dertil, skal disse sager opføres på selvstændige fortegnelser. Dette gælder såvel arkivalier fra offentlige institutioner som eventuelle private personers eller institutioners arkiver, som findes i den afleverende institutions arkiv. Omkostninger ved aflevering Omkostninger ved ordning, pakning og transport af arkivalierne afholdes af den afleverende institution, jf. arkivlovens 13, stk. 3. Såfremt en aflevering modtages i mangelfuldt ordnet eller mærket stand, vil den afleverende institution blive bedt om at betale for udgifterne i forbindelse med efterbearbejdning af afleveringen i Grønlands Nationalarkiv. 5. Arkiverne i Grønlands Nationalarkiv Hovedopgaven for Grønlands Nationalarkiv er at sikre eftertiden et historisk kildemateriale. Derudover fungerer arkivet også som et dokumentationscenter for myndighederne. Tilgængelighedsregler Med henblik på at sikre privatlivets fred, er arkivalier i Grønlands Nationalarkivs samlinger underkastet en række bestemmelser om tilgængelighed. I hovedtræk er tilgængelighedsreglerne følgende: Arkivalier afleveret til Grønlands Nationalarkiv er sædvanligvis tilgængelige for offentligheden, når de er 25 år gamle. Arkivalier, der indeholder følsomme oplysninger om enkeltpersoner, skal dog være 80 år gamle, før de bliver tilgængelige. Til forskningsbrug vil der dog ofte kunne gives adgang til ikke-tilgængeligt materiale efter ansøgning. I sådanne tilfælde vil der blive taget særlige hensyn til sikring af den nødvendige fortrolighed.

18 17 Adgang til arkiver for afleverede institutioner En offentlig institution kan låne materialer fra egne afleverede arkiver. Grønlands Nationalarkiv kan også udføre mindre administrative undersøgelser for den afleverende myndighed, ligesom der i et vist omfang kan leveres kopier af materialet. Offentlige myndigheder er altid velkomne til at henvende sig direkte til Grønlands Nationalarkiv vedrørende arkivspørgsmål. Arkivet kan kontaktes direkte på telefonnr eller mail til arkiv@arkiv.gl. Der kan også hentes oplysninger på hvor denne pjece, arkivloven samt bevarings- og kassationsbestemmelserne for kommunerne kan hentes. Grønlands Nationalarkiv, 5. april 2017

OFFENTLIGE INSTITUTIONERS ARKIVER. Bestemmelser og vejledning om opbevaring, aflevering og kassation af arkivalier

OFFENTLIGE INSTITUTIONERS ARKIVER. Bestemmelser og vejledning om opbevaring, aflevering og kassation af arkivalier OFFENTLIGE INSTITUTIONERS ARKIVER Bestemmelser og vejledning om opbevaring, aflevering og kassation af arkivalier Grønlands Nationalarkiv, Nuuk, 9. oktober 2012 3 Indhold Offentlige institutioners arkiver...

Læs mere

VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV. En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner

VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV. En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner Københavns Stadsarkiv oktober 2007 INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING

Læs mere

Kapitel 1 Anvendelsesområde. Kapitel 2 Behandling og opbevaring

Kapitel 1 Anvendelsesområde. Kapitel 2 Behandling og opbevaring Selvstyrets bekendtgørelse nr. 23 af 26. september 2016 om arkivalier I medfør af 8, 10, 11, stk. 1 og 13, stk. 2 i Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni 2015 om arkivvæsen og efter forhandling med Grønlands

Læs mere

Anvisning om ordning, behandling og pakning m.v. af arkivalier som skal afleveres til Statens Arkiver (august 2009)

Anvisning om ordning, behandling og pakning m.v. af arkivalier som skal afleveres til Statens Arkiver (august 2009) Anvisning om ordning, behandling og pakning m.v. af arkivalier som skal afleveres til Statens Arkiver (august 2009) Aflevering af arkivalier fra statslige myndigheder til Statens Arkiver foregår i henhold

Læs mere

Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge

Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge 30. maj 2008 Jeg har nu afsluttet min behandling af sagen. Det er min opfattelse at det er kritisabelt at nævnet har kasseret

Læs mere

Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv

Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv Byrådssekretariatet Sagsbehandler: Gitte Hedemark Sagsnr. 85.08.00-A26-1-15 Dato:21.10.2015 Forslag til Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv 1 Formål Horsens Kommunes Stadsarkiv har til formål 1.

Læs mere

Retnings. for arkivering

Retnings. for arkivering Retnings linjer for arkivering Indhold Retningslinjer for arkivering i Københavns Kommune 5 1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? 6 1.1 Hvorfor arkiverer vi? 6 1.2 Hvad arkiverer vi? 6 1.3 Hvem arkiverer?

Læs mere

Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk

Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk Kapitel 1. Lovens formål og anvendelsesområde 1. Formålet med loven er, 1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner

Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 343 af 6. maj 2008 om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne, bilag

Læs mere

VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV

VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV 1. Organisation Stk. 1. Rudersdal Stadsarkiv er en del af Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, og henhører under Rudersdal Kommunes Kulturområde samt det statsanerkendte

Læs mere

Kapitel 1. Inatsisartutlovens anvendelsesområde

Kapitel 1. Inatsisartutlovens anvendelsesområde Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni af 2015 om arkivvæsen Kapitel 1 Inatsisartutlovens anvendelsesområde 1. Inatsisartutloven gælder for alle dele af den offentlige forvaltning under Grønlands Selvstyre og

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler BEK nr 994 af 03/08/2010 (Historisk) Udskriftsdato: 2. juli 2016 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004823 Senere ændringer til forskriften BEK nr 740

Læs mere

Forslag til. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler

Forslag til. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler Forslag til Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers

Læs mere

Gladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997.

Gladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997. Vedtægter Gladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997. Gladsaxe Byarkiv er i henhold til Arkivloven, Lov nr. 1050 af 17. december 2002 7, samt

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne BEK nr 980 af 03/08/2010 (Historisk) Udskriftsdato: 17. december 2017 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004827 Senere ændringer til forskriften BEK nr

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne UDKAST 13.3.2015 RA j.nr. 2015-004774 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale videnskabsetiske komiteer

Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale videnskabsetiske komiteer Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale videnskabsetiske En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 979 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale

Læs mere

Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004

Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 1. Arkivbestemmelsernes gyldighedsområde 1.1. Bestemmelserne gælder for Københavns Kommunes valgte råd, udvalg

Læs mere

Vejledning om IT-arkivering

Vejledning om IT-arkivering NUNATTA ALLAGAATEQARFIA, 2018 Vejledning om IT-arkivering Vejledningen er udformet som en mere praksisnær uddybning af de dele af arkivloven og arkivbekendtgørelsen som omhandler IT-arkivering. Den er

Læs mere

Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000

Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Praksis Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Denne artikel indeholder en præsentation af Statens Arkiver, Danmarks nuværende praksis for indsamling af elektroniske

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003

Læs mere

Arkivinstruks. Arkivinstruks for Thisted Kommune. Gl. Thisted Kommune. Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007.

Arkivinstruks. Arkivinstruks for Thisted Kommune. Gl. Thisted Kommune. Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Arkivinstruks for Thisted Kommune Arkivinstruks Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Status Gl. Thisted Kommune Den gamle Thisted Kommune har i 1989-92 gennemført et kassationsprojekt,

Læs mere

Afleveringsbestemmelse for arkivalier fra skoler omfattet af skolestrukturændringen i 2011 til Guldborgsund Stadsarkiv

Afleveringsbestemmelse for arkivalier fra skoler omfattet af skolestrukturændringen i 2011 til Guldborgsund Stadsarkiv Afleveringsbestemmelse for arkivalier fra skoler omfattet af skolestrukturændringen i 2011 til Guldborgsund Stadsarkiv Indhold 1. Hvordan forløber en aflevering til Stadsarkivet et kort resumé?... 2 A.

Læs mere

Velkommen til De grønlandske kommuners journal- og arkivplan. Denne udgave er fra vinteren 2000/2001.

Velkommen til De grønlandske kommuners journal- og arkivplan. Denne udgave er fra vinteren 2000/2001. Forord Velkommen til De grønlandske kommuners journal- og arkivplan. Denne udgave er fra vinteren 2000/2001. For første gang er journal- og arkivplanen udkommet elektronisk, så planen eksisterer både i

Læs mere

Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos pastoraterne

Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos pastoraterne Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos pastoraterne 2003 Indledning Statens Arkivers generelle kassationsbekendtgørelse Dette er en vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelser

Læs mere

Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed

Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed I medfør af 9, 10, stk. 1-3, 12, stk. 2, 13, stk. 2-3, 14, 20, 21, stk. 2, 41, stk.

Læs mere

Arkivmæssige hensyn - generelt

Arkivmæssige hensyn - generelt Arkivmæssige hensyn Arkivloven: 8: Myndighederne skal drage omsorg for varetagelse af arkivmæssige hensyn, herunder at arkivalier opbevares på en betryggende måde. Stk. 2: Myndighederne skal drage omsorg

Læs mere

6. november 2017 FM 2018/xx. Bemærkninger til lovforslaget. Almindelige bemærkninger

6. november 2017 FM 2018/xx. Bemærkninger til lovforslaget. Almindelige bemærkninger 6. november 2017 FM 2018/xx Bemærkninger til lovforslaget Almindelige bemærkninger 1. Indledning 1.1. Den overordnede baggrund for forslaget Den overordnede baggrund for ændringsforslaget er et ønske fra

Læs mere

Korrekt opbevaring af papirarkivalier hvad kan I gøre for at sikre jer mod skader på jeres papirarkivalier

Korrekt opbevaring af papirarkivalier hvad kan I gøre for at sikre jer mod skader på jeres papirarkivalier Korrekt opbevaring af papirarkivalier hvad kan I gøre for at sikre jer mod skader på jeres papirarkivalier Asger Svane-Knudsen, specialkonsulent, bevaringsteknisk koordinator Netværk for kommuner og regioner,

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner Indhold Kapitel 1 - Område Kapitel 2 - Bevaring- og kassation Kapitel 3 - Ikrafttrædelse m.v. Bilag Bilag 1

Læs mere

Syddjurs Kommunearkiv - vedtægter. Direktionssekretariatet og IT-afdelingen november Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 1 af 7

Syddjurs Kommunearkiv - vedtægter. Direktionssekretariatet og IT-afdelingen november Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 1 af 7 Syddjurs Kommunearkiv - vedtægter Direktionssekretariatet og IT-afdelingen november 2009 Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 1 af 7 Vedtægter for Syddjurs Kommunearkiv 1 Syddjurs Kommunearkiv er oprettet som

Læs mere

VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7

VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7 VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7 GULDBORGSUND KOMMUNE APRIL 2011 INDHOLDSFORTEGNELSE Indhold 1. Formål... 3 2.

Læs mere

Vedtægt for Odense Stadsarkiv

Vedtægt for Odense Stadsarkiv Vedtægt for Odense Stadsarkiv 1. Stadsarkivet henhører under. Dets arbejdsområde er Odense Kommune. 2. Stadsarkivets opgave er at indsamle, registrere og bevare kommunale arkivalier fra Odense Kommune

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Økonomi- og Erhvervsministeriet

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Økonomi- og Erhvervsministeriet Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Økonomi- og Erhvervsministeriet I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige

Læs mere

Kapitel 3 Papirarkivalier fra opbevaring til aflevering

Kapitel 3 Papirarkivalier fra opbevaring til aflevering 37 Kapitel 3 Papirarkivalier fra opbevaring til aflevering Selvom elektronisk arkivering for alvor er ved at få fodfæste i den statslige sektor, vil myndighederne i mange år frem fortsat skulle bruge deres

Læs mere

Sådan pakker du arkivalier. - inden de afleveres til Rigsarkivet

Sådan pakker du arkivalier. - inden de afleveres til Rigsarkivet Sådan pakker du arkivalier - inden de afleveres til Rigsarkivet Inden I begynder Hvad og hvor meget skal afleveres? Er der styr på det? Ved I hvor det står? Ved I hvor meget det fylder sådan cirka? Det

Læs mere

Sekretariat og Digitalisering ARKIVVEDTÆGTER ARKIV

Sekretariat og Digitalisering ARKIVVEDTÆGTER ARKIV Sekretariat og Digitalisering ARKIVVEDTÆGTER ARKIV AUGUST 2017 Indhold 1. Formål 3 2. Organisation 3 3. Arkivalierne 3 4. Bevarings- og kassationsretningslinjer 4 5. Aflevering til Arkivet 4 6. Pligtaflevering

Læs mere

Vejledning til private arkivskabere

Vejledning til private arkivskabere Rigsarkivet Vejledning til private arkivskabere Sådan gør du et arkiv klar til aflevering til Rigsarkivet Allan Lyngs Kjærgaard 20-11-2015 Indledning Når man skal aflevere et arkiv til Rigsarkivet, skal

Læs mere

SLA arkivuddannelse. Modul 2, dag 1 Arkivets samlinger: Arkivalier

SLA arkivuddannelse. Modul 2, dag 1 Arkivets samlinger: Arkivalier SLA arkivuddannelse Modul 2, dag 1 Arkivets samlinger: Arkivalier Dagens program Velkomst introduktion Hvad er arkivalier Arbejdsgang på arkivet Indkomst Indsamlingspolitik Modtagelse, journalskrivning,

Læs mere

Arkivmæssige hensyn opbevaring og skader

Arkivmæssige hensyn opbevaring og skader Arkivforeningens halvdagsseminar Konservering af Arkivmaterialer 27. oktober 2016 Arkivmæssige hensyn opbevaring og skader Asger Svane-Knudsen Specialkonsulent Bevaringsteknisk koordinator Grundlæggende

Læs mere

Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv

Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Frederikshavn Stadsarkiv er i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Frederikshavn Kommune. 1. Formål Frederikshavn Stadsarkiv har til formål: 1) at sikre bevaring

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i Registertilsynets varetægt

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i Registertilsynets varetægt Side 1 Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i Registertilsynets varetægt I medfør af 8, stk. 2, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige

Læs mere

KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2015 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE 4 ARKIVLOVEN OG DEN OFFENTLIGE FORVALTNING Alle myndigheder 5 DET DIGITALE

Læs mere

Håndter adgang til arkivalier

Håndter adgang til arkivalier Håndter adgang til arkivalier Samarbejdsproces mellem kommuner og Udbetaling Danmark - udmøntning af opgavesplit Udbetaling Danmark, 25. maj 2012 Version 1.5 1 Håndter adgang til arkivalier Definition

Læs mere

Fra spørgsmål til arkivalier

Fra spørgsmål til arkivalier Fra spørgsmål til arkivalier - Om Daisy, guider og registraturer Folder nr. 05 Rigsarkivet Søgning efter arkivalier På et arkiv kan det til tider opleves som en indviklet proces at komme fra spørgsmål

Læs mere

Rapport fra arbejdsgruppe arkivering

Rapport fra arbejdsgruppe arkivering Rapport fra arbejdsgruppe arkivering. Valg af arkivstrategi Forslag til koordineret nedlæggelse af de gamle kommuners arkiver og udformningen af en ny arkivenhed. v/ Tove Bonnerup, Sønderhald Kommune,

Læs mere

Lovgivning, arkivet som myndighed

Lovgivning, arkivet som myndighed Lovgivning, arkivet som myndighed Oplæg på NORDIG 3. juni 2014 Indhold Hvad er målet? Hvilke udfordringer er der? Hvordan kan udfordringerne imødegås? Hvad gør vi i Danmark? Spørgsmål? Oplæg til diskussion

Læs mere

Bestemmelser om Frederiksberg Kommunes arkivalier

Bestemmelser om Frederiksberg Kommunes arkivalier 1 Bestemmelser om Frederiksberg Kommunes arkivalier KAPITEL 1: GENERELLE BESTEMMELSER... 3 Gælder for alle arkivalier i kommunen... 3 Arkiver fra selvejende institutioner og selskaber/foreninger... 3 Arkiver

Læs mere

Opbevaring af papirarkivalier m.v. Juni 2012

Opbevaring af papirarkivalier m.v. Juni 2012 Opbevaring af papirarkivalier m.v. Juni 2012 Arkivlokaler og opbevaringsforhold Den offentlige sektors arkivdannelse er i dag hovedsagligt digital. Ikke desto mindre vil myndighederne i årene frem fortsat

Læs mere

Erindring om besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015

Erindring om besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015 Ringsted Kommune Att. kommunaldirektør Jacob Nordby Cc. Leon K. Johansen Dato: 14. april 2016 Journalnummer: 16/00460 Lokaltelefon: 41 71 72 84 Vores reference: CLA-BVT-MHA/ KVK Deres reference: Erindring

Læs mere

Bevarings- og kassationsbestemmelser for Dansk Data Arkivs papirarkiv

Bevarings- og kassationsbestemmelser for Dansk Data Arkivs papirarkiv Bevarings- og kassationsbestemmelser for Dansk Data Arkivs papirarkiv I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers

Læs mere

RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2019

RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2019 Grafisk design: Mette Secher RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2019 VÆR MED TIL AT BYGGE BRO MELLEM FORTID, NUTID OG FREMTID Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K OM RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE

Læs mere

Bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier fra Kirkeministeriet

Bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier fra Kirkeministeriet Bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier fra Kirkeministeriet I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige

Læs mere

Spørg om bevaring, kassation og aflevering

Spørg om bevaring, kassation og aflevering Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen Netværksmøde 12. marts 2018 for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave

Læs mere

RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KURSER KONFERENCE ARKIVNETVÆRK

RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KURSER KONFERENCE ARKIVNETVÆRK Grafisk design: Mette Secher Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K www.sa.dk/kurser RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KONFERENCE ARKIVNETVÆRK OM RIGSARKIVETS, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

Læs mere

Spørg om bevaring, kassation og aflevering

Spørg om bevaring, kassation og aflevering Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen 14-03-2017 Netværksmøde for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave Tal

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27.

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber

Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 978 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale

Læs mere

Bilag 1 Databehandlerinstruks

Bilag 1 Databehandlerinstruks Bilag 1 Databehandlerinstruks 1 1. Databehandlerens ansvar Databehandling omfattet af Databehandleraftalen skal ske i overensstemmelse med denne instruks. 2. Generelt 2.1 Databehandleren skal som minimum

Læs mere

Retningslinjer for Politiets Efterretningstjenestes behandling af personoplysninger mv.

Retningslinjer for Politiets Efterretningstjenestes behandling af personoplysninger mv. Retsudvalget 2009-10 REU alm. del Bilag 159 Offentligt Civil- og Politiafdelingen Dato: 7. december 2009 Kontor: Politikontoret Dok.: JKL40398 Retningslinjer for Politiets Efterretningstjenestes behandling

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos forskningsinstitutioner

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos forskningsinstitutioner Bekendtgørelse nr. 1120 af 19. december 2001 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos forskningsinstitutioner I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31.

Læs mere

Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer

Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer I medfør af 3, stk. 2, og 5, stk. 1 samt 10 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed

Læs mere

BEVARING OG KASSATION. HVAD SKAL BEVARES OG HVAD MÅ KASSERES

BEVARING OG KASSATION. HVAD SKAL BEVARES OG HVAD MÅ KASSERES BEVARING OG KASSATION. HVAD SKAL BEVARES OG HVAD MÅ KASSERES INDHOLDSFORTEGNELSE: Hvad skal bevares? 2 Bevaringsbestemmelser for arkivalier hos kommunale forvaltninger 2 Bevaringsbestemmelser for arkivalier

Læs mere

KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID

KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2016 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE INDHOLD 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Statslige

Læs mere

ARKIVINSTRUKS Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune

ARKIVINSTRUKS Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune ARKIVINSTRUKS Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune Vejledning om bevaring og kassation i områder, institutioner og for fælleskommunale samarbejder Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, marts 2008 Arkivinstruks

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Forbrugerstyrelsen

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Forbrugerstyrelsen Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Forbrugerstyrelsen I medfør af 8, stk. 2, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige

Læs mere

DATABEHANDLERAFTALE MELLEM ODENSE KOMMUNE. Flakhaven 2, 5000 Odense C [INDSÆT NAVN. CVR xxxxxxxx. Adresse ]

DATABEHANDLERAFTALE MELLEM ODENSE KOMMUNE. Flakhaven 2, 5000 Odense C [INDSÆT NAVN. CVR xxxxxxxx. Adresse ] DATABEHANDLERAFTALE MELLEM ODENSE KOMMUNE Flakhaven 2, 5000 Odense C OG [INDSÆT NAVN CVR xxxxxxxx Adresse ] 1. INDLEDNING... 3 2. ALMINDELIGE BESTEMMELSER... 3 3. SUPPLERENDE KRAV... 4 4. UNDERSKRIFTER...

Læs mere

Besvarelse af samrådsspørgsmål P fra Kulturudvalget:

Besvarelse af samrådsspørgsmål P fra Kulturudvalget: Kulturudvalget 2015-16 KUU Alm.del endeligt svar på spørgsmål 157 Offentligt 1 Samråd den 7. juni 2016 kl. 14.00-15.00 Besvarelse af samrådsspørgsmål P fra Kulturudvalget: Hvad kan statsministeren oplyse

Læs mere

Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder

Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Version 3, juni 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning

Læs mere

Journalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021

Journalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021 Journalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021 Indhold Formål... 2 Lovgrundlag... 2 Lov om offentlighed i forvaltningen... 2 Forvaltningsloven... 2 Arkivloven...

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse. som er skabt eller tilvejebragt af Arbejdsskadestyrelsen

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse. som er skabt eller tilvejebragt af Arbejdsskadestyrelsen Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier som er skabt eller tilvejebragt af I medfør af 8, stk. 2, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige

Læs mere

Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt?

Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Ved specialkonsulent Mette Hall-Andersen Overordnede ændringer i cirkulæret Et samlet regelsæt for alle typer af itsystemer

Læs mere

KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK INDHOLD SIDE 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER STATSLIGE MYNDIGHEDER Få styr på regler og praksis for digital

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af digitalt skabte data og dokumenter fra kommunerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af digitalt skabte data og dokumenter fra kommunerne BEK nr 183 af 26/01/2018 (Gældende) Udskriftsdato: 3. maj 2019 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Rigsarkivet, j.nr. 18/00580 Senere ændringer til forskriften Ingen Bekendtgørelse

Læs mere

Databehandlerinstruks

Databehandlerinstruks 1. Databehandleren handler alene efter instruks af den dataansvarlige. 2. Databehandleren forpligter sig til, til enhver tid at overholde lovgivningsmæssige krav samt denne databehandlerinstruks. 3. Databehandleren

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigsarkivet og rigsarkivarembedet

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigsarkivet og rigsarkivarembedet Statens Arkiver Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigsarkivet og rigsarkivarembedet I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj

Læs mere

I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages følgende ændringer:

I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages følgende ændringer: Lovforslag (udkast) 17. februar 2015 Forslag til lov om ændring af arkivloven I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages

Læs mere

Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune

Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune Side 1 af 1711117 Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune Indhold Indledning side 3 Lovgrundlag side 3 Arkivhensyn og sikkerhed side 4 Papirarkivalier Elektroniske arkiver Elektroniske sager side 5 Indscanning

Læs mere

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv. En vejledning til kommuner og regioner

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv. En vejledning til kommuner og regioner Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv En vejledning til kommuner og regioner 2 Indholdsfortegnelse Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv...1 En vejledning til kommuner og regionerindholdsfortegnelse...1

Læs mere

Dokumentation af sikkerhed i forbindelse med databehandling

Dokumentation af sikkerhed i forbindelse med databehandling - Dokumentation af sikkerhed i forbindelse med databehandling Al databehandling, der er underlagt persondataloven, skal overholde de tekniske krav, der er opstillet i Datatilsynets bekendtgørelse 528 (sikkerhedsbekendtgørelsen).

Læs mere

Dette værk er downloadet fra Slægtsforskernes Bibliotek

Dette værk er downloadet fra Slægtsforskernes Bibliotek Dette værk er downloadet fra Slægtsforskernes Bibliotek Slægtsforskernes Bibliotek er en del af foreningen DIS- Danmark, Slægt & Data. Det er et special-bibliotek med værker, der er en del af vores fælles

Læs mere

Start opgaven via fløjmenuen i venstre side: Journaler >> Ny journal

Start opgaven via fløjmenuen i venstre side: Journaler >> Ny journal JOURNAL, OPRET En journalsag oprettes hver gang en person har givet noget til arkivet. Journalen giver oplysninger om hvem, der har afleveret hvad og hvornår, samt under hvilke betingelser. Start opgaven

Læs mere

Folketinget Retsudvalget Christiansborg 1240 København K

Folketinget Retsudvalget Christiansborg 1240 København K Retsudvalget 2017-18 REU Alm.del endeligt svar på spørgsmål 916 Offentligt Folketinget Retsudvalget Christiansborg 1240 København K Dato: 31. august 2018 Kontor: Sagsbeh: Databeskyttelseskontoret Christian

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra IT- og Telestyrelsen

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra IT- og Telestyrelsen Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra IT- og Telestyrelsen I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier

Læs mere

KOMBIT Videncenter. Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven. Version 1.0 (april 2017)

KOMBIT Videncenter. Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven. Version 1.0 (april 2017) KOMBIT Videncenter Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven Version 1.0 (april 2017) KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR. 19 43 50 75 Indholdsfortegnelse 1. Indledning...

Læs mere

Gladsaxe Byarkiv indtager Split.

Gladsaxe Byarkiv indtager Split. Gladsaxe Byarkiv indtager Split. Den gamle by Split i Kroatien blev oprindelig anlagt af den Romerske Kejser Diocletian. Siden har byen været indtaget af mange forskellige herredømmer både tyrkisk og Østrig-ungarsk.

Læs mere

Modul 1: Ret og regler. Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG

Modul 1: Ret og regler. Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG Modul 1: Ret og regler Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG Emnet kan blive meget omfattende Afgrænses derfor til det meget specifikke, dvs. lovgivningen Andre, absolut

Læs mere

Introduktion til arkivarbejdet. SLA s arkivuddannelse

Introduktion til arkivarbejdet. SLA s arkivuddannelse Modul 0 Introduktion til arkivarbejdet SLA s arkivuddannelse Dagens program: Kaffe Velkomst og præsentation Hvad er et arkiv Frokost Registrering og bevaring Kaffe Formidling Opsamling og afrunding Arkivhistorie

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Københavns Amtskommune

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Københavns Amtskommune Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Københavns Amtskommune I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier

Læs mere

Databehandleraftale Bilag 8 til Contract regarding procurement of LMS INDHOLD

Databehandleraftale Bilag 8 til Contract regarding procurement of LMS INDHOLD INDHOLD INDHOLD... 1 1. Baggrund... 2 2. Definitioner... 2 3. Behandling af personoplysninger... 3 4. Behandlinger uden instruks... 3 5. Sikkerhedsforanstaltninger... 3 6. Underdatabehandling... 4 7. Overførsel

Læs mere

hos statslige myndigheder

hos statslige myndigheder IT-Universitetet i København Rued Langgaards Vej 7 2300 København S Sendt til: itu@itu.dk 25. juni 2015 Udtalelse til anmeldelsen Videnskabelige og statistiske undersøgelser hos statslige myndigheder Datatilsynet

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Danmarks Fødevareforskning, Lindholm

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Danmarks Fødevareforskning, Lindholm Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Danmarks Fødevareforskning, Lindholm I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige

Læs mere

Oplysningerne opbevares hos den dataansvarlige og/eller Oplysningerne opbevares hos databehandler

Oplysningerne opbevares hos den dataansvarlige og/eller Oplysningerne opbevares hos databehandler Blankettype: Advarselsregister Datatilsynet Borgergade 28 1300 København K Anmeldelse af behandlinger af oplysninger der foretages for en privat dataansvarlig, og som sker med henblik på at advare andre

Læs mere

Grønlands Nationalarkiv

Grønlands Nationalarkiv Grønlands Nationalarkiv Retningslinjer for bevaring af papirarkivalier ved Videregående uddannelsesinstitutioner Kortere videregående uddannelser Ungdomsuddannelser 2 Retningslinjer for bevaring af papirarkivalier

Læs mere

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv En vejledning til kommuner og regioner 2011 Opdateret december 2014 2 Indholdsfortegnelse Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv.... 1 En vejledning

Læs mere

BEK nr 529 af 02/05/2019 (Gældende) Udskriftsdato: 20. juni Senere ændringer til forskriften Ingen

BEK nr 529 af 02/05/2019 (Gældende) Udskriftsdato: 20. juni Senere ændringer til forskriften Ingen BEK nr 529 af 02/05/2019 (Gældende) Udskriftsdato: 20. juni 2019 Ministerium: Undervisningsministeriet Journalnummer: Undervisningsmin., Styrelsen for It og Læring, j.nr. 18/13045 Senere ændringer til

Læs mere

Tønder Kommune BILAG 10

Tønder Kommune BILAG 10 Tønder Kommune BILAG 10 Databehandleraftale mellem Tønder kommuner og Leverandør Side 1/14 DATABEHANDLERAFTALE Mellem Tønder Kommune Wegners Plads 2 6270 Tønder CVR. nr.: 29189781 (herefter Kommunen )

Læs mere

PERSONDATAPOLITIK ekstern persondatapolitik til hjemmesiden

PERSONDATAPOLITIK ekstern persondatapolitik til hjemmesiden PERSONDATAPOLITIK ekstern persondatapolitik til hjemmesiden Persondataansvar hos Inter Terminals Danmark koncernen Vi tager beskyttelse af dine persondata alvorligt Inter Terminals Danmark koncernen har

Læs mere

Politik for håndtering af arkivmateriale i Region Nordjylland

Politik for håndtering af arkivmateriale i Region Nordjylland Politik for håndtering af arkivmateriale i Region Nordjylland Papirarkiver og IT-systemer 1 Kilde: www.sa.dk Økonomid Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Øst www.rn.dk Tlf. 97 64 80 00 kbt@rn.dk Juni 2016

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Miljøministeriets Departement

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Miljøministeriets Departement Statens Arkiver Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Miljøministeriets Departement I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001

Læs mere