Referat fra ordinær generalforsamling i A/B Skolehaven

Transkript

1 Referat fra ordinær generalforsamling i A/B Skolehaven År 2017, den 23. maj, kl , blev der afholdt ordinær generalforsamling i A/B Skolehaven på adressen Prøvehallen, porcelænstorvet 4 i multisalen. Der var følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsens beretning. 3. Forelæggelse af årsregnskab, forslag til værdiansættelse samt godkendelse af årsregnskabet og værdiansættelsen. a) Forslag om at foreningen overgår til valuarvurdering. Bestyrelsen indstiller vurdering fra Erik Wiborg på kr. 30 mio. Vedlagt indkaldelsen findes beregning af ny andelskrone ved vedtagelse af forslag a. 4. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget til godkendelse og beslutning om eventuel ændring af boligafgiften. 5. Forslag. Forslag fra bestyrelsen: b) Bemyndigelse til bestyrelsen til konvertering af eksisterende lån, såfremt dette måtte medføre en besparelse, også selvom denne kun opnås ved forlængelse af løbetiden. c) Vedtægtsændring vedr. digital kommunikation. Ny 3 A. Forslag fra medlemmer: d) Forslag fra Heidi Petersen, Rughavevej 11, 4. tv. om tilføjelse til vedtægten: Følgende tilføjes til 13 Fremleje mv.: Stk. 3. En andelshaver, der har boet i andelsboligen i mindst ½ år, er berettiget til at korttidsudleje sin andelsbolig helt eller delvis til ferie og fritidsmæssige formål. Hver enkelt fremlejeperiode skal minimum være af 3 dages varighed og kan sammenlagt højst udgøre 7 uger pr. kalenderår. Bestyrelsen og de øvrige beboere i ejendommen skal senest ved opstart af korttidsudlejningen underrettes om udlejningen. Bestyrelsen kan fastsætte nærmere regler for, hvordan underretningen skal ske. Andelshaveren har ansvaret for at foreningens husorden og øvrige regler overholdes af fremlejetager, jf. stk. 4. Stk. 4. Bestyrelsen kan nægte andelshaver korttidsudlejning i en periode på 2 år, hvis andelshaver ikke overholder betingelserne i stk Valg til bestyrelsen. 7. Valg af administrator og revisor. 8. Eventuelt. Ad 1 Valg af dirigent og referent. Sille Klyver fra bestyrelsen bød velkommen til aftenens generalforsamling. Som dirigent og referent blev valgt: Sofie Schwartz, DATEA A/S Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig i henhold til vedtægternes bestemmelser.

2 Dirigenten bemærkede, at det fremgår af foreningens vedtægter at generalforsamlingen skal afholdes inden udgangen af april og blev afholdt senere i det generalforsamlingen blev afholdt i maj. Der var repræsenteret 23 andelshavere ud af i alt 24 heraf 8 ved fuldmagt. Derudover var Peter Sand fra Wiborg & Partner repræsenteret. Ad 2 Bestyrelsens beretning Michael Laungaard fremlagde bestyrelsens beretning, som vedlægges nærværende referat. Beretningen blev taget til efterretning. Ad 3 Forelæggelse af årsregnskab, forslag til værdiansættelse samt godkendelse af årsregnskabet og værdiansættelsen. Forslag a) Forslag om at foreningen overgår til valuarvurdering. Bestyrelsen indstiller vurdering fra Erik Wiborg på kr. 30 mio. Peter Sand gennemgik de grundlæggende principper i valuarvurdering. Michael supplerede med bestyrelsens overvejelser omkring indhentelse af valuarvurdering. Der blev stillet spørgsmål til prisfastsættelsen af foreningen, Peter svarede at valuarvurderingen er en salgsvurdering pr. 4. april Det blev forklaret at der i vurderingen er indregnet en buffer på kr. 1,5 mio. kr. Der blev stillet ændringsforsalg om at bufferen skulle være på 2 mio. Dirigenten satte ændringsforslaget til afstemning med det samme og forslaget blev nedstemt idet 1 stemte for, 22 imod og 0 blanke. Der var en debat om emnet og forslaget blev sat til skriftlig afstemning. Forslaget blev vedtaget med 22 for, 1 imod og 0 blank. Dirigenten gennemgik årsregnskabet for året 2016, som viste et underskud på kr og, med den vedtagne valuarvurdering, en andelskrone på kr. 52,51. Revideret regnskab vedlægges nærværende referat. Årsregnskabet for året 2016 blev godkendt med valuarvurdering som vurderingsprincip og andelskronen fastsat til kr. 52,51 Ad 4 Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget til godkendelse og beslutning om eventuel ændring af boligafgiften. Dirigenten gennemgik budgettet for året 2017, som indebar en uændret boligafgift. Der blev stillet redegørende spørgsmål til budgettet.

3 Budgettet for året 2017 blev herefter enstemmigt vedtaget. Ad 5 Forslag Forslag fra bestyrelsen: Forslag b) Bemyndigelse til bestyrelsen til konvertering af eksisterende lån, såfremt dette måtte medføre en besparelse, også selvom denne kun opnås ved forlængelse af løbetiden. Dirigenten gennemgik forslaget. Forslaget blev enstemmigt vedtaget Forslag c) Dirigenten gennemgik vedtægtsændringen og der blev stillet redegørende spørgsmål. Se side 5. Forslaget krævede kvalificeret flertal svarende til 2/3 af samtlige mulige stemmer i foreningen. Der var på generalforsamlingen repræsenteret mere end 2/3 af samtlige mulige stemmer, og forslaget kunne således endeligt vedtages med kvalificeret flertal, svarende til 16 af de repræsenterede stemmer. For stemte 22, imod stemte 1, mens 0 stemte blankt, hvorfor forslaget blev endeligt vedtaget. Forslag fra medlemmer: Forslag d) Heidi Petersen motiverede forslaget og der var herefter en debat om emnet. En andelshaver erklærede generalforsamlingen ugyldig i henhold til, at den ordinære generalforsamling blev afholdt senere end 4. måned. Dirigenten satte erklæringen til afstemning med det samme og erklæringen blev ikke anerkendt af generalforsamlingen da 21 stemte imod. Dirigenten satte forslag d til skriftlig afstemning. Forslaget krævede kvalificeret flertal svarende til 2/3 af samtlige mulige stemmer i foreningen. Der var på generalforsamlingen repræsenteret mere end 2/3 af samtlige mulige stemmer, og forslaget kunne således endeligt vedtages med kvalificeret flertal, svarende til 16 af de repræsenterede stemmer. For stemte 8, imod stemte 13, mens 2 stemte blankt, hvorfor forslaget faldt. Ad 6 Valg til bestyrelsen. Der skulle vælges en formand for to år. Kaspar Mørk Arianto stillede op som formand og Mikkel Riisgaard-Chamin stillede op som bestyrelsesmedlem. Begge blev valgt ved fredsvalg. Herefter ser bestyrelsen således ud:

4 Bestyrelsesformand Kaspar Mørk Arianto på valg 2019 Bestyrelsesmedlem Michael Laungaard på valg 2018 Bestyrelsesmedlem Christina Cecilie Klyver på valg 2018 Bestyrelsesmedlem Mikkel Riisgaard-Chamin på valg 2019 Som suppleant blev valgt Heidi Petersen for en etårig periode. Der blev stillet spørgsmål til, hvorvidt Sille (Christina Cecilie Klyver) kunne arbejde som bestyrelsesmedlem, når hun ikke bor i ejendommen (jf. vedtægterne 28). Det blev oplyst, at der skal en vedtægtsændring til at ændre bestemmelsen og at Sille arbejder i bestyrelsen, da der i det seneste år ikke har været nok frivillige til bestyrelsesarbejdet. Dirigenten satte til afstemning, om hvorvidt Sille kan fortsætte som bestyrelsesmedlem frem til der på næste generalforsamling, bliver stillet forslag om vedtægtsændring. Sille fortsætter som bestyrelsesmedlem da 21 stemte for. Ad 7 Valg af administrator og Revisor DATEA AS blev genvalgt som administrator. Redmark blev genvalgt som revisor. Ad 8 Eventuelt. Under eventuelt blev følgende emner drøftet: - Væggelus. Der blev spurgt ind til problemer med væggelus, hvis andelshavere oplever problemer med væggelus, skal bestyrelsen inddrages. - Intern kommunikation. Der blev henstillet til en mere venlig tone i kommunikationen mellem andelshavere, til bestyrelsen og til administrator. Mange tilsluttede sig dette ønske. - Klager. Klager skal fremsendes skriftligt til administrator og det blev oplyst, at for at sikre den bedst mulige behandling af klagen, skal mindst to berørte andele underskrive eller tilslutte sig klagen. - Lejehuset. Bestyrelsen blev opfordret at se på muligheden for at flytte lejehuset eller se på vedligeholdelse/nedrivning af lejehuset. Haveudvalget påtog sig opgaven. - Gelænder. Gelænderet på rughavevej gaber, bestyrelsen vil se på det. - Bagtrappen. Det blev indskærpet at bagtrappen skal holdes fri for genstande, skrald o. lign. - Husorden. Der henstilles til at husordenen overholdes. - Cykelskure. Det blev oplyst at brandtilsynet ikke tillader tørretag, som skuret ser ud lige nu. Plankeværket skal laves til en mur for at tillade det. - Facebook. Der blev ønsket en fælles facebookgruppe til foreningen. Bestyrelsen vil tage ideen med videre. Dirigenten afsluttede herefter generalforsamling kl og takkede for god ro og orden. Nærværende referat er underskrevet digitalt af bestyrelsen og dirigenten. Som dokumentation for digital signering, henvises til særskilt dokument vedhæftet nærværende referat.

5 3A kommunikation Såfremt et medlem er tilmeldt en elektronisk postkasse (såsom e-boks), har oplyst sin adresse til bestyrelsen/administrator eller selv kommunikerer med bestyrelsen/administrator via e- mail, kan al korrespondance mellem medlemmet og foreningen ved dennes bestyrelse og administrator foregå per samt ved filer vedhæftet eller tilknyttet i form af link til foreningens hjemmeside eller andre hjemmesider. Det gælder uanset andet måtte være angivet i andre bestemmelser i vedtægten. Ved korrespondance forstås blandt andet; indkaldelser til generalforsamlinger med bilag i henhold til vedtægterne (årsregnskaber, budgetter, forslag, m.v.), vand-/varmeregnskaber, opkrævninger, påkrav af enhver art (herunder påkrav om betaling af restancer til foreningen og inkassopåkrav) og varslinger (herunder varsling om adgang til lejligheden). Uanset ovennævnte bestemmelser skal korrespondance ske med almindelig post, såfremt lovgivningen stiller krav herom eller såfremt et medlem udtrykkeligt skriftligt har anmodet herom. Det enkelte medlem er ansvarlig for, at administrator har den til enhver tid gældende adresse til medlemmet, og at den pågældende adresse kan modtage fra administrator og bestyrelsen. Hvis medlemmet skifter adresse, skal medlemmet straks orientere administrator herom. Korrespondance skal anses for fremkommet til medlemmet, når korrespondance er afsendt til den senest af medlemmet oplyste adresse. Hvis medlemmet ikke opfylder sine forpligtelser, bærer medlemmet selv ansvaret for, at korrespondance ikke kommer frem til medlemmet. Administrator eller foreningen kan ikke holdes ansvarlig herfor. Bestyrelsen, administrator og medlemmerne er, uanset ovenstående bestemmelser berettiget til at give alle former for meddelelser med almindelig post.

6 Dette dokument er underskrevet af nedenstående parter, der med deres underskrift har bekræftet dokumentets indhold samt alle datoer i dokumentet. Christina Cecilie Klyver Bestyrelsesmedlem Kaspar Mørk Arianto Formand PID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 15:15:30 PID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 20:45:23 Walther Franz Michael Laungaard Bestyrelsesmedlem Mikkel Riisgaard-Chamin Bestyrelsesmedlem PID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 15:15:23 Sofie Ida Schwartz Dirigent Underskrevet med NemID medarbejdersignatur RID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 16:13:44 PID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 23:22:56 Dette dokument er underskrevet med esignatur. Dokumentet er forseglet og tidsstemplet af uvildig og betroet tredjepart. Indlejret i dokumentet er det originale aftaledokument og et signeret dataobjekt for hver underskriver. Det signerede dataobjekt indeholder en matematisk hashværdi beregnet på det originale aftaledokument, så det altid kan påvises, at det er lige netop dette dokument der er underskrevet. Der er dermed altid mulighed for at validere originaliteten og gyldigheden af underskrifterne og disse kan altid løftes som bevisførelse. Signaturen er OCES-certificeret og overholder derfor alle offentlige anbefalinger og lovgivninger for digitale signaturer. Med esignaturs OCES - certificerede løsning sikres det, at alle danske og europæiske lovgivninger bliver overholdt i forhold til personfølsomme oplysninger og gyldige digitale signaturer. Ønsker du mere information om digitale dokumenter underskrevet med esignatur, kan du besøge vores videnscenter på