Udbudsmateriale på fødevarer, hvordan gribes det an?

Transkript

1 Udbudsmateriale på fødevarer, hvordan gribes det an? Juli 2015 Udbudsguidens forfattere Strategisk indkøbskonsulent Torben Christiansen, Koncernindkøb, Region Hovedstaden Leder af Køkkenområdet Pia Busk, Sundhed & Omsorg, Esbjerg Kommune 1

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Hvad siger loven? EU s udbudsregler omfatter alle: Formål: Beløbsgrænse Annonceringspligt Hvilken udbudsform skal man vælge? Offentligt udbud Begrænset udbud Annonceringspligt Hvilke aftaleformer skal man vælge? Rammeaftale Aftale med fast mængde Prissætning Prisregulering og dokumentation Hvad skal et udbudsmateriale indeholde? Den juridiske og kommercielle del af udbuddet Hvilke varer, hvilke varianter, i hvilke mængder og på hvilket tidspunkt? Tilbudslister Eksempel Eksempel Eksempel Eksempel Eksempel Eksempler på kravspecifikationer Eksempler på forbrugsoversigt Eksempel på leveringsoversigt Eksempel på aftaleskabelon til sortiments- og prisliste Hvad indeholder udbudsbetingelser og aftaleudkast? Kvalitetskrav til varerne Produktinformation Eksempel på produktinformation Krav til emballage og varemodtagelse Krav til holdbarhed og mærkning Prøveudtagning samt konsekvenser ved fejlleverancer Produktudvikling Tildelingskriterier og evalueringsmodel Meddelelse om tildeling af kontrakt Hvordan griber man det an? Varegrupper Samarbejde Manglende samarbejde, hvad er konsekvensen? Hvad bør et udbudsmateriale ikke indeholde? Udbudsmateriale fra A til Z, - det er lige til Bedømmelsesskema til produkttest

3 1. Indledning. Vejledningen skal ses som et systematisk værktøj, der med fordel kan anvendes, når man skal udarbejde udbudsmateriale. Den er opbygget på en let tilgængelig måde og vil kunne anvendes, uanset hvilke faglige forudsætninger, der er til rådighed i organisationen. 2. Hvad siger loven? 2.1 EU s udbudsregler omfatter alle: 2.2 Formål: Statslige myndigheder Kommunale myndigheder Offentligretlige organer, det vil sige selvstændige juridiske enheder, som imødekommer almene behov og finansieres af eller er underlagt kontrol fra staten, kommuner eller andre tilsvarende organer At sikre at private virksomheder kan konkurrere på lige vilkår om offentlige kontrakter i henhold til Direktiv Nr. 2004/18/EF At det offentlige køber bedst og billigst 2.3 Beløbsgrænse. Tærskelværdi for udbud af varer og tjenesteydelser, der annonceres i 2015, udgør kr. Tærskelværdi er den beløbsgrænse, der afgør, hvorvidt en varegruppe skal udbydes i EU. For løbende kontrakter er det den samlede værdi over hele aftaleperioden inkl. en eventuel forlængelse, der afgør, om et køb er omfattet af EU s udbudsregler. Har kontrakten ikke noget udløbstidspunkt, er værdien af 4 års indkøb afgørende. 2.4 Annonceringspligt. Alle indkøb af varer og tjenesteydelser under tærskelværdien men over kr. skal annonceres på udbudsplatformen jævnfør Tilbudsloven. 3

4 3. Hvilken udbudsform skal man vælge? 3.1 Offentligt udbud. Offentligt udbud er velegnet, når produktet er standard eller ukompliceret: I hovedtræk gælder: Tidsmæssigt minimum 52 dage fra udbudsbekendtgørelsens afsendelse. Det vil sige, leverandørerne skal afgive tilbud inden 52 dage. Alle interesserede virksomheder har adgang til udbudsmaterialet og til at afgive tilbud Den mest gennemsigtige og konkurrencefremmende udbudsform 3.2 Begrænset udbud. Begrænset udbud er velegnet, når produktet er specielt og/eller man ønsker at begrænse antallet af tilbudsgivere: I hovedtræk gælder: Tidsmæssigt 77 dage fra udbudsbekendtgørelsens afsendelse Prækvalifikation, hvor man udvælger det antal leverandører, man ønsker skal afgive tilbud Udbudsfasen, hvor de prækvalificerede leverandører kan afgive tilbud Yderligere information kan fås via Annonceringspligt. Ordregiver kan stort set frit tilrettelægge proceduren, så længe den er objektiv og saglig og de bydende ikke forskelsbehandles. Der er alene krav om, at annoncen skal beskrive opgaven, angive kriterier for opgavefordelingen og en tilbudsfrist samt kontaktoplysninger på ordregiver og en adresse, hvor tilbuddet skal afleveres. 4. Hvilke aftaleformer skal man vælge? 4.1 Rammeaftale. En rammeaftale bygger på et skøn over, hvor meget der vil blive købt af den pågældende vare hos leverandøren, men køkkenerne har ikke bundet sig til at aftage en fast mængde. Derudover giver en rammeaftale som oftest frit valg mellem alle leverandørens produkter, det vil sige, at man som kunde, ved aftaleindgåelsen, ikke forpligter sig til at aftage f.eks. et be- 4

5 stemt mærke i bouilloner, men frit kan vælge mellem alle de producenter af bouilloner, som leverandøren kan tilbyde. Valgfrihed på den måde giver ikke optimal pris, da leverandøren har svært ved at styre sit vareflow, når man i én uge vælger ét mærke og i den næste uge vælger et andet mærke. Hvis man ønsker den bedst mulige indkøbspris, skal man derfor ikke vælge at basere sine indkøb på rammeaftaler. 4.2 Aftale med fast mængde. En aftale med fast mængde betyder, at leverandøren kan være sikker på at skulle levere en given mængde af de pågældende varer. Noget for noget, set ud fra leverandørens synspunkt. Hvis du som kunde kan fortælle din leverandør hvad du vil have, hvilke varer, hvilke varianter og i hvilke mængder, så giver du din leverandør mulighed for at styre sit interne vareindkøb optimalt, med bedre indkøbspriser til leverandøren og kunden til følge. For at opnå bedst mulig indkøbspris anbefales det derfor at anvende aftale med fast mængde frem for rammeaftaler, der ikke giver leverandøren den samme mulighed for at købe ind efter netop dit forbrugsmønster. 4.3 Prissætning. Det næste valg man skal træffe i forhold til indkøbsaftalen er, om man ønsker rabatter og bonus eller nettopriser. Nettopriser er klart at foretrække, fordi man med en nettopris opnår fuld gennemsigtighed, - enten pr. liter, kg, stk. etc. Dermed undgår man at skulle sammenligne diverse prisvarianter, f.eks. 5 slags oksebouillon fra hver deres producent med hver deres % sats i rabat. Spandene har oftest: Forskelligt indhold, f.eks. 5 kg spand eller 10 kg spand Forskellig dosering pr. liter færdig suppe Man er nødt til at beregne en kg. pris og derpå en liter pris og først derefter kan produkterne sammenlignes, - en tung og tidskrævende proces, hvis hele varesortimentet skal gennemarbejdes på denne måde. For varegrupper med hyppige prisudsving som f.eks. kød og fisk, frugt og grønt samt kaffe bør prissætning foretages på baggrund af en basis uge eller andet relevant indeks. Derved sikrer man sig, at alle tilbud afgives på et ensartet grundlag, ligesom udgangspunkt for prisregulering er fastlagt. Nogle steder vælger man i dag at udbyde kød- og pålægsvarer på basis af markedsnoteringen fra Danish Meat Association. Denne model kan ikke anbefales, idet noteringen er et udtryk for den aktuelle markedspris for hele dyr. Noteringen afspejler således ikke prisudviklingen på de enkelte kødprodukter, da denne vil afhænge af forarbejdningsgrad samt aktuel efterspørgsel. 5

6 4.4 Prisregulering og dokumentation. Når der indgås indkøbsaftale, skal det også fastlægges, hvordan der undervejs foretages prisregulering og dokumentation herfor. Det anbefales, at man allerede i udbudsmaterialet indbygger og fastlåser prisreguleringsmodellen, da man ellers af hensyn til ligebehandling af de indkomne tilbud skal medtage dette punkt i evalueringsprocessen under kriteriet pris, - noget der kan være vanskeligt at håndtere, da leverandørerne sandsynligvis vil fremsende hvert deres forslag til en prisreguleringsmodel. I dag tilbydes og leveres de fleste varegrupper via grossist. Ved enhver prisregulering bør grossisten derfor fremsende dokumentation fra underleverandør med oplysning om prisstigning/prisfald i kr. eller %. Dokumentation i kr. er den mest enkle og kontrollerbare dokumentationsform. Man skal dog være opmærksom på, at denne model medfører henholdsvis fald og stigning i grossistens procentvise avance. Prisregulering mod dokumentation fra leverandør/underleverandør er meget ressourcekrævende, specielt når der som oftest vil være tale om kontrakter med mange positioner, såsom eksempelvis frostvarer, kolonialvarer etc. Alternativt kan man derfor vælge prisregulering via Danmarks Statistiks prisindeks på fødevarer, som er opdelt i en række undergrupper. Denne model bør anvendes, hvis man ønsker så meget som muligt over på fast regulering. Ved anvendelse af denne model, skal man dog være opmærksom på, at modellen kan indebære en kalkulationsmæssig risiko for leverandøren, idet prisindekset ikke altid vil afspejle den reelle prisudvikling indenfor de enkelte produkter. Prisregulering via ren indeks indebærer risiko for, at nogle leverandører vil undlade at byde ind på opgaven med begrænsning af konkurrencen til følge. Dette kan imødegås ved, at de mest omsætningstunge positioner reguleres mod dokumentation, mens den resterende del af positionerne reguleres via indeks. På den måde tages der hensyn til både den usikkerhed, der kan være forbundet med leverandørens kalkulationer, samt ønsket om en administrativ forenkling af prisreguleringen og dermed gensidig besparelse af ressourcer. 5. Hvad skal et udbudsmateriale indeholde? 5.1 Den juridiske og kommercielle del af udbuddet. Her kan med fordel anvendes et sæt standard udbudsbetingelser med indbygget aftaleudkast. 6

7 Udbudsbetingelserne omhandler bl.a.: Generelle oplysninger til tilbudsgiver om udbuddet Frister og tidsplan for udbuddet Udbuddets art, omfang og formål Aftaleperiode Prisfastsættelse Tildelingskriterier Beskrivelse af udbudsproces Evalueringsmodel Udvælgelseskriterier, herunder krav til tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen, tekniske og/eller faglige formåen (for fødevarer typisk krav til fremsendelse af egenkontrolprogram, herunder hygiejne- og kvalitetssikringssystem samt certificeringer evt. i form af HACCP eller lignende) Etc. Aftaleudkastet omhandler bl.a.: Aftalens parter og aftalegrundlag Aftaleperiode Aftalens omfang Kvalitet og produktspecifikationer Sælgers service og support Pris og prisregulering Fakturering Betalingsbetingelser Leveringsbetingelser og logistiske forhold Statistik Forsinkelser Mangler Produktansvar og erstatningsansvar Ophævelse af aftale Etc. Disse parametre er ens fra udbud til udbud og er stort set uafhængig af den enkelte varegruppe. På den måde kan man sikre sig, at alle juridiske og kommercielle aspekter i forbindelse med afgivning og vurdering af tilbud samt den efterfølgende kontraktindgåelse behandles på et ensartet grundlag. Da der er tale om standarddokumenter, kan de ikke anvendes direkte. Man skal altid overveje meget nøje, om og hvorledes de enkelte bestemmelser skal tilpasses, så de passer til det konkrete udbud. Anvendelsen og tilpasningen sker selvsagt på eget ansvar. 5.2 Hvilke varer, hvilke varianter, i hvilke mængder og på hvilket tidspunkt? Kortlægning af forbrugsmønstret er en vigtig og afgørende forudsætning for udarbejdelse af et godt og præcist udbudsmateriale. 7

8 Det er derfor af stor betydning, at kompleksiteten omfanget af varer bliver beskrevet i udbudsmaterialet, både af hensyn til tilbudsgivning, men også af hensyn til den senere daglige håndtering. Det skal desuden fremgå af udbudsmaterialet, hvilke emballageenheder der ønskes for de enkelte varer. Ønskes der pakker á 100 g, 500 g, 1 kg eller 5 kg.?, - det har stor betydning for prissætning, gennemsigtighed etc. og dermed fairness i processen. Afhængig af tilbudsgivers geografiske beliggenhed, vælger nogle leverandører at tilbyde distribution via flere af tilbudsgivers lokalafdelinger. Derfor er det også vigtigt, at man i udbudsmaterialet sikrer sig, at levering via flere lokalafdelinger er betinget af, at varenumre og sortiment er identisk, - især er dette vigtigt, hvis man anvender automatisk prisopdatering i sit produktionsstyringssystem. I det følgende er skematisk beskrevet, hvordan man kan gribe opgaven an. Der er vist eksempler på udformning og opbygning af: Tilbudslister Kravspecifikationer Generelle betingelser for levering af varegruppen, herunder produktinformationer Forbrugsoversigt Leveringsoversigt Aftaleskabelon til sortiments- og prisliste 8

9 5.3 Tilbudslister Eksempel 1 Pos nr. Antal kg pr. år Varenavn Udfyldes af tilbudsgiver Oksekød Okseklump i strimler, ,5 x 1,5 x 5 cm, frost, OB 8.3. Tilbudspris pr. kg. inkl. rabat og ekskl. moms: Varenummer: Producentnavn: Varemærke: Antal kg. pr. pakke/pose: Antal pakker/poser pr. salgskarton: Her ønskes en pris på okseklump i strimler. Ved at angive FOKUS specifikationsnummer OB 8.2. er det er præcist defineret, hvilken udskæring der ønskes. Kunde og leverandør taler om det samme produkt. Se i øvrigt kravspecifikationen på side 14 og 15. 9

10 5.3.2 Eksempel 2 Pos nr. Antal kg pr. år Varenavn Udfyldes af tilbudsgiver Fisk, frosne Rødspætte, fyldt, med reje- og broccolistuvning, paneret, g Tilbudspris pr. kg. inkl. rabat og ekskl. moms: Varenummer: Producentnavn: Varemærke: Antal stk. pr. salgsenhed: Antal kg. pr. pakke/pose: Antal pakker/poser pr. salgskarton: Se kravspecifikationen på side 14 og

11 5.3.3 Eksempel 3 Pos nr. Antal kg pr. år Varenavn Udfyldes af tilbudsgiver Fisk, frosne Rejer, løsfrosne, almindelige, á 2,5 kg Tilbudspris pr. kg. inkl. rabat og eksl. moms: Varenummer: Producentnavn: Varemærke: Antal stk. pr. salgsenhed: Antal kg. pr. pakke/pose: Antal pakker/poser pr. salgskarton: Se kravspecifikationen på side 14 og

12 5.3.4 Eksempel 4 Pos nr. Antal sp. pr. år Varenavn Udfyldes af tilbudsgiver Suppe, sauce & bouillon Oksebouillon, pasta á 5 kg Tilbudspris pr. spand. inkl. rabat og ekskl. moms: Tilbudspris inkl. rabat og ekskl. moms. pr. liter færdig bouillon, udregnet på baggrund af dosseringsforslaget: Varenummer: Producentnavn: Varemærke: Doseringsforslag, antal gram pasta pr. liter vand: Nettoindhold pr. spand: Antal spande pr. salgskarton: Her ønskes en pris på oksebouillon. På dette produkt ønskes oplyst tilbudspris pr. liter færdig bouillon udregnet på baggrund af doseringsforslaget. Denne pris har betydning for valg af produkt, det er ikke nok at kende enhedsprisen, da dosseringen er forskellig fra produkt til produkt. Det produkt, der er dyrest pr. kg., kan totalbetragtet vise sig at være det billigste, når man udregner prisen pr. liter færdig bouillon. Bemærk, at samme problematik er gældende, når der skal indhentes tilbud på: Kaffe Saft og juice i koncentrat Den endelige pris pr. liter færdigbrygget kaffe vil nemlig afhænge af doseringsforslaget, d. v. s. antal gram kaffe pr. liter vand. På samme måde vil den endelige pris pr. liter færdigblandet saft / juice afhænge af blandingsforholdet, d. v. s. antal liter koncentrat pr. liter vand. 12

13 5.3.5 Eksempel 5 Pos nr. Antal ds. pr. år Varenavn Udfyldes af tilbudsgiver Frugt- og grøntkonserves Agurkesalat, á 5 kg. Tilbudspris pr. dåse. inkl. rabat og ekskl. moms: Varenummer: Producentnavn: Varemærke: Nettoindhold pr. dåse: Drænet vægt pr. dåse: Antal dåser pr. salgskarton: Her ønskes en pris på agurkesalat. På dette produkt ønskes oplyst nettoindhold og drænet vægt pr. dåse, da det har betydning for valg af produkt, hvor meget lage der er indeholdt i prisen. Det produkt, der er dyrest pr. dåse, kan totalt betragtet vise sig at være det billigste, når man udregner prisen for den totale mængde drænet vægt. 13

14 5.4 Eksempler på kravspecifikationer SKAL krav BØR krav Pos nr.: Varenavn Kravspecifikation Fokus nr. se Krav der skal opfyldes for at tilbud er konditionsmæssige og indgår i den videre evaluering, jf. dog udbudsbetingelsernes pkt Krav der indgår i ordregivers evaluering af "Kvalitet" jf. udbudsbetingelsernes pkt Særligt vedrørende Fokus kravspecifikationer: Særligt vedrørende Fokus kravspecifikationer: Alle afsnit bortset fra afsnittet "Sensoriske egenskaber" er SKAL krav. Afsnit "Sensoriske egenskaber" i standarderne indgår i ordregivers evaluering af "Kvalitet", jf. udbudsbetingel-sernes pkt Oksekød 1 Oksekød i strimler, 1,5 x 1,5 x 5 cm, frost OB Hakket oksekød, 10% fedt O.div 2. Svinekød 3 Nakkekoteletter, g SF Svinekam m/svær, u/ben, ridset, delt i 2 lige stege SM 1.1. Fisk, frosne 5 Rødspætte, fyldt med reje- og broccolistuvning, paneret, g Rødspættefilét uden mørkt skind og ben med reje- og broccolistuvning, paneret og forstegt. Fiskeandel: Min. 50 %. Produktet skal have duft og smag af frisk fisk. Stuvningen skal have en lind konsistens og må ikke være klistret. Rejerne skal have en frisk smag og må ikke være hårde. 14

15 6 Rejer, løsfrosne, almindelige, á 2,5 kg Koldtvandsrejer, mellemstørrelse /lb. Glacering: Max. 25% Rejerne skal, når de er optøet efter vejledningen, have en frisk duft og smag. Konsistensen må ikke være hård. Kolonialvarer Minimum 3 varianter, heraf skal indgå vanillekrans og Finsk brød 7 Småkager, blandede ca. 500 g Vægt ca. 10 g Emballagen skal være solid, således at produktet er beskyttet under transport Sprøde Frostvarer 8 Portionsis, energitæt, vanille ml Minimum 1150 kj. pr. 100 g Frisk og autentisk smag af vanille Når man udarbejder sin kravspecifikation, er det vigtigt at være opmærksom på, at en kravspecifikation under ingen omstændigheder må forveksles med krav om bestemte mærkevarer, såsom Knorr Bouillon, Uncle Ben Ris, Kellogs Cornflakes, etc., hvilket vil være i strid med EU s udbudsregler. En kravspecifikation skal indeholde en nøjagtig beskrivelse af den vare, man ønsker tilbud på, opdelt i SKAL og BØR krav, som illustreret i ovenstående skema side 14 og 15. Det vil sige angivelse af SKAL og BØR krav til produktet: SKAL krav Skærespecifikation Størrelse Forarbejdningsgrad Vægt Andel af fisk i det panerede produkt Etc. BØR krav = de sensoriske egenskaber Udseende Duft Smag Konsistens 15

16 Hvis man vil have mulighed for at bedømme varerne i de indkomne tilbud efter sensoriske kriterier, skal det derfor altid af kravspecifikationen tydeligt fremgå, hvilke sensoriske kriterier, der vil blive lagt til grund for valg og fravalg af leverandøren. I modsat fald har man ikke mulighed for at fravælge leverandører, der lever op til alle de opstillede SKAL krav med hensyn til produktets størrelse, vægt, forarbejdningsgrad, ingredienssammensætning, paneringsprocent etc. Eller sagt på en anden måde: Hvad hjælper det, at leverandøren overholder alle de faktuelle og målbare krav, hvis det under den sensoriske bedømmelse konstateres, at rejerne er grønne! Se i øvrigt kravspecifikationen på side 14 og

17 5.5 Eksempler på forbrugsoversigt Antal kg pr. institution pr. år Pos nr. % mæssig andel af nuværende omsætning Antal kg pr. år Varenavn Køkken 1 Køkken 2 Køkken 3 Køkken 4 Oksekød Okseklump i strimler, frost, 1 2,10 % OB Hakket oksekød, 10 % fedt, 2 6,25 % hakket af okseskød O. Div Svinekød Nakkekoteletter, SF , 3 5,50 % g Svinekam m/svær, u/ben, 4 4,50 % ridset, SM Fisk, frosne 5 Rødspætte, fyldt, med rejeog broccolistuvning, paneret, g Rejer, løsfrosne, almindelige, á 2,5 kg Hvordan kommer man frem til den % mæssige andel af nuværende omsætning? Hvis man f.eks. vælger at udbyde okse-, kalve,- svine- og lammekød samlet og køber for 2 mio. kr. årligt, beregner man den % mæssige andel af nuværende omsætning, som i dette tilfælde er 2 mio. kr., ved at beregne hvor meget hver varelinje udgør i % af de 2 mio. kr. Eksempel: Okseklump i strimler: 2,10 % Hakket oksekød: 6,25 % Nakkekoteletter: 5,50 % Svinekam: 4,50 % Etc. Totalt 100 %. 17

18 5.6 Eksempel på leveringsoversigt Navn, adresse og antal leveringssteder Leveringsdage pr. uge Leveringstidspunkter Bemærkninger Køkken 1 Centralkøkkenet 1 Kl Ingen varer på paller Kantinen 2 Kl Ingen varer på paller Køkken 2 Hovedkøkkenet 1 Kl Caféen 1 Kl Køkken 3 Køkkenet 2 Inden kl Kantinen 2 Inden kl Køkken 4 Køkkenet 3 Kl

19 5.7 Eksempel på aftaleskabelon til sortiments- og prisliste Efter aftaleindgåelse oprettes og indlægges det tilbudte sortiment i købers aftaleskabelon. Denne skabelon skal fungere som ét fælles værktøj til brug i den daglige kommunikation for såvel køber, sælger som brugere af aftalen. Alle korrektioner vedr. priser, varenumre og sortimentet etc. skal foregå på basis af denne skabelon Leverandør navn: Sortiments- og prisliste, kød - pr. XX. XX 20XX. Vare nummer: Beskrivelse Mærke Enhed Colli Beløb pr. kg. Ændring Ny pris pr. kg. Kød Oksekød Hakket oksekød 10 % fedt Hakkebøffer - færdigformede m/ kartofler 10 % fedt a 125 g Okseinderlår - til roastbeef Okseinderlår - i skiver Okseyderlår - i tern Okseyderlår - i strimler Oksetykkam - hel, u/ ben, hals og kappe Oksetykkam - i net, u/ ben, hals og kappe Oksesmåkød - til hakning, 10 % fedt Sprængt oksebryst Svinekød Nakkekam - med svær, uden ben, ridset og snøret Sprængt nakke - ESS-FOOD nr Nakke - i tern, af ESS-FOOD nr Nakkefilet - ESS-FOOD nr Nakkekoteletter - af ESS-FOOD nr. 1324, vægt 120 til 130 g Hakket svinekød - 15 % fedt af bov ESS-FOOD nr Hakket svinekød - 10 % fedt af bov ESS-FOOD nr Benløse fugle - af svinekæber, uden synlig lukning Svinelever - hel Svinehjerter - hele i skiver Svinekam - m/ svær, u/ ben ridset Svinekam - u/ svær og ben, ESS- FOOD nr Sprængt svinekam - af ESS-FOOD nr Hamburgerryg - af ESS-Food nr

20 6. Hvad indeholder udbudsbetingelser og aftaleudkast? Ud over de kommercielle og juridiske krav er der i udbudsbetingelser og aftaleudkast indbygget en række yderligere kvalitetskrav til leverancen, samt en beskrivelse af evalueringsmodellen for fødevareudbud. 6.1 Kvalitetskrav til varerne. Varerne skal være produceret i overensstemmelse med udbudsmaterialets kravspecifikationer, ligesom det er en forudsætning, at Dansk Levnedsmiddellovgivnings bestemmelser overholdes med hensyn til produktion, distribution og salg. Produktinformation, - ikke at forveksle med en kravspecifikation -, på varen skal være tilgængelig via leverandørens hjemmeside og skal bl.a. indeholde oplysning om: Næringsindhold pr. 100 g Indholdsdeklaration / ingrediensliste Tilberedningsvejledning Holdbarhed Opbevaring Etc. Se eksemplet på næste side Produktinformation. Produktinformationer er i dag tilgængelige rent elektronisk via FoodSams Produktdatabase, idet Foodservice Branchens producenter og grossister i fællesskab har etableret en elektronisk standard til udveksling af alle disse produktdata. Alle data er således tilgængelige på grossisternes e-handelssystemer, hvor man på den enkelte varelinie kan åbne databladet med billede samt printe det ud, hvis man ønsker det. Målet med de elektroniske produktdata er bl.a., at udbyderne i forbindelse med udbud ikke behøver at udbede sig produktinformationer vedlagt som bilag. I stedet oplyser tilbudsgiver blot, hvor disse kan hentes elektronisk, og vedlægger så kun produktinformation på produkter, der ikke forefindes elektronisk. En stor forenkling af processen og samtidig en væsentlig reduktion i papirmængden. 20

21 6.1.2 Eksempel på produktinformation 21

22 6.2 Krav til emballage og varemodtagelse. Eksempelvis følgende: Varerne skal være hensigtsmæssigt pakket og stablet, d.v.s. tunge varer placeres nederst og lette varer øverst. Bruttovægt pr. kasse/karton må for den overvejende del af varerne maksimalt udgøre 6-11 kg inklusive emballagen, jævnfør Arbejdstilsynets retningslinier for håndtering og løft. 6.3 Krav til holdbarhed og mærkning. Alle varer skal mærkes og være påtrykt varedeklaration i henhold til Bekendtgørelse om mærkning m.v. af fødevarer Nr af 14. december Prøveudtagning samt konsekvenser ved fejlleverancer. Det enkelte køkken kan til enhver tid udtage prøver af leverede varer. Såfremt det viser sig, at den leverede vare ikke lever op til kravspecifikationen, afholdes udgiften til prøveudtagningen af sælger. I modsat fald afholdes udgiften af det pågældende køkken Levering af alternative varer skal ske uden meromkostning for køkkenet. Såfremt levering af alternative varer medfører udgift i form af brug af ekstra ressourcer/øgede produktionsomkostninger i køkkenet, kan der blive tale om økonomisk kompensation. I så fald skal køkkenet fremsende dokumentation til sælger. 6.5 Produktudvikling. Det forventes, at leverandøren i kontraktperioden indgår i et gensidigt produktudviklingssamarbejde, herunder sørger for løbende information omkring nye tiltag og produkter. Dette kan f.eks. ske via: Konsulentbesøg i køkkenerne Etablering af Erfagrupper Afholdelse af temadage Produktudviklingssamarbejde kan foregå såvel i samarbejde med det enkelte køkken som i koordineret form, hvor flere køkkener slår sig sammen og afstemmer deres behov og ønsker. Sidstnævnte model giver som oftest køkkenerne større gennemslagskraft, da højere volumen forbedrer leverandørens indtjeningsevne og dermed også øger leverandørens interesse i at produktudvikle. 22

23 6.6 Tildelingskriterier og evalueringsmodel. Valg af leverandør sker efter kriteriet: Det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud bedømt ud fra følgende underkriterier: 50 % Pris 50 % Kvalitet Ved pris forstås den samlede pris for de udbudte mængder med fradrag af rabatter. Ved kvalitet forstås de tilbudte produkters sensoriske egenskaber defineret som: Udseende Duft Konsistens Smag Den sensoriske kvalitet evalueres på baggrund af den procentuelle vægtning, som positionen produktet - indgår med i forhold til det samlede antal testede positioner. Vægtningen skal afspejle den procentuelle omsætningsmæssige fordeling blandt produkterne med afsæt i den nuværende kendte omsætning. Vægtningen skal klart fremgå af skemaet over produkter, der indgår i evalueringen af kriteriet kvalitet og/eller tilbudslisten. Vægtning skal tilsammen give 100 % - eller 1. Såfremt kvalitetsvurderingen af ressourcemæssige årsager ønskes foretaget på grundlag af en begrænset del af produkterne tilføjes: Evalueringen af kriteriet kvalitet vil blive foretaget ud fra vareprøver på følgende positioner: Her tilføjes relevante positioner vær her opmærksom på, at disse positioner skal udgøre et repræsentativt udsnit af de udbudte varer og udbuddets værdi, således at resultatet af produkttesten ikke kommer til at udvise et tilfældigt og vilkårligt resultat 23

24 Eksempel: Pos.nr. Procentuel vægtning Varenavn 1 5,00 Agurker i tern, ca. 1 kg. 5 3,00 Bladselleri, skiver, ca. 1 kg. 7 6,00 Blomkål, minibuketter, 5 15 g, ca. 1 kg. 14 2,00 Champignon, skiver, ca. 1 kg ,00 Gulerod, strimler, 2 x 2 mm, ca. 1 kg. 18 2,00 Gulerod, strimler, 4 x 4 mm, ca. 1 kg ,00 Gulerod, snack, ca. 75 g 35 21,00 Iceberg salat, fintsnittet, ca. 1 kg. 50 1,00 Løg, tern, 5 x 5 mm, ca. 1 kg. 52 2,00 Løg, tern, 10 x 10 mm, ca.1 kg. 54 1,00 Løg, ½ skiver, ca. 1 kg. 60 5,00 Rødløg, tern, 10 x 10 mm, ca. 1 kg. 72 5,00 Peberfrugt, rød, tern, 10 x 10 mm, ca. 1 kg. 86 5,00 Rødbeder, strimler, 2 x 2 mm, ca. 1 kg. 89 3,00 Rødkål, strimler, ca. 1 kg. 95 3,00 Squash, tern, ca. 1 kg. Sum 100,00 Udbudsreglerne tillader ikke, at man sammenligner, rangordner og holder de enkelte tilbudsgiveres produkter op mod hinanden, derfor skal den sensoriske kvalitetsbedømmelse af produkterne foregå ved, at de tilbudte produkter holdes op mod kravspecifikationerne. Af hensyn til åbenhed og gennemsigtighed omkring udvælgelsesprocessen samt valg/fravalg af leverandør, anbefales det at indbygge en komplet beskrivelse af evalueringsprocessen. På den måde sikrer man, at alle tilbudsgivere altid får en ensartet information og fair behandling i forhold til udvælgelsesprocessen. Fairplay vedrører alle Se nedenstående: A. Indledningsvis kontrolleres det, om tilbuddene er vedlagt de krævede oplysninger og om tilbudsgiverne på den baggrund opfylder udvælgelseskriterierne anført i pkt. XX. Er dette ikke tilfældet, ses der i det følgende bort fra disse tilbudsgivere. B. Ordregiver gennemgår herefter om tilbuddene opfylder minimumskravene, jf. pkt. XX. Tilbud indeholdende tomme positioner eller tilbud, der ikke lever op til minimumskravene, afvises som ukonditionsmæssige, såfremt dette overstiger 10 % af den samlede omsætning for aftalen/delaftalen, jf. pkt. XX. C. De tilbageværende tilbud evalueres dernæst ud fra underkriteriet pris, jf. pkt. XX. 24

25 D. Dernæst evalueres underkriteriet kvalitet ved, at ordregiver indkalder vareprøver fra tilbudsgiverne, jf. pkt. XX, med henblik på gennemførelse af produkttest til bedømmelse af de tilbudte produkters sensoriske egenskaber omfattet af underkriteriet kvalitet. Se sidste side, som er det bedømmelsesskema, der anvendes ved produkttesten, jf. pkt. XX. E. Kontrakten tildeles herefter den tilbudsgiver, hvis tilbud har opnået den samlet set bedste bedømmelse af underkriterierne Pris og Kvalitet efter en sammenvejning af de opnåede karakterer med respekt af de oplyste vægtninger, jf. pkt. XX. F. Såfremt der er positioner som ikke overholder kravspecifikationen jf. pkt. B ovenfor, finder den valgte tilbudsgiver i samarbejde med ordregiver produkter som overholder kravspecifikationen/kravspecifikationerne for det/de produkter i forbindelse med implementeringen af aftalen. Erstatningsprodukterne må ikke fordyre tilbudsgivers oprindelige tilbud, jf. kontraktudkast. 6.7 Meddelelse om tildeling af kontrakt. Vær opmærksom på, at man i henhold til EU s udbudsregler, ved tildeling af kontrakt, skal underrette samtlige berørte ansøgere og tilbudsgivere om beslutningen. Underretningen skal indeholde en kort og relevant redegørelse for, hvorfor den enkelte tilbudsgiver er fravalgt set i forhold til den vindende leverandørs tilbud. 7. Hvordan griber man det an? Inden man sender sine fødevarer i udbud, skal man gøre sig følgende klart: Hvor mange udbud skal man have på området? Hvilke varegrupper skal man udbyde sammen? Hvordan skal man samarbejde, og hvem gør hvad? 7.1 Varegrupper Man skal ikke blande flere varegrupper sammen, end at det fortsat virker overskueligt, der skal med andre ord være en logisk sammenhæng i de varer, man udbyder under ét. Det kan f.eks. være: Kød & pålæg Fjerkræ Fisk Frisk frugt & grønt Snittede grøntsager Forarbejdede kartofler Mejeriprodukter Æg, fedtstoffer & pålægssalater Friskbagt brød & kager Industrifremstillet brød Frostvarer: 25