Tirsdag den 14. november 2017 kl Niels Jernes Vej 10, NOVI mødelokale 4

Transkript

1 AAU Innovation og Forskningsstøtte Niels Jernes Vej Aalborg Øst Tlf Samarbejdsudvalg (SU) AAU Innovation Tirsdag den 14. november 2017 kl Niels Jernes Vej 10, NOVI mødelokale 4 Deltagere: Morten Dahlgaard (formand) (MDA), Kathrine Tvorup Pajkes (KTP), Peter Rasmussen (PRA), Anders Tendal Christiansen (ATC), Anne R. Bock (ANB), Michael Eriksen (ME), Marlene Kræmmer Sparre (suppleant a-side) (MKK), Anja Prisskov (suppleant b-side) (AP) Afbud: Marie Fallgaard (MF), Anne Bisgaard Pors (næstformand) (ABP) Gæst: Brian E. Filskov (BEF) Referent: Kasper Breum (KBR) Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden (Alle) - 5 min. Godkendt. 2. Godkendelse af referat fra mødet (Alle) 5 min. Bilag 2.1: Referat Godkendt. Drøftelsespunkter: 3. Spørgsmål 14 om lederevaluering (MTU) (Alle) 15 min. Bilag: 3.1: MTU inkl. udkast og kommentarer SU bedes drøfte, om spørgsmål 14 skal være en del af den endelige MTU. Det oprindelige spørgsmål ( Jeg er tilfreds med vores ledelsessystem ved AAU Innovation ) bevares. Derudover tilføjes endnu et spørgsmål, således de to nedenstående bliver en del af MTU en. - Jeg er tilfreds med vores ledelsessystem ved AAU Innovation - Jeg er tilfreds med mit samarbejde med min nærmeste ledelse

2 Processen for lederevaluering bliver, at der nedsættes en arbejdsgruppe, som udarbejder et oplæg til næste ordinære SU-møde. A- og B-siden melder hver især medarbejdere ind til en arbejdsgruppe. Arbejdsgruppen skal også repræsentere medarbejdere, der ikke er medlem af SU. HR inddrages i processen. Frist for at melde medarbejdere ind til arbejdsgruppe er 24. november MKK sender mail fra AAU Innovation s mailen med link til MTU en. Der gives ca. 14 dages svarfrist plus en reminder. KBR får lavet surveyxact, og sender link til MKK. 4. Status AAU Innovation Hvad sker der nu og hvad er der sket? (MDA) 10 min. Seminar: Program er sendt ud. 70 personer deltager i dagsprogram og ca. 60 personer om aftenen. Der kom dog afbud fra oplægsholder Frank Gertsen, så der arbejdes på oplæg fra Jimmi Kristiansen. Pia og MKK er ved at få styr på de sidste detaljer. Efter seminaret udsendes survey. Der er mødepligt til seminaret herunder også den sociale del. Kommunikation: Kommunikationsanalysen er ikke helt færdig. Den er med på områdeledermøde næste gang. Ansættelser (ledelsen): Tre lederjobs i opslag. To af stillingerne er der afholdt samtaler (vidensamarbejdschef og forskningsstøttechef) endnu ikke endelig afklaring. Innovationsdirektørstillingen er stadig i proces. Campus Service (CAS) har været rundt at tage billeder på kontorerne, med henblik på aktivitetsbaseret indretning af kontorerne, for at se om vi kan udnytte pladsen bedre. Der bliver inddraget eksterne konsulenter, men også medarbejderne bliver inddraget i processen. 5. Periodeopfølgning oktober 2017 (BEF) - 5 min. Budgetteret med overskud på 271 tkr. ÅTD oktober viser overskud på tkr. Afvigelse tkr. Væsentlige afvigelser er ved Kommercialisering og EPU. Forventet resultat for 2017 underskud på tkr. (estimat pr. september). Dette skyldes hovedsageligt, at Kommercialiserings overskud skal fordeles tilbage til fakulteterne. 2

3 6. Orientering om budget for 2018 (BEF) - 15 min. - Der budgetteres hverken med over- eller underskud for Der er givet en ramme for 2018 på 33 mio. kr. mod en ønsket ramme på 35,6 mio. kr. - En del af rammen bliver brugt på overenskomstlønstigninger. - Der er oprettet en rådighedspulje som innovationsdirektøren kan bruge til at skabe aktiviteter i afdelingen eller til uforudsete hændelser. - Derudover er der oprettet rejsepulje der kan søges om i områderne. - I budget 2018 er der afsat penge til kontorseminar og til kompetencepuljen. - Der vil stadig være kaffe/the og frugtordning i I uge 47 afholdes møder med de respektive områdeledere, hvor de får præsenteret deres budget i flere detaljer. 7. Flekstidsaftale for AAU Innovation (MDA) 10 min. Opfølgning fra SU-møde : A-side og B-side drøfter hver i sær inden næste SU, med udgangspunkt i Fælles Services flekstidsaftale, om AAU Innovation skal have en aftale. MKK spørger HR, om de har én som kan komme og give et oplæg om det til næste SU. Vi sender vores udkast/kommentarer til HR inden da. Forslag om nedsættelse af arbejdsgruppe som opstiller principper for flekstidsaftale i AAU Innovation. Arbejdsgruppen skal min. bestå af ét A-side og ét B-side medlem, og de resterende medlemmer findes blandt medarbejderne i AAU Innovation. B-side: Aftalen for fælles service ser fornuftig ud. B-siden har smårettelser tilpasset til AAU Innovation. Evt. vendes på ekstraordinært møde i december hvor den kunne vedtages, og dermed være klar til 1/1/18, både som redskab til innovationsdirektøren og at der er klare linjer for medarbejderne. B-side vil gerne lave et udkast med udgangspunkt i Fælles Services flekstidsaftale. Der nedsættes udvalg med to repræsentanter fra hhv. A- og B-siden. Medlemmerne skal ikke nødvendigvis være medlem af SU. Frist for at melde deltagere ind til arbejdsgruppen er 24. november Frist for første udkast bliver i første uge i december, så arbejdsgruppen kan mødes og diskutere udkastet og komme med oplæg til ekstraordinært SU. KBR indkalder til ekstraordinært SU. MKK spørger i HR, om de kan stille til mødet også. 3

4 8. Sygefraværsstatistik (Alle) - 10 min. Bilag 8.1: Sygefraværsstatistik AAU Innovation for 2016 Bilag 8.2: AAU alle (sygefravær) Bilag 8.3: Hjælpetekster sygefraværsstatistik Sygefraværsstatistikken sendes ud én gang årligt. Statistikken sendes ud i marts måned for det foregående år. Bilag kom først på dagen, så punktet diskuteres på det ekstraordinære møde i december. 9. Virksomhedsaftale SU og AMIU (PRA) 5 min. De forskellige forbund mangler at sige god for den. 10. Årlig arbejdsmiljødrøftelse (PRA og ME) 10 min. Alle virksomheder med ansatte skal holde en årlig arbejdsmiljødrøftelse. Her skal lederen sammen med sine ansatte drøfte, hvordan det står til med arbejdsmiljøet i virksomheden, og hvilke udfordringer I står overfor. Arbejdsmiljødrøftelsen er en vigtig del af virksomhedens arbejdsmiljøarbejde. Drøftelsen kan forebygge eventuelle arbejdsmiljøproblemer, og den kan være med til at sikre, at I udnytter jeres ressourcer bedst muligt. Lederen skal sammen med sine ansatte lave en plan for arbejdsmiljøarbejdet for det kommende år og beslutte, hvem der skal gøre hvad, fastsætte målene for det kommende års samarbejde og vurdere, om det foregående års mål er nået. Derudover skal I drøfte, om I har arbejdsopgaver, der kræver særlig viden om arbejdsmiljø, og om I har den nødvendige viden om I står over for nogle udfordringer i det kommende år, hvor jeres viden om de arbejdsmiljømæssige konsekvenser ikke slår til og hvad I skal gøre for at få den viden, som I mangler. I vælger selv, hvordan den årlige drøftelse skal foregå. Det kan være som et selvstændigt møde, eventuelt et internet- eller videomøde, eller I kan gøre det mere uformelt, fx via s. I kan også tage drøftelsen i forbindelse med et andet møde eller en begivenhed, hvor du og dine ansatte allerede er samlet. Der indkaldes til et arbejdsmiljømøde om det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, hvor også der bliver lagt en plan for arbejdsmiljøarbejdet for det kommende år. De forskellige områder høres i denne proces. Mødet bliver efter MTU en, da den så kan inddrages i mødet. Arbejdsmiljøtilsynet er forsinkede men kommer stadig på tilsyn. Dette orienteres kort om i medarbejdermail fra MKK. 4

5 11. FUSA Fonden til Udvikling af Statens Arbejdspladser (MDA/ABP) - 10 min. Bilag: 11.1: FUSA Forslag om nedsættelse af arbejdsgruppe, som drøfter områder for AAU Innovation, som kunne være relevante at søge midler til. Evt. et kontorprojekt med fokus på udvikling af arbejdspladsen. MDA og ABP laver oplæg, som kan drøftes på næste ordinære SU-møde. 12. Revision af årshjul (Alle) 5 min. Bilag 12.1: Årshjul Ledelsesevaluering tilføjes i 1. kvartal. Evaluering af lønforhandling flyttes til 3. kvartal. 13. Evaluering af SU-arbejdet (ABP) 10 min. SU bedes evaluere SU-arbejdet i Punktet ikke nået. Diskuteres på ekstraordinært møde i december. 14. Datoer og emner for SU-møder i 2018 (Alle) 5 min. Bilag 14.1: Bruttoliste emner I 2017 har der været afholdt 4 ordinære møder i februar, maj, september og november. SU bedes tage stilling til mængden af møder samt komme med forslag til emner som SU skal diskutere. Der vil i 2018 blive holdt flere møder, da der er mange emner i årshjulet og der samtidig løbende kommer nye emner til dagsordenen. I 2018 vil der blive afholdt 6 ordinære SU-møder i hhv. januar, marts, maj, august, oktober og december. KBR ligger datoer i kalender snarest. 15. Evaluering af mødet (Alle) 5 min. Godt møde med gode diskussioner. 16. Evt. I forhold til mikrobølgeovn henstilles det, at man ikke varmer mad der lugter kraftigt (bl.a. fisk), da det tit spreder sig til hele kontoret og hænger i luften resten af dagen. Der er ligeledes mange som har møder med eksterne, og som således også kommer til at nyde lugten. Henstilling om oprydning på skranker mm., således der ikke står madrester natten og weekenderne over. Ligeledes gøres det klart i områderne, at man selv har ansvar for at rydde op efter sig i køkkenet, som det at bære service ned i kantinen igen. 5