EPJ-Syd SPØRGSMÅL OG SVAR I PRÆKVALIFIKATIONSFASEN, INDLEDENDE TILBUDSFASE SAMT FORHANDLINGSFASEN FOR UDBUD VEDR. EPJ/PAS

Transkript

1 SPØRGSMÅL OG SVAR I PRÆKVALIFIKATIONSFASEN, INDLEDENDE TILBUDSFASE SAMT FORHANDLINGSFASEN FOR UDBUD VEDR. EPJ/PAS

2 1. Spørgsmål & Svar i prækvalifikationsfasen Spørgsmål & Svar i indledende tilbudsfase Spørgsmål & Svar i forhandlingsfasen... 49

3 1.Spørgsmål & Svar i prækvalifikationsfasen Ordregiver har modtaget nedenstående spørgsmål vedr. udbudsmaterialet. Spørgsmålene, der er anonymiseret, samt de tilhørende svar, er anført nedenfor. Nr. Spørgsmål Svar Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Jeg har set, at Region Syd nu har offentliggjort udbudsmateriale på deres hjemmeside. Dog er der rigtig mange filer, og jeg kan ikke se muligheden for at downloade en zip-fil. Har du mulighed for at hjælpe med at gøre en zip-fil tilgængelig? Nej. Region Syddanmark har ikke mulighed for at gøre en zip-fil med udbudsmaterialet tilgængelig. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Spørgsmål til ESPD, Del IV B Udvælgelseskriterier, Økonomisk og finansiel formåen Feltet ser ud til at have ændret sig, idet man tidligere plejer at skulle angive et År og et Beløb. Nu bedes der om start- og sluttidspunkt i stedet for år. Er dette korrekt? Spørgsmål til ESPD, Del V Afslut, Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere Dette felt mangler helt og er ikke muligt at udfylde. Når man efter udfyldelsen af ESPD en får oversigtsvisningen, bliver dette felt dog synligt med default-udfyldelsen Nej. Vi kan derfor ikke svare andet på dette felt er det korrekt? ESPD'et og felterne i ESPD'et har ændret sig i takt med erfaringerne med brugen af ESPD'et. Det er korrekt, at der skal indsættes et start- og sluttidspunkt på dato-niveau, dvs. dato for opstart af referencen og eventuel dato for sluttidspunkt for referencen eller lade feltet stå blankt, såfremt referencen fortsat er kørende. Der er tale om en fejl i ESPD'ets elektroniske version, der skjuler feltet. Udvælgelsen vil dog under alle omstændigheder foregå i henhold til udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.9), jf. sidste linje, hvor det fremgår, at udvælgelsen gennemføres på baggrund af ansøgernes besvarelse af ESPD'et del IV.C vedrørende "Teknisk og faglig formåen". I del IV.C skal ansøger indføre sine lignende referencer, der Side 1

4 vil danne grundlag for egnethedsvurderingen og eventuel udvælgelse af de bedst egnede. Ordregiver ønsker, at begrundelsen for, hvorfor referencen er relevant beskrives i forlængelse af beskrivelsen af referencen fremfor i feltet i del V Bemærkning fra Ordregiver: ESPD opdateret version 2 Spørgsmål vedr. støtteerklæring. Hvis Leverandøren vælger at støtte sig på en underleverandørs tekniske og faglige formåen, fremgår det af udbudsbekendtgørelsens punkt VI.3, at der skal vedlægges et særskilt ESPD udfyldt af underleverandøren. Der efterspørges ikke nogen støtteerklæring. Er det korrekt opfattet, at der kun skal indleveres et særskilt ESPD for underleverandøren og altså ikke nogen støtteerklæring? Udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.3) Ansøger mener, at det vil øge læsevenligheden at beskrive leverancerne i et underbilag til ESPD en fremfor i ESPD'ens tekstboks. Vil Ordregiver acceptere, at Ansøgers beskrivelsen af de betydeligeste leverancer vedlægges i et underbilag til ESPD dokumentet? ESPD filerne (XML og PDF) er blevet opdateret til en version 2, hvor der er lavet et par tilpasninger og tilføjelser til ESPD'et i forhold til indførelse af udbudsbekendtgørelsens nummer, angivelse af procedureform, opdateret navn på ordregiver og tilpasning af felt i de frivillige udelukkelsesgrunde. Det er korrekt opfattet, at der på nuværende tidspunkt i forbindelse med aflevering af prækvalifikationsanmodningen alene skal indleveres et særskilt ESPD for den støttende underleverandør. ESPD'et fungerer som en foreløbig støtteerklæring. Der vil på en senere tidspunkt i processen blive anmodet om en støtteerklæring fra underleverandøren. Ordregiver kan ikke tillade, at der vedlægges referencer som underbilag til ESPD'et. Referencerne med beskrivelse af de betydeligste leverancer skal indføres i ESPD'ets afsnit IV.C. Baggrunden herfor er, at det er et klart krav i udbudsloven, at ordregiver skal kræve ansøgernes anvendelse af ESPD'et til at dokumentere overholdelse af krav til egnethed og udvælgelse, jf. udbudslovens 148. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d I spørgsmål-svar af 4/7 har ordregiver svaret på spørgsmål vedr. Del IV B Udvælgelseskriterier, Økonomisk og finansiel formåen og Det er korrekt, at ansøger ved angivelse af samlet årsomsætning skal angive start- og slutdato for det regnskabsår, som er gældende for nøgletallet. Dette sikrer en hurtig Side 2

5 spørgsmålet Feltet ser ud til at have ændret sig, idet man tidligere plejer at skulle angive et År og et Beløb. Nu bedes der om start- og sluttidspunkt i stedet for år. Er dette korrekt? Ordregivers svar gælder dog for referencer, og ikke for IV B Udvælgelseskriterier, Økonomisk og finansiel formåen, der omhandler omsætningstal for de seneste 3 år. Det er dette felt, vi mener er ændret, så man nu skal angive start- og sluttidspunkt. Er dette korrekt? efterprøvning af, hvorvidt der er angivet de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår. Spørgsmål modtaget mundligt på Informationsmøde d offentliggjort d Bliver der radiotavshed hen over ferien? Vi svarer frem til d. 21/7 jf. udbudsloven. 9 Får vi notifikationer via om spørgsmål og svar? Nej, svar bliver alene lagt på hjemmesiden. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Vedrører den nye version af ESPD i xml format. Tilbudsgiver udarbejdede et udkast til ESPD ved at slå 2 ESPD er sammen ved hjælp af den først fremsendte xml fil samt en xml fil vi tidligere havde benyttet. Dette fungerede godt. Efter der er offentliggjort en ny xml version fra Ordregiver har vi forsøgt at benytte samme fremgangsmåde. Dette fungerer desværre ikke, følgende fejl meddeles Den uploadede fil kunne ikke læses korrekt. Er det en gyldig ESPD-anmodning eller et gyldigt ESPD-svar? Ordregiver kan konstatere, at der er en teknisk fejl i den offentliggjorte version 2 af ESPD'et. Der er derfor uploadet en ny version (v3), der indholdsmæssigt er identisk med version 2. Herefter er det ikke muligt at komme videre i processen med Side 3

6 udfyldelse af ESPD et. 11 I ESPD ets del II Afsnit A skal man ifølge den nye vejledning af 30. juni kun krydse af i Ja, hvis man deltager som konsortium. Deltager Leverandøren i en underleverandørkonstellation fra andre virksomheder skal der alene afkrydses med Ja i del II afsnit C. Kan dette bekræftes? Ved deltagelse som et konsortium skal samtlige deltagende virksomheder krydse af i "Ja" i ESPD'ets del II.A. Ved ansøgers deltagelse i udbuddet med støtte af en underleverandør, skal ansøger krydse "Ja" i del II.C. En støttende underleverandør skal udfylde hele ESPD'ets del II og skal sørge for at krydse "Nej" i del II.C. Derudover skal en støttende underleverandør udfylde de dele af ESPD'et, som ansøgeren skal basere sig på hos underleverandøren. Det indebærer eksempelvis, at en støttende underleverandør ikke skal angive nøgletal i ESPD'et, såfremt ansøger alene vil basere sig på underleverandørens referencer. 12 Er det korrekt opfattet, at ESPD et ikke skal underskrives hverken af Hoved- eller underleverandør? Det er korrekt opfattet. 13 Vil Ordregiver venligst præcisere, hvilke dele af Underleverandørens ESPD en eventuel underleverandør skal udfylde? Af Udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3 fremgår følgende: I så fald skal ansøgers eventuelle underleverandører tillige vedlægge et særskilt ESPD med udfyldt del II, afsnit A og B samt del III, som er behørigt udfyldt af de pågældende enheder (ESDP del II, afsnit C). Det er usikkert, hvad der menes med den sidste parentes, hvor der henvises til del II, selvom sætningen omhandler Henvisningen til ESPD, del II.C (parentesen) er relateret til ansøgeren og ikke underleverandøren. I forhold til underleverandørens udfyldelse af ESPD henvises til besvarelsen af spørgsmål 11. Side 4

7 del III?. 14 Såfremt Leverandøren baserer sig på en Underleverandørs kapacitet i form af referencer fra Underleverandøren, skal denne reference da fremgå af Underleverandørens eget ESPD eller indsættes i Hovedleverandørens ESPD? Såfremt en ansøger baserer sig på en underleverandørs referencer, skal underleverandørens referencer fremgå af underleverandørens ESPD og ikke af ansøgerens ESPD. 15 Er det korrekt forstået, at Ansøger ikke skal udfylde finansielle oplysninger for en underleverandør, som Ansøger baserer sin tekniske kapacitet på? 16 Udbudsbekendtgørelsen punkt II.2.9 Vil Ordregiver uddybe hvad Ordregiver forstår ved: "et andet land med en tilsvarende sundhedssektor"? Det er korrekt forstået, jf. også besvarelsen af spørgsmål 11. Det betyder, at ansøger i en reference fra en ordregiver i et andet land end Danmark i referencen bør angive, hvorfor det andet land er tilsvarende sundhedssektoren i Danmark, herunder redegøre for, hvordan ligheden er i organiseringen af sundhedssektoren, herunder ved finansiering og processer i forbindelse med behandlinger. 17 Udbudsbekendtgørelsen punkt II.2.9 Vil Ordregiver uddybe begrebet de seneste 5 år? Betegnelsen "de seneste 5 år" indebærer, at referencen skal være påbegyndt, udført eller afsluttet indenfor de seneste 5 år. De seneste 5 år er beregnet fra tidspunktet fra udbudsbekendtgørelsens afsendelse den Udbudsbekendtgørelsen punkt II.2.9 Ordregiver bedes præcisere modellen for evaluering af referencerne? Kan Ansøger eksempelvis opnå bedste vurdering med en enkelt referencebeskrivelse, hvis den opfylder alle referenceområderne? Eller vil Ansøger opnå en bedre vurdering Evalueringen vil blive gennemført på baggrund af ansøgernes opfyldelse af erfaring med referenceområderne oplistet i punkt II.2.9. Dette gøres med fokus på, at de oplistede referenceområder er oplistet i prioriteret rækkefølge, hvorfor referenceområde 1 får større vægt en referenceområde 2 osv. Side 5

8 ved at vise 5 referencer, der ikke nødvendigvis opfylder alle referenceområder? Såfremt en ansøger har angivet én reference, der påviser stor erfaring med samtlige referenceområder, vil dette vægte positivt i den samlede vurdering. En ansøger vil opnå den bedste vurdering, såfremt der påvises 5 referencer, hvor hver reference påviser stor erfaring med samtlige referenceområder. Det vil dog også vægtes positivt, at der er påvist 5 referencer, der hver især påviser en stor erfaring på enkelte referenceområder, således at alle referenceområderne til sammen er dækket i ansøgningen. Det er derfor som udgangspunkt ikke afgørende, hvor mange referencer, der angives i ESPD'et, men graden af erfaring, der påvises i de angivne referencer. Samlet set er der dog tale om en skønsmæssig vurdering, hvor både antallet af referencer samt referencernes opfyldelse af referenceområderne indgår i den samlede vurdering af referencerne. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Bilag 1: krav 1.0 og 1.1. vægter 40%, men de hedder 1.01 og 1.02 i bilag 1. Regionen bedes præcisere at det er disse krav der tænkes på. Samme forhold gælder for krav 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, som givetvis burde benævnes 1.03, 1.04, 1.05, 1.06 i udbudsbetingelserne? 20 Krav 1.11 er nævnt som evalueringskrav i udbudsbetingelserne, men i bilag 1 er 1.11 nævnt som et mindstekrav. Regionen bedes præcisere Dette er tilpasset med ændringsmarkeringer i udbudsbetingelserne, jf. offentliggjorte opdaterede version af udbudsbetingelserne. Krav 1.11 er et mindstekrav og udgår af udbudsbetingelsernes punkt 13.2, jf. vedhæftede opdaterede version af udbudsbetingelserne. Side 6

9 21 Bilag 3 side 57: Der findes både et mindstekrav og et evalueringskrav med Ref.nr Mindstekravet nummereres som 3.66a. Ændringen vil blive foretaget som en opdatering af udbudsmaterialet efter Prækvalifikation og i forbindelse med opfordring til afgivelse af foreløbigt tilbud. 22 Bilag 13: Der synes at være inkonsekvens imellem instruktion og bilag. I instruksen henvises til at punkt 4 skal udfyldes, men der menes formentlig punkt 6? I instruktionen fremgår at bilaget skal udfyldes i forbindelse med afgivelse af tilbud, mens det af punkt 6 fremgår at punktet udfyldes i forbindelse med kontraktindgåelse. Regionen bedes præcisere Det er korrekt, at der i instruksen skal stå punkt 6. Ændringen vil blive foretaget som en opdatering af udbudsmaterialet efter Prækvalifikation og i forbindelse med opfordring til afgivelse af foreløbigt tilbud. 23 Bilag 3, side 41: Krav skulle formentlig have været Det ligner en trykfejl Det er korrekt, at det skal være Ændringen vil blive foretaget som en opdatering af udbudsmaterialet efter Prækvalifikation og i forbindelse med opfordring til afgivelse af foreløbigt tilbud. 24 Udbudsbetingelser, side 26: Her fremgår ikke at Underbilag 17D skal udfyldes af tilbudsgiver, men i instruktionen i Underbilag 17D fremgår "De styklister som Tilbudsgiver har opstillet ved besvarelse af bilag 6 skal i nærværende bilag prissættes...". I Underbilag 17D, punkt 5 fremgår endvidere "Her indsætter Tilbudsgiveren sine tilbudte priser for de enkelte dele af styklisterne." Regionen bedes præcisere. Underbilag 17D er kun vedlagt som pdf, så hvis bilaget skal udfyldes, savnes en Word version Det er korrekt opfattet. Derfor er underbilag 17D hermed lagt op i word, så tilbudsgivere kan udfylde sine priser på styklisterne. Side 7

10 25 Bilag 3, side 76: Regionen bedes bekræfte at der ikke findes et krav med ref.nr Dette kan bekræftes. 26 Bilag 3, side 78: Der er et krav mellem ref.nr og 3.144, som ikke har noget ref.nr. Det omtalte krav, som er et mindstekrav, mellem ref.nr og nummereres som 3.143a. Ændringen vil blive foretaget som en opdatering af udbudsmaterialet efter Prækvalifikation og i forbindelse med opfordring til afgivelse af foreløbigt tilbud. 27 Bilag 3, side 78: Der findes to krav med ref.nr Det sidst oplistede mindstekrav nummereres som 3.146a. Ændringen vil blive foretaget som en opdatering af udbudsmaterialet efter Prækvalifikation og i forbindelse med opfordring til afgivelse af foreløbigt tilbud. 28 Bilag 3, side 94: I krav med ref.nr Fremgår "Kunden ønsker en velfungerende integration mellem Løsningen og Medicinrobotter." Regionen bedes præcisere at der burde stå "Kunden ønsker en velfungerende integration mellem Løsningen og Medicoteknisk udstyr" Dette kan bekræftes. Ændringen vil blive foretaget som en opdatering af udbudsmaterialet efter Prækvalifikation og i forbindelse med opfordring til afgivelse af foreløbigt tilbud. 29 Udbudsbetingelser, side 26: Her fremgår ikke at Underbilag 7B Dette er tilpasset i udbudsbetingelserne, jf. offentliggjorte opdaterede version af Side 8

11 skal udfyldes af tilbudsgiver, men i instruktionen i Bilag 7 fremgår "Tilbudsgiveren skal beskrive hver transaktion i Underbilag 7C og endvidere indarbejde dem i overskriftform i Underbilag 7B...". Regionen bedes præcisere. udbudsbetingelserne. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Til Underbilag 1D og Underbilag 3A skal der besvares med en generel beskrivelse af den tilbudte løsning ("Fristil"). Tillader regionen, at man besvarer i selvstændige dokumenter ud fra egen skabelon eller skal beskrivelsen leveres i den af regionen leverede Word skabelon? 31 I de af regionen leverede Word-skabeloner lægges der op til at hver enkelt evalueringskrav besvares direkte i skabelonerne (hvor der står [Udfyldes af Tilbudsgiver]). Tillader regionen at der besvares med henvisninger til separate dokumenter? Nej, Ordregiver ønsker at bibeholde den anførte struktur. Ordregiver tillader således ikke, at man besvarer i selvstændige dokumenter ud fra egen skabelon. Beskrivelsen skal således leveres i den i den af Ordregiver leverede word-skabelon. Nej, Ordregiver ønsker at bibeholde den anførte struktur. Ordregiver tillader således ikke, at der besvares med henvisninger til separate dokumenter. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Vil Ordregiver præcisere hvad der menes med at referencen er hhv. 'påbegyndt', 'udført' og 'afsluttet'. Ex. ønsker Tilbudsgiver oplyst hvorvidt der henføres til kontraktindgåelse, projektleverance eller efterfølgende serviceperiode. Når Ordregiver skriver, at referencen skal være enten påbegyndt, udført eller afsluttet inden for de seneste 5 år, så menes der, at en levering af en lignende tjenesteydelse er enten påbegyndt, udført eller afsluttet inden for de seneste 5 år beregnet fra Det vil sige, at ansøger kan medtage en reference, hvor levering er enten påbegyndt, udført eller afsluttet i tidsrummet Side 9

12 Det fremgår af udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.3) hvad der forstås ved levering i henhold til de beskrevne referenceområder. 33 Vil Ordregiver venligst uddybe hvorvidt det i scoringen tillægges vægt hvorvidt en reference er påbegyndt, udført eller afsluttet? Skal det ex. forstås således at et påbegyndt aftaleforhold tillægges samme vægt som en for 3 år siden udløbet kontrakt, eller vægtes en nyligt gennemført implementering højere? Ved udvælgelsen af de 3 ansøgere, som Ordregiver vurderer bedst egnede til at løse opgaver af den pågældende art, lægges der vægt på hvem der efter Ordregivers vurdering har de mest relevante referencer. Der lægges vægt på referencernes opfyldelse af de 6 referenceområder, hvor nr. 1. tillægges størst værdi, mens nr. 6 tillægges mindst værdi. Det kan ikke på forhånd siges hvorvidt en reference der er påbegyndt, udført eller afsluttet findes mest relevante det afgørende vil være hvorvidt referencerne svarer til de anførte i de 6 referenceområder. Der henvises endvidere til svar på spørgsmål 18 med en uddybning af hvordan evaluering vil blive gennemført på baggrund af ansøgernes opfyldelse af erfaring med referenceområderne. 34 Vil Ordregiver kommentere på hvorvidt vægtning af referencer på PAS/EPJ systemer er den samme som ved referencer på omsorgssystemer? 35 I forlængelse af Ordregivers svar på spørgsmål 18 ønsker vi præciseret, hvorledes den samlede evaluering af referencerne foretages. Jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. II.2.9, er der 6 referenceområder, som hver vil blive evalueret med udgangspunkt Som beskrevet i udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.9) lægges der ved alle referenceområderne vægt på implementering og levering af enten en EPJ/PAS-løsning eller en elektronisk omsorgsjournal-løsning, hvorfor en EPJ/PAS-løsning ikke vægtes højere end en elektronisk omsorgsjournal-løsning. Det afgørende er i hvor høj grad referencerne stemmer overens med de beskrevne 6 referenceområder. I forhold til evaluering af de 2 scenarier kan Ordregiver oplyse at det første scenarie ud fra følgende forudsætninger forventeligt vil få den bedste evaluering: Hvis Tilbudsgiver 1 har udarbejdet 5 referencer, hvor 3 referencer for referenceområde 1 Side 10

13 i den/de referencer der beskrives. Ordregiver bedes præcisere hvorledes nedenstående 2 scenarier vil blive evalueret. Reference område 1: Tilbudsgiver har udarbejdet i alt 5 referencer. For reference område 1 vurderes de 3 til at dække de oplistede evalueringskriterier optimalt medens 2 dækker kun i mindre grad. Reference område 1: Tilbudsgiver har udarbejdet i alt 3 referencer. For reference område 1 vurderes de 3 til at dække de oplistede evalueringskriterier optimalt. Ordregiver bedes præcisere hvilket af de 2 eksempler der vurderes bedst. påviser teknisk og organisatorisk implementering af en velafprøvet EPJ/PAS-løsning med multihospitalsmiljøer med mange brugere eller elektronisk omsorgsjournal-løsning med mange brugere på den for Ordregiver bedst mulige måde samt har yderligere 2 referencer som i mindre men dog i nogen grad også dækker det beskrevne for referenceområde 1, så vil Tilbudsgiver 1 opnå en bedre vurdering end Tilbudsgiver 2 som alene har 3 referencer der for referenceområde 1 påviser teknisk og organisatorisk implementering af en velafprøvet EPJ/PAS-løsning med multihospitalsmiljøer med mange brugere eller elektronisk omsorgsjournal-løsning med mange brugere på den for Ordregiver bedst mulige måde. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Kommentarer til Udbudsbetingelser, afsnit 22: Det fremgår at bilag 6A skal afleveres. Det må være Underbilag 6A der tænkes på. Der savnes en Word version af Bilag Udbudsbetingelser, side 25: Det fremgår at tilbudsgiver skal udfylde Kontrakt med navn, adresse, CVR.nr. Såfremt dette skal ske samtidig med indsendelse af foreløbigt tilbud, savnes en Word version af kontrakten. 38 Vil Ordregiver venligst ligge en udgave af Kontrakten op i Word format? Det er korrekt, at der tænkes på Underbilag 6A og dette vil blive ændret. Ændringen vil blive foretaget som en opdatering af udbudsmaterialet efter Prækvalifikation og i forbindelse med opfordring til afgivelse af foreløbigt tilbud. Bilag 13 skal først udfyldes i forbindelse med Kontraktindgåelse. Dette er en fejl i Udbudsbetingelserne og vil blive ændret. Ændringen vil blive foretaget som en opdatering af udbudsmaterialet efter Prækvalifikation og i forbindelse med opfordring til afgivelse af foreløbigt tilbud. Udfyldelsen af Kontrakt med navn, adresse, CVR-nummer skal først ske i forbindelse med kontraktindgåelse. Se svar på spørgsmål 37. Side 11

14 39 Angående Udbudsbetingelsernes afsnit 14.2 Prisevaluering. Leverandøren vil bede kunden overveje, om modellen i passende grad understøtter ordregivers tildeling til det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Leverandøren forstår og anerkender, at evalueringsmodellen er hyppigt brugt (i forskellige varianter) og har til hensigt at straffe forsøg på prisdumping, men henleder alligevel Udbyders opmærksomhed på nedenstående eksempler. Eksempel 1: Da det endelige tilbud afgives viser det sig, at Leverandørens pris er den midterste af de 3 afgivne. Leverandørens pris er 20% over den laveste. Alt afhængig af, hvor meget den højeste afviger fra den laveste, skal Leverandørens pris-score nu udregnes efter den primære, sekundære eller tertiære metode. Leverandøren tildeles derfor en score på enten 2,0 point 6,0 point eller 8,3 point. Eksempel 2a: Da det endelig tilbud afgives viser det sig, at Leverandørens pris er den højeste af de 3 afgivne. Leverandørens pris er 25% over den laveste. Leverandøren tildeles derfor efter den primære metode en score på 0,0 point. Eksempel 2b: Da det endelig tilbud afgives viser det sig, at Leverandørens pris er den højeste af de 3 afgivne. Leverandørens pris er 26% over den laveste. Leverandøren tildeles derfor efter den sekundære metode en score på 4,8 point. Ordregivers valg af model afspejler, at man har et begrundet håb om, at tilbudsgiverne - baseret på forhandlingsadgangen og den heri indeholdte mulighed for feed back på pris og afklaringer af eventuelle misforståelser - rent faktisk lander i spændet for den primære evalueringsmetodes anvendelsesområde. De øvrige modeller er lavet for det tilfælde, at priserne mod forventning ikke rammer inden for spændet på 25%. De beskrevne pointmodeller er velkendte for leverandørerne, ligesom de af spørgeren anførte svagheder ved de anførte modeller er det, herunder at niveauet for dyreste tilbud kan være bestemmende for såvel dets egen som de øvrige tilbuds pointscore (det billigste tilbud undtaget). Baseret på forventningerne til priserne og behovet for en for alle klar, velkendt og forståelig pointmodel, har ordregiver valgt de tre modeller, som er beskrevet i Udbudsbetingelsernes afsnit Det bemærkes for god ordens skyld, at det er en fejl, at den sekundære metode er anført som gældende for priser i spændet op til 100% højere end den laveste, idet denne sekundære model alene er anvendelig på priser, som er op til 50% højere end den laveste. Ordregiver tilretter dette. Ændringen vil blive foretaget som en opdatering af Udbudsbetingelserne efter Prækvalifikation og i forbindelse med opfordring til afgivelse af foreløbigt tilbud. Side 12

15 Eksempel 2c: Da det endelig tilbud afgives viser det sig, at Leverandørens pris er den højeste af de 3 afgivne. Leverandørens pris er 101% over den laveste. Leverandøren tildeles derfor efter den tertiære metode en score på 5,0 point. Eksempel 2, samlet: Modellen udtrykker tilsyneladende, at en pris der er mere en dobbelt så høj som den laveste er mere fordelagtig end en pris, der er 26% højere end den laveste, mens en pris der er 25% højere end den laveste tildeles et rent nul. Samlet set synes modellen at åbne for, at udbuddet kan ende med at blive afgjort ud fra rene tilfældigheder, da det har stor betydning for prisevalueringen, om det dyreste tilbud er på den ene eller anden side af de knæk-grænser, der er indbygget i modellens skift fra primær til sekundær og fra sekundær til tertiær evaluering. Leverandøren bemærker endvidere, at den sekundære metode jf og skal anvendes, når den højeste pris er mellem 25% og 100% over den laveste. For priser der er mellem 50% og 100% over den laveste vil det føre til en negativ score på pris. Er det tilsigtet eller en fejl? Såfremt dette er en fejl, således at det den sekundære metode var tilsigtet anvendelse i intervallet 25%- 50%, bemærker Leverandøren, at en højeste pris der er 51% højere nu vil få en score på 6,6 den vurderes dermed lige så fordelagtig som en højeste pris, der er 17% over den laveste. 40 Udbudsbetingelser, side 26: Her fremgår ikke at Underbilag 17D skal udfyldes af tilbudsgiver, men det fremgår af regionens svar til Det er korrekt, at Underbilag 17D skal udfyldes. Det er en fejl, at dette endnu ikke fremgår af Udbudsbetingelserne og det vil blive ændret. Ændringen vil blive foretaget Side 13

16 spørgsmål 24 at Underbilag 17D skal udfyldes. Regionen bedes præcisere 41 Til Underbilag 1D og Underbilag 3A skal der besvares med en generel beskrivelse af den tilbudte løsning ("Fristil"). Dette sker som en del af samme fysiske dokumenter jfr. regionens svar til spørgsmål 30. I disse to underbilag skal der desuden angives en besvarelse ud for hvert enkelt krav i skabelonens tabeller, hvor tilbudsgiver skal erstatte teksten [Udfyldes af Tilbudsgiver] i selve tabellerne. Læsevenligheden for Ordregiver begrænses såfremt den fulde besvarelse, inkl. illustrationer mv., skal fremgå af den begrænsede plads som disse tabeller tillader. Vil regionen derfor tillade at kravsbesvarelsen i tabellen i nogle tilfælde indeholder reference til specifikke afsnit i fristilen? Et eksempel kunne være henvisning til beskrivelse af integrationsplatformen, som ellers ville skulle gentages i flere kravsbesvarelser. 42 Vil Ordregiver overveje hvorvidt en begrænsning af antal sider kan gavne i sammenligningen/evalueringen af Tilbudsgivernes referencer? Eksempelvis max 5 normalsider? som en opdatering af udbudsmaterialet efter Prækvalifikation og i forbindelse med opfordring til afgivelse af foreløbigt tilbud. Nej, Ordregiver vil ikke tillade, at kravsbesvarelsen i tabellen indeholder reference til specifikke afsnit i fristilen. Nej, Ordregiver vil ikke foretage en sådan begrænsning. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Tilbudsgiver er bekymret for hvorvidt påbegyndte leverancer berettiget kan medtages som referencer i henhold til Udbudslovens 155, stk. 1 nr.2. Kan Ordregiver bekræfte, at hvis der er tale om en igangværende leverance, er det alene den del af ydelserne, der allerede er udført Udbudslovens 155, stk. 1, nr. 2 fastsætter, at en ordregiver kan kræve, at ansøger dokumenterer sin tekniske og faglige formåen ved en liste over de betydeligste leveringer af tjenesteydelser. Denne bestemmelse vedrører altså dokumentation for opfyldelse af det efterspurgte mindstekrav i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.3) vedrørende mindst én relevant reference vedrørende teknisk og organisatorisk Side 14

17 på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen? Hvis ikke Ordregiver kan bekræfte ovenstående, vil Ordregiver venligst henvise til hjemlen herfor? implementering af en velafprøvet EPJ/PAS-løsning inden for sundhedsområdet i den offentlige sektor i Danmark eller i et andet land med en tilsvarende sundhedssektor med multihospitalsmiljøer med mange brugere indenfor de seneste 5 år. Såfremt flere end tre ansøgere opfylder dette mindstekrav samt øvrige egnethedskrav og ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, skal der ske en udvælgelse af de tre bedste egnede. Udvælgelsen skal ske på baggrund af objektive og ikkediskriminerende kriterier. Disse er beskrevet i udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.9), hvor det fastsættes, at udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af de mest relevante referencer inden for de seneste fem år. I den forbindelse kan der med henvisning til svar på spørgsmål 17 lægges vægt på, at referencerne er påbegyndt, udført eller afsluttet indenfor de seneste 5 år. Hjemlen hertil er udbudslovens 145, og der er ikke krav om at dokumentation herfor skal rummes af udbudslovens 155. På den baggrund vil Ordregiver inddrage påbegyndte leverancer som referencer i forbindelse med udvælgelsen. 44 Med reference til spørgsmål 39 og besvarelsen af dette vil Leverandøren bede Kunden bekræfte eller afkræfte, at det er korrekt forstået, at en højeste pris, der er 25% højere end den Der henvises til besvarelsen i svar 39. Umiddelbart virker de anførte beregninger korrekte og kan således bekræftes. Side 15

18 laveste tildeles nul point, mens en højeste pris der er 26% hhv 51% højere end den laveste tildeles 4,8 point hhv 6,6 point. Ud fra dette eksempel er det ikke klart eller forståeligt for Leverandøren, at modellen skulle understøtte ordregivers tildeling til det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, idet eksemplet viser, at det indholdsmæssigt samme tilbud vil have en meget større vinderchance ved at være 51% over den laveste pris end ved at være 25% over den laveste pris. Ligeledes viser eksemplet, at det billigste bud har en langt mindre vinderchance, hvis den højeste pris er 26% over den laveste end hvis den højeste pris er 25% over den laveste. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Af hensyn til omfanget i udvælgelseskriterierne, set i forhold til den igangværende ferieperiode, anmodes der om at ordregiver vil udskyde fristen for prækvalifikation med 1 uge? 46 Af hensyn til omfanget i udvælgelseskriterierne, set i forhold til den igangværende ferieperiode, anmodes der om at ordregiver vil udskyde fristen for prækvalifikation med 1 uge? Dette begrundes endvidere i det forhold at EPSD en har været fejlbehæftet og der har været forskellige versioner tilgængelig. Nej, Ordregiver udskyder ikke fristen. Der henvises til besvarelsen i svar 45. Side 16

19 2.Spørgsmål & Svar i indledende tilbudsfase Ordregiver har modtaget nedenstående spørgsmål vedr. udbudsmaterialet. Spørgsmålene, der er anonymiseret, samt de tilhørende svar, er anført nedenfor. Nr. Spørgsmål Svar Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Bemærkning fra Ordregiver: Bilag 3, side 28 Der findes to krav med ref.nr Der er to af dette krav, hvorfor det sidste nummereres som a. Dette er tilsvarende tilpasset i Underbilag 3a. 2 Bemærkning fra Ordregiver: Bilag 3, side 28 Der findes to krav med ref.nr Der er to af dette krav, hvorfor det sidste nummereres som a. Dette er tilsvarende tilpasset i Underbilag 3a. 3 Ordregiver bedes oplyse på hvilken måde den generelle beskrivelse af den tilbudte løsning til Underbilag 1D og Underbilag 3A ( Fristilen ) bliver evalueret og hvordan den indgår i evalueringen af henholdsvis bilag 1 og 3, og dermed det samlede tilbud? Fristilen indgår ikke i evalueringen. Tilbudsgivers fristil skal være en beskrivelse af Den Tilbudte Løsning, der dokumenterer alle relevante dele af Løsningen og skal dermed skabe et samlet overblik over løsningen for ordregiver. Bemærk, at det fremgår af instruksen til tilbudsgiver, at fristilen skal mappe til evalueringskravene i Bilag 3. 4 For hvert evalueringskrav i eksempelvis bilag 3 er der en række tilhørende beskrivelser af handlinger og processer (delkrav) der ønskes understøttet og som er dét Leverandøren skal besvare i underbilag 3A. Da Leverandøren i sit tilbud således ikke må besvare selve evalueringskravet særskilt, men derimod alene må besvare de tilhørende handlinger og processer (delkrav), vil vi Ordregiver foretager en samlet evaluering af evalueringskravet inklusive emnerne under det pågældende evalueringskrav. Evalueringskravene evalueres i forhold til de anførte evalueringskriterier, med den anførte indbyrdes vægtning, og der foretages ikke yderligere specificering. Side 17

20 gerne have oplyst hvordan evalueringen af besvarelsen af disse delkrav finder sted? Vil der blive givet et forholdsmæssigt point for hver besvarelse således at et evalueringskrav med fx 10 tilhørende beskrivelser (delkrav) vægter ligeligt med 1/10-del hver. Eller vil evalueringen blive foretaget ud fra en samlet vurdering af evalueringskravets samlede besvarelse (alle delkrav samlet) uden enkeltvis evaluering af hver handling? 5 Bemærkning fra Ordregiver: Bilag 1, krav 1.05 Der er gennemført en formatering af afsnittet om evalueringskriterier. 6 Bemærkning fra Ordregiver: Bilag 1, krav 1.05 Under afsnittet "Evalueringskriterier" er punkt 1.4 ændret til punkt Bemærkning fra Ordregiver: Bilag 1, krav I krav er henvisningen til punkt 2.2 ændret til punkt Bemærkning fra Ordregiver: Bilag 1, krav Henvisning til punkt 1.1 er ændret til punkt 1. 9 Bemærkning fra Ordregiver: Bilag 3, krav Det bemærkes, at der ikke findes et kravnummer Bemærkning fra Ordregiver: Bilag 3, krav på side 41 Krav er forkert nummereret og er ændret til krav Bemærkning fra Ordregiver: Bilag 3, krav 3.66 (mindstekravet) Der er to krav nummereret kravnummer Mindstekravet nummereres som 3.66a. 12 Bemærkning fra Ordregiver: Bilag 3, krav efter Mindstekravet mangler nummeringen og nummereres 3.143a. Side 18

21 13 Bemærkning fra Ordregiver: Bilag 3, krav Der er to krav nummereret Det sidste mindstekrav nummereres som krav 3.146a. 14 Bemærkning fra Ordregiver: Underbilag 3J, afsnit 6 Opdateret fejlhenvisninger til punkt 4 og Bemærkning fra Ordregiver: Bilag 4 Der er opdateret en krydshenvisning fra 2.2 til 3.2 i begge bilags afsnit Bemærkning fra Ordregiver: Bilag 7, afsnit 3.4 Opdatering af Fejlhenvisning til afsnit Bemærkning fra Ordregiver: Bilag 13, instruks til tilbudsgiver Opdateret som følge af spørgsmål og svar Bemærkning fra Ordregiver: Option til RM og RN Bemærkning fra Ordregiver: Udbudsbetingelsernes punkt 6.2 Bemærkning fra Ordregiver: Udbudsbetingelsernes punkt 22 De gennemførte ændringer af bilagene til Region Syddanmarks kontrakt om anskaffelse af EPJ/PAS-løsning som angivet i nærværende spørgsmål/svar, vil tilsvarende blive indført i optionens kontrakt og bilag i forbindelse med indgåelse af kontrakt mellem den vindende tilbudsgiver og Region Syddanmark uanset om optionen benyttes eller ej. Der er tilføjet et afsnit, hvoraf fremgår at foreløbige tilbud indeholdende forbehold kan indgå i forhandlingerne, jf. punkt Bilag 6A er tilpasset til Underbilag 6A. Derudover er der tilføjet, at Underbilag17D skal udfyldes af tilbudsgiver. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Bemærkning fra Ordregiver: Udbudsbetingelsernes punkt 13.4 Punktet er blevet opdateret, således at bilag 3 også fremgår af oplistningen af bilag i første afsnit. Derudover er vægtningen af krav tilpasset og der er tilføjet, at krav 3.163, 3.166, 1.169, 3.172, 3.174, 3.176, 3.180, og hver især vægter 2,46 %. Side 19

22 Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Bilag 3, Krav 3.84 Kan kunden uddybe hvad der medregnes til IT infrastruktur i dette krav? Bl.a. om denne inkluderer 1) Klienter 2) Local Area Network (LAN) på Kundens sygehuse 3) Wide Area Network 4) Wan forbindelse mellem datacentre 5) Local Area Network (LAN) i Kundens datacentre. Bilag 3, Krav Kan Kunden bekræfte, at det er korrekt forstået, at Kunden selv udvikler og leverer integrationer/services til afvikling på REGIS? Bilag 3, Krav Kan Kunden uddybe arkitekturen ift. SAS integrationen. Skal skråstregen mellem ind og ud læses som og eller eller. Hvis den skal læses som og, kan Kunden så give eksempler på inddata, som Løsningen skal kunne modtage fra SAS? Bilag 3 Integrationer Det fremgår af afsnit at det parakliniske speciale for immunologi er omfattet af krav for understøttelse af rekvisition og svar. Der findes imidlertid ingen eksplicitte krav i afsnittet vedr. integrationer angående integration til et immunologi system. Kan Kunden bekræfte, hvorvidt krav om integration med immunologi Der henvises til indledningen under området Adgang til data, hvis Løsningen ikke er tilgængelig (Nødsystem), aktiviteten Krav til Data og Funktionalitet, jf. Bilag 3, afsnit 5.3. Kunden har ikke kendskab til Løsningens arkitektur og kan derfor ikke uddybe yderligere, hvad der medregnes. Kunden udvikler og vedligeholder web-services, der udstiller centrale registre i form af den regionale CPR- og SOR komponent. Applikation-til-applikation integrationer, som f.eks. EPJ/PAS til Clinea, skal udvikles og leveres af Leverandøren. Ved sådanne integrationer anvendes REGIS som proxy og i nogle tilfælde som til mapning af dataformater. Såfremt at der er behov for at udvikle en sådan proxy på REGIS i forbindelse med en applikation-til-applikation integration, udvikles og leveres denne af Kunden. Der er pt. kun tale om uddata, hvorfor Kunden ikke kan give eksempler på inddata. Immunologi er en del af integrationen til BCC, jf. afsnit , Integrationer, Integration til Biokemisystem,og derfor er der ingen eksplicitte krav til immunologi. Side 20

23 system er tilstede, og hvilke snitflader der anvendes i regi heraf? Bilag 3, Krav 3.60 Kan Kunden uddybe, hvad der menes med, at løsningen skal kunne udveksle elektronisk information med patienter og pårørende til patienter, herunder eventuelle standarder som forventes anvendt? Bilag 3 Snitflader Det fremgår af krav 3.61, at Løsningen skal kunne sende en elektronisk meddelelse til sognet. Der findes imidlertid ingen eksplicitte krav i afsnittet vedr. snitflader desangående. Kan Kunden bekræfte, hvorvidt krav om snitflade vedr. oplysninger om nyfødt barn til sognet er tilstede? Bemærkning fra Ordregiver: Ad. Bilag 5, 4.2. Kundens fremtidige supportorganisation: Krav til engelskkundskaber, der kan honoreres af den nuværende supportorganisation - det vægtes positivt at kommunikationen mellem Kundens og Leverandørens supportorganisationer overvejende foregår på dansk, herunder at uddannelsesmateriale er på dansk, og at engelsk kun anvendes i særlige tilfælde Med patienter og pårørende til patienter menes det samme. Elektronisk information med pårørende til patienter sker, når patienten er inhabil. Elektronisk information til patienter kan blandt andet være via indkaldelsesbreve og NemSMS. Ved afsendelse af fødselsanmeldelse til kommunen fra kundens nuværende løsning sendes der automatisk en besked til sognet via REGIS. Denne løsning vil kunne fortsætte med den nye løsning medmindre Løsningen indeholder en automatisk indberetning til sognet. Tilpasning: Krav til sprogkundskaber, der kan honoreres af den nuværende supportorganisation - det vægtes positivt at kommunikationen mellem Kundens og Leverandørens supportorganisationer udelukkende foregår på dansk, herunder at uddannelsesmateriale er på dansk, eller at engelsk kun anvendes i særlige, specifikke tilfælde Tilpasningen vil blive foretaget som en opdatering af udbudsmaterialet i forbindelse med opfordring til afgivelse af endeligt tilbud. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Bilag 3, Krav Kan Kunden uddybe med eksempler hvilke former for Versionsstyring er en del af den samlede kodekvalitet i en applikation. Det omfatter også specifikation og evaluering af software samt forskellige perspektiver af denne. Det være Side 21

24 versionsafhængigheder der tænkes på, og hvordan disse relaterer sig til kodekvalitet? sig; erhvervelse, krav, udvikling, brug, evaluering, support, vedligeholdelse, ændringshåndtering, kvalitetssikring samt kontrol og revision. Kodekvalitet er, at få bedre styr på moduler og versioner, som kan hjælpe til bedre sikkerhed, så kode med kendte sårbarheder nemmere kan identificeres i de samlede applikationsmiljøer. Softwareprodukter består generelt set af forskellige komponenter og systemer, herunder også 3.part komponenter og systemer. De forskellige komponenter og systemer bliver afhængige af og relaterer tæt til hinanden. Det betyder at, komponenternes videre udvikling afhænger af den videre udvikling af hele gruppen af komponenter. Der vil således være brug for en form for versionsstyring af de enkelte komponenter samt versionskontrol af samspillet mellem disse. EPJ/PAS Mindstekravet sigter mod dette forhold. Et eksempel er, at undgå applikationer, der har indbyggede afhængigheder og bindinger, som kan give anledning til et væld af kodekomponenter; egne og tredjepartskomponenter, der har indbygger afhængigheder med deraf følgende opgraderingsfrygt og manglende sikkerhedspatches. Et andet eksempel er, at undgå at indføre arkitektonisk gæld, som er en betegnelse for de tekniske kompromiser, der foretages i et system og som kan giver kortsigtede fordele, men svække systemet samlet set på den lange bane. Et tredje eksempel er, at udelukke End-of-Live softwarekomponenter i sin versionsstyring, og derigennem sikre sin samlede kodekvalitet. 30 Udbudsbetingelserne, Ordregiver skriver under spørgsmål/svar nr. 39, at Udbudsbetingelsernes pkt omkring sekundær evalueringsmetode er opdateret, men det lader ikke til at være tilfældet, da afsnittet stadig beskriver 100% og den primære evalueringsmetode. Er det korrekt forstået at afsnittet ikke er opdateret? Det er korrekt. I den seneste version af udbudsbetingelserne er sidste afsnit nu opdateret med procentsatsen "50" fremfor satsen "100" samt "sekundære" fremfor "primære", hvorefter ordlyden er "Hvis en eller flere tilbudsgivere afgiver priser, der er mere end 50 % højere end laveste pris, er den angivne sekundære evalueringsmetode ikke egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. I stedet vil følgende tertiære metode blive anvendt." Side 22

25 Bemærkning fra Ordregiver: Udbudsbetingelsernes punkt 8.6 Ændring af afsnittet til følgende ordlyd: Præsentation af tilbud 31 I forlængelse af Tilbudsgivers aflevering af foreløbigt tilbud og som indledning på forhandlingsmødet ønsker Ordregiver en kort præsentation af tilbuddets væsentligste elementer samt påpegning af de specifikke dele af tilbuddet, der har haft betydning for tilbuddets konkrete sammensætning (der afsættes ½ time hertil). Det bemærkes, at præsentationen kan blive genstand for drøftelser på forhandling, men indgår ikke i evalueringen. 32 Bemærkning fra Ordregiver: Udbudsbetingelsernes punkt , afsnit om 1. møde i forhandlingsrunden Der er tilføjet en henvisning til punkt 8.6 i første afsnit i forhold til tilbudsgivers mulighed for at præsentere sit tilbud. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Bilag 3, Krav Ordregivers tekst: Der kan anvendes substitution i forbindelse med overførsel til FMK. Er dette korrekt? Eller menes der Der kan anvendes substitution i forbindelse med overførsel fra FMK til EPJ? Kravet skal være: Der kan anvendes substitution i forbindelse med overførsel til og fra FMK. Bilag 3 opdateres i forbindelse med opfordring til afgivelse af endeligt tilbud. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Bilag 3, Krav 3.84 Kunden opfordres til at uddybe omfanget af IT infrastruktur for Nødsystemerne, som ikke må være fælles med Løsningen. Det forventes, at der er forskelle i IT infrastrukturen i de tilbudte løsninger, hvorfor Kunden ikke kan uddybe kravet yderligere end at nødsystemet ikke må være baseret på den præcis samme IT infrastruktur som selve Løsningen. Nødsystemerne skal være tilgængelige, når den centrale del af Løsningen er nedbrudsramt eller eksempelvis er utilgængelig under et servicevindue. Derfor er det nødvendigt, at nødsystemerne er baseret på en IT infrastruktur, der gør det muligt at tilgå nødsystemerne i det tilfælde, Side 23

26 hvor den centrale del af Løsningens IT infrastruktur er nedbrudsramt. 35 Bilag 6, Krav 6.05 samt Underbilag 6a, Krav 6.05 Kunden opfordres til at præcisere evalueringkravets formulering, da ordet om ikke refererer til noget entydigt i teksten. Leverandøren skal oplyse om antallet af interne brugere, antal eksterne brugere og mængden af data driftsplatformen er dimensioneret til udover mindstekrav Leverandøren skal oplyse om antallet af interne brugere, antal eksterne brugere og mængden af data driftsplatformen kan udbygges til med fortsat overholdelse af Servicemål, i en 5-årig periode efter driftsovertagelsen. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Bilag X, afsnit 1: Ordregiver refererer til Bilag 1, afsnit 5.6, men evalueringskrav 1.04 står i afsnit 5.3, så hvad menes? Bilag X, afsnit 1: Ordregiver refererer til Bilag 10, evalueringskrav Et sådan findes ikke så menes der 10.01? Bilag X, afsnit 1: Ordregiver refererer til Bilag 9, afsnit 8.4. Et sådant findes ikke, så menes der afsnit 8.3? Det er en fejl, at der henvises til krav 1.04, ligesom der også skal henvises til krav Teksten i Bilag skal forstås som: Bilag 1, punkt 5.6, Leverandørens Implementeringskoncept, herunder uddannelseskoncept og forslag til samarbejdsorganisation: Evalueringskrav 1.05, 1.11, 1.12 og 1.13 og 1.14 Ja, der menes Ja, der menes afsnit 8.3. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Kontrakten punkt 2.2 Formuleringen i punkt 2.2 skal ikke forstås som om, at Kunden pålægger Leverandøren, at understøtte fremtidige og ukendte processer i Løsningen. Formuleringen skal derimod Side 24

27 Forventer Ordregiver at den løsning der tilbydes ved Kontraktens indgåelse allerede understøtter kommende og dermed ukendte kliniske og administrative arbejdsprocesser, samt kan håndtere alle former for funktionalitet og databehandling som er relevant uden yderligere specifikation? sikre, at Løsningen er fleksibel og skalerbar, således at der også er mulighed for at tilknytte kommende arbejdsprocesser. Dette skal naturligvis ske ved brug af kontraktens beskrevne ændringshåndtering Kontrakten punkt Den nye projektleder eller nøglemedarbejder skal mindst have samme kvalifikationer. I det forudgående punktum fremgår at Leverandøren ikke må udskifte sin programleder. Mener Ordregiver også Programleder i dette punktum? Kontrakten punkt (ii) Reagerer med rettidig omhu på henstillinger fra Leverandørens projektleder. Er det rigtigt forstået at Kundens programleder også skal reagere med rettidig omhu på henstillinger fra Leverandørens programleder? Kontrakten punkt Når bevisbyrden ligger hos Leverandøren, der ikke har ansvar for driftsplatformen, forudsætter denne bevisbyrderegel at Ordregiver giver leverandøren nødvendig adgang til driftsmiljøet, og at nødvendige oplysninger udleveres på anfordring, Kan Ordregiver bekræfte at der stilles nødvendige oplysninger til rådighed for Leverandøren og gives nødvendig adgang til driftsmiljøet og Kundens øvrige it-miljø? Kontrakten punkt 8.5 I henhold til standard K02 er formålet Det er korrekt forstået. Projektleder skal erstattes med Programleder i punkt og vil blive opdateret i forbindelse med opdatering af materialet efter forhandlingerne. Det er korrekt, hvorfor der bør tilføjes "programleder og" før "projektleder" i punkt Det kan bekræftes, at Ordregiver vil stille de nødvendige oplysninger til rådighed for Leverandøren og samtidig vil sikre nødvendig adgang til driftsmiljøet igennem Ordregivers medarbejdere. (NB! Det rette punkt er 8.3 der er intet kaldet 8.3.5) Der er i bestemmelsen oplistet eksempler på overholdelsen af kvalitetsniveau, hvor det angives, at " integrationer fungerer, samt data er korrekt konverterede og tilgængelige i Side 25

28 med overtagelsesprøven (Systemacceptprøven) at konstatere, om den aftalte funktionalitet for Leverancen og Dokumentation som helhed opfylder Kontraktens krav. I Ordregivers formulering henvises til at Systemacceptprøven er bestået når alle Kontraktens krav til Løsningen er opfyldt og overholder det aftalte kvalitetsniveau, herunder. Funktionalitet findes beskrevet i kravspecifikationen. Hvor fremgår det aftalte kvalitetsniveau, og hvornår ved Leverandøren at dette er opnået? Kontrakten punkt 10 Er det rigtig forstået at Prøven her betyder Overtagelsesprøve, jf. pkt Løsningen." Kvalitetsniveau skal således forstås som en uddybning af, at funktionaliteten er indbygget, og at funktionaliteten fungerer i henhold til det aftalte mellem Parterne. Punkt 10 vedrører generelt set "Overtagelse". Afsnit 3, hvor begrebet "Prøven" er anført vedrører ændringer, der leveres som en selvstændig opgave. Der sker overtagelse, når Kunden har afgivet Meddelelse til Leverandøren om, at prøven godkendes. 44 Det fremgår af punkt 5.3, at ved ændringer til levering som en Selvstændig Opgave gælder samme krav til afprøvning mv., medmindre andet er særskilt beskrevet i kontrakten. Af punkt 8.7 fremgår det, at Overtagelsesprøven fsva. ændringer til levering som en Selvstændig Opgave skal gennemføres som en funktionstest. Samlet set betyder det, at der ikke skal gennemføres en fuld Overtagelsesprøve ved ændringer til levering som en Selvstændig Opgave, men der alene skal gennemføres en funktionstest, hvor det skal konstateres, om de aftalte funktioner virker som aftalt. 45 Kontrakten punkt 13.2 Er det korrekt forstået at support og vedligehold ikke er en del af Leverancevederlaget? Det er korrekt forstået. Side 26

29 Kontrakten punkt 23.1 Det fremgår her at Brugsretten overgår ved Ibrugtagning der sker inden overtagelsen, idet Ordregiver først overtager delleverancen ved godkendt delleveranceprøve. I afsnit 23.2 og 23.3 fremgår at kunden erhverver brugsret til Standardprogrammel og Klinisk Standardprogrammel ved Kundens overtagelse. Det vil reelt sige, at Kunden ikke har brugsret til Standardprogrammel og Klinisk Standardprogrammel inden ibrugtagningen. Vil Ordregiver forklare dette yderligere? Kontrakten punkt 25 Hvorfor har Ordregiver ikke medtaget følgende del af standardteksten fra K02: når de opgaver, som kunden hidtil har varetaget, overgår til en anden Offentlig Institution.? Kontrakten punkt 28 Vil Ordregiver tilføje følgende standard bestemmelse fra K02: Fornøden bevillingsmæssig hjemmel skal være opnået senest på det i bilag 1 angivne tidspunkt. Ellers er Leverandøren fritstillet.? Kontrakten punkt 30 Sædvanligvis respekteres leverandørens ret til at søge erstatning for tab i en sådan situation, i henhold til dansk rets almindelig regler, og den for kunden aftalte erstatningsmaksimering i pkt. 21. Vil Ordregiver tilføje dette? Afsnit 23.1 vedrører rettigheder generelt, dvs. på tværs af Standardprogrammel, Klinisk Standardprogrammel og Kundespecifikt programmel. Det fremgår af sidste afsnit, at "Brugsretten overgår ved Ibrugtagning af den pågældende Delleverance." Det indebærer, at når Kunden tager en Delleverance i brug vil der samtidig ske en overtagelse af det tilknyttede programmel uanset om der er tale om Standardprogrammel, Klinisk Standardprogrammel eller Kundespecifikt programmel. I det omfang Kunden i samarbejde med Leverandøren skal gøre brug af installeret Programmel som led i afprøvning, konfiguration m.v., inden Ibrugtagning, skal dette naturligvis være muligt. Ved Ibrugtagning forstås således en anvendelse af Programmellet som led i Kundens sygehusdrift. Kunden ønsker at skulle stå frit med hensyn til at overdrage Kontrakten til en anden offentlig myndighed. Umiddelbart er det vanskeligt at forestille sig, at det vil være relevant i andre tilfælde end ved en overgang af Kundens opgaver til en anden offentlig institution, men Kunden ønsker ikke at være begrænset til at overdrage Kontrakten i sådanne tilfælde. Kunden har i udbudsbetingelserne angivet en vedståelsesfrist på 6 måneder, jf. udbudsbetingelsernes punkt Denne vil være gældende i forhold Leverandørens vedståelse af det afgivne tilbud. Kontrakten fastholdes i dens nuværende form. Det er alene i tilfælde af annullation som følge af dom, voldgift eller offentligt påbud, der kan annulleres efter denne bestemmelse, og Leverandøren vil i givet fald få vederlag for allerede udført arbejde. Side 27

30 50 Bilag 11, afsnit 11 Der er i relation til timepuljer angivet en konverteringssats mellem medarbejderkategori B, og de to øvrige medarbejderkategorier. Heraf fremgår, at konverteringssatsen for medarbejderkategori C er 1,5. Dette må antages at betyde, at Kundens rekvirering af en kategori C medarbejder i 1 time ved brug af timepulje, vil skulle medføre nedskrivning af timepuljen med 1,5 time. I det efterfølgende eksempel er imidlertid angivet, at Kunden for 1 time i timepuljen kan rekvirere ½ times arbejde fra en kategori C medarbejder og at det altså således vil føre til nedskrivning af timepuljen med 2 timer, såfremt man rekvirerer en kategori C medarbejder i en time. Hvilken af de to vilkår er gældende og vil Ordregiver korrigere bilaget, således at der bliver overensstemmelse mellem skema og eksempel? Eksemplet vil blive opdateret med angivelsen af "halvanden times arbejde" frem for "to timers arbejde" efter forhandlingen. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Bilag 3 En række af kravene under aktiviteten "Registrering og indberetning af oplysninger til LPR" tager udgangspunkt i krav til indberetning til LPR2. Ved ibrugtagning af Den Tilbudte Løsning, vil man imidlertid være gået over til indberetning til LPR3. Skal Leverandøren beskrive, hvordan Den Tilbudte Løsning vil understøtte de tilsvarende krav for LPR3, når muligt? Den nationale løsning Landspatientregistret (LPR) har været i udbud, og der forventes en overgang fra LPR2 til LPR3 den 1. december Ordregiver har hverken direkte indsigt eller indflydelse på, hvorvidt den udmeldte tidsplan for LPR3 overholdes og hvilket indhold indberetningsvejledningen endeligt får, hvilket kravene i materialet afspejler. Ordregiver har i kravspecifikationen, jf. Bilag 3, taget udgangspunkt i LPR2 i forhold til funktionalitet og terminologi, da dette var den kendte fremgangsmåde. Men samtidig er det ønsket hos Ordregiver, at såfremt tidsplanen for implementering af LPR3 overholdes, skal der leveres snitflade til LPR3. Dette hænger sammen med mindstekravet om, at der Side 28

31 stilles krav om den gældende version af LPR. Da det ikke er klart, hvorvidt LPR3 kan anvendes til december 2018, så vil kravspecifikationen, jf. Bilag 3 blive suppleret med krav til LPR3 i overensstemmelse med den nugældende indberetningsvejledning. Det betyder, at tilbudsgiverne i deres tilbud skal tilbyde og beskrive indberetning til både LPR2 og LPR3. Den endelige fastlæggelse af, hvorvidt den tilbudte Løsning skal integrere til LPR2 eller LPR3 vil ske i Afklaringsfasen, hvor status på det nationale LPR-projekt forventes at være mere afklaret. Det betyder, at Tilbudsgivers tilbud skal tage højde for, at indberetning til både LPR2 og LPR3 tilbydes. Ordregiver forventer, at tilbudsgiverne indarbejder den dyreste løsning i tilbuddets tilbudte pris. Det bemærkes, at tilbudsgiverne altså ikke forventes at levere begge versioner af LPR som en del af den tilbudte Løsning, men at det i Afklaringsfasen besluttes, hvilken version, der anses som gældende. Det opdaterede Bilag 3 forventes at kunne offentliggøres i uge Bilag 3 Kunden har i bilag 3 formuleret krav til registreringspraksis baseret på LPR2 praksis men som strider mod den praksis, der skal være gældende for LPR3. Det drejer sig om kravene , , , og Hvordan skal Leverandøren forholde sig til besvarelsen af disse krav, når indberetninger til Landspatientregistret, ifølge den officielle tidsplan, alle skal være baseret på LPR3 fra november 2018? Bilag 11: I bilag 11 skal Leverandøren oplyse priser for fremtidige Der henvises til svar på spørgsmål 51. Terminologien i Bilag 11 og Underbilag 17C ensrettes jf. terminologien i Bilag 11, således at kategorierne begge steder er Let, Mellem og kompleks Side 29

32 integrationer fordelt på kategorierne let, mellem og kompleks. I bilag 17C er integrationerne inden for kategorierne oplyst med en skala i timer. Umiddelbart virker timeskalaen meget høj. Er der tale om en fejl? Og hvordan skal sammenhængen herfra til kategorierne i bilag 11 forstås? Ja, der er tale om en fejl. Kategorierne i Underbilag 17C rettes til: Let: timer Mellem: timer Kompleks: timer I Bilag 11 angives faste priser på integrationer i de tre kategorier. I besvarelsen af Underbilag 17C kategoriseres de tilbudte integrationer i de her anførte kategorier, som er baseret på timeforbrug. Udbudsmaterialet opdateres i forbindelse med opfordring til at afgive endeligt tilbud. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Side 30

33 Bilag 3: Kan Kunden oplyse om organiseringen af hvert sygehus med fordelingen af afdelinger, herunder fordelingen af intensiv sengepladser oplyst i antal og placering. Desuden oplysning om antallet af operationsstuer og tilhørende opvågningspladser fordelt på enheder. 54 I kontraktens punkt 20.1 henvises vedr. væsentlig misligholdelse til jf. i øvrigt Bilag 1, punkt 3.2. Kunden bedes bekræfte, at der menes punkt 4.2 i bilag 1. Det kan bekræftes, og punktet vil blive tilpasset i forbindelse med opdatering af udbudsmaterialet efter forhandlingen. 55 I kontraktens punkt 20.1 er Klargøringsfasen ikke nævnt under de 3 første bullets hvori der angives hvor mange dages forsinkelse for de respektive prøver der skal til for at overskridelsen er at betragte som væsentlig misligholdelse. I bilag 1, punkt 4.2 er det anført, at der i tabellen er anført hæveadgang ved milestone - Klargøringsfasen -gennemført og godkendt. Kunden bedes oplyse, hvorvidt denne milepæl for Klargøringsfasen også er omfattet af en for kunden adgang til at hæve og i så fald præcisere i kontraktens punkt 20.1 at overskridelse af Klargøringsfasen med Klargøringsfasens består af aktiviteterne Fabriksprøve, Platformsprøve, Installationsprøve og Systemaccepttest. Angivelsen i skemaet under punkt 4.2 med en adskillelse af "Systemacceptprøven gennemført og godkendt " og "Klargøringsfasen gennemført og godkendt" kan derfor godt være misvisende. Men der er ingen tidsmæssig adskillelse mellem de to aktiviteter og derfor gælder de 30 Dage. Det indebærer, at Klargøringsfasen anses som gennemført og godkendt, når Systemaccepttesten er gennemført og godkendt. Side 31