Til Henrik Appel. Sagsnr Dokumentnr Sagsbehandler Emil Matias Rasmussen

Transkript

1 KØBENHAVNS KOMMUNE Socialforvaltningen Stabscenter SOF NOTAT Til Henrik Appel Oversigt over behandlede sager i MeningsSamlingen Denne oversigt over de 48 behandlede sager i MeningsSamlingen præsenterer den løsning, som blev implementeret på daværende tidspunkt (perioden april 2013 til august 2015). Oversigten er dermed ikke opdateret i forhold til de ændringer af politikker, retningslinjer, vejledning og instrukser, som er blevet besluttet og implementeret efter de ændringer, som MeningsSamlingens behandling afstedkom Sagsnr Dokumentnr Sagsbehandler Emil Matias Rasmussen De 48 sager blev afsluttet med følgende resultat (angivet i oversigten): - I 7 af sagerne blev reglen eller kravet fastholdt - 23 sager førte det til en ændring af regel eller krav - 8 sager førte til en præcisering af regel eller krav - I 10 sager frafaldet sagsstiller sagen Der skelnes mellem sager, som blev behandlet 1) i MeningsSamlingen, 2) i dialog mellem sagsstiller og fagkontor samt 3) sager som er overgået til Borgerrepræsentationens forenklingsinitiativ og den statslige udfordringsret (efteråret 2013). Sager løst i MeningsSamlingen Nedenfor fremgår samtlige sager, som har været til behandling i MeningsSamlingen og direktionen. SAG Dialogen og samarbejdet om VUM mellem myndighed og tilbud på handicapområdet Indkøbsaftaler og pædagogiske indkøb Registrering af beboermidler En allerede nedsat arbejdsgruppe fik til opgave at komme med anbefalinger til, hvordan myndighed og tilbud i fællesskab kan kvalificere den gode VUMsamtale med borgeren. Herunder særligt hvordan de fremover kan finde en bedre balance mellem i talesættelasen af borgerens styrker såvel som svagheder. Den rejste problematik med de pædagogiske indkøb viste sig at kunne udføres inden for de gældende indkøbsregler. Derfor blev løsningen, at Regnskabskontoret skulle præcisere og tydeliggøre reglerne. en blev implementeret i Organisationsudvikling Bernstorffsgade 17, 3. sal 1577 København V Telefon Mobil B94B@sof.kk.dk EAN nummer

2 Opdatering af baggrundsbeskrivelse, kadence og detaljegrad Afholdelse af 1:1 samtaler Sundhedsfagligt tilsyn De 12 sygeplejefaglige fokusområder Beregning af økonomien vha. VUM Flextidssystemet forbindelse med reform af KK s kasse- og regnskabsregulativet. Kravet om årlig opdatering af baggrundsbeskrivelse blev fjernet. Det blev i stedet leders ansvar, at baggrundsbeskrivelserne opdateres ved væsentlige ændringer, så de altid er tidssvarende og svarer til borgernes behov. Kravet om løbede 1:1-samtaler blev fastholdt. Derudover blev det præciseret, at det er op til den enkelte leder og leders leder at aftale kadence og indhold i samtalerne. Tilsynsdelen blev ændret til et læringsbesøg, som skulle fokusere på at understøtte tilbuddenes forberedelse til Akkreditering. Det blev præciseret, at medarbejderne kun skal arbejde med de sundhedsfaglige fokusområder, som har relevans for borgeren, samt at det løbende skal revurderes. Medarbejder beslutter sammen med sin leder hvilke relevante fokusområder, som man skal arbejde med. Den faglige VUM-udredning blev suppleret med et nyt støttebogstav til beskrivelse af borgerens støttebehov. Bogstavet bruges til at karakterisere, hvor stort et støttebehov borgeren har, og hvor mange ressourcer det pågældende tilbud tildeles, såfremt det funktionsbogstav, der allerede er en del af VUM, ikke afspejler støttebehovet. Den tvungne registrering af Side 2 af 9

3 Regler om gaver og afholdelse af sociale arrangementer for medarbejderne Den daglige tilsynspligt med borgerne på socialpsykiatriske bosteder komme-gå tid blev afskaffet. Der er ikke ændret på fleksaftale, rådighedsforpligtigelse, retten til over/ merarbejdsbetaling eller ledelsestilsyn vedr. tilstedeværelse. De tidligere retningslinjer blev erstattet af en guide, der giver konkrete eksempler på sociale arrangementer, hvor tilskud skønnes at være i orden. Det blev herunder tydeliggjort, at det ligger inden for den enkelte lederes ledelsesrum selv at træffe afgørelsen om, hvorvidt et socialt arrangement eller en gave er inden for rammerne. Reglen blev afskaffet til fordel for individuelt tilpassede aftaler. Der blev udarbejdet en beskrivelse af forvaltningens værdisæt ift. tilsynspligten: 1) At der skal tænkes individuelt og laves individuelle aftaler med borgerne, 2) at ansvaret for dette ligger hos tilbudslederen. Derudover blev adgangsreglerne til bostedets boliger præciseret, herunder hvornår personalet må gå ind i boligen uden borgerens tilladelse. Elevplaner og dokumentation af læseindsats på skolerne i SOF Efter en bredt inddragende proces i 2015, blev den individuelle læsehandleplan er i foråret 2016 blevet integreret i den enkelte elevplan. Samtidig er det blevet tydeligere, hvornår man bør opdatere den samlede læsehandleplan for den enkelte skole. Dette betyder blandt andet, at planen kun skal opdateres, når der sker væsentlige ændringer. Side 3 af 9

4 Akkreditering og overlap med socialtilsynet Det blev understreget, at der skulle undgås overlap mellem Akkreditering og socialtilsynet, og der hvor der fandtes nogle sådan, skulle akkreditering ikke dække dette. Socialudvalget besluttede, at der fremover skulle opereres med 4 obligatoriske kriterier i Kvalitetsmodellen (Værdier, Sundhed, Plan og dokumentation samt Samarbejde med borgere og pårørende) De resterende 5 kriterier kunne det enkelte tilbud eller center fritages fra efter aftale med centerchef og DU-chef. Hvis man var fritaget fra et eller flere kriterier, betød det, at man ikke skulle beskrive dem i Kvalitetsbeskrivelsen, og at auditbesøget ikke ville omhandle dette. Det skal dog pointeres, at alle krav i kvalitetsmodellen er gældende for det borgerrettede arbejde, uagtet om et tilbud skal have audit på kriteriet eller ej. en gjaldt for døgnområdet, eftersom akkreditering på dagtilbudsområdet gør det ud for det lovpligtige tilsyn. Derfor skal dagtilbud akkrediteres på alle 9 kriterier. Sager løst uden om MeningSamlingen Når sagerne kom ind til MeningsSamlingen, fik sagsstiller og fagkontorerne altid mulighed for at finde en løsning i fællesskab, inden sagen bliver taget op. Det betød, at flere sager kunne afklares inden en evt. behandling i MeningsSamlingen. Primært var der tale om sager, der skyldes misforståelser eller fejlfortolkninger af gældende regler. Der var også sager, hvor fagkontorerne selv kunnet ændre reglen, f.eks. kadencen for opfølgning af forandringskompas på handicapområdet og kontrol af balancekonti. Alle løsninger er godkendt af begge parter. Side 4 af 9

5 SAG Ledelsestilsyn - kontrol af posteringer i selvbetjeningsløsninger Ledelsestilsyn - kontrol af balancekonti Ledelsestilsyn, halvårligt Forandringskompas ændret kadence Forandringskompas erstatter ASI Processen omkring beregning af økonomi til personale og drift af tilbud til borgere med behov for 1:1 (enkeltmandsprojekter) Tilsyn med lommepenge for døgnanbragte børn under 12 år Regel om mangfoldiggørelse af billeder af børn til brug i dennes familie Lederen kan nu uddelegere den løbende kontrolopgave til en medarbejder med kompetence på området. Reglerne i ledelsestilsynet blev tilrettet, således at det fremadrettet ifm. ledelsestilsynet kun skal kontrolleres, at der er fulgt op på KS s evt. bemærkninger i forbindelse med kvalitetssikring samt at der er fulgt op på konti, der ikke er afstemt. Reglerne blev præciseret. Der blev besluttet en ny kadence for voksne (fra hver 4 måned til hver 6 måned) og voksne med særligt svære funktionsnedsættelser (fra hver 6 måned til hver 12 måned). Det blev besluttet, at ASI en kun skal laves ved indskrivning i misbrugsbehandling. Herefter skal opfølgningen ske med kompasset (som også opstartes ved indskrivning). Der blev udviklet en supplerende beregningsmodel til enkeltmandsprojekter. Forretningsgangen blev forenklet. Fastholdt Der kunne ikke laves en forenkling i reglerne, da de ellers ikke ville være i overensstemmelse med Datatilsynets regler på om- Side 5 af 9

6 Registrering af givet medicin Procedure ved ændring og kontrol af vagtplan i hjemmeplejen Forenkling af dokumentationen for borgere, der har et aktivitetsbudget under kr Afskaffelse af de 12 sygefaglige problemområder for 85 området CSC og den pædagogiske kerneindsats Dokumentation om beboermidler i Retningslinjer for botilbud Huslejerestancer ved afsoning i fængsel rådet. Borgerrepræsentationen besluttede i 2013, at det er den enkelte centerleder, som skal beslutte, om man i centret vil dokumentere sin medicingivning som en fuld hændelsesdokumentation (alle givninger dokumenteres), eller som en afvigelsesdokumentation (kun ved afvigelser). I maj 2014 blev der implementeret nye medicinfunktionaliteter i CSC Social med henblik på at lette dokumentationen af medicinophældningen og medicingivningen. Sagen blev løst sammen med sagen om tidsregistrering/ flexregistrering da den også omhandlede de mange korrektionsbilag, som blev afskaffet i den forbindelse. Det blev muligt at prioritere indsatsen på nogle enkelte dimensioner i Forandringskompasset. en gælder borgere med et aktivitetsbudget fra til kr., som har ca. 4-8 timer om ugen i støtte, der inkluderer medarbejdernes forberedelse, transport og dokumentation mv. Sagen blev løst i andet regi Sagen blev løst i andet regi Retningslinjerne blev ændret og præciseret. Blev løst efter indkøringsvanskelighederne i Udbetalings Danmarks opstarteperiode. Side 6 af 9

7 Regler for fondsansøgninger Krav om indhentelse af referencer ved nyansættelser Censur af andre børns navne i CSC journaler Reglerne blev forklaret for sagsstiller Det blev præciseret, at der ikke er tale om et krav, men derimod en anbefaling. Det blev præciseret, at der ikke findes nogen regler, som forbyder nævnelse af andre børns navne i den enkelte journal. Sager som er frafaldet inden behandling i eller uden om Menings- Samlingen Flere sagsstillere valgte at frafalde deres sag efter, at de havde meldt sagen til MeningsSamlingen. Frafaldet skyldtes oftest, at sagsstiller blev orienteret om et igangværende arbejde eller projekt i forhold til den rejste problematik. Da disse sager ikke blev rejst igen, skønnes sagerne i de fleste tilfælde at være blevet afklaret herigennem. SAG Udfordringer med Forandringskompasset og den pædagogiske praksis Brugen af SOFUS CSC og den pædagogiske kerneindsats Sagsstillerne valgte at afvente det dengang igangsatte eftersyn af Forandringskompasset. Sagsstillerne valgte at afvente det dengang igangsatte videre udviklingsarbejde af SOFUS Sagsstiller kom med i en arbejdsgruppe, som skulle se på sagen. Koordinering af afgørelse/afregning for 109 & 110 samt placering af handle- og betalingsansvar Hvorfor REVAS-tilsyn når der også er Akkreditering? Registrering af anonyme forposter Reglerne for ansøgning om udlandsrejse for døgnanbragte børn Sagen kunne i første omgang ikke løses i SOF, da der er tale om et statsligt lovkrav. Sagen er rejst af 6-byerne over for Ministeriet i forbindelse med revision af serviceloven i februar Sagsstiller blev orienteret om, at det netop var planen at Akkreditering skulle erstatte Revastilsynet. Problemstillingen blev løst i centerets fricenterforsøg, som udløb i andet halvår Sagsstiller valgte efter dialog med DU-Handicap at frafalde sagen. Side 7 af 9

8 Den Skærpede Indsats ift. kriminelle unge Nye retningslinjer i forhold til implementering af nye tiltag Større brug af pilotprojekter i implementeringsfasen af store projekter Sagsstiller fik en afklaring i dialog med borgercentercheferne i BBU. Sagsstiller frafaldt sagen, inden behandlingen gik i gang Sagsstiller frafaldt sagen, inden behandlingen gik i gang Sager som overgik til BR-forenklingsinitiativ i 2013 samt den statslige udfordringsret Enkelte af de sager som MeningsSamlingen fik ind, blev indmeldt i Borgerrepræsentationens initiativ omkring forenkling af krav og regler i efteråret Samtidig blev en enkelt af sagerne i MeningsSamlingen sendt videre til staten i forbindelse med anden omgang af KL og statens udfordringsret. SAG Indkøb af biler, nye og brugte Miljøledelse Privat rengøring skal udliciteres Indkøbsaftaler (Sagen blev senere behandlet i MeningsSamlingen). De gældende procedurer blev fastholdt jævnfør KBH 2025 klimaplan Samtidig blev det understreget, at man i TMF ikke ville anbefale, at man decentralt fik mulighed for at stå for egne bilindkøb, ej heller at det på længere sigt er økonomisk favorabelt at købe en brugt bil. Reglerne blev fastholdt jævnfør BR beslutning 23. maj 2013, Tillidsdagsorden og afskaffelse af krav, som besluttede en effektivisering af miljøledelsen i KK. Kravet blev fastholdt, da dispensationsmulighed allerede er mulig. Den enkelte institution kan vurdere, hvorvidt den ønsker at tilslutte sig aftalen. Forvaltningerne kan i arbejdsgruppen stille krav til udformning af kravspecifikation. Reglerne ift. indkøbsaftalerne blev fastholdt, da dispensationsmulighed allerede foreligger. Mulighederne for pædagogiske indkøb kan håndteres i forbindelse med det enkelte udbud. Side 8 af 9

9 El-, vand- og varmeregistrering på agenda2100.dk TMF fortalte, at en digitalløsning var på vej. Dermed blev sagsstiller imødekommet. Økologimåling Udfordringsretten SAG Forenkling af regler for levnedsmiddelkontrol på botilbud med 12 eller færre beboere Kravet blev fastholdt. Københavns Madhus gik i gang med at finde en løsning, som forenkler indrapporteringen af økologimålinger bl.a. ved, at der i højere grad kunne stilles krav til leverandørerne, således at leverandøren skulle fremsende den ønskede information. Ansøgningen blev afvist, da der er tale om EU-regel. Side 9 af 9