Sagen blev henvist til behandling i Teknisk Udvalg på byrådsmødet 26. april 2017, hvor sagen var punkt 1 på dagsordenen.

Transkript

1 Byrådsindstilling om genopretning og vedligeholdelse af Aarhus Kommunes bygninger Side 1 af 6 Sagen blev henvist til behandling i Teknisk Udvalg på byrådsmødet 26. april 2017, hvor sagen var punkt 1 på dagsordenen. Temaer/Spørgsmål: Venstre eftersendte kort efter sagens behandling på byrådsmødet nedenstående spørgsmål: 1) Er der risiko for accelererende forfald af de kommunale bygninger? (Afsnit 5.1 p. 4) Rådmand (KW) konstaterer i indstilling at der er penge nok, men fordi der ikke er personaleressourcer nok i bygningsafdelingen, lader man efterslæbet fortsætte. 2) Vil rådmand (KW) giver ikke nogle bud på, hvordan afdelingen kan effektiviseres eller løfte sin produktivitet? 3) Vil rådmanden (KW) udlicitere bygningssyn og udførelse af genopretningsarbejder, for at indhente det efterslæb, som MTM ikke ser sig i stand til at kunne indhente med deres aktuelle bemanding. Det fremgår også af indstillingen, at et fortsat efterslæb vil medføre højere udgifter for kommunen til genopretning senere, så en passende investering i udlicitering bør kunne tjene sig selv hjem igen. TEKNIK OG MILJØ Center for Administration og Ejendomme Aarhus Kommune Ejendomme Grøndalsvej Viby J admejd@aarhus.dk Direkte louipede@aarhus.dk Sag: 17/ Sagsbehandler: Louise Pedersen 4) Vil rådmanden (KW) udpege nogle handlemuligheder, i stedet for blot at konstatere at efterslæbet vil fortsætte? 5) Vurderer rådmanden (KW) det øgede areal vil påvirke behovet for genopretningsmidler? 6) Hvor stor en udgift vurderer Rådmand (KW) opbygning og udvikling af systemunderstøttelse vil være? Det er elastik i metermål at skrive "en mindre del. Ad 1) Risiko for accelererende forfald af de kommunale bygninger Når der er et efterslæb på genopretning af bygninger, er der risiko for accelererende forfald, idet manglende genopretning på et tidspunkt vil forårsage følgeskader. Genopretning er en en-til-en udskiftning af en bygningsdel eller installation, så bygningsdelene svarer til dagens standard og opfylder eventuelle nye, skærpede lovkrav. Genopretning sker grundet nedslidning eller udtjent levetid, på baggrund af en af tre kategorier: Genopretning grundet naturlig udtjent levetid.

2 Genopretning før estimeret levetid grundet ekstraordinært slid/brug af bygningsdel / installation. Genopretning før estimeret levetid grundet manglende vedligeholdelse. Side 2 af 6 Hvis en bygningsdel ikke genoprettes rettidigt kan den ikke opfylde sin funktion, og der vil kunne opstå følgeskader på bygningen, som medfører yderligere skader og denne effekt er grundlaget for accelererende forfald. Der blev i 1997 i forbindelse med et bygningssyn gennemført af Christensen og Hoffmeister konstateret et nogenlunde niveau for vedligeholdelse, men samtidigt et stigende behov for genopretning af kommunens bygninger, hvilket fortsatte frem til I Bygningsrapport 2012 blev det understreget, at man vil søge at indhente vedligeholdelsesefterslæbet samt reducere det fortsat stigende behov for genopretning. Desuden blev bygningsarealet, som var omfattet i bygningsrapporten 2012, mere end fordoblet tilbage i 2010, hvor skoler, svømmehaller, kulturbygninger og fritidsbygninger blev omfattet af opgørelserne. Ved udarbejdelse af udmøntningen for 2014/2015 kunne det konstateres, at anlægsbufferen kun kunne dække 50% af det samlede udækkede behov for genopretning. Med andre ord er efterslæbet ikke en nyligt opstået udfordring, men en udfordring, som fortsat søges løst. Budgettet til vedligehold og genopretning er steget med 32,6 % over de sidste to år. Maksimal udnyttelse af budgettet har været en målsætning for at undgå accelererende forfald. Konsekvensen af prioriteringen er, at datagrundlaget i form af vedligeholdelsesplaner samtidig er blevet uacceptabelt usikkert. I Bygningsrapport 2016 er det, som nævnt i indstillingen, konkluderet, at det registrerede genopretningsbehov vurderes ufuldstændigt. Det betyder, at selvom opgørelsen for de kommende fem år viser, at der er sammenhæng mellem afsatte midler og registrerede behov, så er der et efterslæb som med de nuværende personaleressourcer ikke kan indhentes i indeværende år. Dette medfører risiko for accelererende forfald, øget behov for genopretning samt på sigt en værdiforringelse af kommunens fysiske aktiver. Ad 2) Bud på hvordan afdelingen kan effektiviseres eller løfte sin produktivitet Ejendomme - herunder Bygninger, arbejder med en række strategiske initiativer i Strategi2020 (se bilag 1), som skal sikre professionalisering og understøtte effektivisering. Flere initiativer arbejder med ensretning og standardisering af data som en grundforudsætning for at højne produktiviteten. En yderligere opprioritering af dataudviklingen igangsættes med et kommende udbud af bygningsdelsregistrering (jf. pkt. 3).

3 Evalueringen af samlingen af visse bygningsfunktioner peger på, at der i afdelingen både skal udvikles og effektiviseres, imens at man etablerer organisationen. Det sænker hastigheden, hvormed effektiviseringer kan realiseres. Side 3 af 6 Etableringen af organisationen og herunder afklaring af arbejdsgange og rammer i Bygningsafdelingen er nået langt siden evalueringen fra sommeren Der er blandt andet gennemført en organisationsændring, hvor styrkelse af ledelsesindsatsen og klarere definition af roller og arbejdsopgaver har været et hovedfokus. Der er endvidere igangsat samarbejde med de enkelte magistratsafdelinger om ensretning og standardisering af samarbejdsaftaler, hvilket vil styrke professionaliseringen og hermed ydeevnen i afdelingen. Der er både internt og via flere eksterne analyser identificeret yderligere tiltag, som kan understøtte udviklingen og som peger på flere potentialer fx: Sammenlægning af visse yderligere funktioner på bygningsområdet: - Drift og vedligeholdelse på daginstitutionsområdet - Placere beslutningskompetence i Ejendomme Oprydning og strukturering i overtagne data/materiale Den vedtagne omkostningsanalyse på Bygningsområdet (udføres af Reflexio, som vedtaget i Budgetforlig 2017) Ad 3) Udlicitering af bygningssyn og udførelse af genopretningsarbejder, for at indhente det efterslæbet Det er muligt at indhente en del af efterslæbet ved at udlicitere genopretningsarbejdet. Det er en løsning, som allerede i dag søges prioriteret. I forbindelse med planlægning af udførselsaktiviteter, vurderes det ud fra de enkelte fagområder, på tværs af magistratsafdelinger, om det er fordelagtigt at samle aktiviteter til større projekter/udbud. Det er ligeledes muligt at udlicitere opgaven samlet til en bygherrerådgiver, som styrer udbud og udførsel af arbejdet. For at opnå størst udbytte af udliciteringerne er det dog nødvendigt med et validt datagrundlag. Det er derfor afgørende, at bygningssyn udføres, så grundlaget for den stratetiske planlægning er tilstede. Som oplyst i notat om byrådsindstillingen om Evaluering af samling af visse bygningsfunktioner, behandlet i Teknisk Udvalg 3. april 2017, var det ikke muligt at opnå enighed i Bygningskoordineringsgruppen om brug af tværgående genopretningsmidler til opdatering af datagrundlag, herunder også udlicitering af bygningssyn. MTM vurderer fortsat, at det vil være en fornuftig investering, som vil sikre overblik over det reelle efterslæb og danne grundlag for effektiviseringer.

4 I forbindelse med regnskabsaflæggelsen for 2016 har MTM foreslået, at ca. 5,4 mio. kr. uforbrugte midler i Ejendomme disponeres til opprioritering af digitalisering og datagrundlag. Indsatsen forventes at omfatte ekstern registrering af tekniske anlæg. Samtidigt ønskes et projekt med registrering af serviceaftaler igangsat for at sikre grundlag for effektivisering. Side 4 af 6 Teknik og Miljø har tidligere, jf. føromtalte notat, med baggrund i erfaringstal, vurderet merudgifter til intern og ekstern gennemførelse af bygningssyn og vedligeholdelsesplaner til følgende: Supplerende bygningssyn gennemført med interne ressourcer: Årsværk Merudgift: Ændret kadence fra 4 til 2 år: 3,5 2,6 3,0 mio. kr./år* *Merudgift er tillagt omkostninger til ansættelse, indkøring mv. Supplerende bygningssyn gennemført med eksterne ressourcer: Årsværk Merudgift: Ændret kadence fra 4 til 2 år: 3,5 4,3 mio. kr./år** **Merudgift er tillagt omkostninger til afholdelse af udbud, overdragelse mv. Der kan opstilles fordele og ulemper i forhold til hhv. intern og ekstern gennemførelse af bygningssyn. Et ønske om opbygning og fastholdelse af viden om bygninger og interessenters behov vil tale for intern løsning. Ekstern løsning muliggør accelereret fremdrift, men nødvendiggør samtidig udbud og anvendelse af interne ressourcer til fremskaffelse af data, kontaktoplysninger, opsamling på afrapportering mv. Ad 4) Udpege handlemuligheder, i stedet for blot at konstatere at efterslæbet vil fortsætte Der pågår i Ejendomme løbende afdækning og vurdering af indsatser, der kan bidrage til nedbringelse af genopretningsefterslæbet. Grundlæggende er der et behov for at udvikle og vedtage en fælles tværkommunal model til styring af forholdet mellem ressourcer, genopretningsmidler og arealer. Der er enighed i Bygningskoordineringsgruppen om nødvendigheden af en sådan. Modellen vil skulle sikre, at der afsættes ressourcer, når hhv. vedligeholdelses og genopretningsbudget samt arealer stiger. Der kan evt. samtidigt indføres minimums-vedligeholdelsesniveauer. Begge dele vil sikre handlemuligheder ift. afvikling af efterslæbet. Brug af tværgående genopretningsmidler til indhentning af efterslæbet på dataområdet er identificeret som en handlemulighed, men jf. ovenstående pkt. 3 kræver dette en byrådsbeslutning og det kræver enighed i Bygnings-

5 koordineringsgruppen at foreslå det til Byrådet. Et validt datagrundlag kan bidrage til et bedre overblik over bygningsmassen og synliggøre besparelsespotentialer ved indsatser på tværs af bygningsporteføljen. Side 5 af 6 Fremrykning af midler forudsætter justering af interne ressourcer samt øget brug af ekstern rådgivning. Ad 5) Vurdere om det øgede areal vil påvirke behovet for genopretningsmidler Behovet for genopretningsmidler øges i takt med at bygningsarealet øges, uanset om der er tale om nybyggede kvadratmeter eller eksisterende bygninger, der registreres som del af det samlede bygningsareal - men udgifterne styres af vedligeholdelsesniveauet og bygningsdelenes alder. Det fremgår blandt andet af Hvidbog om Bygningsrenovering (Bygherreforeningen og Grundejernes investeringsfond 2011) at: I princippet har bygninger et evigt liv, så længe at de vedligeholdes og renoveres, så de følger tidens standard. Bygninger behøver en løbende vedligeholdelsesindsats for at opretholde deres kvalitet. I de første år af en bygnings levetid er behovet for vedligeholdelse minimalt. Derefter stiger behovet gradvis i de følgende år. Hvis der ikke sker løbende vedligeholdelse, vil der opstå et vedligeholdelsesefterslæb, som vil kræve en efterfølgende større genopretning. En stigende standard inden for nybyggeriet eller målsætninger om mindre CO2-udledning kan også skabe et behov for renovering. Aarhus Kommune har ikke fastlagt niveau for den ønskede vedligeholdelsesstand for de kommunale bygninger. Det betyder, som nævnt i indstillingen, at genopretnings- og vedligeholdelsesaktiviteter i Aarhus Kommune ikke gennemføres med en ejendomsporteføljestrategisk tilgang. Ad 6) Hvor stor en udgift opbygning og udvikling af systemunderstøttelse vil være? Systemunderstøttelse betyder sikring af sammenhængen mellem system, proces og data. Udgifter til den her omtalte systemunderstøttelse begrænses dermed til understøttelse af processer vedr. prioritering og brug af genopretningsmidler. Fastsættelsen af den specifikke udgift forudsætter en større analyse af behov og konkrete indsatser, som er meget ressource- og tidskrævende i betragtning af udgifternes potentielle omfang. Opbygning og udvikling af systemunderstøttelse vurderes at omfatte følgende overordnede indsatser: Løbende udbud af Facility Management system (lovpligtigt udbud)

6 Tilpasning / integration med øvrige systemer (BBR, Økonomisystem mv.) Standardisering af Aarhus Kommunes strukturer indenfor bygningsområdet Udvikling af specifikke procesunderstøttende funktioner Side 6 af 6 Udgiften vil endvidere afhænge af ambitionsniveauet, herunder afstemning af ønsker til og behov for faciliteter i et Facility Management system jf. punkt 2, fx afdækning af behov for: dataudtræk nøgletal omkostningsdatabase (økonomimodul) porteføljestyring Vedlagt: Bilag 1: Strategi 2020 for Ejendomme