Januar a IKT-specifikationer aftale og kommunikation. del 2 digital kommunikation

Transkript

1 Januar 2016 a IKT-specifikationer aftale og kommunikation del 2 digital kommunikation

2 Kolofon << Indhold Digital kommunikation IKT specifikation nr. 2 - Høringsudgave 2 bips Lyskær Herlev Telefon Fax bips@bips.dk bips.dk IKT specifikation Digital kommunikation Denne publikation er udarbejdet i bips regi, og bips har enhver ret herunder ophavsretten til publikationen såvel i papirudgave som i digital form. Publikationen forudsættes anvendt af personer, der er teknisk sagkyndige på de enkelte områder, og anvendelsen fritager ikke brugerne af publikationen for deres sædvanlige ansvar. Anvendelsen sker altså helt på brugerens eget ansvar på samme måde som individuelt udarbejdede løsninger. Hverken bips eller de fagfolk, der har deltaget i udarbejdelse af bips publikationen, kan gøres ansvarlige for anvendelse af publikationen i praksis. Udgivelse Udgivelse og distribution i digital udgave bips Høringsudgave Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af denne publikation eller dele deraf er ikke tilladt ifølge dansk lov om ophavsret. Undtaget herfra er korte uddrag til brug i anmeldelser.

3 Indhold << Indhold Digital kommunikation IKT specifikation nr. 2 - Høringsudgave 3 Indhold Indhold Indledning Formål Definitioner Anvendelse Generelt Modeller for leverancen Leverancer Skriftlig kommunikation Filudveksling Fil- og mappestruktur Metadata Modeller for IKT-specifikationen Foruddefinerede og projekttilpassede modeller Model A Model B Model C Digital kommunikation Model A Digital kommunikation Model B Digital kommunikation Model P... 11

4 1 Indledning << Indhold Digital kommunikation IKT specifikation nr. 2 - Høringsudgave 4 1. Indledning 1.1 Formål Denne IKT-specifikation har til formål at uddybe og præcisere de ydelser, der er beskrevet under pkt. 8.2 Digital Kommunikation i FRI og DANSKE ARKs Ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning 2012 (i det følgende benævnt YB2012). Ydelsesomfang IKT-specifikationerne tager udgangspunkt i strukturen i YB2012, men kan anvendes i alle aftaler uanset metode eller aftaleforhold, og uanset entrepriseform. Nærværende IKT-specifikation er én af syv IKT-specifikationer, som hver især uddyber hhv. pkt i YB2012. Alle IKT-specifikationer kan rekvireres på IKT-specifikationerne definerer, hvilke leverancer der er indeholdt i IKT ydelserne. Herefter angives metode til at specificere det konkrete indhold i hver leverance. Til specificeringen er der udarbejdet en række foruddefinerede modeller for ydelsen, som kan findes som bilag til hver IKTspecifikation. IKT-specifikationerne, med tilhørende bilag, anvendes enten som bilag til rådgiveraftale i forbindelse med ABR89 ved indgåelse af aftale mellem klient og rådgiver, eller der kan blot henvises til IKT-specifikationen i rådgiveraftalen. Sammenhæng Standard Aftalegrundlag

5 1 Indledning << Indhold Digital kommunikation IKT specifikation nr. 2 - Høringsudgave Definitioner For specificering af ydelsen Digital kommunikation benyttes følgende begreber: Kommunikationsplatform System til håndtering af fildeling og evt. digital kommunikation. Jævnfør separat IKT-specifikation nr. 3: Etablering af kommunikationsplatform. Projektweb Type af kommunikationsplatform (jf. YB2012 afsnit 8.2). Arkivering Her lagring af filer. Anvendes her ifm. overdragelse af filer, samt at gemme filer til senere brug. For yderligere definitioner af begreber henvises til bips begrebskatalog.

6 2 Anvendelse << Indhold Digital kommunikation IKT specifikation nr. 2 - Høringsudgave 6 2. Anvendelse 2.1 Generelt IKT-specifikationen præciserer indhold og specificerer leverancer i ydelsen Digital kommunikation. IKTspecifikationen definerer de konkrete leverancer som er indeholdt i ydelsen, samt indeholder foruddefineret skema til specifikation af de enkelte leverancer. IKT-specifikationen for digital kommunikation indeholder tre modeller: to foruddefinerede modeller, samt én projekttilpasset model. Alle modeller tager udgangspunkt i det foruddefinerede skema for leverancerne. Klienten skal tage stilling til de enkelte leverancer, og alle leverancer skal være specificeret ved aftaletidspunktet. Der vælges model til specifikation ud fra klientens krav til digital kommunikation. 2.2 Modeller for leverancen Model A og B er foruddefinerede modeller, hvor hver leverance er specificeret på forhånd. Teksten i model A og B er fastlåst så modellerne ikke kan ændres fra projekt til projekt - og ved henvisning til én af disse modeller i aftalen, vil teksten i nærværende bilag altid være gældende. Model P er en projektspecifik model, som skal tilpasses før aftaleindgåelse. Ved udfyldelse af model P kan man med fordel anvende tekst fra model A og B hvor denne opfylder de ønskede behov og supplere med sin egen tekst. Anvendes denne metode anbefales det, at teksten fra model A eller B markeres og/eller angives med oprindelse, for at gøre specifikationen mere overskuelig. Såfremt anvendelsen af IKT-specifikationen er tilvalgt i aftalegrundlaget, men den anvendte model ikke er præciseret, vil model A altid gælde som den valgte model. Modellerne fremgår i deres helhed af kapitel 4 Modeller for IKT-specifikationen.

7 3 Leverancer << Indhold Digital kommunikation IKT specifikation nr. 2 - Høringsudgave 7 3. Leverancer Nedenfor oplistes de leverancer, der er indeholdt i ydelsen, samt en kort beskrivelse af hvad hver af leverancerne omhandler. 3.1 Skriftlig kommunikation Her specificeres hvilke metoder der anvendes for den løbende skriftlige kommunikation, samt hvilke standarder der skal overholdes. 3.2 Filudveksling Her specificeres hvilke parter som gør hvilke filer tilgængelige samt, hvornår og hvordan filer som minimum gøres tilgængelige. 3.3 Fil- og mappestruktur Her specificeres hvilken metode der anvendes til arkivering af filer og mapper, samt hvilken metode der anvendes til navngivning af filer. 3.4 Metadata Her specificeres om der skal tilknyttes metadata til filer I projektet, hvilke filer der I givet fald skal have tilknyttet hvilke metadata, samt hvordan metadata skal tilknyttes filerne.

8 4 Modeller for IKT-specifikationen << Indhold Digital kommunikation IKT specifikation nr. 2 - Høringsudgave 8 4. Modeller for IKTspecifikationen 4.1 Foruddefinerede og projekttilpassede modeller På de følgende sider angives de tre modeller for specificering af IKT-ydelsens leverancer. Hver model forholder sig til de i kapital 3 definerede leverancer, som specificeres ved brug af samme skema. Numrene i skemaerne, ud for hver leverance, henviser til IKTspecifikationens nummer (første ciffer), samt det kapitel i specifikationen, leverancen er beskrevet i (sidste to cifre). Eksempelvis angiver leverancenummer til at leverancen findes i IKT-specifikation nr. 1 (Klassifikation), kapitel Model A Ingen krav til standarder. Der udveksles jf. faserne. Model A er en foruddefineret model, der bygger på kendte og gennemprøvede IKT de facto standarder og på almindelig praksis i branchen. Model A kan anvendes, hvor klienten ikke har ønsker og krav til standarder for kommunikation og filudveksling. Ved valg af model A overholdes IKTbekendtgørelsernes punkter ang. digital kommunikation. Der gives samtidig metodefrihed til rådgivere og udførende Model B Krav til fil- og mappestruktur, samt metadata. Der udveksles jf. faserne. Model B er en foruddefineret model, der bygger på standarder og værktøjer fra bips. Ved valg af model B overholdes IKTbekendtgørelsernes punkter ang. digital kommunikation. Model B kan påvirke rådgivers normale arbejdsprocesser og dermed omkostningerne for ydelsen Model C Den projekttilpassede metode. Model P er en projektspecifik tilpasset model, som anvendes hvis klienten har specifikke krav og ønsker til IKT-ydelsen. Klienten skal selv indarbejde krav til IKT-ydelsen i aftalegrundlaget. Det er nødvendigt for ydelsens gennemførsel, at klienten tilvejebringer tekniske forudsætninger og specifikationer for de projektspecifikke krav og ønsker.

9 4 Modeller for IKT-specifikationen << Indhold Digital kommunikation IKT specifikation nr. 2 - Høringsudgave Digital kommunikation Model A Leverance Skriftlig kommunikation Specifikation Skriftlig kommunikation skal være digital, og skal som minimum arkiveres hos de involverede parter. Anvendte metoder og standarder fastlægges af rådgiveren. Rådgiver skal sikre, at der på projektet skabes fælles principper og retningslinjer for området Filudveksling Såfremt der på projektet anvendes en fælles digital kommunikationsplatform, skal denne anvendes til filudvekslingen. I det omfang der ikke forefindes en kommunikationsplatform, fastlægges metode til filudveksling af rådgiveren. Projektmateriale udveksles digitalt som en del af faseafleveringerne Fil- og mappestruktur Anvendte metoder og standarder fastlægges af rådgiveren. Rådgiver skal sikre, at der på projektet skabes fælles principper og retningslinjer for området Metadata Omfang og metode til håndtering af metadata fastlægges af rådgiveren. Rådgiver skal sikre, at der på projektet skabes fælles principper og retningslinjer for området.

10 4 Modeller for IKT-specifikationen << Indhold Digital kommunikation IKT specifikation nr. 2 - Høringsudgave Digital kommunikation Model B Leverance Skriftlig kommunikation Specifikation Skriftlig kommunikation skal være digital, og skal som minimum arkiveres hos de involverede parter. Anvendte metoder og standarder fastlægges af rådgiveren. Rådgiver skal sikre, at der på projektet skabes fælles principper og retningslinjer for området Filudveksling Såfremt der på projektet anvendes en fælles digital kommunikationsplatform, skal denne anvendes til filudvekslingen. I det omfang der ikke forefindes en kommunikationsplatform, fastlægges metode til filudveksling af rådgiveren. Projektmateriale udveksles digitalt som en del af faseafleveringerne Fil- og mappestruktur Fil- og mappestruktur skal struktureres i henhold til bips A104 Dokumenthåndtering, (R1), med udgangspunkt i eksempel vist kapitel 10.7 i publikationen. Dokumenter skal navngives i henhold til bips A104 Dokumenthåndtering, (R1), med udgangspunkt i eksempeler vist kapitel 10.8 og 10.9 i publikationen Metadata Til ethvert dokument skal der tilknyttes metadata i henhold til bips, A104 Dokumenthåndtering med felterne: Organization Title CreateDate ReleaseDate CreatorName Metode til håndtering af metadata fastlægges af rådgiveren. Rådgiver skal sikre, at der på projektet skabes fælles principper og retningslinjer for området.

11 4 Modeller for IKT-specifikationen << Indhold Digital kommunikation IKT specifikation nr. 2 - Høringsudgave Digital kommunikation Model P Leverance Skriftlig kommunikation Specifikation Filudveksling Fil- og mappestruktur Metadata