Direktionen skal følge op på og koordinere de politiske udvalgsmøder.

Transkript

1 Published on ( Hjem > Direktionen Direktionen kl. 09:00 Mødelokalet ved Politisk Sekretariat Deltagere Eik Møller (kommunaldirektør) - Deltog Anne Vang Rasmussen (direktør) - Deltog Carsten Riis (direktør) - Deltog Mette Vaaben Mortensen (direktør) - Deltog Mette Brinch (sekretariatschef for Politisk Sekretariat) - Deltog Åben dagsorden Punkt 1 Koordinering og opfølgning Indhold Sammendrag Direktionen skal følge op på og koordinere de politiske udvalgsmøder. Direktionen skal samtidig foretage en generel koordinering. Baggrund De kommende politiske og administrative møder m.m. af tværgående interesse drøftes og koordineres på direktionsmøderne. Sagsfremstilling Opfølgning på afholdte møder Økonomiudvalget Den 23. januar 2018

2 Lancering af Småbørnsalliancens Småbørnsløftet Den 24. januar 2018 Paneldiskussion i en temasession på Velfærdens Innovationsdag Den 25. januar 2018 Bestyrelsesmøde i IT Forsyningen Den 26. januar 2018?????????????????????Koordinering af kommende møder Kommunalbestyrelsen Den 29. januar 2018 Udvalgsmøder (TMU/SSU/KFU) Den 30. januar 2018 RådhusMED Den 31. januar 2018 Møde med FTF Den 1. februar 2018 Chefgruppemøde Den 5. februar 2018 Udvalgsmøder (BSU/EBU) Den 6. februar 2018 Chefgruppemøde Den 19. februar 2018 Generel koordinering??kkr Hovedstaden - Ingen møder i perioden Begæringer om aktindsigt fra pressen Koordinering af læserbreve Øvrig koordinering Interview om erfaringer med Ny Syntese til Væksthus for Ledelse projekt - bilag vedlægges Informationsmøde om kommunens økonomi til ny Kommunalbestyrelse - del af introprogram Den 30. januar 2018 Den 7. februar 2018 Økonomiske konsekvenser og finansiering Ingen økonomiske konsekvenser Bilag 1 bilag en træffes af Direktionen Indstilling Kommunaldirektør Eik Møller indstiller, at

3 1. Direktionen følger op på og koordinerer møder mv. i udvalg og Kommunalbestyrelse 2. Direktionen foretager en generel koordinering og opfølgning Ad 1-2) Direktionens medlemmer drøftede og koordinerede deres deltagelse i diverse møder og arrangementer. Væksthusets interview-spørgsmål om "Ny Syntese-tilgangen", som direktionen har benyttet som rammeforståelse for udviklingen af et nyt ledelses- og styringsgrundlag i Ballerup Kommune, blev drøftet. Direktørerne sender - i stikordform - deres hovedpointer om brugen af "Ny Syntese" som værktøj til kommunaldirektøren senest i morgen formiddag, den 30. januar Punkt 2 Indhold af modul 3 - Ledelse i en digital verden Indhold Sammendrag Der ønskes en drøftelse med Direktionen, om indholdet af modul 3 i Ledelse i en digital verden skal bibeholdes som planlagt og omhandle kompetenceudvikling og rekruttering i fremtidens arbejdsmarked. Der er vedlagt et Udkast til programmet for dagen, som ikke er endeligt planlagt. Baggrund Det sidste planlagte modul for Ledelse i en digital verden afholdes 27. februar Modulet har tidligere været annonceret at skulle omhandle kompetenceudvikling og rekruttering i forhold til fremtidens arbejdsmarked. Sagsfremstilling Der er igennem forløbet med "Ledelse i en digital verden" skabt et vigtigt fokus, der nødvendigvis skal være på digitalisering i de forskellige fagområder, for at kunne løfte kerneopgaven og de udfordringer kommunen står overfor i de kommende år i forhold til krav om effektiviseringer og øgede krav fra borgerne.

4 Der er behov for at forholde sig til de digitale kompetencer, som den samlede organisation og de enkelte fagcentres ansatte skal have for at kunne løse opgaverne. Samtidig vil kommunen opleve en alderssammensætning blandt medarbejdere i kommunen, som viser, at man inden for en overskuelig årrække vil se, at en stor andel af kommunens nuværende ansatte går på pension, samtidig med at det kan være svært at rekruttere medarbejdere med de rigtige og nødvendige kompetencer. Det er derfor vigtigt, at der inspireres og tages de første skridt på modulet til, hvordan man i fremtiden skal fastholde, kompetenceudvikle og rekruttere ansatte med digitale kompetencer på et arbejdsmarked, der forandrer sig med stor hastighed. I forbindelse med at digitalisering er sat på dagsordenen hos lederne, er der opstået et ønske i mange centre om at ansætte egne digitaliseringskonsulenter. Der kan være tvivl om, hvilke kompetencer disse skal have, og hvordan opgaverne spiller ind sammen med Taskforcen for øget digitalisering og fx centerets digitale leder. Dette bør drøftes og belyses på dagen. Center for HR og Organisationsudvukling (C-HRO) og Digitaliseringssekretariatet (S-DIG) ønsker en drøftelse med Direktionen om, hvordan vi bedst skærper fokus og tilrettelægger workshoppens indhold ud fra overskriften: "Kompetenceudvikling og rekruttering i forhold til fremtidens arbejdsmarked" som tema for det sidste modul i Ledelse i en digital verden. Samtidig ønskes en drøftelse med Direktionen om der i forbindelse med dagen skal introduceres et værktøj for ledere til at beskrive det lokale behov for digital kompetenceudvikling af forskellige medarbejdergrupper ud fra centerets strategiske mål og udvikling af kerneopgaven på det digitale område. Der vil være tale om et værktøj, der skal få centrenes ledelser til at forholde sig til behovene for digitale kompetencer og kompetenceudvikling på et overordnet strategisk niveau. Sekretariatschef Jens Kjellerup S-DIG, Centerchef Mette L. Ebdrup, C-HRO og konsulent Kirsten Junker Christensen, C-HRO deltager i mødet. Økonomiske konsekvenser og finansiering Ingen økonomiske konsekvenser Bilag 1 bilag en træffes af

5 Direktionen Indstilling Center for HR og Organisationsudvikling og Digitaliseringssekretariatet indstiller, at 1. direktionen drøfter, om overskriften: "Kompetenceudvikling og rekruttering i forhold til fremtidens arbejdsmarked" er dækkende for workshoppen den 27. februar direktionen drøfter, om der er behov for værktøj til kortlægning af medarbejdergruppers digitale profiler og krav til digitale kompetencer for at kunne løse fremtidens kerneopgave Ad 1-2) Direktionen drøftede det foreløbige programudkast. Titlen findes dækkende for programmet og formålet med dagen. Det er vigtigt at få drøftet og afklaret, hvad der er et koncernanliggende, og hvad der håndteres lokalt i den enkelte enhed, og hvordan disse snitflader håndteres. Dagen skal maksimalt indeholde et oplæg, fx af en times tid, og så skal der være tid til dialog om, hvad der fremover kræves af den offentlige forvaltning, og hvad vi nu skal gå i gang med for at møde disse krav. Dagen skal slutte af som en facilitering af den videre proces, og lederne skal have et værktøj, som de kan arbejde videre med i egen enhed. Det kunne overvejes at udsende Dare Disrupts rapport om fem teknologiske temaer som inspirationsmateriale forud for dagen. Da den afsatte dag desværre falder sammen med politiske udvalgsmøder, skal der arbejdes på at finde et nyt tidspunkt, eventuelt som et aftenarrangement. --- Sekretariatschef Jens Kjellerup, S-DIG, centerchef Mette L. Ebdrup, C-HRO, samt konsulent Kirsten Junker Christensen, C-HRO, deltog under sagens behandling. Punkt 3 Status for implementering af databeskyttelsesforordningen

6 Tidligere behandling Direktionen den 13. november 2017, Punkt 5 Indhold Sammendrag Der gives en status på det foreløbige kortlægnings- og analysearbejde i forbindelse med implementering af Databeskyttelsesforordningen. Status viser, at flere centre og sekretariater er godt i gang, men der er stadig centre, der endnu ikke har opstartet arbejdet. Sagen indeholder ligeledes status for ansættelse af en lovpligtig certificeret DPO (Data Protection Officer = Databeskyttelsesrådgiver). Baggrund Den 25. maj 2018 træder databeskyttelsesforordningen i kraft. Det kræver et stort kortlægningsarbejde i forhold til processer for behandling og opbevaring af personoplysninger i de enkelte centre og sekretariater og efterfølgende implementering af aktiviteter til korrekt behandling og opbevaring af personoplysninger. Digitaliseringssekretariatet (S-DIG) bistår centrene i dette arbejde, hvor selve implementeringen af aktiviteterne forankres i ledelsen af centrene og sekretariaterne. Sagsfremstilling Implementering af dataforordningen har været i gang i Ballerup Kommune de seneste 6 måneder. Status for de enkelte centre viser, at nogle er godt i gang og kan nå i mål med den nødvendige kortlægning inden den 25. maj 2018, hvor databeskyttelsesforordningen træder i kraft. Andre centre er ikke kommet i gang endnu. For alle centre gælder det, at det kan være nødvendigt at fokusere på de aktiviteter, der er absolut nødvendige frem til 25. maj og udsætte opstart af de øvrige aktiviteter til umiddelbart efter 25. maj Der vil derfor også blive arbejdet med en sondring af aktiviteterne for centrene i forhold til hvilke opgaver, der er et absolut minimum frem til 25. maj 2018, og hvilke der kan afvente opstart til umiddelbart efter databeskyttelsesforordningen er trådt i kraft. Selve implementeringen af de aktiviteter, der beskrives i kortlægningen i de enkelte centre, skal igangsættes i løbet af For S-DIG vil fokus i de kommende måneder i forhold til databeskyttelsesforordningen være:

7 1. Supportere centre og sekretariater i kortlægningen og efterfølgende implementering af identificerede aktiviteter 2. Opdatere informationssikkerhedspolitik og beredskabsplan 3. Kommunikation til medarbejdere og borgere 4. Uddannelse og test for ledere og medarbejdere 5. Gennemgang af databehandleraftaler 6. Implementering af kvalitetskontrolsystem 7. Procedure for håndtering af sager om borgerindsigt i egne data 8. Ansættelse af certificeret DPO Der skal oprettes en DPO (Data Protection Officer - Databeskyttelesrådgiver) funktion. Det planlægges at etablere DPO funktionen i et samarbejde med andre kommuner. Der har været afholdt møder med Furesø, Egedal, Allerød og Frederikssund kommuner om at etablere en fælles DPO ordning. Samarbejdet tager udgangspunkt i de deltagende kommuner, da alle kommunerne overordnet set har samme udfordringer og derfor også samme behov. Målet med samarbejdet er at skabe et robust fagligt miljø for løsningen af DPO opgaverne i samarbejdet. Ved behandling af sagen deltager sekretariatschef Jens Kjellerup og konsulent Anne Hansen, S-DIG. Økonomiske konsekvenser og finansiering Ingen økonomiske konsekvenser. Bilag 2 bilag en træffes af Direktionen Indstilling Digitaliseringssekretariat indstiller, at 1. status for implementering af databeskyttelsesforordningen tages til efterretning Ad 1) Sekretariatschef Jens Kjellerup gav en status på implementering af databeskyttelsesforordningen, herunder fremdriften i forbindelse med kortlægning af arbejdsgange, risikovurderinger og udarbejdelse af handlingsplaner på tværs af organsationen. Der arbejdes videre med dette i alle enheder efter tidsplanen.

8 De forskellige scenarier for ansættelse af en Data Protection Officer (DPO) blev drøftet. Direktionen anbefalede løsningsforslag A, som peger på en ansættelse af en fælles DPO, der understøttes af fagspecialister fra hvert af de store fagcentre eller en databeskyttelsesmedabejder fra hver kommune. Digitaliseringssekretariatet arbejder videre med denne model og fortsætter drøftelserne med en række andre kommuner i netværket. Der er endnu ikke taget stilling til finansieringen. --- Sekretariatschef Jens Kjellerup, S-DIG, deltog under sagens behandling. Punkt 4 Foreløbigt regnskabsresultat for regnskab 2017 Indhold Sammendrag Denne foreløbige status på regnskabsresultatet for 2017 fremlægges for direktionen med henblik på drøftelse inden eventuel videre håndtering inden for de enkelte direktørområder. Baggrund Med udgangspunkt i tidsplanen for regnskab 2017 var fredag den 12. januar 2017 den sidste dag for bogføring af fakturaer i regnskabet for budgetåret På denne baggrund foreligger der nu et foreløbigt regnskabsresultat for drift og anlæg. Formålet er, tidligt at orientere direktionen om potentielle økonomiske udfordringer, dvs. overeller underskridelser, i forbindelse med regnskab Sagsfremstilling Hermed en foreløbig status på kommunens drifts- og anlægsforbrug vedrørende regnskab Pejlemærket for regnskab 2017 er budgettet for 2017, som det så ud efter tredje budgetopfølgning 2017.

9 Den foreløbige status på regnskab 2017 viser, at der er et begrænset mindreforbrug på anlæg, samt et mindreforbrug på det samlede driftsbudget, mens der er et merforbrug på servicerammen. Det skal understreges, at regnskabet ikke er endeligt, idet der fortsat kan omposteres mellem de enkelte bevillingsrammer og projekter, samt fortages restancebogføring af skyldige indtægter og udgifter. Fristen for disse bevægelser er den 19. januar Økonomisk status for det forventede regnskab for budget 2017 foreligger til mødet i form af aktuelle oversigter. På direktionens møde deltager budget- og analysechef Irene Witthøft, regnskabskonsulent Mette Villinger og økonomisk konsulent Christian Boe Dalskov fra Center for Økonomi og Styring under behandlingen af sagen. Økonomiske konsekvenser og finansiering Ingen økonomiske konsekvenser Bilag 0 Bilag en træffes af Direktionen Indstilling Center for Økonomi og Styring indstiller, at 1. Den foreløbige status på regnskab for budget 2017 drøftes inden eventuel videre handling inden for de enkelte direktørområder. Ad 1) Det foreløbige regnskabsresultat for 2017 på drift og anlæg blev gennemgået. Resultatoversigten foreligger endnu ikke. Der er bekymringer for budgetområderne Specialundervisning, anbringelser og voksen/handicap. Områderne indgår i 1. BO 2018.

10 --- Budget- og analysechef Irene Witthøft og økonomisk konsulent Christian Boe Dalskov, C-ØS, deltog under behandlingen af sagen. Punkt 5 Forslag til kommissorium for analyse af organisatoriske forslag til at skabe en sammenhængende ungeindsats Indhold Sammendrag Der ønskes en drøftelse af vedhæfted eudkast til kommissorium (bilag 1). Baggrund Jævnfør poltisk aftale om budget 2018 pkt Et stært ungeområde. "Som en del af 0-25 års strategien ønsker parterne, at direktionen fremlægger en analyse vedrøende fordele og umelper ved konkrete organisatoriske forslag til at skabe endnu større sammenhænge for de unge mellem 16 og 25 år." Sagsfremstilling Med sagen fremlægges forslag til kommissorium for analyse af organisatoriske forslag tila t skabe endnu større sammenhæng for de unge mellem 15 og 30 år. Oplægget er drøftet i 2-25 års udvalget. På mødet deltager centerchef Ulla Blom Kristensen fra C-SIK, centerchef Lone Junge Marcussen, C-BUR, og centerchef Eva Borg, C-SS samt direktionskonsulent Mette-Louise Rohde, S-POL.

11 Økonomiske konsekvenser og finansiering Ingen økonomiske konsekvenser Bilag 1 Bilag en træffes af Direktionen Indstilling Direktør Anne Vang indstiller, at: 1. Kommissoriet drøftes og godkendes Ad 1) Kommissoriet blev gennemgået og drøftet. Kommissoriet fremlægges politisk i Børne- og Skoleudvalget, Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget samt i Social- og Sundhedsudvalget. I forbindelse med præsentationen i udvalgene tilføjes et tekststykke om baggrunden for arbejdet, så der er transparens og overblik i hele processen. --- Centerchef Ulla Blom Kristensen, C-SIK, centerchef Lone Junge Marcussen, C-BUR, centerchef Eva Borg, C-SS, samt direktionskonsulent Mette-Louise Rohde, S-POL, deltog under sagens behandling. Punkt 6 Delegationsplan for Ballerup Kommune Indhold

12 Baggrund Kommunalbestyrelsen har på sit møde den 20. juni 2016, i forbindelse med behandlingen af en analyse om Ballerup Kommunes administration og ledelse, besluttet, at der udarbejdes en delegationsplan, og at der fremadrettet arbejdes mere systematisk med delegationer. Sagsfremstilling Med henblik på at få udarbejdet en delegationsplan for kommunen er der udarbejdet et eksempel på en skabelon til, hvordan delegationsplanen kan se ud. Skabelonen ligger som bilag, og der er alene medtaget eksempel på sagsområder for Kommunalbestyrelsen, Økonomiudvalget samt Teknik- og Miljøudvalget. Skabelonen forelægges direktionen med henblik på godkendelse af formen. Økonomiske konsekvenser og finansiering Ingen økonomiske konsekvenser Bilag 1 bilag en træffes af Direktionen Indstilling Politisk Sekretariat indstiller at 1. Skabelonen til arbejdet med en delegationsplan godkendes. Ad 1) Arbejdet med en delegationsplan blev drøftet, herunder det vedhæftede eksempel på en udvalgsopdelt delegationsplan. Skabelonen blev godkendt som udgangspunkt for det videre arbejde. Processen blev drøftet. S-POL inviterer centercheferne områdevist til et indledende møde, hvor de kan spore sig ind på mulige overordnede temaer. S-POL indarbejder temaerne i skabelonen, og på denne baggrund tages endnu en runde for at følge op på delegationstemaer og detaljeringsgrad. S- POL koordinerer og sikrer et ensartet detaljeringsniveau på tværs af centre.

13 --- Jurist Lars Juul Hansen, S-POL, deltog under sagens behandling. Punkt 7 Eventuelt Intet