Dynamic Order. Version 4.1

Transkript

1 Dynamic Order Brugermanual Version 4.1 Side 1 af 66

2 Indholdsfortegnelse 1. INTRODUKTION Om Dynamic Order Support Generel sikkerhed Opret genvej til systemet på Windows skrivebordet Daglig brug af Dynamic Order Mit overblik Brugermanualen Log ind/log ud/skift bruger Navigation Aktion menu Sortering Rapportering af fejl/forslag Print af sider Infoboks MEST ALMINDELIGE PROBLEMER Problemer med at logge ind i systemet med nyt brugernavn/adgangskode Problemer med at data på skærmen ikke bliver opdateret Problemer med at grafer og gantt kort på skærmen ikke bliver opdateret Problemer med at udskrive farver fra Internet Explorer Indholdet på skærmen ser rodet ud Lønperiode er afsluttet ved en fejl PROJEKTER & RESSOURCER Projekt / Sag / Opgave / Ordre? Opret projekt Projektmedlemmer Ressourcer Dokumenter Interne projekter Flexstyring & afspadsering Opret projektfase Projektfase tilknytning Projektfase medlemmer Opret kopi projekt Rediger projekt Rediger projektfase Afslut projekt ændre projektstatus Afslut projektfase ændre projektfase status Opret projekt skabelon Slet projekt Slet projektfase Vis projekt/projektfase Søg efter projekt/projekter Projektoversigt Ressourceoversigt pr. medarbejder Introduktion til ressourcestyring Side 2 af 66

3 Sådan bruges ressourceoversigten KUNDER Opret kunde Kundelogin Ret kunde Slet kunde Vis kunde Vis projekter kunde Søg efter kunde Kundeoversigt Opret aktivitet Ret aktivitet Slet aktivitet Søg efter aktivitet Aktivitetsoversigt KALENDER Opret begivenhed Gentag begivenhed Flere medarbejdere Ret begivenhed Slet begivenhed Kalenderoversigt Kalender grafisk Kalender tabel Vis kalender for medarbejder Vis kalender for medarbejder i grafisk form Vis kalender for medarbejder i tabelform Vis kalender for projekt Vis kalenderoversigt for projekt i grafisk form Vis kalenderoversigt for projekt i tabelform Vis kalender for kategori TIMESTYRING & UGESEDDEL Introduktion til timestyring Opret timeregistrering Ret timeregistrering Slet timeregistrering Vis timeregistrering Om tillæg og kørsel Opret tillæg og kørsel Ret tillæg og kørsel Slet tillæg og kørsel Vis lønperiode Søg efter timeregistrering/lønperiode Oversigt lønperiode Afslut/godkend lønperiode medarbejder Afslut/godkend lønperiode økonomifunktion Registrer løn kørt økonomifunktion Print lønperiode MATERIALER Side 3 af 66

4 7.1 Introduktion til registrering af materialeforbrug Opret materialeforbrug Ret materialeforbrug Slet materialeforbrug Vis materialeforbrug MASKINER Introduktion til registrering af maskinforbrug Opret maskinforbrug Ret maskinforbrug Slet maskinforbrug Vis maskinforbrug RAPPORTER & GANTT KORT Rapport projekt Gantt kort Grafer Afstemning af registreringer* Rapport kunde Rapport medarbejder Rapport alle registreringer Flex* Grafer Afstemning af registreringer* Rapport alle projekter Gantt kort Rapport timeregistreringer oversigt* Rapport ferie KOMPETENCER Søg efter kompetence Søg kompetence medarbejdere: Søg medarbejder kompetence: BRUGERINDSTILLINGER Introduktion til mine indstillinger Ret mine indstillinger Ret min adgangskode Vis mine brugeroplysninger FORUM* Opret en besked Opret et svar Oversigt beskeder ADMINISTRATION Hvem har adgang? Log ind i administrationsområdet Navigation System menupunkt Support & moduler Backup Brugere og licenser Log brugere Log opdateringer Side 4 af 66

5 13.5 Medarbejdere menupunkt Medarbejdere Afdelinger Kompetencer Projekter menupunkt Projekttyper Projektstatus Kunder menupunkt Kundestatus Kundeaktiviteter Timeregistrering menupunkt Timetyper Tillæg Lønperioder Kalender & ressourcer menupunkt Helligdage Materiale/maskinregistrering menupunkt Materialer Maskiner Indstillinger menupunkt Forsidebesked Opsætning SIKKERHED Brugerniveau Kryptering Administrator Standard sikkerhedsniveau Hosting Hardware EKSPORT Rapporter & Gantt kort Backup Side 5 af 66

6 1. Introduktion 1.1 Om Dynamic Order Dynamic Order er en nytænkende webbaseret ASP løsning, der på en enkel og effektiv måde giver overblik over timeforbruget og evt. materialeforbruget på tværs af opgaver, tid, kunder og medarbejdere. Derudover kan løsningen håndtere oplysninger omkring ressourceforbrug, løn, kørsel i km/tid, udlæg, tillæg, ferie og meget andet. 1.2 Support Har du spørgsmål som ikke kan besvares af denne manual, kontakt da venligst Kompagni K A/S. Du kan også vælge at ringe til supportfunktionen i tidsrummet kl fra mandag til fredag, hvis du har tegnet en supportaftale med Kompagni K. Det er også muligt at rapportere en fejl eller en kommentar direkte fra systemet af, ved at klikke på linket Supportformular nederst på siden, udfylde og sende formularen. Dette er den hurtigste måde at få løst et teknisk problem eller spørgsmål på og giver samtidig mulighed for rapportering af fejl/forslag uden for support tidsrummet. 1.3 Generel sikkerhed Dynamic Order drives i et professionelt miljø med høj grad af sikkerhed indenfor backup, oppetider, båndbredde og drift. Adgangen til Dynamic Order er beskyttet af brugernavn og adgangskode. Alle logins sker via en sikker linje beskyttet af 128 bit kryptering (samme sikkerhed som netbank). Opdateret hardware og styresystem på web serveren sikrer stabil og professionel performance og døgnovervågning og fejlretning sker inden for kort tid. 1.4 Opret genvej til systemet på Windows skrivebordet Den letteste måde at logge ind i Dynamic Order på, er ved at oprette en genvej på skrivebordet. Dette gøres ved, når du allerede er logget ind i systemet, at højreklikke et sted på siden i hovedmenuen og derefter klikke på Opret Genvej. Computeren spørger, om der skal placeres en genvej på skrivebordet, og der svares herefter Ok. 1.5 Daglig brug af Dynamic Order Der findes en del værktøjer og skærmbilleder, der gør det lettere at være bruger af Dynamic Order. De mest nyttige er nævnt her: Mit overblik Mit overblik, indeholder brugerens egne projekter, kalenderaktivitet for indeværende uge, seneste lønperioder, formular til hurtigregistrering af tid og tillæg samt søjlediagram over ugens timeregistreringer. Fig. 1.0 Side 6 af 66

7 Fig Brugermanualen Brugermanualen hentes ved at taste F1 eller klikke på linket Brugermanual nederst på siden. Brugermanualen er en pdf fil, der med fordel kan gemmes lokalt på din computer, således at den ikke skal downloades, hver gang den skal bruges. Det anbefales samtidig at udskrive en kopi af brugermanualen. Bemærk at brugermanualen opdateres løbende. Du kan se, om du anvender den nyeste brugermanual via versionsnummeret, der er nævnt på side 1. Fig Log ind/log ud/skift bruger Ved log ind kan du bede systemet om at huske dit brugernavn og adgangskode. Vælges dette gemmes dit brugernavn og din adgangskode i en cookie på din computer. Du skal herefter ikke bruge log ud linket, men derimod bare lukke dit browservindue, hvis du fremover ønsker at logge ind automatisk. Log ud logger brugeren ud af systemet og giver samtidig mulighed for at skifte bruger. Fig. 1.3 Tip! Systemet logger automatisk en bruger ud, hvis systemet ikke har været i brug i mere end 8 timer Navigation Navigation i systemet foregår via menuen til venstre, topmenuen eller via hovedmenuen. Menuen til venstre kan åbnes og lukkes efter behov, således at du har hele skærmens bredde til rådighed. Dynamic Order husker menuens åben/lukket status næste gang du logger ind i Dynamic Order fra samme computer. Fig. 1.4 Side 7 af 66

8 Topmenuen kan aktiveres/deaktiveres under Min profil og er som standard aktiveret på alle brugere. Ved at aktivere topmenuen og lukke menuen til venstre, er det muligt at anvende Dynamic Order med fuld skærmbredde, hvilket kan være en fordel på mindre skærme. Fig. 1.5 Vælges hovedmenu som forside hver gang der logges ind, linkes der til hovedmenuen øverst i venstre hjørne på ALLE sider i systemet. Fig. 1.6 Prøv så vidt det er muligt at anvende systemets knapper, links og navigationsmuligheder i stedet for at navigere frem og tilbage ved hjælp af din Internet browsers knapper. Herved undgås at opdatere oprettelses formularer m.m., så samme data ikke gemmes flere gange. Fig Aktion menu I de fleste af oversigtsbillederne findes en aktion menu udfor hver linie, der indeholder forskellige genveje og kommandoer der kan spare brugeren for adskillige ekstra klik. Alt indhold i aktionmenuerne tilpasses automatisk til den pågældende brugers adgangsniveau. Eksempelvis indeholder projektoversigten og kundeoversigten disse to aktion menuer på brugerniveau 0 2: Side 8 af 66

9 Fig Sortering Sortering af data i tabeller er muligt i de tabeller, hvor en pil er vist efter kolonnens overskrift og overskriften er understreget (f.eks. Startdato ). Dette foregår ved at klikke på kolonnens overskrift. Tabellens indhold vil nu være sorteret efter den kolonne, du har valgt. Fig Rapportering af fejl/forslag Det er muligt at rapportere en fejl eller en kommentar direkte fra systemet af. Dette gøres ved at klikke på linket Supportformular nederst på siden, udfylde og sende formularen. Dette er den hurtigste måde at få løst et teknisk problem eller få svar på et spørgsmål, og giver samtidig mulighed for rapportering af fejl/forslag uden for support tidsrummet. Fig Print af sider På de fleste sider findes et ikon ( ) øverst til højre i tabellen. Dette ikon giver mulighed for at åbne siden i et nyt vindue klar til print. Her findes også ikoner og genveje, der gør det lettere og hurtigere at arbejde med systemet i det daglige Infoboks Vises ikonet udfor et indtastningsfelter, kan du læse en hjælpebesked ved at holde musemarkøren henover ikonet. Side 9 af 66

10 2. Mest almindelige problemer 2.1 Problemer med at logge ind i systemet med nyt brugernavn/adgangskode Problemer ved log ind kan skyldes, at du tidligere har bedt Dynamic Order om at huske dit brugernavn og adgangskode ( Husk mig næste gang har været afkrydset ved log ind). Når du beder systemet om at huske dine log ind oplysninger, gemmes disse i en cookie på din computer. For at løse problemet, skal du afkrydse Husk mig næste gang ved log ind. Herved overskrives den cookie, der husker dine tidligere log ind oplysninger, og du får adgang til systemet. Fig. 2.0 Det anbefales ikke at bruge funktionen Husk mig næste gang, hvis der er flere, der anvender systemet fra samme computer. Kontakt evt. Kompagni K for at få deaktiveret Husk mig næste gang funktionen. 2.2 Problemer med at data på skærmen ikke bliver opdateret For at løse problemet, skal du ændre dine "Internetindstillinger" under indstillinger i Internet Explorer. 1. Klik Funktioner! Internetindstillinger 2. Klik på fanen Generelt (denne vises som standard) og klik herefter på knappen "Indstillinger under Midlertidige Internetfiler. 3. Vælg "Ved hvert besøg på siden" og klik herefter på knappen "Ok". 4. Klik Ok igen under fanen Generelt. 4. Din internet browser er nu indstillet til at opdatere indholdet på websiderne, ved hvert besøg på den pågældende siden. Forældet data skulle nu ikke længere vises i systemet. Fig. 2.1 Side 10 af 66

11 Side 11 af 66

12 2.3 Problemer med at grafer og gantt kort på skærmen ikke bliver opdateret Se afsnit 2.2 for at løse dette problem. 2.4 Problemer med at udskrive farver fra Internet Explorer For at løse problemet, skal du tilføje "Udskriv baggrundsfarver og billeder" under indstillinger i Internet Explorer. 1. Klik Funktioner! Internetindstillinger 2. Klik på fanen Avanceret og scroll herefter ned til punktet "Udskriv baggrundsfarver og billeder. 3. Tilføj markering i punktet "Udskriv baggrundsfarver og billeder" og klik herefter på knappen "Ok". 4. Din internet browser er nu indstillet til at kunne printe baggrundsfarver og billeder ud. Fig. 2.4 Side 12 af 66

13 2.5 Indholdet på skærmen ser rodet ud Dette problem kan skyldes, at din skærmopløsning er for lav. Det anbefales at have en skærmopløsning på minimum 1024x768 pixels, ved brug af Dynamic Order. Ellers kan indholdet i tabellerne godt blive meget sammenklemt og overblikket mistes hurtigere. Dynamic Order kan dog sagtens anvendes med en skærmopløsning på 800x600 pixels. 2.6 Lønperiode er afsluttet ved en fejl Kontakt din systemadministrator, der kan låse lønperioderne op igen under Administration! Timeregistrering! Lønperioder! Åben afsluttet. Side 13 af 66

14 3. Projekter & ressourcer 3.1 Projekt / Sag / Opgave / Ordre? I Dynamic Order er det muligt selv at definere hvad et projekt/projektfase skal kaldes i systemet. Dette sættes op under Administration! Indstillinger! Opsætning. I denne brugermanual anvendes begrebet Projekt og Projektfase, men dækker over det samme som sag, opgave, ordre eller hvad din version af Dynamic Order er sat op til. 3.2 Opret projekt Vælg Projekter & ressourcer! Opret Projekt i menuen. Indtast projektnavn eller projektnummer. (Husk, at Dynamic Order selv kan oprette fortløbende projektnumre eller du kan lave dit helt eget projektformat. Vælg Kundenavn eller opret en ny kunde ved at klikke Ny Vælg Projekttype (projekttypen skal være oprettet i systemet). Vælg Projektstatus (projektstatus skal være oprettet i systemet). Vælg Foretrukken timetype, der herefter bruges i ugesedlen (timetype skal være oprettet i systemet). Vælg evt. projektets Startdato og Slutdato. (Begge datoer skal indtastes, hvis man ønsker at anvende Ganttkortene i rapportmodulet.) Vælg evt. ansvarlig medarbejder for projektet. Vælg om projektet skal skrivebeskyttes. Hvis dette vælges kan der ikke rettes i projektdata og det er kun brugeren der opretter projektet samt Administratorer, der kan fjerne skrivebeskyttelsen. Vælg om der automatisk skal beregnes datoer fra projekt startdato. Denne funktion fungerer således: 1. Opret en projektskabelon (se afsnit 3.9), hvor hver projektfase er udfyldt med start /slutdato samt feltet Antal dage fra projekt startdato. 2. Opret et nyt kopiprojekt, hvor projektskabelonen fra ovenstående punkt 1. kopieres. 3. Vælg en ny startdato for dit nye projekt 4. Vælg Beregn automatisk datoer fra projekt startdato. 5. Gem/opdater projektet. 6. Nu har projektet automatisk fået tildelt en ny slutdato og alle projektfase datoer er opdaterede. 7. Du kan efterfølgende ændre i datoer uden at der autoberegnes nye datoer eller du kan give projektet en ny startdato og vælge Beregn automatisk datoer fra projekt startdato igen. Udfyld evt. resten af felterne og Gem/opdater projektdata. Husk, at der kan tilføjes yderligere data på projektet under de forskellige faneblade! Fig. 3.0 Du har mulighed for at tilføje projektfaser til dit projekt. Se afsnit 3.3 for beskrivelse af hvordan du tilføjer projektfaser til et projekt Projektmedlemmer På hvert projekt er det muligt at tilføje projektmedlemmer. Ved oprettelse af et nyt projekt er alle aktive medarbejdere altid forud valgt. Side 14 af 66

15 For at kunne registrere timeforbrug, materiale /maskinforbrug på et projekt, skal medarbejderen være medlem af projektet. For at kunne vælge en person som medlem af en projektfase, skal personen være medlem af projektet. Alle medlemmer af et projekt er listet i højre tekstfelt i skærmbilledet nedenfor. Fig Ressourcer På hvert projekt er det muligt at tilføje ressourcer under fanebladet Ressourcer. Det er kun muligt at tilføje planlægge tid med de ressourcer/medarbejdere du har tilføjet under projektmedlemmer (se forrige afsnit). Ud for hver projektfase vises det time budget du tastede da du tilføjede projektfasen. Fordel timerne blandt de medlemmer/ressourcer der skal arbejde på opgaven. Ressourcernes timer bør svare til det budgetterede antal timer, men dette er ikke et krav. Alle medlemmer af et projekt er listet i skærmbilledet nedenfor, så det er muligt at tilføje estimeret timeforbrug for hver ressource på hvert projekt eller projektfase. Side 15 af 66

16 Fig Dokumenter På hvert projekt er det muligt at tilføje mapper og dokumenter. Du kan tilføje/uploade 5 dokumenter ad gangen. Det er samtidig muligt at oprette mapper til dine dokumenter og uploade filer direkte til disse mapper. Fig. 3.3 BEMÆRK Når du kopierer et projekt der indeholder dokumenter, kopieres de tilhørende dokumenter også til projektkopien Interne projekter Det er muligt at vælge om et projekt er internt. Du vælger om et projekt skal gemmes som internt under fanebladet Andet. Side 16 af 66

17 Ved at differentierer om et projekt er internt eller ej, kan du filtrere ugesedlen til kun at vise interne eller eksterne projekter Flexstyring & afspadsering Det er muligt at vælge om et projekt skal medregnes i en medarbejders flex saldo. Et internt projekt til Afspadsering vil eksempelvis ikke skulle medregnes i flex regnskabet. Du vælger om et projekt skal indgå i flex regnskab under fanebladet Flexstyring. 3.3 Opret projektfase Det er muligt at tilføje projektfaser på fire forskellige måder: Mulighed 1: Vælg Projekter & ressourcer! Opret projekt i menuen Vælg det projekt, som projektfasen skal tilhører. Mulighed 2: Vælg Projekter & ressourcer! Projektoversigt! Mine projekter eller Alle projekter i menuen. I oversigten klikkes på Aktion! Rediger projekt for at oprette projektfaser på det valgte projekt. Mulighed 3: Opret projektfaser i forlængelse af afsnit 3.2 Opret projekt. Indtast Projektfase og vælg Projektfasestatus Vælg projektfasens Startdato og Slutdato. (Begge datoer skal indtastes, hvis man ønsker at anvende Ganttkortene i rapportmodulet.) Indtast evt. en kort beskrivelse, budget/kr., budget/tid. Vælg Foretrukken timetype, der herefter bruges i ugesedlen (timetype skal være oprettet i systemet). Ønsker du at tilføje en længere beskrivelse klik Mere, hvorefter det er muligt at indtaste en længere beskrivelse Klik Tilføj for at gemme/tilføje projektfasen. Mulighed 4: Vælg Aktion! Kopier projektfase udfor den projektfase du vil lave en kopi af. Projektfasen kopieres og du kan nu rette navnet på kopien. Klik Gem/opdater projektdata for at gemme ændringer i projektfaser. Fig. 3.4 Side 17 af 66

18 3.3.1 Projektfase tilknytning Du har mulighed for at oprette en projektfase på 2 niveauer, fasegruppe eller underfase. Nedenfor kan du se om du skal anvende funktionen fasetilknytning. Hvis dit projekt opbygges således skal du anvende projektfase tilknytning: Projekt Fase 1 Opgave 1.1 Opgave 1.2 Fase 2 Opgave 2.1 Opgave 2.2 Ovenstående projektmodel oprettes således: På Opgave 1.1 og Opgave 1.2 vælges Fase 1 som tilknytning. På Opgave 2.1 og Opgave 2.2 vælges Fase 2 som tilknytning. BEMÆRK, en projektfase skal være aktiv og uden projektfase medlemmer for at kunne vælges under Tilknytning! Hvis dit projekt opbygges således skal du ikke anvende projektfase tilknytning og denne funktion kan derfor med fordel deaktiveres af din systemadministrator: Projekt Fase 1 Fase 2 Fase Projektfase medlemmer På hver projektfase er det muligt at tilføje projektmedlemmer. Ved oprettelse af en ny projektfase, er alle aktive medarbejdere altid forud valgt. BEMÆRK, det er kun muligt at vælge personer der er medlem af projektet. Hvis din administrator har aktiveret funktionen Vis kun projektfaser bruger er medlem af, skal medarbejderen være medlem af projektfasen for at kunne registrere timeforbrug, materiale /maskinforbrug på denne projektfase. Fig. 3.5 Medlemmer af en projektfase vises i Gantt kortene under Rapporter & Gantt kort! Projekt! Gantt kort Side 18 af 66

19 3.4 Opret kopi projekt Det er muligt at oprette en kopi af et projekt på tre forskellige måder. Mulighed 1: Vælg Projekter & ressourcer! Opret kopi projekt i menuen Vælg det projekt, som skal kopieres og klik Opret kopi. En kopi af det valgte projekt åbnes og er klar til redigering. Mulighed 2: Vælg Projekter & ressourcer! Projektoversigt! Mine projekter eller Alle projekter i menuen. I oversigten klikkes på Aktion! Rediger projekt udfor det projekt der skal kopieres. Klik på ikonet for at lave en kopi af dette projekt. En kopi af det valgte projekt åbnes og er klar til redigering. Mulighed 3: Vælg Projekter & ressourcer! Projektoversigt! Mine projekter eller Alle projekter i menuen. I oversigten klikkes på Aktion! Kopier projekt udfor det projekt der skal kopieres. En kopi af det valgte projekt åbnes og er klar til redigering. 3.5 Rediger projekt Vælg Projekter & ressourcer! Projektoversigt! Mine projekter eller Alle projekter i menuen. I oversigten klikkes på Aktion! Rediger projekt for at rette det pågældende projekt. Ret data på projektet og Gem/opdater projektdata. 3.6 Rediger projektfase Vælg Projekter & ressourcer! Projektoversigt! Mine projekter eller Alle projekter i menuen. I oversigten klikkes på Aktion! Rediger projekt for at rette det pågældende projekt. Ret data på projektfasen/projektfaserne og Gem/opdater projektdata. 3.7 Afslut projekt ændre projektstatus Vælg Projekter & ressourcer! Projektoversigt! Mine projekter eller Alle projekter i menuen. I oversigten klikkes på Aktion! Rediger projekt for at rette det pågældende projekt. Ret Projektstadiet til det stadie du har oprettet i administrationsområdet som projektstadie afsluttet eller vælg andet projektstadie. Gem/opdater projektdata. Projektet er nu afsluttet og har ændret projektstadie. 3.8 Afslut projektfase ændre projektfase status Vælg Projekter & ressourcer! Projektoversigt! Mine projekter eller Alle projekter i menuen. I oversigten klikkes på Aktion! Rediger projekt for at rette den pågældende projektfase. Ret Projektfasestadiet til det stadie du har oprettet i administrationsområdet som projektstadie afsluttet eller vælg andet projektstadie. Gem/opdater projektfasedata. Projektet er nu afsluttet og har ændret projektfasestadie. 3.9 Opret projekt skabelon Vælg Projekter & ressourcer! Opret Projekt i menuen. Indtast projektnavn eller projektnummer. (Husk, at Dynamic Order selv kan oprette fortløbende projektnumre. Vælg Kundenavn eller opret en ny kunde ved at klikke Ny Vælg Projekttype (projekttypen skal være oprettet i systemet). Vælg Projektstatus Skabelon (denne projektstatus skal være oprettet i systemet). Vælg Foretrukken timetype, der herefter bruges i ugesedlen (timetype skal være oprettet i systemet). Side 19 af 66

20 Vælg evt. projektets Startdato og Slutdato. (Begge datoer skal indtastes, hvis man ønsker at anvende Ganttkortene i rapportmodulet.) Vælg evt. ansvarlig medarbejder for projektet. Vælg om projektet skal skrivebeskyttes. Hvis dette vælges kan der ikke rettes i projektdata og det er kun brugeren der opretter projektet samt Administratorer, der kan fjerne skrivebeskyttelsen. Udfyld evt. resten af felterne og Gem/opdater projektdata. Husk, at der kan tilføjes yderligere data på projektet under de forskellige faneblade! 3.10 Slet projekt Den kræver, at du selv har oprettet projektet, eller at du har administrator rettigheder for at slette et projekt. Vælg Projekter & ressourcer! Projektoversigt! Mine projekter eller Alle projekter i menuen. I oversigten klikkes på Aktion! Rediger projekt for at rette det pågældende projekt. Hvis du har rettigheder til at slette dette projekt, vil du kunne slette projektet ved at klikke på ikonet øverst til højre i tabellen. Projektet og projektfasen/tidsplanen tilknyttet dette projekt er nu slettet. VIGTIGT! Det anbefales ikke at slette et projekt. Deaktiver/afslut i stedet projekterne, for at fjerne dem fra timeregistreringsformularen Slet projektfase Den kræver, at du selv har oprettet projektet, eller at du har administrator rettigheder for at slette en projektfase. Vælg Projekter & ressourcer! Projektoversigt! Mine projekter eller Alle projekter i menuen. I oversigten klikkes på Aktion! Rediger projekt for at rette det pågældende projekt. Hvis du har rettigheder til at slette dette projekt, vil du kunne slette projektfasen ved at klikke på Aktion! Slet projektfase ud for den pågældende projektfase. Projektfasen er nu slettet. VIGTIGT! Det anbefales ikke at slette projektfaser. Deaktiver/afslut i stedet projektfaserne, for at fjerne dem fra timeregistreringsformularen Vis projekt/projektfase Vælg Projekter & ressourcer! Projektoversigt! Mine projekter eller Alle projekter i menuen. I oversigten klikkes på Aktion! Rediger projekt for at rette det pågældende projekt. Data på projektet vises og kan evt. printes/eksporteres. Tip! Du kan hurtigt skifte imellem de forskellige aktive projekter ved at ændre projekt i tabellen øverst til venstre Søg efter projekt/projekter Vælg Projekter & ressourcer! Projektoversigt! Mine projekter eller Alle projekter i menuen. Indtast søgekriterierne Projektstatus eller Afgræns liste i toppen af tabellen og søg efter projektet/projekterne. Projektoversigten tilpasses nu den ønskede søgning. Fig. 3.6 Side 20 af 66

21 3.14 Projektoversigt Vælg Projekter & ressourcer! Projektoversigt! Mine projekter eller Alle projekter i menuen. En oversigt over projekterne vises nu. Fig. 3.7 Du kan se tilhørende projektfaser pr. projekt ved at klikke på. Projektfaser med lysegrå skrift er afsluttet BEMÆRK Du kan eksportere projektoversigten til PDF eller Excel ved at klikke på ikonerne eller Ressourceoversigt pr. medarbejder Introduktion til ressourcestyring Ressource oversigten giver et detaljeret overblik over arbejdsbelastningen for den enkelte medarbejder/ressource. Grundlaget for oversigten er den planlægning der er lavet under projektet og de ferie/helligdage der måtte være registreret. Registrering af ferie og helligdage kan gøres for en person eller alle på en gang. Se evt. menu punktet Vis fravær & ferie. Rapporten tager udgangspunkt i ressourcen/medarbejderen. Der vises en belastning i timer beregnet dag for dag med mulighed for at se projekt og fase detaljer. Der vises kun projekt og projektdetaljer for de opgaver som medarbejderen/ressourcen er planlagt til at arbejde på (projektmedlem) Sådan bruges ressourceoversigten Vælg Projekter & ressourcer! Ressourceoversigt pr. medarbejder i menuen. En oversigt over aktive ressourcer vises nu. Du har forskellige filtre til rådighed som er forklaret punkt for punkt nedenfor. Hvert punkt er samtidig vist i nedenstående skærmbillede (figur 3.8) 1. Vælg Medarbejderfilter (en/flere medarbejdere eller afdeling) Vælg Visning (medarbejdere, projekter, aktiviteter) Side 21 af 66

22 Vælg en eller alle kompetencer. (kan med fordel benyttes ved lange dato intervaller, modulet kompetencestyring skal være aktiveret af din systemadministrator) Vælg periode. (lange dato intervaller tager længere tid at beregne) Tryk på Opdater for at se eller opdatere rapporten. Tryk på print ikonet for at åbne en printvenlig side. 2. Medarbejder og projekter/aktiviteter vises her 3. Arbejdsbelastning pr. projekt vises her 4. Hvis der står et grønt F har personen fri, da fravær, helligdag m.m. er indtastet denne dag for denne medarbejder. Der tages derfor højde for ferie og fravær ved beregning af belastningen. Helligdage indtastes af systemadministratoren. Andet fravær som ferie, kursus, afspadsering indtastes af medarbejderen selv eller en administrator under Kalender som en Begivenhed. 5. Hvis totalen er skrevet med rød skrift er medarbejderens dagsnorm (normalt 7,4t) overskredet. Antal arbejdstimer pr. uge kan sættes op pr. bruger. Fig. 3.8 Side 22 af 66

23 4. Kunder 4.1 Opret kunde Vælg Kunder! Opret kunde i menuen. Indtast kundens navn og stamoplysninger. Vælg kundestatus. En kunde skal have status som kunde for at kunne vælges under opret projekt. Udfyld evt. resten af felterne. Gem/opdater kundedata. Husk, at der kan tilføjes yderligere data på kunden under de forskellige faneblade! Fig Kundelogin Det er muligt at give en kunde adgang til sin egen light version af Dynamic Order. Vælg fanebladet Kundelogin og indtast kundens brugernavn og adgangskode for at give kunde adgang. Standard skærmbilledet hver kunde ser ved log ind ser således men kan tilpasses pr. Dynamic Order version: Fig Ret kunde Vælg Kunder! Kundeoversigt i menuen. I oversigten klikkes på Aktion! Rediger kunde for at rette den pågældende kunde. Ret data på kunden og Gem/opdater kundedata. Side 23 af 66

24 4.3 Slet kunde For at slette en kunde kræver det, at du har administrator rettigheder (adgangsniveau 0). Vælg Kunder! Kundeoversigt i menuen. I oversigten klikkes på Aktion! Rediger kunde for at vise den pågældende kunde. Klik på ikonet for at slette den valgte kunde. Bekræft at denne kunde skal slettes. Kunden og alle kundens relationer er nu slettet. VIGTIGT! Det anbefales ikke at slette kunder, da al historik og alle rapporter m.m. hermed fjernes fra systemet! Deaktiver i stedet kunderne i systemet under Ret kunde. 4.4 Vis kunde Vælg Kunder! Kundeoversigt i menuen. I oversigten klikkes på Aktion! Rediger kunde for at vise den pågældende kunde. Tip! Du kan hurtigt skifte imellem de forskellige kunder, ved at ændre kundenavn i tabellen øverst til venstre. 4.5 Vis projekter kunde Vælg Kunder! Kundeoversigt i menuen. Klik på Aktion! Vis projekter ud for den kunde hvis projekter, du ønsker at se. I projektoversigten for denne kunde har du mulighed for at se det enkelte projekt ved at klikke på ud for det pågældende projekt. Rediger 4.6 Søg efter kunde Vælg Kunder! Kundeoversigt i menuen. Indtast søgekriterierne i søgefeltet øverst i tabellen eller vælg søgekriterier under Afgræns liste i toppen af tabellen og klik på Opdater. Kundeoversigten tilpasses nu den ønskede søgning. Fig Kundeoversigt Vælg Kunder! Kundeoversigt i menuen. En oversigt over kunderne vises nu. Fig. 4.3 BEMÆRK Side 24 af 66

25 Du kan eksportere kundeoversigten til PDF eller Excel ved at klikke på ikonerne eller. 4.8 Opret aktivitet Vælg Kunder! Opret aktivitet i menuen. Vælg kunde Vælg en eller flere aktiviteter Vælg evt. en anden dato end den foreslået Indtast en kommentar og vælg Gem/opdater data 4.9 Ret aktivitet Vælg Kunder! Aktivitetsoversigt i menuen. I oversigten klikkes på Rediger for at rette den pågældende aktivitet. Ret data på aktiviteten og Gem/opdater kundedata Slet aktivitet For at slette en aktivitet kræver det, at du har administrator rettigheder (adgangsniveau 0) eller at brugeren selv har oprettet denne aktivitet. Vælg Kunder! Aktivitetsoversigt i menuen. I oversigten klikkes på Rediger for at rette den pågældende aktivitet. Klik på ikonet for at slette den valgte aktivitet. Bekræft at denne aktivitet skal slettes. Aktiviteten er nu slettet Søg efter aktivitet Vælg Kunder! Aktivitetsoversigt i menuen. Indtast søgekriterierne i søgefeltet øverst i tabellen eller vælg søgekriterier under Afgræns liste i toppen af tabellen og klik på Opdater. Aktivitetsoversigten tilpasses nu den ønskede søgning. Fig Aktivitetsoversigt Vælg Kunder! Aktivitetsoversigt i menuen. En oversigt over aktiviteterne vises nu. Fig. 4.5 Side 25 af 66

26 Side 26 af 66

27 5. Kalender 5.1 Opret begivenhed Vælg Kalender! Opret begivenhed i menuen. Vælg medarbejder, der skal bookes (du kan evt. først søge og finde den rigtige kompetence/medarbejder) Vælg kategori (vælges kategorien Arbejde, får du mulighed for at vælge projekt/projektfase, vælges kategorien Andet har du mulighed for at indtaste en tekst til kalenderen). Vælg startdato, starttid timer og starttid minutter Vælg slutdato/tid eller antal timer/minutter. Vælges slutdato/tid, beregner systemet selv tiden imellem start og sluttidspunktet. Der tages her højde for weekender, helligdage og arbejdsdagens længde. Vælges antal timer/minutter, beregner systemet selv sluttidspunktet. Her tages der ligeledes højde for weekender, helligdage og arbejdsdagens længde Gentag begivenhed Vælges gentag, har du mulighed for at gentage begivenheden (dette kan være relevant hvis medarbejderen i en periode eksempelvis arbejder hver mandag i samme tidsrum) Fig Flere medarbejdere Vælges flere medarbejdere, gemmes den indtastede begivenhed for disse. (dette kan være relevant, hvis flere medarbejdere arbejder på samme projekt på samme tid) Fig. 5.1 Gem/opdater data. 5.2 Ret begivenhed Vælg Kalender! vælg en af de grafiske kalenderoversigter (Gantt kort eller Tabelvisning). En oversigt over tidsplaner for alle medarbejdere vises. Klik på Rediger ud for den begivenhed, du vil rette. Ret data på begivenheden og Gem/opdater data. 5.3 Slet begivenhed Vælg Kalender! vælg kalenderoversigter Tabelvisning i menuen. En oversigt over begivenheder for alle medarbejdere vises. Klik på Slet ud for den begivenhed, du vil slette. Bekræft, at du vil slette den/de valgte begivenhed(er). Begivenheden er nu slettet. BEMÆRK! Du kan slette flere begivenheder på en gang, ved at markere flere begivenheder og klikke på knappen Slet valgte begivenheder. Side 27 af 66

28 5.4 Kalenderoversigt Det er muligt at få vist en kalender enten i grafisk form (figur 5.2) eller i tabelform (figur 5.3) Kalender grafisk Vælg Kalender! vælg kalenderoversigter Gantt kort i menuen. Herefter vises en kalenderoversigt for denne uge for alle medarbejdere. Bemærk, at det er muligt at klikke i Gantt kortene for at redigere en begivenhed samt få detaljeret information om begivenheden, ved at holde musen henover Gantt kortene. Fig Kalender tabel Vælg Kalender! vælg kalenderoversigter Tabelvisning i menuen. Kalenderen i tabelform giver direkte mulighed for at rette/slette en begivenhed samt se kontakt og projektoplysninger for den enkelte medarbejder. Fig Vis kalender for medarbejder Det er muligt at få vist en kalender for en medarbejder enten i grafisk form eller i tabelform: Side 28 af 66

29 5.5.1 Vis kalender for medarbejder i grafisk form Vælg Kalender! vælg kalenderoversigter Gantt kort. Herefter vises en ét ugers oversigt over alle medarbejdere. Vælg Medarbejderfilter i dropdown for at afgrænse oversigten Vis kalender for medarbejder i tabelform Vælg Kalender! vælg kalenderoversigter Tabelvisning. Vælg Medarbejderfilter i dropdown for at afgrænse oversigten. 5.6 Vis kalender for projekt Det er muligt at få vist en kalenderoversigt for et projekt enten i grafisk form (punkt 5.6.1) eller i tabelform (punkt 5.6.2) Vis kalenderoversigt for projekt i grafisk form Vælg Kalender! vælg kalenderoversigter Gantt kort. Herefter vises en oversigt over alle projekter. Vælg Projekt i dropdown for at afgrænse oversigten Vis kalenderoversigt for projekt i tabelform Vælg Kalender! vælg kalenderoversigter Tabelvisning. Vælg Projekt i dropdown for at afgrænse oversigten. 5.7 Vis kalender for kategori Vælg Kalender! vælg en af de grafiske kalenderoversigter (Gantt kort eller Tabelvisning). Herefter vises en oversigt over alle kategorier. Vælg Kategori i dropdown for at afgrænse oversigten. Side 29 af 66

30 6. Timestyring & ugeseddel 6.1 Introduktion til timestyring Timestyring og indrapportering af timeforbrug kan sættes op på forskellige måder i Dynamic Order, afhængig af hvordan din virksomhed arbejder. Disse indstillinger foretages af din systemadministrator og er uddybet i afsnittet Administration. 6.2 Opret timeregistrering Det er muligt at registrere timeforbrug på to forskellige måder: Mulighed 1: Vælg Timestyring & ugeseddel! Ugeseddel i menuen. Tidsskema for indeværende uge vises som standard. Brugeren, der er logget ind på systemet, vælges som standard. Fig. 6.0 BEMÆRK, det er muligt at anvende piletaster i ugesedlen Vil du ændre medarbejder, der skal registreres timer for, kræver det, at du har adgangsniveau 0, 2 eller 4. Vil du ændre periode/uge, der skal registreres timer for, gøres dette i dropdown listen. Du kan også ændre periode/uge ved at klikke 1 uge tilbage eller 1 uge frem. Du kan desuden afgrænse ugesedlen ved at skrifte imellem alle, favoritter, interne, eksterne, eller datorelevante projekter. BEMÆRK! Side 30 af 66

31 Alle ovenstående ændringer i timeregistreringsformularen, renser alle felter UDEN AT GEMME! Så husk at gemme ændringer inden du klikker videre. Kommentar Du kan tilføje en eller flere kommentarer pr. timeregistrering ved at klikke i det timefelt du ønsker at tilføje en kommentar til og herefter indtaste din kommentar i kommentar feltet i toppen eller i bunden af formularen. Forskellige timetyper Ønsker du at tilføje flere forskellige timetyper pr. projekt/projektfase, klikkes på ikonet for at tilføje en ny linie. Det er nu muligt at vælge en ny timetype og indtaste timeforbrug og kommentar for denne timetype. Ønskes mere end 2 forskellige timetyper pr. projekt/projektfase, skal formularen gemmes efter ovenstående procedure, hvorefter der er muligt at tilføje den tredje timetype osv. Når alle indtastninger er foretaget, klikkes på knappen Gem/opdater data. BEMÆRK! Hvis du ønsker at registrere materialeforbrug eller maskinforbrug med det samme, kan du hoppe direkte til disse registreringsformularer, ved at vælge Vis formular for: Materialeforbrug eller Maskinforbrug (se fig. 6.2) Fig. 6.1 Ikonet illustrerer, at der allerede er kommentarer gemt for denne registrering Projekt favoritter Hver bruger har mulighed for at have sine egne projekt favoritter, der kan gøre ugesedlen mere overskuelig hvis brugeren er medlem af mange projekter og aktiviteter på én gang. Du kan gøre et projekt eller en aktivitet til din favorit ved at klikke på ikonet og fravælge projektet/aktiviteten som favorit ved at klikke på ikonet. De markerede favoritter (tændte stjerner) gemmes ved at klikke på knappen Gem/opdater data. Hvis du ønsker kun at vise favorit projekter/aktiviteter i ugesedlen, vælges Favorit projekter medlem af under filteret Formularen indeholder. Mulighed 2: Vælg Mit overblik i menuen. Hurtigregistreringsformularen vises nu med datofelter forudfyldt med indeværende dag. Timeforbrug indtastes, med eller uden decimal Projekt vælges og projektfase feltet opdateres herefter med de tilhørende projektfaser. Vælg herefter projektfase. Vælg timetype. Indtast evt. en kommentar. Vælg Gem data for at gemme data i formularen. Side 31 af 66

32 Formularen opdateres herefter med data fra seneste timeregistrering, d.v.s. projekt, projektfase og timetype er forudvalgt ved næste timeregistrering. Gemmes timer for tidligere uger end indeværende uge, opdateres søjlediagrammet og viser data for den uge registreringen vedrører. Fig Ret timeregistrering Det er muligt at rette en timeregistrering på flere forskellige måder. Mulighed 1: Vælg Mit overblik Nederst til venstre vises seneste 12 timeregistreringer. Klik på Aktion! Rediger timeregistrering ud for den registrering, du vil rette. Et nyt vindue åbner, hvor du kan rette dato, timeforbrug, projekt/projektfase, timetype og kommentar. Ret data og klik på knappen Gem tidsskema. Mulighed 2: Vælg Timestyring & ugeseddel! Ugeseddel i menuen. Tidsskema for indeværende uge vises som standard. Ret timeantal i ugesedlen og klik på knappen Gem/opdater data. Mulighed 3: Vælg Timestyring & ugeseddel! Mine lønperioder i menuen. Vælg evt. medarbejder (kræver, at du har rettigheder til at rette timeregistreringer for andre medarbejdere). Klik på Rediger periode ud for den lønperiode, du vil rette. Klik på Rediger ud for den registrering, du vil rette. Et nyt vindue åbner, hvor du kan rette dato, timetype, projekt/projektfase, timer/minutter. Ret data og klik på knappen Gem tidsskema. Mulighed 4: Vælg Rapporter & Gantt kort! Projekt i menuen. Vælg projekt i dropdown tabellen. Rapporten over projektet hentes. Vælg evt. Projektstatus, Medarbejder eller Hurtigvalg eller vælg Vis alle reg. eller Vis hele projektperioden, for at se rapport fra projektstart til projektslut. Vælg fanen Timeregistrering. Vælg Vis udfor Timetyper detaljeret hvorefter timetyper detaljeret åbnes. Klik på ud for den registrering, du vil rette. Den valgte registrering (linie) ændres, således at timetype, dato, medarbejder og timer brugt i alt kan rettes. Ret data og klik på knappen Gem. Side 32 af 66

33 BEMÆRK! Du kan ikke rette timeregistreringer for en lønperiode, der er afsluttet. 6.4 Slet timeregistrering Det er muligt at slette en timeregistrering på flere forskellige måder. Mulighed 1: Vælg Mit overblik Nederst til venstre vises seneste 12 timeregistreringer. Klik på Aktion! Slet timeregistrering ud for den registrering, du vil slette. Bekræft advarsel om at du vil slette denne timeregistrering Timeregistreringen er nu slettet. Mulighed 2: Vælg Timestyring & ugeseddel! Ugeseddel i menuen. En oversigt over gemte tidsregistreringer for denne medarbejder og denne uge vises i bunden af skærmen. Klik på Slet, ud for den tidsregistrering, du vil slette. Timeregistreringen er nu slettet. Mulighed 3: Vælg Timestyring & ugeseddel! Ugeseddel i menuen. Tidsskema for indeværende uge vises som standard. Ret timeantal til 0 i ugesedlen der hvor du ønsker at slette en timeregistrering og klik på knappen Gem/opdater data. Timeregistreringen er nu slettet. Mulighed 4: Vælg Timestyring & ugeseddel! Mine lønperioder i menuen. Vælg evt. medarbejder (kræver, at brugeren har rettigheder til at rette timeregistreringer for andre medarbejdere). Klik på Rediger periode ud for den lønperiode, hvor du vil slette en timeregistrering. Du har nu mulighed for at slette en eller flere tidsregistreringer ved at markere de registreringer, du ønsker at slette ( Slet) og klikke på knappen Slet valgte registreringer. De valgte tidsregistreringer er nu slettet. Når du er færdig med at slette data klikkes på knappen Afslut ret periode. BEMÆRK! Du kan ikke slette timeregistreringer for en lønperiode, der er afsluttet. 6.5 Vis timeregistrering Du kan få vist en enkelt timeregistrering på flere forskellige måder, afhængig af hvor i systemet du befinder dig. De letteste måder at få vist en timeregistrering på beskrives her. Mulighed 1: Vælg Mit overblik. Nederst til venstre vises seneste 12 timeregistreringer. Mulighed 2: Vælg Timestyring & ugeseddel! Mine lønperioder i menuen. Side 33 af 66

34 I oversigten Mine lønperioder klikkes på Vis/Godkend periode for at vise den pågældende periode. Et nyt vindue åbner med en oversigt over timeregistreringer for den valgte lønperiode. Mulighed 3: Vælg Timestyring & ugeseddel! Søg timeregistrering/tillæg. Indtast søgekriterier og søg efter timeregistrering. Søgeresultatet vises med timeregistreringerne for den søgte periode. BEMÆRK! For at kunne søge efter en timeregistrering/lønperiode, kræver det, at du har minimum adgangsniveau 4. Du har også mulighed for at få vist en eller flere timeregistreringer i de forskellige rapporter systemet indeholder. 6.6 Om tillæg og kørsel Dynamic Order giver mulighed for registrering af diverse tillæg. Et tillæg kan være kørsel i km/tid, udlæg, transporttid, diæter, overarbejde m.m. Hvis et tillæg f.eks. er oprettet som udlæg er det samtidig muligt at tilføje en kommentar til tillægget. Eksempel Har en medarbejder haft udlæg i forbindelse med betaling af en frokost kan udlægget registreres i kr. og en kommentar tilknyttes med teksten Frokost i lufthavn X Oprettes et tillæg som kørsel i km, kan systemet huske dette km antal pr. kunde og pr. medarbejder. Eksempel Har en medarbejder registreret kørsel på kunden X en gang, vil systemet automatisk foreslå denne afstand ved næste registrering af kørsel til kunden X. 6.7 Opret tillæg og kørsel Du kan oprette tillæg, udlæg, kørsel m.m. på flere forskellige måder. Mulighed 1: Vælg Mit overblik. Foretag en timeregistrering og klik Gem data. Beskeden Registreringen er nu gemt.. vises. Herunder vises et link til at tilføje tillæg/kørsel. Klik på linket, udfyld formularen med tillæg og evt. kommentarer og klik Gem tillæg. Mulighed 2: Vælg Mit overblik. Nederst til venstre vises seneste 12 timeregistreringer. Klik på Aktion! Opret tillæg/kørsel ud for den registrering, du vil oprette tillæg på. Udfyld formularen med tillæg og evt. kommentarer og klik Gem tillæg. Mulighed 3: Vælg Timestyring & ugeseddel! Ugeseddel i menuen. Nederst i skærmbilledet vises gemte timeregistreringer for indeværende uge. Klik på Opret ud for den registrering, du vil oprette tillæg på. Udfyld formularen med tillæg og evt. kommentarer og klik Gem tillæg. Fig. 6.3 Side 34 af 66

35 6.8 Ret tillæg og kørsel Du kan rette tillæg, udlæg, kørsel m.m. på flere forskellige måder. Mulighed 1: Vælg Mit overblik. Nederst til venstre vises seneste 12 timeregistreringer. Klik på Aktion! Rediger tillæg ud for den registrering, du vil rette tillæg på. Klik på Rediger ud for det tillæg, du vil rette. Ret i formularen med tillæg og evt. kommentarer og klik Gem tillæg. Mulighed 2: Vælg Timestyring & ugeseddel! Ugeseddel i menuen. Nederst i skærmbilledet vises gemte timeregistreringer for indeværende uge. Klik på Vis/ret/slet ud for det tillæg, du vil rette. Klik på Rediger ud for det tillæg, du vil rette. Ret i formularen med tillæg og evt. kommentarer og klik Gem tillæg. Mulighed 3: Vælg Timestyring & ugeseddel! Mine lønperioder i menuen. Vælg evt. medarbejder (kræver, at brugeren har rettigheder til at rette timeregistreringer for andre medarbejdere). Klik på Rediger periode ud for den lønperiode, hvor du vil rette et tillæg. Klik på Vis/ret/slet ud for det tillæg, du vil rette. Klik på Rediger ud for det tillæg, du vil rette. Ret i formularen med tillæg og evt. kommentarer og klik Gem tillæg. 6.9 Slet tillæg og kørsel Du kan slette tillæg, udlæg, kørsel m.m. på flere forskellige måder. Mulighed 1: Vælg Mit overblik. Nederst til venstre vises seneste 12 timeregistreringer. Klik på Aktion! Rediger tillæg ud for den registrering, du vil slette tillæg på. Klik på Slet ud for det tillæg, du vil slette. Tillægget er nu slettet. Mulighed 2: Vælg Timestyring & ugeseddel! Ugeseddel i menuen. Nederst i skærmbilledet vises gemte timeregistreringer for indeværende uge. Klik på Vis/ret/slet ud for det tillæg, du vil rette. Klik på Slet ud for det tillæg, du vil slette. Tillægget er nu slettet. Mulighed 3: Vælg Timestyring & ugeseddel! Mine lønperioder i menuen. Vælg evt. medarbejder (kræver, at brugeren har rettigheder til at rette timeregistreringer for andre medarbejdere). Side 35 af 66

36 Klik på Rediger periode ud for den lønperiode, hvor du vil rette et tillæg. Klik på Vis/ret/slet ud for det tillæg, du vil rette. Klik på Slet ud for det tillæg, du vil slette. Tillægget er nu slettet Vis lønperiode Du kan få vist en lønperiode på flere forskellige måder, afhængig af hvor i systemet du befinder dig. De letteste måder at få vist en lønperiode på beskrives her. Mulighed 1: Vælg Timestyring & ugeseddel! Mine lønperioder i menuen. Vælg evt. medarbejder. I oversigten Mine lønperioder klikkes på Vis/Godkend periode for at vise den pågældende lønperiode. Et nyt vindue åbner med en oversigt over timeregistreringer for den valgte lønperiode. Mulighed 2: Vælg Timestyring & ugeseddel! Søg timeregistrering/tillæg. Indtast søgekriterier og søg efter den lønperiode du vil vise. Søgeresultatet viser timeregistreringer for den søgte lønperiode. Du har nu mulighed for at se hele lønperioden ved at klikke på timeregistrering. Vis periode ud for den pågældende BEMÆRK! For at kunne søge efter en timeregistrering/lønperiode, kræver det, at du har minimum adgangsniveau Søg efter timeregistrering/lønperiode Vælg Timestyring & ugeseddel! Søg timeregistrering/tillæg. Indtast søgekriterier og klik på knappen Søg timeregistrering/tillæg. Søgeresultatet vises med tidsregistreringer, lønperioder m.m. for den søgte lønperiode. Du har nu mulighed for at se hele lønperioden ved at klikke på timeregistrering. Vis periode udfor den pågældende BEMÆRK! For at kunne søge efter en timeregistrering/lønperiode, kræver det, at du har minimum adgangsniveau Oversigt lønperiode Du kan få vist en oversigt over lønperioderne for en eller flere medarbejdere (afhængig af dit adgangsniveau) på flere forskellige måder, afhængig af hvor i systemet du befinder dig. Den anden mulighed kræver at du har administrator rettigheder. De letteste måder at få vist en oversigt over lønperioder beskrives her. Vælg Timestyring & ugeseddel! Lønperioder Funktionærer/Timeansatte i menuen, afhængig af brugerniveau. En oversigt over medarbejdernes lønperioder vises med udgangspunkt i indeværende lønperiode Afslut/godkend lønperiode medarbejder Du kan afslutte en lønperiode på flere måder Mulighed 1: Vælg Timestyring & ugeseddel! Mine lønperioder i menuen. Vælg evt. medarbejder. Side 36 af 66

37 I oversigten Mine lønperioder klikkes på Vis/Godkend periode, for at vise den pågældende lønperiode. Et nyt vindue åbner med en oversigt over tidsregistreringer for den valgte lønperiode. Klik på knappen Godkend timeseddel for lønperioden, for at godkende lønperioden og lukke vinduet. Lønperioden er nu godkendt og afsluttet, og der kan ikke registreres flere timer for denne periode. Mulighed 2: Vælg Mit overblik. Nederst til højre vises seneste 4 lønperioder. Klik på Vis ud for den lønperiode du vil afslutte. Et nyt vindue åbner med en oversigt over tidsregistreringer for den valgte lønperiode. Klik på knappen Godkend timeseddel for lønperioden, for at godkende lønperioden og lukke vinduet. Lønperioden er nu godkendt og afsluttet, og der kan ikke registreres flere timer for denne periode. BEMÆRK! Det er stadig muligt at registrere materialeforbrug og maskinforbrug, efter at en lønperiode er afsluttet Afslut/godkend lønperiode økonomifunktion Det kræves, at du har minimum adgangsniveau 4, for at kunne afslutte/godkende en lønperiode. Vælg Timestyring & ugeseddel! Lønperioder Funktionærer/Timeansatte i menuen. En oversigt over medarbejdernes lønperioder vises med udgangspunkt i indeværende lønperiode. I oversigten klikkes på Vis/Godkend periode, for at vise og godkende den pågældende lønperiode. Et nyt vindue åbner med en oversigt over tidsregistreringer for den valgte lønperiode. Klik på knappen Godkend lønperiode, for at godkende lønperioden og lukke vinduet. Lønperioden er nu godkendt og afsluttet Registrer løn kørt økonomifunktion Det kræves, at du har minimum adgangsniveau 4, for at kunne registrere Løn kørt. Vælg Timestyring & ugeseddel! Lønperioder Funktionærer/Timeansatte i menuen. En oversigt over medarbejdernes lønperioder vises med udgangspunkt i indeværende lønperiode. I oversigten klikkes på Løn kørt, for at registrere Løn kørt på den pågældende lønperiode og medarbejder. Bekræft lønkørsel. Lønperioden for denne medarbejder er nu registreret som Løn kørt Print lønperiode Du kan få printet en lønperiode på flere forskellige måder, afhængig af hvor i systemet du befinder dig. De letteste måder at få printet en lønperiode på beskrives her. Mulighed 1: Vælg Timestyring & ugeseddel! Mine lønperioder i menuen. Vælg evt. medarbejder. I oversigten Mine lønperioder klikkes på Vis/Godkend periode, for at vise den pågældende lønperiode. Et nyt vindue åbner med en oversigt over timeregistreringer for den valgte lønperiode. I det nye vindue kan du klikke på knappen Print, hvis lønperioden er afsluttet, ellers kan du vælge at udskrive lønperioden direkte fra din Internet browser. Mulighed 2: Vælg Mit overblik. Nederst til højre vises seneste 4 lønperioder. Klik på Vis ud for den lønperiode du vil printe. Et nyt vindue åbner med en oversigt over timeregistreringer for den valgte lønperiode. Side 37 af 66

38 I det nye vindue kan du klikke på knappen Print, hvis lønperioden er afsluttet, ellers kan du vælge at udskrive lønperioden direkte fra din Internet browser. Side 38 af 66

39 7. Materialer 7.1 Introduktion til registrering af materialeforbrug Der findes to måder at registrerer materialeforbrug på i systemet. Mulighed 1: Registrering af materialeforbrug, hvor materialenavn, pris, varenummer m.m. allerede er oprettet i systemet og blot vælges fra en materialeliste. Mulighed 2: Registrering af materialeforbrug, hvor materialenavn, pris, varenummer m.m. ikke er oprettet i systemet i forvejen. Disse materialer indtastes adhoc, når selve forbruget registreres. Begge typer registrering af materialeforbrug beregnes med i alle rapporterne, hvor der skelnes imellem de to ovenstående registreringstyper. 7.2 Opret materialeforbrug Vælg Materialer! Opret materialeforbrug i menuen. Materialeskemaet for indeværende uge vises som standard. Brugeren der er logget ind på systemet, vælges som standard. Fig. 7.0 Vil du ændre den medarbejder, der skal registreres materialeforbrug for, kræver det at du har adgangsniveau 0, 2 eller 4. Vil du ændre periode/uge, der skal registreres materialeforbrug for, ændres periode/uge i dropdown listen. Du kan også ændre periode/uge ved at klikke 1 uge frem/1 uge tilbage osv. i bunden af formularen. Vil du ændre indholdet af Projekt kolonnen, gøres dette under Mine indstillinger, ved at klikke på dit brugernavn øverst til højre i skærmbilledet. BEMÆRK! Alle ovenstående ændringer i materialeregistreringsformularen, renser alle felter UDEN AT GEMME! Så husk at gemme inden du ændrer dette. Side 39 af 66

40 Er der oprettet projektfaser under det valgte projekt, aktiveres projektfasefeltet, og det er nu muligt at timeregistrere på en projektfase. Indtast materialeforbrug for én linie/timetype ad gangen (du kan godt vælge samme kategori og projektnummer flere gange). BEMÆRK! Du kan godt taste materialeforbrug for liste og materialeforbrug adhoc ind i skemaet på samme tid. Når alle indtastninger er foretaget, klikkes på knappen Gem formular for materialer. Du kan nu starte forfra fra med at indtaste mere materialeforbrug. BEMÆRK! Hvis du ønsker at registrere timeforbrug eller maskinforbrug med det samme, kan du hoppe direkte til disse registreringsformularer ved at vælge Opret timeregistrering eller Opret maskinforbrug. Fig. 7.1 Du kan altid senere gennemgå denne procedure, for at tilføje mere materialeforbrug til samme periode, så længe perioden ikke er afsluttet. 7.3 Ret materialeforbrug Det er muligt at rette registreret materialeforbrug på to forskellige måder. Mulighed 1: Vælg Materialer! Mine lønperioder i menuen. Vælg evt. medarbejder (kræver, at du har rettigheder til at rette registreringer for andre medarbejdere). Klik på Rediger periode ud for den lønperiode, du vil rette. Klik på Rediger ud for den registrering, du vil rette. Et nyt vindue åbner, hvor du kan rette dato, materiale, projekt/projektfase, materialeforbrug. Ret data og klik på knappen Gem registrering. Når du er færdig med at rette data klikkes på knappen Afslut ret periode. Mulighed 2: Side 40 af 66

41 Vælg Rapporter & Gantt kort! Projekt i menuen. Vælg projekt i dropdown tabellen. Rapporten over projektet hentes. Vælg evt. Projektstatus, Medarbejder eller Hurtigvalg, eller vælg Vis alle reg. eller Vis hele projekt perioden, for at vise rapport fra projektstart til projektslut. Vælg fanen Materialer. Klik på ud for den registrering, du vil rette. Den valgte registrering(linie) ændres, således at materiale, dato, medarbejder, materialeforbrug kan rettes. Ret data og klik på knappen Gem/opdater projektdata 7.4 Slet materialeforbrug Det er muligt at slette materialeforbrug på to forskellige måder. Mulighed 1: Vælg Materialer! Mine lønperioder i menuen. Vælg evt. medarbejder (kræver, at du har rettigheder til at rette registreringer for andre medarbejdere). Klik på Rediger periode ud for den lønperiode, hvor i du vil slette materialeforbrug. Du har nu mulighed for at slette en eller flere registreringer ved at markere de registreringer, du ønsker at slette ( Slet) og klikke på knappen Slet valgte registreringer. De valgte registreringer er nu slettet. Når du er færdig med at slette data klikkes på knappen Afslut ret periode. Mulighed 2: Vælg Materialer! Opret materialeforbrug i menuen. En oversigt over gemte registreringer for denne medarbejder og denne uge vises i bunden af skærmen. Klik på Slet ud for den registrering, du vil slette. Registreringen er nu slettet. 7.5 Vis materialeforbrug Du kan få vist en enkelt registrering af materialeforbrug på flere forskellige måder, afhængig af hvor i systemet du befinder dig. De letteste måder at få vist en registrering af materialeforbrug på beskrives her. Mulighed 1: Vis materialeforbrug på tværs af projekter, kunder, medarbejder. Vælg den ønskede rapporttype under Rapporter & Gantt kort. Læs mere om hvordan du udtrækker rapporter under afsnittet Rapporter & Gantt kort. Mulighed 2: Vælg Materialer! Opret materialeforbrug i menuen. Materialeskema for indeværende uge vises som standard. Brugeren, der er logget ind på systemet, vælges som standard. I bunden af skærmbilledet vises tidligere registreret materialeforbrug for denne uge/medarbejder. Fig.7.2 Side 41 af 66

42 Side 42 af 66

43 8. Maskiner 8.1 Introduktion til registrering af maskinforbrug Der findes to måder at registrerer maskinforbrug på i systemet. Mulighed 1: Registrering af maskinforbrug, hvor maskinnavn, pris, varenummer m.m. allerede er oprettet i systemet og vælges fra en maskinliste. Mulighed 1: Registrering af maskinforbrug, hvor maskinnavn, pris, varenummer m.m. ikke er oprettet i systemet i forvejen. Disse maskiner indtastes adhoc, når selve forbruget registreres. Begge typer registrering af maskinforbrug beregnes med i alle rapporterne, hvor der skelnes imellem de to ovenstående registreringstyper. 8.2 Opret maskinforbrug Vælg Materialer! Opret maskinforbrug i menuen. Maskinskemaet for indeværende uge vises som standard. Brugeren, der er logget ind på systemet, vælges som standard. Fig. 8.0 Vil du ændre medarbejder der skal registreres maskinforbrug for, kræver det, at du har adgangsniveau 0, 2 eller 4. Vil du ændre periode/uge der skal registreres maskinforbrug for, ændres periode/uge i dropdown listen. Du kan også ændre periode/uge, ved at klikke 1 uge frem/1 uge tilbage osv. i bunden af formularen. Vil du ændre indholdet af Projekt kolonnen, gøres dette under Mine indstillinger, ved at klikke på dit brugernavn øverst til højre i skærmbilledet. BEMÆRK! Alle ovenstående ændringer i maskinregistreringsformularen, renser alle felter UDEN AT GEMME! Så husk at gemme inden du ændrer dette. Side 43 af 66

44 Vælg projekt Er der oprettet projektfaser under det valgte projekt, aktiveres projektfasefeltet, og det er nu muligt at timeregistrere på en projektfase. Indtast maskinforbrug for én linie/timetype ad gangen, (du kan godt vælge samme kategori og projektnummer flere gange). BEMÆRK! Du kan godt taste maskinforbrug for liste og maskinforbrug adhoc ind i skemaet på samme tid. Når alle indtastninger er foretaget, klikkes på knappen Gem formular for maskiner. Du kan nu starte forfra fra med at indtaste mere maskinforbrug. BEMÆRK! Hvis du ønsker at registrere timeforbrug eller materialeforbrug med det samme, kan du hoppe direkte til disse registreringsformularer ved at vælge Opret timeregistrering eller Opret materialeforbrug. Fig. 8.1 Du kan altid senere gennemgå denne procedure for at tilføje mere maskinforbrug til samme periode, så længe perioden ikke er afsluttet. 8.3 Ret maskinforbrug Det er muligt at rette registreret maskinforbrug på to forskellige måder. Mulighed 1: Vælg Materialer! Mine lønperioder i menuen. Vælg evt. medarbejder (kræver, at du har rettigheder til at rette registreringer for andre medarbejdere). Klik på Rediger periode ud for den lønperiode, du vil rette. Klik på Rediger ud for den registrering, du vil rette. Et nyt vindue åbner, hvor du kan rette dato, maskine, projekt/projektfase, materialeforbrug. Ret data og klik på knappen Gem tidsskema. Side 44 af 66

45 Når du er færdig med at rette data klikkes på knappen Afslut ret periode. Mulighed 2: Vælg Rapporter & Gantt kort! Projekt i menuen. Vælg projekt i dropdown tabellen. Rapporten over projektet hentes. Vælg evt. Projektstatus, Medarbejder, Hurtigvalg eller dato interval eller vælg Vis alle reg., for at vise rapport fra projektstart til projektslut. Vælg fanen Maskiner. Klik på ud for den registrering, du vil rette. Den valgte registrering (linie) ændres, således at maskine, dato, medarbejder, maskinforbrug kan rettes. Ret data og klik på knappen Gem registrering. 8.4 Slet maskinforbrug Det er muligt at slette maskinforbrug på to forskellige måder. Mulighed 1: Vælg Materialer! Mine lønperioder i menuen. Vælg evt. medarbejder (kræver, at du har rettigheder til at rette registreringer for andre medarbejdere). Klik på Rediger periode ud for den lønperiode, hvor du vil slette maskinforbrug. Du har nu mulighed for at slette en eller flere registreringer ved at markere de registreringer, du ønsker at slette ( Slet) og klikke på knappen Slet valgte registreringer. De valgte registreringer er nu slettet. Når du er færdig med at slette data klikkes på knappen Afslut ret periode. Mulighed 2: Vælg Materialer! Opret maskinforbrug i menuen. En oversigt over gemte registreringer for denne medarbejder og denne uge vises i bunden af skærmen. Klik på Slet ud for den registrering, du vil slette. Registreringen er nu slettet. Når du er færdig med at slette data klikkes på knappen Afslut ret periode. 8.5 Vis maskinforbrug Du kan få vist en enkelt registrering af maskinforbrug på flere forskellige måder, afhængig af hvor i systemet du befinder dig. De letteste måder at få vist en registrering af maskinforbrug på beskrives her. Mulighed 1: Vis maskinforbrug på tværs af projekter, kunder, medarbejder. Vælg den ønskede rapporttype under Rapporter & Gantt kort. Læs mere om hvordan du udtrækker rapporter under afsnittet Rapporter & Gantt kort. Mulighed 2: Vælg Materialer! Opret maskinforbrug i menuen. Maskinskema for indeværende uge vises som standard. Brugeren der er logget ind på systemet vælges som standard. I bunden af skærmbilledet vises tidligere registreret maskinforbrug for denne uge/medarbejder. Fig. 8.2 Side 45 af 66

46 Side 46 af 66

47 9. Rapporter & Gantt kort 9.1 Rapport projekt Gantt kort Vælg Rapporter & Gantt kort! Projekt i menuen. Vælg projekt i dropdown tabellen. Rapporten over projektet hentes. Vælg evt. Projektstatus, Medarbejder, Hurtigvalg eller Dato interval eller vælg Vis alle reg., for at vise rapport fra projektstart til projektslut. Du kan vælge at se rapporten over grafer, timeregistreringer, materialeforbrug, maskinforbrug, total samt se kommentarer på det valgte projekt. Du kan ligeledes vælge at se projektet, inklusiv projektfaser, i et Gantt kort. Gantt kortene viser projekt/projektfaser ud fra startdato og slutdato. Gantt kortene viser samtidig Timeforbrug i forhold til budgetterne. Gantt kortene zoomer automatisk ind på et projekt, afhængig af projektets længde. Er projektets længde 14 dage, vises projekt/projektfaser helt ned på dagsniveau i Gantt kortene. Er projektets længde et halvt år vises projekt/projektfaser som uger/måneder/år i Gantt kortene. Vælges f.eks. et 14 dages udsnit af et projekt, vises projektet på dagsniveau (man., tirs. o.s.v.) Grafer Det er muligt at trække rapporter på tværs af medarbejdere, projekttype, timetype, periode, kunde m.m. samt vise data grafisk på hvert enkelt projekt. De specifikke graffunktioner er markeret med rødt nedenfor: Fig. 9.0 Side 47 af 66

48 9.1.2 Afstemning af registreringer* Det er muligt at afstemme registreringer (både, time, materiale og maskinregistreringer) på hvert enkelt projekt. Du kan foretage afstemning ved at afkrydse registreringer der skal afstemmes og klikke Gem afstemning. Du kan efterfølgende vise og skjule afstemte registreringer ved at klikke Skjul afstemte Skal alle registreringer på et projekt afstemmes på en gang, kan du med fordel anvende Marker alle eller Fjern alle til afkrydsning af registreringer. Fig. 9.1 Det er muligt at tilpasse eksporter af data, så der tages højde for om der er foretaget afstemning. Bemærk at det også er muligt at afstemme registreringer i rapporten Alle Registreringer. * Hvis modul er aktiveret Kostpriser Det er muligt at tilknytte kostpriser til timetyper og materialer/maskinforbrug i systemet. Kostpriser oprettes i forbindelse med oprettelse af timetyper og materialer/maskinforbrug. Når kostpriser er tilføjet timetyper og materialer/maskinforbrug er det muligt at få beregnet totale kostpriser, salgspriser og dækningsbidrag på et projekt. BEMÆRK! Det er ikke muligt at indtaste kostpriser på de materialer/maskinforbrug du indtaster adhoc Dækningsbidrag Når både kostpriser og salgspriser er indtastet på timetyper og materialer/maskinforbrug, er det muligt at hente rapporter der beregner og viser dækningsbidrag pr. projekt. Denne projektrapport beregner og viser dækningsbidrag og rapporten under fanebladet Total udvidet. 9.2 Rapport kunde Vælg Rapporter & Gantt kort! Kunde i menuen. Vælg kunde i dropdown tabellen. Rapporten over kunden hentes. Vælg evt. andet datointerval for rapporten. Du kan vælge at se rapporten over stamdata, timeregistrering, materialeforbrug eller maskinforbrug på den valgte kunde. For at se detaljer på det enkelte projekt, klikkes på Detaljer. Detaljer/rapport for det valgte projekt vises. 9.3 Rapport medarbejder Vælg Rapporter & Gantt kort! Medarbejder i menuen. Vælg medarbejder i dropdown tabellen. Rapporten over medarbejderen hentes og fanebladet Projekter vises. Side 48 af 66

49 Vælg evt. andet datointerval for rapporten. Du kan vælge at se rapporten over projekter, kunder, timetyper, materialer, maskiner, kommentarer, projekttyper, alle, tillæg og ferie/flex på den valgte medarbejder. 9.4 Rapport alle registreringer Flex* Vælg Rapporter & Gantt kort! Alle registreringer i menuen. Vælg evt. periode, medarbejder eller andet datointerval for rapporten. Du kan vælge at se rapporten for grafer timeregistreringer, timeregistreringer, tillæg eller flex. * Hvis flexstyring er aktiveret i administrationsmodulet Grafer Det er muligt at trække rapporter på tværs af medarbejdere, projekttype, timetype, periode, kunde m.m. samt vise data grafisk. De specifikke graffunktioner er markeret med rødt nedenfor: Fig Afstemning af registreringer* Det er muligt at afstemme registreringer (både, time, materiale og maskinregistreringer) på tværs af projekter. Du kan foretage afstemning ved at afkrydse registreringer der skal afstemmes og klikke Gem afstemning. Du kan efterfølgende vise og skjule afstemte registreringer ved at klikke Skjul afstemte Side 49 af 66

50 Skal alle registreringer afstemmes på en gang, kan du med fordel anvende Marker alle eller Fjern alle til afkrydsning af registreringer. Fig. 9.3 Det er muligt at tilpasse eksporter af data, så der tages højde for om der er foretaget afstemning. Bemærk at det også er muligt at afstemme registreringer i projekt rapporten. * Hvis modul er aktiveret 9.5 Rapport alle projekter Gantt kort Vælg Rapporter & Gantt kort! Alle projekter i menuen. Vælg evt. periode, medarbejder eller andet datointerval for rapporten. Du kan vælge at se en rapport over alle projekter i en tabelvisning eller i et gantt kort. Gantt kortene viser projekter ud fra startdato og slutdato. Gantt kortene viser samtidig Timeforbrug i forhold til budgetterne. Gantt kortene zoomer automatisk ind på et projekt, afhængig af projektets længde. Er projektets længde 14 dage, vises projekt/projektfaser helt ned på dagsniveau i Gantt kortene. Er projektets længde et halvt år vises projekt/projektfaser som uger/måneder/år i Gantt kortene. Vælges f.eks. et 14 dages udsnit af et projekt, vises projektet på dagsniveau (man., tirs. o.s.v.) Bemærk, at det er muligt at klikke i Gantt kortene samt få detaljeret information om projektet, ved at holde musen henover Gantt kortene. 9.6 Rapport timeregistreringer oversigt* Vælg Rapporter & Gantt kort! Timeregistreringer oversigt i menuen. Vælg evt. startuge og timetype for rapporten. 8 ugers oversigt over timeforbruget vises nu. * Hvis rapporten er aktiveret i din Dynamic Order løsning 9.7 Rapport ferie Vælg Rapporter & Gantt kort! Ferie i menuen. En oversigt over alle medarbejdere og deres ferieregistrering hentes og som standard vises indeværende ferieperiode. Fig. 9.4 Side 50 af 66

51 Punkt 1 Her kan du vælge hvilken ferieperiode, der skal vises statistik for. Indeværende periode vises som standard. Punkt 2 Dette er link, der gør det muligt at gemme rapporten i en Excel kompatibel fil. Det vil sige, at du kan klikke på ikonet Gem data i Excel kompatibel fil, gemme filen på f.eks. dit skrivebord og åbne filen med Excel. I Excel kan du så bearbejder data, hvis du for eksempel ønsker at vise tallene i grafer og diagrammer. Punkt 3 Her har du mulighed for at åbne siden i et nyt vindue klargjort til print. Punkt 4 Klikkes på antallet af dage, åbnes et nyt vindue med oplysninger om hvilke dage, der er registreret ferie for (datoer). Side 51 af 66

52 10. Kompetencer 10.1 Søg efter kompetence Vælg Projekter! Søg kompetence i menuen. Vælg om du vil søge efter en kompetence eller en medarbejder Søg kompetence medarbejdere: Vil du søge efter en kompetence (hvilke medarbejdere, der har den pågældende kompetence) krydses Kompetence af, og der vælges kompetence fra tabellen Søg medarbejder kompetence: Vil du søge efter en medarbejder (hvilke kompetencer den pågældende medarbejder har) krydses Medarbejder af, og der vælges en medarbejder fra tabellen. Klik på knappen Søg. Vælges punkt , vises søgeresultatet med en oversigt over medarbejdere, der matcher den valgte kompetence. Det er nu muligt at få vist alle kompetencer for hver medarbejder ved at klikke på Vis alle kompetencer ud for den pågældende medarbejder. Vælges punkt , vises søgeresultatet med en oversigt over kompetencer, der matcher den valgte medarbejder. Side 52 af 66

53 11. Brugerindstillinger 11.1 Introduktion til mine indstillinger Under Mine indstillinger kan systemets opsætning, farver, fonte m.m. sættes individuelt op pr. bruger. Det er ligeledes muligt at rette sin egen personlige adgangskode her, hvis administrator har givet adgang til dette. Klik på dit brugernavn øverst til højre i skærmbilledet for at åbne Mine indstillinger. Fig Dine indstillinger vises nu med tre muligheder, Ret mine indstillinger, Ret min adgangskode og Vis mine brugeroplysninger. Fig Ret mine indstillinger Her kan forsidelayout ved log ind vælges, samt indstilling af timeformat, hvordan projekter vises, sortering af projekter, navn på ugeseddel m.m. Menutype, fonte, farver m.m. kan gøres personlige her ved at ændre indstillingerne. Ret data og Gem mine indstillinger. BEMÆRK! Det er altid muligt at genetablere standard opsætningen, ved at klikke på knappen Genopret standardindstillinger Ret min adgangskode Indtast ny adgangskode to gange for at ændre din personlige adgangskode. Gem adgangskode for at bekræfte ændring af koden. Den nye adgangskode træder i kraft ved næste log ind Vis mine brugeroplysninger Første log ind dato, sidste log ind dato, samt brugeradgangsniveau vises. Side 53 af 66

54 12. Forum* Dynamic Order indeholder et forum, hvor det er muligt at udveksle beskeder på en struktureret måde, ved at oprette beskeder/svar. BEMÆRK! Hvis området Forum ikke er synligt i menuen, er det fordi dette ikke er aktiveret. Kontakt Kompagni K for at få aktiveret området Forum i dit system Opret en besked Vælg Forum*! Opret besked i menuen. Indtast overskrift på beskeden, evt. et projekt som beskeden vedrører, og selve beskeden i det store tekstfelt. Gem besked Opret et svar Vælg Forum! Oversigt beskeder i menuen. Klik på Opret svar, ud for den besked, som du ønsker at kommentere/svare på. Indtast svar overskrift og besked. Gem svar Oversigt beskeder Vælg Forum! Oversigt beskeder i menuen. Som standard vises beskeder, der er mindre end en måned gammel i oversigten. For at se beskeder ældre end en måned vælg Gamle beskeder i dropdown feltet øverst til højre. * Hvis modul er aktiveret! Side 54 af 66

55 13. Administration 13.1 Hvem har adgang? Er du oprettet som administrator af systemet (adgangsniveau 0), har du adgang til administrationsområdet. Det er her du konfigurerer og opsætter Dynamic Order, således at systemet passer til netop din virksomhed Log ind i administrationsområdet Klik på linket nederst på siden i skærmbilledet for at få adgang til administrationsområdet. Fig Navigation Administrationsområdet har sin egen navigations menu, der ser således ud. Fig System menupunkt System menuen indeholder følgende: Support & moduler Support indeholder alle nødvendige oplysninger angående support af Dynamic Order. Det er her muligt at aktivere/deaktivere forskellige moduler i systemet. Side 55 af 66

56 Har du ikke mulighed for at aktivere et modul, bedes du kontakte Kompagni K for at få mulighed for dette Backup Her det er muligt at downloade en komplet kopi af databasen som backup. Derudover tages der naturligvis automatisk daglig backup af systemet Brugere og licenser Overblik over antal brugere af systemet, tildelte brugerlicenser og brugere logget ind på systemet Log brugere Viser første log ind, sidste log ind, antal viste sider pr. bruger Log opdateringer Oversigt/log over opdateringer af systemet. Oversigten kan altid hentes for at se seneste nye funktioner og forbedringer af systemet Medarbejdere menupunkt Medarbejdere menuen indeholder følgende: Medarbejdere Oversigt over alle oprettede medarbejdere i systemet. Det er her muligt at vise, rette og slette en eksisterende medarbejder Opret medarbejder Giver mulighed for at oprette medarbejdere/brugere af systemet. Det er muligt at oprette en medarbejder i systemet, der ikke selv har adgang til systemet, oprette medarbejder på flere forskellige adgangsniveauer, tilknytte kompetencer til den enkelte medarbejder m.m. Husk at der kan tilføjes yderligere data på medarbejderen under de forskellige faneblade! Fig Projektmedlemskab Her er der mulighed for at gøre medarbejderen medlem eller ikke medlem af alle aktive projekter. Herved kan det undgås, at medarbejderen efterfølgende manuelt skal gøres medlem af de projekter, vedkommende skal arbejde på. Side 56 af 66

57 Fig Adgangsniveauet Kan vælges fra En detaljeret oversigt over hvad en medarbejder har adgang til på de forskellige brugerniveauer vises her: Fig Adgangsniveau Projekter Oprette/kopiere X X X Redigere X X Redigere oprettede / ansvarlige X X X Slette X X Slette oprettede / ansvarlige X X X Oversigt X X X X X X Ressourceoversigt egne X X X X X Ressourceoversigt X X X Kunder Oprette X X Redigere X X Slette X Oversigt X X X X X Opret kundeaktivitet X X X X X Kundeaktiviteter X X X X X X Kalender Oprette X X X X Oprette egne X X X X X Redigere X X Redigere egne X X X X X Slette X X Side 57 af 66

58 Slette egne X X X X X Oversigt X X Oversigt egne X X X X X X Timeregistrering Oprette egne X X X X X Oprette andres X X X Redigere egne X X X X X Redigere andres X X X Slette egne X X X X X Slette andres X X X Oversigt medarbejdere X X X Godkende lønperiode X X X Godkende løn kørt X X X Materiale /maskinregistrering Oprette egne X X X X X Oprette andres X X X Redigere egne X X X X X Redigere andres X X X Slette egne X X X X X Slette andres X X X Rapporter Projektrapport oprettet / ansvarlig X X X Projektrapport alle X X Projektrapport afstemning & rediger timeregistreringer X X X Kunderapport X X Medarbejderrapport egne registreringer X X X X X Medarbejderrapport alle X X Alle registreringer / projekter X X Alle registreringer oversigt X X Ferie X X Gantt kort X X Administration X Billeder medarbejdere Giver mulighed for at uploade billeder af medarbejderne til en billedmappe. Når billederne er uploadet til systemet, kan et billede tilknyttes en medarbejder under Opret medarbejder eller Ret medarbejder Afdelinger Oversigt over alle oprettede afdelinger. Det er her muligt at vise, rette og slette eksisterende afdelinger. Side 58 af 66

59 Opret afdeling Her oprettes nye afdelinger. Afdelinger anvendes under Opret medarbejder, hvor hver enkelt medarbejder tilknyttes en afdeling. Herefter er det muligt at trække forskellige rapporter og oversigter på tværs af de oprettede afdelinger, forskellige steder i systemet Kompetencer Oversigt over alle oprettede kompetencer. Det er her muligt at vise, rette og slette eksisterende kompetencer Opret kompetence Her oprettes kompetencer. Kompetencer vælges/tilknyttes en medarbejder, når denne oprettes/rettes Projekter menupunkt Menupunktet Projekter indeholder følgende: Projekttyper Oversigt over alle oprettede projekttyper. Det er her muligt at vise, rette og slette eksisterende projekttyper Opret projekttype Her oprettes projekttyper. Projekttype vælges/tilknyttes et projekt, når dette oprettes/rettes Projektstatus Oversigt over alle oprettede projektstatus, Det er her muligt at vise, rette og slette eksisterende projektstatus Opret projektstatus Her oprettes projektstatus. BEMÆRK! Hvis det oprettede status skal definere projekt/projektfase som afsluttet, så der ikke kan timeregistreres, skal der sættes kryds i Ordrestatus afslutter projekt. Det er muligt at tilknytte en farve til hver projektstatus. Dette forbedrer overblikket over projektoversigten Kunder menupunkt Menupunktet Kunder indeholder følgende: Kundestatus Oversigt over alle oprettede kundestatus. Det er her muligt at vise, rette og slette eksisterende kundestatus Opret kundestatus Her oprettes kundestatus. BEMÆRK! Kun kunder med kundestatus med valget kundestadie er kunde kan anvendes under Rediger projekt. Side 59 af 66

60 Kundeaktiviteter Oversigt over alle oprettede kundeaktiviteter, Det er her muligt at vise, rette og slette eksisterende kundeaktiviteter Opret kundeaktivitet Her oprettes kundeaktivitet Timeregistrering menupunkt Menupunktet Timeregistrering indeholder følgende: Timetyper Oversigt over alle oprettede timetyper. Det er her muligt at vise, rette og slette eksisterende timetyper Opret timetype Her oprettes timetyper. Ved afkrydsning af Timetype er ferie, indgår alle timeregistreringer på denne timetype i rapporten Ferie. VIGTIGT! Ved ændring af en timesats skal du deaktivere timetypen og oprette en ny i systemet med samme navn og den nye timesats. Timertyper anvendes under Opret/ret timeregistrering Tillæg Oversigt over alle oprettede tillæg. Det er her muligt at vise, rette og slette eksisterende tillæg Opret tillæg Her oprettes tillæg. Tillæg oprettes/tilføjes en timeregistrering under Opret Timeregistrering/Ret Timeregistrering. => (Timeregistrering! Opret eller Timeregistrering! Ret) Lønperioder Oversigt over alle oprettede lønperioder, Det er her muligt at vise, rette, slette og kopiere eksisterende lønperioder Opret lønperiode Her oprettes en lønperiode Kopier til næste år Giver mulighed for at kopiere en lønperiode skabelon til et nyt år. HUSK at tjekke om navnene på de forskellige perioder er kopieret korrekt, når du har lavet en kopi til et nyt år. Se grafik nedenfor: Side 60 af 66

61 Fig Lønperioder anvendes under Timeregistrerings området som skabelon til ugesedlerne. Lønperioder kan opsættes individuelt, således at systemet kan håndtere 7 dags, 14 dags eller månedslønnede m.m. BEMÆRK! Det er vigtigt at alle datoer i lønperioderne er indtastet rigtigt, så alle datoer bør kontrolleres omhyggeligt Åben afsluttet Er en medarbejder fejlagtigt kommet til at afslutte en lønperiode, er der her mulig for at åbne lønperioden igen. Vælg medarbejder og lønperioden, der skal genåbnes og klik Åben lønperiode. Medarbejderen kan herefter igen indtaste timeforbrug for perioden Kalender & ressourcer menupunkt Menupunktet Kalender & ressourcer indeholder følgende: Helligdage Oversigt over alle oprettede helligdage. Det er her muligt at vise, rette og slette eksisterende helligdage Opret helligdag Her oprettes helligdage. Helligdage anvendes under Kalender området og i ressourceoversigten. Automatisk beregning af slutdato beregnes efter weekender og oprettede helligdage. Det er muligt at foretage timeregistrering(er) på en eller flere medarbejdere, samtidig med at en helligdag oprettes. Dette gøres ved at klikke på Jeg ønsker at reg. timer på denne helligdag Materiale/maskinregistrering menupunkt Menupunktet Materiale/maskinregistrering indeholder følgende: Materialer Oversigt over alle oprettede materialer. Det er her muligt at vise, rette og slette eksisterende materialer Opret materiale Side 61 af 66