Kravspecifikation. vedrørende. madproduktion til hjemmeboende og levering heraf. til. Roskilde Kommune

Transkript

1 Kravspecifikation vedrørende madproduktion til hjemmeboende og levering heraf til Roskilde Kommune 1

2 Leverancen: Der skal som minimum kunne tilbydes valg mellem mindst to forskellige hovedretter og biretter pr. dag. Der skal tillige være valgmuligheder for diæter og anden specialkost. Der er tilbud om levering og anretning af mad, klar til at spise, midt på dagen. Daglig levering foregår som minimum i tidsrummet kl til Såfremt leverandøren ønsker dette kan der også leveres til eftermiddag/aften. Det skal fremgå klart for borgeren, hvis leverandøren tilbyder yderligere udbringningstidspunkter. Leverandøren kan tilbyde forskellige former for leverancer af mad, jf. 9 stk. 5 i bekendtgørelse om kvalitetsstandarder og frit valg på ældreområdet. Indeholder tilbuddet leverance af kølemad, bedes leverandøren indarbejde tilbud om salg og distribution af mikrobølgeovne til de borgere, som måtte vælge kølemadsløsning. Roskilde Kommune afholder udgiften til mikrobølgeovn. Pris for mikrobølgeovn følger som maksimum prisen fastsat af hovedleverandøren. Ønsker borgeren at skifte mellem produktionsformerne kan dette ske til den første i måneden. Skift til anden leverandør kan ske med 30 dages varsel. Ved særlige forhold kan der afviges fra denne frist, således at skift til anden leverandør kan ske hurtigere. Det er Myndighedsservice der afgør, om der er særlige forhold, der kan begrunde et hurtigere skift. Leverandøren skal som minimum have daglig åben telefontid i perioden kl. 8 til 14. Yderligere skal tilbydes: Der skal for borgeren være mulighed for at tilkøbe større portioner. Leverandøren skal således dokumentere, hvorledes et enkelt og gennemskueligt system kan oprettes således det for borgeren er nemt og enkelt at tilkøbe større portioner. Supplerende valg mellem en forret eller en biret. For og biret kan helt fravælges. Køb af morgenmadspakke bestående af 2 skiver brød (lyst, mørkt, groft, fint), smørbrik, 2 skiver ost, en marmeladebrik og 1/4 l. mælk. Køb af kold mad i form af smørrebrød (madpakke). Se specifikation bagest i materialet. Køb af 1/4 l. proteinberiget drik. 2

3 Køb af gæstemiddage i form af ekstra portioner af dagens menu. Det gælder for alle yderligere tilbud, at de kun leveres i forbindelse med levering af hovedmåltidet. Diæter: Diættyper: Tilbuddet om den grundlæggende madportion omfatter diverse diætkostformer, herunder specifikt fokus på mad til småtspisende. For sidstnævnte gruppe er det afgørende, at disse modtager den rette ernæring og energi. Sundhedsstyrelsen anbefaler således, at for småtspisende skal 50 % af den indtagne energi komme fra mellemmåltider. Leverandøren bedes derfor dokumentere, hvorledes der via madordningen sikres et godt fokus på diætmåltiderne, herunder specielt mad til småtspisende. Dagligt opereres med forskellige diætkosttilbud dækkende alle almindeligt forekommende former for diæter. Som eksempler på disse diæter kan nævnes: Kost til småtspisende Diabeteskost Kolesterolfattig kost Mere specifikke diæter som bl.a. proteinfattig, allergikost mm. Kost uden nærmere bestemte ingredienser f.eks. bønner, tomat, oksekød, fisk, skaldyr, indmad mm. Kost med tilvalg af bestemte ingredienser f.eks. kartoffelmos, ekstra grøntsager mm. Kost uden svinekød Vegetarkost Specielt: Deklaration: Bestillingstider: For modtagere der er ordineret diæter, eller af andre årsager ønsker anden kost, leveres diverse afvigende kostformer efter de gældende forskrifter. Der gælder for alle leverancer, at producenten skal opfylde lovens krav til deklarering af fødevarer og færdigretter. Til- og frameldinger til en levering skal kunne foretages med et varsel på et døgn, dvs. kl dagen før levering. Akutbestillinger, dvs. bestilling umiddelbart inden levering, skal dog kunne modtages og ekspederes umiddelbart op til den faktiske madleverance afsendes fra leverandøren. Bestilling og ændring af levering: Til- og framelding samt ændring af levering kan ske via telefon, fax eller fra forvaltningen eller personale udpeget af Roskilde Kommune til leverandøren af produktion af mad. 3

4 Leverandøren er forpligtiget til at etablere et bestillingssystem således, at brugerne simpelt kan foretage valg mellem de tilbudte menuer og bestille de supplerende ydelser. Systemet skal sikre, at der ikke sker fejlleverancer og at der ikke opstår tvivl om leverancen hos modtageren. Afhentning: Ruter: Kørelister: Det forudsættes, at der indgås en aftale mellem leverandøren af madproduktion og eventuelt underleverandør af transport/levering vedrørende afhentning af mad. Ruterne udarbejdes og opsættes i et samarbejde mellem leverandøren af maden og eventuelt underleverandør af transport/levering. Herunder aftales med produktionsstedet det antal ruter, som underleverandøren af transport/levering mener, er hensigtsmæssigt. Underleverandøren af transport/levering aftaler ligeledes med leverandøren af madproduktion, hvordan den geografiske opdeling i ruterne skal foretages. Leverandøren af maden udarbejder daglige kørelister pr. rute med angivelse af navn og adresse på hver enkelt modtager, der skal have en leverance den pågældende dag. Af listen fremgår hvilket produkt/produkter, der skal afleveres til den pågældende person/leveringsadresse. Listen udarbejdes efter aftale med underleverandøren af transport/levering, således at ruterne har en længde afpasset med leverandøren af mad og med afleveringsstederne/adresserne sorteret. Af listen fremgår, ud over de specifikke oplysninger om modtagernavne og adresser, også det totale antal, der den pågældende dag skal afleveres af hver varetype, således at chaufføren ud fra dette kan afstemme og pakke bilen. Myndigheds- afgørelse Samarbejde: Alene brugere, hvor der er truffet afgørelse om bevilling af mad, kan benytte sig af tilbuddet. For så vidt angår de madprodukter, hvor Roskilde giver tilskud, træffer Myndighedsservice konkrete og individuelle afgørelser om, hvilke tilbud brugeren kan bestille. Myndighedsservice er ligeledes i tæt kontakt med leverandøren i forhold til opståede situationer, hvor en borger for eks. går fra normal kost til kost tilrettelagt for småtspisende. Leverandøren (såvel leverance og produktion) vil være forpligtet til at indgå i det samarbejdsforum som Roskilde Kommune opretter til kontrol og monitorering af madordningen. Et samarbejdsforum skal drøfte udviklingsmuligheder, kvalitetsforbedring, indkomne klager, ændringer observeret ved bl.a. nedenstående ledelsesinformation samt andre løbende sager. Det forventes, at samarbejdsforum afholder møde hver 2. måned. Samarbejdsforum består af 4

5 repræsentanter fra forvaltningen, Ældreråd, Handicapråd samt den eller de involverede leverandører. Dokumentation og kontrol: Dokumentation for madens ernæringsmæssige kvalitet udleveres til Roskilde Kommune som en samlet oversigt mindst en gang pr. kvartal. Dokumentationen skal set over et år omfatte alle typer af brugere. Roskilde Kommune etablerer en kontrolfunktion, der vil varetage den indkomne dokumentation fra leverandøren, og derved sikre overholdelse af den ernæringsmæssige kvalitet. Leverandøren er forpligtet til at efterleve de krav løbende dokumentation og kontrol måtte medføre. Ledelsesinformation Leverandøren afleverer hver måned ledelsesinformation til Roskilde Kommune, i Excel eller tilsvarende konvertibelt format og skal som minimum indeholde følgende oplysninger: 1) Antal borgere tilmeldt 2) Antal aktive borgere 3) Antal leverede portioner af hovedret og biret samt dagligt gennemsnit 4) Antal leverede portioner af kun hovedret samt dagligt gennemsnit 5) Antal hovedportioner leveret som henholdsvis køle- og varmeholdig mad 6) Antal borgere, der får tilkøbsydelser 7) Antal nye tilmeldte med opstart i den pågældende måned 8) Antal afmeldte/udgåede i den pågældende måned 9) Antal indkomne klager, deres indhold samt håndtering af disse Elektronisk korrespondance skal kunne foregå som krypteret korrespondance. Anbefalinger og referencer: Det forudsættes, at maden der leveres, lever op til de gældende anbefalinger og referencer for kost på institutioner. Da opfyldelsen af normer i en vis udstrækning afhænger af den enkelte person, betyder opfyldelsen, at den tilbudte mad over maximalt syv døgn i 5

6 en given sammensætning skal kunne opfylde normerne for de respektive grupper. Normerne der skal kunne opfyldes er Anbefalinger for den danske institutionskost udgivet af Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri, Sundhedsstyrelsen samt DTU Fødevareinstituttet (4. udgave, 2009). I det omfang normerne ændres ved nye publikationer eller lignende, skal disse ændringer umiddelbart indarbejdes i kosttilbuddet. Roskilde Kommune orienteres herom. Det forudsættes, at leverandøren dokumenterer de af myndighederne fastsatte krav for produktion af institutionskost, herunder loven om egenkontrol, APV, autorisationsbekendtgørelsen og hygiejnebekendtgørelsen. Næringsberegninger: Det forudsættes, at leverandøren dokumenterer madens lødighed ved udarbejdelse af næringsberegninger. Disse udarbejdes løbende og beregnes over en periode på en uge. Menuplan/system: Der forudsættes følgende variation og indhold i menuplanlægning set over en periode på fem uger: Fisk Fjerkræ Hakket oksekød 5-7 Hakket svinekød 3-4 Helt svinekød 4-5 Helt kalve- og oksekød 2-3 Sammenkogt oksekød 1-2 Sammenkogt svinekød 3-4 Stykstege (kotelet, schnitzel mv.) 3-4 Fars Indmad 1-2 Vegetarretter 4-5 I øvrigt er det forudsat i menuplanlægningen: At der altid serveres grøntsager som tilbehør At maden krydres så den enkelte rets karakteristika kan genkendes på smagen At der ikke er sammenfald i kødtype samme dag At der ikke serveres indmad og fisk samme dag 6

7 At der ikke er kød fra samme kategori to på hinanden følgende dage At menuplanerne indholdsmæssige er varieret Det forudsættes ligeledes, at der i menuplanen tages højde for de forskellige højtider og sæsoner således, at det madmæssige valg afpasses de almindeligt gældende traditioner. Menuen skal være sammensat og indeholde de naturlige tilbehørsdele og garniturer der traditionelt hører til maden. Yderligere skal garniture og tilbehør være afstemt, således at smag og farvesammensætning tilgodeses, ligesom det visuelle indtryk af retterne ved portioneringen skal tilgodeses. Leverandøren skal via menuplanlægningen eller via et specielt tilbud tage højde for maden til etniske grupper med andre kostønsker baseret på anden kultur. Normalkost: Feedback: Det daglige tilbud skal, ud over tilbud til de specifikke diæter, mad til småtspisende, og lign. omfatte hovedtypen af mad der betegnes normalkost. Som en integreret del af kostleverancen til Roskilde Kommune skal foregå en løbende tilbagemelding fra brugerne af den leverede ydelse. Dette kan foregå som kontinuerte spørgeskemaundersøgelser, periodiske tilfredshedsundersøgelser, interviews eller lignende som leverandøren foretager. Minimum en gang årligt skal mindst 50 % af brugerne have tilkendegivet meningen om ydelsen. Resultaterne af gennemførte feedback skal udleveres til Roskilde Kommune i den takt de gennemføres. Ved brugertilfredshedsundersøgelser skal Roskilde Kommune inddrages i udformningen af spørgsmål. Leverandøren er forpligtet til inden for de økonomisk afsatte rammer - at drøfte eventuelt forbedringspotentiale som brugerundersøgelse må afstedkomme. Produktudvikling: Produktionssted: Emballage: Leverandøren er forpligtiget til at sikre en løbende produktudvikling af såvel den konkrete mad samt de relaterede forhold som f.eks. produktionsform, leveringsform, spisetid, menuvalg, etnisk eller kulturel tilpasning, service, generel kostudviklingen i samfundet mv. Produktudvikling indgår i den løbende dialog med Roskilde Kommune. Det forudsættes, at leverandøren af produktion af mad benytter eget produktionssted. Maden forudsættes leveret i emballage af typen menuserien C-PET eller lignende med varmeforseglet låg af klar film. 7

8 Omkostninger til emballage og engangsservice forudsættes betalt af leverandøren af produktion af mad. Leverandøren bedes dokumentere, hvordan emballagevalg kan styrke borgerens motivation til at indtage maden, for eks. muligheden for at matche farvesammensætning mellem dagens menu og emballage. Det ses gerne, at leverandøren fremkommer med forslag til recirkulation af benyttet emballage. Uvildig kontrol: Afregningslister: Menuplaner: Leverandøren er, hvis Roskilde Kommune ønsker dette, pligtig til at lade leverancen vurdere af en uvildig kontrolfunktion udpeget af Roskilde Kommune. Resultat fra denne uvildige kontrol er inappellabel og skal, i det omfang Roskilde Kommune, som følge af kontrollen, forlanger ændringer i leverancen, umiddelbart efterkommes. Leverandøren af produktion af mad leverer månedligt en liste der bagud viser leverancen af den mad/de produkter den enkelte modtager på hjemadressen har modtaget. Det påhviler leverandøren af produktion af mad at trykke menuplaner til de enkelte modtagere. Det påhviler Leverandøren af leverancen/transporten at uddele menuplanerne til hver enkelt madmodtager. Den fremsendte/uddelte menuplan skal indeholde 1 måneds menu og uddeles således, at brugerne har disse en uge før første leveringsdag på planen. Layout på menuplanen skal være indbydende og appetitvækkende, gerne med grafiske virkemidler og være sat med en letlæselig skrift, minimum 14 punkt. Borgeren skal have kopi af de retter som er valgt. Der skal gerne udarbejdes og fremsendes speciel menuplan i forbindelse med højtider som jul, nytår, påske, pinse. Disse menuplaner skal gælder for den pågældende højtid. Menuplanerne skal indeholde information om dagens tilbud for måltidet. Informationerne skal være i klar og beskrivende tekst, der umiddelbart giver reel information om hvad retterne består af, således at brugerne kan træffe beslutninger baseret på dette. Som eksempel på mangelfuld information er "Sommergryde" eller "Flæskesteg" uden angivelse af tilbehør. Informations- 8

9 materiale: Det påhviler leverandøren af produktion af mad at trykke og udsende andet nødvendigt informationsmateriale inkl. en generel informationsskrivelse vedrørende tilbuddet og kosten til den pågældende modtager. Informationsmateriale udarbejdes i A-5 format. En generel informationsskrivelse tilgår alle modtagerne ved start af leverancen samt efterfølgende til nye modtagere ved leverancestart. Informationsmaterialet skal indeholde beskrivelse af følgende: Menutilbud. Service. Generelle kostråd. Informationsmaterialet skal i forvejen godkendes af Roskilde Kommune. Næringsberegning: Leverandøren skal på den daglige mad over for brugerne visualisere næringsindhold i maden. Dette kan ske via farvekoder og informationsmateriale eller andre markeringer. Produktudvikling: Tilbehør: Leverandøren skal dokumentere, hvilken udviklingsplan, der vil være gældende i kontraktperioden. Tilbehør serveres til retterne. Som tilbehør er kartofler, kartoffelmos, ris, pasta, brød, diverse kolde og varme saucer mv. Disse ingredienser skal afpasses de respektive retter, og det skal sikres at variationen i brugen af disse er fornuftig. Samtidig skal det sikres at sammensætningen følger den generelle samfundsudvikling og ændres i takt hermed. Garniture: Til alle retterne skal tilbydes den traditionelt naturligt tilhørende garniture afstemt efter f.eks. årstid mv. Mængden af garniture skal afpasses portionsmængden og de enkelte kostformer. Garniture kan være forskellige former for rå eller kogte grøntsager, sødt og surt mv. Det forudsættes dog, at der altid indgår grøntsager som garniture i hovedretten ud over tilbehøret. Generelt: De anvendte råvarer skal være af god kvalitet, og på alle områder følge de gældende skrevne eller uskrevne normer for produktion af velsmagende og indbydende mad. For visse produktgrupper findes specifikke regler og normer, der skal overholdes. Leverandøren er til enhver tid ansvarlig for at maden er produceret på en sådan måde og ud fra sådanne råvarer, at den, ud fra en almindelig opfattelse, samlet kan betragtes som værende af god 9

10 kvalitet. Der lægges derfor vægt på både de anvendte råvarer, pakning, transport, anretning og servering samt det færdige produkt. Økologi: Grønt/frugt: Kød: Mælk og osteprodukter: Leverandøren bedes dokumentere, i hvilken udstrækning økologi indarbejdes i produktionen. Endvidere skal leverandøren dokumentere, hvor en andel af dennes råvarer i produktionen, der er økologiske Dette skal angives i procent af leverandørens samlede udgifter til indkøb af råvarer. Endelig skal leverandøren beskrive, hvorledes denne påtænker at synliggøre anvendelsen af økologiske råvarer over for borgere og udbyder i den daglige opgaveudførelse i kontraktperioden. Grønt/frugt skal opfylde EU normer for de pågældende varer i det omfang disse findes eller bliver udarbejdet. Frugt og grønt skal endvidere altid kunne opfylde kravspecifikation som beskrevet på Leverandøren bedes redegøre for, hvorledes dette sker. De kødudskæringer og -sorteringer der anvendes skal overholde kravene opstillet i reglerne for fødevareministeriets kvalitetsmærke. Videre skal evt. udvidelser eller justeringer af disse krav opfyldes. Der henvises igen til krav fra For mælkeprodukter skal gældende lovgivning for så vidt angår temperatur overholdes. Dette gælder også temperaturen i bilen mv. under transport og levering. Det forudsættes i øvrigt, at der ikke leveres UTH behandlet mælk. Fisk: For ferske fiskeprodukter skal gældende EU normer overholdes. 10

11 Vejledende mængdeangivelser pr. portion (tilberedt) i forhold til en lille og normal portion: Der skal således kunne leveres 2 portionsstørrelser: Normal, og lille portion, begge med samme energiindhold. Varebetegnelse Mængde Normal portion Lille portion Hovedret Hel kød gram Paneret kød gram Fars gram Fjerkræ uden ben gram Fisk gram Sammenkogt ret dl. 2,5 1,8 Kartofler gram Kartoffelmos gram Kartofler + grønt gram Løse ris gram Pasta gram Stuvede grøntsager dl. 2,5 1,25 Grøntsager dl. 0,75 0,25 Sovs dl. 1,5 1,0 Grøntsupper dl. 2,5 1,8 Henkogt frugt gram Frugtsupper + evt. tilbehør dl. 2,5 1,8 Frugtgrød + mælk dl. 2,0 1,8 Mælkegrød + evt. tilbehør dl. 2,5 1,8 Biretter Suppe med fyld dl. 2,5 1,8 Suppe (koldskål, kærnemælkssuppe og lign.) dl. 2,5 1,8 Fyld til ovennævnte supper gr Fromager med flødeskum dl. 1,5 0,75 Frugtgrød dl 2,0 1,8 Frugt henkogt gr Mælkegrød m. smør og evt. kanelsukker dl. 3 1,8 Budding dl. 1,5 1,5 Saftsovs dl. 0,75 0,50 Is dl. 0,2 0,2 Pandekager stk. 2 1 Æbleskiver stk. 3 2 Tilbehørsdele Survarer, asier, agurkesalat, rødbeder, gele, mv. gr Rugbrød/brød skiver 2/2 ½ Dressing til råkost dl. 1 0,5 11

12 For ingredienser og tilbehørsdele, der ikke specifikt er nævnt, benyttes mængdeangivelsen for et produkt, der tilnærmet svarer til det manglende. Vejledende mængdeangivelser til smørrebrød (madpakke): En madpakke skal bestå af 3 stk. smørrebrød og 1 stk. franskbrød m. ost. Smørrebrødet skal bestå af smurt brød med salatblad, pålæg samt pynt. Mængder ifølge nedenstående skema. Som ovenstående er det vigtigt at pointere forskellen mellem henholdsvis lille og normal portion. Produkt/ingrediens Vægt i gram til Vægt i gram til normal portion. lille portion Rugbrød smurt m/minarine 3/2 skiver = 75 ¾ skiver = 40 Beriget suppe 1½ dl Franskbrød smurt m/smør 1 skive = 25 ½ skive =15 Afskåret pålæg Farspålæg Fiskepålæg Pølsepålæg Salater til pålæg Skæreost Hytteost Æg Leverpostej Paté Frikadelle Medister, bøf, karbonade St. kylling Der forudsættes variation og indhold i menuplanlægning således: At der ikke er sammenfald i kødtype samme dag At der ikke serveres indmad og fisk samme dag At der ikke er kød fra samme kategori to på hinanden følgende dage At menuplanerne indholdsmæssigt er varieret Det kræves, at maden er pakket i godkendt engangsemballage. 12

13 Opsummering krav: Leverandøren skal som minimum kunne levere følgende pr. dag: Hovedretter: Mindst 2 valgmuligheder pr. dag. Biretter: mindst 2 valgmuligheder pr. dag. Der skal tillige være valgmuligheder for diæter og anden specialkost. Der skal kunne leveres 2 portionsstørrelser: Normal, og lille portion, begge med samme energiindhold. Biret (forret eller dessert) skal kunne vælges fra. Hovedret skal ikke kunne vælges fra. Der skal være mulighed for at købe mere tilbehør, fx kartofler, madpakker, morgenmad, råkost/mixed salat, livretter, vegetar, gæstemiddag, økologisk mad, og proteindrik, dog kun i forbindelse med køb af hovedmåltid. Der skal tages hensyn til årstidernes råvarer. Der skal tilbydes sunde, appetitvækkende og næringsfyldte retter. Der skal altid være mulighed for særligt energitætte retter. Madens nærings- og energiindhold, samt energiprocentfordeling skal, til enhver tid, følge de på området gældende, anvisninger og retningslinjer. Lovgivningens krav til mærkning skal til enhver tid opfyldes. Alle opskrifter skal være næringsberegnede. Anvendelse af tilsætningsstoffer skal holdes på et absolut minimum - der henvises til fortegnelse over godkendte tilsætningsstoffer (positivlisten) fra Levnedsmiddelstyrelsen. Leverandøren skal vedlægge et eller flere eksempler på menuplaner for en måneds periode med ernæringsberegninger. 13

14 Kravspecifikation vedrørende levering af mad for Roskilde Kommune 14

15 Udbringningens omfang: Leverancen omfatter levering af mad til hjemmeboende borgere i Roskilde Kommunes distrikter. En leverance til en fysisk adresse omfatter en hovedret samt evt. supplerende ydelser, herunder morgenmad, biret og madpakke. En leverance til en fysisk adresse kan omfatte levering til ægtepar således, at der skal leveres to portioner mad samt eventuelle supplerende ydelser på samme adresse. Dette forudsættes dækket af enhedsprisen for transport. Opdeling/ruter: Emballage: Transportudstyr: Leveringsform: Leverancen opdeles fra produktionsstedet i et antal ruter, som er afpasset efter antallet af afleveringssteder og den geografiske spredning, således at maden kan afleveres inden for det forventede tidsinterval. Den endelige ruteopdeling foregår i samarbejde mellem leverandøren af produktion af mad og en eventuelt underleverandør af transport/leverance. Alle former for emballage stilles til rådighed af leverandøren for mad. Det forudsættes, at underleverandør af transport/levering stiller de nødvendige biler og andet materiale til rådighed for aftalen. Alle nødvendige investeringer i denne forbindelse afholdes af underleverandøren. Maden produceres og afhentes på produktionsstedet. Uanset produktionsform og leveringsform skal samtlige hygiejniske forskrifter efterleves. Leveres maden varm, skal madens udgangstemperatur på 75 grader bevares bedst muligt. Vilkårene for transporten af mad afhænger af den måde, som maden produceres på. Underleverandør for udbringning/levering skal sikre, at gældende krav til madens temperatur under transport og slutleverance overholdes. Dette skal sikres i samarbejde med underleverandøren for madproduktionen. Det er ikke muligt under leverance at ombytte mad fra en bil til en anden. Tidsinterval: Leveres maden varm til borgeren, forudsættes som minimum, at maden leveres til hjemmeboende borgere i tidsintervallet mellem kl og kl Leveringstidspunktet må maksimalt overskrides med en halv time. Såfremt leverandøren ønsker at levere i et ekstra 15

16 tidsinterval udover kl og kl aftales dette nærmere med ordregiver. Kontrol: Godkendelse: Biler: Roskilde Kommune vil på de enkelte ruter kunne udføre stikprøvevis kontrol med maden. Leverandøren skal kunne fremlægge skriftlig dokumentation for temperaturen af maden. Det påhviler underleverandøren af transport/levering at sikre, at der foreligger evt. godkendelse af transportvogne fra Fødevareregionen. Ligeledes påhviler det underleverandøren at sikre, at der foreligger evt. godkendelse til ovennævnte brug fra Arbejdstilsynet eller andre tilsynsmyndigheder. Underleverandøren af transport/levering skal sikre, at bilerne til enhver tid kan leve op til de gældende lovmæssige krav vedr. udbringning. Det forudsættes, at de biler, der benyttes til opfyldelse af aftalen, er af en alder og teknisk stand, som sikrer at leverancen kan ske uden problemer og med størst mulig sikkerhed. Ved levering af varmholdt mad bilerne være forsynet med stik til 220 volt, som varmekasserne kan tilsluttes. Bilerne skal til enhver tid fremtræde velholdte og med en høj hygiejnisk standard såvel udvendig som indvendig i varerum. Bilerne må ikke benyttes til transport af gods, der afgiver lugt eller som tilsmudser varerummet så som f.eks. olie, kemikalier, jord, affald og lignende. Bilerne skal vaskes/rengøres min. en gang pr. uge både indvendigt og udvendigt. Bilerne må ikke have synlige rustskader. Ved trafikuheld eller andet, hvor bilerne påføres synlige skader, skal disse udbedres senest en måned efter, at skaden er observeret. Al kørsel skal tilrettelægges på en måde, der sikre mindst mulig belastning af miljøet. Alle køretøjer anvendt til opgaven skal være påmonteret partikelfilter. Alle nye køretøjer, der indkøbes til udførsel af opgaven i kontraktperioden, skal som minimum opfylde EURO norm 2. Kontrol af biler: Telefon: Ud over den kontrol der udføres af de officielle kontrolmyndigheder, vil Roskilde Kommune eller en person bemyndiget af Roskilde Kommune, løbende sikre, at de specificerede krav overholdes. Underleverandøren forpligtiger sig til at udstyre hver af de benyttede biler med en telefon. Alle omkostninger til indkøb, installering og drift i forbindelse med telefonen dækkes af underleverandøren af transporten. 16

17 Udvidet drift: Underleverandøren af transport/levering kan frit indgå aftale om benyttelse af biler og udstyr til anden side uden for det tidsrum underleverandøren er forpligtiget i forhold til aftalen med Roskilde Kommune. Der må således ikke i eller med bilerne foregå transport til eller for andre kunder samtidig med, at der foregår transport jf. aftalen med Roskilde Kommune uden forudgående skriftlig aftale med Roskilde Kommune. Det forudsættes, at en evt. aftale indgået af underleverandøren om benyttelse til anden side ikke griber forstyrrende ind i, eller på anden måde skaber problemer i forhold til den indgåede aftale med Roskilde Kommune. Optræden: Sprog: Uniform: Underleverandøren er pligtig til at sikre, at personale, beskæftiget i forhold til denne aftale vedr. Roskilde Kommune, optræder høfligt, venligt, hjælpsomt og korrekt over for modtagerne af maden samt det øvrige personale ansat på produktionsstedet eller andre steder i Roskilde Kommune. Underleverandøren af transport/levering er pligtig til at sikre, at personale, beskæftiget i forhold til denne aftale vedr. Roskilde Kommune, er dansktalende og uden sproglige problemer kan gøre sig forståelig over for modtagerne af maden. Det påhviler underleverandøren af transport/levering at sikre, at personalet bærer en ensartet uniform afpasset efter arbejdets art og i overensstemmelse med de lovmæssige bestemmelser. Denne uniformering skal godkendes af Roskilde Kommune. Uniformerne skal være neutrale, dvs. det må ikke via uniformerne eller andet fremgå, at personalet er ansat af underleverandøren. Underleverandøren må således ikke benytte personalet, uniformeringen eller andet i reklamemæssig henseende. Udgifter vedrørende al personalebeklædning, fodtøj etc. påhviler underleverandøren af transporten. ID-kort: Hygiejne: Det påhviler underleverandøren at udstyre chaufførerne, samt evt. andet personale, der kommer i kontakt med modtagerne, med et IDkort med billede. Af kortet skal fremgå personens navn, og at personen arbejder i forbindelse med Roskilde Kommunes madleverance. Kortet skal bæres synligt, når der udføres arbejde i relation til denne aftale. Kort og tekst skal godkendes af Roskilde Kommune. Underleverandøren af transport/levering er pligtig til at sikre, at personale, beskæftiget i forhold til denne aftale vedr. Roskilde Kommune, fremtræder velsoignerede og via egen fremtræden signalerer en høj hygiejnisk standard. 17

18 Uønsket personale: Underleverandøren af transport/levering er pligtig til umiddelbart at overflytte personale beskæftiget i forhold til denne aftale vedr. Roskilde Kommune, såfremt Roskilde Kommune af ordensmæssige årsager finder dette påkrævet. Ønske om en sådan overflytning skal inkl. begrundelsen herfor fremsættes skriftligt. Tilkørsel: Afhentning: Ruter: Kørelister: Returnering: Tilbagemelding: Varerne afhentes fra produktionsstedet på nærmere anvist sted med umiddelbar adgang for underleverandøren af transport/levering. Det forudsættes, at der indgås en aftale mellem leverandøren en af madproduktion og underleverandøren af transport/levering vedrørende afhentning af mad. Ruterne udarbejdes og opsættes i et samarbejde mellem leverandøren af maden og underleverandøren af transport/levering. Herunder aftales med produktionsstedet det antal ruter, som underleverandøren af transport/levering mener, er hensigtsmæssigt. Underleverandøren af transport/levering aftaler ligeledes med leverandøren af madproduktion, hvordan den geografiske opdeling i ruterne skal foretages. Leverandøren af maden udarbejder daglige kørelister pr. rute med angivelse af navn og adresse på hver enkelt modtager, der skal have en leverance den pågældende dag. Af listen fremgår hvilket produkt/produkter, der skal afleveres til den pågældende person/leveringsadresse. Listen udarbejdes efter aftale med underleverandøren af transport/levering, således at ruterne har en længde afpasset med leverandøren og med afleveringsstederne/adresserne sorteret. Af listen fremgår, ud over de specifikke oplysninger om modtagernavne og adresser, også det totale antal, der den pågældende dag skal afleveres af hver varetype, således at chaufføren ud fra dette kan afstemme og pakke bilen. Varmekasser der benyttes i forbindelse med udbringning i distrikt Jyllinge og distrikt Viby, leveres tilbage til køkkenerne, som varetager rengøring af varmekasserne. Chaufføren skal straks give besked til en af kommunen udpeget person om evt. problemer på ruten så som f.eks. forsinkelser i udbringningen, fejlafleveringer, uanbringelighed eller lignende. Ved forsinkelser forstås overskridelse af leveringstidspunktet med over en halv time. Ledelsesinformation Underleverandøren for levering af mad afleverer hver måned ledelsesinformation til Roskilde Kommune, i Excel eller tilsvarende konvertibelt format og skal som minimum indeholde følgende oplysninger: 18

19 1) Antal indkomne klager, deres indhold samt håndtering af disse 2) Antal forsinkelser med begrundelse for forsinkelse Nøgler: Senere ændring: En del af afleveringerne fordrer, at chaufføren med nøgle åbner dør til opgang eller mellemgange. Roskilde Kommune sørger for, mod kvittering, udlevering af de nødvendige nøgler som chaufføren er ansvarlig for. Underleverandøren kan efter aftale med Roskilde Kommune efterfølgende foretage ændringer i leveranceformen. Ændringer i transportudstyr eller andet, der er nødvendige for at kunne gennemføre omlægningerne, foretages af underleverandøren for egen regning og risiko. En forudsætning for at foretage ændringer er dog, at de kvalitets- og servicemæssige krav i dette materiale overholdes. Ændringer skal skriftligt godkendes af Roskilde Kommune. Følgeomkostninger: Følgeomkostninger samt afledte omkostninger i forbindelse med indkøb af udstyr og lignende, alle nødvendige myndighedsgodkendelser eller lignende, afholdes ligeledes af underleverandøren. Ved kontraktophør kan underleverandøren ikke kræve kompensation for afholdte følgeomkostninger eller afledte omkostninger i forbindelse med ændringer i leveranceformen. Afregningslister: Måltider/bruger: Underleverandøren af transport/levering leverer månedligt en liste der bagud viser transportudgiften for hver enkelt madmodtager. Maden leveres direkte til modtagerens adresse med de ingredienser der almindeligvis betegnes som varm mad i varm tilstand og de ingredienser der almindeligvis betragtes som koldt tilbehør eller kold mad i kold tilstand, samt evt. morgenmad/madpakke. Alle ingredienser til måltidet leveres herunder tilbehørsdele der naturligt hører til retten som f.eks. survarer. Serviceniveau: Chaufføren skal fjerne filmen på emballagen for madmodtageren, hvis modtageren har behov herfor. Chaufføren skal være behjælpelig med at hente tallerken og bestik og øse mad op, såfremt madmodtageren har behov herfor. Samarbejdsforum: Leverandøren (såvel leverance og produktion) vil være forpligtet til at indgå i det samarbejdsforum som Roskilde Kommune opretter til kontrol og monitorering af madordningen. Et samarbejdsforum skal drøfte udviklingsmuligheder, kvalitetsforbedring, indkomne klager, 19

20 ændringer observeret ved bl.a. nedenstående ledelsesinformation samt andre løbende sager. Det forventes, at samarbejdsforum afholder møde hver 2. måned. Samarbejdsforum består af repræsentanter fra forvaltningen, Ældrerådet, Handicaprådet samt den eller de involverede leverandører. 20