Job- og personprofil for stillingen som sekretariatschef i Børn og Skole Randers Kommune

Transkript

1 Job- og personprofil for stillingen som sekretariatschef i Børn og Skole Randers Kommune 1

2 1. Indledning Vi søger ny sekretariatschef i Børn og Skole. En stærk strategisk og administrativ leder, som i fællesskab med chefgruppen binder vores indsatser sammen og sikrer orden, kvalitet og imødekommenhed i forvaltningens arbejde. Du kan se helheden fra leg og læring hos de mindste til uddannelsesvalg og jobmuligheder for de unge og ikke mindst den indsats, vi gør for de børn og familier, som er mest udsatte. Vi tilbyder en attraktiv karrierestilling i det største direktørområde i kommunen. Sekretariatschefen er omdrejningspunkt for en række fællesfunktioner og opgaver af administrativ og organisatorisk karakter i Børn og Skole. 2. Randers Kommune Randers er sin egen. Vi er ildsjæle, hjælpsomme, fightere, selvironiske, dygtige, ambitiøse og ordentlige. Sådan lyder starten på vores grundfortælling her i kommunen med et areal på ca. 800 kvadratkilometer. Vi er godt borgere i Randers Kommune og medarbejdere i selve kommunen. I Randers Kommune arbejdes der efter byrådets Vision 2021, der har fem målsætninger: Randers er kendt som en dynamisk og ambitiøs kommune Randers Kommune er en tiltrækkende bosætningskommune både i byer og landsbyer Randers By er byen til vandet med attraktive muligheder for oplevelser og nye miljøer Randers Kommune er attraktiv for virksomheder og iværksættere Randers Kommune er i det kommunale førerfelt 2.1. Politisk organisation Den politiske organisation i Randers Kommune består ud over byråd og økonomiudvalg af ni stående udvalg: Skole- og uddannelsesudvalget Børne- og familieudvalget Socialudvalget Beskæftigelsesudvalget Sundheds-, idræts- og kulturudvalget Omsorgsudvalget Udviklingsudvalget Miljø- og teknikudvalget Landdistriktsudvalget 2.2. Administrativ organisation Randers Kommune er organiseret i fire fagforvaltninger med hver sin direktør og understøttes af en række stabe, som fungerer som tværgående funktioner inden for politik og kommunikation, erhverv og udvikling, økonomi og personale og HR. De fire direktører udgør sammen med kommunaldirektøren Randers Kommunes direktion. Se diagram for den administrative organisation: 2

3 Kommunaldirektør Jesper Kaas Politik, Kommunikation og Digital Service Brian Slot Erhverv og Udvikling Dennis Jensen Økonomi Lars Sønderby Personale og HR Lars Sønderby Miljø og Teknik Lene Andersen Børn og Skole Michael Maaløe Social- og arbejdsmarked Steinar Eggen Kristensen Sundhed, Kultur og Omsorg Erik Mouritsen 2.3. Vores værdier Vi er lidt anderledes. I Randers er vi mere optagede af at stimulere og afprøve ideer end af, hvad andre tænker om os, og derfor skal hele Danmark kende Randers som den kommune, der tør være lidt anderledes. Der hvor der er kortest vej fra idé til handling. Randers Kommune er en værdibaseret organisation. Det fælles DNA bygger på fire værdier, som kendetegner Randers: Rummelig: Vi skaber plads til nye ideer og originale initiativer. Randers Kommune giver plads til dig Virkelysten: Vi sætter handling bag tanker og ideer. Det bliver til noget i Randers Kommune Solid: Vi hviler i os selv og tror på hvem, vi er. Vi lader os ikke slå ud Anderledes: Vi tør gå egne veje De overordnede mål i Randers Kommunes styringsmodel, Randersmodellen, er: Effektiv service med høj kvalitet til borgerne Mere udvikling Bedre muligheder for byrådet til at styre kommunen Råderum til de kommunale ledere og medarbejdere Randersmodellen hviler på to søjler: Aftalestyring og økonomisk decentralisering. Den økonomiske decentralisering giver lederne udstrakt frihed til at bestemme, hvordan budgettet skal anvendes. Et andet vigtigt redskab er de toårige aftaler mellem de decentrale enheder, kaldet aftaleenheder, og byrådet, som fastsætter mål og rammer for de enkelte aftaleenheder De overordnede ledelsesrammer Til at understøtte ledelsesopgaven har Randers Kommune et fælles ledelsesgrundlag, med følgende syv pejlemærker: 3

4 Du sætter borgeren i centrum Du yder bedst mulig service inden for de politisk givne rammer Du er tydelig og skaber resultater sammen med dine medarbejdere Du skaber rum for opfindsomhed, innovation og samskabelse Du formidler vores fælles værdier og sætter retning Du er synlig og fremmer trivsel og talentudvikling blandt medarbejdere og ledere Du sikrer handling 3. Børn og Skole Børn og Skole beskæftiger ca medarbejdere og 60 ledere fordelt på dagtilbud, folkeskoler og familieområdet. Dagtilbudsområdet er særligt kendt for høj forældretilfredshed og stort fokus på sprog, krop og udeliv i det pædagogiske arbejde. Der arbejdes med fælles indsatser på hele området. Omdrejningspunktet er leg, læring og inklusion, som i høj grad understøtter vores 0-18 års perspektiv på børn og unges udvikling og trivsel. Folkeskolerne har efter nogle hektiske år med reform og ny skolestruktur etableret et godt samspil mellem alle interessenter omkring skolerne: Bestyrelser, fælleselevråd, MED-organisation, ledere og medarbejdere. Der er stor vilje til at bidrage til et fælles skolevæsen. Og der er også et betydeligt behov for at styrke datastyret ledelse og inddrage alle gode kræfter for at hæve de faglige resultater, trivsel og begrænse fravalg af folkeskolen. På Børn og Familieområdet arbejdes der især med en treårig genopretningsplan i Familieafdelingen. Efter flere års problemer med arbejdsmiljø, socialfaglig kvalitet og økonomi er der nu fremgang på alle parametre. Den udvikling kræver fortsat vedholdenhed og betydelig dialog mellem ledere, medarbejdere og politikere. Der er behov for at udvikle forvaltningens dokumentation, data og beslutningsgrundlag i komplekse sager. Sekretariatschefen bliver en central aktør i udviklingen af dette. En række af Børn og Skoles forvaltningsområder har naturligt et stort politisk fokus. Det skærper behovet for god kvalitet i beslutningsoplæg og politisk rådgivning. Samspillet med det politiske niveau kræver grundighed, dygtighed og imødekommenhed. 3.1 Chefgruppen i Børn og Skole Børn og Skoleforvaltningens chefgruppe består af direktøren, sekretariatschef og tre fagchefer. Fagcheferne er primært ledere af ledere, mens sekretariatet fungerer som støttefunktion for de tre fagchefers teams af konsulenter og sekretærer samt for pladsanvisningen. Se organisationsdiagram nedenfor: 4

5 Børn og Skole Michael Maaløe Børn Dorte Brøns Børn og Familie Ann Hermansen Skole Henrik Johansen Sekretariatet Vacant Sekretariatschefen bidrager aktivt til chefgruppens samarbejde og udvikling også som sparringspartner og koordinator i administrative opgaver i forhold til fagcheferne. Derudover bliver sekretariatschefen tovholder på udvalgte, strategiske og tværgående udviklingsforløb inden for Børn og Skole. I fællesskab fokuserer chefgruppen kontinuerligt på at udnytte hinandens ressourcer og kompetencer på tværs. Der er et godt og produktivt samarbejde i forbindelse med de mange overlappende sager og tiltag. Netop samarbejdet med cheferne er et af de vigtigste parametre for at lykkes i jobbet. Dine chefkollegaer glæder sig til, at du starter og har følgende forventninger til dig: At du engageret indgår i et kollegialt fællesskab At du har overblik og tager ansvar for et helhedsblik på opgaverne i Børn og Skole At du understøtter fagcheferne i hver deres opgaver i forhold til byråd og udvalg på børn- og skoleområdet. At du trives i et uhøjtideligt miljø, hvor vi udfordrer hinanden. Til gengæld kan du forvente gode kollegaer i et godt chefteam. Du vil opleve respekt for din faglighed, hjælpsomhed, samarbejdsvilje og lyst til som hold at udvikle organisationen Sekretariatet i Børn og Skole Sekretariatet har et dobbelt fokus: Dels at sikre kvalitet og rettidighed i sager til det politiske niveau, dels at sikre kvalitet og rettidighed i forhold til at understøtte driften af de mange decentrale arbejdspladser på dagtilbuds-, skole- og familieområdet. Samtidig bidrager sekretariatet med analyser, rapporter og udviklingsforløb, som understøtter udviklingen af organisationens tilbud til børn, unge og familier. Sekretariatet består af en kompetent, erfaren og udviklingsorienteret medarbejdergruppe, som refererer direkte til sekretariatschefen. En del af opgaverne er organiseret i teams, der har et naturligt opgavefællesskab. De fleste medarbejdere har dog selvstændige arbejdsopgaver, og sekretariatschefen er derfor tæt sparringspartner i forhold til den enkelte medarbejder og de forskellige opgaveteams. De fleste medarbejdere løser opgaver direkte for fagcheferne, og man kan 5

6 derfor tale om et fleksibelt opgave- og arbejdsfællesskab, som kræver en åben og kommunikerende arbejdsform. Medarbejderne refererer altså til sekretariatschefen i alle personaleforhold, mens fagcheferne udøver opgaveledelse for cirka halvdelen af medarbejderne. Denne dobbelthed stiller krav til samarbejde og tydelig kommunikation mellem cheferne og i dialogen med medarbejderne. Der er ca. 30 medarbejdere i sekretariatet. Nogle er kontoruddannede, andre er konsulenter med akademisk baggrund eller en faglig baggrund som lærer-/pædagog med efter-/videreuddannelse. Endelig hører pladsanvisningens fem medarbejdere under sekretariatschefens ansvarsområde. Sekretariatet er en agil organisation, organiseret i syv mindre teams, der løbende kan tilpasses konkrete opgaver. Hovedopgaverne i sekretariatet falder indenfor følgende områder: Sekretariatsbetjening af de to politiske udvalg: Skole- og uddannelsesudvalget og Børne- og familieudvalget Rådgivning og sekretariatsbetjening af direktøren for Børn og Skole Håndtering og udarbejdelse af udvalgsdagsordener og beslutningsgrundlag Udarbejde analyser, rapporter m.v. af økonomisk, organisatorisk og faglig karakter Sikring af fælles og koordinerende administrative rammer i Børn og Skole Rådgivning af og administrativ sekretariatsbistand til fagcheferne/fagområderne Juridisk rådgivning inden for forvaltningens fagområder Økonomisk rådgivning af direktør og fagchefer Pladsanvisning på dagtilbudsområdet 4. Sekretariatschefens opgaver Sekretariatschefen er personaleleder af sekretariatet og sikrer kvaliteten af sekretariatets arbejde for fagcheferne. Samtidig er sekretariatschefen sparringspartner for direktøren i alle tværgående og strategiske spørgsmål. Derudover har sekretariatschefen fem hovedopgaver: Sikre kvalitet og rettidighed i sager til det politiske niveau Sikre kvalitet og rettidighed i understøttelsen af de mange decentrale arbejdspladser på skoler, dagtilbud og familieområdet Understøtte den tværgående 0-18 års tænkning i hele forvaltningens arbejde Understøtte og drive udvalgte udviklingsprojekter af tværgående karakter Understøtte chefkolleger og direktøren Sekretariatschefen har ansvaret for kvalitetssikring af sager til udvalg og byråd, opsamling og opfølgning på udvalgsmøderne, forvaltningens økonomi og personaleforhold, sekretærfunktion samt samarbejdsflader til andre forvaltninger og interessenter. 6

7 Sekretariatschefen vil være projektleder på væsentlige udviklingsforløb, som går på tværs af organisationen i Børn og Skole. Det vil typisk være udviklingsprojekter af økonomisk og eller organisatorisk karakter. Styring og dokumentation Sekretariatschefen har ansvaret for styring af forvaltningens økonomiopfølgning, og for levering og kvalitetssikring af nøgletal, styring af sagsgange og udvalgenes dagsorden og beslutningsprotokol samt styring af dagsordener og referater af chefgruppens ugentlige møder. Sekretariatschefen er central i at sikre et robust datagrundlag for arbejdet i de tre fagområder. Der er behov for at udvikle forvaltningens samlede dokumentation af økonomi og målstyring. Sagskvalitet Sekretariatschefen står i spidsen for kvalitetssikringen af forvaltningens sagsfremstillinger. En væsentlig opgave for sekretariatschefen er opkvalificering af forvaltningens sagsfremstillinger. Som sekretariatschef skal man understøtte direktørens ledelse samt sikre en høj kvalitet i sager til direktionen og det politiske niveau. Personaleledelse Sekretariatschefen er ansvarlig for den personalemæssige ledelse af en stor personalegruppe. De centrale opgaver i den forbindelse er dels at sikre, i dialog med fagcheferne, at medarbejdernes kompetencer anvendes bedst muligt, og dels at have fokus på medarbejdernes udvikling og trivsel samt på deres fælles indsats og bidrag til driften af Børn og Skole. Et voksende fokus på datainformeret ledelse medfører behov for relevant videndeling og kompetenceudvikling i sekretariatet. Sekretariatets personalemøder har MED-status og forberedes som sådan i samråd med næstformanden. Tværgående samarbejde Samarbejdet med fagcheferne, som også er beskrevet i afsnit 3.1, indbefatter en sparring, som kræver både et servicegen og en vedholdenhed, når fælles beslutninger og retning skal fastholdes. Derudover deltager sekretariatschefen i den tværgående sekretariatschefgruppe i Randers Kommune, der består af de fire sekretariatschefer fra fagforvaltningerne samt stabene. Gruppen holder ugentlige møder og varetager en række tværgående opgaver af administrativ, økonomisk og organisatorisk karakter. Ydermere er der et tæt samarbejde med Byrådssekretariatet omkring forberedelse af økonomiudvalgs- og byrådsmøder samt den øvrige betjening af byrådet. 7

8 5. Sekretariatschefens profil Du har drivkraften til at organisere, styre, strukturere og facilitere. Du har en naturlig ledelseskraft, herunder evnen til at skabe gode koblinger mellem engagerede politikere og det faglige felt. Du forstår at engagere og lede en dygtig medarbejdergruppe i sekretariatet. Det er en fordel, at du har kendskab til området og evnen til hurtigt at sætte dig ind i nye tilgange, så du kan fastholde og udvikle samarbejdet både internt såvel som med andre forvaltninger og eksterne samarbejdspartnere. 5.1 Formelle kompetencer Som ny sekretariatschef skal du kunne dokumentere erfaringer og resultater i politisk styrede organisationer, og du må gerne se jobbet i et personligt og ledelsesmæssigt udviklingsperspektiv. Vi lægger vægt på, at du har uddannelse og erfaring, der matcher følgende: En relevant uddannelse og gerne relevant videre- og efteruddannelse i ledelse Erfaring med økonomisk og politisk rådgivning Erfaring med personaleledelse 5.2 Personlige og ledelsesmæssige kompetencer Sekretariatschefen skal både kunne støtte og skubbe til organisationen, drifte og udvikle. Derudover har vi en sammensat buket af forventninger til den ideelle kandidat. Sammenfattet er det disse træk, vi søger hos dig: Resultatorienteret, fokus på effektivitet og kvalitet Struktureret, ordentlig i den administrative tilgang og kan holde snor i opgavernes løsning Stærk på personaleledelse med en anerkendende ledelsesstil og et blik for arbejdsmiljøet Fokuseret på at nå de politiske mål og overholder de økonomiske rammer Analytisk og hurtig til at sætte sig ind i komplekse problemstillinger Samarbejdsorienteret, fleksibel med stærke relationskompetencer og blik for at binde sekretariatet sammen med de decentrale enheder og med eksterne samarbejdspartnere Uformel, humoristisk og evne og vilje til at reflektere over egen ledelsesstil Desuden er det væsentligt, at du både kan og vil udfordre - også til siden og opad. Direktøren har ikke altid ret! 6. Vi tilbyder Når du har læst ovenstående beskrivelse af organisationen, opgaverne og udfordringerne, skulle du gerne have en oplevelse af, at vi tilbyder en spændende chefstilling med gode udviklingsmuligheder både fagligt, personligt og ledelsesmæssigt. Dit daglige arbejdssted vil være på Rådhuset på Laksetorvet, 8900 Randers C. Ansættelse sker som udgangspunkt på overenskomstvilkår med et lønniveau på ca ekskl. pension. 8

9 7. Yderligere oplysninger Også direktøren er meget optaget af det rigtige match, og derfor må du ikke tøve med at kontakte Michael Maaløe på tlf eller på mail: hvis du er nysgerrig på stillingen, forventningerne og ønskerne til den nye sekretariatschef. Der vil blive indhentet straffeattest samt relevant børneattest på den person, som tilbydes ansættelse i stillingen. 8. Ansættelsesprocedure Ansættelsesudvalget består af: Direktør for Børn og Skole Michael Maaløe Chef for Børn- og Familie Ann Hermansen Skolechef Henrik Johansen Børnechef Dorte Brøns Chef for Politik, Kommunikation og Digital Service Medarbejderrepræsentant Gina Renosto Medarbejderrepræsentant Aase Troelsgaard Medarbejderrepræsentant Mette Mønster Medarbejderrepræsentant Charlotte Buchhave Medarbejderrepræsentant Mads Skødt Andersen Ansøgningsfristen er søndag den 25. februar 2018, hvor din ansøgning skal være modtaget via vores hjemmeside vedlagt CV og relevante bilag. Tirsdag den 27. februar udvælger ansættelsesudvalget kandidater til første samtale, der finder sted mandag den 5. marts. Efter første samtale udvælges kandidater til anden samtale, som foregår tirsdag den 20. marts. De kandidater, der går videre til anden samtale, skal gennemføre en personlighedstest. Testtilbagemeldingen, der foretages af rekrutteringskonsulent Rebecca Abl Jørgensen, finder sted den 15. marts Direktør for Børn og Skole, Michael Maaløe deltager også ved testtilbagemeldingen, og der vil i forlængelse af denne være mulighed for en mellemsamtale med direktøren. Der vil blive indhentet referencer i forbindelse med afholdelse af 2. samtale. Tiltrædelse pr. 1. maj