Nr. Økonomiudvalget (1.000 kr.) >

Transkript

1 Økonomiudvalget Nr. Økonomiudvalget (1.000 kr.) > Politikområde 12: Erhverv og turisme 12.1 Afskaffelse af kommunalt udarbejdet Det sker magasinet Politikområde 13: Administrativ organisation 13.2 Digital selvbetj. og digital post adm. ress Digital post - portobesparelse Udbud af monopolsystemer Rammebesparelse administrationen Politikområde 15: Kommunale ejendomme 15.1 Kommunale ejendomme Politikområde 16: Tværgående aktiviteter 16.1 Indkøbsoptimering Kørsel

2 12.1 Afskaffelse af kommunalt udarbejdet Det sker - magasinet kr. 1. Kort beskrivelse af forslag Vækst Jammerbugt skal også bidrage til omstillingskataloget. Dette kan ske ved at Det Sker-magasinet afskaffes. Magasinet er i dag annoncefinansieret så besparelsen skal findes i at Vækst Jammerbugt kan spare et årsværk ved ikke at genbesætte en i øjeblikket vakant stilling. Beslutningen vil som følge heraf også have en mindre effekt på vores pressearbejde og Året Der Gik-beretningen samtidig må en længere sagsbehandling påregnes når det kommer til opdatering af VisitJammerbugten.dk, VisitBlokhus.dk og VisitSlettestrand.dk. Endvidere indstilles der, at der med virkning fra 1. januar 2015 ikke længere ydes økonomisk støtte fra Vækst Jammerbugt/ VisitJammerbugten til events. 2. Beregning Beslutningen dækker omstillingsbehovet for 2015 og 2016 med en besparelse på medarbejdersiden på kr ,- og events kr ,-. Det Sker magasinet har tidligere år givet et lille overskud. Dette er blevet anvendt som til yderligere markedsføring af området. Overskuddet opstår som følge af et annoncesalg som Visit- Jammerbugten må beregne lidt højere pr enhed for ikke at få underskud. I 2013 var overskuddet således på ca. kr ,- (uden beregning af lønudgift) som blev brugt på to tv-kampagner - én i DK4 og og én på DSB togstationer. 3. Konsekvens for borgere/brugere Beslutningen vil medføre en vis forringelse for Jammerbugt Kommunes turister og turisterhverv, som følge af den manglende synlighed af de events som forefindes i kommunen. Magasinet kan eventuelt overgå til privat magasin, hvor særligt én investor har ytret interesse. 4. Konsekvens for personale herunder MED-systemets kommentarer Besparelsesforslaget vil betyde at VÆKST Jammerbugt skærer en medarbejder-stilling væk. Den pågældende medarbejder er allerede fratrådt i forbindelse med et nyt job. Dennes funktioner enten bortfalder helt eller fordeles ud til de øvrige medarbejdere, som har kompetence hertil. Herudover er der en række opgaver som allerede er fordelt på de eksisterende medarbejdere og interne/eksterne samarbejdspartnere. Opgaverne er mangeartede og der vil på enkelte områder forekomme serviceforringelser. Opgaverne er: Redigering af hjemmesiderne: og samt dertilhørende undersider Udarbejdelse af nyhedsbreve til turister og erhverv Udarbejdelse af årsberetningen Året der gik Pressearbejde: udarbejdelse af pressemeddelelser, opsøgende kontakt til journalister, planlægning af internationale pressebesøg i samarbejde med VisitNordjylland. Opdatering af facebook, LinkedIn og andre sociale medier Oprettelse af vores partneres salgsprodukter på VisitNordjyllands online bookingportal Oplevelsesbooking Udarbejdelse af kommunikationsstrategi Deltagelse på feriemesser i ind- og udland 50

3 Ovenstående opgaver er drøftet og igangsat hos de relevante medarbejdere, allerede tilbage i maj 2014, hvor de pågældende medarbejder fratrådte. Vedr. Det Sker Magasinets muligheder for at overgå til private aktører: Vækst Jammerbugt (RZ) har været i dialog med to erhvervsaktører som begge i dag udgiver trykte produktioner. Begge udtrykker stor interesse for konceptet. Vækst Jammerbugt kan ikke komme videre i dialogen før end at kommunalbestyrelsen har truffet endelig afgørelse i besparelsesforslaget. Dermed kan der ej heller stilles garanti for at dette videreføres i privat regi. 5. Investeringsbehov Den information som Jammerbugtens turister måtte mangle kan fra 2015 overgå til ipads hos det turisterhverv som ønsker at tilkøbe dette produkt. Det bliver turistaktørerne som selv gratis uploader deres events til visit-siderne gennem et særligt indkøbt modul. Virksomhederne forventes derfor at betale for den fysiske del og VisitJammerbugt for softwaredelen og den løbende udvikling. Hvis Jammerbugt kommune skal betale den fysiske del, må vi påregne kr ,-. Alternativt afholder de enkelte virksomheder selv en udgift på kr 6000,- fordelt på 79 virksomheder. 6. Tidshorisont Effekten kan mærkes med virkning i Digital selvbetjening og digital post administrative ressourcer kr. 1. Kort beskrivelse af forslag Obligatorisk digital selvbetjening omfatter, udover Borgerservice, en række administrative områder, lige som obligatorisk digital post omfatter alle administrative områder. 2. Beregning På baggrund af obligatorisk digital selvbetjening, både i Bølgeplanen og på andre områder, og obligatoriske digitale postkasser er det muligt at opnå en administrativ besparelse. Potentialet er bl.a. beskrevet i Økonomiaftalen 2014, hvor der i 2015 vurderes til at være et potentiale på mere end 6 mio. kr. for Jammerbugt Kommune ud fra den generelle fordelingsnøgle. Da Jammerbugt Kommune er en kommune, der bruger forholdsvis få administrative ressourcer pr. indbygger, er potentialet formentlig noget lavere. Nedenfor er udarbejdet et forslag til administrative besparelser, dels som følge af Bølgeplanen, obligatorisk digital selvbetjening på beskæftigelsesområdet og obligatorisk digital post til borgere og virksomheder. Besparelser på porto-budgettet fremgår særskilt af omstillingskataloget. Obligatorisk digital selvbetjening jf. bilag Børne- og Familieforvaltningen Borgerservice (indgår i forslag 13.1 ovenfor) Teknik- og Miljøforvaltningen (inkl. Forsyning) I alt Bølgeplanen kr. ( kr.) kr kr. Obligatorisk digital selvbetjening på beskæftigelsesområdet 51

4 Beskæftigelsesafdelingen I alt beskæftigelsesområdet kr kr. Digital Post Teknik- og Miljøforvaltningen Social-, Sundhed- og Beskæftigelsesforvaltningen Børne- og Familieforvaltningen Stabene, Aabybro I alt digital post kr kr kr kr kr. Eksklusiv Borgerservice i alt kr. 3. Konsekvens for borgere/brugere Konsekvenserne for brugerne er de vilkår, som Folketinget har vedtaget om obligatorisk digital selvbetjening, obligatorisk selvbetjening på Jobnet og obligatorisk digital post. Sidstnævnte med mulighed for fritagelse. 4. Konsekvens for personale herunder MED-systemets kommentarer Besparelsen realiseres ved at reducere i lønbudgetterne det vil sige personalereduktion. Det kan ikke for nuværende siges, om besparelsen kan opnås ved naturlig afgang. Der vil blive tale om personalereduktioner i størrelsesorden 3 (4 inkl. borgerservice) medarbejdere totalt set. Set i lyset af kommunens i forvejen meget lave administrative personaleforbrug sammenlignet med andre kommuner og set i lyset af de effektiviseringer, der er gennemført på det administrative områder i de foregående år, så er besparelsen ved digital selvbetjening og digital post så at sige taget på forhånd. Der må derfor imødeses, at en indarbejdelse af dette forslag vil give servicemæssige konsekvenser, herunder at der skal træffes beslutninger om hvilke opgaver der skal nedprioriteres fremadrettet. 5. Investeringsbehov De obligatoriske selvbetjeningsløsninger kræver investeringer i nye it-løsninger. Det er obligatorisk for kommunen at investere i disse løsninger, som lever op til en række krav til effektiv digital selvbetjening. 6. Tidshorisont Obligatorisk digital selvbetjening indføres via en bølgeplan i 2012, 2013, 2014 og Digital post er blevet obligatorisk for virksomhederne i 2013 og bliver obligatorisk for borgerne pr. 1. november Digital post - portobesparelse kr. 1. Kort beskrivelse af forslag Som en følge af at digital postkasse er blevet obligatorisk for virksomhederne d. 1. november 2013 og ligeledes bliver det for borgerne d. 1. november 2014 kan der spares på portobudgettet. 2. Beregning Når brevet sendes digitalt er portoen ca. det halve af et papirbrev. I dag sendes en stor del de breve, som sendes via digital post-systemet til fjernprint, fordi borgerne ikke har en digi- 52

5 tal postkasse. Det er derfor realistisk at opnå en besparelse på kr. 3. Konsekvens for borgere/brugere Når det bliver obligatorisk at have en digital postkasse for borgerne, vil de, ligesom virksomhederne, forvente at posten fra det offentlige også fremover kommer digitalt. 4. Konsekvens for personale herunder MED-systemets kommentarer Besparelsen rummer ikke personalemæssige konsekvenser. 5. Investeringsbehov I 2014 investeres en del af den allerede opnåede besparelse i at lære borgerne om deres digitale postkasse. Ikke kun hvordan de opretter den, men også hvordan det efterfølgende fungerer. Det er vigtigt, at borgerne er klar over, hvordan de skal forholde sig, når posten bliver digital. 6. Tidshorisont Borgerne skal pr. 1. november 2014 have en digital postkasse, med mindre de forinden er bevilget fritagelser for dette Udbud af monopolsystemer kr. 1. Kort beskrivelse af forslag I forbindelse med KOMBIT s udbud af KMD s monopolsystemer, har KOMBIT meldt ud, at der kan forventes en reduktion af den pris, som vi i dag betaler til KMD, svarende til en besparelse på ca. 25 %. Et af de områder, som er i spil i 2015, er et nyt bibliotekssystem, som vil være fælles for både folkebibliotekerne og skolebibliotekerne. Systemet forventes at være klart i 3. kvartal 2015, og at kunne implementeres i Jammerbugt Kommune i 4. kvartal Besparelsen på systemudgiften vil derfor kun kunne være på 25 % i Det vides endnu ikke, om der vil være engangsudgifter i forbindelse med indførelse af det nye fælles bibliotekssystem. 2. Beregning KOMBIT har været i udbud med bibliotekssystemet, som 88 af landets kommuner har tilsluttet sig. Den leverandør, som har vundet udbuddet har garanteret en pris på max. 6 kr. pr. borger, hvilket er mere end en halvering af den nuværende pris pr. borger for de to bibliotekssystemer som anvendes i dag. Det betyder en årlig besparelse for Jammerbugt Kommune på kr. I 2015 vil der kunne spares kr. jf. ovenstående. 3. Konsekvens for borgere/brugere Det forventes ikke, at den enkelte borger vil opleve skiftet af systemer. Skiftet vil hovedsagelig have konsekvens for de administrative funktioner på bibliotekerne og skolebibliotekerne (kaldet back-office funktionerne). Der kan dog være nye muligheder forbundet med systemet, som både brugere af skolebibliotekssystemet og folkebiblioteket vil kunne få glæde af. 4. Konsekvens for personale herunder MED-systemets kommentarer Der vil skulle bruges ressourcer til implementering af nyt system. 53

6 Der kan også være mulighed for at lave en arbejdsdeling af opgaverne mellem folkeskolens og bibliotekernes personale. Den del er der nedsat en arbejdsgruppe til at se på. Arbejdsgruppen skal desuden beskrive de rationaliseringspotentialer, der ligger i forbindelse med, at visse administrative funktioner vil kunne slås sammen. 5. Investeringsbehov Det vides endnu ikke, om der vil være et investeringsbehov. 6. Tidshorisont Der er 9 kommuner, som skal køre pilotdrift på systemet i kvartal Efter pilotperioden forventes det at systemet kan ibrugtages af de øvrige kommuner i 4. kvartal Andre KOMBIT projekter Ud over bibliotekssystemet, har Jammerbugt Kommune også tilsluttet sig Kommunernes Ydelsessystem (KY) og Kommunernes Sygedagpengesystem (KSD), som netop er sendt i udbud. Udbuddet er ikke afsluttet, og de endelige udgifter til de nye systemer er derfor endnu ikke kendt Rammebesparelse administrationen eller andet politikområde under ØKU kr. 1. Kort beskrivelse af forslag For at sikre Økonomiudvalgets bidrag til omstillingskataloget er der indregnet en rammebesparelse på administrationen på kr En rammebesparelse vil kunne udmøntes på forskellige måder. Såfremt et eller flere af de øvrige forslag på politikområde 13 også vælges besparelser på porto og systemer vil rammebesparelsen hovedsageligt blive udmøntet i form af reducerede lønbudgetter. 2. Beregning Økonomiudvalget bidrager med 5 mio. kr. til omstillingskataloget. De øvrige forslag på Økonomiudvalgets område udgør kr., hvorfor rammebesparelsen på kr. udgør forskellen mellem Økonomiudvalgets samlede bidrag til omstillingskataloget og Økonomiudvalgets øvrige forslag. 3. Konsekvens for borgere/brugere En eventuel konsekvens for borgerne afhænger af den konkrete udmøntning af rammebesparelsen. Såfremt rammebesparelsen udmøntes på lønbudgetterne, kan der eksempelvis opstå længere sagsbehandlingstid, ligesom der kan være opgaver, som ikke længere løses. 4. Konsekvens for personale herunder MED-systemets kommentarer En udmøntning af rammebesparelsen på lønbudgetterne vil betyde, at der skal ske reduktioner i personalet, som ikke nødvendigvis kan opnås via naturlig afgang. En reduktion af personalet kan resultere i øget arbejdspres og påvirkning af de psykiske arbejdsmiljø. Der er derfor behov for, at der konkret tages stilling til, hvilke opgaver der ikke længere skal løses, hvis rammebesparelsen udmøntes i form af reducerede lønbudgetter. Der er således 54

7 behov for en klar stillingtagen for at sikre sammenhæng mellem opgavemængde og ressourcer. 5. Investeringsbehov - 6. Tidshorisont En eventuel besparelse vil kunne få virkning i 2. kvartal 2015 grundet opsigelsesvarsler. 55

8 15.1 Kommunale ejendomme kr. Bemærkninger til høring Forslag til organisering af bygningsdrift organiseret i klynger har tidligere været sendt i høring (foråret 2013). I dette høringsforslag indgik også forslag om indfrielse af et økonomisk potentiale. I år har Økonomiudvalget besluttet at indfri en del af dette potentiale samt at igangsætte en proces for at forberede implementering af bygningsdrift organiseret i klynger. 1. Kort beskrivelse af forslag En arbejdsgruppe har i 2012 afdækket, at der ved en harmonisering af ejendomsdriften i de kommunale bygninger samt ændring af den driftsmæssige organisation vil være et økonomisk potentiale, der kan indfris. Endvidere vil der langsigtet være et potentiale ved at harmonisere arealanvendelsen i de kommunale bygninger. I 2015 forventes der en mulighed for nettobesparelse på 1 mio kr., idet der også i 2015 vil være udgifter til implementering af ny organisation, bygningsregistrering mv. Økonomiudvalget har besluttet, at udgifter til bygningsdrift i 2014 skal kvalitetssikres, så der primo 2015 kan udarbejdes en ny potentialeberegning. Dette kan ændre på forudsætningerne i dette forslag. 2. Beregning På kort sigt knytter potentialerne sig til udjævning af forskelle i udgifter til ejendomsdrift pr. kvadratmeter. De fundne potentialer bygger generelt på: 1) Sammenligning af en enhed med best practice for udgifter pr. kvadratmeter. 2) Opregning af potentiale, hvis alle enheder tilpasser til best practice. Med best practice menes den enhed, der har laveste udgifter pr. kvadratmeter. I arbejdsgruppens afdækning af potentiale er det beregnet, at en harmonisering med grundlag i den mest effektive kommunale bygningsdrift kan indfri 7,2 mio kr. Heraf er ca. ¼ energi, der ikke på kort sigt kan indfris. Desuden må fragå potentialet for Aabybro Skole på ca. 1,5 mio kr. samt 0,5 mio kr., der indgår i omstillingskataloget for Dvs. der netto er et potentiale på 3,4 mio kr. Hvis Økonomiudvalget vælger at gennemføre arbejdsgruppens anbefalinger, kan udgifterne til bygningsdriften reduceres med de beregnede 3,4 mio kr. over 2-3 år. I de første 2 år anvendes en del af potentialet til implementeringsomkostninger (primært registrering af bygningstilstand men også organisationsændringer og ændret konteringspraksis). Økonomiudvalget har besluttet, at der skal implementeres en effektivisering på 0,6 mio. kr. i Denne effektivisering videreføres i efterfølgende år. Potentialet i forslaget kan frem til fuld implementering i 2017 se således ud: Potentiale indfriet ,6 0,6 0,6 Yderligere potentiale 1,1 1,5 2,8 Implementerings/driftsudgifter 0,7 0,7 0,2 Netto potentiale 1,0 1,4 3,2 Tidsplan og inddragelse 56

9 Forberedelserne til implementering af ny driftsform for de kommunale ejendomme planlægges at strække sig fra august 2014 til marts 2015, så det er muligt at gå i drift med ny organisationen den 1. april Det fremgår bl.a. af tidsplanen, at ØU inden idriftsættelse tager endelig stilling til organisation og de genberegnede potentialer med henblik på eventuel idriftsættelse. Overordnet tidsplan med angivelse af hovedaktiviteter og emner fremgår af figuren nedenfor. August September Opgaver Vurder opgaver Oktober November December Opgavesplit Organisering Bygningskontor klar Klynger Opgaver Opstil klynger Størrelse Geografi Januar Klynger opstillet Februar Marts Styregruppe MED ØU HOVEDAKTIVITETER Projektorganisation Projektplan klar Afdæk opgaver HOVED- AKTIVITET EMNE MILEPÆL ØU beslutning Fastlæg budget og Potentialer potentialer ajourført Ajourføre Budgetmodel potentialer Godkend organisation Budget klar Potentialer og beslutning Opgaver og org. Ressourcer ØU beslutter på baggrund af de gennemførte hovedaktiviteter og leverancer den fremtidige organisation og dernæst, om den organisation skal idriftsættes ud fra de genberegnede potentialer. Det fremgår af tidsplanen også, hvornår de enkelte organisatoriske enheder i implementeringen foreslås inddraget. MED foreslås eksempelvis inddraget i drøftelse af de opstillede klynger mht. opgaver og geografi, da det kan få betydning for medarbejdernes arbejdssted mv. Arbejdsgrupper (opgaver og organisation samt ressourcer) involveres undervejs for at kvalificere relevante hovedaktiviteter, mens styregruppen (direktionen) med reference til Kommunalbestyrelsen løbende tager stilling til projektet og dets leverancer. Der udarbejdes ved projektstart detaljeret tidsplan, hvor der tages højde for MED-udvalgets inddragelse fra begyndelsen. Det betyder, at der i tidsplanen skal afsættes ekstra kalendertid til fremsendelse og høring af materiale samt indarbejdelse af bemærkninger, før der træffes beslutning om det fremsendte materiale. 3. Konsekvens for borgere/brugere Den valgte metode med opgørelse af potentiale med grundlag i best practice betyder, at driften af en stor del af de kommunale bygninger skal tilpasses niveauet i de bygninger, der drives med de laveste kvadratmeterudgifter. Det kan derfor ikke udelukkes, at der vil kunne 57

10 opleves en reduceret standard i bygningsdriften herunder også på rengøringsniveauet. 4. Konsekvens for personale herunder MED-systemets kommentarer Idet ca. 75 % af potentialet er lønudgifter, betyder gennemførelse af forslaget, at der skal reduceres i antal medarbejdere, der beskæftiger sig med kommunal bygningsdrift. De personalemæssige konsekvenser forventes afklaret i den implementeringsplan, som Økonomiudvalget har besluttet skal udarbejdes for at fastlægge opgaver, definere klynger og tildele budget. 5. Investeringsbehov Er opgjort i pkt Tidshorisont Implementeringen kan startes i Indkøbsoptimering gennem ansættelse af konsulent og indkøb af nyt it-system kr. 1. Kort beskrivelse af forslag Jammerbugt Kommunes indkøb kan optimeres ved indgåelse af flere forpligtende indkøbsaftaler og en bedre udnyttelse af eksisterende aftaler. Det forudsætter, at der dels ansættes en medarbejder med specialistviden om indkøbsaftaler og udbud, og at der anskaffes et nyt it-system, som i sammenhæng med kommunens økonomisystem kan styrke anvendelsen af indkøbsaftaler. 2. Beregning Der er over de foregående 6 år sket en reduktion i det reelle budgetbeløb til indkøb, idet budgettet til køb af varer og tjenesteydelser ikke er blevet fremskrevet. Det svarer til, at et budget til varekøb og tjenesteydelser, der i 2008 havde en købekraft på 100 kr., i 2014 reelt har en købekraft på ca. 88 kr. Der er i den samme periode blevet stillet stadig flere indkøbsaftaler til rådighed (hovedsageligt via Aalborgaftalen og SKI-aftalen) for de enkelte budgetansvarlige, og det har medført, at såfremt lederne i optimalt omfang har anvendt disse indkøbsaftaler, da er den reelle købekraft ikke reduceret i samme omfang. Der ligger dog ikke nogen konkret opgørelse over, hvad de indkøbsaftaler, der dækker Jammerbugt har betydet for købekraften i den enkelte institution eller afdeling. I andre kommuner er det beregnet, at en optimering af indkøbsområdet over en tilsvarende årrække har medført besparelser i størrelsesordenen 10-15% - i en enkelt kommune (Viborg) angives effekten endda til 20-25% (med 11 personer ansat i indkøbsfunktionen). Man skal imidlertid være opmærksom på, at en optimering af indkøbsområdet som nævnt ovenfor, ikke blot er at stille generelle indkøbsaftaler til rådighed. Det indebærer også at gennemføre egne udbud, at understøtte indkøbet systemmæssigt og at vejlede og undervise i gode indkøbsvaner og brug af indkøbsaftaler. Forvaltningen vurderer, at en målrettet indsats på disse områder vil kunne tilvejebringe et provenu på 1 mio. kr. stigende til 1,5 mio. kr. i en forudsætning herfor er imidlertid, at der ansættes en indkøbskonsulent, at der implementeres et decideret indkøbssystem med sammenhæng til kommunens økonomisystem, som til sammen kan gøre det nemme- 58

11 re og mere overskueligt for ansatte at foretage optimale indkøb. Dette vurderes at kunne tilvejebringes for kr. i 2015 og kr. pr. år i overslagsårene. Nettoprovenuet i budgetsammenhæng ligger således på kr. i 2015 og 1,0 mio. kr. i overslagsårene. En indkøbskonsulent vil kunne bidrage til vurderingen af, hvilke aftaler, det kan være atrraktivt for Jammerbugt Kommune at indgå sammen med andre, f.eks. forpligtigende SKIudbud og udbud med andre kommuner, eksempelvis Aalborg Kommune, som ofte samler flere kommuner i forbindelse med udbud. 3. Konsekvens for borgere/brugere Der forventes ikke at være konsekvenser for borgere/brugere 4. Konsekvens for personale herunder MED-systemets kommentarer Forslaget betyder en opnormering på indkøbsområdet, som forudsætter at der indgås flere forpligtigende indkøbsaftaler. Aftalerne betyder, at alle i Jammerbugt Kommune skal indkøbe de samme varer (rengøringsmidler, kladdehæfter, toiletpapir, kontormøbler, m.v.) for at opnå den bedst mulige pris. Et nyt it-system vil gøre det mere overskueligt at foretage indkøb efter indkøbsaftalerne, da man hurtigt og nemt kan finde de varer, der er omfattet af indkøbsaftalerne. 5. Investeringsbehov Forslaget kræver at der investeres i yderligere en medarbejder på indkøbsområdet. Medarbejderne skal have et stort kendskab til indkøbsaftaler og udbud. Det foreslås også at der investeres i et indkøbs-it-system, således at de indgåede indkøbsaftaler kan følges bedre. 6. Tidshorisont Der må forventes en indkøringsperiode på ½-1 år til ansættelse af konsulent og indgåelse af nye aftaler, før gevinsterne kan høstes. Investeringen skal således foretages hurtigst muligt, for at høste en besparelse på kr. i Kørsel kr. 1. Kort beskrivelse af forslag Der er en forventning om at der til stadighed kan optimeres på kørselsområdet. Der er siden kørselskontorets oprettelse blevet sparet meget, både på skolekørsel og også på andre områder. I 2014 er der budgetteret med en besparelse på kr. Der er stadig fokus på stram styring og visitering, men det er usikkert om der kan indhentes yderligere besparelser på kørselsområdet. Lukning af undervisningssteder har betydning for kørslen. Der er endnu usikkert hvad den nye skolereform kommer til at betyde for den samlede kørsel. Der kan spares på NT ruter det vil kunne ses på budgettet i Teknik- og Miljø, men der skal køres flere lukkede busruter, og det vil kunne ses på forbruget på skolebuskørslen. Derudover betyder lægemanglen, manglen på speciallæger samt ændrede betingelser for Falck kørsel at der må påregnes mere kørsel på dette område. Der er således ikke mange områder hvor der kan findes besparelser. Kørselskontoret ser følgende muligheder: 59

12 Strammere visitering til kørsel. Det gælder skolebuskørsel, lægekørsel, kørsel til genoptræning m.m.. Behæftet med stor usikkerhed om det er muligt. Visiteringen til kørsel ligger forskellige steder. Afregning af sparede kørsel fra Jobcenter og Børne- og Familierådgivning. Opmærksomhed på at pengene kun kan spares én gang. De penge der er sparet i år, kan man ikke indregne som en ny besparelse i Pengene spares på de enkelte afdelingers budgetter. pengene putte i kassen. Sætte prisen op på aktivitetscenterkørsel med fx 10 kr. pr kørsel. Køre for bo enheder og ældrecentre? Svært at beregne om det er billigere end deres egne biler. Mange steder vælger beboerne bilen til. Der kan være et rationale i at samle al kørsel på kørselskontoret, da kørselskontoret i forvejen har et tæt samarbejde med NT og samarbejder med Kørselsplanlæggerne fra Teknik- og Miljø. 2. Beregning Aktivitetscenterkørsel: I 2013 var der kørsler om året. Ved 10 kr. ekstra giver det kr. i besparelse. Øvrige ikke beregnet. 3. Konsekvens for borgere/brugere Serviceforringelser, eventuelt længere ventetider. 4. Konsekvens for personale herunder MED-systemets kommentar. Medarbejderne på kørselskontoret ser ikke mulighed for at kunne spare på medarbejderressourcer. Medarbejderne er meget fleksible, men uanset tæt planlægning 5. Investeringsbehov I øjeblikket har kørselskontoret/forvaltningsservice en elev samt en jobrotationsvikar for vedkommende. Med færre medarbejdere vil det ikke være muligt at løfte opgaven. Hvis al kørsel samles i Fjerritslev bør der følge ressourcer med til at varetage de ekstra opgaver. 6. Tidshorisont

13 Bilag 1: Notat om Borgerservice i forbindelse med B2014 I forbindelse med Budget 2014 blev administrationen anmodet om et notat vedr. Borgerservice, som er gengivet nedenfor. Nederst er den aftalte status i april Notat fra budgetprocessen: Borgerservice har igennem de seneste år været præget af forandringer både i organisering og i arbejdsopgaver, sidstnævnte bl.a. som følge af overgangen af opgaver til Udbetaling Danmark. Status er, at der p.t. er 11 faste medarbejdere tilbage i Borgerservice og en jobrotationsvikar. Opgaveporteføljen har ændret sig, således at der er i dag er en række mere komplekse sagsbehandlingsopgaver, og en del borgere henvender sig om hjælp til skat og Udbetaling Danmark, ligesom hjælp til NemID og selvbetjening kommer til at fylde mere og mere. Både hjælp til sager hos Udbetaling Danmark og hjælp til NemID og selvbetjening er tidskrævende, og Borgerservice har derfor pr. 1. august 2013 via jobrotationsordningen fået tilført en floorwalker, som har særligt fokus på at hjælpe borgerne til digital selvbetjening, herunder udfyldelse af ansøgningsskemaer til Udbetaling Danmark. Antallet af henvendelser er stort set uændret efter overgangen til Udbetaling Danmark. I 2. kvartal 2012 var der i alt 8290 personlige henvendelser, og i 2. kvartal 2013 var der i alt 7823 personlige henvendelser, svarende til et fald på 5,6 %. Det skal ses i sammenligning med, at Borgerservice pr. 1. marts 2013 pga. Udbetaling Danmark blev reduceret med 4 stillinger, svarende til en reduktion på 26,6 %. I forbindelse med, at pensionsudbetalingerne overgik til Udbetaling Danmark, blev det påkrævet, at kommunerne skal indhente fuldmagter for træk i pensioner af servicepakker på plejehjem, udbragt mad, m.v. Dette er en vanskelig opgave, da fuldmagterne ofte er mangelfuldt udfyldt, og der indsendes løbende nye fuldmagter, som skal kontrolleres og journaliseres. Borgerservice har åbent hver dag i Aabybro, og bemander derudover de tre satellitter i Fjerritslev, Brovst og Pandrup med en dag om ugen hvert sted. Der er mange henvendelser i Fjerritslev og Brovst, og noget færre i Pandrup. Der er åbent for telefonen i hele kontortiden, dvs. 37 timer om ugen. Der har i november og december været nedsat telefontid, for at skabe bedre tid til den bagvedliggende sagsbehandling. I Borgerservice er der fokus på at yde god service, og der har ikke været tradition for, at borgerne skulle vente i længere tid på at blive ekspederet. Dette har betydet, at sagsbehandlingstiden for udbetalinger og andre opgaver som f.eks. fornyelse af kørekort m.v. har været stigende. Ventetiden har været oppe på 3-6 måneder for nogle typer af opgaver. På en række områder er sagsbehandlingstiden nedbragt til 1-2 uger eller således at udbetalinger kommer med i den månedlige pensionsudbetaling. Der er dog fortsat en række områder med længere sagsbehandlingstid. Dette gælder blandt andet: Kørekortfornyelse uden anmærkninger på lægeerklæring 1 md (samlet ventetid 2 mdr.) Kørekortfornyelse med anmærkninger på lægeerklæringer 2 mdr. (samlet ventetid 3-4 mdr.) Begravelseshjælp (udvidet efter indkomst) 2-3 mdr. Udenlandsk sygesikring (f.eks. danskere som skal arbejde i udlandet og udlændinge, som arbejder i DK) 2-3 mdr. Udbetaling af kørsel til speciallæge 2-3 mdr. Særlige flytninger (børneflytninger, forkert registrering BBR, m.v. ) 1 md. 61

14 I Jammerbugt Kommune bestilles pas med det samme via vores passystem. Andre kommuner har en længere ekspeditionstid eller længere kø for ekspeditioner, hvilket medfører, at borgere fra andre kommuner møder op i Aabybro for at få lavet pas. Der har i det forløbne år været arbejdet med mange forskellige elementer i Borgerservice, og i øjeblikket arbejdes der dels med en gennemgang af arbejdsopgaverne, herunder fastlæggelse af et serviceniveau for telefoniske og personlige henvendelser. Det skal følges op af en kompetenceprofil, der sikrer at alle medarbejdere kan betjene borgere på et vist niveau. Formålet er at effektivisere borgerbetjening, således at der frigøres ressourcer til sagsbehandling. Der etableres i den forbindelse en ny indretning af Borgerservice i Aabybro, som skal give bedre mulighed for at udbytte ressourcerne, bl.a. ved at indføre et nyt køsystem, og forbedre venteforholdene, da der i spidsbelastningsperioder må forventes en øget ventetid. Der udvikles løbende nye IT-løsninger på Borgerserviceområdet (og en lang række andre områder), men mange løsninger kræver, at borgerne bruger de digitale indgange til kommunen, for at processerne kan automatiseres. Bemandingen af satellitterne giver rationelt set en dårligere udnyttelse af de samlede ressourcer, men giver samtidig en god service overfor borgerne. Som et alternativ til lukning af satellitterne foreslår Borgerservice en organisering, hvor der indføres en ugentlig lukkedag, f.eks. onsdag, hvor der er lukket i hele Borgerservice, og at Pandrup således bemandes enten mandag eller tirsdag, alternativt fredag hvor der er en kortere åbningstid. Borgerservice har samtidig foreslået indførelse af en begrænset telefontid, for dermed at frigøre ressourcer til sagsbehandling. Hvad gør andre kommuner? Begrænset service på skatteområdet svarer kun på de mest gængse spørgsmål. Mere komplekse spørgsmål henvises til Skat. I dag ydes i Borgerservice Jammerbugt en specialiseret rådgivning på skatteområdet af tidligere skattemedarbejdere. Begrænset service på kontakten til Udbetaling Danmark. Der hjælpes med at finde viden på Borger.dk og med ansøgningsskemaer på papir. Spørgsmål til borgerens sag bedes rettet til Udbetaling Danmark evt. klager over sagsbehandling henvises ligeledes til Udbetaling Danmark. I dag hjælper Borgerservice Jammerbugt med at kontakte Udbetaling Danmark og oversætte Udbetaling Danmarks sagsbehandling og afgørelser for borgerne. Obligatorisk digital selvbetjening borgere henvises til at selvbetjening er obligatorisk der ydes kun hjælp til borgere med særlige udfordringer. I Borgerservice Jammerbugt forsøger vi at hjælpe alle borgere og kommer borgerne med udfyldte papirskemaer med en god (eller mindre god) undskyldning, tager vi mod dem og indberetter for borgerne. Borgerservice samles på en adresse. Mange kommuner har lukket satellitterne, eller henviser pas & kørekort til én adresse. Nogle steder sammenlægges Borgerservice med biblioteker for at køre samdrift. I Borgerservice Jammerbugt ekspederer vi fortsat på 4 adresser, dog laves der kun pas i Aabybro. Hvis vi i Borgerservice Jammerbugt lægger os op ad andre kommuners serviceniveau og/eller indfører lukkedag og begrænsede telefontider, vil det være muligt på denne måde at finde mere tid til sagsbehandling. 62

15 Såfremt det nuværende serviceniveau på den personlige betjening opretholdes, vil det være vanskeligt at nedbringe sagsbehandlingstiden. Opfølgning april 2014 /Borgerservicechef Birgitte Guldberg 12. september 2013 Som nævnt ovenfor blev det i forbindelse med budgetforliget sidste år aftalt, at Økonomiudvalget skulle have en status på ovenstående notat vedr. Borgerservice i april Mængden af henvendelser I forhold til selve borgerbetjeningen, er der sket en nedgang i antallet af henvendelser, men samtidig er de henvendelser, der kommer blevet mere komplekse. Det hænger sammen med, at de borgere, som er digitalt parate, nu i højere grad betjener sig selv på nettet. De borgere, der henvender sig i Borgerservice, er således fortrinsvis dem, der har brug for en mere uddybende service, men denne gruppe af borgere har svært ved at overskue de nye krav til dem bl.a. som følge af den øgede digitalisering, og beder f.eks. om hjælp til at kontakte SKAT eller Udbetaling Danmark. Borgerservice gør en stor indsats for at gøre borgerne mere digitale, bl.a. via vores floorwalker-funktion, som blev etableret sommeren 2013, og hvor der desværre ikke systematisk er blevet talt på antallet af henvendelser. I marts måned 2014 er antallet af henvendelser steget kraftigt, bl.a. i forbindelse med fritagelser for digital post. Vi har rundet de fritagelser, og forventer at antallet frem mod 1. november 2014 vil stige til et sted mellem og De borgere, der bliver fritaget, er borgere, som har en funktionsnedsættelse eller ikke har adgang til en computer. For sidstnævnte er der helt primært tale om borgere over 65 år. Vi har i løbet af marts måned haft ventetider på op over 1 time i spidsbelastnings-situationer, og har generelt haft en stigning i antallet af ekspeditioner. En del af denne stigning har dog skyldtes den årligt tilbagevendende spidsbelastning vedr. årsopgørelser. Vores floorwalker forsøger at tage så mange af de lettere henvendelser som muligt, men der er generelt mange dage, hvor alle tilgængelige medarbejdere ekspederer borgere. Satellitter Borgerservice har åbent 5 dage om ugen i Aabybro, og 1 dag om ugen i henholdsvis Fjerritslev, Brovst og Pandrup. I Fjerritslev og Brovst kommer der mange borgere, i Pandrup noget færre. Særligt på ugens tre første dage, hvor satellitterne bemandes, er det således ofte situationen at alle medarbejdere bruges til ekspeditioner og på telefonbetjening. Det giver en særlig udfordring, da Borgerservice samtidig har en række sagsbehandlingsopgaver indenfor alle områder, og det store pres på ekspeditionerne er således med til at forlænge ventetiden på områder som f.eks. fornyelse af kørekort, børneflytninger og udbetaling af helbredstillæg. Samtidig betyder bemandingen af satellitterne at vi er nødt til at sørge for at alle medarbejdere i borgerservice kan håndtere ekspeditioner indenfor alle fagområder, på tværs af de tre opgaveopdelte grupper på folkeregister, pas & kørekort og pension. Der bruges mange ressourcer på at lære hinanden op i opgaver. I en samlet Borgerservice på en matrikel ville man kunne bemande med de forskellige fagområder i vagtplanen, som et sker i en række andre kommuner, bl.a. Brønderslev og Thisted. Brønderslev har lavet en mulighed for videobetjening i Dronninglund. Pas og kørekort 63

16 Vi kan se en generel udvikling i retning af, at pas & kørekort kommer til at fylde mere i ekspeditionerne. På kørekort-området afspejler vi demografien, som siger at der bliver flere ældre over 70 år, og også flere friske ældre, som skal have fornyet deres kørekort, først i 4 år, dernæst i 2 år, og over 80 år hvert år. Det giver således en stigning i antallet af kørekort-fornyelser. Folkeregister og sygesikring Folkeregister og sygesikring er det område, hvor der er indført mest obligatorisk selvbetjening, både hvad angår flytninger og bestilling af blåt og gult sundhedskort. Selvbetjeningen hæmmes desværre af manglen på praktiserende læger, som gør at der ved mange flytninger skal laves dispensationer på lægevalg. Telefonisk udgør folkeregister og sygesikring ca. halvdelen af alle henvendelser, og det er samtidig et område, hvor der er brug for kontrol, da registreringen i folkeregistret er grundlaget for tildelingen af en række offentlige ydelser. Vi har således endnu ikke set det forventede fald i opgaveløsningen samlet set, som er forudsat på baggrund af den øgede digitalisering. Pension Der bruges fortsat mange ressourcer på pensionsområdet. Efter at nogle opgaver på pensionsområdet overgik til Udbetaling Danmark, er det blevet en større administrativ byrde at foretage træk i pensionerne i forbindelse med servicepakker for plejehjemsbeboere, udbragt mad, m.v. Der bruges mange kræfter på at indhente og registrere fuldmagter og på at afregne, f.eks. i forbindelse med dødsfald. Det er det område, som i forbindelse med overgangen til Udbetaling Danmark, har fået det mest komplekse opgavesplit, og selvom vi arbejder med en digitalisering af udbetaling af helbredstillæg, er der grundlæggende tale om en målgruppe, der har det svært med det digitale. Nogle af de opgaver, der også tager en del tid, er ansøgninger om personlige tillæg, hvor alle borgerens økonomiske forhold skal undersøges, og administrationssager, hvor Borgerservice, efter anmodning fra borgeren selv og eksempelvis socialpsykiatrien, administrerer borgerens penge og betaler husleje m.v. og udbetaler lommepenge til borgeren. Opsamling I Borgerservice er der i øjeblikket 11 faste medarbejdere, heraf er flere på deltid og en enkelt er i flexjob. Derudover er der ansat en floorwalker i jobrotation og frem til midten af marts 2014 var vores tidligere elev ansat på 30 timer, bl.a. til at aflaste på telefonen. Vi har været nødt til at tage hende ind igen, da bunkerne voksede meget hurtigt, efter at hun var stoppet. Med den nuværende åbningstid og bemanding på satellitterne er en realistisk bemanding således 2 ekstra udover den nuværende faste bemanding på 11. Forslag til løsningsforslag er således (i prioriteret rækkefølge): 1. Tilførsel af ekstra ressourcer. I første omgang 1 ekstra stilling, da der i øjeblikket er yderligere 1 ekstra stilling via jobrotation frem til oktober Samling af Borgerservice på én matrikel. Nedlæggelse af satellitterne vil give mulighed for en langt mere hensigtsmæssig opgaveplanlægning, selvom antallet af henvendelser vil være de samme. Nedlæggelse af satellitterne vil også fremme anvendelsen af digital selvbetjening. 3. Indførelse af en ugentlig lukkedag, således at Borgerservice har lukket om onsdagen både for personlig betjening og for telefoner. Åbningstid i Pandrup flyttes til fredag med en redu- 64

17 ceret åbningstid på 2 timer, eller nedlægges helt. Der holdes åbent i Aabybro for hjælp til digital selvbetjening, bemandet med floorwalker. /Borgerservicechef Birgitte Guldberg 6. maj

18 Bilag 2: Uddybning af udfasning af decentral borgerservice jf. Omstillingskatalog 2015 I forbindelse med Omstillingskatalog til Budget 2015, er der fremkommet forslag om en besparelse i borgerservice ved at nedlægge decentral borgerservice som følge af øget digitalisering. Hermed kommentar vedr. pkt. 4 - Konsekvens for personale herunder MED-systemets kommentarer Lukning af satellitter: I ugerne 2 til og med har der i gennemsnit været 204,64 ekspeditioner pr. uge på de decentrale borgerservicecentre. Hvis man lukker de tre centre vil det sandsynligvis give en øget travlhed i Aabybro, hvor der så kan forventes der skal være en medarbejder mere i ekspeditionen, så det ikke vil være sandsynligt at spare en medarbejder. I forhold til personalet vil det give den positive konsekvens, at alle medarbejdere er under samme tag hver dag, så der frigøres ressourcer til at bruge den fornødne tid på at gøre borgerne mere selvhjulpne med de digitale løsninger og digital post. Som en negativ konsekvens, vil der hos mange borgere være utilfredshed med at den decentrale borgerservice er lukket en utilfredshed som mange vil give udtryk for når de bliver ekspederet i borgerservice hvilket er en direkte påvirkning af det psykiske arbejdsmiljø. Fusion med ydelsesafdelingen: En sammenlægning mellem borgerservice og ydelsesafdelingen vil have konsekvenser i begge retninger på den positive side vil det give medarbejderne et bredere samarbejde med afdelinger som også beskæftiger sig med borgeren som centrum. Det kan forbedre den sårbarhed der i øjeblikket er ved ferie, kurser og sygdom i en lille afdeling. I den negative retning vil det give mindre paratviden hos den enkelte ansatte, man bliver mere specialist på eget område i stedet for generalist som kan yde en helhedsorienteret sagsbehandling. Derudover har der gennem de sidste par år været turbulente omvæltninger for personalet i borgerservice, så en yderligere flytning og ændring i opgaveporteføljen vil give en stor belastning af det psykiske arbejdsmiljø. Endvidere kan de fysiske rammer i Brovst ikke rumme nye medarbejdere og en ny afdeling, og gevinsten af en sammenlægning vil udeblive hvis medarbejderne fysisk placeres forskellige steder. Besparelse på digital selvbetjening og digital post: For at opnå en besparelse på selvbetjening og Digital Post i borgerservice kræver det en anden struktur end det er i dag. At der gøres brug af en floorwalker er synligt i forhold til at hjælpe borgeren til at blive mere digitale, men det alene kan ikke realisere en besparelse på området, da: mange af selvbetjeningsløsningerne ikke kan håndtere specifikke udfordringer såsom lægevalg, vedhæftning af filer m.m., så de giver en del manuelt arbejde efterfølgende Nogle ekspeditioner kræver personligt fremmøde og det er ikke nogen hjælp at borgeren har lavet noget digitalt inden de kommer i borgerservice Der arbejdes stadig i gamle fagsystemer hvorfra man ikke kan sende dokumenter via Doc2mail 66

19 Selvbetjeningsgraden på nogle af løsningerne er lav, dvs. borgeren søger digitalt, men det som ender hos sagsbehandleren er ansøgningsskema i papirform som både skal journaliseres og sagsbehandles manuelt. Udarbejdet af medarbejderrepræsentanter i Borgerservice august

20 Bilag 3: Vedr. pkt. 13.2: Overgang til obligatorisk digital selvbetjening på kommunale serviceområder Med KL-projektet Obligatorisk Digital Selvbetjening er det et aftalt mål, at borgerne i stigende grad skal betjene sig selv på internettet. Dette er planlagt til at ske i bølger frem mod Grundlaget herfor er en såkaldt bølgeplan. Målet er at øge den digitale kommunikation mellem borgere, virksomheder og den offentlige sektor. Dette gøres i bølger frem mod 2015, hvor der hvert år aftales nye områder, som bliver gjort obligatorisk digitale. Målsætningen for bølge 1 er, at 6 serviceområder indenfor borgerservice og dagtilbud skulle være 100 % dækket ind med digital selvbetjening pr. december Status for de 6 serviceområder er: Serviceområde Ansøgning om flytning Ansøgning om sundhedskort Ansøgning om EU sygesikringskort Ansøgning om optagelse i dagtilbud Ansøgning om optagelse i SFO Ansøgning om skoleindskrivning Status Ca. 50 % af serviceområdet er dækket ind Ca. 50 % af serviceområdet er dækket ind Ca. 50 % af serviceområdet er dækket ind Næsten 100 % af serviceområdet er dækket ind Næsten 100 % af serviceområdet er dækket ind Næsten 100 % af serviceområdet er dækket ind Bølge 2 har en målsætning om, at 12 serviceområder indenfor Borgerservice skulle være 100 % dækket ind med digital selvbetjening pr. december Status for de 12 serviceområder er: Serviceområde Ansøgning om begravelseshjælp Ansøgning om økonomisk friplads til dagtilbud Ansøgning om hjælpemidler Status Anvendes primært af bedemænd på vegne af kunderne Ca. 50 % af serviceområdet er dækket ind Er stillet i bero pga. at Jammerbugt Kommune er i udbud med CARE systemet og afventer udrulningen af det nye system Anmelde udrejse Ansøgning om navne- og adressebeskyttelse Anmeldelse af rotter Næsten 100 % af serviceområdet er dækket ind reduktion i telefoniske henvendelser 68

21 Ansøgning om lån til betaling af ejendomsskat Der indkommer ca. 4-5 ansøgninger pr. år Udlån/udlejning af lokaler og ejendomme Udskudt til bølge 3 Valg af læge Anmelde vielse Pas (kioskløsning i Borgerservice) Dublikatkørekort (kioskløsning i Borgerservice Pga. lægemangel er det ikke muligt at tilbyde en fungerende selvbetjeningsløsning Næsten 100 % af serviceområdet er dækket ind IT-løsningen til denne service er ikke klar endnu IT-løsningen til denne service er ikke klar endnu Bølge 3 rummer 10 serviceområder indenfor Borgerservice og Teknik & Miljø. Dertil kommer serviceområdet Udlån/udlejning af lokaler og ejendomme. Målsætningen er, at serviceområderne skal være 100 % dækket ind med digital selvbetjening med udgangen af Status for de 10 serviceområder er: Serviceområde Affaldshåndtering fra borgere Affaldshåndtering fra virksomheder Anmeldelse om byggearbejde Ansøgning om byggetilladelse Ansøgning om lån til beboerindskud Registrering i CPR (bopælsattester og folkeregistermeddelelser) Serviceydelser på vej og trafikområdet (ansøgning om råden over vej ) Anmeldelse om opgravnings- og ledningsarbejder Logiværtserklæringer Ansøgning om betalingslicenser og afgifter i forbindelse med parkering Udlån/udlejning af lokaler og ejendomme inkl. folkeoplysning Status Teknik & Miljø - Forsyning Teknik & Miljø Forsyning Teknik & Miljø Teknik & Miljø Borgerservice Borgerservice Teknik & Miljø Teknik & Miljø Borgerservice Teknik & Miljø Udviklingsafdelingen De tidsmæssige besparelser i sekretariatet, som er opnået på baggrund af en automatisering af anmeldelse af vielser har frigjort ressourcer, indgår den 30 timers stilling, som blev fjernet i forbindelse med budget

22 Borgernes brug af de digitale løsninger Der er en række barrierer, som skal overvindes for at det er muligt at få det fulde udbytte af projektet. Svage borgergrupper Utryghed for borgerne Manglende automatisering af back office funktioner Ikke-parate medarbejdere Det kan generelt udtrykkes sådan, at de borgere, som det er vigtigst at få til at anvende de digitale løsninger ud fra et effektiviseringssynspunkt, samtidig er dem, som det er sværest at gøre digitale. Svage borgergrupper Mange ældre borgere har en forståelse for, hvorfor man har kontakt med det offentlige og at det bl.a. indebærer at offentlig service er underlagt bestemte forvaltningsmæssige regelsæt. Til gengæld har hovedparten af denne gruppe borgere ikke stærke kompetencer på it-området. I modsætning til de ældre borgere, har den unge del af befolkningen ofte stor flair for at bruge itløsninger. Til gengæld har den unge gruppe ikke forståelse for at offentlig service er underlagt bestemte forvaltningsmæssige regelsæt. Endelig er der de socialt svage borgergrupper og borgere med lavt uddannelsesniveau Disse tre gruppe har ofte brug for en vejledning, som ligger ud over den, som gives på internettet i forbindelse med selvbetjeningsløsningerne. Utryghed for borgerne For nogle borgeres vedkommende oplever de en utryghed ved at anvende digitale løsninger, når de skal søge om økonomiske ydelser. Det kan handle om, at der er en bekymring for at indtaste forkerte oplysninger, som kan få konsekvenser for deres økonomiske situation. Bekymringen kan endvidere handle om, at borgerne er bange for at bordet fanger, når der er trykket på send. Et eksempel på dette er de borgere, som søger om børnepasning. Hos denne målgruppe er næsten 100 % af ansøgningerne indsendt digitalt. I forhold til ansøgning om økonomisk friplads, er det kun ca. 50 % af ansøgningerne, som indsendes digitalt på trods af, at det er den samme målgruppe, som både søger om børnepasning og økonomisk friplads. Manglende automatisering af den efterfølgende sagshåndtering Selvom der i de kommunale forvaltninger ibrugtages et stigende antal digitale løsninger, er det fortsat sådan, at den sagsbehandling, som foregår efter at borgeren har trykket på send, og den digitale forespørgsel etc. er afleveret, er den samme. Det vil sige, at den administrative håndtering af de services, som initieres digitalt er de samme, uansat om borgerens kontakt med myndigheden er digital eller ej. Så en forudsætning for, at der kan høstes større interne gevinster er, at den administrative håndtering efter at borgeren har trykket send, bliver automatiseret, forstået på den måde, at de informa- 70

23 tioner, som indsendes digitalt, ikke kun ender i en digital postkasse, men pr. automatik fortsætter videre ind i de rigtige systemer. Ikke-parate medarbejdere Endnu en barriere for en effektiv digitalisering af kommunale services er, at de medarbejdere, som skal servicere borgerne med information og viderebehandle de ansøgninger og forespørgsler etc. som borgerne sender ind, er godt nok klædt på til at løse opgaven. Medarbejderne er også borgere. Det er vigtigt, at de selv bruger de digitale selvbetjeningsløsninger. På den måde bliver de bedre ambassadører for de kommunale mål om øget selvbetjening. 71