INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 26. april 2017 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 4. maj 2017 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Strategiske punkter kl. 17:15 18:15 a. Status på nybyggeriprojekter (B) * 2. Beslutningspunkter kl. 18:15 19:10 a. Repræsentantskabsmøde 2017 (B) * b. Evaluering delebiler (B) + c. Bestyrelsesvederlag medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem (B) * d. Afdelingsmøder 2017 (B) * e. Målepunkter energistrategi (B) * f. Fremtidig organisering af rengøringsområdet (B) * g. Program bestyrelsesseminar (B) * 3. Orienteringspunkter kl. 19:10 19:30 a. Økonomisk orientering 1. kvartal (O) * b. Orientering fra administrationen (O) * c. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * d. Opfølgning på dialog med afdelingsbestyrelserne i boligområderne (O) * e. Opfølgning på uddannelsesplaner (O) * f. Orientering fra udvalgene (O) * 4. Mødeevaluering kl. 19:30 19:45 a. Evaluering af dette bestyrelsesmøde ift. mål for værdiskabelse (D) * b. Skriv på BKÅ Portalen (B) 5. Kommende møder kl. 19:45 19:50 a. Emner til næste ordinære, konstituerende møde, der holdes den 1. juni 2017 (B) b. Mødeplan 2017 (B) * c. Uddannelse (O) 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *, bilag der eftersendes med +. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

2 NOTAT TIL PKT 2.a Repræsentantskabsmøde 2017 DATO 26. april 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Sted Repræsentantskabsmødet holdes i Turbinehallen. Der er lavet en aftale med Turbinehallen om, at de først rydder af efter middagen, når mødet er slut. Herudover er de gjort opmærksomme på de lydproblemer, der var sidste år. Det indstilles, at bestyrelsen allerede i forbindelse med evalueringen af dette repræsentantskabsmøde forholder sig til sine ønsker til placering af repræsentantskabsmøde Jubilæum i repræsentantskabet Iflg. gaveregulativet får medlemmer af repræsentantskabet en vingave pr. fem års medlemskab. Afdelingsbestyrelserne udpeger i høj grad repræsentantskabsmedlemmer ud fra, hvem der kan deltage år for år, herunder sender mange ofte suppleanter i sidste øjeblik. Det giver derfor ringe mening det giver at uddele gave til jubilarer, hvorfor ordningen indstilles nedlagt. Emner I stil med tidligere år indstilles det, at bestyrelsen udpeger ansvarlige for forløbet af debatten under de enkelte punkter, herunder for særskilte emner ifbm. beretningen. 1. Valg af dirigent og referent Søren 2. Godkendelse af bestyrelsens årsberetning samt fremlæggelse af udvalgenes årsberetninger 3. Godkendelse af årsregnskab 2016 med tilhørende revisionsberetning for Boligkontoret Århus samt afdelingerne 4. Forelæggelse af budget 2018 for Boligkontoret Århus 5. Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom 6. Behandling af eventuelt indkomne forslag

3 7. Valg 8. Eventuelt a. Valg af formand (på valg er Søren Høgsberg) b. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer (på valg er: Aske Ryge Holm, Olav Bertelsen og Peter Lykke Nielsen) c. Valg af suppleanter for ét år (på valg er: Hans-Jørgen Krickhahn, Dorthe Nielsen og Brian Kristensen) d. Valg af 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede e. Godkendelse af revisor - Revisionsinstituttet indstilles Vedtægtsændringer Bestyrelsen godkendte på sit møde i april i alt ni ændringsforslag til vedtægterne. Der medsendes følgende motiverende tekst: Den daværende udlændinge-, integrations- og boligminister offentliggjorde den 13. juni 2016 en ny bekendtgørelse af normalvedtægter. Normalvedtægterne er bindende for almene boligorganisationer og kan kun i helt afgrænsede tilfælde fraviges. Derfor er det en bunden opgave for repræsentantskabet at godkende ændringerne. Ændringerne falder i flere grupper: Forslag 1 og 2: Præcisering, så vedtægternes beskrivelse af repræsentantskabets kompetence rummer alle de forhold, der er beskrevet rundt om i lovkomplekset. Forslag 3: Præcisering af en uklarhed om, præcis hvem der er tegningsberettiget. Der har dog ikke været nogen uklarhed i retspraksis, men vedtægterne bringes utvetydigt i overensstemmelse med praksis. Forslag 4 og 5: Det præciseres, at repræsentantskabsmøder kan indkaldes digitalt, herunder digital udsendelse af forslag til repræsentantskabsmøder. Det skal bemærkes, at al kommunikation til beboervalgte i Boligkontoret Århus har været digital siden 2010, og at digitale indkaldelser og forslag i tråd hermed også tænkes implementeret vedr. repræsentantskabet. Forslag 6 og 8: Det præciseres, at afdelingsmøder også kan indkaldes digitalt efter nærmere aftale, herunder digital udsendelse af forslag til afdelingsmøder. Det tænkes implementeret ved, at afdelingsmøder fortsat indkaldes på papir til alle beboere, men at beboere, der har indvilget i digital kommunikation med boligorganisationen pr. også modtager indkaldelsen og materialet til afdelingsmøderne ad denne kanal. Forslag 7: De nye regler vedr. digitale afdelingsmøder. Det er den enkelte afdelings afdelingsmøde, der beslutter hvorvidt man vil gøre møderne helt eller delvist digitale, ligesom den enkelte afdeling som udgangspunkt afholder omkostningerne hertil. Derudover foreslås endnu en vedtægtsændring, som støttes af et enigt virksomhedsnævn: 2/3

4 Forslag 9: Med de hidtidige vedtægter kunne det risikeres, at hvis ikke medarbejderne kunne udpege en repræsentant i bestyrelsen, kunne der slet ikke vælges en organisationsbestyrelse. Bestemmelsen foreslås ændret, således at medarbejderne har forrang til én plads i bestyrelsen, men udpeges ingen medlemmer, vælger repræsentantskabet i stedet yderligere et medlem. Dirigent og referent Der er indgået aftale med Søren Madsen om at fungere som dirigent. Mette Kjær Larsson tager referat. Valg På repræsentantskabsmødet skal foretages en række valg: Formand (Søren Høgsberg er på valg), tre bestyrelsesmedlemmer for to år (Aske Ryge Holm, Olav Bertelsen og Peter Lykke Nielsen er på valg). Alle modtager genvalg. Et antal suppleanter til bestyrelsen samt suppleanter (Hans-Jørgen Krickhahn, Dorthe Nielsen og Brian Kristensen er på valg). 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen Bestyrelsen bør overveje, hvorledes det sikres, at der er kandidater til de nødvendige poster. Tidsplan for forberedelsesprocessen Af hensyn til tidsfrister, tryk m.m. er der følgende tidsplan og deadlines: 03/05 Frist for indsendelse af forslag til behandling 03/05 Frist for indsendelse af kandidatpræsentationer 17/05 Bestyrelsesmøde inden repræsentantskabsmøde kl /05 Repræsentantskabsmøde 3/3

5 NOTAT TIL PKT 2.c Vederlag medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem DATO 26. april 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen ønskede på sit møde den 6. april 2017 en snarlig drøftelse af vederlag for det medarbejdervalgte bestyrelsesmedlem. INDSTILLING Det indstilles, at der foretages flg. ændringer i forretningsgangen vedr. vederlag m.m.: Bestyrelsesvederlag Vederlag til organisationsbestyrelsen udbetales i én rate i første halvår med 5/12 og én rate i andet halvår med 7/12 for perioden bagud (bagud for maj hhv. december). Ved et bestyrelsesmedlems varige forfald, fordeles vederlaget forholdsmæssigt mellem det udtrædende medlem og det indtrådte, set ift. deres funktionsperiode. Der udbetales ikke honorar til suppleanter. Vederlaget deles i dele, hvoraf 2 går til formanden, 1½ til hver af de øvrige medlemmer af forretningsudvalget samt 1 til de øvrige medlemmer af bestyrelsen. Der udbetales ikke vederlag til medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem. Medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem regner ikke tid brugt på bestyrelsesarbejde som arbejdstid, medmindre vedkommende frasiger sig bestyrelseshonoraret. Ved et bestyrelsesmedlems varige forfald fordeles vederlaget forholdsmæssigt mellem det udtrædende medlem og det indtrådte, set ift. deres funktionsperiode. Der udbetales ikke særskilt honorar til medlemmer af organisationsbestyrelsens byggeudvalg. Refusion af øvrige udgifter Udgifter til fx transport og kopiering i forbindelse med beboerdemokratisk arbejde i organisationsbestyrelse, udvalg og repræsentantskab, refunderes efter bilag.

6 Til ansvarlige for udvalg udbetales kr. pr. år til dækning af bredbånds- og/eller telefonudgifter. For organisationsbestyrelsen er beløbet kr. pr. år, da bestyrelsens medlemmer er skattepligtige af beløbet. Der udbetales kørselsgodtgørelse efter Skatterådets takster eller refunderes rimelige transportomkostninger. Der udbetales godtgørelse til bestyrelses- og udvalgsmedlemmer for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste på 230 kr. pr. time (2012), jf. Bekendtgørelse om vederlag, diæter, pension kommunale m.v. for varetagelsen af hverv. Der udarbejdes en oversigt kvartalsvis til bestyrelsen over omfanget heraf. PC-udstyr Organisationsbestyrelsens medlemmer kan såfremt de både har behov for og ønske om det få følgende stillet til rådighed af boligorganisationen: PC evt. med printer og tilhørende Microsoft Office-pakke ipad Udstyret er Boligkontoret Århus ejendom, men kan overgå til bestyrelsesmedlemmet uden beregning, når dets alder overstiger afskrivningsperioden på tre år. Administrationen forestår indkøb og opsætning af udstyret. Taxakort Det er muligt at få et taxakort til situationer i relation til bestyrelsesarbejdet, hvor anden transport ikke er mulig eller uforholdsmæssigt besværlig. 2/2

7 NOTAT TIL PKT 2.d Afdelingsmøder 2017 DATO 26. april 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Den nye normalvedtægt giver mulighed for ren digital indkaldelse af afdelingsmøderne, såfremt beboeren samtykker hertil. Det vil dog i praksis være vanskeligt at håndtere udsendelse af papir til nogle og digitalt til andre. I stedet tænkes det iværksat således, at afdelingsmøder fortsat indkaldes på papir til alle beboere, men at beboere, der i øvrigt har indvilget i digital kommunikation med boligorganisationen pr. e- mail også modtager indkaldelsen og materialet til afdelingsmøderne ad denne kanal. Som besluttet på bestyrelsesmødet den 6. april afsættes tid i forbindelse med bestyrelsesmødet den 17. august til en forberedelse samt faglig ajourføring af organisationsbestyrelsen inden efterårets afdelingsmøder. Som ligeledes besluttet på bestyrelsens møde i april udarbejdes forslag til efterårets afdelingsmøder om indførelse af finansieret råderet i de familieboligafdelinger, der endnu ikke har taget stilling til ideen. Hvis ikke afdelingsbestyrelsen ønsker at være forslagsstiller, stilles forslaget på vegne af organisationsbestyrelsen. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

8 NOTAT TIL PKT 2.e Målepunkter energistrategi DATO 26. april 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen besluttede i januar 2017 energistrategien og i den forbindelse følgende: Det overordnede mål med strategien er over perioden at nedsætte det målbare energiforbrug i Boligkontoret Århus afdelinger med yderligere 10 pct. Som grundlag for dette er der behov for at udarbejdet et nulpunkt for beregningen. I 2016 brugte Boligkontoret Århus i afdelinger og administration i alt MWh el og i MWh varme 2. Dette tal bruges som reference, når vurderingen af energibesparelser skal beregnes. Dette inkluderer selvsagt ikke beboeres forbrug i de afdelinger, hvor beboere afregner direkte med elleverandør (hovedreglen) og varmeværker (primært i nyere afdelinger og tæt/lavt byggeri). Det indstilles, at dette mål suppleres med en årlig vurdering af sparet CO 2-forbrug i kraft af initiativer som fx overgangen til Vindstød og samarbejdet med Tadaa! samt nybyggeri med højere end den krævede bygningsklasse, selv om disse ikke direkte kan måles som energibesparelser. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender målemetoden og får en årlig opgørelse over fremskridtet i energi- og CO 2-besparelserne. 1 Seneste hele varmeregnskabsår 2 Dette svarer til en CO2-udledning på tons for el og ukendt antal tons for varme, som præciseres, når AffaldVarme har undersøgt sagen nærmere.

9 NOTAT TIL PKT 2.f Fremtidig organisering af rengøringsområdet DATO 26. april 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING I dag er rengøring fx trappevask, rengøring af fælleslokaler etc. organiseret vidt forskelligt i afdelingerne. Nogle steder er der ansatte rengøringsmedarbejdere (ofte beboere e.l.), mens der andre steder er entreret med professionelle rengøringsfirmaer. Principielt og administrativt vil det dog være en fordel, hvis vi gradvist arbejder os i retning af én organisering af rengøringsområdet, baseret på en model, hvor rengøringsopgaver alene håndteres ved hjælp af eksterne leverandører. Fordelen ved modellen er, at den er administrativt enkel og fri for risici ved sygdom, barsel, afsked m.m., hvor afdelingen ellers risikerer endog meget store udgifter ved sygdom, barsel eller afsked, som langt overstiger besparelsen på den almindelige omkostning. Opfølgning på kvalitet sker på samme måde som ved alle andre leverandører, og som sidste udvej kan leverandøren udskiftes med kort eller intet varsel. Det kan også sikres, at der alene betales for de timers rengøring, der er behov for. Ulempen ved modellen er først og fremmest, at omkostningen som udgangspunkt er større end hvis boligorganisationen selv ansætter rengøringsmedarbejdere. Alle risici ved sygdom, barsel, afsked m.m. påhviler til gengæld leverandøren, ligesom der ikke er behov for, at afdelingen indkøber materiel til medarbejderen eller følger op konkret op på arbejdsmiljøforhold. Forhold som miljø og arbejdsmiljø kan reguleres i aftalegrundlaget med leverandøren, som har professionelt kendskab til feltet. Den ledelsesmæssige opgave, som ofte kræver særlig indsigt i feltet, vil vanskeligt kunne fungere på andre måder. Modellen kan evt. suppleres med, at der kan stilles krav til eksterne leverandører om i et eller andet omfang at beskæftige personer med relation til de boligsociale indsatser e.l. Det er principielt også muligt at etablere boligorganisationens egen rengøringsafdeling. Det vil dog kræve helt særlige kompetencer i ledelse og planlægning af rengøringsopgaven, som boligorganisationen ikke besidder. Baseret på undersøgelser af andre boligorganisationer, der har forsøgt denne løsning, indstilles det at der ikke arbejdes videre i denne retning.

10 INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om den fremtidige organisering af rengøringsområdet med udgangspunkt, at vi anvender den beskrevne model ved alle udløb af ansættelser, nye rengøringsopgaver m.m. 2/2

11 NOTAT TIL PKT 2.g Bestyrelsesseminar juni 2017 DATO 26. april 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Seminaret holdes den 10. juni 2017 med start kl og afslutning med middag. Seminaret holdes på Comwell, Værkmestergade 2, Aarhus C. 10:00-11:30 Opfølgning på repræsentantskabsmødet Hvad blev besluttet, hvad gik godt og hvad gik skidt? Revision af kontaktpersonordning til afdelinger og udvalg SH 11:30-12:30 Frokost 12:30-14:30 Status på implementering af strategi Status på det overordnede mål samt målepunkterne De strategiske indsatsområder hvor langt er vi? Hvor er der brug for en ekstra hånd? MH 14:30-15:00 Pause 15:00-17:00 Status på fremtidssikringsstrategier Hvordan så 1. generation ud? Hvad er der kommet ud af processen? Overblik over fremtidssikringsrapporterne Hvor langt er vi med 2. generation? Hvilke typer af fremtidssikringsstrategier kan vi forudse? Skal vi gøre noget særligt for at få dem implementeret efterfølgende? MH 17:30- Middag INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender programmet for seminaret. Suppleanter samt chefgruppen inviteres til seminaret.

12 NOTAT TIL PKT 3.a Økonomisk orientering 1. kvartal 2017 DATO 26. april 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Jette Bøttern Laursen PROBLEMSTILLING Udgifter Resultat 1. kvartal 2017 Budget 1. kvartal 2017 Resultat 1. kvartal Bestyrelsesvederlag Repræsentantskabsmøde Bestyrelsesmøder Kurser og møder best.+udvalg Repræsentation, gaver m.v Diæter og arbejdstab Kørsel bestyrelse Mødeudgifter i alt Personaleudgifter Juridisk assistance Forsikringer Telefon+internet Kontorholdsudgifter Tryksager Mindre nyanskaffelser Kopiservice og kopipapir Porto Edb udgifter Bankgebyrer Annoncer Kontorhusholdning Beboerblad Andre udgifter Kontorholdsudgifter i alt

13 Udgifter Resultat 1. kvartal 2017 Budget 1. kvartal 2017 Resultat 1. kvartal 2016 Lokaleleje Ejendomsskat El Varme Alarm "Frøen" Rengøring Vedligeholdelse Mindre nyanskaffelser Fællesudgifter Øvrige driftsudgifter Lokaleudgifter i alt Afskrivning inventar og edb Revision Bruttoadministrationsudgifter Afdelinger Pengeinstitutter Kreditorer Kurstab obligationer Porteføljegebyr Renter trækningsret Renteudgifter i alt Udamortiseret ydelse dispositionsfond Udamortiseret ydelse - LBF Pligtmæssige bidrag Dispositionsfond og pligtmæssige bidrag i alt Ekstraordinære udgifter Overskud henlagt arbejdskapital Udgifter i alt /3

14 Indtægter Resultat 1. kvartal 2017 Budget 1. kvartal 2017 Resultat 1. kvartal Administrationsbidrag Påkrav leje Ventelistegebyr Antenneregnskab Øvrige Gebyrer i alt Udlån afdelinger Pengeinstitutter Obligationer Kursgevinster obligationer Udbytte m.v Trækningsret Renteindtægter i alt Udamortiseret ydelse dispositionsfond Udamortiseret ydelse LBF Pligtmæssige bidrag Dispositionsfond og pligtmæssige bidrag i alt Byggesagshonorar nybyggeri Byggesagshonorar forbedringsarbejder Rabatter, bonus m.v Ekstraordinære indtægter Indtægter i alt INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3

15 NOTAT TIL PKT 3.b Orientering fra administrationen DATO 26. april 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING A. Årsgennemgang er i fuld gang. Denne gang er fokus på fremtidssikringsstrategien, men der er også som forberedelse udarbejdet et inspirationskatalog for inspektøren med henblik på at få mere fokus på energi jf. energistrategien B. Der spørges fortsat løbende til tilfredsheden hos ind- og fraflyttere med en rimelig svarprocent. 4,0 Generel tilfredshed - indflyttere 3,5 3,0 3,5 3,4 3,5 3,5 3,5 3,5 3,4 3,3 3,4 3,3 3,3 3,3 3,2 3,2 3,2 3,4 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0, Første møde Udlejningsmedarbejder Ejendomsfunktionær Information

16 Tilfredshed med boligkvalitet 100% 90% 80% 70% 60% 50% 28% 28% 31% 27% 40% 61% 62% 59% 67% 30% 20% 10% 0% 12% 10% 10% % Ringere end forventet Som forventet Bedre end forventet Generel tilfredshed - fraflyttere 4,0 3,5 3,0 3,4 3,3 3,3 3,4 3,3 3,3 3,33,43,4 3,1 3,2 3,2 3,3 3,2 3,3 3,3 3,0 3,13,0 3,1 3,1 3,1 3,1 3,1 2,9 2,8 2,9 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0, Boligkvalitet Ejendomsfunktionær Administration Information Udlejningsmedarbejder Service ifbm. fraflytning Total tilfredshed 2/3

17 Flytteårsag 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 35% 32% 30% 26% 28% 26% 25% 24% 21% 22% 22% 17% 17% 16% 12% 13% 10% 11% 9% 10% 10% 11% 11% 7% 5% 5% 6% 7% 7% 2% 3% 3% 3% 4% 3% 3% 4% 4% 4% 0% 0% 0% 0% 0% 0% Mindre bolig Tilpasse min bolig Større bolig Udenomsarealer Naboer - fx støj eller husdyr Familie Boligkvalitet Husleje Arbejde/uddannelse Tryghed Anden bolig Andet Administrationen kontakter alle besvarelser med kontaktoplysninger og væsentlige kommentarer for opfølgning på disse. Fra primo 2017 spørges fraflyttere og indflyttere også efter bestyrelsens seneste koncept for vurdering af fællesskab. Det forventes, at det første resultater på området kan præsenteres på augustmødet. C. Chefgruppen var på seminar den september med fokus på at videreudvikle samarbejdet i gruppen og at stille skarpt på strategisk fokus og driftsmæssige udfordringer. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3

18 NOTAT TIL PKT 3.c Orientering vedr. afdelinger DATO 26. april 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 13 Rydevænget Tagrenoveringen kører foreløbig efter planen. Der bliver udskiftet ovenlysvinduer, nyt tegltag med fast undertag og der efterisoleres. Projektet forventes færdigt primo december. Kloakprojektet i afdelingen er afsluttet. Afdeling 17 Kongsvang Afdeling 20 Norgesparken Nye kælderyderdøre i næste uge. Afdelingen har været plaget at indbrud i kældre derfor sættes nyt låsesystem i kælderdøre samtidig opsættes overvågning af kælder. Det har virket overvågningen er nu etableret og uromagerne er lokaliseret og det har skabt ro i kældrene igen. Maling og nye el installationer inkl. hovedafbryder og LED lamper i alle kld. afsluttes start Maj måned. Alle lejlighedsdøre er ved at blive malet og forventes afsluttet primo juli måned. Der er dialog med affaldvarme og bestyrelsen vedr. fremafrettet affaldsløsning. Om det skal være nedgravet eller ej. Her har afdelingen fået accept fra affaldvarme om at tilsluttet noget af afdelingen på den offentlig nedgravet løsning, som er noget nyt. Afdeling 22 Illerupvej Afdeling 27 Frydenlund Dialog omkring haveudvalget forsætter hen imod afdelingsmødet hvor der er materiale klar til afstemning om udearealet. Etablering af solceller på taget af afdelingens 3 etableres til foråret

19 Afdeling 28 Lindholmparken Der er iværksat rottebekæmpelse i kloaknettet og der er bestilt delvis tv inspektion. Udskiftning af altandøre - Arbejdet pågår. Solceller vi går i gang med at undersøge det rentable i at etablere solceller i altanbrystninger. Det glas som sidder der nu er defekt og skal på sigt udskiftes. Samtidig påtænkes det at der etableres solceller på gavlene så vi kommer op på et passende areal Det skal anmeldes til byggeskadefonden at der ikke er etableret en fornuftig isoleret konstruktion mod terræn i lejlighederne i blokkenes stueetager. Der er urimelig fodkoldt i lejlighederne. Regner med der skal sættes en undersøgelse i gang om hvordan problemet kan løses. Afdeling 29 Kalmargade Afdeling 38 Visbjerg Hegn Afdeling 48 Skæring Parkvej Afdeling 54 Norsgade Afdeling 59 H.Guldbergs Gade Etablering af nedgravet affaldscontainer og nyt asfalt opstarter i maj og forventes at være afsluttet start juni. Udbud vedr. udskiftning af køkkener i ungdomsboliger og etablering af emhætter samt ny ventilation er afsluttet og billigste er fundet. Arbejdet opstarter i slut august og forventes afsluttet i starten af oktober, når eksamenerne er afsluttet. Etablering af legeplads inkl. Faldunderlag efter branden i 4 kvartal sidste år opstarter i uge 17 og afsluttes i uge 19. Byggeregnskabet for renovering af ungdomsboligerne i Norsgade er nu afsluttet. Renovering af gulve mm. samt maling af opgange inkl. ny LED belysning opstarter primo september måned efter udskiftning af køkkenerne inkl. hårdhvidevare er sket efter sommerferien og eksamenerne. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

20 NOTAT TIL PKT 3.d Opfølgning på dialog med afdelingsbestyrelserne i boligområderne DATO 30. marts 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MV PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde den 3. november 2016, at man på mødet i januar 2017 ville sikre sig, at der var aftalt initiativer vedr. fællesskab også i de resterende boligområder: Møllevangen Charlottehøj Vandtårnsområdet Risskov-Egå Skæring Hårup-Spørring Der er tidligere samlet input og aftalt initiativer i flg. områder: Midtbyen Nøgleord: Den centrale beliggenhed og ungdomsboliger Organisering: Ingen Beboernes oplevelse af at bo her Man er heldig svært at få bolig så centralt Man bor tæt men det følger med Ingen have men nogle gode gårdmiljøer Derfor er det attraktivt at bo her Alt i gå-afstand fx Kulturlivet, Indkøb, Banegård og havnen Fælles Forskellige og sporadiske fællesarrangementer lokalt i afdelingerne

21 Kongsvang Nøgleord: Beliggenheden Organisering: Ingen Beboernes oplevelse af at bo her Hyggeligt, velplejet, grønt, roligt og socialt Derfor er det attraktivt at bo her Tæt på: Motorvej, strand, skov, midtby og transport Fællesskab og samhørighed Fælles Mange fællesarrangementer fester, udflugter, banko, fællesspisning. Nyt aktivitetsudvalg Christiansbjerg Nøgleord: Centralt og bynært! Organisering: Christiansbjerg Fællesråd Beboernes oplevelse af at bo her Hyggeligt, velplejet, grønt, roligt og socialt På en gang urbant og mange grønne områder med plads til socialt udeliv Derfor er det attraktivt at bo her Bynært. Indkøb og skoler. IT-byen Infrastrukturen: Randersvej, Ringvejen og Letbanen Minimalt hærværk og sociale problemer Fælles Der er plads til alle på Bjerget man vil gerne mangfoldigheden Afdelingerne udtrykker ønsker om mere solidaritet og beboerdemokrati Ideer til fællesråd for bydelen og mere nabohjælp. Trøjborg Nøgleord: Tæt ved by, skov og strand by i byen Organisering: Beboerdemokratisk sammenlagte afdelinger Beboernes oplevelse af at bo her Børn giver liv i afdelingen til glæde for beboerne En by i byen eget forretningsliv Stærk samhørighed med Trøjborg som boligområde Derfor er det attraktivt at bo her Igen: Nærheden by, skov, strand Gode indkøbsmuligheder (Tordenskjoldsgade og Løvbjerg) Mange børnefamilier og man mødes på tværs man bruger hinanden 2/7

22 Fælles opfatter sig som en afdeling. Fælles have og legeplads Udendørs bordtennis, fælles udearealer og fællesrum Sammenhold mellem børnefamilier bruger hinanden som barnepiger God tilslutning til arrangementer Facebook-gruppe Afdelingsbestyrelsen udtaler De tre afdelinger er et miniaturesamfund, hvor man bliver mere eller mindre afhængige af hinanden Frydenlund Nøgleord: Stærk tilhørsforhold stærk Frydenlund-identitet Organisering: Samarbejde i kraft af fællesadministration og boligsociale helhedsplaner Beboernes oplevelse af at bo her Særlig Frydenlund-identitet man er tæt knyttet til området. Derfor er det attraktivt at bo her Beboerhuset med de mange aktiviteter Indkøbsmuligheder i Frydenlundcenteret Store grønne områder Fælles Man er stærkt knyttet til Frydenlund-området Fællesadministration for afdelingerne i området Beboerhuset er meget vigtigt for det sociale liv Behov for flere rammer til fællesaktiviteter i forhold til efterspørgslen. Viborgvej Nøgleord: Oase midt i byen Organisering: Én (lille!) afdeling Beboernes oplevelse af at bo her Betragter sig selv som en del af Aarhus centrum Mangfoldigt boligområde mange boligformer Derfor er det attraktivt at bo her Relativt tæt på byen Store grønne områder Hyggelig og idyllisk afdeling med meget grønt Fælles Haverne giver muligheder for at mødes Fælles drivhus, grillplads og legeplads Fælles arbejdsdage og sommerfest Lille afdeling Tingene fungerer godt indbyrdes 3/7

23 Mårslet Nøgleord: Et sted man bliver boende Organisering: Mårslet Fællesråd (dækker et stort område ift. tyngden af de tre afdelinger og har ringe relevans i denne sammenhæng) Beboernes oplevelse af at bo her Ikke en forstad egen by-identitet Man hører til i Mårslet mange boede fx i villa i byen før afdelingerne. Gæt: 80% er fra Mårslet Derfor er det attraktivt at bo her Tæt på skov og strand og ikke langt fra Aarhus Gode indkøbsmuligheder men handler også på vej hjem i Aarhus Mange fraflyttere vælger også at blive i Mårslet (fx villa) Fælles Byen har et fællesråd et minibyråd samt borgerhus Mange muligheder for fællesarrangementer: Byfest, grundlovsfest, koncerter mv. En anelse fællesskab på tværs af afdelinger, men mest internt i afdelingen (ikke et behov) Løgten-Hjortshøj Nøgleord: Tryghed og familievenligt Organisering: Ingen (dog grundejerforeninger ifbm. afdeling 73 Virup Skovvej og formodentlig kommende i afdeling 42 Hjelmagerparken) Beboernes oplevelse af at bo her Mange kender hinanden indbyrdes mindre fællesskaber Man tager vare på hinanden og viser hensyn til hinanden Familievenligt område med gode boliger og imødekommende beboere Her er roligt og hyggeligt Derfor er det attraktivt at bo her Fællesrum, grillpladser og fine grønne områder Muligheder for egen have + tilladt med husdyr Børn kan færdes trygt og sikkert nem adgang til skoler, institutioner, idræt mv. Gode indkøbsmuligheder Nemt at komme til og fra Aarhus god offentlig transport Fælles Aktive og holder jævnligt beboer-arrangementer Grobund for fællesskaber og arrangementer på tværs af afd. Plads til mangfoldighed respekt og hensyn 4/7

24 Sabro Nøgleord: Et bysamfund tæt på Aarhus Organisering: Fælles drift af ni afdelinger sammen med AlmenBo Beboernes oplevelse af at bo her Mange kender hinanden indbyrdes mindre fællesskaber Attraktiv lille bysamfund meget tæt på Aarhus Familievenligt og trygt område Flinke og imødekommende beboere Derfor er det attraktivt at bo her Selskabslokaler og gode legepladser Grønne områder og fine gårdmiljøer Børn kan færdes trygt og sikkert nem adgang til skoler, institutioner, idræt mv. Nemt at komme til og fra Aarhus og handle i Tilst Mulighed for egen have og husdyr Fælles Man kender hinanden og tager hensyn til hinanden Afdelingerne ligger tæt på hinanden mulighed for større fællesskaber Plads til forskelligartethed Vestre Ringgade Nøgleord: Central beliggenhed, tryghed og godt sammenhold Organisering: Tæt samarbejde mellem afdelingsbestyrelser, fælles drift Beboernes oplevelse af at bo her Det er centralt tæt på Botanisk have, UNI, skov og strand, fitnesscenter Et godt sted at bo med god udsigt Tryghed i hverdagen og i boligen Tilhørsforhold til området (ikke kun afdelingen) Derfor er det attraktivt at bo her Bygningerne skaber oaser i gårdene afskærmet fra Ringgaden Gode parkeringsforhold samt nem offentlig transport Fine og velholdte boliger elevatorer og handicapvenlige boliger Gode faciliteter: Genbrugscentral, nye store vaskemaskiner, multibane og legepladser, grillpladser, frugttræer og højbede Tæt på indkøb (Storcenter Nord) Fælles Man opdrager de andre beboere, hilser på hinanden tegn på fællesskab Årlig udflugt og fastelavn Afdelingerne har et stort telt med borde og stole, sluch ice maskine, hoppeborg til arrangementer Facebook-gruppe Bestyrelser holder fællesmøder hvert kvartal 5/7

25 Nabohjælp Hinnerup Nøgleord: Tryghed tæt på Aarhus Organisering: Fælles drift Beboernes oplevelse af at bo her Der er høj grad af tryghed og gensidig hjælp Boligerne er lidt slidte Man er lidt outsider i byen Derfor er det attraktivt at bo her Billigt Tæt på Aarhus Tæt på naturen Fælles Velfungerende konkret fællesskab Manglende rammer for fælles aktiviteter Skejby Nøgleord: landsby i byen Organisering: Ingen (dog grundejerforening Ny Skejby vedr. afdeling 62 Skejbyparken samt lejlighedsvis samarbede med AlmenBos afdeling vedr. afdeling 35 Skelagervej) Beboernes oplevelse af at bo her Reelt fællesskab som en lille landsby. Folk hilser. En styrke at det har været børnefamilier. Gruppen af ældre vokser. Derfor er det attraktivt at bo her Gode boliger godt nærmiljø tæt på byen Fælles Arrangementer bliver faktisk afholdt Manglende samarbejde med almenbo afdeling. Herredsvang Nøgleord: tryghed i utryghed Organisering: Samarbejde om driften og boligsocial helhedsplan samt tidligere varmecentral Beboernes oplevelse af at bo her Et dejligt trygt område Gode boliger 6/7

26 Larm og slagsmål i området Derfor er det attraktivt at bo her Gode lejligheder God beliggenhed Fælles Manglende engagement blandt beboerne - familieboligerne Manglende samarbejde mellem afdelinger i området Mange gode arrangementer i ungdomsboligerne INDSTILLING Bestyrelsen bedes på mødet sikre sig, at der er aftalt et initiativ i de nævnte boligområder. 7/7

27 NOTAT TIL PKT 3.e Uddannelsesplan organisationsbestyrelsen DATO 26. april 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING I alles uddannelsesplan indgår følgende fælles uddannelsesaktiviteter: Bestyrelsens strategiske rolle og ansvar hvordan en bestyrelse arbejder strategisk og fungerer som et arbejdsfællesskab (gennemført i januar 2017 og gentages om ca. tre år) Bestyrelsens juridiske rolle og ansvar bestyrelsens ansvar og samspil med den daglige ledelse (gennemføres næste gang den 8. juni 2017) Bestyrelsens økonomiske rolle og ansvar bestyrelsens rolle ift. regnskabsaflæggelse, budgetlægning og økonomiopfølgning samt byggesager og samspil med revisor (gennemføres næste gang 2. halvår 2017) Disse suppleres med endnu et fælles kursus (enten afholdt med intern underviser eller vha. BL) om det lovgivningsmæssige grundlag (hovedprincipper i almenboligloven, almenlejeloven, driftsbekendtgørelsen, udlejningsbekendtgørelsen, vedligeholdelsesbekendtgørelsen og sideaktivitetsbekendtgørelsen) finansiering, udlejning, byggesager, lejefastsættelse osv. Det afvikles efter alle har været på Ny i ledelsen og afstemmes med indholdet i dette, med fokus på mulighed for debat, formodentlig i januar 2018 eller som bestyrelsesseminar i november. Aske Fokus for uddannelsesplan: BL Ny i ledelsen Innovation udenfor BL, fx eller Strategi og lederskab (BL Strategisk ledelse) Henrik Fokus for uddannelsesplan: Lovgivning (BL Organisationsbestyrelsens ansvar og retlige rammer) Strategi og lederskab (BL Strategisk ledelse)

28 Johnny Fokus for uddannelsesplan: Økonomi (BL Økonomi og nøgletal) Kommunikation (fx BL Beboerkommunikation ellers bør nærmere fokus afdækkes, fx sociale medier, tværkulturel kommunikation, kommunikation i renoveringssager e.l.) Lovgivning (BL Organisationsbestyrelsens ansvar og retlige rammer) Kristine Fokus for uddannelsesplan: Kommunikation (fx BL Beboerkommunikation ellers bør nærmere fokus afdækkes, fx sociale medier, tværkulturel kommunikation, kommunikation i renoveringssager e.l.) Strategi og lederskab (BL Strategisk ledelse) Lovgivning (BL Organisationsbestyrelsens ansvar og retlige rammer) Olav Fokus for uddannelsesplan: Strategi og lederskab (BL Strategisk ledelse) Peter Fokus for uddannelsesplan: Basis BL Ny i ledelsen Nybyggeri/renovering (BL-kursus, evt. mere skræddersyet fælles i kredsen) Rasmus Fokus for uddannelsesplan: Kommunikation fx BL Beboerkommunikation Nybyggeri/renovering Innovation udenfor BL, fx eller BL Ny i ledelsen Søren Fokus for uddannelsesplan: Strategi og lederskab (BL Strategisk ledelse) INDSTILLING Uddannelsesplanen lægges fremover ved et bestyrelsesmedlems nyvalg til organisationsbestyrelsen samt revideres hvert år, fx på det konstituerende bestyrelsesmøde. 2/3

29 For nyvalgte bestyrelsesmedlemmer bør planen under alle omstændigheder inden for det første år indeholde to relevante kurser i BL-regi med organisationsbestyrelsen som målgruppe, herunder kurset Ny i ledelsen. Suppleanter opfordres under alle omstændigheder til at deltage i Ny i ledelsen. 3/3

30 Få nye øjne på dit hjem Inspirationsaften med indretningsdesigner Anita fra IDE:SIGN og råderetsudvalget. Råderetsudvalget i Boligkontoret Århus vil gerne sætte spot på de mange muligheder, du som almen beboer har for at præge og tilpasse din bolig. Det kalder vi råderetten over egen bolig. Nu kan du også få inspiration fra Boligkontorets indretningsdesigner og du kan få oplysninger om, hvad du må i din bolig og hvordan forbedringer af din bolig kan betales via huslejen. Vil du hører mere om, hvordan du udlever dine boligdrømmer og få inspiration til indretning af din bolig? Inspirationsmøde afholdes: Onsdag den 10. Maj 2017 kl i fælleshuset, Randersvej 77B, Århus N (Indgang fra Randersvej, parkering i Norgesgade eller Stokholmsgade.) Tilmelding: Senest den 8. maj 2017 til Mette mkl@bk-aarhus.dk eller på Med venlig hilsen Boligkontoret Århus Råderetsudvalget Få ideer til indretning af dit hjem. Anita, IDE:SIGN Afd.56,Katrinebjergvej, afd.50,brendstrupvej, afd.20,norges Allé, afd.10,hardangergade, afd.2,kristianssundsvej, afd.25,reginehøjvej, afd.6,bethesdavej, afd.29,kalmargade Boligkontoret Århus, Brendstrupgårdsvej 7, 8200 Århus N, , post@bk-aarhus.dk

31 NOTAT TIL PKT 5.b Mødeplan for Boligkontoret Århus DATO 26. april 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MKL PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i første halvdel af Dato Arrangement Indhold 4. maj Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 1. kvartal 2017 Evaluering af bestyrelsesmødet ift. mål for værdiskabelse 8. maj Kommunalpolitisk valgmøde BL Byudvikling og boligpolitik 17. maj Repræsentantskabsmøde Organisationsstruktur 1. juni Bestyrelsesmøde Konstituering Kundeundersøgelse 2017 Opfølgning overordnet mål og operationelle indsatsmål Tilskud til afdelingerne og politik for anvendelse af egenkapital Beløbsgrænser vedr. råderet i afdelingerne Evaluering af bestyrelsesarbejde ift. mål for værdiskabelse 8. juni Kursus for bestyrelsen Bestyrelsens juridiske rolle og ansvar 10. juni Bestyrelsesseminar Status på strategi og fremtidssikring 17. august Bestyrelsesmøde Status på strategiske mål 2017 Boligsocialt i Charlottehøj Forberedelsesmøde vedr. afdelingsmøder 28. september Bestyrelsesmøde Godkendelse af afdelingsbudgetter 2. november Bestyrelsesmøde 7. december Bestyrelsesmøde

32 INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens orientering. 2/2