Governancemodel for MedCom-versionsopdatering

Transkript

1 Governancemodel for MedCom-versionsopdatering UDKAST opdateret 11. juni 2014 Indhold Indledning... 1 National governance... 1 Resultatmål med governancemodel... 2 Hvordan opnås målet om en governancemodel?... 2 MedCom-årshjul og milepæle... 2 Faglig afklaring og beslutningshjul... 3 Teknisk afklaring og opdatering af drift... 3 Kategorisering af ændringer til MedCom-standarder... 4 Parternes kontrakter med leverandører... 5 Versionshistorik... 5 Indledning I flere projekter og driftsløsninger med MedCom-standarder er det efterspurgt, hvordan versionsopdateringer håndteres. Det gælder både den faglige afklaring af ændringsønsker, beslutningsprocessen og den tekniske gennemførelse af opdateringen. Der er brug for en fast og forpligtende model for, hvordan rettelser, ændringsønsker og udviklingsønsker håndteres i forhold til MedCom-standarderne, hvor faste årshjul og forpligtende aftaler for parterne, herunder sikring af at leverandørerne kan levere versionsopdateringen, er nødvendige. Et første udkast til en governancemodel for versionsopdatering er drøftet i MedComs styregruppe og MedComs koordineringsgruppe, og der er opbakning til, at MedCom arbejder videre med en generisk model. Denne model beskriver samarbejde og forpligtelser i forbindelse med ændringer af MedCom-standarder. Det konkrete forandringshjul hos den enkelte leverandør, i regioner, kommuner og praksisområdet er ikke medtaget her. Model for håndtering af nye standarder indgår ikke i det foreliggende udkast. National governance NSI beslutter på vegne af ministeren for Sundhed og Forebyggelse, hvilke versioner af standarder, der er gældende på sundheds-it-området. MedCom er som ejer af en lang række standarder og profiler på sundhedsområdet ansvarlig for at følge anvendelsen af en standard og foretage ændringer i egne standarder. Ændringer i MedCom-standarder skal derfor begrundes og dokumenteres med henblik på formel godkendelse af NSI i en smidig proces, indenfor de tidsmæssige rammer for MedComs årshjul. 1

2 Resultatmål med governancemodel Der er en kendt og fastlagt dato (højst 2 årlige) for, hvornår en MedCom-standard kan opdateres. Forslag kan være 1. april og 1. oktober. Parter, som anvender MedCom-standarder, forpligter sig til at følge MedComs årshjul for versionsopdatering. Der er en klar aftale og forståelse af, at opdatering af MedCom-standard indebærer opdatering i driftsmiljø for de parter, som anvender standarden. Der foreligger en konkret teknisk køreplan for versionsopdateringen i driftsmiljøet, herunder krav om at kunne modtage tidligere version i 5 måneder. Hvordan opnås målet om en governancemodel? Arbejds- og styringsmodel for standardopdatering, faser og processer er beskrevet og godkendt af berørte parter og interessenter og MedComs styregruppe. Regioner, kommuner og praksisområdet indgår om nødvendigt tillægskontrakter med itleverandørerne, som forpligter leverandøren til at følge MedComs opdateringshjul som en del af itsystemvedligeholdelsen. Berørte it-leverandører godkender governancemodellen. MedCom-årshjul og milepæle Princippet i MedCom-årshjul er en fast dato for frigivelse af opdateret standarddokumentation og fast dato for opdatering af MedCom-standard i driftsmiljøer. Tidsperioden mellem disse 2 datoer følger årshjulet og er derfor hhv. 6, 12, 18 måneder. Perioden fra standardfrigivelse til opdatering i drift skal være realistisk og accepteret af kommuner, regioner og leverandører. Se også afsnit om kategorisering af MedComændringer. MedCom opdatering i EOJ og EPJ systemer og opdatering i kommuner og regioner FAST DATO MedCom standard opdateres Proces med faglig og teknisk afklaring Milepæle i MedCom-årshjul FAST DATO standard dokumentation låses og godkendes af NSI 2

3 Overordnet set er der 4 milepæle i et opdateringsforløb: 1. Faglig afklaring er opnået, og beslutning for standardopdatering er taget. 2. Frigivelse af en opdateret standard, som ikke længere ændres, til godkendelse i NSI (1. april eller 1. oktober). 3. It-leverandører frigiver version af it-systemet, som indeholder MedCom-standardopdatering. 4. Standardopdatering til drift hos kommuner og regioner (1. april eller 1. oktober). Faglig afklaring og beslutningshjul Der er et komplekst samspil med at få fastlagt en fælles beslutning om ændringsforslag, som skal gælde nationalt. MedCom etablerer en model for, hvordan parter kan melde ændringsønsker ind til en standard, som er forudgået af faglig og organisatorisk afklaring hos parterne lokalt. Typisk via MedCom-projektgrupper, leverandørgrupper, erfaringsudvekslingsfora eller koordinationsgruppe. Deltagerne i MedComs faglige fora har mandat fra regionale, kommunale og praksissamarbejdsorganisationer vedr. it-samarbejde under sundhedsaftalerne, overenskomster og lovgivning og er dermed beslutningsdygtige mht. forslag til faglige ændringer til MedCom-standarder. På møder i de faglige fora indgår forslag til ændringer i relevant omfang på dagsordenen. Som bilag foreligger en tydelig oversigt over ændringsforslag, som er afklaret til kommende version, samt hvilke ændringsforslag, som fortsat er i afklaringsfase. Konkret håndtering af ændringsønsker: MedCom logger indkomne ændringsønsker og kategoriserer disse efter tyngdemodel (se næste side) Der anvendes en fast skabelon til ændringsønsker (Ændringsønsker og status er tilgængelig på MedCom.dk) Ændringsønsker behandles i MedComs nationale faglige fora Modne forslag, som der er opnået bred konsensus omkring, vil indgå i forslag til kommende standardopdatering Faglige uenigheder dokumenteres tydeligt af MedCom i beslutningsgrundlaget Vurdering af, om øvrige parter skal inddrages som sparrings- eller høringsparter. Teknisk afklaring og opdatering af drift Når indhold i ny versionsopdatering er konsolideret og godkendt af NSI, indarbejder MedCom versionsændringer i standarddokumentationen. Versionen er tilgængelig på MedComs database for standarder SVN i kladdeformat. Når standarddokumentationen er færdiggjort, flyttes standarddokumentationen fra SVN-kladder til SVN-releases. I forbindelse med processen med opdatering i it-systemer mellem leverandører og kunder kan indgå lokal brugerinddragelse og evt. kravsspecifikation afhængig af ændringens omfang. 3

4 Den trinvise proces for teknisk afklaring og opdatering er: 1. MedCom opdaterer teknisk standarddokumentation samt testeksempler og værktøjer. 2. Standarddokumentation sendes i høring hos leverandører 3. Evt. rettelser fra leverandørhøring indarbejdes 4. Standarddokumentation frigives - låst version og flyttes til SVN-releases 5. Opdateret standard godkendes af NSI 6. Af standarddokumentationen fremgår dato for frigivelse af version samt dato for idriftsættelse og udfasning af ældre versioner 7. Opdatering i it-systemer 8. Leverandører udvikler standardopdateringen i relevante it-systemer (ønsket, at det er isoleret fra andre meget store versionsændringer) 9. MedCom tester og certificerer hos it-leverandør 10. Opdatering til drift i alle relevante it-systemer 11. It-leverandører frigiver version til parter i kommuner, regioner, praksis, m.v. 12. MedCom-test og -certificering i driftsmiljø 13. Kommuner og regioner slår opdatering til på aftalt dato, idet MedCom-standardversionsopdatering aktiveres som en option i driftssystemet på den aftalte driftsdato (1. april -1. oktober) 14. MedCom offentliggør løbende status på test og certificering af it-systemer, herunder om ny version er releaset til drift hos alle kunder 15. MedCom afklarer fejl, fortolkningsspørgsmål og anden support vedr. ny version. Kategorisering af ændringer til MedCom-standarder Ønsker om ændringer kategoriseres efter en tyngdemodel, som anvendes i den konkrete planlægning af årshjul. Der udarbejdes en model for kategorisering af ændringer i forhold til ændringens tyngde og betydning i praksis. MedCom kategoriserer de ændringsønsker, der indgår i kommende standardopdatering. MedCom har efter drøftelser i koordineringsgruppen mandat til at afgøre kategorisering af ændringers tyngde som en væsentlig del af beslutningsgrundlaget. Dette anvendes på følgende måde i praksis: 1. Alle ændringer, som er kategoriseret af typen A, B og C, kan gennemføres ved at følge MedComs faste årshjul. 2. Ændringer med kategori D skal aftales og planlægges i samarbejde med kunder og leverandører og vil typisk indebære en længere tidshorisont, fx årshjul x 2. Forslag til model til kategorisering af tyngde: Tyngde Kategori Vurdering/konsekvens Eksempel(er) A Rettelser Tekniske rettelser og præciseringer af standarddokumentation XDIS19 navn ændres fra Warning Of Discharge til Notification of Ended Treatment B Ændringer Ændring af feltnavne Begrænsning på antal ydelser i 4

5 Feltstørrelser XDIS16 fjernes Bemærkningsfelt medicin udvides fra 700 til 3500 karakterer C Ny udvikling Tilføjelse af nye felter Tilføjelse af felt til XDIS19: dato for genoptaget behandling D Ny funktionalitet koblet med standardændringer Omfattende ændring, som vil kræve længere tid til implementering, herunder have økonomiske konsekvenser, (ex. vedhæftning af filer) Vedhæftning af filer til indlæggelsesrapport, plejeforløbsplan og udskrivningsrapport Parternes kontrakter med leverandører Regioner, kommuner og praksis indgår om nødvendigt tillægskontrakter med it-leverandører, som forpligter leverandøren til som en del af programvedligeholdelsen at følge MedComs opdateringshjul. Tillægskontrakterne indgås i en fælles forståelse om sanktionsmuligheder på nationalt plan, herunder Offentliggørelse af status på it-leverandørens test og certificering Samarbejdsparters mulighed for ibrugtagning af alternativ afsendelse/modtagelse fx via meddelelseshotel eller anden web-grænseflade Blacklistning af it-systemer. Versionshistorik Udkast til MedCom-governancemodel er revideret flere gange. De to første versioner tog udgangspunkt i hjemmepleje-sygehusstandarder. Udkast af den 17. dec er drøftet på MedCom-styregruppemøde den og MedComkoordineringsgruppemøde den 6. marts Dato Version Ændringer Ændringer markeret Forfatter DSL/JEJ Beslutningskompetence Nej DSL/JEJ for faglig afklaring Notat ændret til at Nej DSL/JEJ gælde generelt for alle parter og ikke kun hjemmepleje-sygehus Tilføjelse af national Nej LHF governance og sanktionsmuligheder 5