Når gode, sammenhængende og helhedsorienterede patientforløb er det fælles mål

Transkript

1 Når gode, sammenhængende og helhedsorienterede patientforløb er det fælles mål Neurologisk afdeling, Hospitalsenhed Midt Evalueringsrapport for projekt 45 Udarbejdet af Oversygeplejerske Ulla Veng & Kvalitets- og udviklingsterapeut Charlotte B. Kjeldsen

2 Baggrund Neurologiske patienter har ofte et komplekst patientforløb med mange involverede fagpersoner. Undersøgelser har vist, at graden af relationel koordinering har betydning for kvaliteten af samarbejdet både mellem fagpersoner og enheder (Gittell, 2009). Relationel koordinering er en evidensbaseret teori om samarbejde mellem fagprofessionelle på tværs af ledelsesområder (Gittell 2009). Relationel koordinering er koordinering af arbejdsprocesser gennem faglige relationer, der bygger på fælles mål, fælles viden og gensidig respekt. Relationel koordinering er med afsæt i egen faglige funktion at kommunikere og handle med henblik på at integrere egen opgaveløsning ind i det samlede patientforløb. Derved bliver udgangspunktet patientfokuseret samarbejde og arbejdstilrettelæggelse frem for overvejende fokus på den monofaglige opgaveløsning (Gittell 2012). Når vi arbejder sammen og har den fælles opgaves mål for øje, leverer vi en bedre service til patienten, fremmer sammenhængende og helhedsorienterede patientforløb med koordinerede ydelser frem for fragmenterede monofaglige interventioner. Formål Formålet med projektet var overordnet at introducere personalet i Neurologisk afdeling til relationel koordinering og at integrere principperne herfra i samarbejdskulturen internt i afdelingen for at arbejde hen imod en samarbejdskultur præget, at man har et fælles mål, fælles viden og gensidig respekt og at en mellem fagpersoner er hyppig, rettidig og præcis. Projektet blev efter krav fra Koncern HR bi-projekt til projektet Sammenhængende forløb og øget patientinddragelse i rehabiliteringen på Vestdansk Center for Rygmarvsskade (VCR) (projekt nr. 44), som er særskilt afrapporteret til Koncern HR. Derudover har nærværende projekt understøttet projektet Det gode patientforløb i neurologisk sengeafsnit N09 samt initieret udbygning af tværfaglig teamfunktion i neurologisk ambulatorium. Fra de to sidstnævnte projekter foreligger interne afrapporteringer. Metode Projektet har bestået af en række delaktiviteter: Indledede undervisningsaktivitet for ledere og tovholdere om ledelse af forandringer og relationel koordinering Temaeftermiddage og workshops for alle medarbejdere med henblik på at få fælles forståelse af begrebet relationel koordinering samt drøftelse af hvilke områder vi med fordel kunne løfte ud fra principperne for relationel koordinering Implementering af relationel koordinering i praksis ved hjælp af udvalgte fokusområder og prøvehandlinger Vejledningsforløb med organisationskonsulenter Fokus på og forudsætninger for Hyppig evaluering og justering af igangsatte tiltag samt afholdelse af opsamlingsdage med alle medarbejdere 2

3 Projektafvikling Siden efteråret 2014 har der været arbejdet med relationel koordinering i Neurologisk afdeling. Principperne bag relationel koordinering er blevet afprøvet og implementeret i afdelingen gennem udvalgte prøvehandlinger, og organisationskonsulenter har bistået processen bl.a. med undervisning og vejledning i forløbet. Projektet har understøttet tre særskilte projekter i henholdsvis neurologisk ambulatorium, neurologisk sengeafdeling N09 og på Vestdansk Center for Rygmarvsskade: Sammenhængende forløb og øget patientinddragelse i rehabiliteringen på VCR Det gode patientforløb i neurologisk sengeafsnit N09 Tværfaglig teamfunktion i akutklinikken neurologisk ambulatorium Fælles for de tre projekter, som nærværende projekt understøttede, var, at der fokus på samarbejdsrelationer og på forbedring af arbejdsgange for at sikre et sammenhængende patientforløb. I forbindelse med alle tre projekter blev principperne bag relationel koordinering anvendt som værktøj og der er opnået viden om, hvordan relationel koordinering kan anvendes til forbedring af samarbejdsprocesser. Indledningsvist blev alle ledere i neurologisk afdeling og projektkoordinatorer undervist i ledelse af forandringer ud fra Fair proces modellen. Alle ledere og medarbejdere i afdelingen blev efterfølgende introduceret til begrebet relationel koordinering og principperne herfor. På baggrund af drøftelser på temaeftermiddage for medarbejderne blev der udvalgt områder/samarbejdsprocesser, som med fordel kunne løftes og forbedres ud fra principperne for relationel koordinering og som var relevante set i relation til de respektive projekters formål. I N09 og VCR blev der på de indledende temadage taget udgangspunkt i de igangværende projekter, hvor man allerede havde igangsat prøvehandlinger. I akutklinikken i neurologisk afdeling kortlagde og synliggjorde personalet indledningsvist de eksisterende arbejdsprocesser ved at optegne dels patientforløbet i akutklinikken og de forskellige fagpersoners opgaver i forløbet og dels faggruppernes snitflader og gensidige afhængighed i opgaveløsningen. Ud fra dette identificeredes områder, som med fordel kunne forbedres. Udvalgte fokusområder Der er i projektperioden blevet arbejdet med nedenstående fokusområder: I N09 blev der sat fokus på Kvalificering af tværfaglig planlægningskonference Mono- og tværfaglig koordinering Overgangen fra dag- til aftenvagt Patientfokuseret konference Optimering af anvendelsen af cetreatavler Introduktion af nye medarbejdere og øget kendskab til hinandens områder 3

4 I akutklinikken i Neurologisk ambulatorium blev der sat fokus på Henvisninger Planlægning i forhold til indkaldelse af patienter Ad hoc konference mellem læge og terapeuter i løbet af patientens udredning Rækkefølge af undersøgelser i forbindelse med udredning Anvendelse af cetreatavler På VCR blev der sat fokus på Dialogmøder med serviceassistenterne med fokus på opgaveløsning Samarbejdsprocesser i forhold til bassintræning Samarbejdsprocesser i forhold til ASIA Tværfaglige koordinationsmøder Morgenmøder Alle tiltag er blevet nøje fulgt af daglige ledere og projektkoordinatorer og er blevet evalueret hyppigt. Nogle tiltag er blevet justeret af flere gange på baggrund af tilbagemeldinger fra medarbejderne, og inddragelse af medarbejderne i processen har været et bærende princip. I forhold til tiltagene i N09 og på VCR er der blevet afholdt opsamlingseftermiddage, hvor der var skabt tid og rum for såvel monofaglige som tværfaglige gruppedrøftelser for at kvalificere tiltagene yderligere. I akutklinikken er der blevet afholdt korte tværfaglige personalemøder for de implicerede medarbejdere, hvor tiltagene blev evalueret og justeret. Erfaringer, som vi har gjort os i forhold til relationel koordinering I teorien beskrives relationel koordinering som særlig vigtig i arbejdsprocesser eller patientforløb, som er karakteriseret af en høj grad af gensidig afhængighed mellem de professionelle funktioner og på tværs af lederes ansvarsområder en høj grad af uforudsigelighed et stort tidspres Oplevelsen i forbindelse med projektet var, at særligt en høj grad af gensidig afhængighed mellem funktioner/fagpersoner i opgaveløsningen kalder på høj grad af relationel koordinering for effektiv opgaveløsning og sammenhængende patientforløb. Gennem projektet blev der arbejdet med følgende syv grundprincipper: Fælles mål Fælles viden Gensidig respekt Hyppig Præcis Rettidig Problemløsende I nedenstående skema har vi samlet en række af de overvejelser, som vi har fundet nyttige i forbindelse med at udvikle de udvalgte områder: 4

5 Princip Fælles mål Fælles viden Gensidig respekt Hyppig Præcis Rettidig Problemløsende Nyttige overvejelser I hvilket omfang deler de andre faggrupper mine mål i behandlingen af patienterne/opgaven? Hvad er den overordnede plan og vores fælles mål? Har alle involverede kendskab til den samlede overordnede proces og målet (også patienten)? Har alle en forståelse for sammenhængen mellem eget arbejde og de andres funktioner/opgave? Har vi samme dagsorden, når vi mødes? Hvor meget ved dine kolleger om den rolle du har i forhold til patienterne/opgaven? Hvad ved du om dine kollegers rolle? Har alle kendskab til det fælles mål? Hvem er afhængig af hinandens viden? Hvad har xx brug for at vide for at kunne planlægge klogt? Hvilken information kan/bør min faggruppe byde ind med? Hvem skal have del i den viden jeg indsamler om patienten? Hvilken information har jeg brug for fra de andre faggrupper? Hvad skal vi have fælles viden om for at kunne løfte det fælles mål? Hvad skal der stå på cetreatavlerne for, at de kan anvendes til at fremme samarbejdet og sammenhæng i patientforløbet? Hvor meget respekterer dine kolleger det arbejde du gør i forhold til patienterne/opgaven? Respekterer vi hinandens arbejde som en vigtig del i den samlede opgaveløsning? Hvor ofte kommunikerer dine kolleger med dig om patienterne/opgaven? Er en tilstrækkelig hyppig til, at vi bliver i stand til at handle klogt? Eller kommunikeres vi så ofte, at vi forstyrrer hinanden? Eller så sjældent at vi mangler vigtige informationer? Hvordan og hvor hyppigt skal vi kommunikere? Skal vi mødes eller har vi andre redskaber, som vi kan anvende? Hvad skal vi bruge tiden på, når vi mødes? Er de mennesker tilstede, som skal være der /som skal have den viden, vi skal videregive? Kommunikerer dine kolleger præcist om patienterne/opgaverne med dig? Er den information vi giver til hinanden korrekt, så det er muligt at koordinere og handle klogt? Forstår vi hinanden? Siger vi for meget eller for lidt? Har vi en klar dagsorden for, hvad der skal kommunikeres om? Hvad skriver vi på cetreatavlerne? Hvilken information skal der være på henvisninger for, at vi kan visitere patienten korrekt? Får du information om patienterne/opgaven i rette tid? Er en tilstrækkelig rettidig til, at vi kan nå at handle klogt? Hvornår, hvor og hvordan ofte skal vi mødes for at en er rettidig? Kan vi anvende andre metoder? Hvornår er informationen tilgængelig? Når der opstår et problem, f.eks. hvis der sker noget uforudsigeligt, forsøger vi så at løse problemet? Er vi reelt interesseret i få løst problemerne? Eller vil vi bare have skylden placeret hos andre? 5

6 Måling af relationel koordinering Forud for opstart af projektet var intentionen at lave en dataunderstøttet undersøgelse af relationel koordinering i medarbejderstaben ved start og afslutning af projektet ved hjælp af Gittells RC Index. Det viste sig imidlertid, at Gittells RC Index i højere grad er beregnet til at afdække den relationelle koordinering i forhold til en enkelt arbejdsgang eller et specifikt patientforløb, og ikke, som vi på det tidspunkt ønskede, til at give et mere generelt billede af samarbejdskulturen og den relationelle koordinering i afdelingen. Derfor blev denne del af projektet justeret og i stedet blev der tilføjet ekstra lokale spørgsmål til TULE baseret på spørgsmålene i Gittells RC Index og principperne bag relationel koordinering. Det giver mulighed for at følge udviklingen over de næste år og dermed følge, om der sker en registrerbar ændring i medarbejdernes oplevelse af samarbejdskulturen. Det er vigtigt at være opmærksom på, at resultatet ved den valgte metode kun giver en meget overordnet indikation af medarbejdernes generelle oplevelse af relationel koordinering og ikke som, når Gittels RC Index anvendes, et billede af hvilke konkrete arbejdsgange eller patientforløb, der er blevet forbedret eller med fordel kan forbedres til gavn for patienterne. Konklusion At ændre en samarbejdskultur så den er præget af, at personalet har fælles mål, fælles viden og gensidig respekt og at en mellem fagpersoner er hyppig, rettidig og præcis, er et ambitiøst mål særligt i en foranderlig hverdag. Principperne og tænkningen i relationel koordinering kan ikke give svaret eller løsningen på alle udfordringer i samarbejdet om at skabe gode, sammenhængende og helhedsorienterede patientforløb, men det har været et brugbart og konkret værktøj til at vurdere og forbedre konkrete arbejdsgange samt til at udvikle samarbejdet mellem fagpersoner om konkrete arbejdsgange eller patientforløb. Perspektivering Projektet har initieret en ny tænkning i afdelingen, som kan anvendes i det videre arbejde både i forhold til den fortsatte udvikling af samarbejdskulturen i afdelingen og i forhold til kommende forbedringsprojekter og arbejdsgangsanalyser. Principperne i relationel koordinering kan med fordel bæres med ind i samarbejdet på tværs af afsnittene i afdelingen, med andre afdelinger i HE Midt samt tværsektorielle samarbejdspartnere, hvor koordinering og er væsentlige for at skabe et sammenhængende patientforløb. Det kan desuden være væsentligt at tænke samarbejdssnitflader og principperne for relationel koordinering ind i den monofaglige udvikling og overveje, hvad det betyder for det samlede patientforløb, når der ændres i den monofaglige tilgang eller ydelse til patienten eller måden at organisere opgaveløsningen. 6