præsenteres forslag til program for Ledertræf 2015 under titlen Ledelse og styring i Skanderborg Kommunes organisation.

Transkript

1 Referat Dato: :00:00 Udvalg: Direktionen Sted: Mødelokale nr. 8, Rådhuset i Skanderborg 123 Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: 15/96 Dagsordenen blev godkendt. 124 Planlægning af Ledertræf 2015 Sagsnr.: 15/11990 Det årlige ledertræf er fastlagt til den 17. september På baggrund af direktionens drøftelse og input på direktionsmødet den 26. februar 2015 præsenteres forslag til program for Ledertræf 2015 til drøftelse og godkendelse. Direktionen har tidligere drøftet og givet input til temaer og oplægsholdere med videre på direktionsmødet den 26. februar Direktionen besluttede, at temaet for ledertræffet er ledelse og innovationssporene at der skal være en ekstern oplægsholder at der kan være et ikke-fagligt indslag at ledertræffet afholdes i Veng. På baggrund af direktionens drøftelse og input på direktionsmødet den 26. februar 2015 præsenteres forslag til program for Ledertræf 2015 under titlen Ledelse og styring i Skanderborg Kommunes organisation. Bilag med udkast til program sendes pr. mail. Personalechef Runa Brøchner og HR-afdelingsleder Anette Madsen deltager i mødet. Personalechefen indstiller,

2 at program for Ledertræf 2015 drøftes og godkendes. Direktionen godkendte programmet for Ledertræf 2015 med den bemærkning, at der skal findes et andet emne i forhold til innovationssporet Fra politik til virkelighed. 125 Lukket punkt Lukket 126 DIA-projekterne 19.4 og 20.2 Sagsnr.: 13/24683 Med et ønske om at forbedre Skanderborg Kommunes udnyttelse af ejendomme og boliger er DIA-projekterne 19.4 Boliger til socialt udsatte og socialt udsatte boligområder og 20.2 Effektiv bygningsanvendelse blevet slået sammen til et samlet projekt. Projektet er startet i april Der er pågået projektarbejde forud for det aktuelle projekt. Resultatet af DIA-projektet ventes præsenteret i efteråret Direktionen anmodes om at godkende projektbeskrivelsen og den nye DIA-beskrivelse. Der er behov for en øget samordning, bedre overblik og en samlet strategisk tilgang til kommunens ejendomme og administration af boliger. På den baggrund lægges DIA-punkterne 19.4 og sammen. Formålet med projektet er at skabe basis for en effektiv og koordineret ejendoms- og boligadministration, herunder en klar fordeling af ansvar og opgaver. Projektet fokuserer på at skabe en ny rammesætning. Det skal resultere i en beslutning om en organisatorisk ramme (fordeling af ansvar, opgaver, organisering og overblik) inden for ejendoms- og boligadministration, herunder: Indsamling af data om kommunens samlede areal, både ejet og lejet, anskaffelses- og genanskaffelsespris, driftsudgifter per m2, vedligeholdelsesstand, etc. Indsamling af data for og overblik over boligbehov Styringsdialog og etablering af samarbejdsaftale med boligforeningerne Plan for flygtningeboliger Klargøring og salg af arealer og ejendomme Sikring af planmæssige og strategiske forhold ved salg

3 Udsendelse af boligtilbud Udformning af lejekontrakter Opkrævning af husleje samt opgørelser ved fraflytning Vedligeholdelsesplaner Budget og regnskab for almene boliger. Projektet har til formål at sikre en effektiv ejendoms- og boligadministration samt at sikre koordination, overblik og entydig fordeling af ansvar og opgaver. Der ønskes overblik, styring og vidensdeling omkring bolig og ejendomsudbuddet på tværs af kommunen. Projektet skal resultere i scenarier for fordeling af ansvar, opgaver, organisering og skabelsen af overblik inden for boligadministration og ejendomsadministration samt oplæg til direktionsbeslutning. Projektet forudsætter, at visitation fortsat varetages i fagsekretariaterne, men behandler snitfladen mellem visitation og boligadministration. Projektet omfatter ikke den konkrete opgaveløsning af opgaver inden for ejendoms- og boligadministration i projektperioden og heller ikke implementering af løsningen. Baggrunden for punktet Igennem en årrække har området været præget af, at viden er forankret på en meget lille gruppe medarbejdere, som også varetager den daglige drift på området. Problemstillinger er blevet håndteret ad-hoc. Denne ustrukturerede tilgang til bolig- og ejendomsområdet har vist sig uholdbar og uhensigtsmæssig i relation til at sikre en effektiv opgaveløsning og optimal ejendoms- og boligudnyttelse i Skanderborg Kommune. Erfaringsmæssigt er der store effektiviseringsmuligheder i en mere koordineret og analysebaseret tilgang til bygningsanvendelse. Afdækning af nu-situationen er startet op og der satses på en hurtig gennemførelse af projektet med fremlæggelse af beslutningsoplæg inden udgangen af Projektbeskrivelsen samt en sammenskrivning af de to DIA punkter er vedlagt. Teknisk chef indstiller, at projektet godkendes. Direktionen godkendte projektet med den bemærkning, at det kun er en del af DIA-projekt 19.4, som indgår i projektet. Den øvrige del af DIA-projekt 19.4, som vedrører udviklingen af sociale boligområder, skal der udarbejdes en ny DIA- projektbeskrivelse på.

4 PDF PDF DIA 20.2 projektplan DIA 19.4 og Overordnet tidsplan for implementering af SBSYS Sagsnr.: 15/28692 I forlængelse af koncernledelsens anbefaling og direktionens beslutning om implementering af SBSYS som Skanderborg Kommunes nye ESDH-system har systemejer/-ansvarlig (Byrådsog Direktionssekretariatet) og udviklingsansvarlig (Digitalisering og Forretningsudvikling) afholdt opstartsmøde med Brugerklubben SBSYS og teknisk leverandør Ditmer. Den indledende dialog har fokus på udarbejdelse af en overordnet tidsplan for implementeringsprojektet med en målsætning om overgang til drift på SBSYS den 1. februar Digitaliserings- og IT-udvalget indstiller til direktionen, at den godkender udkastet til overordnet tidsplan for implementering af SBSYS. I forlængelse af koncernledelsens anbefaling og direktionens beslutning om implementering af SBSYS som Skanderborg Kommunes nye ESDH-system har systemejer/-ansvarlig (Byråds- og Direktionssekretariatet) og udviklingsansvarlig (Digitalisering og Forretningsudvikling) afholdt opstartsmøde med Brugerklubben SBSYS og teknisk leverandør Ditmer. Den indledende dialog har fokus på udarbejdelse af en overordnet tidsplan for implementeringsprojektet med en målsætning om overgang til drift på SBSYS den 1. februar Denne dato er valgt ud fra et ønske om at få en hurtig løsning på de mange tekniske og brugerrettede udfordringer, der pt. er med Acadre under hensyntagen til de mange andre tværgående projekter, der gennemføres i løbet af Den ambitiøse tidsplan stiller krav til organisationen om at efterleve koncernledelsens anbefaling i forhold til, at der både decentralt og centralt allokeres tilstrækkelige ressourcer til at gennemføre en succesfuld overgang fra Acadre til SBSYS. De ressourcemæssige behov var en del af drøftelsen i digitaliserings- og IT-udvalget og koncernledelsen forud for beslutningen om overgang til SBSYS. Centralt er der opnormeret på ESDH-ressourcerne i systemejerskabet, og der stilles også udviklings- og projektledelsesressourcer til rådighed for implementeringsprojektet.

5 Fagsekretariater og stabe skal forvente, at der vil være behov for at allokere ressourcer svarende til en halvtidsstilling i projektets forløb i hver stab / fagsekretariat. Dialogen med Brugerklubben SBSYS og Ditmer har resulteret i et udkast til overordnet tidsplan: Opgave Organisatorisk implementering Start Slut Etablering af driftsorganisation Afgrænsning af implementeringsprojekt Vidensopbygningsmøder administratorer Vidensopbygningsmøder superbrugere Opbygning af skabeloner superbrugere Teknisk implementering Teknisk etablering Integrationer Konvertering af Acadre 1. og 2. testkonvertering Driftskonvertering Efter implementering af SBSYS hos de eksisterende brugere af ESDH skal der arbejdes videre med implementering af SBSYS hos kontraktholdere i de fagområder, hvor det giver mening. Tidsplanen for dette projekt udarbejdes i dialog med fagområderne. Denne dialog indledes 1. juni 2015 i forbindelse med afgrænsningen af implementeringsprojektet for de eksisterende brugere af ESDH. Digitaliseringschefen indstiller til Digitaliserings- og IT-udvalget, at udkast til overordnet tidsplan drøftes og godkendes. Digitaliserings- og IT-udvalget drøftede og godkendte udkast til overordnet tidsplan for implementering af SBSYS med følgende bemærkninger: Placering af slutbrugeruddannelse skal tydeliggøres i tidsplanen Fagområderne kan tænke 325 ind i forhold til at skulle frigøre ressourcer til projektet Den valgte idriftsættelsesdato, 1. februar, er et travlt tidspunkt for Beskæftigelse & Sundhed i forbindelse med reguleringer

6 HMU orienteres på mødet i september 2015 om projektet og om det kommende projekt for kontraktholdere Sagen fremsendes til Direktionen. Dialogen med Brugerklubben SBSYS og Ditmer har resulteret i et udkast til overordnet tidsplan suppleret med slutbrugeruddannelse i forhold til den oprindelige sagsfremstilling: Opgave Organisatorisk implementering Start Slut Etablering af driftsorganisation Afgrænsning af implementeringsprojekt Vidensopbygningsmøder administratorer Vidensopbygningsmøder superbrugere Opbygning af skabeloner superbrugere Oprydning i Acadre slutbrugere Uddannelse slutbrugere Teknisk implementering Teknisk etablering Integrationer Konvertering af Acadre 1. og 2. testkonvertering Driftskonvertering Uddannelse af slutbrugere bliver en løbende proces, der i grove træk ser således ud: Stormøder med introduktion til SBSYS og grundlæggende funktionalitet. E-learning til støtte for introduktion og øvrige funktioner. Floorwalking af superbrugere ved idriftsættelse til støtte for indarbejdelse af nye arbejdsgange.

7 Digitaliserings- og IT-udvalget indstiller, at udkast til overordnet tidsplan for implementering af SBSYS godkendes. Direktionen godkendte udkast til overordnet tidsplan for implementering af SBSYS. 128 Anlægsregnskab for udbygning af Kulturhuset Sagsnr.: 15/31349 Anlægsregnskabet for udbygning af Kulturhuset fremsendes til Byrådets godkendelse. Kulturhuset er blevet udbygget i stueplan (indgangsniveau) med nyt vindfang med skydedøre, udvidelse af foyer, og café samt køkken for caféen. På 1. sal er loungeområdet udvidet, og der er etableret et nyt kontor og personalerum med tilhørende toilet m.v. Derudover er der etableret et mindre toilet for besøgende. Udvidelsen er sket mod vest (mod Adelgade), og caféen er endvidere udvidet ud over nedre niveau mod øst. Udvidelserne er foretaget med hensyntagen til Handicaprådet. Hertil er der etableret nyt lys og lyd i Kulturhuset. Der er afgivet følgende bevillinger: Dato for bevillingsafgivelse Kr Anlægsbevilling i alt En sammenholdning af bevillinger og forbrug ser således ud: Kr. Udgifter Bevilling

8 Forbrug Afvigelse* * (-) Angiver merudgifter. Som det ses af ovenstående tabel, er der et lille merforbrug på kr. på projektet. Stabschefen for Kultur, Borgere og Planlægning indstiller, at anlægsregnskabet for udbygning af Kulturhuset godkendes. Sagen fremsendes til Økonomiudvalget og Byrådet. Direktionen vedtog at tiltræde indstillingen fra Stabschefen for Kultur, Borgere og Planlægning. Sagen fremsendes til Økonomiudvalget og Byrådet. PDF Anlægsregnskab for udbygning af Kulturhuset 129 Anlægsregnskab for Hørning Bycenter vej og parkeringsareal Sagsnr.: 15/31377 Anlægsregnskabet for Hørning Bycenter, vej og parkeringsareal fremsendes til Byrådets godkendelse. Der er anlagt vej og parkeringspladser vest for Nørre Alle i Hørning. Hertil er der rejst et fast hegn ud mod en fremtidig kørevej, ca. 5 meter vest for den nuværende centerbebyggelse. Herudover er der etableret lydisolerede hegn til rækkeejendommene på Adslevvej og en ekstraordinær afskærmning af området med store træer, høj bøgehæk og øget beplantning i øvrigt. Endelig er der kommet ekstra belægning i forbindelse med, at projektet er udvidet til at omfatte anlæg af en sti langs Nørre Allé 3-7. Der er afgivet følgende bevillinger: Dato for bevillingsafgivelse Kr.

9 Anlægsbevilling i alt En sammenholdning af bevillinger og forbrug ser således ud: Kr. Udgifter Indtægter Netto Bevilling Forbrug Afvigelse* * (-) Angiver merudgifter / mindreindtægter/ (+) angiver mindreudgifter / merindtægter. Indtægten vedrører hovedsageligt et bidrag på kr. fra Hørning Cityforening. Som det ses af ovenstående tabel, er der et lille merforbrug på kr. på projektet. Sekretariatschefen indstiller, at anlægsregnskabet for Hørning Bycenter, vej og parkeringsareal godkendes. Sagen fremsendes til Økonomiudvalget og Byrådet. Direktionen vedtog at tiltræde indstillingen fra sekretariatschefen. Sagen fremsendes til Økonomiudvalget og Byrådet. PDF Anlægsregnskab for Hørning Bycenter vej- og parkeringsareal 130 Status på arbejdet i 17, 4-udvalgene

10 Sagsnr.: 15/96 17, stk. 4-udvalget vedrørende Campus og Højvangen præsenterer resultatet af sit arbejde for Byrådet på et temamøde for Byrådet den 24. juni Eventuelt Sagsnr.: 15/96 Intet.