1. Godkendelse af dagsorden /14581 Kompetencefordelingsplan for Økonomiudvalgets område...2

Transkript

1 Referat Økonomiudvalget Tid Mandag den 16. juni 2014 Sted Mødelokale 3 Afbud Fraværende Indholdsfortegnelse: 1. Godkendelse af dagsorden /14581 Kompetencefordelingsplan for Økonomiudvalgets område /6020 Personalepolitisk redegørelse /56393 Revision af ledelsesgrundlaget i Assens Kommune /8880 Råderumsblok Økonomiudvalget /7975 Endelig godkendelse af mål 2015 inden for ØKU /14188 Revisionsberetning nr /4287 Status på Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi /7328 Demografibaseret tildelingsmodel for Sundhedsplejen /13833 Budgetgaranti til drift af Assens Ungdomsskoles heltidsundervisningstilbud /13643 Udvikling Fyn 2.0 og den fynske erhvervsfremmestruktur /12852 Aflysning af kommuneplanramme 4.1.R.1 Boldbane på Snavevej /10302 Afvigelse fra foreløbig retsvirkning af forslag til Lokalplan /1913 Resultatrevision /10213 Energirenovering af kommunale bygninger : Nyt energiog vedligeholdskoncept i Assens Kommune /1103 Tilskud til forsøg med telekørsel for pendlere i tyndt befolkede områder...26 Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 1 af 30

2 17. 14/13057 Udbud af erhvervsjord Orientering Eventuelt /12326 Ekspropriation til fordel for et område til boligformål ved Fuglekildevej, Verninge (Lukket sag) /14405 Salg af ejendom (Lukket sag) Godkendelse af dagsorden Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Godkendt /14581 Kompetencefordelingsplan for Økonomiudvalgets område Indstilling: Kommunaldirektøren indstiller, at kompetencefordelingsplaner for Økonomiudvalgets område godkendes. Beslutningstema: Sagen forelægges til politisk godkendelse af beslutningskompetencen mellem Byråd, de stående udvalg og administrationen. Sagsfremstilling: Kompetencefordelingsplanenerne i Assens Kommune er udarbejdet med henblik på at skabe overblik over fordelingen af beslutningskompetence mellem Byrådet, udvalgene og administrationen. Byrådet har delegeret en del af sin beslutningskompetence til de politiske udvalg og administrationen, men et betydeligt antal sager behandles fortsat i Byrådet, enten fordi der efter lovgivningen gælder et delegationsforbud, eller fordi Byrådet har besluttet at visse sagstyper eller afgørelser skal behandles i Byrådet. Særligt i forhold til beslutninger af overordnet strategisk karakter skal det bemærkes, at beslutningskompetencen henhører under Byrådets kompetence. Udmøntning af såvel Byrådets som udvalgenes beslutninger varetages af administrationen. Kompetencefordelingsplanerne har som mål, ud over at skaffe overblik over fordelingen af beslutningskompetence, at sikre entydighed i hvor hvilke afgørelser træffes. Det bemærkes, at planenerne ikke kan anses for at være udtømmende, idet der i praksis vil kunne opstå situationer, som ikke er beskrevet i kompetencefordelingsplanerne. Styrelsesvedtægten fordeler opgavefelterne mellem de stående udvalg. Der er til udvalgsmøderne i juni udarbejdet forslag til kompetencefordelingsplaner for alle udvalg. Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 2 af 30

3 Planerne skal godkendes af Byrådet. Måtte der være relevante ændringer i styrelsesvedtægten efter Byrådets godkendelse af denne i juni-mødet vil kompetencefordelingsplanerne blive tilrettet. For Økonomiudvalgets område er udarbejdet oplæg til to kompetencefordelingsplaner; dels for ansættelse og afskedigelse dels for økonomi- og sekretariatsområderne. Særligt vedrørende kompetencefordelingsplan for ansættelse og afskedigelse bemærkes, at planen blev vedtaget af Sammenlægningsudvalget i 2006 og har virket siden. Kompetencefordelingsplanen er nu ajourført i forhold til den nuværende administrative struktur og er i øvrig tilpasset den praksis, som har udviklet sig siden kommunens etablering. Byrådet og Økonomiudvalget har på økonomi- og sekretariatsområderne løbende delegeret beslutninger til administrationen. Kompetencefordelingsplanen er en oversigt over disse delegationer og giver dermed et samlet overblik over delegationer og bemyndigelser på Økonomiudvalgets område. Beslutningskompetence: Byrådet. Bilag: Kompetencefordelingsplan ansættelse/afskedigelse juni 2014 kompetencefordeling Økonomi/Byrådssekr Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Økonomiudvalget anbefaler, at kompetencefordelingsplaner for Økonomiudvalgets område godkendes. Økonomiudvalget orienteres én gang årligt på det personalepolitiske område om antal afskedigelser, årsag m.v /6020 Personalepolitisk redegørelse Indstilling: Kommunaldirektøren indstiller, at Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning Beslutningstema: Orienteringen om den personalepolitiske redegørelse Sagsfremstilling: Den personalepolitiske redegørelse for 2012 og 2013 er den anden personalepolitiske redegørelse, der er udarbejdet i Assens Kommune. I modsætning til den første redegørelse, som kun dækkede ét år nemlig år dækker denne redegørelse 2 år nemlig år 2012 og Den personalepolitiske redegørelse handler om Assens Kommune som arbejdsplads og de ansatte i Assens Kommune. Den giver et overblik over personaleområdet inden for hovedoverskrifterne: Personalet, Løn- og Overenskomstforhold, Samarbejde, Læring & udvikling, Sundhed & Trivsel samt Arbejdsmiljø. Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 3 af 30

4 Redegørelsen danner rammen for opfølgningen og afrapporteringen på det personalepolitiske område og kan desuden bruges som et værktøj til at klarlægge fremtidige indsatsområder. I denne redegørelse ses der tilbage på årene 2012 og 2013 og giver pejlinger på fremtidig udvikling og prioriteringer inden for personaleområdet. HovedMED behandlede den personalepolitiske redegørelse på deres møde den 3. juni 2014, og tog redegørelsen til efterretning. Efter den politiske behandling offentliggøres den personalepolitiske redegørelse på Aksen samt på assens.dk. Beslutningskompetence: Byrådet. Bilag: Personalepolitisk redegørelse Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Økonomiudvalget tager personalepolitisk redegørelse til efterretning. Redegørelsen oversendes til Byrådets orientering /56393 Revision af ledelsesgrundlaget i Assens Kommune Indstilling: Direktionen indstiller, at Assens Kommunes ledelsesgrundlag godkendes. Beslutningstema: Revision af ledelsesgrundlaget for Assens Kommune Sagsfremstilling: Assens Kommunes nuværende ledelsesgrundlag blev godkendt af Byrådet i april Siden da er der vedtaget en ny vision for kommunen, ligesom der er vedtaget strategier for innovation og aktivt medborgerskab. Tiden har derfor været inde til en opdatering af ledelsesgrundlaget. Set i forhold til det oprindelige ledelsesgrundlag er der i den reviderede udgave foretaget mindre ændringer i det indledende afsnit om visionen samt foretaget en justering af sproget i afsnit et og tre om dialog og helheder set i lyset af dagsordenen om Prof på tværs. Beslutningskompetence: Byrådet. Bilag: Ledelsesgrundlaget maj 2014.pdf Ledelsesgrundlag Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 4 af 30

5 Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Økonomiudvalget anbefaler, at Assens Kommunes ledelsesgrundlag godkendes /8880 Råderumsblok Økonomiudvalget Indstilling: Kommunaldirektøren indstiller, at råderumsblokken drøftes. Beslutningstema: Økonomiudvalget skal beskrive råderumsblokke for i alt 2,9 mio. kr. Sagen forelægges til en indledende drøftelse af mulige råderumsblokke. I juni måned skal udvalget drøfte de konkrete blokke til tilvejebringelse af råderummet. Sagsfremstilling: Økonomiudvalget besluttede på sit møde den 20. januar 2014, at der skal udarbejdes et råderumskatalog som opstart til budgetlægningen i 2014 vedrørende budgettet for Der skal beskrives råderumsblokke for 25 mio. kr. Fordelingen mellem de enkelte udvalg er følgende: mio. kr. Økonomiudvalget 2,9 Erhvervs og beskæftigelsesudvalget 0,2 Innovations og 0,5 medborgerskabsudvalget Miljø og Teknikudvalget 1,6 Børne og Uddannelsesudvalget 10,7 Kultur og Fritidsudvalget 0,9 Social og sundhedsudvalget 8,1 Beredskabskommissionen 0,1 I alt 25,0 Formålet med råderumskataloget er at have et redskab, der kan tages i anvendelse ved budgetlægningen i det omfang som de økonomiske rammer måtte kræve det. Råderumskataloget giver samtidig mulighed for politisk omprioritering, hvis det måtte være ønskeligt. Hvert direktørområde har udarbejdet de ønskede beskrivelser med henblik på en endelig behandling på udvalgsmøderne i juni. På budgetseminaret den 19. juni vil hvert udvalg fremlægge blokke på eget område. Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 5 af 30

6 Beslutningskompetence: Økonomiudvalget. Bilag: 1 Lukket Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Økonomiudvalget drøftede råderumsblokken /7975 Endelig godkendelse af mål 2015 inden for ØKU Indstilling: Kommunaldirektøren indstiller at mål 2015 inden for Økonomiudvalget endeligt godkendes og herefter indgår i det samlede materiale til 2. budgetseminar 21. og 22. august Beslutningstema: Endelig godkendelse af mål 2015 på Økonomiudvalgets område Sagsfremstilling: På baggrund af udvalgets indledende drøftelser af mål 2015 på maj-mødet er der udarbejdet udkast til målbeskrivelse for 2015 inden for følgende mål: Helhed i den kommunale opgaveløsning Målbeskrivelsen er medsendt som bilag. Ud over udvalgets indledende drøftelser har udgangspunktet for målformuleringen været dels at der udarbejdes 1-2 mål for udvalget, dels at målene understøtter arbejdet med Vision 2018 og dels at der særligt er sat fokus på konkrete metoder til, hvordan effekten af de iværksatte indsatser skal vurderes. Lovgrundlag: Den kommunale styrelseslov. Beslutningskompetence: Økonomiudvalget. Bilag: ØKU - målbeskrivelser 2015 Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Økonomiudvalget godkender mål 2015 inden for Økonomiudvalget der herefter indgår i det samlede materiale til 2. budgetseminar 21. og 22. august Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 6 af 30

7 7. 14/14188 Revisionsberetning nr. 15 Indstilling: Kommunaldirektøren indstiller at beretning nr. 15 godkendes Beslutningstema: Revisionsberetning nr. 15 forelægges til Økonomiudvalgets orientering. Sagsfremstilling: BDO Kommunernes revisionsafdeling har fremsendt beretning nr. 15 løbende revision indtil februar md Den løbende revision har ikke givet anledning til bemærkninger Lovgrundlag: Lov om kommunernes styrelse. Beslutningskompetence: Byrådet. Bilag: Assens Kommune - Beretning nr (3).pdf Assens Kommune - Beretning nr underskriftsside (2).pdf Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Økonomiudvalget anbefaler, at beretning nr. 15 godkendes /4287 Status på Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi Indstilling: Innovations- og Medborgerskabsudvalget tog orientering om status på de 32 digitaliseringsprojekter til efterretning. Beslutningstema: Status på de 32 projekter i Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi er forelagt Innovations og Medborgerskabsudvalget til orientering og fremsendes nu til Økonomiudvalgets orientering. Sagsfremstilling: KL s bestyrelse vedtog i november 2010 en fælleskommunal digitaliseringsstrategi og Assens Kommune besluttede at tilslutte sig strategien. Til understøttelse af strategien er der udarbejdet en handlingsplan med 32 digitaliseringsprojekter, der sætter dagsordenen for digitalisering til og med Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 7 af 30

8 Følgende projekter indgår i handlingsplanen: Digital borgerbetjening 1.1 Obligatorisk digital service 1.2 Effektiv digital selvbetjening 1.3 Kanalstrategi, dokumentation og kompetenceudvikling 1.4 Kommunalt indhold på min side på borger.dk 1.5 Kommunale hjemmesider bruger tekster fra borger.dk 1.6 Optimering af Digital Post og Fjernprint Beskæftigelsesområdet 2.1 Data og snitflader på beskæftigelsesområdet 2.2 Digital a-kasse kommunikation 2.3 Digitalisering af løntilskud og fleksjob 2.4 Ny generation forretningssystem på beskæftigelsesområdet 2.5 Ledelsesværktøj på beskæftigelsesområdet Børne og kulturområdet 3.1 Den digitale skole 3.2 It-infrastruktur i folkeskolen 3.3 Digital kommunikation og videndeling i folkeskolen 3.4 Digital kommunikation og videndeling mellem forældre og dagtilbud 3.5 Det digitale bibliotek 3.6 DUBU digitalisering af området for udsatte børn og unge Social- og sundhedsområdet 4.1 Digitalisering af handicappede og udsatte voksne området (DHUV) 4.2 Hjemmesygeplejens integration til det Fælles Medicinkort 4.3 Udbredelse af MedCom kommunikation 4.4 Kommunernes adgang til kronikerdata 4.5 Velfærdsteknologi 4.6 Kommunerne på sundhed.dk 4.7 Fælles sprog III på ældre og sundhedsområdet Teknik og miljøområdet 5.1 Min digitale byggesag (MDB) 5.2 Fælleskommunal standardisering af geodataområdet 5.3 Digitalisering af planer delprojekt om kommuneplaner 5.4 Digitalisering af planer delprojekt om lokalplaner 5.5 Forenkling af arbejdet med ejendomsområdet Sammenhængende it og konkurrence 6.1 Program for sammenhængende it uden monopoler 6.2 Konkurrence på monopolområderne 6.3 FLIS Den fælleskommunale digitaliseringsstrategis 32 projekter er implementeret i de enkelte direktørområder. Projekterne er forankret hos fagområderne med den enkelte fagchef, som ansvarlig for gennemførelsen. I hvert projekt er ligeledes udpeget en tovholder. Tovholderens rolle afhænger af projektets størrelse. Lovgrundlag: Der bliver løbende udarbejdet lovgivning på fagområderne i forbindelse med gennemførelsen af den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 8 af 30

9 Økonomi: Der bliver løbende udarbejdet nationale business-cases for projekterne, som skal omsættes til lokale forhold i Assens Kommune. Beslutningskompetence: Økonomiudvalget. Bilag: Rapportering - aprilmaj 2014 Beslutning Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 2. juni 2014 Innovations- og Medborgerskabsudvalget tog orientering om status på de 32 digitaliseringsprojekter til efterretning. Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Økonomiudvalget tog orientering om status på de 32 digitaliseringsprojekter til efterretning /7328 Demografibaseret tildelingsmodel for Sundhedsplejen Indstilling: Børne- og Uddannelsesudvalget indstiller, at den beskrevne demografiregulering for Sundhedsplejen godkendes, og at udvalget senere behandler en indstilling om serviceniveau og indsatser for de ikke-demografibaserede andele af sundhedsplejens budget. Beslutningstema: Punktet handler om, at direktionen i 2012 besluttede, at der skulle udarbejdes demografibaserede tildelingsmodeller for sundhedsplejen og PPR. På grund af igangværende arbejdsproces mellem Region Syd og regionens kommuner i 2013 om fremtidige sundhedsaftaler, har det først været muligt, at beskrive et oplæg til demografiregulering for sundhedsplejens vedkommende i forbindelse med budget Sagsfremstilling: Sundhedsplejen udgør en stor del af den primære kommunale sundhedstjeneste, som efter lovgivningen og den regionale sundhedsaftale løser en række forskelligartede opgaver omkring trivsel og sundhed for 0 til 18 årige i kommunen og deres forældre. Fødsler og hertil knyttede aktiviteter fylder meget i sundhedsplejerskernes arbejde. Et andet stort indsatsområde er sundhedsundersøgelser m.v. blandt skolebørn. Nogle af ydelserne er kendetegnet ved at være obligatoriske i forhold til lovgivning og regionale aftaler, mens andre styres af anbefalinger fra Sundhedsstyrelsen. Ligeledes kan nogle ydelser opgøres kvantitativt i forhold til en demografisk målgruppe, mens andre ydelser er mere behovsbaserede. Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 9 af 30

10 Den udarbejdede demografibaserede tildelingsmodel tager udgangspunkt i, at der er mange forskellige ydelser fra sundhedsplejen. Det betyder også, at det langt fra er hele budgettet, der reguleres i forhold til børnetallet. Samtidig er der i det forberedende arbejde taget højde for de ændringer, der i de senere år er sket i sundhedsplejens arbejde og opgaver, herunder fødeplanen i Region Syd, som bl.a. pålægger kommunerne at gennemføre besøg på 4./5. dagen, når fødende udskrives indenfor 72 timer efter fødslen. Bestemmelsen har nødvendiggjort oprettelse af vagtordning i sundhedsplejen på lørdage- og helligdage. Konkret foreslås følgende model: Fast tildeling til en halv ledelsesstilling, to studerende, Novax-abonnement samt en småbørnskonsulent Demografibaseret tildeling til barselsforløb kr. pr. fødsel Demografibaseret tildeling til skoleundersøgelser 150 kr. pr årig Tildeling til ikke-tællelige ydelser Samlet tildeling til Sundhedsplejen i budget kr kr kr kr kr. Den faste tildeling er begrundet i, at nogle udgifter må betragtes som faste udgifter i forbindelse med at have en sundhedspleje. Da halvdelen af den ledende sundhedsplejerskes tid konteres på Børneterapeuterne, er der medtaget en halv lederstilling. Hertil kommer udgiften til to studerende, som er en del af sundhedsaftalerne i Region Syd. Endelig er det besluttet, at en fuldtidsstilling udnyttes som småbørnskonsulent i forhold til konsultative ydelser og forebyggende indsatser i sammenhæng med inklusionsindsatserne i dagtilbud og skoler. Tildelingen til fødsler baseres på et rullende treårigt gennemsnit af antal fødsler, opgjort af Sundhedsplejen. Nyeste kendte år vægtes 50 % og de to foregående år hhv. 30 % og 20 % baseres på svarende til 363 fødsler. Tildelingen til skolebørn baseres på befolkningsprognosen for budgetårene. Sundhedsplejen betjener også fri- og efterskoleelever. Restbeløbet afsættes i en tildeling til øvrige, ikke-tællelige ydelser, som omfatter: Behovsbesøg ved gravide og 0-årige Behovssamtaler på småbørns- og skoleområder Indsatser mod overvægt Sorggrupper, alkoholprojekt Ammeindsatsen Det er hensigten, at kvalitetsstandarder og serviceniveau fremlægges til politisk drøftelse i udvalget på et senere tidspunkt. Opsummerende indstilles, at sundhedsplejens budget fremover reguleres i takt med børnetallet på de ydelser, hvor det giver mening at tale om en direkte sammenhæng Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 10 af 30

11 mellem mængdeudviklingen og efterspørgslen efter sundhedsplejens ydelser, samt at udvalget fremover inddrages i vurderingen af kvalitetsstandarder og serviceniveauer, udmøntningen af puljen til ikke tællelige opgaver. Lovgrundlag: Sundhedsloven og Serviceloven. Økonomi: De økonomiske konsekvenser af demografireguleringen afhænger af udviklingen i fødselstallet og befolkningsprognosen for antal børn og unge i alderen 6-16 år. Beregningen på de aktuelle tal er medtaget i oplægget til Budget i en teknisk blok, jf. tabellen nedenfor. Budgettet for Sundhedsplejen vil som følge af modellen fremover blive demografireguleret hvert år på baggrund af de senest kendte fødselstal samt med udgangspunkt i økonomiudvalgets befolkningsprognose vedrørende 6-16-årige i Assens Kommune. Netto i hele kr Demografiregulering ud fra befolkningsprognose 2014 I alt netto Beslutningskompetence: Byrådet. Bilag: Bilag til udvalgssag - demografibaseret tildelingsmodel for Sundhedsplejen.docx Beslutning Børne- og Uddannelsesudvalget den 4. juni 2014 Børne- og Uddannelsesudvalget indstiller, at den beskrevne demografiregulering for Sundhedsplejen godkendes, og at udvalget senere behandler en indstilling om serviceniveau og indsatser for de ikke-demografibaserede andele af sundhedsplejens budget. Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Økonomiudvalget anbefaler Børne- og Uddannelsesudvalgets indstilling om, at den beskrevne demografiregulering for Sundhedsplejen godkendes, og at udvalget senere behandler en indstilling om serviceniveau og indsatser for de ikke-demografibaserede andele af sundhedsplejens budget /13833 Budgetgaranti til drift af Assens Ungdomsskoles heltidsundervisningstilbud Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 11 af 30

12 Indstilling: Børne- og Uddannelsesudvalget indstiller, at der vedtages en budgetgaranti for heltidsundervisningen Erhvervsskolen i skoleåret 2014/2015. Børne og Uddannelsesudvalget ønsker en status ved årets udgang i forhold til at kunne vurdere det fremtidige tilbud. Beslutningstema: Assens Ungdomsskoles heltidsundervisningstilbud Erhvervsskolen ønsker budgetgaranti for 20 elever. Sagsfremstilling: Assens Ungdomsskoles heltidsundervisningstilbud Erhvervsskolen ønsker budgetgaranti for 20 elever. Heltidsundervisningstilbuddet Erhvervsskolen blev etableret af daværende Glamsbjerg Ungdomsskole i 1979, først med én klasse - og siden 1988 med to klasser. Ved kommunesammenlægningen i 2007 blev yderligere en tredje klasse etableret. Undervisningstilbuddet retter sig mod unge i overbygningsklasserne, som profiterer af en skolegang, der er mere praktisk end teoretisk funderet. Omdrejningspunktet er således to ugentlige erhvervspraktikdage suppleret af en dag med værkstedsundervisning. Ugens to sidste dage undervises der i dansk, matematik og engelsk. Eleverne går til afgangsprøve og til årsprøve i værkstedsfag. For at imødekomme en stor faglig spredning blandt eleverne, undervises der i klasser af højest 10 elever, hvilket også svarer til kapaciteten i Erhvervsskolens undervisningslokaler. Til skoleåret 2014/15 er der kun tilmeldt elever til to klasser. Og det er ikke forventeligt, at der fremadrettet vil være tilslutning nok til klasse nummer tre. Erhvervsskolens virksomhed er afhængig af, at der oprettes to klasser, da kun én klasse, med en tildeling på kr. pr. elev, ikke genererer budgetmæssig kapacitet nok til hverken det faglige udbud eller til undervisningens sammensætning. Ungdomsskolen ønsker en budgetgaranti indarbejdet for Erhvervsskolen, således at tilmeldinger på mere end 10 elever til det kommende skoleår udløser budget til 2 klasser. Modsat, etableres undervisningstilbuddet ikke, såfremt 10 elever, eller færre, tilmelder sig det kommende skoleår. Hvis der i årene fremover tilmeldes flere end 20 elever, skal budgetgarantien sikre undervisningstilbud for yderligere elever som en 10 mængde, da undervisningen ikke kan gennemføres uden 10 elever. Lovgrundlag: Erhvervsskolen er etableret efter Lov om ungdomsskoler 3.2 om heltidsundervisning. Økonomi: Økonomien er afhængig af antallet af tilmeldte elever og vil med det tilmeldte antal elever for kommende skoleår ikke medføre ekstra udgifter i skoleåret 2014/15. Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 12 af 30

13 Beslutningskompetence: Økonomiudvalget. Bilag: Forbrug Erhvervsklasserne 2013.xlsx Klasser og udgifter.doc Ansøgning fra Ungdomsskolen vedr. Erhvervsskolen Budgetgaranti.doc Ungdomsskolens budget Mappe1.xlsx Beslutning Børne- og Uddannelsesudvalget den 4. juni 2014 Børne- og Uddannelsesudvalget indstiller, at budgetgaranti for heltidsundervisningen Erhvervsskolen i skoleåret 2014/2015 godkendes. Børne og uddannelsesudvalget ønsker en status ved årets udgang i forhold til at kunne vurdere det fremtidige tilbud. Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Økonomiudvalget bemærker, at der for skoleåret 2014/2015 er indskrevet elever til én klasse. Udgiften til skoleåret 2014/2015 afholdes inden for den afsatte budgetramme /13643 Udvikling Fyn 2.0 og den fynske erhvervsfremmestruktur Indstilling: Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget indstiller: at Strategi for Udvikling Fyn 2.0 godkendes at Assens Kommune pr. 1. september 2014 som konsekvens af Udvikling Fyn 2.0 hjemtager opgaver og ressourcer i forhold til følgende opgaver: o basal erhvervsservice o lokal turismeservice o afvikling af lokale events at det overenskomstansatte personale i Udvikling Fyn P/S, der er knyttet til de opgaver, der hjemtages af Assens Kommune, virksomhedsoverdrages til Assens Kommune på de vilkår, der fremgår af lov om virksomhedsoverdragelse. at der igangsættes en lokal proces, der skal føre til en politisk beslutning om organisatorisk forandring af de lokale erhvervsfremme- og turismeopgaver i Assens Kommune, herunder normering og finansieringsbehov fra 1. januar Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget bemærker i øvrigt, at erhvervsuddannelserne på Fyn bør nævnes som styrker i lyset af at alle unge bør have en uddannelse, samt at den Fynske gartneribranche også bør understøttes af Udvikling Fyn. Beslutningstema: Stillingtagen til Strategi for Udvikling Fyn 2.0, herunder stillingtagen til hjemtagelse af en række opgaver til lokal opgavevaretagelse inden for erhvervsfremme og turisme. Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 13 af 30

14 Sagsfremstilling: Indledning: Udvikling Fyn blev stiftet som et aktieselskab pr. 1. januar 2012 af Odense Kommune, Nyborg Kommune, Svendborg Kommune, Assens Kommune og Faaborg-Midtfyns Kommune med en ejerandel på 1/5 til hver kommune. Formålet med etableringen af udvikling Fyn var at skabe en fælles fynsk organisation til at drive erhvervs- og turismeaktiviteterne på Fyn for de fem ejerkommuner. Udvikling Fyn har i den nuværende struktur i 2012 og 2013 gjort sig en række erfaringer gode såvel som dårlige. Samlet set er der leveret en række resultater, der har skabt et godt afsæt for det videre fælles fynske samarbejde på erhvervs- og turismeområdet på Fyn. Analyser foretaget i efteråret 2013 viser imidlertid, at der for store dele af aktiviteterne i Udvikling Fyn er behov for en ændret tilgang til opgavevaretagelsen. Det betyder en mere fokuseret indsats og et mere veldokumenteret grundlag, der giver organisationen værktøjerne til en skarp prioritering af ressourcer og indsats. På den baggrund, er der udarbejdet oplæg til en ny strategi, som præsenteres under titlen Udvikling Fyn 2.0. Strategien er udarbejdet i regi af Udvikling Fyn og har været forankret i kommunaldirektørkredsen i ejerkommunerne. Strategien blev præsenteret for og drøftet af ejerkommunernes økonomiudvalg den 14. maj og 19. maj Udvikling Fyn 2.0: Med Udvikling Fyn 2.0 er der skabt et nyt erhvervsstrategisk fundament for Fyn, som er unikt i dansk sammenhæng. Det giver sig udslag i en gennemsigtig fynsk erhvervsstruktur med et klart vækstperspektiv og en klar ansvarsfordeling mellem de fynske erhvervsfremmeaktører og mellem de lokale og regionale indsatser. Hensigten er at gøre det enklere at navigere bland aktørerne for virksomhederne og samtidigt skabe en mere effektiv udnyttelse af de samlede ressourcer. Udvikling Fyn skal være Fyns stærke redskab for den samlede fynske erhvervsudvikling og vil fremover koncentrere sig om en række forretningsområder, hvor Fyn står stærkt eller hvor ikke udnyttede potentialer skal indfries. Udvikling Fyn skal således fremadrettet varetage den fynske erhvervsudvikling på vegne af ejerkommunerne. Den specialiserede erhvervsservice skal varetages af Væksthuset og den basale erhvervsservice går tilbage til ejerkommunerne. På grundlag af det gennemførte analysearbejde, har Udvikling Fyn, identificeret seks forretningsområder, som Udvikling Fyn fremadrettet vil fokusere sine indsatser inden for: Food/Foodtech Maritim Oplevelsesøkonomi Bygge/Anlæg Cleantech IT/Robot/Automation De seks forretningsområder dækker minimum 60 % af den samlede private erhvervsstruktur på Fyn og er udvalgt, fordi den gennemførte analyse har vist, at de har: Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 14 af 30

15 Et stort antal virksomheder og arbejdspladser på Fyn Potentiale for global vækst Mulighed for at løfte større opgaver i fællesskab Mulighed for spin-off til andre forretningsområder Fynske styrkepositioner Et erhvervsudviklingspotentiale, hvor der ikke allerede er andre udviklingsaktører på banen Udvikling Fyn skal arbejde med at understøtte, udvikle og forstærke de udvalgte klynger via strategisk markedsindsigt og ved at være katalysator for forretningsudvikling. En fokusering af Udvikling Fyns forretningsområde betyder, at Udvikling Fyn fremadrettet ikke skal varetage specialiseret- og basal erhvervsservice. Disse opgaver overgår til henholdsvis Væksthuset, Fynsk Erhverv og ejerkommunerne. Hvilke konsekvenser har Udvikling Fyn 2.0 for ejerkommunerne? Den direkte konsekvens for ejerkommunerne er, at de skal hjemtage en række opgaver til lokal opgavevaretagelse inden for erhvervsfremme og turisme. Ejerkommunerne vil fremadrettet skulle varetage følgende erhvervsfremmeopgaver: Lokal indgang for virksomheder Basal erhvervsservice Iværksættervejledning Viden om kommunale forhold Ejerkommunerne vil fremadrettet skulle varetage følgende turisme- og eventopgaver: Drift af lokal modtage-funktion Drift af lokal hjemmeside Drift af øvrige lokale markedsføringsinitiativer Udvikling og afvikling af lokale events Kontakt og koordinering af frivillige Såfremt strategien vedtages, vil ovennævnte opgaver overgå til ejerkommunerne med virkning pr. 1. september Overdragelsen af opgaverne til ejerkommunerne vil ske i overensstemmelse med reglerne i virksomhedsoverdragelsesloven. Der vil således følge medarbejdere og opgaverelaterede ressourcer med opgaverne for perioden fra 1. september 2014 til 31. december Pr. 1. januar 2015 vil overtagne opgaver skulle finansieres af de hjemtagende kommuner inden for egne budgetter. For Assens Kommunes vedkommende betyder dette, at der overtages følgende opgaver: Turismeservice Lokal erhvervsservice Afvikling af lokale events Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 15 af 30

16 Der overtages i tilknytning til disse opgaver 2 medarbejdere pr. 1. september 2014 incl. løn og opgaverelaterede ressourcer frem til 31. december Økonomi: Vedtagelsen af strategien for Udvikling Fyn 2.0 gør, at Udvikling Fyn får behov for en mindre kommunal medfinansiering. I 2014 medfinansierede ejerkommunerne Udvikling Fyn med samlet set kr., svarende til 87,3 årsværk. I 2015 er medfinansieringsbehovet fastsat til ,80, svarende til 60 årsværk. Der er således tale om en samlet reduktion i den kommunale medfinansiering på ,20, svarende til 31,6 %. Fordelingen af tilbageførte midler ske med afsæt i den forholdsmæssige medfinansiering af Udvikling Fyn i dag. Fordelingen af tilbageførte midler fremgår af nedenstående skema. Tilskud ex. moms og fremskrivning bidrag til UF Procentfordeling 2015 bidrag til UF 2.0 Difference Assens , , ,74 Faaborg- Midtfyn , , ,38 Nyborg , , ,05 Odense , , ,05 Svendborg , , ,99 I alt , , ,20 For Assens Kommunes vedkommende betyder det en mindre finansiering på ,74 i 2015 i forhold til Midlerne indgår i arbejdet omkring omprioritering af det erhvervsrettede arbejde i Assens Kommune. Den videre proces: Ejerkommunerne har igangsat en proces, der skal resultere i en fælles ejerstrategi for Udvikling Fyn. Ejerstrategien skal sikre varetagelsen af ejernes investering og interesser i Udvikling Fyn og sikre en klar mandat- og rollefordeling mellem ejerkredsen, bestyrelsen og direktionen. Ejerstrategien skal godkendes i de respektive ejerkommuners økonomudvalg og/eller byråd. Det forventes at strategien lægges op til politisk godkendelse umiddelbart efter sommerferien. Under forudsætning af, at samtlige ejerkommuner godkender udvikling Fyn 2.0 strategien, vil der blive afholdt ekstraordinær generalforsamling i Udvikling Fyn P/S den 27. juni, hvor generalforsamlingen formelt godkender strategien. Udvikling Fyn 2.0 forventes eksekveret med virkning pr. 1. september 2014, således at strategien i videst muligt omfang er fuld ud implementeret pr. 1. januar Økonomiske konsekvenser: I forbindelse med virksomhedsoverdragelse af medarbejdere fra Udvikling Fyn til Assens Kommune, medfølger økonomi til opgavevaretagelsen for perioden 1. september til 31.december Fra 1. januar 2015 vil hjemtagne opgaver skulle finansieres inden for egne budgetter. Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 16 af 30

17 Der vil være et finansieringsbehov i Assens Kommune til en bæredygtig bemanding. Dette vil indgå i budgetlægning for Beslutningskompetence: Byrådet. Bilag: Strategioplæg - Udvikling Fyn 2.0.pdf Beslutning Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget den 2. juni 2014 Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget indstiller: at Strategi for Udvikling Fyn 2.0 godkendes at Assens Kommune pr. 1. september 2014 som konsekvens af Udvikling Fyn 2.0 hjemtager opgaver og ressourcer i forhold til følgende opgaver: o basal erhvervsservice o lokal turismeservice o afvikling af lokale events at det overenskomstansatte personale i Udvikling Fyn P/S, der er knyttet til de opgaver, der hjemtages af Assens Kommune, virksomhedsoverdrages til Assens Kommune på de vilkår, der fremgår af lov om virksomhedsoverdragelse. at der igangsættes en lokal proces, der skal føre til en politisk beslutning om organisatorisk forandring af de lokale erhvervsfremme- og turismeopgaver i Assens Kommune, herunder normering og finansieringsbehov fra 1. januar Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget bemærker i øvrigt, at erhvervsuddannelserne på Fyn bør nævnes som styrker i lyset af at alle unge bør have en uddannelse, samt at den Fynske gartneribranche også bør understøttes af Udvikling Fyn. Fraværende: Leif W. Laustsen. Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Økonomiudvalget anbefaler Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalgets indstilling om: at Strategi for Udvikling Fyn 2.0 godkendes at Assens Kommune pr. 1. september 2014 som konsekvens af Udvikling Fyn 2.0 hjemtager opgaver og ressourcer i forhold til følgende opgaver: o basal erhvervsservice o lokal turismeservice o afvikling af lokale events at det overenskomstansatte personale i Udvikling Fyn P/S, der er knyttet til de opgaver, der hjemtages af Assens Kommune, virksomhedsoverdrages til Assens Kommune på de vilkår, der fremgår af lov om virksomhedsoverdragelse. at der igangsættes en lokal proces, der skal føre til en politisk beslutning om organisatorisk forandring af de lokale erhvervsfremme- og turismeopgaver i Assens Kommune, herunder normering og finansieringsbehov fra 1. januar Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 17 af 30

18 12. 14/12852 Aflysning af kommuneplanramme 4.1.R.1 Boldbane på Snavevej Indstilling: Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget indstiller, at Kommuneplanramme 4.1.R.1 Boldbane på Snavevej aflyses i forbindelse med den næste kommuneplanrevision. Beslutningstema: Der skal tages stilling til, om kommuneplanramme 4.1.R.1 Boldbane på Snavevej skal aflyses ved den næste kommuneplanrevision. Aflyses kommuneplanrammen kan arealet anvendes til private formål. Sagsfremstilling: Snave boldbane er omfattet af kommuneplanramme 4.1.R.1, der udlægger anvendelsen til offentligt friareal, idrætsanlæg og lignende. Der har gennem de seneste år været flere henvendelser vedrørende køb af arealet, der er på 0,73 ha. Boldbanen anvendes ikke som boldbane, men er forpagtet ud. Der blev indgået forpagtningsaftale i juli 2011, og aftalen løber frem til Arealet anvendes til hestefold. I udviklingsplanen for Snave er arealet peget på som et område, der kan udstykkes til boliger. Der har været rettet henvendelse til Borgergruppen for Dreslette Skoledistrikt. De er positive over for et eventuelt salg af sportspladsen til anvendelse for beboelse, haveanlæg, græsningsarealer mm. De er imod et salg med henblik på etablering af materialeopbevaring, maskinpark, garageanlæg, losseplads og lignende. Sælges boldbanen til privat er det med henblik på en anden anvendelse end til boldbane. Så længe arealet anvendes til græsning eller anden aktivitet, der ikke kræver en tilladelse, kan dette ske, uden at det strider mod kommuneplanrammen. Ønskes arealet anvendt på en måde, der forudsætter en tilladelse, kan denne dog ikke gives, såfremt aktiviteten ikke ligger indenfor kommuneplanrammens anvendelse til offentligt friareal, idrætsanlæg og lignende. Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 18 af 30

19 Sælger kommunen arealet til privat, kan arealet ikke sikres anvendt til boldbane. Forud for et salg, bør der derfor tages stilling til, om arealet skal fastholdes til boldbane. Skal arealet ikke fastholdes, bør kommuneplanrammen aflyses, så den ikke hindrer en udnyttelse af arealet til private formål. Rammen vil kunne aflyses ved næste revision af kommuneplanen, hvilket forventeligt vil blive i Sælges arealet inden, kan et vilkår for køb være, at arealet ikke kan anvendes i strid med kommuneplanrammen, før kommuneplanrammen er aflyst. Indstillingen er, at kommuneplanrammen aflyses ved næste kommuneplanrevision. Lovgrundlag: Lov om planlægning. Økonomi: Snave boldbane er udlejet til græsning for en årlig leje på kr ,25. Beslutningskompetence: Byrådet. Beslutning Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget den 2. juni 2014 Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget indstiller, at Kommuneplanramme 4.1.R.1 Boldbane på Snavevej aflyses i forbindelse med den næste kommuneplanrevision. Fraværende: Leif W. Laustsen. Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Økonomiudvalget anbefaler Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalgets indstilling om, at Kommuneplanramme 4.1.R.1 Boldbane på Snavevej aflyses i forbindelse med den næste kommuneplanrevision /10302 Afvigelse fra foreløbig retsvirkning af forslag til Lokalplan Indstilling: Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget indstiller, at: foreløbige retsvirkninger for lokalplanforslag kan fraviges, så der ved ansøgning kan gives dispensation fra Lokalplan 10 for et sommerhusområde ved Sandager Næs til en bebyggelsesprocent som beskrevet i lokalplanforslag muligheden alene vedrører ejendomme beliggende på Søbakken, Vesterbakken, Nordbakken, Sønderbakken, Solbakken, Mellembakken og Østerbakken. Beslutningstema: Der skal træffes beslutning om, hvorvidt de foreløbige retsvirkninger af forslag til lokalplan for et sommerhusområde ved Sandager Næs skal kunne fraviges med henblik på en dispensation fra den eksisterende Lokalplan 10 til en bebyggelsesprocent på 15. En bebyggelsesprocent på 15 vil blive muligt ved den endelige vedtagelse af Lokalplan Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 19 af 30

20 Der skal også tages beslutning om, for hvilke ejendomme de foreløbige retsvirkninger skal kunne fraviges. Sagsfremstilling: Lokalplan 10 for et sommerhusområde ved Sandager Næs fastsætter, at der på hver parcel må opføres op til 90 m 2 bebygget areal. Der er udarbejdet et forslag til en ny lokalplan, der skal erstatte Lokalplan 10. Det nye lokalplanforslag vil ved endelig vedtagelse give mulighed for en bebyggelsesprocent på 15 regnet efter reglerne i bygningsreglementet. Byggemulighederne er udvidet i forhold til mulighederne i den eksisterende Lokalplan 10, men følger bestemmelserne i det gældende bygningsreglement for bebygget areal for sommerhusbyggeri. De udvidede byggemuligheder i lokalplanforslag gælder ikke for de sommerhuse, der er beliggende på Ved Klinten og dækket af den eksisterende Lokalplan 10. Lokalplanforslag har været i offentlig høring fra 20. januar til 17. marts Der er kommet 12 høringssvar. Ingen høringssvar anfægter muligheden for at bygge i henhold til bygningsreglementets bestemmelser for sommerhuse. Lokalplanen forventes først vedtaget til oktober, men der er indkommet et konkret ønske om byggeri udover de 90 m 2, der er tilladt i henhold til den gældende Lokalplan 10. Der ønskes opført 35 m 2 udhus på en ejendom, hvor der i forvejen er 94 m 2. Regnet efter bygningsreglementets bestemmelser, vil bebyggelsesprocenten blive 11,6 (bygningsreglementet giver ved beregning af bebyggelsesprocent fradrag for småbygninger op til areal på 35 m 2 ). Et forslag til lokalplan medfører, at ejendomme i lokalplanområdet er omfattet af et forbud mod bebyggelse eller anden udnyttelse, der kan foregribe den endelige plans indhold. Byrådet kan dog efter udløbet af den 8 ugers offentlige høring jf. planlovens 17 stk. 2 fravige det foreløbige forbud og tillade, at en ejendom udnyttes i henhold til lokalplanforslaget. En forudsætning herfor er følgende: 1. Lokalplanforslaget er i overensstemmelse med kommuneplanen 2. Det ønskede er ikke lokalplanpligtigt 3. Der er ikke fremsat indsigelse fra miljøministeren 4. Byrådet er fortsat lokalplanmyndighed 5. Der er ikke tale om overførsel til byzone eller sommerhusområde Betingelserne nævnt i punkt 1 til 5 er opfyldt. Kommuneplanramme 1.1.S.1 for det eksisterende sommerhusområde fastsætter en bebyggelsesprocent på 15, og at tillade en bebyggelsesprocent på 15 vurderes ikke at være omfattet af lokalplanpligt. På grund af den meget lange sagsbehandling af lokalplanforslag 1.1-1, og en vurdering af, at det er uproblematisk at åbne op for bebyggelse i henhold til lokalplanforslag 1.1-1, indstilles det, at de midlertidige retsvirkninger kan fraviges, så der for ejendomme beliggende på Søbakken, Vesterbakken, Nordbakken, Sønderbakken, Mellembakken, Solbakken og Østerbakken, efter konkret ansøgning, kan dispenseres fra Lokalplan 10 til bebygget areal i overensstemmelse med Lokalplanforslag Lovgrundlag: Lov om planlægning. Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 20 af 30

21 Beslutningskompetence: Byrådet. Beslutning Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget den 2. juni 2014 Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget indstiller, at: foreløbige retsvirkninger for lokalplanforslag kan fraviges, så der ved ansøgning kan gives dispensation fra Lokalplan 10 for et sommerhusområde ved Sandager Næs til en bebyggelsesprocent som beskrevet i lokalplanforslag muligheden alene vedrører ejendomme beliggende på Søbakken, Vesterbakken, Nordbakken, Sønderbakken, Solbakken, Mellembakken og Østerbakken. Fraværende: Leif W. Laustsen. Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Økonomiudvalget anbefaler Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalgets indstilling om, at foreløbige retsvirkninger for lokalplanforslag kan fraviges, så der ved ansøgning kan gives dispensation fra Lokalplan 10 for et sommerhusområde ved Sandager Næs til en bebyggelsesprocent som beskrevet i lokalplanforslag muligheden alene vedrører ejendomme beliggende på Søbakken, Vesterbakken, Nordbakken, Sønderbakken, Solbakken, Mellembakken og Østerbakken /1913 Resultatrevision 2013 Indstilling: Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget indstiller: at Beskæftigelsesregion Syddanmarks og LBR s bemærkninger tages til efterretning. at Resultatrevisionen fremsendes til godkendelse i Byrådet. Beslutningstema: Orientering af Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalg om LBR s og Beskæftigelsesregions Syddanmarks kommentarer til Resultatrevision Sagsfremstilling: Resultatrevisionen er et styringsredskab som giver overblik over, og understøtter resultater og effekter for beskæftigelsesindsatsen i jobcentret og sammenlignelige jobcentre. Resultatrevisionen skal indeholde følgende oplysninger: Resultater af beskæftigelsesindsatsen opgjort på baggrund af beskæftigelsesministerens mål Udviklingen i antallet af borgere på offentlige ydelser fordelt på alle jobcentrets målgrupper Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 21 af 30

22 Opgørelse af besparelser, der kan opnås ved en mere effektiv beskæftigelsesindsats. Ministermålene for 2013: 1. Flere unge skal i arbejde eller uddannelse - Jobcentrene skal sikre, at flere unge uden uddannelse starter på en erhvervskompetencegivende uddannelse. 2. Bedre og mere helhedsorienteret hjælp til ledige på kanten af arbejdsmarkedet færre personer på førtidspension - Jobcentrene skal forebygge, at så mange personer førtidspensioneres. 3. Langtidsledigheden skal bekæmpes - Jobcentrene skal sikre, at antallet af langtidsledige personer begrænses bedst muligt. 4. En tættere og styrket dialog med de lokale virksomheder - Jobcentrene skal styrke samarbejdet med virksomhederne om beskæftigelsesindsatsen. LBR afgiver følgende høringssvar: Resultatrevisionen tages til efterretning med følgende bemærkninger: Mål 1: Der gøres opmærksom på, at der skal skabes en positiv udvikling på ungeområdet, så der igen kommer et fald i antallet af unge ledige. Mål 2: Der er en positiv udvikling på området, men man er opmærksom på de menneskelige udfordringer som følger af reformen. Dette søges rettet op gennem den gode sagsbehandling. Mål 3: Der ønskes et særligt fokus på langtidsledige, som er på vej til at miste deres dagpengeret. Mål 4: Der er generelt fokus på en styrket dialog med alle de lokale virksomheder. Beskæftigelsesregion Syddanmarks kommentarer: I Beskæftigelsesregion Syddanmarks (BR Syd) kommentarer til resultatrevisionen kvitterer BR Syd for, at antallet af offentlig forsørgede unge samt langtidsledigheden er faldet det seneste år. Endvidere kvitterer BR Syd for, at Assens Kommune har fokus på at være én af de kommuner på Fyn, hvor flest unge gennemfører en uddannelse. Dette ses konkret ved, at Assens Kommune i forhold til andre kommuner har visiteret en stor del af Assens unge som uddannelsesparate. Endvidere bemærker BR Syd, at tilgangen til førtidspension er faldet væsentligt i Assens Kommune. Dette skyldes bl.a. førtidspensions- og fleksjobreformen, samt en aktiv helhedsorienteret indsats for borgere på kanten af arbejdsmarkedet. Denne indsats sker bl.a. i regi af ressourceforløb, hvor Assens i 2013 havde 37 borgere i ressourceforløb og i marts 2014 var dette antal steget til 50. Til sidst kvitterer BR Syd for, at Assens Kommune har fokus på at udvikle den virksomhedsrettede indsats, og at kommunen har høje ambitioner ift. virksomhedsindsatsen og placeringen i DI s måling af lokalt erhvervsklima. Bemærkninger: Byrådet skal godkende resultatrevisionen med bemærkninger fra Beskæftigelsesregion Syddanmark og LBR senest den 30. juni Resultatrevisionen skal offentliggøres senest den 1. juli 2014 med LBR og Beskæftigelsesregionens bemærkninger. Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 22 af 30

23 Lovgrundlag: Lov om ansvaret for og styringen af den aktive beskæftigelsesindsats (LBK nr. 522 af ) Økonomi: Budget Beslutningskompetence: Byrådet. Bilag: Resultatrevision udkast.pdf Beskæftigelsesregionens kommentarer til Assens' resultatrevision 2013 Beslutning Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget den 2. juni 2014 Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget indstiller: at Beskæftigelsesregion Syddanmarks og LBR s bemærkninger tages til efterretning. at Resultatrevisionen fremsendes til godkendelse i Byrådet. Fraværende: Leif W. Laustsen. Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Økonomiudvalget tager Beskæftigelsesregion Syddanmarks og LBR s bemærkninger til efterretning /10213 Energirenovering af kommunale bygninger : Nyt energi- og vedligeholdskoncept i Assens Kommune Indstilling: Miljø- og Teknikudvalget indstiller, at det tilstræbes at reducere efterslæb på vedligehold af de kommunale bygninger. ny model for fremtidig energirenovering, som kombinerer vedligehold og energiforbedringer tiltrædes. idet det bemærkes, at der ikke hermed er taget stilling til en konkret økonomi, men at Miljø- og Teknikudvalget ønsker området prioriteret under budgetforhandlingerne. Beslutningstema: Sagen forelægges til stillingstagen til ny model for fremtidig energirenovering, som kombinerer vedligehold og energiforbedringer af kommunale bygninger. Med modellen tilstræbes at reducere efterslæb på vedligehold af de kommunale bygninger. Sagsfremstilling: Problemstilling Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 23 af 30

24 Fra 2015 er der ikke afsat midler til fortsat investering i energioptimering af kommunale bygninger. Assens Kommune har et anslået efterslæb på bygningsvedligehold på 100 mio. kr. Projekter Ved udgangen af 2014 er der investeret 45 mio. i energibesparende foranstaltninger. I generation 1.0 af energibesparende foranstaltninger, er der bl.a. udført projekter som; hulrumsisolering, forbedring af tekniske anlæg, modernisering af belysningsanlæg, opsætning af solceller mv. Altså som udgangspunkt investeringer, der er foretaget i de lavthængende frugter, og for størstedelens vedkommende, ikke projekter der decideret har medvirket til at løfte vedligeholdsstandarden på de enkelte bygninger. Investeringerne skulle kunne holde en tilbagebetalingstid på 10 år og dermed generere en fremtidig årlig besparelse på 4,5 mio. for Assens Kommune. Dette arbejde stopper ved udgangen af 2014, når bevillingen er brugt. I det fortsatte arbejde med at optimere den kommunale bygningsmasse, kan en eksakt kopi af den gamle model ikke videreføres, idet besparelsespotentialet for projekter, der kan tilbagebetales alene over driften i 10 år nu i store træk, er udtømt. Forstået på den måde at hvis energipuljen alene skal finansiere energiprojekter, uden at der samtidig tilføres midler fra den ordinære vedligehold som økonomisk støtte for energipuljen, er potentialet lille. Vedligeholdsbudgettet er årligt på ca. 10 mio. kr., som skal bruges på m² bygningsmasse, det giver omregnet ca. 46 kr./m². V&S Prisdata, som er byggebranchens anerkendte prissætningsbureau, har beregnet, at udgifterne til nødvendig planlagt vedligeholdelse af kommunale ejendomme i 2014 er ca. 110 kr./m2 afhængig af institutionstype. Udgangspunktet for dette beløb er en normalt vedligeholdt bygning. Udgangspunktet for Assens Kommune, er at en lang række bygninger er nedslidte og således under normal vedligeholdsstand, og har et samlet efterslæb anslået til 100 mio. kr. Dette resulterer i at bygningsvedligehold er en løbende udfordring på det nuværende budget, og mange investeringer ender som lappeløsninger. Generation En ny model for bygningsvedligehold, hvor energi og vedligehold sammentænkes, skal derfor løfte det generelle vedligeholdsniveau, samtidig med at der opnås de mulige energibesparelser i projekterne, men hvor det således ikke er selve energibesparelsen, der bliver det bærende element for en beslutning, om hvorvidt investeringerne kan foretages, som i den nuværende model. Der er fra opereret med 2 sideløbende bevillinger, til hhv. Bygningsvedligehold og til Energibesparende foranstaltninger. Det skønnes at det fremadrettet vil være hensigtsmæssigt at tildele én samlet bevilling til arbejdet, for at sikre den størst mulige fleksibilitet i forhold til det fremtidige arbejde. På den måde kan alle energibesparelser genere driftsbesparelser, blot uden en overliggende ramme med et antal års tilbagebetaling. F.eks. under et samlet navn Energi og Vedligehold. Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 24 af 30

25 Fordele: At investere i energirenovering vil aflede en lang synergieffekter. Ved at udskifte udtjente facader, vinduer og tage ses følgende fordele; Optimering af kommunale faciliteter Forbedring af indeklima Nedbringelse af energiforbrug Proaktiv vedligeholdsindsats Nedsættelse af CO2-udledning Arbejde til lokale håndværkere Mindsket forbrug af akut-midler i forbindelse m. påbud fra Arbejdstilsynet, Embedslæge mfl. Vi forøger kommunens ejendomskapital Økonomi: Beregninger viser følgende: - Anslået oparbejdet efterslæb på 100 mio. kr. og dette tal vil stige hvert år at investeringen udskydes. Således vil efterslæb beløbe sig til 100 mio. i 2015 have udviklet sig til 240 mio. i Årligt budget til Energi og vedligehold skal ligeledes forhøjes med ca. 14 mio. årligt (variabel ift. antal m² bygningsmasse) for at holde en normal vedligeholdsstand. - Engangsinvestering til at fjerne efterslæb kan ikke stå alene, da det løbende vedligeholdsbudget ligeledes skal løftes for at holde et stabilt niveau fremadrettet. Se nedenstående grafer. Tabel: Udvikling i investeringsbehov vedr. bygningsvedligeholdelse (alle beløb i kr.) Energirenovering investeringsbehov og udvikling i efterslæb Set over en periode på 10 år Efterslæb efter periode: Nuværende Budget Samlet udgift over perioden: Yderligere investering: Efterslæb i dag Scenarie 0 Status quo Scenarie 1 Investering 100 mio. (lånefinansieret) Scenarie 2 Investering 100 mio mio. årligt (lånefinansieret) Konklusionen på de foretagne beregninger, er fra et økonomisk synspunkt, at efterslæbet skal finansieres hurtigst muligt via anlægsbevilling, ligesom det løbende Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 25 af 30

26 vedligeholdelsesbudget skal løftes sådan, at man ikke hele tiden oplever at halte bagefter og at investeringsbehovet stiger. Ved at foretage investeringer i bygningernes klimaskærm, altså facader, vinduer og vægge, er der tale om bygningsdele med en lang levetid. Fremrykkes investeringer i netop disse bygningsdele skønnes det således også legitimt at se på disse investeringers forrentning over en 25 års periode, idet levetiden på enkelte dele langt vil overstige 25 år. I ovenstående scenarier er ikke indregnet de potentielle opnåede energibesparelser, men en beregning for Glamsbjergskolen viser, at en investering på 5,5 mio. i at udskifte de udtjente lette facader, samt udskifte alle udtjente vinduer vil skabe en årlig energibesparelse på kr. Beslutningskompetence: Byrådet. Beslutning Miljø- og Teknikudvalget den 3. juni 2014 Miljø- og Teknikudvalget indstiller, at det tilstræbes at reducere efterslæb på vedligehold af de kommunale bygninger. ny model for fremtidig energirenovering, som kombinerer vedligehold og energiforbedringer tiltrædes. idet det bemærkes, at der ikke hermed er taget stilling til en konkret økonomi, men at Miljø- og Teknikudvalget ønsker området prioriteret under budgetforhandlingerne. Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Økonomiudvalget anbefaler ny model for fremtidig energirenovering, som kombinerer vedligehold og energiforbedringer. Økonomiudvalget bemærker, at økonomisk prioritering henvises til budgetforhandlinger /1103 Tilskud til forsøg med telekørsel for pendlere i tyndt befolkede områder Indstilling: Miljø- og Teknikudvalget indstiller, at Assens Kommune fremsender tilsagn om at deltage i det ansøgte forsøg med teletaxa til pendlere i yderområder. Beslutningstema: Tilsagn om at gennemføre kommunens ansøgte projekt Telekørsel for pendlere i tyndt befolkede områder, som Trafikstyrelsen har meddelt at ville støtte med i alt kr. fra puljen til forbedring af kollektiv trafik i yderområder. Sagsfremstilling: I 2014 blev der afsat 57 mio. kr. i statens Pulje til forbedring af kollektiv trafik i yderområder. Assens Kommune ansøgte om støtte til to projekter: 5 fremkommelighedsprojekter på landevej 505 mellem Assens og Odense, Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 26 af 30

27 Telekørsel for pendlere i tyndt befolkede områder, (ansøgt i samarbejde med FynBus). Assens Kommune og FynBus opnåede støtte til projektet Telekørsel for pendlere i tyndt befolkede områder. I alt har Trafikstyrelsen valgt at støtte projektet med kr. Telekørsel for pendlere i tyndt befolkede områder er et to-årigt udviklingsprojekt, som forventes at understøtte, fastholde og evt. forøge bosætningen i landsbyer og landområder. Ordningen vil styrke den kollektive trafik i forhold til både erhvervs- og uddannelsespendling, og vil fungere på stort set samme måde som tilbringerordningen til uddannelsesruterne. Det betyder, at borgeren aktivt skal tilmelde sig ordningen, som garanterer korrespondancegaranti med eksisterende tog og jernbane. Med i projektet er en forbedring af stoppesteders fysiske stand, da disse vil fungere som skiftepunkter. Disse stoppesteder er endnu ikke udpeget. Økonomi: Assens Kommune andel i projektet vil være kr. Beslutningskompetence: Byrådet. Bilag: Tilsagn i pressemeddelese fra transportministeriet.pdf Budget- Ansøgning Pulje til forbedring af den kollektive trafik i yderområder Ansøgning Pulje til forbedring af den kollektive trafik i yderområder - Projektbeskrivelse_Udviklingprojekt_telependler 30. januar 2014.pdf Beslutning Miljø- og Teknikudvalget den 3. juni 2014 Miljø- og Teknikudvalget indstiller, at Assens Kommune fremsender tilsagn om at deltage i det ansøgte forsøg med teletaxa til pendlere i yderområder. Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Økonomiudvalget anbefaler Miljø- og Teknikudvalgets indstilling om, at Assens Kommune fremsender tilsagn om at deltage i det ansøgte forsøg med teletaxa til pendlere i yderområder under forudsætning af byrådets økonomiske prioritering /13057 Udbud af erhvervsjord 2014 Indstilling: Direktøren for By, Land og Kultur indstiller, at: Assens Kommunes erhvervsgrunde udbydes til salg for de angivne mindstepriser (markedsprisen), uden at der sker en prisændring i forhold til Salgs- og reservationsbetingelserne, som ikke er ændret i forhold til 2013, tages til efterretning. Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 27 af 30

28 Sagsfremstilling: Assens Kommune er, via reglerne for salg af kommunale ejendomme, forpligtet til at foretage et årligt udbud af kommunens salgbare arealer. Hensynet er, at de salgbare arealer, kommer offentligheden til kendskab, og at salget af kommunens arealer sker til markedspris. I forbindelse med udbud af erhvervsarealerne fastsættes der en mindstepris svarende til markedsprisen. Det anbefales, at markedsprisen fastholdes på samme niveau som i 2013, hvor prisniveauet blev sænket med 30 % i forhold til Det bemærkes, at der for en del af matrikel 82b Assens Markjorder, Assens ca m2, beliggende Dalvænget/Stejlebjergvej, allerede er opkrævet tilslutningsbidrag, hvorfor der til den angivne pris er tillagt 35 kr. pr. m2, svarende til det allerede betalte tilslutningsbidrag. Lovgrundlag: Lov om kommunernes styrelse 68. Bekendtgørelse nr. 799 af 24. juni 2011 vedrørende udbud af kommunens faste ejendomme og tilhørende vejledning nr. 60 af 28. juni Beslutningskompetence: Byrådet. Bilag: Reservationsbetingelser 2014 Salgsbetingelser 2014 Kortbilag erhvervsarealer i Assens Kommune 2014 Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Økonomiudvalget anbefaler, at Assens Kommunes erhvervsgrunde udbydes til salg for de angivne mindstepriser (markedsprisen), uden at der sker en prisændring i forhold til Salgs- og reservationsbetingelserne, som ikke er ændret i forhold til 2013, tages til efterretning. 18. Orientering Bilag: Oversigt over meddelte tillægsbevillinger ultimo maj 2014 til ØK Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Uge 43 reserveres til studietur for Økonomiudvalget Visionsgruppen for bosætning anmodes om at udarbejde oplæg til samarbejde mellem kommunen, mæglere og pengeinstitutter vedrørende markedsføring af byggegrunde Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 28 af 30

29 Orientering fra møde om samarbejde om turisme om Østersøen. Økonomiudvalget booker 7 pladser til Folkemødet 2015 fra torsdag til lørdag Status på Touren på tour 2014 Orientering om sælgers tiltræden af kommunens overtagelse af tidligere siloarealer m.v. som besluttet på Byrådets møde i maj. Økonomiaftalen vedrørende beredskabssamarbejder 19. Eventuelt Beslutning Økonomiudvalget den 16. juni 2014 Ole Knudsen spurgte til et eksisterende turisme-samarbejde om Østersøen /12326 Ekspropriation til fordel for et område til boligformål ved Fuglekildevej, Verninge (Lukket sag) /14405 Salg af ejendom (Lukket sag) Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 29 af 30

30 Underskriftsside Søren Steen Andersen Charlotte Vincent Petersen Jens Henrik W. Thulesen Dahl Leif Wilson Laustsen Ole Knudsen Finn Viberg Brunse Mogens Mulle Johansen Møde i Økonomiudvalget Mandag den 16. juni 2014 Assens Kommune, 30 af 30

31 Bilag: 2.1. Kompetencefordelingsplan ansættelse/afskedigelse juni 2014 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 16. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

32 Juni 2014 Kompetencefordelingsplan for ansættelse og afskedigelse mv. i Assens Kommune 1. Formål Kompetenceplanen har til formål at tydeliggøre den overordnede kompetencefordeling mellem det politiske og det administrative niveau indenfor personaleområdet, dvs. i forhold til ansættelse og afskedigelse mv.. Med afsæt i principperne i nærværende kompetencefordelingsplan er der udarbejdet en oversigt over indstillings- og beslutningskompetencen med udgangspunkt i de 3 lederbetegnelser direktører, vicedirektører, fag- og stabschefer samt ledere, således at der skabes tydelighed på ansvar og kompetencer i forhold til ansættelse og afskedigelse mv. for alle i såvel den administrative som den decentrale organisation. 2. Forudsætninger for kompetencefordelingsplanen Nærværende kompetencefordelingsplan er en revision af den plan, der blev vedtaget i forbindelse med etablering af Assens Kommune pr. 1. januar 2007 og tager udgangspunkt i de principper, styringsmodel og værdier, der er besluttet som fundament for Assens Kommune. Kompetencefordelingsplanen omkring ansættelse, afsked, lønfastsættelse mv. bygger på følgende principper: Central styring decentral ledelse. Ledelse anses som et fag, hvorfor det bærende element i den samlede ledelsesorganisation bliver central styring og decentral ledelse. Assens Kommunes organisation er decentral med robuste styringssystemer som bindeled mellem et tydeligt politisk-administrativt center (kommunalbestyrelsen, direktion og vicedirektør, og fag- og stabsområder) og selvstyrende serviceproducerende enheder (plejecentre, skoler, daginstitutioner, biblioteker mv.). Den centrale styring vil omfatte forventninger til, at de decentrale enheder arbejder på tværs og samordner med hinanden og med inddragelse af relevante partnere geografisk, økonomisk, fagligt osv. således at der skabes helheder. Vidtgående decentralisering udvikles med respekt for helheden. Assens Kommune er præget af korte beslutningsveje samt evne og vilje til at træffe beslutninger. I den politisk-administrative proces skal der ikke være for mange trin og gentagende udvalgs- og ledelsesbehandlinger. Side 1 af

33 Faglighed, tværfaglighed, innovation og merværdi. Organisationen skal baseres på faglige miljøer, der sikrer sammenhæng på tværs ved at indgå i tværfaglige samarbejder med høj kvalitet i ydelsen til følge. Assens Kommune skal ledes med vægt på resultatskabelse og gennem innovation med fokus på merværdi skal kommunen udvikles. Ressourceudnyttelsen skal til stadighed optimeres, ligesom der bevidst arbejdes med evaluering og kvalitetssikring. Brugerorientering og borgerinvolvering. Organisationen orienterer sig i sin opbygning mod brugerne af kommunens ydelser mhp. samskabelse af de kommunale ydelser og mod borgerne som medlemmer af et lokalt politisk fællesskab. 3. Principper i kompetencefordelingsplanen Med afsæt i ovenstående er kompetencefordelingsplanen på personaleområdet karakteriseret ved følgende: 1. Byrådet delegerer beslutningskompetencen i forhold til ansættelse og afsked af vicedirektører, chefer, ledere og medarbejdere i Assens Kommune til kommunaldirektøren. Det gælder både i forhold til overenskomstansatte og tjenestemandsansatte. 2. Kompetencen til at beslutte ansættelse af kommunale ledere placeres ved lederen overordnet den nærmeste leder. Undtaget herfra er direktørstillinger, hvor beslutningskompetencen er placeret hos byrådet. Beslutning om ansættelse af medarbejdere træffes af den nærmeste leder. 3. Ved generelle ordninger i forbindelse med f.eks. personalereduktioner, organisationsomlægninger, beslutning om omplaceringer mm. kan der ske indskrænkninger i ansættelseskompetencen. 4. Assens Kommune har lønsumsstyring, men der kan i særlige tilfælde ske indskrænkning i kompetencen til at oprette og nedlægge stillinger. 5. Ved ansættelser nedsættes ansættelsesudvalg med medarbejderrepræsentanter. 6. På områder hvorpå der er brugerbestyrelser inddrages disse i ansættelse og afskedigelse. 7. Direktionen har ansvaret for lønudviklingen i Assens Kommune. Ved lønfastsættelse i forhold til ledere og særlige medarbejderstillinger er der pligt til at søge rådgivning i Organisation & Personale. 8. Forinden der iværksættes særligt indgribende skridt som f.eks. advarsel og afsked skal Organisation & Personale involveres med henblik på at sikre en korrekt personalejuridisk sagsbehandling. 9. Såvel indstillings- som beslutningskompetencer udøves med respekt for - Generel lovgivning samt sektorspecifik lovgivning. - Overenskomster og aftaler på arbejdsmarkedet og herunder generelle aftaler indgået i Assens Kommune (f.eks. den lokale MED-aftale). - Byråds- og udvalgsvedtagelser, herunder budgettet og dets forudsætninger, personalepolitikken for Assens Kommune o.a. Side 2 af

34 - Administrative forskrifter besluttet i Assens Kommune Ledelsesbetegnelser: Der opereres med tre lederbetegnelser (ikke at forveksle med organisatoriske ledelsesniveauer) i nærværende kompetencefordelingsplan: - direktør her opdelt i kommunaldirektør og forvaltningsdirektører - vicedirektører, fag- og stabschefer, der altid refererer til en direktør og - ledere, som alle er øvrige ledere uanset om de refererer til en vicedirektør, en chef eller en leder Forkortelser: I: Indstillende instans B: Besluttende instans R: Rådgivende instans PR: Pligt til at søge rådgivning Side 3 af

35 4. Oversigt over indstillings- og beslutningskompetencen Nærmeste foresatte Direktør Vicedirektør / Fag- / stabschef Kommunaldirektør Økonomiudvalg Byråd Organisation & Personale Ansættelse og konstituering af: Kommunaldirektør I B R Direktør I I B R Vicedirektør / fag- I B R /stabschef Ledere I B R Medarbejdere B R Lønfastsættelse, merarbejdsaftaler, individuelle løntillæg mv. Kommunaldirektør I B R Direktør B R Vicedirektør / fag- I B R /stabschef Ledere I B PR Medarbejdere B PR Indgåelse af senior-, generationsskifte og fratrædelsesordninger Kommunaldirektør I B R Direktør I I B R Vicedirektør / fag- I B R /stabschef Ledere I B R Medarbejdere I I B R Side 4 af

36 Nærmeste foresatte Fag- / stabschef Forvaltningsdirektør Kommunaldirektør Økonomiudvalg Byråd Organisation & Personale Uansøgt afsked samt suspension, advarsel og andre disciplinære skridt * Kommunaldirektør I B R Direktør I I B PR Vicedirektør / fag- I B PR /stabschef Ledere I B PR Medarbejdere B PR Tjenestefri med løn samt tjenestefri uden løn i mindre end 1 måned Kommunaldirektør Direktør Vicedirektør / fag- /stabschef Ledere Medarbejdere B B B B B Tjenestefri uden løn i mere end 1 måned Kommunaldirektør I B Direktør B Vicedirektør / fag- B /stabschef Ledere B Medarbejdere B *Uansøgt afsked af tjenestemænd skal altid besluttes af kommunaldirektøren. Side 5 af

37 Bilag: 2.2. kompetencefordeling Økonomi/Byrådssekr Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 16. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

38 Kompetencefordelingsplan Økonomiudvalgets område Sagsområde Bevillingsnævn Salg af fast ejendom/parceller Salg af erhvervsarealer Opsigelse af forpagtningskontrakter Dispensation fra byggefrist Tilbagekøb og videresalg af parcelhusgrunde Godkendelse af nye lejere i kommunale ejendomme Bemyndigelse Økonomiudvalget bemyndiges til at træffe beslutning i bevillingsspørgsmål i medfør af restaurationslovgivningen Kommunaldirektøren bemyndiges til at indgå købsaftaler på udbudte ejendomme i det omfang, købsprisen svarer til markedsprisen Kommunaldirektøren bemyndiges til at sælge udbudte erhvervsarealer til højestbydende Kommunaldirektøren bemyndiges til at opsige forpagtningskontrakter på udbudte erhvervsarealer i det omfang det er påkrævet for at salg kan finde sted Kommunaldirektøren bemyndiges til at dispensere fra fristerne for påbegyndelse og færdiggørelse af byggeri, under følgende betingelser: køber kan dokumentere, at manglende overholdelse af byggepligten ikke kan tilregnes køber, tidsfristerne for påbegyndelse og færdiggørelse af byggeri kan maksimalt forlænges op til 3 år i henhold til aftalen mellem kommunen og køber køber i det væsentlige har forsøgt at overholde byggepligten (Bemyndigelsen omfatter ikke erhvervsgrunde og et egentligt bortfald af byggepligten) Kommunaldirektøren bemyndiges til at træffe beslutning om mageskifte og videresalg af parcelhusgrunde under forudsætning af at overdragelse sker på sædvanlige vilkår og med fastholdelse af bebyggelsespligt. Kommunaldirektøren bemyndiges til at godkende nye lejere i kommunale ejendomme. Ajourført 17. juni 2014

39 Sagsområde Godkendelse af husleje i Biz House Salg af mindre arealer Godkendelse af lejemål efter boligreguleringslovens 50 Tilsyn med opførelse og drift af støttet boligbyggeri Bemyndigelse Kommunaldirektøren Bemyndiges til at fastlægge husleje i Biz House på markedsniveau Kommunaldirektøren bemyndiges til, at købe og sælge kommunens arealer, når følgende forudsætninger er opfyldte: 1. Arealet er under m². 2. Arealet kan ikke selvstændigt bebygges. 3. Arealet er beliggende således, at det grænser op til købers/sælgers ejendom. 4. Arealet kan overdrages, idet der ikke er tekniske eller andre hindringer. 5. Forinden et køb og/eller salg kan godkendes, foretages i fornødent omfang intern og ekstern høring af interessenter (Miljø, Teknik og Plan, naboer etc.) med henblik på at afdække, om arealet anvendes eller planlægges anvendt til et kommunalt formål. 6. Det vurderes, at den påtænkte anvendelse er i overensstemmelse med kommunens interesser. 7. Et offentligt udbud ikke kan antages at fremkalde et højere bud end salgsprisen. 8. Det vurderes, at ingen potentielt interesserede afskæres fra at afgive tilbud på arealet. Kommunaldirektøren bemyndiges til at tage stilling til ansøgninger i medfør af boligreguleringslovens 50. Kommunaldirektøren bemyndiges til at godkende, Konvertering af lån efter reglerne i konverteringsbekendtgørelsen (bekendtgørelse nr. 253 af 10. april 2000) og vedståelse af eksisterende garantier. Låneoptagelse uden kommunal garanti godkendes efter reglerne i almenboliglovens 29 af Byrådssekretariatet. Der skal foreligge oplysning om lånetype. Ajourført 17. juni 2014

40 Sagsområde Udpegning af medlemmer til LBR Udstede fuldmagt til bankkonti Underskrift af leje og leasing kontrakter Bemyndigelse Regnskaber for almene boligorganisationer og boliginstitutioner. Regnskaber gennemgås af Byrådssekretariatet. Forekommer der kritiske bemærkninger fra revisionen eller lejetab og lejeledighed af betydning, forelægges sagen for Økonomiudvalget. Lejeforhøjelse efter almenlejeloven eller driftsbekendtgørelsen i forbindelse med forbedringsarbejder, når der ikke skal stilles kommunal garanti. Vedtægter og vedtægtsændringer gennemgås og tages til efterretning, når normalvedtægten ikke fraviges. Sammenlægning af afdelinger kan ikke gennemføres, uden at beboerne og den øverste myndighed i boligorganisationen har været inddraget. Ved sammenlægninger af afdelinger skal der foreligge et oplæg til huslejeudligningen over 10 år. Budgetter og regnskaber for selvejende institutioner som ikke er almene. Forekommer der kritiske bemærkninger fra revisionen eller lejeforhøjelser der overstiger mere end 10 % af årslejen, forelægges sagen for Økonomiudvalget. Godkendelse af skema C, når der er overensstemmelse mellem den skema B og skema C angivne samlede anskaffelsessum. Godkendelse af budgetter for almene boligafdelinger, når afdelingsbestyrelse på afdelingsmødet har afvist at godkende det fremlagte budget. Borgmesteren bemyndiges til fremover også at udpege medlemmerne til LBR indenfor rådets funktionsperiode. Funktionsperiode for LBR regnes fra den 1. juni året efter de kommunale og regionale valgår Kommunaldirektøren bemyndiges til at meddele fuldmagt til bankkonti. Økonomiudvalget bemyndiges til at godkende leje- og leasingkontrakter under 1 mio. kr. Kommunaldirektøren bemyndiges til at godkende leje- og leasingkontrakter under kr. Ajourført 17. juni 2014

41 Sagsområde Omlægning af lån Indfrielse af eksisterende lån ved omlægning Oprettelse af finansielle instrumenter Afskrivning af beløb i kommunens regnskab Bemyndigelse Kommunaldirektøren bemyndiges til at foretage omlægning af eksisterende lån. Kommunaldirektøren bemyndiges til at indfri eksisterende lån i forbindelse med omlægning. Kommunaldirektøren bemyndiges til at indgå aftale om finansielle instrumenter som f.eks. renteswaps og lignende. Kommunaldirektøren bemyndiges til at kunne foretage afskrivninger af beløb opført i kommunens regnskab. Ajourført 17. juni 2014

42 Bilag: 3.1. Personalepolitisk redegørelse Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 16. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

43 Personalepolitisk redegørelse

44 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for INDHOLD Kapitel 1: Forord...4 Personalepolitiske rammer...5 Værdigrundlaget...5 Kapitel 2: Personalet...5 Sammensætning...5 Typer af ekstraordinært ansatte...6 Fleksjob...6 Skånejob...6 Seniorjob...6 Løntilskud...6 Aldersfordeling...7 Personaleomsætning...9 Organisationen...10 Rekruttering...10 Stillingsopslag...10 Uopfordrede ansøgninger...11 Akutjob...11 Lederrekruttering...12 Uansøgt afsked...13 Ligestilling...13 Elever i Assens Kommune...14 Kapitel 3: Løn- og overenskomstforhold...15 Særligt for overenskomsterne i Lønstrategi og -politik...15 Resultatløn...16 Lønniveau og -udvikling...16 Kapitel 4: Samarbejde...17 MED-strukturen...17 Aktiviteter...17 Kapitel 5: Læring & Udvikling...17 Delpolitikken for kompetenceudvikling...17 Kompas et

45 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for Kompetencetræet...19 Introduktion af nye ledere og medarbejdere...19 Leder- og medarbejderudvikling...19 Innovatøruddannelse...19 Lederforum...20 Diplom i Ledelse...20 Kapitel 6: Sundhed & Trivsel...20 Sundhedsordningen...20 Sundhedsbussen...20 Massage...21 Psykoterapi...21 Fysioterapi...22 Holdundervisning...22 Projekter...23 Sundhedstjek...23 Arrangementer...23 Arbejdsglædepuljen...23 Sygefravær...23 Sundhed & Trivsel i Trivselsmåling...24 Kapitel 7: Arbejdsmiljø...26 Arbejdsulykker...26 Arbejdstilsynet...26 Arbejdsmiljødrøftelse...26 Arbejdsmiljøuddannelsen

46 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for KAPITEL 1: FORORD Kære læser Foran dig har du Assens Kommunes personalepolitiske redegørelse for 2012 og Den handler om Assens Kommune som arbejdsplads og de ansatte i Assens Kommune. Assens Kommune har brug for de mest kvalificerede og motiverede medarbejdere for at kunne løse opgaver til gavn for borgeren. Derfor er det nødvendigt, at vi hele tiden arbejder på at gøre arbejdspladsen Assens Kommune til et attraktivt sted at være, og at vi løbende udvikler arbejdspladsen. Vores værdigrundlag, personalepolitik og ledelsesgrundlag udgør fundamentet i denne udvikling. Den personalepolitiske redegørelse giver dig et overblik over personaleområdet og danner rammen for opfølgningen og afrapporteringen på det personalepolitiske område. I denne redegørelse ser vi tilbage på årene 2012 og 2013 og giver dig pejlinger på fremtidig udvikling og prioriteringer inden for personaleområdet. Hvis du har spørgsmål eller kommentarer, er du velkommen til at kontakte Organisation & Personale. God læselyst! På vegne af Organisation & Personale i Assens Kommune Anne Grønnegård, organisations- og personalechef 4

47 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for PERSONALEPOLITISKE RAMMER Assens Kommune har en værdibaseret personalepolitik, som er et centralt ledelsesværktøj i udviklingen af kommunens arbejdspladser. Personalepolitikken består af politikområderne rekruttering og introduktion, læring og udvikling, sundhed og trivsel, generationerne på arbejdspladsen, lønpolitik samt fratrædelse. Personalepolitikken er suppleret med en delpolitik om sundhed og trivsel samt en delpolitik om kompetenceudvikling. VÆRDIGRUNDLAGET I Assens Kommune vil vi fremstå som en attraktiv arbejdsplads med velkvalificerede og udviklingsorienterede ansatte. Vores personalepolitik er baseret på fem værdier, der udtrykker, hvad vi i Assens Kommune oplever som værdifuldt og ønskværdigt. De fem værdier er: Arbejdsglæde Ordentlighed Respekt Udvikling Åbenhed Du kan læse meget mere om værdierne i Assens Kommunes personalepolitik her. Her kan du også læse om delpolitikken om sundhed og trivsel. KAPITEL 2: PERSONALET Dette kapitel handler om personalet bredt set: sammensætningen i forhold til ansættelsesforhold, alder, større organisationsændringer, omsætning, rekruttering, uansøgt afsked, ligestilling samt elever. SAMMENSÆTNING Med udgangen af december 2012 var der i Assens Kommune 3037 medarbejdere ansat på månedsløn, heraf 2809 fuldtidsansatte af disse var 162 ledere. Med udgangen af december 2013 var der 3098 medarbejdere ansat på månedsløn i Assens Kommune, heraf 2883 fuldtidsansatte af disse var 153 ledere. Stigningen i antallet af medarbejdere fra 2012 til 2013 bunder i en stigning i antallet af seniorjob og løntilskudsjob. 5

48 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for Følgende diagrammer viser, hvorledes medarbejderne fordelte sig i forhold til deres ansættelsesstatus i henholdsvis 2012 og Antal medarbejdere og ansættelsesstatus i 2012: TYPER AF EKSTRAORDINÆRT ANSATTE FLEKSJOB Personer der på grund af varig funktionsnedsættelse, vurderes til ikke at kunne have et job på almindelige vilkår Antal medarbejdere og ansættelsesstatus i 2013: SKÅNEJOB Personer der modtager førtidspension der ansættes til beskæftigelse ved siden af pensionen typisk på meget lave timetal til afgrænsede opgaver SENIORJOB Ordning for ledige hvis dagpengeret udløber højst 5 år før de ret til at gå på efterløn. Bopælskommunen har pligt til at tilbyde et seniorjob til de berettigede. LØNTILSKUD Ordning for forsikrede og ikke forsikrede ledige med henblik på, at øge deres chancer for ordinær beskæftigelse 6

49 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for ALDERSFORDELING Aldersfordelingen for ansatte i Assens Kommune for henholdsvis 2012 og 2013 ser sådan ud: I 2012 var den gennemsnitlige alder 45 år. I 2013 var den 46 år. Aldersfordelingen for ledere i Assens Kommune for henholdsvis 2012 og 2013 ser sådan ud: I 2012 var gennemsnitsalderen for ledere 51 år. I 2013 var den 52 år. 7

50 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for I forhold til alderfordelingen var der i 2012 og 2013 stor forskel mellem overenskomstgrupperne. Følgende diagrammer viser aldersfordelingen inden for de fire størte overenskomstgrupper: lærere i folkeskolen, social- og sundhedspersonale, kontor- og IT-personale og pædagogisk personale i daginstitutioner: I 2012 var den gennemsnitlige alder for lærere i folkeskolen 46 år. I 2013 var den 47 år. I 2012 var den gennemsnitlige alder for social- og sundhedspersonale 43 år. Det var den også i

51 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for I 2012 var den gennemsnitlige alder for kontor- og IT-personale 47 år. I 2013 var den 47 år. I 2012 var den gennemsnitlige alder for pædagogisk personale i daginstitutioner 45 år. I 2013 var den 44 år. PERSONALEOMSÆTNING Fra december 2011 til december 2012 var der en afgang på 13,1 % og en tilgang på 9

52 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for ,9 %. Den højere tilgang kan forklares med et stigende antal af seniorjob og løntilskudsjob. Fra december 2012 til december 2013 var der en afgang på 12,3 % og en tilgang på 12,1 procent. ORGANISATIONEN I sommeren 2013 blev de første modeller for ny sammensætning af direktionen forelagt Økonomiudvalget. Der blev henover efteråret 2013 arbejdet videre med en konkretisering af en model med fire direktører: Kommunaldirektøren, direktør for By, Land og Kultur, direktør for Velfærd samt en direktør for Innovation og Netværk. Den nye administrative struktur blev vedtaget af Byrådet den 18. december 2013 og trådte i kraft pr. 1. april Den nye organisering betyder at de tre områder Børn og Undervisning, Social og Sundhed og Jobcenter er lagt sammen under velfærdsdirektøren. Sammenlægningen indebærer desuden oprettelse af tre vicedirektørstillinger på det store velfærdsområde. REKRUTTERING I Assens Kommune anvendes e-rekrutteringssystemet HR Manager. Alle stillingsopslag opslås eksternt og annonceres på henholdsvis assens.dk, jobnet.dk og ofir.dk. Desuden anvendes relevante fagblade og fagspecifikke hjemmesider i forbindelse med lederstillinger og stillinger, som forventes at være vanskelige at besætte. STILLINGSOPSLAG Nedenstående diagram giver et overblik over ansøgninger i perioden 1. januar 2012 til 1. januar Assens Kommune modtog via HR manager ansøgninger i perioden svarende til et gennemsnit på 46 ansøgninger pr. stillingsopslag. Antallet af ansøgninger til de enkelte stillinger er dog meget varierende og gik fra 1 til 325 ansøgninger. UOPFORDREDE ANSØGNINGER Assens Kommune har i perioden 1. januar december 2013 modtaget 156 uopfordrede ansøgninger via HR Manager fordelt på 11 emneområder. De uopfordrede ansøgninger ligger i vores egen CV-bank, som lederne kan få adgang til, hvis de har behov. Alle stillinger af over tre måneders varighed skal dog opslås, men relevante kandidater i CV-banken kan opfordres til at søge den pågældende stilling. CV-banken kan også scannes af lederne ved ferieafløsning og andre korte vikariater. 10

53 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for AKUTJOB Et enigt Økonomiudvalg besluttede den 21. november 2012 at støtte op om akutjob-ordningen ved at opslå alle midlertidige stillinger som akutjob frem til 1. juli Økonomudvalget konstaterede, at Assens Kommune har mange langtidsledige, og der var derfor enighed om, at der skulle gøres en ekstraordinær indsats for de ledige omfattet af akutjob. Ansættelseskompetencen blev ikke sat ud af spil, men der blev opfordret kraftigt til, at ledige i målgruppen for akutjob blev ansat i de midlertidige stillinger. Fra ordningens start og frem til den 1. juli 2013 blev der opslået 123 akutjob. Der blev ansat 15 fra målgruppen i disse stillinger. LEDERREKRUTTERING I foråret 2011 besluttede direktionen, at der ved alle lederrekrutteringer og ved udvalgte nøglemedarbejderansættelser skulle udarbejdes en personprofil som supplement til den øvrige ansættelsesproces og for at kvalificere udvælgelsesgrundlaget yderligere. I dag er rekrutteringsprocessen med bistand fra to certificerede HR-konsulenter blevet en fast procedure for alle ledere ansat i Assens Kommune, der skal ansætte nye ledere, og de fleste fagområder har anvendt værktøjet. Profilen laves på de kandidater, der går videre til anden samtalerunde. I foråret 2013 blev personprofilerne suppleret med samarbejdsprofiler i ledergrupper og teams, der afdækker og forbedrer samarbejdsevner og muligheder, og som også kan bruges til rekruttering og sammensætning af projektgrupper, så alle nødvendige kompetencer er repræsenteret. 11

54 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for UANSØGT AFSKED Antal sager i alt Driftsmæssige årsager/sygefravær i alt Driftsmæssige årsager/sygefravær: fysiske fx dårlig ryg, ben, skuldre, arme Driftsmæssige årsager/sygefravær: psykiske fx stress, depression Driftsmæssige årsager/sygefravær: årsag ikke oplyst Arbejdsmangel: stillingsnedlæggelser, organisationsændringer, budgetbesparelser, faldende børnetal Andet: Samarbejdsvanskeligheder, manglende tillid, manglende kompetencer, udeblivelse LIGESTILLING Assens Kommune skal i henhold til Ligestillingslovens 4 arbejde for ligestilling mellem kønnene og indarbejde ligestilling i al planlægning og forvaltning. På det personalepolitiske felt er det en grundlæggende værdi for Assens Kommune at fremme mangfoldigheden på arbejdspladserne, hvilket blandt andet handler om at fremme en ligelig kønsfordeling blandt medarbejderne. Det er dog et faktum, at hovedparten af medarbejderne er kvinder, idet de udgør 81 % af alle 12

55 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for medarbejderne. Kønsfordelingen går ikke igen i ledelseshierarkiet. Her er kønsfordelingen som følger: Niveauer Kvinder Mænd Niveau 1: Topchefer 0 % 100 % (4 personer) Niveau 2: Fag- og 29 % (4 personer) 71 % (10 personer) stabschefer Niveau 3: Decentrale 54 % (101 personer) 46 % (87 personer) ledere Alle medarbejdere 81 % (1926 personer) 19 % (460 personer) (Tallene er fra ligestillingsredegørelsen fra 2013 baseret på udtræk fra FLD fra april Grundet lockouten af lærerne er antallet af medarbejdere lavere end normalt) Set i forhold til ligestillingsredegørelsen fra 2011 er der tale om et mindre fald i andelen af kvindelige ledere på både niveau 2 og 3 mens niveau 1 er uændret. ELEVER I ASSENS KOMMUNE I perioden 1. januar 2012 til 1. januar 2014 er der ansat 202 elever i Assens Kommune. Nedenstående diagram viser antal elever ansat inden for de enkelte fagområder. 13

56 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for

57 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for KAPITEL 3: LØN- OG OVERENSKOMSTFORHOLD Dette kapitel handler om løn- og overenskomstforhold generelt set og fokuserer på udviklingen på lønområdet samt på hvad der er sket af nyt på området i løbet af 2012 og SÆRLIGT FOR OVERENSKOMSTERNE I 2013 Kommunernes Landsforening (KL) indgik med Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte (KTO) samt Sundhedskartellet et forlig for perioden 1. april marts Forliget er en økonomisk stram aftale. Over de 2 år blev der aftalt lønstigninger for i 2,16 %. Heraf udgjorde generelle lønstigninger og de forventede udlodninger af reguleringsordningen 1 i alt 1,91 %. Der var afsat 0,25 % til de enkelte overenskomstforhandlinger. Særligt for forhandlingerne i 2013 var den 4 uger lange lockout af lærerne i april Årsagen hertil var uenighed om KL s krav om, at lærernes arbejdstid skulle normaliseres, således at Danmarks Lærerforening ikke længere skulle have aftaleret i forhold til planlægningen af lærernes arbejdstid. Lockouten ophørte ved lovindgreb den 26. april Resultatet blev, at fra den 1. august 2014 forsvinder de hidtidige bindinger på lærernes arbejdstid i forhold til undervisningsmaksimum, omregningsfaktorer samt akkorder. Ligeledes bliver lærerenes krav på reduktion i arbejdstiden med fuld løn fra 60- årsalderen gradvist udfaset. LØNSTRATEGI OG -POLITIK Sammen med den nye overenskomst vedtog Assens Kommune en lønstrategi for lønforhandlingerne i overenskomstperioden Formålet med lønstrategien var at tydeliggøre, at brugen af lokal løn betragtes som et aktivt ledelsesredskab. Der blev vedtaget fem særlige indsatsområder, der skal prioriteres i lønforhandlingerne: 1 Reguleringsordningen har til hensigt at sikre, at det offentlige arbejdsmarked har en lønudvikling på minimum 80 % af det private arbejdsmarked. De seneste år har udlodningen på grund af den økonomiske krise, været negativ. 15

58 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for a) Resultatlønsaftaler kobles til de overordnede strategier og mål i Assens Kommune. For lederne indgås individuelle og/eller gruppebaserede resultatlønsaftaler, mens der i forhold til medarbejdere indgås gruppebaserede aftaler b) Innovation er målrettet ansatte, der fremmer nye, offensive og værdiskabende løsninger c) Digitalisering, velfærdsteknologi og forenkling er målrettet ansatte, der går forrest, byder ind samt fremmer enkle og digitale arbejdsgange og løsninger på arbejdspladsen og i det tværfaglige samarbejde d) Tværfaglighed er målrettet ansatte, der fremmer samarbejdet og opgaveløsningen uden for egen arbejdsplads/fagområde til gavn for helheden og borgeren e) Fastholdelse er målrettet ansatte, der gør en ekstra indsats i hverdagen, eller ansatte, der har særlige individuelle kompetencer i forhold til opnåelse af målene i Vision 2018 Det blev aftalt mellem Assens Kommune og de fleste af de faglige organisationer, at den årlige lønforhandling vil finde sted i løbet af 2014 og dække hele overenskomstperioden. Med enkelte forbund er det aftalt, at der ikke afholdes egentlige forhandlingsrunder, men at forhandlingen sker løbende lokalt på den enkelte arbejdsplads. Du kan læse lønstrategien på intranettet Aksen under Forhandling og læse om lønpolitikken i personalepolitikken. LØNNIVEAU OG -UDVIKLING Lønudviklingen i Assens Kommune var fra december 2011 til december 2013 på 1,9 %. Dog er der enkelte overenskomstgrupper, der afviger, med en mindre stigning eller et mindre fald. Typisk for disse grupper er, at der har været en større afgang eller tilgang af personale, eller at der er tale om en meget lille personalegruppe, hvilket kan have stor betydning for beregningen af gennemsnitslønningerne inden for overenskomstgruppen. RESULTATLØN Igennem de sidste to år har udvalgte ledere som en del af en aktiv lønpolitik haft resultatlønsaftaler. Turen er nu kommet til medarbejderne, der får mulighed for at indgå resultatlønsaftaler for grupper af medarbejdere. Resultatløn ydes typisk i form af engangsvederlag og udløses, når målene i resultatlønsaftalen er opfyldt. Aftaler forhandles og indgås mellem den forhandlingsberettiged e leder og tillidsrepræsentanten blandt andet på baggrund af en business case, som medarbejderne forinden har udfyldt. Du kan læse mere på intranettet Aksen under HR & Personale og Forhandling. Lønniveauet i Assens Kommune i december 2013 lå samlet set lige under det gennemsnitlige lønniveau for omegnskommunerne samt lige under det gennemsnitlige lønniveau for kommuner, der har samme størrelse som Assens 16

59 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for Kommune. Dog havde kommunen på enkelte overenskomstområder et lønniveau, der er lidt højere end sammenlignelige kommuner. Lønudviklingen og -niveauet i 2013 anses for at være i god overensstemmelse med kommunens lønpolitik, da Assens Kommune hverken ønsker at være lønførende eller lønefterslæbende. KAPITEL 4: SAMARBEJDE MED-STRUKTUREN Det formelle samarbejde mellem ledere og medarbejdere er i Assens kommune organiseret i MED-strukturen. Den består af tre niveauer: Hovedudvalget, fire fælles MED-udvalg samt et større antal lokale MED-udvalg. MED står for MEDindflydelse og MED-bestemmelse. Baggrunden for samarbejdet er beskrevet i MED-aftalen for Assens Kommune. Den blev revideret i regi af Forhandlingsorganet i efteråret Der blev foretaget mindre ændringer i konsekvens af overenskomstfornyelsen i Den nye aftale trådte i kraft pr. 1. januar Senest har Hovedudvalget i december 2013 og februar 2014 drøftet den fremtidige organisering af samarbejdet set i lyset af den nye administrative struktur pr. 1. april Hovedudvalget har besluttet at bibeholde de hidtidige Fælles MEDudvalg på trods af sammenlægningen af Børn og Undervisning samt Social, Sundhed og Arbejdsmarked til et direktørområde. AKTIVITETER I 2011 og 2012 blev MED-uddannelsen afviklet som internt kursus med eksterne undervisere, men siden januar 2013 bliver uddannelsen igen afviklet med interne undervisere. Der bliver gennemført to hold pr. år. med deltagere pr. hold. Hovedudvalgets årlige temadag for ledere, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter blev afviklet i maj måned 2012 og Temaet var i 2012 vores relationer til omverdenen samt brugerdreven innovation, mens der i 2013 blev sat fokus på tværfaglighed. KAPITEL 5: LÆRING & UDVIKLING I Assens Kommune har vi fokus på kompetenceudvikling, som vi i personalepolitikken kalder Læring og Udvikling. Dette kapitel handler om udvalgte centrale aktiviteter inden for kompetenceudvikling 17

60 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for DELPOLITIKKEN FOR KOMPETENCEUDVIKLING I begyndelsen af 2013 blev der udarbejdet en ny delpolitik delpolitikken for kompetenceudvikling. Grundlaget for delpolitikken er afsnittet om Læring & Udvikling i personalepolitikken. Delpolitikken tager udgangspunkt i en systematisk og tilbagevendende drøftelse omkring udviklingsbehov. Det gælder for Assens Kommune som organisation, arbejdsplads og individ. Udviklingsbehovene skal ses i sammenhæng med visionen for Assens Kommune og de overordnede mål og opgaver for organisationen og arbejdspladsen. KOMPAS ET Assens Kommunes kompetencecenter, Kompas et, åbnede dørene den 1. marts Kompas et drives i et samarbejde mellem CUA Erhverv (Center for Udviklingshæmmede i Assens Kommune) og Organisation & Personale. Det er CUA Erhverv, der står for den lange række af praktiske serviceopgaver i kompetencecentret. Det betyder også, at Kompas et i hverdagen er en beskyttet arbejdsplads for fysisk og psykisk handicappede personer, der hver i sær sætter en ære i at yde en indsats i form af bl.a. rengøring, vedligeholdelse, køkkentjeneste og meget andet, som hører med til at drive et professionelt kompetencecenter. Ved udgangen af 2013 var der 13 ansatte på Kompas et. Pr. 1. januar 2014 blev Kompas et selvfinansieret i den forstand, at Kompas ets udgifter til daglig drift skal dækkes via de ansattes brug af Kompas et. Det er gratis at booke møde-/undervisnings- lokaler, men der er dog en obligatorisk betaling for fri kaffe, te og vand. Derudover er det muligt at bestille fuld/delvis forplejning i løbet af en kursusdag. Udviklingen i brug af Kompas et er steget med ca. 23 % i 2013 sammenlignet med samme periode i 2012 (marts-december). Udviklingen i antal bookinger kan ses i nedenstående tabel. KOMPETENCETRÆET I efteråret 2010 så rekrutteringssystemet HR-Manager dagens lys, og siden er de fleste ledere og/eller medarbejdere blevet fortrolige med rekrutteringssystemet. 18

61 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for Systemet er udviklet til at være et ansøgningshåndteringssystem, men bliver også brugt af andre kunder som en kursusportal altså til at håndtere tilmeldinger til diverse arrangementer og kurser. I Januar 2014 blev Kompetencetræet, Assens Kommunes kursusportal, derfor lanceret efter en stor efterspørgsel fra organisationen på et kursussystem, hvor man nemt kunne få overblik over tilmeldinger uden de kom ind via Outlook. Kompetencetræet har gjort det nemmere for medarbejdere at finde kursusudbud, ligesom det har gjort det lettere at administrere kurser. Kompetencetræet bruges desuden også til udlodning af puljer og som tilmeldingsportal til temadage. Kompetencetræet findes på Assens Kommunes intranet, Aksen, og kan benyttes af alle medarbejdere i Assens Kommune, der står for kurser. INTRODUKTION AF NYE LEDERE OG MEDARBEJDERE Introduktion er en vigtig del af vores personalepolitik, hvor såvel ledere som medarbejdere er forpligtede til at prioritere introduktionen højt. En individuel introduktion, hvor den nyansatte får indblik i arbejdsstedets opgaver, samarbejdsrelationer, arbejdsmiljø m.v. er essentiel, men en overordnet introduktion til Assens Kommune som arbejdsplads er ligeså vigtig. Derfor arbejder vi i de kommende år på en fælles introduktion af både ledere og medarbejdere, der skal medvirke til større sammenhængskraft og en følelse af korpsånd, hvor vi alle er en del af samme organisation, hvad enten du er nyansat i en børnehave eller på rådhuset. LEDER- OG MEDARBEJDERUDVIKLING INNOVATØRUDDANNELSE I 2012 blev Assens Kommunes 160 ledere uddannet i innovationsledelse. Blandt medarbejderne blev der udvalgt 100 innovatører, fordelt på kommunens arbejdspladser, som også fik en uddannelse i innovation. Henholdsvis innovationsledelsesuddannelsen og innovatøruddannelsen var 4- dagesuddannelser. LEDERFORUM I såvel 2012 som 2013 afholdtes det årlige lederforum for Assens Kommunes ca. 160 ledere. I 2012 var emnerne innovation og motivation. I 2013 var emnerne innovation og sammenhængskræft. DIPLOM I LEDELSE I september 2011 startede det første Assens-hold for ledere, der ønskede en 19

62 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for Diplom-uddannelse i Ledelse. Uddannelsen blev udbudt bredt blandt alle kommunens ledere i samarbejde med LedelsesAkademiet Lillebælt. På det første hold har der deltaget 16 ledere fra Assens Kommune, og de har været igennem 6 obligatoriske moduler samt et tilvalgsmodul Forandringsledelse. Desuden indgik innovationsuddannelsen som et tilvalgsmodul. I foråret 2014 har foreløbig to ledere afsluttet uddannelsen med flotte resultater, mens flere ledere er i gang med det afsluttende afgangsprojekt. KAPITEL 6: SUNDHED & TRIVSEL Dette kapitel omhandler primært Sundhed & Trivsel, som er Assens Kommunes interne sundhedsordning. Derudover fokuseres der på sygefraværet og på trivselsmålingen. SUNDHEDSORDNINGEN I løbet af 2012 og 2013 er der sket en række ændringer i Sundhed & Trivsel. SUNDHEDSBUSSEN I sommeren 2012 fik Sundhed & Trivsel en sundhedsbus, som bidrager til at skabe større fleksibilitet i sundhedsordningen og øger muligheden for at bringe sundhed helt ud på den enkelte arbejdsplads. Herved skabes også potentiale for at tilgodese de medarbejdergrupper og arbejdspladser, der enten pga. geografiske udfordringer eller ufleksible arbejdstider har vanskeligt ved at benytte sundhedsordningens behandlingstilbud i Assens. Sundhed & Trivsel har i 2012 og 2013 været på 109 arbejdspladsbesøg med sundhedsbussen, og 523 medarbejdere har benyttet sig af de forskellige tilbud i sundhedsbussen I alt Arbejdspladser Medarbejdere Arbejdspladser Medarbejdere Arbejdspladser Medarbejdere Sundhedstjek Vejninger og stresstest Fysioterapi Massage Udlånt til andre 2 2 afdelinger Andre arrangementer 3 3 I alt MASSAGE 20

63 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for Massageordningen har gennemgået en omstrukturering. I 2012 blev der ansat en intern massør, således at ordningen både rådede over interne og eksterne massagetilbud. For yderligere at optimere anvendelsen af sundhedsbussen og sundhedsordningens andre aktiviteter samt at skabe større fleksibilitet i ordningen, blev samarbejdet med de eksterne massører opsagt i sommeren 2013, og der blev i stedet ansat to interne massører som en integreret del af Sundhed & Trivsel-teamet. I 2012 afviklede de tre eksterne massører 1350 behandlinger. Desværre har vi ikke en samlet opgørelse af behandlinger hos den interne massør i denne periode, men derimod en optælling af antallet af medarbejdere der har benyttet massagetilbuddet. I 2012 har 185 medarbejdere modtaget mellem 1-15 behandlinger hver. I 2013 har vores massører afviklet 953 behandlinger. PSYKOTERAPI I 2012 og 2013 har 133 medarbejdere benyttet sig af muligheden for et samtaleforløb omhandlende en arbejdsrelateret problemstilling. Alle samtaleforløb evalueres både i forhold til sygefravær og selvvurderet helbred 2, og vores evalueringer viser at psykoterapi har en god effekt på disse parametre. Rask/sygemeldt: Psykoterapi 2012 og 2013: Behandlingsstart Behandlingsafslutning Rask 39% 58,6% Rask, men truet af en 29,7% 4,5% sygemelding Delvist sygemeldt 6,9% 10,3% Sygemeldt 23,7% 13,6% Andet 0,7% 13,1% 56 % af de medarbejdere, der var raskmeldte eller raskmeldte men truet af en sygemelding, vurderer at samtaleforløbet har været afgørende for, at de undgik at blive sygemeldt. 61,9 % af de medarbejdere, der var sygemeldt eller delvist sygemeldt ved behandlingsstart, vurderer at samtaleforløbet har forkortet deres sygemeldingsperiode. Psykoterapi: Ændring i selvvurderet helbred: Meget bedre nu 31,5% 35% Noget bedre nu 31,5% 31,7% Lidt Bedre 5,5% 6,7% 2 Selvvurderet helbred er i mange undersøgelser fundet at være en god prædiktor for sygelighed og død. Jo dårligere en person vurderer sit eget helbred, jo større er risikoen for død og udvikling af sygdom. Kjøller M. & Rasmussen NK. Sundhed & Sygelighed i Danmark 2000 & udvikling siden Statens Institut for Folkesundhed,

64 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for Nogenlunde det samme 8,7% 6,7% Lidt dårligere 1,4% 0% Noget dårligere nu 0% 3,3% Meget dårligere nu 1,4% 1,7% Ikke oplyst/ved ikke 20,5% 15% Der er stor efterspørgsel på samtaler hos vores psykoterapeut, hvorfor vi fortsat samarbejder med en ekstern psykoterapeut, når vi ikke kan følge med. Det præsenterede statistiske materiale inkluderer også evalueringerne fra forløb hos vores eksterne terapeut. Psykoterapeuten underviser også i bl.a. stresshåndtering, forandringspsykologi og mindfulness. FYSIOTERAPI Fysioterapeuterne har haft 235 medarbejdere mellem hænderne i 2012 og Heri er ikke medregnet træningsvejledninger. Af de 235 medarbejdere, der har modtaget fysioterapeutisk behandling, var 15 sygemeldt eller delvist sygemeldt ved behandlingsstart svarende til 6,4 %. Af disse svarer 86,6 %, at forløbet har forkortet deres sygemeldingsperiode. Af de medarbejdere, hvorfra vi har modtaget evaluering, føler 98,2 % sig hjulpet med den problematik, de henvendte sig med, og af disse vurderer 64 %, at de i høj grad føler sig hjulpet. 92,1 % vurderer, at deres helbred er forbedret sammenlignet med inden behandlingsstart. Sundhed & Trivsel samarbejder med Assens Kommunes tre kiropraktiske klinikker, således at vores fælles patienter oplever kontinuitet i behandlingsforløbet. Fysioterapeuten underviser også i bl.a. ergonomi, pausegymnastik og forestår træningsvejledning. HOLDUNDERVISNING Sundhed & Trivsel udbyder løbende forskellige tilbud om holdundervisning med fokus både på fysik og mental sundhed. I 2012 og 2013 har 184 medarbejdere deltaget i mindfulnessundervisning, 84 medarbejdere har deltaget i kurser omkring konflikthåndtering, og 50 medarbejdere har deltaget i holdtræning. Vi har også firmaaftaler med forskellige træningscentre og andre udbydere af sundhedsfremmende tilbud. PROJEKTER 22

65 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for I 2012 afsluttede Sundhed & Trivsel projektet omkring Langtidsfrisk med 5S. Projektet havde til sigte at afprøve en ny metode til implementering af sundhedsfremmende tilbud på arbejdspladsen ved brug af LEAN-værktøjet 5S. I 2013 afprøvede Sundhed & Trivsel projektet 10 uger til himlen. Et træningsprojekt, hvor medarbejderne fik mulighed for at se, hvor store sundhedsmæssige forbedringer, de kunne skabe ved 10 ugers målrettet træningsindsats. SUNDHEDSTJEK Medarbejderne i Assens Kommune har mulighed for at bestille sundhedsbussen til et sundhedstjek og opfølgning på den enkelte arbejdsplads. Tjekket indeholder både en vurdering af den fysiske test og en vurdering af den mentale sundhed. ARRANGEMENTER Sundhed & Trivsel afholder løbende forskellige arrangementer. Arrangementerne spænder lige fra sundhedsfestival og fodboldturnering til stemmetræning og anerkendende ledelse. I alt har Sundhed & Trivsel afhold 152 arrangementer i 2012 og ARBEJDSGLÆDEPULJEN Assens Kommunes vil have arbejdspladser, hvor trivsel og arbejdsglæde mærkes af alle. Et af initiativerne for at fremme trivslen er arbejdsglædepuljen, hvor medarbejderne kan søge om tilskud til forskellige sociale arrangementer. I 2013 og 2014 er puljen på kr. Derudover har vi fokus på forebyggelse og håndtering af konkrete problemstillinger, ligesom uddannelse af og sparring med ledere i hele organisationen har høj prioritet. SYGEFRAVÆR I Assens Kommune arbejder vi målrettet for at nedbringe sygefraværet. Vores strategiske indsats startede i 2008, hvor vi gennem vores Personalepolitik og Delpolitik for Sundhed & Trivsel satte fokus på nedbringelse af sygefraværet. I perioden 2008 til 2012 faldt sygefraværet i Assens Kommune fra gennemsnitligt 14,4 sygefraværsdage per medarbejder per år til 9,1 dage. Denne positive udvikling er fortsat og målingen for 2013 viser en yderligere reduktion i sygefraværet. Der har således været et fald i sygefraværet på 6,1 færre sygedage per medarbejder per år i perioden 2008 til Dette svarer til en besparelse på 80 årsværk eller 32 mio. kroner. Målstyring er et af vores vigtigste redskaber i det strategiske arbejde med at nedbringe sygefraværet. Der sættes årlige mål for nedbringelse af sygefraværet, både for hele organisationen og på de enkelte arbejdspladser, og der udarbejdes månedlige sygefraværsrapporter en til lederne og en anonymiseret til brug i de forskellige MED-udvalg. Gevinsten ved at nedbringe sygefraværet forbliver lokalt, således at de ekstra hænder fortsat er til gavn for den enkelte arbejdsplads. 23

66 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for Nedenstående tabel viser reduktionen i sygefravær på de enkelte områder i perioden Året 2008 er taget med som sammenligningsgrundlag. Opgjort i antal sygedage pr. medarbejder Status 2008 Status 2011 Mål 2012 Status 2012 Mål 2013 Status 2013 Forskel HovedMED (Kommuneniveau) 14,4 9,9 9,9 9,1 9,5 8,3-6,1 Fælles MED Rådhus 13,7 6,2 6,2 7 6,1 4,5-9,2 Fælles MED Social og Sundhed 16,6 11,1 11,5 10,6 11 9,5-7,1 Fælles MED Dagtilbud 17,3 10,8 11,5 11,1 11 7,6* -7,3* Fælles MED Skole 12,5 8,3 10,5 7,3 10,5 * * Fælles MED By, Land & Kultur 15,6 11,8 10,5 10, ,7-3,9 *Fælles MED Dagtilbud og Fælles MED Skole er lagt sammen til et Fælles MED Børn og Undervisning. SUNDHED & TRIVSEL I 2014 I 2014 øger Sundhed & Trivsel fokus på den forebyggende indsats. Året er startet med endnu et træningsforløb 12 uger til himlen version 2.0 og slankeforløbet gå ned i vægt - projekt. I løbet af efteråret præsenteres et forløb omkring livsstilsomlægning for svært overvægtige medarbejdere og indsatsen i forhold til vores medarbejdere med hårdt fysisk arbejde optimeres. Desuden forestår Sundhed & Trivsel workshoppen ledelse af stressramte medarbejdere som retter sig mod ledere, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter. TRIVSELSMÅLING Nedenfor ses resultaterne af Assens Kommunes trivselsmåling Trivselsmålingen blev gennemført i efteråret 2013, og omfattede alle medarbejdere i Assens Kommune dvs. ca medarbejdere. Trivselsmålingen bestod af et anonymt spørgeskema indeholdende fire spørgsmål omkring social kapital: 1. Oplever du, at ledelsen stoler på, at medarbejderne gør et godt stykke arbejde? 2. Har du tillid til de udmeldinger, der kommer fra ledelsen? 3. Bliver arbejdsopgaverne fordelt på en hensigtsmæssig måde? 4. Bliver konflikter løst på en hensigtsmæssig måde? 24

67 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for Spørgsmålene kunne besvares på en skala fra 0 4. Den sociale kapital beregnes som et gennemsnit af medarbejdernes svar på hvert enkelt spørgsmål, samt en samlet gennemsnitsscore. Ift. den samlede gennemsnitsscore på de fire spørgsmål, betegnes under 8 point som meget lav social kapital og over 12 point som meget høj social kapital. Landsgennemsnittet ligger på 10,2. Assens Kommune havde en samlet svarprocent på 59 %, og resultatet må betegnes som meget tilfredsstillende med en samlet score på 11,5. Oversigten over Fælles MED-udvalgene viser, at der er forskelle mellem områderne, men der er ingen af udvalgene, der ligger under landsgennemsnittet. Alle rapporter blev udsendt i starten af 2014 og blev efterfulgt af fire workshops, som blev afholdt af HR for de ledere og arbejdsmiljørepræsentanter, der søgte inspiration i det videre arbejde med social kapital. KAPITEL 7: ARBEJDSMILJØ Arbejdsmiljøarbejdet har fokus på det lovbundne arbejdsmiljøarbejde i form af arbejdspladsvurdering, opfølgning på arbejdsulykker samt overholdelse af arbejdsmiljølovgivningen. 25

68 Os i Assens Kommune Personalepolitisk redegørelse for ARBEJDSULYKKER Oversigt over arbejdsulykker i Assens Kommune pr. 31. december 2013: Arbejdsulykker I alt Fravær I alt Hovedudvalget vedtog på mødet i februar måned 2013 at lave en handleplan for at nedbringe antallet af arbejdsulykker i kommunen. Hovedudvalget og Fælles MEDudvalgene har efterfølgende fastsat måltal for reduktionen i antallet af arbejdsulykker. Det er målet, at antallet skal nedbringes med 5 % i 2013, 10 % i 2014 og 5 % i Målet blev mere end indfriet for 2013, idet antallet faldt med % i ARBEJDSTILSYNET Arbejdstilsynet gennemfører mellem 5 og 10 tilsyn pr. kvartal på kommunens arbejdspladser. Hovedparten af besøgene munder ud i en grøn smiley, som udtryk for at arbejdsmiljøet er i orden. ARBEJDSMILJØDRØFTELSE Alle arbejdspladserne har siden efteråret 2013 haft til opgave at gennemføre en årlig arbejdsmiljødrøftelse, hvor de gør status på arbejdsmiljøindsatsen og opstiller mål for den kommende indsats. Opgaven har hidtil været forankret i Hovedudvalget, men det er forventningen, at den årlige drøftelse vil styrke arbejdsmiljøindsatsen på de enkelte arbejdspladser. ARBEJDSMILJØUDDANNELSEN Assens Kommune har indledt et samarbejde med de øvrige fynske kommuner om den obligatoriske og supplerende arbejdsmiljøuddannelse. Kurserne varetages af Crecea. Derudover udbyder HR en intern supplerende kursusdag med introduktion til arbejdsmiljøarbejdet i Assens Kommune. Der afvikles to introduktionskurser pr. år. 26

69 Bilag: 4.1. Ledelsesgrundlaget maj 2014.pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 16. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

70 Ledelsesgrundlaget i Assens Kommune Vision og værdier I Assens Kommune bidrager vi i samspil med den politiske ledelse til at udvikle og styrke det lokale demokratis bæredygtighed. Kvalitet i den kommunale ledelse er afgørende for Assens Kommunes fortsatte udvikling og fremdrift o Arbejdsglæde Som ledere har vi påtaget os et særligt ansvar. Det betyder, at der er særlige forventninger til os. Ledelsesgrundlaget er det fælles fundament for alle kommunens ledere. Ledelsesgrundlaget beskriver de holdninger og den adfærd, vi som ledere i Assens Kommune forventes at agere i overensstemmelse med. Vision 2018 samt strategierne for innovation, aktivt medborgerskab og personalepolitikken er retningsgivende for måden, vi bedriver ledelse på i Assens Kommune. Ledelsesgrundlaget skal således gøre en forskel i praksis. Ordentlighed Krav og forventninger til os som ledere 1. Vi vil dialog! Det betyder at: vi kommunikerer åbent og respektfuldt vi er tilgængelige og skaber rum for sparring vi er samskabende med borgerne og lokalsamfundene om velfærden og demokratiet 2. Vi tager lederskabet på os! Det betyder at: vi sætter kurs og skaber rammer der gør, at vi når vores mål vi er offensive og direkte vi går forrest for at skabe begejstring og engagement 3. Vi tænker i helheder og nye samarbejdsformer! Det betyder at: vi forener kvalitet, effektivitet og sammenhæng vi er professionelle på tværs af fag og område vi vil innovation og understøtter nye samarbejdsformer og arbejdsmetoder Respekt Udvikling 4. Vi fremmer trivsel og arbejdsglæde! Det betyder at: vi sikrer balance mellem medarbejdernes kompetencer og jobkrav vi er opmærksomme på de menneskelige relationer på arbejdspladsen vi er vedholdende i delegering af ansvar og opgaver 5. Vi er ambassadører for Assens Kommune! Det betyder at: vi er kulturbærere og rollemodeller for hele organisationen vores handlinger og lederstil er forankret i Assens Kommunes værdi- og ledelsesgrundlag vi holder fast i værdierne - også når de udfordres Åbenhed

71 Bilag: 4.2. Ledelsesgrundlag Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 16. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

72 Ledelsesgrundlaget i Assens Kommune Vision og værdier I Assens Kommune bidrager vi i samspil med den politiske ledelse til at udvikle og styrke det lokale demokratis bæredygtighed. Kvalitet i den kommunale ledelse er afgørende for Assens Kommunes fortsatte udvikling og fremdrift o Arbejdsglæde Som ledere har vi påtaget os et særligt ansvar. Det betyder, at der er særlige forventninger til os. Ledelsesgrundlaget er det fælles fundament for alle kommunens ledere. Ledelsesgrundlaget beskriver de holdninger og den adfærd, vi som ledere i Assens Kommune forventes at agere i overensstemmelse med. Vision 2010 og de 5 personalepolitiske værdier respekt, åbenhed, udvikling, arbejdsglæde og ordentlighed er de bærende elementer i ledelsesgrundlaget. Ledelsesgrundlaget skal således gøre en forskel i praksis. Ordentlighed Krav og forventninger til os som ledere 1. Vi vil dialog! Det betyder at: vi kommunikerer åbent og respektfuldt vi indgyder tillid og skaber rum for sparring vi er synlige og tilgængelige 2. Vi tager lederskabet på os! Det betyder at: vi sætter kurs og skaber rammer der gør, at vi når vores mål vi er offensive og direkte vi går forrest for at skabe begejstring og engagement 3. Vi tænker i helheder og skaber resultater! Det betyder at: vi tænker og handler strategisk ud fra kommunens samlede vision og mål vi forener kvalitet, effektivitet og sammenhæng vi sikrer rum til nytænkning og udvikling og understøtter lysten til fortsat læring Respekt Udvikling 4. Vi fremmer trivsel og arbejdsglæde! Det betyder at: vi sikrer balance mellem medarbejdernes kompetencer og jobkrav vi er opmærksomme på de menneskelige relationer på arbejdspladsen vi er vedholdende i delegering af ansvar og opgaver 5. Vi er ambassadører for Assens Kommune og for værdierne! Det betyder at: vi er kulturbærere og rollemodeller for hele organisationen vores handlinger og lederstil er forankret i Assens Kommunes værdi- og ledelsesgrundlag vi holder fast i værdierne - også når de udfordres Åbenhed

73 Bilag: 6.1. ØKU - målbeskrivelser 2015 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 16. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

74 Udvalg: Måloverskrift: Økonomiudvalget Helhed i den kommunale opgaveløsning Sammenhæng til vision 2018: Vision 2018 står for vækst og effektivitet. For at borgeren kan føle sig i centrum i opgaveløsningen arbejdes der med større helhed og tværfaglighed i den kommunale administration og sagsbehandling. Effektmål: Langt sigt: At borgeren kun har en indgang til den kommunale sagsbehandling, uanset hvad der drejer sig om. Mellemlangt sigt: Organisationen tilrettes således, at den tilgodeser tværfagligt samarbejde frem for sektorisering og bevillingsbarrierer. Direktionens sammensætning evalueres, kompetenceudvikling i forhold til tværfaglighed som indsatsområde. Kort sigt: Der arbejdes bevidst med ændring af den nuværende organisationskultur hen mod at det er opgaveløsningen der sættes dagsordenen. Det tværfaglige samarbejde skal indtænkes i alle former for samarbejde i den kommunale organisation. Fokusområder: Der sættes fokus på inddragelse i forbindelse med nedsættelse af nye arbejdsgrupper samt på anderledes tænkning. Netværksorganisering i forhold til tværgående projekter/innovationsprojekter vil blive fremmet. Organisationsstruktur og politikområder må ikke blive en barriere for opgaveløsningen. Indsatser: Der udarbejdes en strategi for udbredelsen af tværfagligt samarbejde. Strategien skal afstikke den nødvendige retning og lægge op til et kulturskift. Metode til effektvurdering: På kort sigt er der fokus internt. På ledelsesniveau vil der løbende blive fulgt op på hvordan det tværgående arbejde lykkes og fungerer. Der afrapporteres til direktionen hvert halve år om eksempler på tværgående samarbejde. På langt sigt er fokus rettet mod antallet af indgange til Assens Kommune. Der måles ved hjælp af en borgerundersøgelse i Inden da udarbejdes et udgangspunkt/baseline for undersøgelsen i 2014.

75 Bilag: 7.1. Assens Kommune - Beretning nr (3).pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 16. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

76 Tlf: CVR-nr BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Birkemose Allé 31, st. DK-6000 Kolding ASSENS KOMMUNE Beretning nr. 15 (side ) Løbende revision 2013 BDO Kommunernes Revision, Godkendt revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

77 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision 2013 Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING REVISIONENS BEMÆRKNINGER Generelt Revisionens bemærkninger Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Principper for økonomistyring Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Decentrale besøg LØN- OG PERSONALEOMRÅDET Forretningsgange og sagsrevision Vederlag m.v. til politikere REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange mv Personsager FORVALTNINGSREVISION BILAG 1 TILTRÆDELSESBERETNING

78 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision 2013 Til Assens Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Assens Kommune afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2013 udført i perioden frem til februar Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse (Bilag 1 til denne revisionsberetning). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2013 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 422

79 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 2.2 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Der er ikke afgivet revisionsbemærkninger i den seneste revisionsberetning. 423

80 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Principper for økonomistyring Vi har gennemgået kommunens principper for økonomistyring og herunder vurderet om principperne fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Konklusion Det er fortsat vores opfattelse, at principperne for økonomistyring i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i principperne for økonomistyring. Principperne indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen: Den ledelsesmæssige kontrol af regnskabsbilag er integreret i de budgetansvarliges almindelige ledelsestilsyn ud fra en afvejning af risiko og væsentlighed. Det fremgår af bilag til Principper for Økonomistyring, at de budgetansvarlige har pligt til at beskrive, tilrettelægge, udføre og dokumentere et økonomisk ledelsestilsyn. Vi har undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Der er ikke etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i kommunen. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Ledelsen har etableret interne kontroller til imødegåelse af disse risici. Bl.a. udføres der kontrol af pengestrømme, som ikke er omfattet af NEM-konto, kontrol med særlig risikofyldte bilag og kontrol af handlinger foretaget af personer med udvidede rettigheder i økonomisystemet. Med baggrund i ovennævnte vurdering har vi foretaget stikprøvevis bilagsrevision med fokus på manuelle udgiftsbilag og udvalgte bogføringsenheder. 424

81 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision 2013 Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Ovenstående underbygges af vores stikprøver og udsøgninger, som viste, at de enkelte bogføringsenheder var ajour med bogføringen. Vi har heller ikke fundet bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret. 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 31. oktober 2013, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i principper for økonomistyring om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Økonomiafdelingen har i et underbilag til principperne beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Økonomiafdelingen har også etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunens kassevirksomhed fungerer betryggende og følger de regler, som byrådet har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. 3.4 Decentrale besøg Vi har foretaget uanmeldte eftersyn ved udvalgte decentrale bogføringssteder, herunder Pilebakken og Pilehaveskolen. Vi har undersøgt, om den etablerede kassevirksomhed fungerer betryggende og følger reglerne for kassekontrol m.v., som beskrevet i principperne for økonomistyring. Besøget har omfattet stikprøvevise kontroller af decentrale enheders forretningsgange og håndtering af udvalgte områder, ligesom vi har vurderet implementeringen af kommunens principper for økonomistyring. 425

82 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision 2013 Ved besøget har vi blandt andet undersøgt følgende områder: Behandlingen og afstemningen af likvide beholdninger, kasseapparater m.v. Forretningsgange for indtægter Bilagsbehandling og decentral bogføring Moms- og afgiftsforhold Behandling af beboermidler Procedure for budgetopfølgning og anvisning Decentral indberetning af løn Konklusion Det er vores vurdering, at de tilrettelagte interne kontroller generelt er velfungerende. Det foretagne eftersyn har dog givet anledning til kommentarer/anbefalinger om, at det sikres, at der sker beskrivelse og dokumentation af de interne kontroller, som beskrevet i bilag til Principper for økonomistyring inkl. bilag hos den enkelte enhed. at der tilrettelægges generelle forretningsgange for intern kontrol af indtægter. at administration af beboermidler tilpasses til kommunens principper for økonomistyring. Vi konstaterede under besøgende mangler ved håndteringen af beboermidler i form af manglende underskrift af to personer ved kontanthævninger samt manglende kontroller ved hævninger på beboeres betalingskort. Vi anbefaler, at der snarest fra centralt hold fastlægges en plan/niveau for kommunens tilsyn med implementeringen og overholdelsen af kommunens principper for økonomistyring, specielt på ovennævnte områder. 426

83 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision Løn- og personaleområdet 4.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2013 til oktober Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 23 lønsager til test af forretningsgangene. Vi har ved udvælgelsen lagt vægt på test af kommunens egne kvalitetskontroller. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Folkeskoler Dagpleje Pleje Botilbud Administrativ Vi har endvidere efterprøvet den decentrale løndannelse på skoleområdet. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats. Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 427

84 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision 2013 Vi anbefaler at det overvejes: at indføre faste rammer for legalitetskontroller på udvalgte områder, herunder kapitalpensionsindbetalinger. 4.2 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Konklusion Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. 428

85 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision Revision af de sociale områder med statsrefusion 5.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, bekendtgørelse nr af 28. december 2011 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets og Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), samt bekendtgørelse nr af 15. december 2011 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø mv. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retslige grundlag i sagerne. 429

86 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision 2013 Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger mv. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 5.2 Forretningsgange mv. I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol inden for på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner Kontante ydelser Revalidering Arbejdsmarkedsforanstaltninger (forsikrede ledige) Vi har foretaget test af kontroller i en række personsager for, at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Konklusion Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der generelt administreres i overensstemmelse med disse. 430

87 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner Kontante ydelser Revalidering Arbejdsmarkedsforanstaltninger (forsikrede ledige) Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Vi har dog ved gennemgangen konstateret følgende enkeltstående fejl/mangler: Sygedagpenge I henhold til kapitel 6 i sygedagpengeloven, skal kommunen gennemføre et individuelt og fleksibelt opfølgningsforløb for den sygemeldte borger. Ved sagsrevisionen blev der konstateret manglende rettidig opfølgning i en enkelt sag (Jobcentret). Kontanthjælp/aktivering I henhold til LAB 17 og 18 skal der foretages opfølgning på det individuelle kontaktforløb med afholdelse af jobsamtale senest hver 3. måned. Ved sagsrevisionen blev der konstateret manglende rettidig opfølgning i en enkelt sag (Jobcentret). I en sag skulle der ifølge advis foretages opfølgning i juli/august 2013 i forhold til borgerens kapitalpension og betydningen for fortsat ret til ydelse. Resultatet af opfølgningen kan dermed have betydning for beregningen af ydelsen. Opfølgningen foretages primo 2014 (Borgerservice). Servicelovens 100 I en sag var der ikke foretaget omberegning af ydelsen i 2013, hvor udmålingssystemet for merudgiftsydelsen er blevet ændret (Myndighed Social). 431

88 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision 2013 Kommentar omkring Servicelovens 100 I forbindelse med Folketingets vedtagelse af lovforslag L 53 er der med virkning fra den 1. januar 2013 bl.a. foretaget ændringer i Servicelovens 100 om nødvendige merudgifter ved den daglige livsførelse. En af ændringer er, at udmålingssystemet for merudgiftsydelsen er blevet ændret. Vi har i forbindelse med revisionsbesøg i januar 2014 fået oplyst, at omberegningen af ydelsen i sagerne er igangværende men endnu ikke afsluttet. Vi skal derfor henstille at omberegningen gennemføres og afsluttes snarest muligt, så det sikres, at borgerne har modtaget den korrekte ydelse og at der er hjemtaget korrekt statsrefusion i sagerne. (Myndighed Social). Kommentar omkring Servicelovens 42 Vi har i revisionsberetning nr. 13 dateret 23. april 2013 noteret, at der efter vores vurdering var en generel fejl i sager med ydelse efter servicelovens 42 omhandlende manglende fradrag af borgerenes eget bidrag til pension i beregningsgrundlaget, hvorefter udbetalingen til borgeren og den efterfølgende hjemtagelse af statsrefusion har været for høj. Med henvisning til, at der efter vores vurdering var tale om en systematisk fejl, anbefalede vi, at samtlige sager blev kontrolleret og at det blev sikret, at der var hjemtaget korrekt statsrefusion. Ved opfølgningen i august 2013 fik vi oplyst, at gennemgangen var igangværende. Ved opfølgningen i februar 2014 fik vi oplyst, at sagerne er gennemgået og at det er sikret, at 42 sagerne fra fejlrettelsestidspunktet er retvisende i forhold til ovennævnte problemstilling. Ved opfølgningen i februar 2014 fik vi endvidere oplyst, at der ikke er lavet opgørelse/beregning af for meget hjemtaget statsrefusion i perioden fra sagens start og til fejlrettelsestidspunktet. Vi skal derfor henstille, at sager med fejl gennemgås på ny og at for meget hjemtaget statsrefusion beregnes og berigtiges. (Myndighed Social) Vi skal gøre opmærksom på, at revisionen af sager i år 2013 endnu ikke er afsluttet. I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en samlet og mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang samt de tværministerielle oversigter. 432

89 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision Forvaltningsrevision Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. I praksis vil den løbende forvaltningsrevision især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspektet, som kræver ret omfattende undersøgelser. Løbende forvaltningsrevision udføres integreret med den finansielle revision og den juridisk - kritisk revision. Vi skal dog fremhæve følgende afsnit, hvor løbende forvaltningsrevision med aspektet ledelse og styring er udført integreret med den øvrige revision: Afsnit 3.1. og 3.2 om forretningsgange for regnskabsføring og interne kontroller Afsnit 4.1 om forretningsgange på løn- og personaleområdet Afsnit 5.2 om forretningsgange, interne kontrolprocedure, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol på de sociale områder Odense, den 19. marts 2014 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Per B. Berg Chefrevisor Registreret revisor 433

90 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision 2013 Bilag 1 Tiltrædelsesberetning Opgaver og ansvar Ledelsens opgaver og ansvar Byrådet (den kommunale ledelse) har ansvaret for at udarbejde årsregnskabet i overensstemmelse med lovgivningens bestemmelser om regnskabsaflæggelse, herunder at årsregnskabet giver et retvisende billede af kommunens aktiver, passiver og finansielle stilling samt resultatet af kommunens aktiviteter og pengestrømme. Byrådet behandler det af økonomiudvalget udarbejdede forslag til årsregnskab. Byrådet tager stilling til, om regnskabet foreligger i foreskreven form, hvorefter regnskabet oversendes til BDO KR. Byrådet kan give BDO KR særlige instrukser i forbindelse med revisionen af regnskabet. Efter at revisionens bemærkninger til årsregnskabet har været meddelt økonomiudvalget og - for så vidt angår bemærkninger, der ikke umiddelbart angår den forvaltning, der hører under Økonomiudvalget - tillige den pågældende kommunale myndighed til besvarelse, træffer byrådet i et møde afgørelse med hensyn til de fremkomne bemærkninger og regnskabets godkendelse. Registreringssystemer og formueforvaltning Det er byrådets overordnede ansvar, at der er opbygget hensigtsmæssige administrative systemer og tilrettelagt en hensigtsmæssig intern kontrol, der bl.a. skal sikre en god styring af økonomien, samt at love og andre regler overholdes. Byrådet fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles BDO KR, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. Den administrative ledelse tilrettelægger kommunens registreringssystemer, interne kontrolsystemer og procedurerne ved regnskabsaflæggelsen med henblik på at give et pålideligt grundlag for udarbejdelsen af regnskabet. Dette indebærer, at der skal tilrettelægges en forvaltning, der omfatter de nødvendige økonomistyrings- og regnskabssystemer, herunder interne kontroller, så der kan aflægges et pålideligt regnskab, der dokumenterer, at midlerne er anvendt i overensstemmelse med bevillingsmæssige forudsætninger, og at de tilsigtede resultater er opnået inden for de udstukne rammer. Det påhviler den daglige ledelse at sørge for, at kommunens bogføring og arkivering af regnskabsmateriale sker under iagttagelse af Økonomi- og Indenrigsministeriets regler. Det er byrådets ansvar, at kommunens mål, strategier og handlingsplaner foreligger, og at der foretages resultatopfølgning. Økonomiudvalget har ansvaret for at aflægge regnskab for anvendelsen af midlerne. 434

91 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision 2013 Ved forvaltningen er byrådet forpligtet til at sikre, at der tages skyldige økonomiske hensyn, og at formueforvaltningen foregår betryggende. Tilsigtede og utilsigtede fejl Det er byrådets opgave at påse, at tilsigtede og utilsigtede fejl eller mangler - så vidt muligt - forebygges og opdages. Det kan ske gennem hensigtsmæssige forretningsgange samt registrerings- og kontrolsystemer, herunder fastlæggelse af it-sikkerhedspolitik baseret på en vurdering af kommunens it-risici. Herved opnås den bedste sikkerhed for, at alle oplysninger og transaktioner kommer korrekt til udtryk i årsregnskabet, ligesom de er det bedste værn mod fejl og uregelmæssigheder. Oplysninger af betydning for revisionen Byrådet skal ifølge lovgivningen give revisor de oplysninger, som anses af betydning for revisionen af kommunen. Byrådet skal endvidere give os ubegrænset adgang til at foretage de undersøgelser af kommunen, vi finder nødvendige, samt sørge for, at vi får ubegrænset adgang til de oplysninger og den bistand, som vi anser for nødvendig for at udføre revisionen af kommunen. Forpligtelsen til at tilvejebringe og meddele oplysninger til revisionen omfatter alle dele af de under byrådet hørende regnskabsområder. Revisors opgave og ansvar Årsregnskab, revisionspåtegning og revisionsberetninger Det er vor opgave at revidere det årsregnskab, som byrådet har oversendt til revision. I henhold til god offentlig revisionsskik skal vi regelmæssigt kritisk gennemgå kommunens regnskabsføring med henblik på at påse, at kommunens registreringssystemer udgør et pålideligt grundlag for årsregnskabet. Vi skal i forbindelse hermed vurdere de etablerede kontrolforanstaltninger med henblik på at efterprøve, om disse er betryggende. Vi skal efterprøve, om regnskabet er korrekt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, byrådets øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endvidere skal vi vurdere, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. Som valgt revisor for kommunen er vi forpligtet til at indhente tilstrækkeligt og egnet revisionsbevis for, at primobalancen ikke indeholder fejlinformationer, som har væsentlig indflydelse på årsregnskabet for den aktuelle periode. Det er på grundlag af den foretagne revision vort ansvar at udtrykke konklusion om, hvorvidt årsregnskabet giver et rigtigt billede af kommunens aktiver, passiver og finansielle stilling resultatet af kommunens aktiviteter i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets bestemmelser. 435

92 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision 2013 Offentlighedens tillidsrepræsentant Under vores revision, erklæringsafgivelse og rapportering er vi efter lovgivningen pålagt at optræde som offentlighedens tillidsrepræsentant. Dette indebærer bl.a., at vi, når vi tager stilling til indhold og præsentation af oplysninger i årsregnskabet og andre opgørelser, skal varetage hensynet til andre regnskabsbrugere end byrådet. Loven medfører, at revisor ikke må udføre erklæringsopgaver, når der foreligger omstændigheder, der er egnet til at vække tvivl hos en velinformeret tredjemand om revisors uafhængighed. Som følge heraf skal vi foretage en særskilt vurdering af vores uafhængighed i forbindelse med rådgivnings- og assistanceopgaver inden accept af opgaven. Væsentlig fejlinformation m.v. Hvis vi under vort arbejde identificerer væsentlig fejlinformation, der enten skyldes besvigelse, eller en formodet besvigelse eller fejl, skal vi orientere kommunens øverste administrative ledelse herom. Såfremt væsentlig fejlinformation, der er meddelt til kommunens øverste administrative ledelse, ikke berigtiges eller afklares, skal vi orientere byrådet herom, ligesom forholdet skal beskrives i en revisionsberetning. Revisionens tilrettelæggelse og udførelse Revisionen tilrettelægges og udføres med henblik på at opnå en høj grad af sikkerhed for, at årsregnskabet ikke indeholder væsentlig fejlinformation. Revisionen tilrettelægges og udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og under iagttagelse af gældende lovgivning samt kommunens revisionsregulativ og internationale revisionsstandarder. Den kommunale styrelseslovs 42 og kommunens revisionsregulativ er rammerne for tilrettelæggelsen og udførelsen af vor revision, der omfatter finansiel revision juridisk - kritisk revision forvaltningsrevision. Den finansielle revision omfatter regnskabsmæssige og bevillingsmæssige legalitetskontroller og vurderinger af de tilrettelagte interne kontroller. Den juridisk-kritiske revision indebærer bl.a. kontrol af, at de dispositioner, der er kommet til udtryk i regnskabet, er lovlige, og at borgernes krav på retssikkerhed samtidig tilgodeses. Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. Med henblik på at opnå en begrænset grad af sikkerhed for, at kommunens administration er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt, udfører vi forvaltningsrevision i henhold til Styrelseslovens bestemmelser og i overensstemmelse med anerkendte revisionsnormer for forvaltnings- 436

93 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision 2013 revision tilpasset de kommunale revisionsregler vedrørende opdeling i løbende og udvidet forvaltningsrevision. I praksis vil de løbende forvaltningsrevisionsundersøgelser især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspektet, som kræver ret omfattende undersøgelser, som hovedsageligt vil skulle udføres som større undersøgelser. Revisionen vil hovedsagelig omfatte regnskabsposter og andre områder, hvor der er risiko for væsentlige fejl eller mangler. I forbindelse med vurdering af væsentlige revisionsområder, og dermed risikoen for at væsentlige fejl kan opstå, anvender BDO KR et væsentlighedssystem, og beregner et væsentlighedsbeløb. Områder, hvor vi vurderer, at sandsynligheden for forekomsten af væsentlige fejl og mangler er lille, revideres sædvanligvis på et overordnet niveau, eksempelvis gennem analyser. Ved enhver revision er der risiko for, at væsentlig fejlinformation ikke afdækkes, selv om revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Indgås der særlig aftale med den administrative ledelse eller byrådet om detaljeret kontrol på bestemte områder, vil dette blive omtalt i revisionsberetningen. Revisionens tilrettelæggelse Tilrettelæggelsen af revisionen foretages på grundlag af vort kendskab til kommunen samt drøftelser med ledelsen. På dette grundlag foretages en helhedsvurdering af kommunen, de tilknyttede risici af væsentlig betydning for regnskabsaflæggelsen, de tilrettelagte forretningsgange samt interne kontroller på det regnskabsmæssige område. Ved tilrettelæggelsen af revisionen overvejer vi risikoen for, at der kan forekomme væsentlig fejlinformation i årsregnskabet som følge af besvigelser eller fejl. Forekommer der besvigelser, er der øget risiko for, at årsregnskabet indeholder væsentlig fejlinformation, idet besvigelser sædvanligvis tilsløres eller holdes skjult. Uanset at vi ved revisionen tager hensyn til risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, er vi ikke ansvarlige for at hindre dette. Såfremt vi under revisionen konstaterer forhold, der kan indikere, at der er væsentlig fejlinformation i årsregnskabet - som følge af besvigelser eller fejl - udvides revisionen med henblik på afklaring heraf. Revisionens udførelse Ved tilrettelæggelse af revisionen forudsætter vi som udgangspunkt, at de etablerede forretningsgange samt kontrolsystemer er hensigtsmæssige og fungerer sikkerhedsmæssigt betryggende. For at påse at disse forudsætninger er opfyldt, vurderes og testes udvalgte dele af de tilrettelagte forretningsgange samt kontroller for væsentlige områder, herunder også kommunens administrative it-anvendelse. 437

94 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision 2013 Vi lægger vægt på ledelse og styring som indfaldsvinkel til revisionen af det enkelte område. Vi fokuserer på kommunens målsætninger og strategier for området, samt hvorvidt de tilrettelagte procedurer og det etablerede ledelsestilsyn understøtter disse strategier og målsætninger. Når der er sammenhæng mellem målsætninger, procedurer og ledelsestilsyn, er der tale om effektiv og hensigtsmæssig forvaltning af området. Vi undersøger, om regnskabets udgifter og indtægter har hjemmel i de vedtagne bevillinger, og om de er i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser samt indgåede kontrakter m.m., ligesom det undersøges, om tilsynsmyndighedens godkendelse er indhentet til dispositioner, hvortil en sådan kræves. Revisionen omfatter endvidere en vurdering af, om den anvendte regnskabspraksis og de regnskabsmæssige skøn, som kommunens ledelse har lagt til grund ved regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med formkravene i de gældende konteringsregler fra Økonomi- og Indenrigsministeriet. Det kontrolleres, om de i balancen opførte aktiver og passiver har været undergivet fornøden kontrol, ligesom det undersøges, om de forpligtelser, bl.a. garantiforpligtelser, eventualrettigheder og leasingaftaler, der os bekendt påhviler kommunen, er korrekt registreret. Det gælder generelt, at revisionen udføres ved stikprøver og omfanget af tests fastlægges ud fra vor samlede vurdering af risikoen for væsentlig fejlinformation. Efterfølgende begivenheder Vi undersøger, om alle væsentlige begivenheder - indtil datoen for revisionspåtegning, som i henhold til gældende regnskabsregler kan kræve regulering af eller oplysning i årsregnskabet - er identificeret og korrekt indarbejdet. Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med regnskabsaflæggelsen indhenter vi en skriftlig erklæring fra borgmesteren og kommunaldirektøren om forhold af væsentlig betydning for årsregnskabet, hvor vi ikke kan forvente, at der eksisterer andet tilstrækkeligt og egnet revisionsbevis. Den skriftlige erklæring kan eksempelvis omfatte årsregnskabets fuldstændighed, herunder oplysning om pantsætninger, kautions-, garanti-, leasing- eller dermed beslægtede forpligtelser, retssager, besvigelser, ledelsesberetning, forsikringsforhold, begivenheder efter balancedagen samt andre vanskeligt reviderbare områder. Erklæringen skal ligeledes indeholde udtalelse om, at det er borgmesterens og kommunaldirektørens opfattelse, at effekten af eventuelle ikke-korrigerede fejlinformationer i årsregnskabet, som er fundet under revisionen, er uvæsentlige både enkeltvis og sammenlagt for årsregnskabet som helhed. Erklæringen vedhæftes en oversigt over disse forhold. 438

95 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision 2013 Rapportering om den udførte revision Revisionspåtegning af årsregnskabet Konklusionen på den udførte revision meddeles ved revisionspåtegning af årsregnskabet. En revisionspåtegning uden forbehold eller supplerende oplysninger indebærer at årsregnskabet er revideret at årsregnskabet er korrekt opstillet på grundlag af bogføringen at årsregnskabet giver et retvisende billede af kommunens aktiver, passiver og finansielle stilling ultimo året samt at resultatet af kommunens aktiviteter for regnskabsåret er i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets bestemmelser samt andre krav til regnskabsaflæggelsen. Rapportering til byrådet Rapportering til byrådet om den udførte revision og konklusion herpå sker via revisionsberetninger. Vi skal afgive en afsluttende beretning om revisionen af årsregnskabet og beretninger i årets løb, når det er foreskrevet, eller vi finder det hensigtsmæssigt. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal gives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition må anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet vi samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af de konstaterede mangler de foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt. Vi rapporterer til den administrative ledelse i form af breve, besøgsrapporter og notater. Vor rapportering er omfattet af Lov om offentlighed i forvaltningen. Såfremt der konstateres væsentlige mangler i bogholderi eller regnskabsvæsen, vil revisionsberetningen indeholde en omtale heraf. Såfremt den udførte revision giver anledning til kritiske bemærkninger, eller hvis der er oplysninger af væsentlig betydning for kommunens finansielle stilling, som vi ønsker at gøre byrådet bekendt med, indføres disse i revisionsberetningens bemærkningsafsnit. Vores bemærkninger i revisionsberetninger og eventuelt andre rapporter er ikke ensbetydende med, at vi begrænser vort ansvar for årsregnskabets rigtighed, idet en sådan ansvarsbegrænsning kun kan foretages ved forbehold i revisionspåtegningen på årsregnskabet. Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen Såfremt vi bliver opmærksomme på forhold, som kan medføre forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen på årsregnskabet, orienterer vi byrådet i en revisionsberet- 439

96 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision 2013 ning eller på anden vis for at give mulighed for hurtig reaktion og afhjælpning af forholdet. Dette gælder også, hvis vi får mistanke om - eller bliver opmærksom på - væsentlige besvigelser eller andre uregelmæssigheder. Udført assistance, rådgivning m.v. I revisionsberetningen omtaler vi opgaver, hvor vi har afgivet særlige erklæringer eller rapporter. Fremsendelse Fremsendelse af revisionsberetninger til byrådets medlemmer vil ske gennem kommunen. Byrådets formand skal jf. styrelseslovens 42 b, sørge for, at revisionens beretninger udsendes til byrådets medlemmer senest 7 dage efter modtagelsen. Interne specifikationer Interne specifikationer, rapporter samt perioderegnskaber og budgetopfølgninger anvendes - i lighed med kommunens øvrige regnskabsmateriale - som led i revisionen af årsregnskabet. Det anvendte materiale er ikke underlagt særskilt erklæringspligt. 440

97 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision 2013 Revisors arbejdsdokumentation Arbejdspapirer og anden dokumentation, herunder elektroniske data, der tilvejebringes som dokumentation for den udførte revision, tilhører alene revisor. Arbejdspapirer m.v. dokumenteres i vidt omfang elektronisk, og som følge heraf udvikles forskellige programmer og filer. Sådanne programmer og filer er alene udviklet til revisors eget brug. Såfremt det findes hensigtsmæssigt at udlevere arbejdspapirer eller filer til kommunen, sker dette under forudsætning af, at kommunen alene anvender filerne til eget brug. Vi påtager os intet ansvar for kommunens - eventuelle - egen anvendelse af filerne og eventuelt indeholdte data, med mindre der indgås særskilt, skriftlig aftale om vor assistance med udvikling af filerne til kommunen samt vort ansvar i tilknytning hertil. Kvalitetskontrol Vi er underlagt regler om lovpligtig kvalitetskontrol, hvilket bl.a. medfører, at Revisortilsynet udpeger et andet revisionsfirma til at foretage kvalitetskontrol af vores arbejde. Ligeledes er vi underlagt intern kvalitetskontrol, hvor vores kolleger foretager kvalitetskontrollen. Dette medfører, at vores arbejdsdokumentation stikprøvevis bliver udvalgt til kvalitetskontrol. Medlemmer af Revisortilsynet og de personer, som forestår såvel den eksterne som den interne kvalitetskontrol, er underlagt tavshedspligt. Rådgivning, assistance mv. Revisionen af årsregnskabet omfatter ikke assistance med kommunens bogføring, udarbejdelse af årsregnskab eller andre regnskabsopstillinger. BDO KR vil og kan alene yde rådgivning og anden assistance, hvis dette er tilladt i henhold til gældende habilitets- og uafhængighedsregler. Offentliggørelse af årsregnskaber, dokumenter m.v. Kommunen er forpligtet til at indhente BDO KR s forhåndstilkendegivelse, såfremt årsregnskabsmateriale, der inkluderer revisionspåtegning, ønskes offentliggjort i en form, som afviger fra den, som vi har forsynet med revisionspåtegning. 441

98 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Assens Kommune Revisionsberetning nr. 15 Løbende revision 2013 Kommunikation via internettet og Det følger af BDO KR s it-politik, at fortroligt materiale kun må sendes over internettet, hvis det er krypteret med stærk kryptering, eller hvis modtageren skriftligt har givet os tilladelse til at sende materialet ukrypteret. Denne kommunikationsform er forbundet med en vis risiko for brud på fortrolighed. BDO KR påtager sig intet ansvar for skader af nogen art, der måtte opstå, som følge af anvendelsen af denne kommunikationsform. Afslutning Ved rapportering til byrådet vil der blive henvist til nærværende revisionsberetning, som forudsættes udleveret til nye medlemmer af byrådet. Revisionsberetningen tilpasses og fornyes, når der sker ændringer i kommunens eller i revisionsmæssige forhold, eller såfremt BDO KR af andre årsager finder det passende. 442

99 Bilag: 7.2. Assens Kommune - Beretning nr underskriftsside (2).pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 16. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

100

101 Bilag: 8.1. Rapportering - aprilmaj 2014 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 16. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

102 Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Projektejer Projektleder Fagområde Status vedr. aktuel tidsplan Øvrige bemærkninger Digital borgerbetjening 1.1 Obligatorisk digital service 1.2 Effektiv digital selvbetjening tochr tochr magij magij Borgerservice og IT Borgerservice og IT Bølge 3 træder i kraft d , og vi er pt. i planlægningsfasen. I denne fase skal der indhentes viden om nuværende systemer og arbejdsgange, og de enkelte opgavers omfang skal kortlægges. Planlægningsfasen forventes afsluttet medio juni For at støtte borgerene så de kan klare de digitale krav, tilbydes der hjælp til selvbetjening i borgerservice og på bibliotekerne. Derudover øges samarbejdet Som projekt 1.1 med de frivillige 1.3 Kanalstrategi, dokumentation og kompetenceudvikling tochr likni Borgerservice og IT organisationer, for at sikre varierede tilbud Kanalstrategi/Henvendelsesstrategien over hele kommunen. blev godkendt i direktionen den og i Innovations- og Medborgerskabsudvalget den Dokumentation. Der afholdes tælleuger 2 gange årligt. Kompetenceudvikling er planlagt som et 2-3 årigt forløb med opstart primo Kommunalt indhold på "min side" på borger.dk tochr likni Borgerservice og IT Assens er tilsluttet KOMBITs startpakke og indgår løbende i fælles indkøb af snitflader, der skal levere indhold til Min Side via KOMBIT. 1.5 Kommunale hjemmesider bruger tekster fra borger.dk chben amhop Organisation og Personale Kommunens hjemmeside skal i udbud i 2014, derfor bliver projektet ikke sat i gang før efter udbuddet (eller i forbindelse med udbuddet). Der linkes til borger.dk 1.6 Optimering af Digital Post og Fjernprint tochr pijen Borgerservice og IT Projektet skrider planmæssigt frem. Implementeringen af Doc2mail til afdelingerne afsluttes inden sommerferien så har alle ansatte der kommunikere skriftligt med borgere eller virksomheder blevet undervist i programmet og sender derved til Digital Post, hvor det er muligt. Der gennemføres 2. lokale kommunikationskampagne i maj/juni for at øge tilmeldingen til Digital Post samt gøre borgerne mere trygge ved Digital Post.

103 Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Beskæftigelsesområdet Projektejer Projektleder Fagområde 2.1 Data og snitflader på beskæftigelsesområdet dodah mheha Arbejdsmarked 2.2 Digital a-kasse kommunikation dodah mheha Arbejdsmarked 2.3 Digitalisering af løntilskud og fleksjob dodah mheha Arbejdsmarked 2.4 Ny generation forretningssystem på beskæftigelsesområdet dodah mheha Arbejdsmarked 2.5 Ledelsesværktøj på beskæftigelsesområdet dodah mheha Arbejdsmarked Status vedr. aktuel tidsplan Øvrige bemærkninger Fælles for alle projekterne på beskæftigelsesområdet (ekskl. projekt 2.3) gælder, at Assens Kommune ikke har kunnet se fremdrift fra national side. Jobcenterchef undersøger inden næste afrapportering hos KL og KOMBIT hvad status er på projekterne. Projekt 2.3 forventes igangsat i 2014

104 Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Børne og kulturområdet Projektejer Projektleder Fagområde eskra mestj Dagtilbud og Skole afrapportering hos KL og KOMBIT hvad status er på projekterne. Status vedr. Projekt 2.3 forventes igangsat i 2014 aktuel tidsplan Øvrige bemærkninger Der er udviklet en samlet strategi, der angiver konkrete effektmål og retning for arbejdet med digitalisering på tværs af dagpleje, dagtilbud, landsbyordninger, almene folkeskoler, specialskolen og ungdomsskolen. Landsbyordninger, skoler, specialskolen og ungdomsskolen arbejder med at udføre decentrale pædagogiske udviklingsprojekter. Midlerne til implementering af den pædagogisk-didaktiske strategi er afsat i 2014 og Disse udmøntes på de decentrale enheder, hvor vi har valgt at afsætte kr. af midlerne årligt til ansætte en velfærdstekniker med fokus på support i it-afdelingen og med ansvar for skole/dagtilbud og velfærdsteknologi. Vi arbejder pt på en evalueringsproces, som skal udføres i efteråret It-infrastruktur i folkeskolen eskra moalm Dagtilbud og Skole Projektet indgår som delelement i en overordnet plan for forbedret ITinfrastruktur i Assens Kommune. Det overordnede projekt vil danne fundamentet for skolernes fremtidige ITinfrastruktur. Projektet vil for folkeskolernes vedkommende være afsluttet med udgangen af juni Daginstitutionerne håndteres inden udgangen af Digital kommunikation og videndeling i folkeskolen eskra janch Dagtilbud og Skole Arbejdet med kommunikation og videndeling fortsætter på kommunalt niveau i forbindelse med udmøntningen af Pædagogisk og didaktisk digitalisering i Assens Kommune. Skolerne indkøber en samlet og fælles løsning til de obligatoriske elevplaner og til ungdommens Uddannelsesvejledning. Alle Folkeskoler i Assens fortsætter indtil videre med Skoleintra som bindeled mellem ledelsepersonale-elever og forældre samt Fællesnet som fælles platform for skolerne. Landsbyordningerne har integreret deres daginstitutioner i Skoleintra.

105 Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi 3.4 Digital kommunikation og videndeling mellem forældre og dagtilbud Projektejer Projektleder Fagområde Status vedr. aktuel tidsplan Øvrige bemærkninger eskra gitni Dagtilbud og Skole Digital kommunikation og videndeling mellem forældre og dagtilbud sker gennem IT portalen BørneIntra, som nu ejes af KMD. Det fungerer generelt godt. Mange forældre er positive for de muligheder det giver at kunne meddele sig via smartphones, tablets og computere. Desværre har der være rigtig mange driftsforstyrrelser fra KMD`s side som skabe problemer for implementeringen af systemet. Samtidig skaber det utryghed blandt personalet, når adgangen til børnenes fremmødelister og andre data på børn og forældre ikke er tilgængelige stabilt. 3.5 Det digitale bibliotek petni jopet Plan og Kultur Der afventes p.t. udrulning af den nationale infrastruktur via Dansk Biblioteks Center, så struktur og hjemmeside kan integreres fuldt ud. Dette forventes i løbet af 2. kvartal DUBU - digitalisering af området for udsatte børn og unge momad lmsto Børn og Familie Implementeringen af DUBU er forsinket forsinkelsen skyldes at det grundet manglende personaleressourcer ikke er lykkes at implementerer Indsatsdelen samt økonomidelen i henhold til tidsplanen. Indenfor 3 uger udpeges der ekstra personaleressourcer, der skal understøtte at der udarbejdes en ny tidsplan og at den resterende implementeringen gennemføres. Direktionen og styregruppen er informeret om projektets udfordringer og har godkendt at der tilføres flere projektleder ressourcer.

106 Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Social- og sundhedsområdet 4.1 Digitalisering af handicappede og udsatte voksne området (DHUV) Projektejer Projektleder Fagområde Status vedr. aktuel tidsplan Øvrige bemærkninger tomba lehan Social KOMBIT har etableret til et fælleskommunalt udbudsnetværk, Assens Kommune er ikke en del af det fælleskommunale udbud. Myndighed Social har implementeret myndighedssystemet incorp, der understøttet de væsentligste elementer fra DHUV. 4.2 Hjemmesygeplejens integration til det Fælles Medicinkort mibjo mefre Sundhed Assens Kommune er pilotkommune på projektet. Der er fra uge 9, 2014 gennemført pilottest for udvalgte borgere, brugere og lægehuse. Pilottesten er afsluttet i uge 16. Testen er forløbet generelt tilfredsstillende, med forventede udfordringer, som forventes løst i løbet af de kommende måneder. Det forventes, at en generel udrulning, i samarbejde med kommunens lægehuse vil blive opstartet i august Udbredelse af MedCom kommunikation mibjo kaped Sundhed Implementeringen er trådt i kraft efter en del opstartsvanskeligheder 4.4 Kommunernes adgang til kronikerdata mibjo lniel Sundhed Projekt "Kommunernes adgang til fælles kronikerdata" er blevet lukket, idet den nationale kroniker IT-infrastruktur ikke er klar. Behovet for at dele data om kroniske patienter består imidlertid. På den baggrund har regeringen, KL og Danske Regioner, som en del af den fællesoffentlige strategi for digitalisering af sundhedsvæsenet, , besluttet at undersøge mulighederne for at udvikle kommunal opkobling til den fællesregionale journal, sundhedsjournalen.

107 Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Projektejer Projektleder Fagområde Status vedr. aktuel tidsplan Øvrige bemærkninger 4.5 Velfærdsteknologi tochr chras Borgerservice og IT Assens Kommune følger tids- og handlingsplaner, som løbende bliver offentliggjort, og vi holder os opdateret på anbefalinger om nye teknologier, der med fordel kan implementeres. Telemedicinsk sårbehandling Assens Kommune deltager i projektet Telemedicinsk sårbehandling. Telepsykiatri Psykiatri- og Misbrugscentret har indkøbt videokonferenceudstyr. Telemedicinske udskrivningskonferencer Myndighed Sundhed har etableret videokonferenceudstyr Andre telemedicinske projekter Andre telemedicinske løsninger testes i andre af landets regioner, og vi afventer en udmelding fra KL 4.6 Kommunerne på sundhed.dk mibjo lniel Sundhed Projektet kommunerne på sundhed.dk er afsluttet og projektets resultatmål er indfriet. Fx kan det nævnes, at alle landets kommuner har indgået en samarbejdsaftale med sundhed.dk og samtlige kommuner er synlige med sundheds- og forebyggelsestilbud på sundhed.dk. Nye tiltag på Sundhed.dk vil blive fulgt tæt og implementeret løbende. 4.7 Fælles sprog III på ældre og sundhedsområdet mibjo tohen Sundhed FSIII projektet er fra KL tilføjet og gennemført en ekstra projektfase (analyse og afklaring). Implementeringen i Assens Kommune forventes tidligst at kunne påbegyndes i andet halvår 2015 eller første halvår 2016.

108 Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Teknik og miljøområdet Projektejer Projektleder Fagområde 5.1 Min digitale byggesag (MDB) lejen memad Byg, Beredsskab og Ejendom Status vedr. aktuel tidsplan Øvrige bemærkninger Det har i flere år været muligt at søge digitalt om byggeri i Assens Kommune. Den 31. marts 2014 gik selvbetjeningsløsningen Byg og Miljø i luften i mange kommuner landet over herunder selvfølgelig også Assens Kommune. Byg og Miljø er udløber af Min digitale Byggesag. Løsningen giver mulighed for at søge om - byggeri, - etablering af jordvarme, - spildevandsanlæg i det åbne land, - oprensning og udvidelse af sø, - etablering af ny sø, - indvindingsanlæg til drikkevand, - indvinding af vand til markvanding og - anmeldelse af olietank. 5.2 Fælleskommunal standardisering af geodataområdet petni molar Plan og Kultur Der arbejdes med forskellige temaer indenfor geodataområdet. F.eks. Kommunal service og skoledistrikter. Temaerne vil blive konverteret til FKGdatamodel og lagt i database 5.3 Digitalisering af planer - delprojekt om kommuneplaner petni pidpe Plan og Kultur 5.4 Digitalisering af planer - delprojekt om lokalplaner petni pidpe Plan og Kultur KL oplyser, at det indstilles, at projektet på nuværende tidspunkt udgår af den fælles kommunale digitale handlingsplan på baggrund af: -At projekt 5.4 om digitale lokalplaner, som kommuneplanprojektet skulle bygge videre på, endnu ikke er igangsat. -At næste kommuneplanindberetning skal først laves i 2017, og dermed efter udløbet af den fælleskommunale digitale strategi. Der er pt. ingen national konkret projekttidsplan

109 Projektejer Projektleder Status vedr. aktuel tidsplan Øvrige bemærkninger Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Fagområde 5.5 Forenkling af arbejdet med ejendomsområdet phnie hmads Vej og Trafik Projektet gennemføres udelukkende mellem KL og Geodatastyrelsen. Det sidst oplyste info om projektet er, at udbuddet af datafordeleren skal gå om

110 Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Sammenhængende it og konkurrence Projektejer Projektleder Fagområde Status vedr. aktuel tidsplan Øvrige bemærkninger 6.1 Program for sammenhængende it uden monopoler tochr moalm Borgerservice og IT Serviceplatformen er sat i drift pr Der er tilslutningsmuligheder indenfor dataområderne: CPR/CVR, Geodata og Ejendom. Der undersøges hvilke services man med fordel kan tilslutte sig nu. En plan for de første tilslutninger forventes i tredje kvartal Konkurrence på monopolområderne tochr moalm Borgerservice og IT Det er KL / KOMBITS kongstanke at bryde det monopol, som primært KMD har på en række kommunale systemer. Der er følgende 5 systemer i første fase af monopolbruddet: Serviceplatformen Støttesystemer KY Ydelsessystem KSD Syge dagpenge SAPA Sags- og partssystem Udover de 5 konkrete projekter er der afledte opgaver, som der er godt gang i: Systemoverblik Porteføljestyring Udbudskrav / Kontraktkrav Snitfladeoversigt Leverandørstyring 6.3 FLIS jeheb heege Økonomi Implementeringsprojektet i Asens er stort set afsluttet. FLIS er taget i brug i Økonomi og i Skole&Dagtilbud, og anvendelsen forventes at brede sig i organisationen i takt med at FLIS udbygges med flere fagområder. Ajourført /lnk Projektet endnu ikke igangsat/"frigivet" Overholder/forventer at overholde aktuel tidsplan Mindre forsinkeler i forhold til aktuel tidsplan Væsentlig forsinkelse i forhold til aktuel tidsplan Projektet er afsluttet i Assens Kommune

111 Implementeringsprojektet i Asens er stort set afsluttet. FLIS er taget i brug i Økonomi og i Skole&Dagtilbud, og anvendelsen forventes at brede sig i organisationen i takt med at FLIS udbygges med flere fagområder.

112 Bilag: 9.1. Bilag til udvalgssag - demografibaseret tildelingsmodel for Sundhedsplejen.docx Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 16. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

113 Teknisk blok - T06 Udvalg: Børn og uddannelsesudvalget Område: 7. Familie, unge og uddannelse Blok: Ny, demografibaseret tildelingsmodel for sundhedsplejen Forventede budgetmæssige ændringer: Netto i hele kr Demografiregulering ud fra befolkningsprognose I alt netto Beskrivelse af blokken: Fra 2015 reguleres sundhedsplejens budget ud fra en model, hvor nogle opgaver er demografiregulerede. Konkret foreslås følgende model: Fast tildeling til en halv ledelsesstilling, to elevpladser, Novax-abonnement samt en småbørnskonsulent kr. Demografibaseret tildeling til barselsforløb kr. pr. fødsel kr. Demografibaseret tildeling til skoleundersøgelser 150 kr. pr årig kr. Tildeling til ikke-tællelige ydelser kr. Samlet tildeling til Sundhedsplejen i budget kr. Tildelingen til fødsler baseres på et rullende treårigt gennemsnit af antal fødsler, opgjort af Sundhedsplejen. Nyeste kendte år vægtes 50 %, og de to foregående år hhv. 30 % og 20 % baseres på svarende til 363 fødsler. Tildelingen til skolebørn baseres på befolkningsprognosen for budgetårene. Sundhedsplejen betjener også fri/ og efterskoleelever.

114 Teknisk blok - T06 Restbeløbet afsættes i en tildeling til øvrige, ikke-tællelige ydelser, som omfatter: Behovsbesøg ved gravide og 0-årige Behovssamtaler på småbørns- og skoleområder Indsatser mod overvægt Sorggrupper, alkoholprojekt, ammeindsatsen m.m. Denne tildeling er en fast del af Sundhedsplejens budget, og der sikres en politisk drøftelse af serviceniveauer og tiltag indenfor rammerne af den tilgængelige økonomi. Mængdeforudsætninger: Befolkningsprognose årige (Indgår ikke) (Indgår ikke) (Indgår ikke) 6-16-årige (indgår ikke) Personalemæssige konsekvenser: Årsværk netto Sundhedsplejersker, ca ,25 0 Konsekvensbeskrivelse: Tabellen nedenfor illustrerer effekten af, at fødselstallet stiger hhv. falder med 15 børn om året i forhold til Demografireguleringen er opgjort i kr. I alle tre scenarier bidrager udviklingen blandt skoleelever med en negativ demografiregulering på -18, -42,-75 og -86 i de fire år Befolkningsprognose 2014 Rullende

115 Teknisk blok - T06 fødselstal Børnetaludvikl år Demografireguleri ng Rullende fødselstal Demografireguleri ng Rullende fødselstal Demografireguleri ng Pessimistisk scenarie Optimistisk scenarie Da der vil blive en vis forsinkelse i udmøntningen af et stigende eller faldende fødselstal i tildelingen, kan sundhedsplejen i enkelte år få brug for at udnytte overførselsadgangen på +/- 5 % fuldt ud.

116 Bilag: Forbrug Erhvervsklasserne 2013.xlsx Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 16. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

117 Forbrug Erhvervsskolen 2013 Bygning Alt Øvrigt Uv.timer/uge % fordeling Tildeling Pr. elev eks. bygning 1 klasse klasser klasser Budgettildeling pr. elev 2015:

118 Bilag: Klasser og udgifter.doc Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 16. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

119 Erhvervsskolen - klasser og basisudgifter Eleverne går i klasser af højest 10 elever. Der undervises i dansk, matematik og engelsk i overbygnings-pensum. Klasserne sammensættes efter fagligt niveau. Eleverne vælger Værkstedsfag på tværs af klasserne. Eleverne er i erhvervspraktik to dage om ugen. Eleverne er tilknyttet en rådgivningslærer, der varetager kontakten til praktikstedet, hjemmet og øvrige samarbejdspartnere. Klasse nr. 1 Ejendommens drift Undervisning/uge 3 x Værkstedsfag x 4 timer: 12 timer Dansk 5 timer Matematik 5 timer Engelsk 2 timer 24 timer Rådgivning 10 elever x 0,20 time /uge: 2 timer 26 timer Klasse 1+ 2 Ejendommens drift Undervisning/uge 3 x Værkstedsfag x 4 timer: 12 timer Dansk 10 timer Matematik 10 timer Engelsk 4 timer 36 timer Rådgivning 20 elever x 0,20 time/uge: 4 timer 40 timer Klasse Ejendommens drift Undervisning/uge 4 x Værkstedsfag x 4 timer: 16 timer Dansk 15 timer Matematik 15 timer Engelsk 6 timer 52 time Rådgivning 30 elever x 0,20 time/ uge: 6 timer 58 timer KK/

120 Bilag: Ansøgning fra Ungdomsskolen vedr. Erhvervsskolen Budgetgaranti.doc Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 16. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

121 Til Vicedirektør Esben Krægpøth Emne: Erhvervsskolen - Budgetgaranti Assens Ungdomsskoles heltidsundervsningstilbud Erhvervsskolen ønsker budgetgaranti for 20 elever. Heltidsundervisningstilbuddet Erhvervsskolen blev etableret af daværende Glamsbjerg Ungdomsskole i 1979, først med én klasse - og siden 1988 med to klasser. Ved kommunesammenlægningen i 2007 blev yderligere en tredje klasse etableret. Undervisningstilbuddet retter sig mod unge i overbygningsklasserne, som profiterer af en skolegang, der er mere praktisk end teoretisk funderet. Omdrejningspunktet er således to ugentlige erhvervspraktikdage suppleret af en dag med værkstedsundervisning. Ugens to sidste dage undervises der i dansk, matematik og engelsk. Eleverne går til afgangsprøve og til årsprøve i værkstedsfag. For at imødekomme en stor faglige spredning blandt eleverne, undervises der i klasser af højest 10 elever, hvilket også svarer til kapaciteten i Erhvervsskolens undervisningslokaler. Til skoleåret 2014/15 er der kun tilmeldt elever til to klasser. Og det er ikke forventeligt, at der fremadrettet vi være tilslutning nok til klasse nummer tre. Erhvervsskolens virksomhed er afhængig af, at der oprettes to klasser, da kun én klasse, med en tildeling på kr. pr. elev, ikke genererer budgetmæssig kapacitet nok til hverken det faglige udbud eller til undervisningens sammensætning. Ungdomsskolen ønsker en budgetgaranti indarbejdet for Erhvervsskolen, således at tilmeldinger på mere end 10 elever til det kommende skoleår udløser budget til 2 klasser. Modsat, etableres undervisningstilbuddet ikke, såfremt 10 elever, eller færre, tilmelder sig det kommende skoleår. Erhvervsskolen er etableret efter Lov om ungdomsskoler 3.2 om heltidsundervisning. Kim Kristensen Ungdomsskoleinspektør 26 MAJ 2014

122 Bilag: Ungdomsskolens budget Mappe1.xlsx Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 16. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

123 2015 Ungdomsskoleleder løn Gennemsnitsskolelederløn Elev tildelign ESK beløb pr årige Fremskrivning løn art 1 2,00 Fremskrivning drift art 2.3 2,13 Antal elever ESK 20 Antal årige Budget 2015 ungdomsskolen Budget i 2014 Tommerup motorcross Total TMC Erhversskolen drift Elever Total Erhversskolen Ungdomsskolen Lederløn Leje Drift Indkøbsbesparelser Energibesparelser Pr årige Total ungdomsskolen Budget i alt

124 Sparet pga. faldende elevtal

125 Bilag: Strategioplæg - Udvikling Fyn 2.0.pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 16. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

126 Strategioplæg Udvikling Fyn 2.0 Maj 2014

127 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Indledning Rapportens opbygning Udvikling Fyns placering i erhvervsfremme-strukturen Strategisk position Disse virksomheder og målgrupper vil UF fokusere på Fordeling af erhvervsfremme-indsatser mellem aktørerne Turismeindsatsen i Udvikling Fyn Forretningsmodellen derfor giver den mening Fokus på værdikæderne Værdikædemodel: Innovation i værdikæden Regionalt lederskab En SWOT-analyse for Fyn Forretningsområder Maritim Cleantech Bygge/Anlæg IT samt Robot og Automation Food/Foodtech Oplevelsesøkonomi Eksempel på en værdikæde Snitflader mellem forretningsområderne Forretningsmodellens værktøjer Strategisk markedsindsigt: Forretningsudvikling: Iværksætteri Tiltrækning Tværgående kompetenceområder/ydelser Fundraising: Projektcontroller: Marketing, branding og digital platform: Event: Event og konceptualisering Miljøledelse: Vækst med viden: Side 1 af 25

128 6.0 Strukturen i Udvikling Fyn Aktiviteter for Udvikling Fyn Faser, handlingstiltag og tidsplan Bilag 1: Ordliste samt begrebsafklaring Side 2 af 25

129 1.0 Indledning Efter to års arbejde med at etablere Udvikling Fyn (UF) og med at samle ejerkredsen om en fælles fynsk erhvervsindsats har der vist sig behov for en klar strategisk platform, en anden og tydeligere opgave- og ansvarsfordeling og et endnu skarpere fokus på at skabe vækst på Fyn. Overliggeren skal hæves, og det kræver både valg og fravalg. Udvikling Fyns ejerkreds, bestyrelse og direktion igangsatte derfor i foråret 2013 et Business Review, som nu er blevet fulgt op af et strategisk udviklingsprojekt. Ønsket var at udnytte potentialet i en stærk fælles fynsk satsning og at skabe mest mulig vækst og velstand for pengene ved at sikre en attraktiv fynsk erhvervsstruktur på længere sigt. Denne rapport opsummerer konklusioner og anbefalinger i Udvikling Fyn 2.0. og er et resultat af det omfattende arbejde med at indsamle og analysere data, der har pågået siden efteråret Rapporten rummer også et oplæg til en fremtidig forretningsmodel for Udvikling Fyn samt opsummering af de analyser, konklusioner og anbefalinger, som arbejdet i arbejdsgrupper, styregruppe og ejerkreds har givet anledning til 1. Rapporten samler, konkluderer og giver konkrete anbefalinger til de rammer og strukturer, der skal til for at føre strategien ud i livet. Det er vigtigt at understrege, at alle konklusioner og anbefalinger bygger på rationel analyse af et omfattende datagrundlag, og at de således er renset for politiske hensyn. Fokus har været at etablere en stærk og vækstorienteret strategisk position for Fyn med Udvikling Fyn som redskab dertil. Arbejdet har tydeliggjort, at der, for store dele af de eksisterende aktiviteter i Udvikling Fyn er behov for en ændret tilgang, en mere fokuseret indsats og et veldokumenteret grundlag, der giver organisationen værktøjerne til en skarp prioritering - også i de mange daglige valg. 1.1 Rapportens opbygning Rapporten indledes med et overblik over anbefalingerne fra Business Reviewet, som reelt føres ud i livet med de anbefalede tiltag. Herefter gives et overblik over rationalet og principperne bag den nye forretningsmodel. Derefter gennemgås forretningsmodel, og herunder det fokus, der ligger på styrkepositioner, kompetencer og delsegmenter. Til slut opstilles forudsætninger for succes, dels på konfiguration, forandrings- og handlingsplaner. Ord, der er understreget, er forklaret i ordlisten sidst i dokumentet. 1 Arbejdsgrupperne bestod af nøglemedarbejdere fra Udvikling Fyn, og styregruppen var sammensat af udvalgte bestyrelsesmedlemmer og ledende erhvervsfolk med kompetencer inden for væksterhverv- og oplevelsesøkonomi. Side 3 af 25

130 2.0 Udvikling Fyns placering i erhvervsfremme-strukturen I dette afsnit opsummeres Udvikling Fyns overordnede strategi i en strategisk position i det fynske erhvervsfremmelandskab. Desuden opsummeres alle valg og prioriteringer i en strategisk intention. 2.1 Strategisk position Udvikling Fyn vil være Fyns stærke redskab for den samlede fynske erhvervsudvikling. UF forretningsudvikler de fynske styrkepositioner på erhvervsstrukturer ikke inden i den enkelte virksomhed. 2.2 Disse virksomheder og målgrupper vil UF fokusere på Forretningsmodellen er kendetegnet ved en mere skarp og snæver prioritering af både interne kompetencer, kundetyper og segmenter. I overordnede termer vil UF lægge indsatsen der, hvor der skabes mest værdi i forhold til de omkostninger, der aktiveres ved indsatsen. Det betyder alt andet lige, at de virksomheder UF kommer til at samarbejde med i værdikæderne, bliver de virksomheder, der selv vil vækst og udvikling. Der er endvidere etableret nedenstående struktur for at hjælpe til en proaktiv UF-indsats på fokuserede områder. Side 4 af 25

131 Virksomheder med udviklings- og vækstpotentiale Bidrager til langsigtet vækst og konkurrencestyrke. De er innovative og højteknologiske. Det er både små og store virksomheder, der ofte befinder sig i starten af deres vækstforløb. Der er derfor god grobund for yderligere vækst især inden for segmenter med makrodrivers. Disse virksomheder giver ofte en spin-off effekt i de andre virksomheder. Konsoliderede virksomheder med vækstambitioner. Ofte større virksomheder, der har været på markedet i længere tid, men stadig har udviklingspotentiale. UF vil fokusere på de virksomheder, der har udviklingspotentiale inden for de udvalgte forretningsområder, og som med den rette indsats kan bringe virksomheden ind i et nyt vækstforløb. Disse virksomheder vil UF ikke fokusere på: Virksomheder med lave væktsrater eller ambitioner. Modent område, lav grad af innovation og lav vækst (f.eks. engros/detail). Er afhængige af udviklingen og spin-off effekter fra de øvrige to grupper. UF vil ikke fokusere på denne gruppe, men servicere virksomhederne i de tilfælde, hvor de har potentiale til at kunne løftes i udviklingsniveau vha. UF s indsatser/projekter til de øvrige grupper. Arbejdsdeling: Der skal laves scenarier i samarbejde med ejerkommunerne, der har til formål at sikre et optimalt flow af viden, arbejdsopgaver og overdragelse af opgaver begge veje. De specielle kompetencer og den strategiske markedsindsigt, der opbygges i UF skal bruges til at facilitere og udvikle lokale erhvervsserviceaktiviteter. De lokale erhvervsservicekræfter skal til gengæld sættes i spil, så virksomheder løftes højere op i vækstpyramiden. UF skal ikke arbejde med basal og specialiseret erhvervsservice, hvor man løfter den enkelte virksomhed. Men i det omfang, at en given erhvervsservice kan have et væsentligt vækstperspektiv inden for en given erhvervsstruktur, sætter UF det gerne i spil og synliggør mulighederne og vækstpotentialet i samarbejde med de bedst egnede aktører. Side 5 af 25

132 Specialiseret erhvervsservice kan komme fra Væksthuset, fra Force Technology, fra private rådgivere etc. UF skal sikre, at det kompetenceløft, der sker i den nye forretningsmodel, også kommer i spil i basal erhvervsservice. Her er opgaven at få flyttet virksomhederne op i den udvikling, der sker i værdikædernes styrkepositioner. 2.3 Fordeling af erhvervsfremme-indsatser mellem aktørerne Anbefalingen til organiseringen af den øvrige erhvervsfremmeindsats i de fynske kommuner vil være, at hver kommune varetager basal erhvervsservice og iværksættervejledning, og at man gør brug af Væksthus Syddanmark som leverandør af specialiseret erhvervsservice (eksempelvis vejledning vedr. eksport og finansiering). Derudover kan der gøres brug af eksisterende foreningsstruktur til udvikling og vedligeholdelse af erhvervsnetværk - således at aktører som de lokale erhvervsforeninger og eksempelvis Fynsk Erhverv kan varetage lokale fynske erhvervsnetværksopgaver - på medlemsfinansieret basis. Hver enkelt kommune vil således selv skulle organisere sig på området og indgå aftaler med de lokale erhvervsforeninger, der matcher parternes ønske om snitflader og samarbejde. Det vil være oplagt at kommunerne organiserer sig således, at der er sammenfald mellem kommunernes erhvervsrettede myndighedsopgaver (i nogle kommuner kaldet ex. 'Task Forces', i andre 'Erhvervskontakten') og de erhvervsservice/iværksætterservice-opgaver, kommunerne skal løfte. Sammenhængen til de lokale erhvervsforeninger kan her være mere eller mindre tydelig - og vil variere fra kommune til kommune. Iværksætternes og virksomhedernes 'ene indgang' lokalt vil således være den lokale kommune, hvis 'kontaktpunkt' (den lokale erhvervskonsulent) kan besøge virksomheder, vejlede lokale iværksættere og sende dem videre i den kommunale sagsbehandling (ved ex. byggesager og miljøgodkendelser) og til yderligere sparring og forløb i regi af Væksthus Syddanmark og Udvikling Fyn. Det vil være den lokale erhvervskonsulents opgave at have opdateret viden om og tæt kontakt til kommunens virksomheder og kunne fungere som forbindelsesofficer mellem borgmester, foreninger, byråd, virksomheder og det øvrige erhvervsfremmesystem. Det foreslås, at Udvikling Fyn etablerer et netværk for erhvervskonsulenterne i kommunerne - hvor vidensdeling, faglig viden og et fælles, fagligt niveau vil blive sikret. Dertil kommer, at Væksthus Syddanmark etablerer et erhvervskonsulentnetværk og uddannelsesforløb for disse på tværs af regionens kommuner. Side 6 af 25

133 2.4 Turismeindsatsen i Udvikling Fyn 2.0 Organiseringen af det fælles fynske turismearbejde i Udvikling Fyn 2.0 skal bygges op om en klar fordeling af ansvar, forpligtelser og beføjelser. Den nye model indebærer ikke, at samarbejdet om de fælles mål skal drosles ned. Tværtimod! Men der skabes en klar ansvarsfordeling mellem det lokale og det regionale. Udvikling Fyn skal varetage de strategiske og kritiske processer med stor forventet værdi for turismeudviklingen og væksten på Fyn, mens andre aktiviteter som tager lokalt afsæt - skal løftes af kommunerne, som kan levere opgaveløsningen bedre og med større legitimitet lokalt. Det gælder i særlig grad for den turistinformation og lokal oplevelsesproduktion, hvor det operative ansvar nu overføres til kommunalt niveau, men hvor Udvikling Fyn leverer en strategisk og professionel støttefunktion i form af brand-platform, værktøjer m.v. Målet er en re-vitalisering af det lokale niveau som en styrkeposition i den fælles turismesatsning, og ikke en re-etablering af en stærk selvstændig lokal organisering. De lokale/kommunale opgaver, som sikrer sammenhængskraft: Ansvaret for den basale, lokale turisme-indsats, ligger på kommunalt niveau, herunder især: Drift af lokal modtage-funktion, herunder fastlæggelse af åbningstider, salgsaftaler m.m. Drift af lokal hjemmeside (dog underlagt aftalegrundlag om Eventyret Fyn med Udvikling Fyn) Drift af øvrige lokale markedsføringsinitiativer (dog underlagt aftalegrundlag om Eventyret Fyn med Udvikling Fyn) De lokale/kommunale forpligtelser, som sikrer synergi: Der skal, for at fastholde fremdriften i den fynske turisme, være en klar aftale om forpligtelser, kommunerne/de lokale indgange har til at indgå en kædesammenhæng, som bliver grundlaget for udvikling og markedsføring af den fynske turisme. Alle kommuner skal tilslutte sig en grundmodel, der indeholder: Brug af Eventyret Fyn i markedsføring, på hjemmesider, på skilte m.m. Bindende aftaler om brug af/plads til tværgående fynsk markedsføring på lokale platforme Tiltrædelse af fælles digital strategi for sammenhæng mellem de fynske visit-sider og indsatser på sociale medier Brug af og bidrag til fælles fynske oplevelseskoncepter Derudover kan der i tilkøbsmodeller suppleres med deltagelse i målrettede forløb omkring udvikling af fynske oplevelseskoncepter ofte i forbindelse med projekter understøttet af ekstern finansiering. De regionale/udvikling Fyn opgaver: Udøvelse af et overordnet og strategisk totalansvar for Fyn som turismedestination (men ikke operationelt udførende på alle indsatsområder) herunder især: Strategisk udvikling/fundraising o Udvikling af fælles fynske oplevelses- og forretningskoncepter Side 7 af 25

134 Klyngeudvikling/videnscenter o Grundlag for forretningsudvikling o Indsamling og bearbejdning data om marked og segmenter. Markedsføring/branding o Fælles fynsk markedsføring o Koncepter til synergi mellem de enkelte byer og den fælles platform Udvikling Fyn indgår med respektive ejerkommuner en brand- og konceptrettighedsaftale, som er gensidigt forpligtende ift. at levere de (ovenstående) nødvendige indsatser i samarbejdet i den fynske turisme. Der etableres et turismefagligt netværk, som består af repræsentanter fra Udvikling Fyn og af lokale turismemedarbejdere. Formålet med netværket skal være at sikre videndeling og faglig sparring. I det fælles fynske samarbejde med de øvrige kommuner indgås lignende aftaler som grundlag for den fælles fynske DMO-organisation, Destination Fyn. Destination Fyn vil danne den strategiske ramme om det fælles fynske turismesamarbejde og vil være afsættet for at positionere Fyn stærkest muligt ift. såvel i en national, politisk dagsorden som i mulige positioneringer på udvalgte markeder. Destination Fyn og/eller de fynske kommuner støttes i sideløbende at indgå i andre strategiske sammenhænge eks. ifm. initiativer i forlængelse af den nationale vækstplan på områderne mødemarked, Østersø eller kulturturisme men Destination Fyn fastholdes også i de sammenhænge som den fælles strategiske og organisatoriske ramme, der via strategisk markedsindsigt og forretningsudvikling giver Fyn det stærkeste mulige udgangspunkt. Derfor indtænkes og inddrages Destination Fyn altid på strategisk, taktisk og operationelt niveau i samarbejder med nationale og internationale samarbejdspartnere. Side 8 af 25

135 3.0 Forretningsmodellen derfor giver den mening 3.1 Fokus på værdikæderne UF vil fremover konsekvent have et fokus på virksomhedernes værdikæder, og ikke på specifikke branchekoder. Vi vil tage udgangspunkt i de kunder og den konkurrencesituation, som virksomhederne indgår i og som i sidste ende er der, hvor virksomhederne skal skabe vækst. En værdikæde er ikke alene den kommercielle værdikæde fra råvare til kunde, men opfattes i et bredere perspektiv både som den kommercielle kæde OG som den viden, der tilføres fra virksomheder, uddannelsesinstitutioner og brancheorganisationer. Det betyder f.eks. at tilgangen af kvalificeret arbejdskraft er en vigtig leverance, som UF vil understøtte i samarbejde med uddannelsesinstitutionerne Værdikædemodel: Vi har analyseret en lang række værdikæder og forretningsområder, hvor fynske virksomheder står stærkt, og identificeret nogle områder, hvor vi ud fra grundige og veldokumenterede analyser vurderer, at potentialet for at skabe vækst på Fyn er størst. Det er virksomheder i disse værdikæder, som vi vil samarbejde med om at skabe mere vækst indenfor deres forretningsområder. De mest attraktive værdikæder er kendetegnet ved at: der er en vis volumen af virksomheder omkring værdikæden på Fyn de er i vækst der er en god spin-off effekt til andre virksomheder eller beskæftigelsesgrupper globale makrodrivers vil medføre vækst på området mange år frem der er markedskræfter nationalt, men især internationalt, som kan drive udviklingen i de næste mange år, der er nogle ganske særlige fynske kapabiliteter, der understøtter området Side 9 af 25

136 3.2 Innovation i værdikæden UF skal fremme væksten i disse værdikæder ved dels at øge værdikædeintegrationen gennem f.eks. samarbejdet og innovationen mellem virksomheder, dels at styrke vidensopbygningen omkring værdikæden, samt ved dels at understøtte virksomhedernes synlighed og konkurrenceevne på markederne. Det betyder ikke, at fynske virksomheder ikke skal indgå i samarbejder og klynger - også udenfor Fyn, men vores erfaring fra bl.a. Den Maritime Klynge og Lean Energy Cluster er, at vi står meget stærkere i at skabe disse relationer, hvis der også er en tydelig base for samarbejdet på Fyn. Udvikling Fyn vil således i fremtiden fokusere mere på forretning, udvikling og relationer mellem virksomhederne samt mellem virksomheder og øvrige aktører (uddannelsesinst., erhvervsfremme, myndigheder m.v.), og mindre på processerne i den enkelte virksomhed. Andre regionale aktører har netop udvikling og kompetenceopbygning i den enkelte virksomhed, som deres kerneydelse. Der vil UF i stedet påtage sig rollen med at bringe disse kompetencer i spil. Det vil dog fortsat være relevant, at Udvikling Fyn tilbyder ydelser til den enkelte virksomhed i tilfælde hvor: det giver mening, at løfte en fælles opgave på tværs af kommunerne og dermed opnå et kvalitetsløft i det omfang, der ikke er tale om erhvervsservice ydelsen er væsentlig, men der er ikke andre aktører offentlige eller private som udbyder tilsvarende ydelse. Det er f.eks. tilfældet på miljøområdet, hvor MiljøForum Fyn tilbyder netværk og værktøjer til miljø- og ressourceoptimering på et niveau, der ikke kan drives kommercielt, som den enkelte kommune ikke kan løfte til samme niveau, og som tiltrækker 120 medlemsvirksomheder. Den nye rolle i værdikæden betyder, at vi vil lægge vægt på nye kompetencer. Vi bliver skarpere og fokuserer mere snævert, og vi løfter os op på et nyt professionelt kompetencegrundlag og højt præsterende niveau. 3.3 Regionalt lederskab UF s berettigelse er at være de fynske kommuners stærkeste redskab til at skabe vækst både lokalt og regionalt. Mange aktører har indflydelse på, i hvilken grad dette lykkes. UF skal medvirke til at skabe sammenhæng og koordinering mellem disse aktører på det strategiske og det operationelle plan, så de kan optimere og drage nytte af hinandens styrker. Samtidig vil en skarpere profil gøre det lettere for virksomhederne at finde vej i erhvervsfremmesystemet. Der skal skabes en stærkere kobling til vores uddannelses- og vidensinstitutioner, herunder Syddansk Universitet. Det gælder både i forhold til at sikre videnstilgang til virksomhederne, men også i forhold til at styrke det vidensgrundlag, som vi skaber erhvervsudvikling på. De fynske kommuner, som opdragsgivere og investorer skal skabe et stærkt regionalt lederskab for vækst på Fyn, og med UF som det værktøj, der understøtter deres indsats. Side 10 af 25

137 3.4 En SWOT-analyse for Fyn I forbindelse med analyse-arbejdet er der udarbejdet en SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) for Fyn som helhed både i erhvervs- og turisme/tiltrækningsperspektiv. STYRKER: Kommuner med vilje til fælles vækst og udvikling Stor samlet partnerkreds indenfor oplevelsesøkonomi Stærke værdikæder indenfor, velfærds- og robotteknologi og maritime erhverv Stærke uddannelsesinstitutioner (SDU, EAL, UCL, SIMAC) og forskningsmiljøer (SDU, OUH, Forskerparken) Øget innovationsgrad i nye brancher (eks. robot- og velfærdsteknologi) OUH, Lindø Industripark, Odense Havn, HCA Airport Stærke fynske attraktioner herunder: Øhavet, eventyret, de fynske slotte, HCA, det kulinariske Fyn En fokuseret og samlende brandingplatform er udviklet Et oplevelsesprodukt med potentiel international attraktionskraft (særlig centreret om Ø-havet) Møde- og konferenceprodukt med stor central beliggenhed i forhold til det danske marked En destination "på vej fremad" - tro på potentialer SVAGHEDER: Offentlige erhverv og handel udgør tilsammen ca.55 % Lavt uddannelsesniveau i erhvervslivet Ca. 80 % af alle fynske virksomheder har under 10 ansatte Største fald i industriarbejdspladser i DK Godt nok -kultur og manglende ambitioner Lille andel i fremtidige vækstområder (eks. Cleanctech og højteknologi) Mangel på fynske fyrtårne i den private sektor Lille andel af virksomheder med eksport Manglende evne til at tiltrække højtuddannet arbejdskraft Manglende evne til at tiltrække nye investeringer og nye virksomheder Mange små virksomheder med begrænset investeringskraft Potentielle interessekonflikter i det offentlige turismefremmesystemet en barriere (DMO) Uhensigtsmæssig/uklar beslutningskompetence (SKAL afhjælpes via DMO) MULIGHEDER: Mulighed for at innovere i traditionelle brancher og på tværs af brancher Store anlægsprojekter forude kan initiere en konkurrencedygtig udvikling af bygge- og anlægssektor Mulighed for at udvikle økonomisk potentiale indenfor velfærdsteknologi Mulighed for bedre værdikæde-samarbejder indenfor Cleantech Bygge/Anlæg, Oplevelsesøkonomi, Food og IT, og herigennem bidrag til udvikling af attraktiv erhvervsstruktur Urbanisering og udbygning af infrastruktur Strategisk anvendelse af OPI til at booste strategiske indsatsområder Produktudvikling indenfor oplevelsesudvikling Udvikle eventkoncepter, der skaber varige konkurrencefordele Fundraising og innovation indenfor værdikæder Fælles fynsk ejerskab og engagement omkring "Eventyret Fyn" Et intensiveret strategisk samarbejde mellem UF og innovationsvillige turismevirksomheder med fokus på forretningsudvikling og markedsbearbejdning Central fynsk placering i Vækstplan for dansk turisme Ambitiøs videreudvikling af fynske kapabiliteter og styrkepositioner Potentielle investeringer (eks.: Nyborg Slot/UNESCO, Michelin-stjerner til fynske restauranter, ruteudvikling i HCA Airport) Strategiske alliancer med vækstcentre i København og Billund (oplevelse) En klar organisering og beslutningsstruktur i fynsk turisme (DMO-processen) Side 11 af 25

138 TRUSLER: Høj grad af konkurrence i traditionelle brancher Fyn har dårligt erhvervsomdømme i DK Andre regioner er længere fremme på vækstområder Højt dansk omkostningsniveau forringer konkurrenceevne - innovation følger produktion Urbanisering uden om den fynske by og region Mangel på politisk vilje til hel-fynsk turismesamarbejde - og tilbageløb ("sygdomstegn" får lov at leve videre) Fyn kan blive "klemt" mellem vækstcentre, hvis ikke vi får positioneret os Den fynske erhvervs- og industristruktur, herunder også oplevelsesøkonomi, står overfor en udfordrende udvikling for fremtidig vækst og velstand, fordi: o Der er mangel på fyrtårne i den private sektor o Der er en stor andel af offentlige arbejdspladser o Der er mange små virksomheder o De er svage på potentielle brancher i vækst o Der er en lav andel af højtuddannede Stærke værdikæder på Fyn viser resultater på vækst, attraktivitet og konkurrencestyrke, men for at drive udviklingen videre, kræver det, at Fyn: o Fokuserer på eksisterende værdikæder og udvikler de svage eller eksisterende værdikæder med vækstpotentiale og attraktiv størrelse o Styrker udvikling og innovationsgrad baseret på de områder, hvor der er vækstdrivere og basis for at påvirke betingelserne for succes. o Udnytter potentiale for udvikling af oplevelsesprodukter inden for værdikæden Vi skal højne uddannelsesniveauet på de områder, der understøtter værdikæder med vækstpotentiale o Vil medføre øget innovationsgrad og entreprenørskab; produkt- og procesudvikling Den offentlige sektor skal (ligesom de væsentligste fyrtårne på Fyn) indgå i værdikæderne i forhold til udviklingen Vi skal styrke markedsføringen og eksport i de væsentligste værdikæder (inkl. aktører i den offentlige sektor) Generelt skal alle tiltag være fulgt af kravet om også at ville fremtidig vækst på Fyn, hvilket vil sige at styrke den fynske konkurrenceevne - det gælder f.eks. for udviklingen i OPI, event, etc. 4.0 Forretningsområder UF er Fyns stærke redskab for den samlede fynske erhvervsudvikling. Med et perspektiv for vækstpotentiale, der skal sikre en optimal og attraktiv erhvervsstruktur på kort og langt sigt, vil vi fokusere vores indsatser på styrkepositioner inden for følgende værdikæder: Side 12 af 25

139 Food/Foodtech Maritim Oplevelsesøkonomi Bygge/Anlæg Cleantech IT/Robot/Automation Det vil vi gøre gennem en stærk, strategisk markedsindsigt-indsats inden for hvert område, samt forretningsudvikling af erhvervsstrukturerne inden for hvert område. Nedenstående beskrivelser af de enkelte forretningsområder illustrerer, hvordan UF vil fokusere sine ressourcer. Vækstpyramiden (se side 10) er den overordnede retningsgiver, imens nedenstående beskrivelser er gode værktøjer i det fremadrettede arbejde. UF vil have forskelligt fokus på de enkelte værdikæder. Vores udgangspunkt er forskelligt fra område til område. Der er forskellige udfordringer, der bestemmer, hvor en indsats giver mest værdi. Der er forskelle på kontekst og struktur. Fokus vil ændres, i takt med at betingelserne for at kunne skabe vækst ændres. Fokus vil ændres efterhånden som den strategiske markedsindsigt skaber bedre viden om, hvilke indsatser, der skal til for at skabe vækst inden for de eksisterende eller nye værdikæder. Dermed ligger nedenstående gennemgang ud over selve strategidelen og tjener som et eksempel på, hvordan opgaven på nuværende stadie og tidspunkt vil prioriteres Maritim Maritim Værft/ reparationsværfter Offshore service Udstyrsproducenter Fokus: UF skal skalere den eksisterende forretningsmodel for den maritime klynge, dvs. samle aktører i den maritime værdikæde gennem forretningsmæssige partnerskaber med offentlige og private aktører samt lede, koordinere og facilitere klyngesamarbejder. Specifikt arbejde med tiltrækning af virksomheder ind i værdikæder indenfor marine engineering, offshore vind og decommissioning. Side 13 af 25

140 4.0.2 Cleantech Cleantech Effektivisering af energiforbruget Intelligent energiproduktion og energisystem Genanvendelse af ressourcer og materialer Miljøløsninger/ Afhjælpning af miljøpåvirkninger Fokus: Energieffektivisering UF skal understøtte samarbejder, udvikling af kompetencer og fælles forretningskoncepter blandt leverandører og producenter af energieffektive løsninger, samt medvirke til at efterspørgslen efter energieffektive løsninger stimuleres, således at det lokale marked for energieffektiviseringer åbnes for lokale aktører. Intelligent energi og genanvendelse af ressourcer UF skal understøtte forretningsudvikling i værdikæderne i tæt samarbejde med de store private/offentlige aktører indenfor energi og affald, og i tæt kobling med de samfundsmæssige ændringsprocesser i infrastrukturen for de pågældende områder. UF skal ligeledes medvirke til, at de fynske cleantech-virksomheder bringes i spil i forhold til aktiviteter i de nationale klynger (Lean Energy Cluster og Copenhagen Cleantech Cluster), og i forhold til udviklingen i de øvrige fynske værdikæder Bygge/Anlæg Bygge/Anlæg Fremstilling af byggematerialer med engineering-værdi (optimering af ressourcer og energi) Traditionel bygge/anlægsvirksomhed Bygge/anlæg med engineering-værdi (optimering af ressourcer og energi) Fremstilling af traditionelle byggematerialer Fokus: Bygge/Anlæg er et interessant vækstområde, da der er budgetteret store anlægsopgaver i de kommende år. Vi skal sikre, at de fynske virksomheder gennem deres deltagelse i disse projekter udvikler en øget konkurrenceevne. (Dette kan de offentlige udbydere sikre gennem deres krav til innovationsgraden). UF s rolle vil være at understøtte forretningsudviklingen på tværs af værdikæden, som er sammensat af små og mindre udbydere, der består af alt lige fra håndværksvirksomheder til Side 14 af 25

141 fremstillingsvirksomheder af innovative produkter, der indgår i byggerierne. Heri skal Cleantech indgå som et element i innovations faciliteringen IT samt Robot og Automation It Specialiseret programmering/kod-ning og konsulentbistand Standardiseret programmering og konsulentbistand/support Engros/detailhandel: Ringe mulighed for at vækste udenfor nær-området. Udviklingen af dette delsegmentet er derfor ikke prioriteret. Robot og Automation Fremstilling af robotter Handel med robotter/ rådgivning Automation Fokus IT: UF skal prioritere en betydeligt øget strategisk markedsindsigt på IT-erhvervet og den fynske struktur. UF skal fokusere på og styrke en øget tilgang og udvikling af kvalificeret arbejdskraft. UF skal facilitere samarbejde både på produktion og videndeling mellem virksomhederne, samt det offentlige og uddannelsesinstitutioner. (IT-branchen er udfordret ved store udsving i projektarbejde, og dermed cost-struktur på projektkapacitet). UF skal sætte IT-branchen i spil i forhold til øvrige værdikæder og OPI. Robot og automation: UF skal sætte erhvervsområdet i spil forhold til øvrige værdikæder. UF skal synliggøre fynske styrkepositioner for at trække mere volumen og flere nye eller etablerede virksomheder til Fyn Food/Foodtech Food/foodtech Konventionelle fødevarer til konsum* Forædlede, specialiserede fødevarer, herunder økologiske produkter* Proces- og produktionsudstyr* Fokus: Side 15 af 25

142 Specialiserede fødevarer: UF skal samle aktører i værdikæden og gennem forretningsmæssige partnerskaber med private og offentlige aktører og derigennem skabe forudsætningerne for udviklingen af stærke fælles forretningsmodeller for udbredelsen af fynske kvalitetsfødevarer. Food/Foodtech: UF skal prioritere en øget strategisk markedsindsigt på dette område, og således skabe forudsætningerne for at kunne udvikle værdikædesamarbejder mellem fødevareproducenter, udstyrsproducenter og offentlige aktører samt tilføre værdi fra andre segmenter (Cleantech, IT, Robot, Automation) Oplevelsesøkonomi Oplevelsesøkonomi Feriemarked: Det Gode Liv Sjov, Leg og Læring Events: Sportevents (Kulturevents) Mødemarked: Kongresser Møder og konferencer Fokus: UF skal videreudvikle allerede skabte netværk til stærke og strategisk funderede klynger, der på tværs af værdikæden bygger på en ambitiøs og fælles forretningsudvikling, alliancer med nonturisme virksomheder, vidensinstitutioner og erhvervsklynger, markedsdreven konceptudvikling samt fokuseret markedsbearbejdning. UF skal i sin tilgang til oplevelsesudvikling indtænke den fynske position og destinationsudvikling i forhold til den danske vækstplan. 4.1 Eksempel på en værdikæde Hvis man zoomer ind på en enkelt værdikæde f.eks. bygge/anlæg, kan værdikæden illustreres på denne måde: Side 16 af 25

143 4.2 Snitflader mellem forretningsområderne Som nedenstående figur i en forenklet form viser, er der stor sammenhæng mellem nogle af forretningsområderne. Disse sammenhænge bør i en mindre udstrækning formaliseres og organiseres. Formålet er at optimere positive spin-off imellem aktiviteterne Bygge/ Anlbs Cleantech IT/Robot /Automation Maritime Food/ Oplevelses Foodtech solute; 5.0 Forretningsmodellens værktøjer På baggrund af analysearbejdet er der udarbejdet en forretningsmodel, der skal sikre Udvikling Fyn en optimal strategisk platform samt medvirke til at skabe mere værdi for pengene målt i vækst og velstand på Fyn. Side 17 af 25

144 5.1 Strategisk markedsindsigt: Det betyder, at UF skal have detaljeret viden om: Forretningsområdets rammevilkår og disses bevægelser Forrretningsområdets struktur (og udvikling), markedsvilkår, størrelse, økonomiske nøgletal, globale trends og konjunkturer, påvirkning af konkurrencevilkår og innovationsområder Teknologier, processer og kritiske succesfaktorer i øvrigt for segmentet (f.eks. eksportvilkår, FDA, globale styrkepositioner) 5.2 Forretningsudvikling: Inden for dette område skal UF: Sikre at strategisk markedsindsigt udnyttes til udviklingen af erhvervsstrukturen. Da forretningsområdernes struktur, kontekst og rammer er forskellige, vil det skabe forskellige modeller for, hvor forretningsudviklingsindsatsen giver størst effekt. Facilitere viden og værktøjer, der kan skabe mest værdi på mikro-niveau. UF skal ikke drive processerne, men synliggøre og motivere til brug, samt anvise mulige relevante aktører - private såvel som offentlige. Levere input til relevante aktørers (primært ejerkommunerne) lobbyvirksomhed og PR: påvirkning af regionale, nationale og globale rammevilkår i forhold til at udvikle de rette betingelser for fynske styrkepositioner i forretningsområderne. Branding af de fynske styrkepositioner i forretningsområderne nationalt og globalt. Etableringskompetencer: tiltrækning, incubator/start-up-vejledning indenfor de udvalgte forretningsområder. Samarbejdspartnere skal positionere sig i Focus-segmentet, og være en del af ét af forretningsområderne, da det er faciliteringen af strategisk markedsindsigt samt viden og værktøjer i forretningsudvikling i forhold til værdikæderne, som har størst markedsførings- og tiltrækningsværdi. Udvikle en ny digital platform, så strategisk markedsindsigt stilles til rådighed; eks. at få automatiseret nogle af de rådgivende/vejledende discipliner, så der også skabes en fælles fynsk platform som giver værdi for kommunalt baseret erhvervsservice Side 18 af 25

145 Facilitere og udvikle OPP/OPI/Partnerskabsrelationer: Have kompetencer til at benytte OPP/OPI til at booste konkurrencedygtig vækst inden for værdikæden. Motivere og facilitere samarbejder mellem virksomheder og mellem virksomheder, uddannelsesinstitutioner, GTS er og andre erhvervsaktører (matchmaking). UF skal stille ambitiøse krav til de partnerskabsrelationer vi indgår i. Partnerskabsrelationer skal skabe strategisk og forretningsmæssig effekt samt understøtte væksten i udvalgte forretningsområder (eks. kan Smagen af Fyn-foreningen anvendes mere kommercielt og resultatorienteret). Udvikle koncepter indenfor OPP/OPI, så der sker optimal værdiskabelse, eks. at etablere og understøtte partnerskaber, der giver erhvervslivet forbedrede rammevilkår for at drive forretning; B2B og B2C gennem eks. organisationer, klynger, alliancer, brancheforeninger og øvrige erhvervsfremme tiltag. Etablering ligger som en væsentlig del af forretningsudvikling i de enkelte forretningsområder og er i nedenstående skærpet i formuleringen i forhold til etableringskompetencen Iværksætteri UF skal vejlede iværksættere og start-ups i Focus-segmentet, hvor virksomhederne vil vækst og udvikling, men kun indenfor de udvalgte beskrevne forretningsområder. UF skal sørge for at forbinde iværksættere og start-ups med værdikæderne i de respektive forretningsområder; øvrige virksomheder, uddannelsesinstitutioner, GTS er, offentlige aktører og henvise til innovative erhvervsmiljøer. UF skal bidrage med strategisk markedsindsigt; viden om rammevilkår, macrodrivers, udviklingsretninger, innovationsområder, økonomiske nøgletal og konkurrencevilkår. UF skal bidrage med forretningsudvikling; facilitere viden om lokalt erhverv og værktøjer, viden om branding, lobby, OPP/OPI og andre partnerskaber UF skal ikke være opsøgende på kunder i dette segment, men samarbejde med og modtage oplagte kunder fra den lokale, Basic erhvervsservice Tiltrækning UF skal varetage en global tiltrækning og være opsøgende indenfor hvert forretningsområde, hvor vi repræsenterer uniqueness i de respektive værdikæder. UF skal være ansvarlige for dialogen med potentielle investorer før, under og `after care. UF skal brande fynsk uniqueness i de enkelte forretningsområder i verden: viden, teknologi, test- og produktionsfaciliteter. UF skal bidrage med strategisk markedsindsigt til potentielle investorer: viden om rammevilkår, macrodrivers, udviklingsretninger, innovationsområder, økonomiske nøgletal og konkurrencevilkår. UF skal bidrage med forretningsudvikling til potentielle investorer: facilitere viden om lokalt erhverv og værktøjer, viden om branding, lobby, OPP/OPI og partnerskaber. UF skal dyrke Public Relations og bygge videre på eksisterende internationale kontakter, venskaber og partnerskabsrelationer i kommunerne med potentiale for vækst. UF skal ikke proaktivt opsøge investorer udenfor de valgte forretningsområder. UF skal ikke drive en modtage/servicefunktion, men samarbejde med eksempelvis den lokale Erhvervskontakten, som allerede varetager denne funktion. Side 19 af 25

146 5.3 Tværgående kompetenceområder/ydelser Generelt skal UF ikke beskæftige sig med drift eller ledelse i virksomhederne. Til gengæld skal UF have så stærk markedsindsigt, at UF har et kendskab til de strukturmæssige betingelser og succesfaktorer, der er for området, hvorfor UF kan katalysere en udvikling. Indsatsområder, der placeres i UF, vil være kendetegnet ved, at der her ikke er nogle bedre aktører, der kan varetage opgaven, og at området er vigtigt i forhold til de ovenfor nævnte strategiske markedsindsigt- og forretningsudviklingsaktiviteter. Fundraising: UF skal besidde kompetencer inden for fundraising. Skabe projekter mellem aktørerne i værdikæden.aktører kan både være private, offentlige og organisationer, og meget gerne et mix. Et krav for at UF deltager i projekter og yder fundraising er, at projektet reelt skaber en vedvarende konkurrencefordel på området for fynsk vækst. Projektcontroller: Som professionel partner i projekter og ofte som ledende eller koordinerende aktør er det afgørende, at UF får etableret en høj kompetence og professionelt niveau på projektcontrolling. Ofte er projekter ledsaget af ekstern funding. Når flere forretningsområder eller eksterne parter deltager f.eks. i et projekt, tilknyttes en projektcontroller, der er ansvarlig fra at følge op og afrapportere på projektet, herunder også til eksterne finansielle kilder. Strukturen skal sikre, at projektet gennemføres med en stram omkostningsstruktur ledet af projektlederen, og ikke mindst at projektet tilfører strategisk værdi og konkurrencestyrke indenfor den pågældende værdikæde. Medarbejdere på projektet aflønnes ligeledes på projektets definerede KPI'ere. Marketing, branding og digital platform: Ny marketingstrategi, hvor fokus lægges at skabe værdi i forhold til Udvikling Fyns resultatmål indenfor de enkelte styrkepositioner. Derfor skal fokus være på fagspecifikke medier og marketingredskaber. UF skal i mindre grad selv stå frem og fremhæve skabte resultater. Det skal i stedet ske gennem ejerkredsen, der videreformidler de positive cases. Der skal etableres en digital platform, som skaber værdi lokalt, samt automatiserer og understøtter nogle af de lokale indsatser. Dette skal ligeledes for virksomheder og partnere skabe adgang til markedsindsigt. Endelig skal platformen udvikles til at være et understøttende værktøj i forbindelse med PA/PR (Public Affairs og Public Relations), herunder facilitering til ejere og andre væsentlige stakeholders. Event: Event og konceptualisering Udvikling Fyn arbejder med events ud fra to dimensioner: Side 20 af 25

147 o Som et selvstændigt segment, hvor der er fokus på understøttelse af værdikæden inden for sportevent-området o Derudover skal events bruges som en tværgående indsats i Udvikling Fyn, der sætter fokus på de fynske potentialer og kapabiliteter: Der er tale om events, der: o Genererer omsætning i turisterhvervet o Understøtter Fyns position på (sport)eventområdet o Understøtter fynske erhvervspotentialer eller særlige koncepter, som tiltrækker bevågenhed. Udvikling Fyns berettigelse ligger i: At tiltrække og koordinere afvikling af større (sport)events At være eksperten, der udvikler, formidler og implementerer events og koncepter, som understøtter og forstærker de fynske styrkepositioner At være projektleder og produktionsleder på event. Det betyder, at Udvikling Fyn ikke skal: Stå for den helt praktiske afvikling af events (den del ligger hos foreninger og aktører) Der findes på sport event-området den nationale organisering SportEventDanmark, som er omdrejningspunktet for al international tiltrækning af sport events. På Fyn findes et særdeles stærkt samarbejde omkring SportEventFyn, hvor de fynske kommuner samarbejder om og samfinansierer eventsatsninger. Miljøledelse: Miljøledelse er en mikro-aktivitet, der understøtter den enkelte virksomhed i at dokumentere, at den håndterer sine miljøforhold på en forsvarlig måde og at virksomheden arbejder ud over gældende lovgivning. Nogle markeder og især større kunder stiller krav om miljøledelse hos underleverandører, og miljøledelse har derfor direkte indflydelse på virksomhedens konkurrenceevne. Miljøledelse er tillige et effektiviseringsredskab, hvor der effektiviseres på omkostninger indenfor f.eks. energi og affald, men også virksomhedens produkter kan værdiforøges ved at indtænke miljø- og energimæssige forbedringer i produktudviklingen. Indsatsen i Udvikling Fyn skal bygge på netværket MiljøForum Fyn, som er etableret på tværs af kommunerne og hvor efterspørgslen er stor (120 medlemmer med 90 % tilfredshed). Den nuværende indsats drives netværksbaseret, og er ikke rentabel på kommerciel basis. Vækst med viden: Indsatsen skal understøtte udviklingen af en strategisk position med en stærk profil, som det stærkeste fynske redskab for skabelse af vækst og velstand igennem udvikling af erhvervsstrukturer. Fokus lægges på samarbejde, jobskabelse og udvikling i virksomheder ved at: Være bevidst om, hvilken type arbejdskraft arbejdskraft/viden, virksomhederne efterspørger, og hvor væsentlig den er for vækst, samt at sikre, at den efterspurgte arbejdskraft er til rådighed for virksomhederne via: Side 21 af 25

148 o o Tiltrækning og fastholdelse af højtuddannede/specialister (Best Brains sikrer optimale rammevilkår). Etablering og facilitering af vækstpartnerskaber mellem virksomheder og uddannelsesinstitutioner (evt. under Odense & Co). Øge vidensniveauet i virksomhederne via: o Ansættelse af højtuddannede/specialister i private, fynske virksomheder (bl.a. Academic Link, STARS). o Samarbejde med videns- og uddannelsesinstitutioner lokalt, nationalt og internationalt (efteruddannelse, forskningssamarbejder, afdækning af behov for kompetence-/talentudvikling m.v.). o Strategisk markedsindsigt og samarbejde i værdikæden, hvor UF skal sætte sin viden i spil i forhold til uddannelsesinstitutioner, der sikrer, at Fyn har eller FÅR etableret de uddannelser, der understøtter vækst for fynske styrkepositioner. 6.0 Strukturen i Udvikling Fyn Udgangspunktet vil være den skitserede forretningsmodel, som yderligere kan deltaljeres i strukturer, opgavefordeling og relationer mellem aktørerne (UF, ejerkommuner, erhvervsfremmeaktører og organisationer). Det skaber en samlet ramme, som guideline for valg/fravalg og fordeling af opgaver og indsatser. 6.1 Aktiviteter for Udvikling Fyn De værdiskabende aktiviteter, som UF på ledelses- og direktionsniveau skal varetage i forhold til de seks udvalgte forretningsområder: Balancere og forny porteføljen: kvalificere potentiale og kritisk masse i nye potentielle forretningsområder for UF ( boblere ), reducere i aktiviteter hvor effekten af UFs bidrag i forhold til vækstpotentiale reduceres Forbedring af forretningsområdernes performance og forretningsplatform Udfordring af forretningsområderne strategisk Sikre kapital/finansiering/investering (afstemt med ejernes strategiske forventninger) Sikre et godt overordnet netværk med tilgang af afgørende viden for UF s strategiske position, samt godt ambassadørskab Udvikling og sikring af et klart og synligt eksternt image for UF o Marketing og branding på forretningsområderne o Sikre ejerkredsen positiv PA/PR gennem lokale cases og resultater Sikre ekspertbistand indenfor udvalgte supportområder i henhold til forretningsmodel For UF vil det yderligere være afgørende at have stor fokus på: Udvikling af virksomhedens strategiske værdi i et effektivt omkostnings set-up samlet for ejerkreds og Fyn, herunder udvikling af de enkelte forretningsenheders strategiske værdi. 7.0 Faser, handlingstiltag og tidsplan Faserne for den overordnede tidsplan, der i detaljeret version følger nedenstående, kan kort defineres i følgende tre faser: Side 22 af 25

149 Fase 1: Tid: d. 26/3-27/6 Indhold: Forhandling, finpudsning og justering af gråzoner med ejerkreds og andre væsentlige aktører. Ekstraordinær generalforsamling afholdes den 27. juni, hvor en ny bestyrelse udpeges/offentliggøres. Fase 2: Tid: d. 27/6-1/9 Indhold: Fastlæggelse af endelig organisationsstruktur samt kompetencefastlæggelse. Kompetenceafdækning i UF samt besættelse af de nye funktioner. Eventuel tilbageførelse af aktiviteter til kommuner og andre erhvervsaktører. Fase 3: Tid: d. 1/9-1/11 Indhold: Implementering af den nye forretningsmodel i Udvikling Fyns organisation. Genforhandling af aftaler med kommuner uden for eksisterende ejerkreds. Bettina Drefeld Eriksen, Udvikling Fyn, d Side 23 af 25

150 Bilag 1: Ordliste samt begrebsafklaring B2B B2C Forretningsudvikling Corporate Governance Decommissioning Direkte supervision DMO FDA GTS er CSF Incubator Kapabiliteter Kommissorium B2B er et akronym for business to business som dækker over handel mellem virksomheder. B2C er et akronym for business to consumer som dækker over handel mellem en virksomhed og en forbruger. Forretningsudvikling henviser generelt til de af organisationens opgaver og processer, der omhandler planlægning og støtte af implementering af virksomhedens portefølje af vækstmuligheder. Disse opgaver og processer er relateret til men grundlæggende forskellige fra traditionelle tilgange til f.eks. strategisk ledelse og organisation, salg og marketing, samt iværksætteri/entrepreneurship. Corporate Governance er et samlebegreb, som omfatter holdninger og regler vedrørende selskabernes overordnede ledelse. Det drejer sig altså ikke så meget om, i hvilken retning selskaberne skal ledes, men om hvordan de ledes. Decommissioning er en generel betegnelse for en formel proces til at fjerne noget fra en aktiv status Direkte supervision er et begreb, der bruges til at henvise til situationer, hvor en supervisor er til stede på alle tidspunkter. Supervisoren fører tilsyn med aktiviteter, som de opstår og giver konstant feedback, retning og hjælp. En DMO er en organisation, der har til formål at fremhæve en destinations fælles styrkepositioner og dermed forbedre evnen til at konkurrere med andre destinationer. DMO-begrebet dækker bredt over en lang række initiativer og indsatser, der alle har til formål at sikre professionelt samarbejde og koordinering mellem destinationens offentlige og private turistaktører. Fødevare- og Lægemiddelforvaltningen (Food and Drug Administration) GTS-institutterne (Godkendt Teknologisk Service) indsamler, opbygger og udvikler teknologiske kompetencer og formidler denne viden til dansk erhvervsliv. De er samtidig brobyggere til vidensinstitutioner i ind- og udland. Critical Success Factor er de elementer, som er nødvendige for at en organisation eller et projekt opnår sin mission. Det er en kritisk faktor eller aktivitet som sikrer succesen. CSF er ikke det samme som succes kriterier som er kriterier for hvornår et projekt/organisation er succesfuld. En inkubator betyder i virkeligheden en kuvøse, og bruges om det vækstfremmende miljø, der kan skabes omkring en selvstændig, der skal vokse, præcis som en spæd. Kapabiliteter er en fællesbetegnelse for de ressourcer og kompetencer, man har til rådighed. Skriftlig formulering af en kommissions eller en anden arbejdsgruppes bundne opgaver. Konfiguration Lead center Makrodrivers OPI Måde hvorpå forskellige faktorer er sat sammen eller fungerer som helhed. Et geografisk område, hvor der findes en koncentration af virksomheder, kompetencer og viden inden for et givent fag- eller forretningsområde. Et sådant lead center kan drive væksten i et endnu større område. Makrodrivers er kræfter i en virksomheds makromiljø, som kan have en indflydelse på dens valg af strategi. (Makroniveau er de mere overordnede linjer, hvor mikro er helt nede på det basale nære niveau.) Offentlig-privat innovations-samarbejde (OPI) er en samarbejdsform, hvor offentlige organisationer og private virksomheder går sammen om at skabe nye innovative løsninger. Løsningerne skal effektivisere den offentlige sektor, have markedspotentiale Side 24 af 25

151 og sikre kvaliteten for borgere og personale. PA/PR Public Affairs er den mest brugte samlende betegnelse for politisk interessevaretagelse og de mange metoder, der kan bruges til at opnå indflydelse på politiske processer. Public Relations er en kommunikationsdisciplin, der arbejder med en virksomheds, organisations eller forenings interne og eksterne relationer. Oftest bruges ordet PR om en virksomheds kommunikation i det offentlige rum typisk ved hjælp af pressemeddelelser. Performance Management PLC kurven Performance management betegner den ledelsesdisciplin, der beskæftiger sig med styring af ydelse og præstation. I moderne, videntunge virksomheder og organisationer med stor grad af decentralisering kan styring ikke alene ske på baggrund af historiske økonomiske data. Ledelse og medarbejdere har behov for styringsinformation, som er balanceret og hænger sammen fra toppen til bunden af organisationshierarkiet. Traditionelle økonomiske nøgletal skal suppleres med indikatorer for fremtidig præstation, procesorienterede mål og kundemål. Det er her systemer til at indsamle medarbejderes og afdelingers præstation (performance) kommer ind i billedet. PLC kurven (Product Life Cycle) bygger på en teori om at de fleste produkter gennemløber en livscyklus, der omfatter fire faser: introduktion, vækst, modning og nedgang. Modellen bruges altså når man skal analysere et produkts livscyklus. Focus: Virksomheder hvor indsatsen er fokuseret på udvikling af virksomhedens strategiske platform, og vil være koncentreret om forretningsudvikling. Mainstream: Virksomheder hvor indsatsen primært er taktisk, for at sikre den fortsatte bæredygtighed og finansiering af virksomhedens strategiske platform, og her vil indsatsen være koncentreret om konceptualisering, markedsudvikling og costeffektivisering. Basic: Virksomheder hvor en indsats genererer yderligere cash flow og optimering af virksomhedens forretningsplatform. Her er indsatsen koncentreret om cost effektivisering og udfasningsaktiviteter. ROI (Return On Investment) Spin-off Strategisk markedsindsigt SWOT Værdikæde ROI er en forkortelse for det engelsksprogede udtryk Return on Investment. Et udtryk for, hvad afkastet af en given investering er. Definitionen på ROI ved investering i projekter er: (Indtjening på projektet Investeringen) / Investeringen Afledte effekter, der udspringer fra indsatser Strategisk markedsindsigt hjælper virksomheden med at tilvejebringe relevant ledelsesinformation. Strategisk markedsindsigt kan beskrives som anvendelse af data til at forbedre virksomhedens indtjening og konkurrenceevne SWOT-analysen er en særdeles udbredt metode inden for strategiudvikling i både private og offentlige organisationer, og tager udgangspunkt i virksomhedens styrker og svagheder og omverdenens muligheder og trusler. Med værdikæden beskriver en virksomhed hvor og hvilke aktiviteter, der skaber værdi for virksomhedens produkter. Værdikæden kan ses som virksomhedens vurdering af, hvilken værdi en aktivitet skaber, i forhold til hvor store omkostninger aktiviteten indebærer. Side 25 af 25

152 Bilag: Resultatrevision udkast.pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 16. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 94145/14

153 Resultatrevision 2013 Jobcenter Assens April 2014