Jan Donde JD Administrationen / referent

Transkript

1 Torben V. Andersen TVA Hans Græsvig HG Mødeleder Ole Kristensen OK Leif Hansen LH Søren Larsson SL Afbud Martin Guldager MG Kurt Gaundorff KG Brøndby, / Jan Donde JD Administrationen / referent R E F E R A T Dagsorden bestyrelsesmøde lørdag den 5. august 2017 kl Mødet afholdes i Fredericia Idrætscenter, Vestre Ringvej 100, 7000 Fredericia Mødelokale 2 1 Godkendelse af dagsorden Nyt punkt 3 indsat Politiske drøftelser / beslutninger 2 Propositioner for Ligaen 2017/2018 Bilag (HG) DT udvalget har på baggrund af oplevelser fra seneste sæson besluttet, at ændre i propositionerne for så vidt angår valg af olieprofiler. HG har udarbejdet opgørelse over indberetninger (vedhæftes herværende referat). Opgørelsen viser, at de fleste klubber har indberettet for sent et antal gange. Endvidere viser opgørelsen, at de fleste klubber ofte anvender samme olieprofil. DT udvalget har ikke i den seneste sæson praktiseret, at opkræve bøder i forbindelse med for sen indberetning af valg af olieprofil. Seneste bødeforlæg er praktiseret i forbindelse med slutspillet i DT udvalget har, med virkning fra sæsonstart 2017/18, besluttet at der kun skal vælges olieprofil ved sæsonstart og mulighed for at ændre denne igen ved årsskiftet. Beslutningen har afstedkommet mange henvendelser og meget kritik fra ligaklubberne. DT udvalget har derfor anmodet bestyrelsen om, at forholde sig til beslutningen. DT udvalget har generelt den opfattelse, at det er bestyrelsen der godkender propositionerne. Bestyrelsen godkender imidlertid ikke detail propositioner, men skal udelukkende sikre, at propositioner ikke er i strid med forbundets lovgivning.

2 Gennemgangen afdækker flere misforståelser, fejlagtig information og i et enkelt tilfælde manglende referat fra et møde i DT-udvalget og dermed manglende dokumentation for centrale beslutninger i forløbet. Efter gennemgangen finder bestyrelsen beslutningsprocessen mangelfuld og ikke i overensstemmelse med Forbundets Code og Conduct om en åben og transparent proces. På den baggrund har bestyrelsen med hjemmel i Forbundets love 15, stk. 6, fundet det nødvendigt, at gribe ind i tilsidesættelsen af Forbundets Code og Conduct, der har fundet sted. Bestyrelsen har derfor fundet det nødvendigt, at korrigere for de utilsigtede ændringer, der er sket med afsæt i de mange misforståelser og fejlagtige informationer i beslutningsprocessen Bestyrelsen kan tilslutte sig at klubberne vælger grundprofil. Denne kan ændres med 3 ugers varsel til den enkelte kamp til DT udvalget og modstanderen. Bestyrelen indskærper, at det er DT udvalgets ansvar at forvalte ordningen og udfolde de nødvendige procedurer og konsekvenser. DT udvalget har endvidere henvendt sig til bestyrelsen for at få accept til, at ændre i de, allerede annoncerede olieprofil muligheder. Bestyrelsen tilslutter sig behovet for at opdatere listen over profiler. DT udvalget anmodes om at opdatere listen omgående, således denne er tilgængelig på hjemmesiden senest den 6. august og med besked direkte til klubberne. DT udvalget anmodes om at lade Mikael Brændeskov kvalitetssikre listen over 8 profiler. HG kontakter DT leder Lise Mollerup Sørensen og Mikael Brændeskov. Klubberne skal senest den 19. august kl , offentliggøre grundprofilen. Offentliggørelsen skal denne gang ske via mail til DT-lederen og kontoret. Torben Rasmussen har rettet henvendelse til TVA omkring teksten til propositioner for oprykning til1. division (niveau 2) TVA udarbejder kort præcision. 3 Godkendelse af ungdomsstævner Bestyrelsen fastholder at ungdomsstævner skal godkendes af bestyrelsen. 4 Lederseminar lørdag den 26. august i Fredericia Deltagere Agenda Facilitering

3 JDO gennemgik deltageroversigt, drejebog og praktik. JDO udarbejder referat fra seminar. 5 Orienteringsskrivelse fra Søren Larsson Søren Larsson har anmodet om fritagelse for bestyrelsesarbejdet af personlige årsager. 6 Politiske opgaver (TVA) Bestyrelsen fik af repræsentantskabet mandat til at udpege suppleant til bestyrelsen. Der er imidlertid behov for, at rekrutteringen har tydelig fokus på, at vedkommende ønsker at lade sig vælge til fuldgyldigt medlem på førstkommende repræsentantskabsmøde. TVA har erfaret, at DT Udvalget ønsker lovgivning ift. sidste turneringskamp i sæsonen, ikke skal kunne flyttes. Bestyrelsen anser ikke lovgivning for nødvendig, men anmoder DT udvalget om, at løse udfordringen administrativt. TVA anmodede bestyrelsen om tage medansvar for rekruttering af suppleanten. JDO udarbejder stillingsopslag til hjemmesiden. TVA ser gerne at dommerordningen gennemanalyseres fra A til Z. Hvad er behovet reelt for at opretholde dommerordningen? Hvad er konsekvensen ved ikke, at have dommere? HG ser gerne at Øst og Vest udvalgene involveres, således vi får skabt et nuanceret overblik over behovet for dommerordningen. MG og KG følger op i henholdsvis Øst og Vest. Emnet forfølges på bestyrelsesmødet i Aalborg. På Aalborg mødet træffes beslutning om den videre beslutningsproces. TVA ser gerne en optimering/effektuering af forbundets elektroniske dokumenter. F.eks. aktivitetsplaner m.v. Der er behov for at lette arbejdsgange og synlighed. Intranet eller lignende løsning skal overvejes. 7 Budgetopfølgning pr Bilag (JD) JDO gennemgik opfølgningen med særlige bemærkninger til den sportslige organisations budget og ungdomsudvalgets budget. Den sportslige organisation har en tung omkostning ultimo året, primært i forbindelse med VM. Ungdomsudvalget er gjort opmærksom på overskridelser. Bowlingskoler bør overflyttes fra Ungdomsudvalgets budget til uddannelsesbudgettet. Bestyrelsen ønskede at indtægter i forbindelse med Øst Old Boyes/Girls vedrørende præmiepenge til sidste stævne i sæsonen, fremadrettet føres på en statuspost.

4 Sagsbehandling Orientering 8 Strategiaftale med DIF / finansieringssvar fra DIF Høringsmateriale fra DIF udsendes mandag den 7. august. 9 Rigets tilstand. Statusorientering bestyrelsesmedlemmer TVA har haft et par møder med repræsentanter fra KIF Trekanten for at blive opdateret på klubben og kommunens udviklingskoncept og træningsmiljø. TVA og JDO har endvidere haft møde med Kolding Kommunes Elitekoordinator. MG: Aktivitetskoordinator Tim Høst har med omgående virkning trukket sig fra posten. Øst-udvalget har konstitueret Michael Pedersen på posten. Udfordringer med mailadresser til Øst udvalgs medlemmer, er meddelt til Kim T. Andersen. 10 Info fra administrations og udviklingsafdeling Arbejder med oplæg til ny administrativ organisering Haft overdragelsesmøde med ny Vest-budget koordinator Arbejder med lederseminaret i samarbejde med Anders Vedel DIF 11 Info fra jubilæumsudvalget Accept fra 39 centre. Inklusive Køge og Glostrup. Der er fortsat dialog med Grøndal. 12 Info fra den sportslige organisation Afslutning Sportschefen har udarbejdet statusrapport og samtidig udsendt oversigt over mandskabssituationen i forhold til den nye center-struktur. Bestyrelsen gav udtryk for respekt for det arbejde der pågår i den sportslige organisation. 13 Mødeafrunding og evaluering TVA anmodede OK om at følge op på leverancer fra ungdomsudvalget til TVA. Endvidere skal ungdomsudvalget være opmærksom på deadline 1. september ift. propositioner.

5 Jf. beslutning på seneste bestyrelsesmøde foreslår TVA, HG og MG mødedato med Nils Jensen til lørdag den 30. september i Glostrup. Tidspunkt efter valg fra Nils Jensen. HG giver Nils Jensen besked.