Vederlag og godtgørelse til byrådets medlemmer

Transkript

1 Vederlag og godtgørelse til byrådets medlemmer Indledning. Regler om byrådsmedlemmers vederlæggelse findes i 16 i lov om kommunernes styrelse. Uddybende regler findes i bekendtgørelse om vederlag, diæter og pension m.v. for varetagelsen af kommunale hverv med tilhørende vejledning. I det følgende gøres kort rede for, hvilke ydelser byrådsmedlemmer i Kolding Kommune er berettiget til og forpligtet til at modtage. 1. Vederlag Fast vederlag Den grundlæggende vederlæggelse af byrådsmedlemmer består at et fast vederlag jf. styrelseslovens 16, stk. 1. Det faste vederlag udgør i Kolding Kommune et grundbeløb på kr. årligt. Det faste vederlag reguleres efter de reguleringssatser, der gælder for tjenestemænd i staten, og det anførte beløb anses som grundbeløb pr. 31. marts Det faste vederlag ydes til alle byrådsmedlemmer, bortset fra borgmesteren og er som udgangspunkt vederlæggelse for alt kommunalpolitisk arbejde, som udføres af et byrådsmedlem. Udvalgsvederlag Ifølge styrelseslovens 16, stk. 2 kan Byrådet beslutte, at der ydes udvalgsvederlag til medlemmer af Byrådet for medlemskab af Økonomiudvalget og de stående udvalg. Dette gælder dog ikke formanden eller næstformanden for udvalget, hvis den pågældende modtager vederlag for formands- eller næstformandshvervet. Der ydes i Kolding kommune udvalgsvederlag til medlemmer af Økonomiudvalget, de stående udvalg og Børn og Unge-udvalget. Udvalgsvederlaget til medlemmer beregnes på baggrund af en procentdel af borgmesterens vederlag og fordeles ligelige pr. medlem. Hvert medlem ydes pt. et vederlag på 2,92 pct. af borgmesterens vederlag. Udvalgsvederlaget betales månedsvis forud. Viceborgmestervederlag 1. viceborgmesteren oppebærer et vederlag, som udgør 10 pct. af borgmesterens vederlag.

2 Vederlag til udvalgsformænd og næstformænd I henhold til bekendtgørelse om vederlag, diæter mv for varetagelse af kommunale hverv kan Byrådet beslutte at yde vederlag til udvalgsformænd for de stående udvalg, næstformænd for Økonomiudvalget og stående udvalg, formanden for Børn og Unge-udvalget og formænd for udvalg Byrådet har henlagt opgaver til efter 35, stk. 2 i Folkeoplysningsloven. Summen af formandsvederlag, næstformandsvederlag og udvalgsvederlag kan højest udgøre 330 pct. at borgmesterens vederlag i en kommune på Kolding Kommunes størrelse. Ifølge styrelsesvedtægtens 26 modtager formændene for de stående udvalg og formanden for Børn og Unge-udvalget 12,71 pct. af borgmesterens vederlag årligt. Næstformændene for økonomiudvalget og de stående udvalg modtager 4,24 pct. af borgmesterens vederlag årligt. Tillægsvederlag for børn under 10 år (Børnetillæg) Et byrådsmedlem der har et eller flere børn under 10 år boende i hjemmet har krav på et særligt tillægsvederlag børnetillæg på kr. årligt. Tillægsvederlaget reguleres efter de reguleringssatser, der gælder for tjenestemænd i staten, og det anførte beløb anses som grundbeløb pr. 31. marts Der kan kun ydes et vederlag, selv om der er flere børn under 10 år i hjemmet. 2. Erstatning for tabt arbejdsfortjeneste Et byrådsmedlem kan vælge at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. I så fald reduceres det faste vederlag med kr. Valget foretages forud for og med virkning for et regnskabsår ad gangen. Skema til brug for valg af enten fast vederlag eller tabt arbejdsfortjeneste udsendes af Lønafdelingen hvert år i november måned. Hvor der efter særlovgivningen ydes særskilt vederlæggelse til et byrådsmedlem for varetagelse af hverv i bestyrelser, kommissioner, udvalg mv., kan der ikke samtidig af kommunen udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Der kan fx ikke ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for hvervet som formand eller næstformand i et stående udvalg. Der kan maksimalt pr. dag udbetales det femdobbelte af det diætbeløb som indenrigsministeren fastsætter for møder af ikke over 4 timers-varighed. Det svarer til kr.

3 16, stk. 1, litra a Deltagelse i møder i byrådet og dennes udvalg samt underudvalg Der kan udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, hvis følgende mødebetingelser er opfyldt: Der har været afholdt et møde, hvortil alle medlemmer af det pågældende organ har været indkaldt (behøver ikke at være mødt op). Der har fundet en forhandling sted. Der er truffet en beslutning, eller der har i hvert fald været mulighed for at træffe en beslutning. Møder mellem to eller flere udvalg (fællesmøder) er omfattet af litra a. Der er ikke hjemmel til udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for: Mødeforberedelse Formøder Møder med administrationen Møder med borgmester Møder i de politiske grupper. Møder i byrådets politiske grupper er ikke omfattet af loven. Spørgsmålet om, hvor længe et møde varer, afhænger bl.a. af, hvor længe der på mødet behandles emner på dagsordenen og i tilknytning hertil. Det sker ikke sjældent, at et møde varer længere end berammet, og at det derfor er nødvendigt at fortsætte forhandlingerne både under og efter en spisepause. Denne uformelle del af mødet vil således medgå til den samlede mødetid. Hvis mødet er afsluttet inden en eventuel spisepause (som eksempelvis Byrådets møder) indgår denne del ikke i den samlede mødetid. 16, stk. 1, litra b Deltagelse i møder i forbindelse med varetagelse af kommunale hverv, der udføres efter valg af byrådet, medmindre der på andet grundlag er fastsat bestemmelse om særskilt vederlæggelse Vedrørende kommunale hverv, der udføres efter valg fra byrådet.

4 Litra b omfatter hverv, hvortil byrådet udpeger en eller flere repræsentanter, fx medlemskab af råd, nævn, bestyrelser mv. Det fremgår af vejledningen til vederlagsbekendtgørelsen, at udtrykket efter valg af byrådet i litra b indebærer, at vedkommende reelt skal være udpeget af Byrådet. Bestemmelsen omfatter ikke hverv, der udføres efter valg fra et udvalg eller andre. Såfremt valg ikke anses fortaget af Byrådet indebærer det, at den pågældende i medfør af styrelseslovens 16, stk. 1 litra b ikke kan ydes tabt arbejdsfortjeneste. Er Byrådet ved udpegningen bundet af indstillinger fra foreninger, organisationer mv. på en sådan måde, at der reelt ikke er nogen valgmulighed, kan vedkommende således ikke anses at være valgt af Byrådet og der kan derfor ikke udbetales tabt arbejdsfortjeneste. Et byrådsmedlem, der videreudpeges af den bestyrelse, råd, nævn mv., hvortil den pågældende er valgt af Byrådet, til fx underudvalg, samarbejdsudvalg eller til at deltage i aktiviteter besluttet af den pågældende bestyrelsen, er derfor heller ikke valgt dertil af byrådet. Hvis en bestyrelse beslutter at deltage i kursus, studierejse, venskabsbybesøg eller lignende kan erstatning for tabt arbejdsfortjeneste samt dækning af rejseudgifter ikke ydes, medmindre deltagelsen sker efter anmodning fra Byrådet eller det relevante udvalg, se nedenfor under 16, stk. 1, litra f. 16, stk. 1, litra c Deltagelse i kurser mv., der af byrådet eller økonomiudvalget efter bemyndigelse fra byrådet anses for at have betydning for varetagelsen af de under litra a og b nævnte hverv Vedrørende kursusbegrebet Ved kurser mv., forstås arrangementer, hvori der som en ikke uvæsentlig bestanddel indgår egentlig undervisningsvirksomhed. Kursuslignende arrangementer, som seminarer, konferencer, årsmøder, orienteringsmøder og lignende anses tillige som kurser. Byrådet anser nedenstående kurser og lignende for at have betydning for varetagelse af hvervet som byrådsmedlem: Kurser, der henvender sig til byrådsmedlemmer og udbydes af: Den Kommunale Højskole / COK Kommunernes Landsforening Kolding Kommune.

5 Andre kursustilbud forelægges Byrådet til afgørelse af, om kurset anses for at have betydning for varetagelsen af de under litra a og b nævnte hverv. 16, stk. 1, litra d Deltagelse i seminarer, jf. 9a Vedrørende seminarer Den kommunale styrelseslovs 16, stk. 1, litra d, skal ses i sammenhæng med lovens 9a, hvorefter byrådet kan træffe beslutning om afholdelse af seminarer for byrådets medlemmer vedrørende kommunens årsbudget eller andre kommunale anliggender af overordnet betydning. Byrådets beslutning om afholdelse af seminarer i henhold til 9a indebærer, at seminaret er forbundet med mødepligt, og at deltagelse berettiger til erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Bestemmelsen i 9a omfatter ikke seminarer for udvalg. 16, stk. 1, litra e Deltagelse i revisionens forelæggelse af beretninger, jf. 42 c Bestemmelsen giver kommunens revision mulighed for på eget initiativ at forelægge revisionens beretninger for byrådet. Endvidere kan mindst en fjerdedel af medlemmerne kræve en sådan forelæggelse. Der er mødepligt for det enkelte medlem af byrådet, hvorfor deltagelse berettiger til erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. 16, stk. 1, litra f Varetagelse af andre nærmere angivne kommunale hverv efter anmodning fra Byrådet eller dettes udvalg Der tillægges erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for varetagelse af andre kommunale hverv, når dette sker efter anmodning fra Byrådet eller et af Byrådets udvalg, på grundlag af en protokolleret beslutning. Det gælder fx: forelæggelse af en sag for en statslig myndighed deltagelse i forhandlinger med andre kommuner besigtigelse i en bestemt sag

6 deltagelse i borgermøder venskabsbybesøg Det bemærkes, at forudsætningen for, at en studietur eller en besigtigelse for hele udvalget kan anses for omfattet af litra f, er, at aktiviteten sker efter anmodning fra Byrådet eller som led i en udvalgsbehandling. Der vil dermed kunne udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med besigtigelser, der vedrører emner, der behandles i et stående udvalg, - men ikke i forbindelse med en besigtigelse, der ikke har nogen direkte sammenhæng med et sående udvalgs sagsbehandling. 16, stk.1., litra g Udførelse af andre aktiviteter i forbindelse med de under litra a-f nævnte møder Litra g omfatter alle øvrige aktiviteter, som er forbundet med varetagelsen af de hverv, der er nævnt under litra a-f. Der kan ikke ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for aktiviteter nævnt i lovens 16, stk. 1, litra g, men der kan godt ydes godtgørelse. Byrådet har besluttet, at der kan ydes godtgørelse i forbindelse med mødeforberedelse, besigtigelser, tilsynsforretninger og repræsentativt arbejde, der ikke finder sted efter anmodning af Byrådet eller dets udvalg. Opgørelse af tabt arbejdsfortjeneste Udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste forudsætter, at de pågældende har lidt et tab i forbindelse med varetagelsen af et bestemt hverv. Der skal således være tale om et reelt konstateret tab i forhold til det enkelte møde mv. Der kan ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for det tidsrum, hvor byrådsmedlemmet er nød til at tage fri for at varetage det kommunale hverv. Hovedreglen er derfor det antal timer, der svarer til transporttid og mødets længde. Derimod vil forberedelsestid i forbindelse med møder mv. ikke kunne indgå i beregningen. Tiden mellem møder på samme dag kan normalt ikke medregnes ved opgørelsen. Dette gælder dog ikke, hvor medlemmet ikke kan nå at vende tilbage til arbejdsstedet. Udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste foregår ved, at der foretages indberetning herom på en særlig blanket for 1 måned ad gangen. Blanketten indsendes til Løn.

7 Der kan maksimalt pr. dag udbetales det femdobbelte af det diætbeløb som indenrigsministeren fastsætter for møder af ikke over 4 timers-varighed. Det svarer til kr. Ansattes dokumentation Dokumentation for tabt arbejdsfortjeneste for ansatte sker i form af skriftlig underskrevet dokumentation fra arbejdsgiver af timeløn samt det antal timer, som den pågældende er trukket i løn. Selvstændiges dokumentation Som dokumentation for tabt arbejdsfortjeneste for selvstændige erhvervsdrivende skal foreligge skriftlig tro og love erklæring om indtægtstabets størrelse suppleret med enten en revisorerklæring eller anden sandsynliggørelse for tabet. Det er tilstrækkeligt med én revisorerklæring/sandsynliggørelse af tabet ved valg af tabt arbejdsfortjeneste i hver byrådsperiode under forudsætning af, at der ikke er ændringer i indtægtstabet. 3. Godtgørelse 3.1. Møder m.v. I forbindelse med byrådsmedlemmers deltagelse i de møder m.v. der er nævnt il styrelseslovens 16, stk. 1, litra a-f, ydes der følgende godtgørelser: a) befordringsgodtgørelse og godtgørelse for fravær fra hjemstedet b) godtgørelse for dokumenterede nødvendige udgifter forbundet med et fysisk handicap og c) godtgørelse af dokumenterede nødvendige udgifter til pasning af syge nære pårørende Andre aktiviteter Der tillægges derudover byrådsmedlemmer godtgørelse som nævnt under 3.1 a)-c) i forbindelse med udførelse af de under styrelseslovens 16, stk. 1, litra g nævnte aktiviteter: - mødeforberedelse, - besigtigelser, - tilsynsforretninger og - repræsentativt arbejde der ikke finder sted efter anmodning af Byrådets eller dets udvalg. Vedrørende befordringsgodtgørelse

8 Det er en grundlæggende betingelse for udbetaling af befordringsgodtgørelse, at der er tale om udgifter afholdt i forbindelse med det kommunalpolitiske arbejde, dvs. udgifter i forbindelse med de møder mv., der er beskrevet i styrelseslovens 16, stk. 1, litra a-g. Der ydes som udgangspunkt godtgørelse af den faktiske udgift til befordring. Ved transport med offentligt transportmiddel refunderes den faktiske udgift. Ved anvendelse af eget transportmiddel anvendes de af Skatterådets fastsatte satser for kilometergodtgørelse. Befordringsgodtgørelse tager først og fremmest sigte på transport fra bopælen og til det sted, hvor det kommunale hverv udføres. Firmabil Byrådsmedlemmer med en sædvanlig firmabil-ordning, der også omfatter driftsudgiften har ikke krav på at få udbetalt befordringsgodtgørelse for varetagelse af deres kommunale hverv, da de pågældende ikke har haft nogen kørselsudgift. 60-dages-reglen 60-dages-reglen betyder, at udbetaling af befordringsgodtgørelse for kørsel i egen bil mellem sædvanlig bopæl og arbejdsplads er skattefri de første 60 gange inden for 12 måneder. Arbejdsplads forstås her som det sted, hvor byrådsmedlemmet deltager i møder i forbindelse med varetagelse af sit kommunale hverv. Foregår disse møder på forskellige lokaliteter gælder der en 60-dages regel for hvert sted. Vedrørende godtgørelse for fravær fra hjemstedet: Godtgørelse for fravær fra hjemstedet ydes med henblik på at godtgøre nødvendige merudgifter, som følger af, at et byrådsmedlem i forbindelse med varetagelse af kommunalt hverv er tvunget til at opholde sig borte fra hjemmet. Der ydes rejse- og befordringsgodtgørelse efter de til enhver tid af Skatterådet fastsatte regler og satser. Udgifter til logi dækkes efter dokumentation eller med det af Skatterådet fastsatte beløb pr. døgn uden dokumentation. Der henvises til kommunens regler for rejsevirksomhed. Vedrørende udgifter forbundet med et handicap. Formålet med bestemmelsen er at sikre, at fysisk handicappede byrådsmedlemmer i videst muligt omfang kan deltage på samme vilkår som andre byrådsmedlemmer. Godtgørelse af udgifter til hjælpemidler mv. forudsætter, at de almindelige muligheder for at få hjælpemidler mv. efter den sociale lovgivning er udtømt.

9 Vedrørende udgifter til pasning af syge, nære pårørende. Et byrådsmedlem har krav på godtgørelse af dokumenterede udgifter til pasning af syge, nære pårørende, som det må anses som nødvendigt for medlemmet at afholde i forbindelse med deltagelse i møder. Det er en forudsætning at medlemmet normalt passer den syge, men på grund af deltagelse i møder mv. er nødsaget til at afholde udgifter til anden pasning. Nære pårørende forstås som forældre, børn, søskende, ægtefælle eller en person, som medlemmet lever i fast parforhold med Anden støtte Byrådsmedlemmerne får abonnement på ét dagblad, tidsskriftet Danske Kommuner samt fagtidsskrifter efter nærmere protokolleret beslutning i de respektive udvalg. Der stilles mobiltelefon, bærbar pc med opkobling til kommunens administrative systemer, printer samt IPad med tastatur til rådighed for byrådsmedlemmerne til brug for varetagelse af hvervet som byrådsmedlem. Ved udtræden af Byrådet værdiansættes installationerne, hvorefter der gives det udtrædende medlem mulighed for at erhverve installationerne til den fastsatte pris. 4. Ophør Vederlæggelse ophører med udgangen af den måned, hvor den pågældende fratræder det enkelte hverv eller i en uafbrudt periode på 3 måneder ikke har varetaget dette. Ved fravær pga. helbredstilstand, graviditet op adoption, hvor stedfortræder af denne grund er indkaldt efter 15, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse, er der dog ret til vederlag i indtil 9 måneder. 5. Vederlæggelse af ikke-byrådsmedlemmer 5.1. Diæter og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste Der tillægges ikke-byrådsmedlemmer diæter og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for: a) deltagelse i møder i Byrådet og dettes udvalg samt underudvalg, b) deltagelse i møder i forbindelse med varetagelsen af kommunale hverv, der udføres efter valg af Byrådet, medmindre der på andet grundlag er fastsat bestemmelse om særskilt vederlæggelse, c) deltagelse i kurser m.v., der af Byrådet anses for at have betydning for varetagelsen af de under litra a) og b) nævnte hverv. d) deltagelse i seminarer, jf. 9a i lov om kommunernes styrelse

10 e) varetagelse af andre nærmere angivne kommunale hverv efter anmodning fra Byrådet eller dettes udvalg på grundlag af en protokolleret beslutning. Som dokumentation for tabt arbejdsfortjeneste for selvstændige skal foreligge skriftlig tro og love erklæring om indtægtstabets størrelse. For lønmodtagere skal foreligge en skriftlig erklæring fra vedkommendes arbejdsgiver. Såfremt der efter særlovgivningen findes bestemmelser om vederlag, tabt arbejdsfortjeneste, diæter og godtgørelse, går særlovgivningens bestemmelser forud for dette regulativs bestemmelser. I det omfang særlovgivningens bestemmelser ikke er udtømmende, suppleres disse af dette regulativ. Størrelsen af diæter og tabt arbejdsfortjeneste fastsættes og ydes efter de af økonomi- og indenrigsministeren til enhver tid fastsatte regler Godtgørelse Møder m.v. I forbindelse med a) deltagelse i møder i Byrådet og dettes udvalg samt underudvalg, b) deltagelse i møder i forbindelse med varetagelsen af kommunale hverv, der udføres efter valg af Byrådet, medmindre der på andet grundlag er fastsat bestemmelse om særskilt vederlæggelse, c) deltagelse i kurser m.v., der af Byrådet anses for at have betydning for varetagelsen af de under litra a) og b) nævnte hverv, ydes der til den, der ikke er medlem af Byrådet, men valgt af Byrådet til varetagelse af kommunale hverv- befordringsgodtgørelse og godtgørelse for fravær fra hjemstedet, - godtgørelse for dokumenterede, nødvendige udgifter forbundet med et fysisk handicap, - godtgørelse af dokumenterede, nødvendige udgifter til pasning af syge nære pårørende og - godtgørelse af dokumenterede, nødvendige udgifter til børnepasning. Befordringsgodtgørelse: Der ydes som udgangspunkt godtgørelse af den faktiske udgift til befordring. Ved transport med offentligt transportmiddel refunderes den faktiske udgift. Ved anvendelse af eget transportmiddel anvendes de af Ligningsrådet fastsatte satser for kilometergodtgørelse. Godtgørelse for fravær fra hjemstedet: Godtgørelse for fravær fra hjemstedet ydes med henblik på at godtgøre nødvendige merudgifter, som følger af, at pågældende i forbindelse med varetagelse af kommunalt hverv er tvunget til at opholde sig borte fra hjemmet. Der ydes rejse- og befordringsgodtgørelse efter de til enhver tid af Ligningsrådet fastsatte regler og satser.

11 Udgifter til logi dækkes efter dokumentation eller med det af Ligningsrådet fastsatte beløb pr. døgn uden dokumentation Seminar og varetagelse af hverv efter anmodning Der tillægges tillige godtgørelse som nævnt under for deltagelse i seminarer jf. 9a i lov om kommunernes styrelse og for varetagelse af kommunale hverv efter anmodning af Byrådet eller dettes udvalg på grundlag af en protokolleret beslutning.