Forslag til Domeas ordinære repræsentantskabsmøde den 19. juni 2015 på Hotel Nyborg Strand

Transkript

1 Forslag til Domeas ordinære repræsentantskabsmøde den 19. juni 2015 på Hotel Nyborg Strand Domeas bestyrelse fremsætter i alt 5 forslag til behandling på repræsentantskabsmødet. Forslag 1-3 vedrører Domeas demokratiske struktur, som vi i bestyrelsen har arbejdet med siden efteråret Forslag 4 vedrører en ændring af Domeas navn og forslag 5 indeholder en række mindre vedtægtsændringer. På de følgende sider finder du: Baggrunden for vores forslag vedrørende den demokratiske struktur Side 2 Forslag 1 om ændret bestyrelsessammensætning og nye indstillingskredse Side 4 Forslag 2 om ændret valgbarhed til Domeas bestyrelse og ny proces for indstilling af kandidater Side 5 Forslag 3 om indførelse af åremålsbegrænsning for medlemmer af Domeas bestyrelse Side 6 Forslag 4 om navneændring til Domea.dk Side 7 Forslag 5 om mindre tilpasninger og præciseringer i vedtægterne Side 8 Som vedhæftede bilag finder du desuden: 1. Et eksemplar af Domeas vedtægter, hvor de foreslåede ændringer er vist og indarbejdet 2. Forslag til Regler og retningslinjer for Domeas indstillingskredse Du kan læse meget mere om de enkelte forslag og bilag på de følgende sider. Med venlig hilsen Domeas bestyrelse 1

2 Ny demokratisk struktur i Domea baggrunden for forslag 1-3 I november 2014 var Domeas bestyrelse samlet til strategiseminar. Strategiseminaret er en årligt tilbagevendende begivenhed, hvor vi i bestyrelsen løfter blikket fra de daglige gøremål og beskæftiger os med nogle af de mere overordnede og strategiske mål og udfordringer for virksomheden Domea. I 2014 valgte vi at beskæftige os med Domeas demokratiske struktur, forstået som den måde hvorpå Domeas bestyrelse vælges og sammensættes. Den direkte årsag til, at vi valgte dette emne var, at der ikke længere er sammenhæng mellem Domeas administrative opbygning og de 9 regioner rundt om i landet. Der var dog også andre og mere tungtvejende udfordringer, som efter vores opfattelse gjorde det relevant at diskutere den demokratiske struktur, fx: Den poliske deltagelse i beboerdemokratiet er under forandring. Stadigt færre dyrker beboerdemokratiet som en livsstil og stadigt flere ser beboerdemokratiet som blot en af mange muligheder for at bringe egne evner og kompetencer i spil i en kortere eller længere periode. De nye og ofte yngre demokrater tiltrækkes ikke af et system, hvor adgangen til fx Domeas bestyrelse er betinget af mange års tro tjeneste i lokale afdelings- og organisationsbestyrelser, men det ændrer jo ikke ved, at deres evner og egenskaber kan være relevante for Domeas bestyrelse. Beboernes kendskab til Domea som en demokratisk ledet non-profit virksomhed er for ringe. Det er vores opfattelse, at mange beboere sidestiller Domea med private ejendomsadministratorer, der er ejet og styret af aktionærerne og i øvrigt sat i verden for at skabe overskud og afkast. Det giver misforståelser og unødige konflikter mellem beboerne og deres repræsentanter på den ene side og Domea på den anden, og det bidrager negativt til Domeas renommé. Beboerdemokratiet er stærkt reguleret på alle niveauer. De erfarne beboerdemokrater kender efterhånden alt til de særlige beslutningsprocesser i beboerdemokratiet, men måske er der også en tendens til, at vi er mere optaget af formelle strukturer og processer, end vi er optaget af de beslutninger vi træffer. Hvis beboerdemokratiet skal være mere attraktivt og meningsfuldt for den enkelte, så skal vi have et øget fokus på selve politikken på værdierne, på deltagelsen og indflydelsen og på muligheder og resultater snarere end på strukturer og processer. Vi skal kort sagt understøtte og udvikle et politisk system, som er i stand til at sætte spørgsmålstegn ved sig selv. Målsætningerne På baggrund af de konstaterede udfordringer og med respekt for det bestående ønsker bestyrelsen af forny den demokratiske struktur, så vi sikrer: At de bedst egnede kandidater bliver identificeret og valgt til bestyrelsen At der er en bred geografisk repræsentation i bestyrelsen At vi får en medarbejderrepræsentant fra den lokale ejendomsdrift i bestyrelsen At de beboervalgte også i fremtiden udgør et markant flertal i bestyrelsen At den enkelte beboer oplever en reel og direkte medindflydelse At princippet om direkte valg til formands- og næstformandsposten fastholdes At vi synliggør og understreger, at Domea er en demokratisk ledet virksomhed At vi udnytter mulighederne for at digitalisere valgprocessen bedst muligt At vi fastholder og respekterer repræsentantskabets suveræne kompetence til at vælge flertallet af bestyrelsens medlemmer At vi får en løbende fornyelse i bestyrelsens sammensætning 2

3 Udarbejdelsen af forslag Efter bestyrelsens strategiseminar i november 2014 har et udvalg under bestyrelsen arbejdet med at lave et oplæg med konkrete forslag. Udvalgets oplæg blev drøftet og tilpasset på et bestyrelsesmøde i februar Herefter blev oplægget drøftet på formandskonferencen den 14. marts i Nyborg med deltagelse af formænd og næstformænd fra en lang række boligorganisationer. På baggrund af de mange input og kommentarer fra formandskonferencen har udvalget og bestyrelsen nu tilpasset oplægget og fremlægger i alt 3 forslag vedrørende den fremtidige demokratiske struktur. 1. Forslag om ændret bestyrelsessammensætning og nye valgkredse 2. Forslag om ændret valgbarhed til Domeas bestyrelse og ny proces for indstilling af kandidater 3. Forslag om indførelse af åremålsbegrænsning for medlemmer af Domeas bestyrelse Du kan læse nærmere om de enkelte forslag på de følgende sider. Hvis repræsentantskabet kan godkende de fremsatte forslag til ny demokratisk struktur, så har bestyrelsen besluttet, at alle siddende bestyrelsesmedlemmer på nær den nye formand, som vælges i 2015, stiller deres kandidatur til rådighed i 2016, så der skal gennemføres valg til samtlige poster. 3

4 1: Ændret bestyrelsessammensætning og nye indstillingskredse Bestyrelsen foreslår følgende vedtægtsændringer: a) 10, stk. 1 om bestyrelsens sammensætning ændres, så der fremover vælges 10 beboerrepræsentanter i stedet for 11, og så der fremover vælges 2 medarbejderrepræsentanter fra hhv. administrationen og de administrerede boligorganisationer i stedet for 1 fra administrationen b) Betegnelsen regioner ændres til indstillingskredse i vedtægternes 10, stk. 2 c) Antallet af beboere ændres fra 11 til 10 i vedtægternes 10, stk. 3 d) Der indsættes ny 10, stk. 7, der præciserer, at man skal udtræde af Domeas bestyrelse, hvis man ophører med at bo i en boligorganisation, der har indgået forretningsfører- eller administrationsaftale med Domea. Tilsvarende skal man udtræde af bestyrelsen, hvis man fraflytter den indstillingskreds, som oprindeligt har indstillet en til bestyrelsen Forslaget er fremhævet med gult i vedlagte eksemplar af vedtægterne. Bestyrelsen foreslår herudover e) at Domeas fremtidige indstillingskredse fastsættes som beskrevet i vedlagte Regler og retningslinjer for Domeas indstillingskredse (kapitel 1). Forslaget vedtages med virkning fra de indstillinger og valg, som ordinært skal gennemføres i første halvår af Forslaget behandles under ét, idet delforslagene er gensidigt afhængige. Bemærkninger: Antallet af indstillingskredse reduceres fra de nuværende 9 regioner til 5 kredse. Bestyrelsen vil fortsat bestå af 15 medlemmer, og de beboervalgte vil fortsat udgøre et markant flertal. Antallet af beboervalgte reduceres dog med én, for at skabe plads til en repræsentant for medarbejderne på servicecentre/ejendomskontorer. Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Formand, direkte valgt Næstformand, direkte valgt 4 medlemmer indstillet af de fynske og jyske indstillingskredse 4 medlemmer indstillet af de sjællandske indstillingskredse 2 medarbejderrepræsentanter heraf 1 repræsentant for de administrative medarbejdere i Domeas og 1 repræsentant for medarbejderne på servicecentre og ejendomskontorer i de boligorganisationer, som har indgået administrations- eller forretningsføreraftale med Domea og herved overdraget ledelsesretten og -opgaven ift. medarbejderne til Domea 3 sagkyndige Medarbejderrepræsentanten for de administrative medarbejdere skal være juridisk ansat i DOMEA s.m.b.a. og må ikke være medlem af Domeas chefgruppe. Repræsentanten for medarbejderne på servicecentre og ejendomskontorer i de administrerede boligorganisationer må ikke være juridisk ansat i DOMEA s.m.b.a. eller hos de såkaldte platformskunder, som ikke har overdraget ledelsesretten og -opgaven ift. medarbejderne til Domea. 4

5 2: Ændret valgbarhed til Domeas bestyrelse og ny proces for indstilling af kandidater Bestyrelsen foreslår følgende vedtægtsændring: a) Kravet om, at man skal være medlem af en organisationsbestyrelse for at være valgbar til Domeas bestyrelse fjernes i vedtægternes 10, stk. 3 Bestyrelsen foreslår herudover: b) At kredsenes indstilling af kandidater fremover sker som beskrevet i vedlagte Regler og retningslinjer for Domeas indstillingskredse (kapitel 2). Forslaget vedtages med virkning fra de indstillinger og valg, som ordinært skal gennemføres i første halvår af Forslaget behandles under ét, idet delforslagene er gensidigt afhængige. Bemærkninger: Fremover skal alle beboere være valgbare til Domeas bestyrelse. I den nuværende struktur skal man være medlem af en organisationsbestyrelse for at være valgbar. Fremover skal alle beboere kunne deltage i afstemningen om, hvem der skal indstilles til bestyrelsen fra netop deres kreds. I den nuværende struktur er det kun boligorganisationernes repræsentanter på regionsmødet, der kan stemme om dette. Den nye indstillingsprocedure evalueres af repræsentantskabet efter 2 valgperioder (4 år). 5

6 3: Indførelse af åremålsbegrænsning for medlemmer af Domeas bestyrelse Bestyrelsen foreslår, at følgende formulering indskrives i garantforsamlingens og repræsentantskabsmødets forretningsorden og i de af bestyrelsen udarbejdede retningslinjer for valg af medarbejderrepræsentanter: Ved valg af bestyrelsesmedlemmer skal det tilstræbes, at intet bestyrelsesmedlem kommer til at sidde i en sammenhængende periode på mere end 8 år. Såfremt et siddende bestyrelsesmedlem vælges som formand eller næstformand, så gælder en ny 8-års periode dog fra det tidspunkt, hvor vedkommende vælges som formand eller næstformand. Den samlede valgperiode kan i så fald maksimalt udgøre 16 år. Forslaget vedtages med virkning fra de indstillinger og valg, som ordinært skal gennemføres i første halvår af Bemærkninger: Vi tror på, at løbende udskiftning og fornyelse i bestyrelsen er frugtbart både for det interne samarbejde i bestyrelsen og for omverdenens opfattelse af os. 6

7 4: Navneændring til Domea.dk Bestyrelsen foreslår, at Domea ændrer navn til Domea.dk. Forslaget indebærer en ændring af 1, stk. 1 i Domeas vedtægter. Den nye ordlyd er fremhævet med fed blå skrift i vedlagte eksemplar af vedtægterne, og ændringen er i øvrigt indarbejdet i vedtægternes øvrige bestemmelser. Navneændringen gælder med virkning fra repræsentantskabets godkendelse af forslaget. Bemærkninger: Med navneændringen ønsker bestyrelsen at understrege, at Domea er en moderne, effektiv og omkostningsbevidst virksomhed, hvor digitale løsninger spiller en afgørende rolle både i det daglige arbejde og som strategisk målsætning. 7

8 5: Tilpasning og præcisering af vedtægter Domeas bestyrelse foreslår følgende præciseringer og konsekvensrettelser: Oplysningerne om Holbæk Kommune som tidligere hjemstedskommune slettes i 1, stk. 2 Oplysningerne om Domeas garantikapital opdateres i 3, stk. 1 Det præciseres i 4, stk. 2, at medlemmer af Domeas repræsentantskab skal vælges blandt organisationsbestyrelsens medlemmer i den enkelte boligorganisation Begrebet en administreret boligorganisation erstattes med en almen boligorganisation, som har indgået administrations- eller forretningsføreraftale med Domea.dk i 3, stk. 1 og 3; 4, stk. 2; 5, stk. 2, 8, stk. 1 og 10, stk. 2 og 3. Ændringen sker for at understrege de lige rettigheder for alle almene boligorganisationer, uanset omfanget og karakteren af de administrative ydelser, som Domea leverer Begrebet datterorganisationer erstattes af boligorganisationer i 4, stk. 3 nr. 2 og i 5, stk. 2 Forslaget er fremhævet med fed orange skrift i vedlagte eksemplar af vedtægterne. Vedtægtsændringerne gælder med virkning fra repræsentantskabets godkendelse af forslaget. Bemærkninger: Med forslaget ønsker bestyrelsen at sikre, at vedtægterne er opdaterede og, at de giver anledning til så få tvivlsspørgsmål som muligt. 8

9 Forslag til reviderede VEDTÆGTER for Domea.dk Navn, hjemsted og formål Kapitel 1 1 Stk. 1. Administrationsorganisationens navn er Domea.dk Domea. Domea.dk er organiseret som en almen administrationsorganisation med begrænset ansvar (s.m.b.a). Stk. 2. Domea.dk har hjemsted i Holbæk kommune. Pr. 1/ har Domea.dk hjemsted i Høje Taastrup Kommune. 2 Stk. 1. Domea.dk har til formål at forestå opførelse, udlejning, administration, vedligeholdelse og modernisering af støttet boligbyggeri i overensstemmelse med reglerne i lov om almene boliger m.v. Domea.dk kan som led i denne virksomhed stifte datterorganisationer. Stk. 2. Domea.dk kan udover den i stk. 1, nævnte virksomhed udføre aktiviteter, som har en naturlig tilknytning til boligerne og administrationen af disse, eller som er baseret på den viden, Domea.dk har oparbejdet. Stk. 3. Domea.dks administration efter stk. 1, sker i henhold til aftale med hver enkelt administreret organisation. Domea.dk kan administrere de organisationer, som lov om almene boliger mv. tillader. Domea.dk hæfter ikke for administrerede boligorganisationers/foretagendernes eller garanters forpligtelser, med mindre andet er skriftligt aftalt. Domea.dks kapitalforhold Kapitel 2 3 Stk.1. Domea.dks garantikapital er kr., fordelt i garantibeviser på kr. Garantikapitalen er fuldt indbetalt. Bestyrelsen er bemyndiget til at udvide garantikapitalen med indtil kr. til kr. ved udstedelse af garantibeviser til administrerede almene boligorganisationer almene boligorganisationer, som har indgået administrations- eller forretningsføreraftale med Domea.dk. Side 1

10 Stk. 2. Garantibeviserne skal lyde på navn. Stk. 3. Alene almene boligorganisationer, som har indgået administrations- eller forretningsføreraftale med Domea.dk, har ret til at eje garantibeviser. Såfremt Domea.dks administrationsaftale med garanten ophører, har garanten pligt til øjeblikkeligt at lade sig indløse til kurs pari. Stk. 4. Garanterne hæfter ikke personligt for Domea.dks forpligtelser. Stk. 5. Ingen garantibeviser har særlige rettigheder. Stk. 6. Uden kommunalbestyrelsens samtykke må et garantibevis ikke overdrages eller pantsættes. Domea.dks ledelse Repræsentantskabet Kapitel 3 4 Stk. 1. Repræsentantskabet er Domea.dks øverste myndighed. Stk. 2. Repræsentantskabet består af Domea.dks bestyrelse. Desuden kan de administrerede organisationer de boligorganisationer, som har indgået administrationseller forretningsføreraftale med Domea.dk for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift, vælge en repræsentant fra sin organisationsbestyrelse, dog højst 7 repræsentanter i alt og mindst en skal være beboer. Stk. 3. Repræsentantskabet træffer beslutning om: 1) Valg af revisor. 2) Domea.dks administrations- og byggepolitik, herunder stiftelse af nye boligorganisationer datterorganisationer. 3) Erhvervelse eller salg af Domea.dks ejendomme. 4) Væsentlig forandring af Domea.dks ejendomme. 5) Grundkøb. 6) Iværksættelse af nyt byggeri. 7) Ændring af vedtægterne. 8) Opløsning af Domea.dk. Repræsentantskabet godkender Domea.dks vedtægter og årsrapport. Stk. 4. Repræsentantskabet godkender endvidere sideaktivitetsafdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende dispositioner vedrørende sideaktivitetsafdelingerne: 1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 2) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 3) Grundkøb. 4) Iværksættelse af nyt byggeri. 5) Nedlæggelse af en sideaktivitetsafdeling. Stk. 5. Repræsentantskabet kan beslutte at delegere kompetencen på et eller flere af de i stk. 4, nævnte områder til Domea.dks bestyrelse. Side 2

11 Stk. 6. Repræsentantskabet kan til enhver tid beslutte, at en kompetence, som udøves af Domea.dks bestyrelse, skal udøves af øverste myndighed. Stk. 7. Formanden for Domea.dks bestyrelse er tillige formand for repræsentantskabet. Stk. 1. Hvert år afholdes inden 6 måneder efter regnskabsårets slutning ordinært repræsentantskabsmøde. Dagsordenen for dette skal omfatte følgende punkter: 5 1. Valg af dirigent. 2. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen, for det senest forløbne år. 3. Endelig godkendelse af årsrapporten med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget. 4. Behandling af eventuelt indkomne forslag. 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 6. Valg af revisor. 7. Eventuelt. Stk. 2. Repræsentantskabet træffer på et ordinært repræsentantskabsmøde beslutning om, hvorvidt repræsentantskabet eller bestyrelsen vælger formand og/eller næstformand for bestyrelsen. Formand eller næstformand skal være beboer i en af datterorganisationerne eller i en af de administrerede organisationer boligorganisation, som har indgået administrations- eller forretningsføreraftale med Domea.dk. 6 Stk. 1. Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst 4 ugers varsel ved brev eller ved brug af digital kommunikation til samtlige repræsentanter. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Stk. 2. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når bestyrelsen finder anledning til det, når et tidligere repræsentantskabsmøde har besluttet det, eller når mindst 1/5 af repræsentanterne skriftligt anmoder om at få et angivet emne behandlet. I sidstnævnte tilfælde afholdes mødet senest 3 uger efter, at anmodning herom er modtaget. Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal ske med mindst 2 ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Når ekstraordinært repræsentantskabsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært repræsentantskabsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde, jf. dog 10, stk. 6, 5. pkt. 7 Stk. 1. Enhver repræsentant har ret til at få et angivet emne behandlet på repræsentantskabsmødet. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen, skal være indsendt til bestyrelsen senest 2 uger før det ordinære repræsentantskabsmøde. Indsendte forslag skal udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge før mødet, jf. 6, stk Stk. 1. Hvert medlem af repræsentantskabet har 1 stemme. Stk. 2. Såfremt ikke alle medlemmer af repræsentantskabet fra en administreret organisation boligorganisation, som har indgået administrations- eller forretningsføreraftale med Domea.dk, kan deltage, kan et eller flere medlemmer fra den pågældende organisation ved skriftlig fuldmagt afgive stemme svarende til det antal medlemmer, der ikke deltager. Side 3

12 9 Stk. 1. Beslutning træffes ved almindeligt stemmeflertal. Når 1/3 af de på mødet repræsenterede stemmer forlanger det, skal afstemningen være skriftlig. Forslag om ændring af vedtægterne eller opløsning af Domea.dk kan kun vedtages, hvis 2/3 af det samlede antal mulige stemmer er repræsenteret på mødet, og 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Er mindre end 2/3 af det samlede antal stemmer repræsenteret på mødet, men mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget, afholdes nyt møde inden 2 uger, og på dette møde kan forslaget - uanset antal repræsenterede stemmer - vedtages, hvis 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Stk. 2. I en protokol optages en kort beretning om forhandlingerne. Beretningen underskrives af dirigenten og formanden. Stk. 3. Repræsentantskabet træffer ved en forretningsorden beslutning om repræsentantskabsmødets afvikling. Bestyrelsen 10 Stk. 1. Bestyrelsen består af 15 medlemmer inklusiv formanden. Repræsentantskabet vælger medlemmer til bestyrelsen. Garantforsamlingen vælger 3 medlemmer med særlig indsigt på områder, der er væsentlige for almen boligvirksomhed efter indstilling fra bestyrelsen. 1 medlem vælges af og blandt Domea.dks medarbejdere og 1 medlem vælges af og blandt medarbejderne på servicecentre og ejendomskontorer i de boligorganisationer, som har indgået administrations- eller forretningsføreraftale med Domea.dk og herved overdraget ledelsesretten og -opgaven ift. de pågældende medarbejdere til Domea.dk. Bestyrelsen fastsætter valgregler for valg af medarbejderrepræsentanter efter valgregler fastsat af bestyrelsen. Samtidig med valg og udpegning af medlemmer vælges/udpeges suppleanter for disse. Stk. 2. Ved repræsentantskabets valg af bestyrelsesmedlemmer skal det tilstræbes, at der mindst vælges én repræsentant fra hver af Domea.dks indstilllingskredse regioner. Det tilstræbes endvidere, at en administreret boligorganisation boligorganisation, som har indgået administrations- eller forretningsføreraftale med Domea.dk højst kan have ét medlem af bestyrelsen. Stk. 3. Bestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer. Mindst af bestyrelsens medlemmer skal være beboere og skal være medlem af bestyrelsen i en administreret almen boligorganisation i en almen boligorganisation, som har indgået administrations- eller forretningsføreraftale med Domea.dk. Stk. 4. Medlemmer af kommunalbestyrelsen i den tilsynsførende kommune kan kun være medlem af bestyrelsen, hvis repræsentantskabet har truffet beslutning om, at kommunalbestyrelsen kan udpege et eller flere medlemmer af Domea.dks bestyrelse, medmindre de pågældende som boligtagere er valgt af beboerrepræsentanterne i den øverste myndighed. Stk. 5. Medlem af bestyrelsen kan ikke være: 1) Borgmesteren i den tilsynsførende kommune. 2) Rådmanden, i Københavns Kommune borgmesteren for den magistratsafdeling, hvortil tilsynet med de almene boligorganisationer er henlagt. 3) Formanden for det udvalg, hvortil tilsynet med almene boligorganisationer i kommunen er henlagt. 4) Ansatte i den del af den kommunale forvaltning, der udøver tilsynet med de almene boligorganisationer i kommunen. Side 4

13 Stk. 6. Hvert andet år afgår formanden. Af bestyrelsens øvrige medlemmer afgår halvdelen hvert år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, medlemmerne er valgt. Genvalg kan finde sted. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af den, der har valgt eller udpeget den pågældende. For kommunalbestyrelsesudpegede medlemmer finder reglerne i lov om kommunernes styrelse anvendelse. Stk. 7. Hvis et bestyrelsesmedlem, som er valgt af repræsentantskabet, ophører med at bo i en boligorganisation, som har indgået administrations- eller forretningsføreraftale med Domea.dk, så udtræder vedkommende samtidig hermed af bestyrelsen. Et bestyrelsesmedlem, som er valgt af repræsentantskabet efter indstilling fra kredsene, udtræder tillige, hvis vedkommende ophører med at bo i den kreds, som har indstillet vedkommende. Stk Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af repræsentantskabet, indtræder en af de valgte suppleanter. Findes der ingen suppleanter, indkalder bestyrelsen til ekstraordinært repræsentantskabsmøde til valg af bestyrelsesmedlem og suppleanter. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af garantforsamlingen, indtræder en af de valgte suppleanter. Findes der ingen suppleanter, indkalder bestyrelsen til ekstraordinær garantforsamling til valg af bestyrelsesmedlem og suppleanter. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt eller udpeget af andre, indtræder den pågældendes suppleant. Findes ingen suppleant, retter bestyrelsen henvendelse til den, der har valgt eller udpeget det pågældende bestyrelsesmedlem, med henblik på valg eller udpegning af et nyt bestyrelsesmedlem og suppleant. Stk Suppleanter indkaldes, når bestyrelsen træffer beslutning herom. Stk Ved en forretningsorden træffer bestyrelsen nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. 11 Stk. 1. Bestyrelsen har den overordnede ledelse af Domea.dk. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for budgetlægning, regnskabsaflæggelse og den daglige administration sker i overensstemmelse med de herfor gældende regler. Bestyrelsen er desuden ansvarlig for at udarbejde og indsende dokumentationsmateriale til brug for styringsdialogen med kommunalbestyrelsen til kommunalbestyrelsen. Stk. 2. Hvert år godkender bestyrelsen årsregnskaber for Domea.dk og for dens enkelte afdelinger. Endvidere vedtager bestyrelsen hvert år inden regnskabsårets udløb budget for Domea.dk og for dens enkelte afdelinger. Stk. 3. Som leder af den daglige drift kan bestyrelsen ansætte en administrerende direktør. Øvrige medlemmer af direktionen ansættes af bestyrelsen efter indstilling fra den administrerende direktør. Stk. 4. Domea.dk og dens enkelte sideaktivitetsafdelinger forpligtes ved underskrift enten af den samlede bestyrelse eller af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med den administrerende direktør. Stk. 5. Domea.dks bestyrelse kan meddele prokura. 12 Stk. 1. Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden eller, i dennes fravær, af næstformanden, når der skønnes at være behov herfor, samt når 2 medlemmer af bestyrelsen eller den administrerende direktør anmoder herom. Udover bestyrelsesmedlemmerne har Side 5

14 tillige den administrerende direktør og suppleanten til det medarbejdervalgte bestyrelsesmedlem adgang til bestyrelsens møder, dog uden stemmeret. Stk. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst 7 medlemmer er til stede. Stk. 3. Beslutning træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved almindeligt stemmeflertal. Står stemmerne lige, gør formandens eller, i dennes fravær, næstformandens stemme udslaget. Stk. 4. I en protokol optages en kort beretning om forhandlingerne. Beretningen underskrives af formanden. Garantforsamlingen 13 Stk. 1. Hvert år afholdes inden 6 måneder efter regnskabsårets afslutning ordinær garantforsamling. Dagsordenen for denne skal omfatte følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Orientering om Domea.dks virksomhed. 3. Beslutning om udbetaling af udbytte. 4. Behandling af eventuelt indkomne forslag. 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer. 6. Eventuelt. 14 Stk. 1. Den ordinære garantforsamling indkaldes af Domea.dks bestyrelse med mindst 4 ugers varsel ved brev eller ved brug af digital kommunikation til samtlige garanter. Indkaldelsen skal angive tid og sted for garantforsamlingen samt dagsorden. Den ordinære garantforsamling afholdes så vidt muligt i forlængelse af det ordinære repræsentantskabsmøde. Stk. 2. Ekstraordinær garantforsamling afholdes, når Domea.dks bestyrelse finder anledning til det, når en tidligere garantforsamling har besluttet det, eller når garanter, der ejer mindst 1/5 af garantikapitalen, skriftligt anmoder om at få et givet emne behandlet. I sidstnævnte tilfælde afholdes mødet senest 3 uger efter, at anmodning herom er modtaget. Indkaldelse til ekstraordinær garantforsamling skal ske med mindst 2 ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for garantforsamlingen samt dagsorden. Når ekstraordinær garantforsamling har været afholdt, kan ny ekstraordinær garantforsamling om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinær garantforsamling, jf. dog 10, stk. 6, 5 pkt. 15 Stk. 1. Til garantforsamlingen har enhver garant adgang. Stk. 2. Adgang til garantforsamlingen har tillige organisationens bestyrelse. Stk. 3. Enhver garant har ret til at få et angivet emne behandlet af garantforsamlingen og til at tage ordet. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen, må være indsendt til Domea.dks bestyrelse senest 2 uger før den ordinære garantforsamling. Indsendte forslag skal udsendes til garanterne senest 1 uge før garantforsamlingen, jf. 14. Side 6

15 Stk. 4. Hvert garantibeløb på kr. giver én stemme. Stemmeret kan udøves i henhold til fuldmagt. 16 Stk. 1. Beslutning træffes af de stemmeberettigede ved almindeligt stemmeflertal. Når en tredjedel af de fremmødte forlanger det, skal afstemningen være skriftlig. Stk. 2. I en protokol optages en kort beretning om forhandlingerne. Beretningen underskrives af dirigenten og formanden for Domea.dk. 17 Stk. 1. Garantforsamlingen træffer beslutning om udbetaling af udbytte. Stk. 2. Et medlem af Domea.dks bestyrelse indkaldes til garantforsamlingen for at orientere garanterne om Domea.dks virksomhed. Valg af revisor Kapitel 4 18 Stk. 1. Domea.dks årsrapporter revideres af en statsautoriseret revisor, der vælges på repræsentantskabsmødet. Revisor afgår hvert år, medmindre vedkommende genvælges. Årsrapport Kapitel 5 19 Stk. 1. Regnskabsåret for Domea.dk og dens afdelinger er kalenderåret. 20 Stk. 1. Den administrerende direktør forelægger udkast til årsrapporten for bestyrelsen. Stk. 2. Den vedtagne årsrapport underskrives af bestyrelsen, den administrerende direktør og påtegnes af revisor. 21 Stk. 1. Den godkendte årsrapport skal sammen med bestyrelsens årsberetning, revisors beretning og udskrift af revisionsprotokol indsendes til kommunalbestyrelsen, jf. 1, stk. 2, til gennemgang senest 6 måneder efter regnskabsårets afslutning. Regnskabsmaterialet skal ligeledes indsendes til Landsbyggefonden og til de enkelte medlemmers hjemstedskommuner. Side 7

16 Kapitel 6 Likvidation m.v. 22 Stk. 1. Likvidation af Domea.dk eller dens afdelinger finder sted efter de regler, der er fastsat herom for almene boligorganisationer. 0 Disse vedtægter suppleres af reglerne i lov om almene boliger m.v. og de bestemmelser, der er fastsat i medfør heraf. Vedtaget af Domea.dks repræsentantskab på ordinært repræsentantskabsmøde den 19. juni (Formandens underskrift) Side 8

17 Regler og retningslinjer for Domeas indstillingskredse Kapitel 1: Kredsenes afgrænsning Domeas indstillingskredse opdeler landet i 5 kredse, som følger de officielle danske regioner. De enkelte administrerede boligorganisationer og disses boliger indplaceres i kredsene iht. til boligorganisationens hjemstedskommune. Kredsene har til opgave at indstille bestyrelseskandidater og -suppleanter til Domeas bestyrelse. Valget af bestyrelsesmedlemmer og -suppleanter foretages af Domeas repræsentantskab efter indstilling fra kredsene. Kredsene indstiller i alt 8 kandidater som bestyrelsesmedlemmer og 8 personlige suppleanter for disse. Indstillingen og valg sker ordinært efter følgende model: Indstillingskreds Indstiller i ulige år Indstiller i lige år Indstiller i alt Nordjylland x 1 medlem og suppleant Midtjylland x 1 medlem og suppleant Syddanmark x x 2 medlemmer og suppleanter Sjælland x x 2 medlemmer og suppleanter Hovedstaden x x 2 medlemmer og suppleanter Side 1

18 Fra Syddanmark indstilles én bestyrelseskandidat og én suppleantkandidat fra hhv. Fyn og den øvrige kreds. Hvis et repræsentantskabsvalgt medlem, der er valgt efter indstilling fra kredsene, udtræder af bestyrelsen i sin valgperiode, så indtræder medlemmets personlige suppleant for den resterende del af valgperioden. Hvis der ikke findes en suppleant, eller hvis suppleanten indtræder i bestyrelsen og herefter udtræder i valgperioden, så er bestyrelsen berettiget til at lade en suppleant fra en af de øvrige indstillingskredse indtræde i bestyrelsen i dennes sted for perioden frem til næste ordinære repræsentantskabsmøde, hvor nyvalg af bestyrelsesmedlem og -suppleant finder sted efter indstilling fra kredsen. Findes der ingen suppleanter fra de øvrige kredse, så gennemføres ekstraordinært valg af bestyrelsesmedlem og suppleant efter indstilling fra kredsen. Kapitel 2: Indstillingsprocessen Enhver boligtager i uopsagt bolig og dennes myndige husstandsmedlemmer kan opstille og vælges som indstillingskredsens bestyrelses- og/eller suppleantkandidat og efterfølgende blive valgt til Domeas bestyrelse. I de år, hvor kredsen ordinært skal indstille kandidater, udsendes senest i februar måned en orientering til beboerne i samtlige uopsagte lejemål i kredsen om muligheden for at stille op som kredsens bestyrelseskandidat. Beboere, som flytter ind efter dette tidspunkt vil ikke kunne opstilles. Ved ekstraordinære indstillinger udsendes orientering senest 8 uger før det repræsentantskabsmøde, hvor valget skal finde sted. Det er en forudsætning for den enkeltes kandidatur, at det bakkes op af minimum 25 stillere. Hvert enkelt lejemål i kredsen kan højst være stiller for én kandidat med én stemme. Den enkelte kandidat afgør selv, hvorvidt vedkommende ønsker at opstille som kredsens kandidat til bestyrelses- og/eller suppleantposten. Hvis der ved indstillingsperiodens udløb kun er én kandidat til posten som bestyrelsesmedlem, så anses vedkommende for at være valgt uden afstemning. Tilsvarende gælder, hvis der ved indstillingsperiodens udløb kun er én kandidat til suppleantposten. Hvis der er mere end én kandidat til en eller begge poster, så afholdes et indstillingsmøde i kredsen, hvor kandidaterne får lejlighed til at præsentere sig selv. Alle boligtagere og disses voksne husstandsmedlemmer er adgangsberettigede til indstillingsmødet. Efter indstillingsmødets afholdelse gennemføres en digital valghandling, hvor hvert enkelt lejemål kan stemme på de opstillede kandidater. Hvert lejemål kan afgive 2 stemmer ift. valg af bestyrelseskandidaten og 2 stemmer ift. valg af suppleantkandidaten. Samme lejemål kan stemme på samme kandidat til både bestyrelses- og suppleantposten, hvis vedkommende er kandidat til begge. Den digitale afstemning suppleres med muligheder for at afgive stemme ved fremmøde på det lokale servicecenter. Beboere, som flytter ind efter valghandlingens igangsætning anses ikke for stemmeberettigede. Ved afstemningsperiodens udløb anses den kandidat, som har opnået flest af de afgivne stemmer, for valgt som kredsens hhv. bestyrelses- og suppleantkandidat. Ved stemmelighed blandt kandidater til samme post foretages lodtrækning. Hvis samme kandidat har opnået flest stemmer som både bestyrelses- og formandskandidat, så anses vedkommende for valgt som kredsens bestyrelseskandidat. Den kandidat, som har opnået næstflest stemmer som suppleantkandidat anses herefter for valgt som kredsens kandidat til suppleantposten. Hvis der i kredsen ikke er kandidater til posten som bestyrelsesmedlem og/eller suppleant, så vælger Domeas repræsentantskab det/de pågældende bestyrelsesmedlem(mer) og suppleant(er) uden indstilling fra kredsen, men efter eventuel indstilling fra bestyrelsen. Side 2

19 Domeas bestyrelse er bemyndiget til at fastsætte nærmere regler for indstillingsprocessen - herunder at tilpasse de ovenfor angivne frister for at sikre en hensigtsmæssige gennemførelse af indstillingsprocessen. Indstillingsproceduren evalueres af Domeas repræsentantskab senest i Vedtaget af Domeas repræsentantskab den 19. juni 2015 Side 3