BUDGETPROCES - DEN POLITISKE DEL UDARBEJDET AF: TEAM BUDGET, LEDELSESINFORMATION OG ANALYSE, CENTER FOR ØKONOMI OG EJENDOMME

Transkript

1 BUDGETPROCES DEN POLITISKE DEL UDARBEJDET AF: TEAM BUDGET, LEDELSESINFORMATION OG ANALYSE, CENTER FOR ØKONOMI OG EJENDOMME 1

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Anvendte forkortelser Rammerne for budgettet Budgetniveauer Rammestyring Basisbudgettet Anlægsrammen Indtægter Omstilling- og effektiviseringsplan Budgetmateriale Beskrivelser af budgetområder og aktiviteter Forslag til servicereduktioner Forslag til effektiviseringer og omlægninger Forslag til nye drifts- og anlægsopgaver Budgetforslag til 1. behandling Regnemaskine Lov & Cirkulæreprogram Direktionens budgetvurdering til budgettet Budgetbog og områdebeskrivelser Budgetproces Den politiske budgetproces Budgetfase Budgetfase Udmøntningsfase Opfølgningsfase Høring af medarbejdere og brugere Inddragelse af MED Inddragelse af brugere Samlet tidsplan for den politiske budgetproces

3 1. Indledning I budgetprocessen belyses de trin og processer, der er indeholdt i Helsingør Kommunes politiske budgetproces, tidsmæssigt og indholdsmæssigt. Dette papir er henvendt til det politiske niveau samt alle andre aktører, der er involveret i budgetprocessen. Formålet er at sikre, at alle aktører kan følge budgetprocessen igennem året og få klarhed over, hvornår de forskellige dele af processen finder sted. Den politiske budgetproces suppleres af den administrative proces, der beskriver trinene i den proces, der understøtter den politiske. Den administrative proces er henvendt til administrationen og vil blive udarbejdet, når den politiske budgetproces er godkendt. Budgetprocesbeskrivelsen er opdelt i 3 dele: Den første del Rammerne for budgettet beskriver de rammer for budgettet, der er vedtaget af byrådet og som skal følges gennem budgetprocessen samt den tekniske metode, der er valgt for budgetlægningen. I anden del Budgetproces beskrives den politiske proces ligesom processen for høring af medarbejdere og brugere af kommunens aktiviteter og ydelser gennemgås. Tredje del indeholder en samlet tidsplan for processen. 1.1 Anvendte forkortelser Igennem notatet og særligt i tabellerne er anvendt en del forkortelser for aktørerne i budgetprocessen. De er som følger: BY: Byrådet ØK: Økonomiudvalget FU: Fagudvalg ØE: Center for Økonomi og Ejendomme CC: Centerchefer CTM: Center for Teknik, Miljø og Klima SIM: Social- og Indenrigsministeriet KCL: Koncernledelsen DIR: Direktionen 3

4 2. Rammerne for budgettet Hovedformålet med dette afsnit er at beskrive de rammer, som bør overholdes når budgettet lægges. Afsnittet beskriver både de politiske rammer samt de rammer, der udgøres af den valgte tekniske metode til at danne budgetforslaget. De politiske rammer rummer bl.a. elementer fra den økonomiske politik, principper for økonomistyring og den metode, der er valgt til at finde finansiering til råderum og til at imødekomme statens omprioriteringsbidrag. De tekniske rammer beskriver bl.a., hvordan budgetforslaget dannes og hvilke indtægter, der indgår i budgettet. 2.1 Budgetniveauer Budgettet udarbejdes i et samarbejde mellem ØE og centrene og er inddelt på udvalgsniveau. Bevillinger lægges på budgetområdeniveau og udmøntes på de enkelte totalrammer. Udvalg Budgetområde 2 Teknik-, Miljø- og Klimaudvalg 201 Miljø, Natur og Klima Trafik, vej og parkering Nordsjællands park og vej 3 Kultur- og Turismeudvalg 309 Kulturen 4 Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalg 410 Sundhedsfremme 411 Idræt og Fritid 5 Børne- og Uddannelsesudvalg 512 Forebyggelse 513 Folke- og Specialskoler 514 UU Øresund 515 Dagtilbud og Specialbørnehaver 516 Børne- og Ungerådgivning 517 Udsatte Børn 6 Socialudvalg 618 Særlig Social Indsats 619 Omsorg og Ældre 620 Anden Social Service 621 Sundhed 7 Beskæftigelsesudvalg 722 Beskæftigelse 8 Økonomiudvalg 808 Lystbådehavne 823 Erhverv 824 Puljer 825 Ejendomme og Bygningsforbedringer 826 Administration 827 Redningsberedskabet 2.2 Rammestyring Helsingør Kommune har totalrammestyring med bevillingsniveau på budgetområdeniveau. Dette benævnes det administrative bevillingsniveau. Det medfører at: Den enkelte enhed stilles frit med hensyn til sammensætningen af forbrug mellem løn og drift. Alle budgetomplaceringer mellem udvalg og budgetområder skal godkendes i Byrådet. 4

5 Alle budgetomplaceringer mellem det rammestyrede og ikke-rammestyrede område indenfor samme budgetområde skal godkendes af Byrådet. Omplaceringer indenfor det enkelte budgetområde skal godkendes af fagudvalg og/eller centerchef, hvis omplaceringen ikke sker mellem det rammestyrede og ikkerammestyrede område. Enheden kan overføre mindreforbrug op til 3 pct. af den korrigerede budget til efterfølgende budgetår. Rammestyring og overførselsregler er nærmere beskrevet i Økonomisk politik for Helsingør Kommune og Principper for Økonomistyring. 2.3 Basisbudgettet Når budgettet lægges, omfatter det budgetforslagsåret (2017) samt de næste tre budgetoverslagsår ( ). Budgetforslaget er skitseret som vist i nedenstående figur. Det første budgetoverslagsår i sidste års budget, bliver næste års budgetforslag. Tilsvarende bliver de øvrige overslagsår i sidste års budget til de nye overslagsår i det nye budget. Derudover tilføjes det tredje overslagsår med udgangspunkt i overslagsår 3 (fra sidste års budget). Alle korrektioner til budgettet medtages i basisbudgettet. Hermed overføres driftsbudgettet inkl. korrektioner fra det seneste budget til det kommende års budget som vist nedenfor: Med denne fremskrivningsmetode sikres det, at alle de ændringer, der er vedtaget i det seneste budget, er medtaget i budgettet. Drifts- og anlægsbudgettet fremskrives derefter med KL s skøn for pris- og lønudvikling (med mindre andet er besluttet i BY). Budgettet korrigeres efterfølgende for nye norm- og mængdereguleringer og andre tekniske korrektioner, og danner således basisbudgettet. Ansvarlig: ØE 2.4 Anlægsrammen Anlægsbudgettet tager udgangspunkt i den aktuelle anlægsplan (investeringsplan). Anlægsplanen beskriver de anlægsprojekter, der er projekteret i budgetperioden. Den samlede anlægsplan opgøres som en nettoramme. Dog er det bruttoanlægsudgifterne, der er afgørende i forhold til det af regeringen fremsatte anlægsloft. I den økonomiske politik er der ligeledes vedtaget et anlægsniveau på aktuelt 160 mio. kr., der også opgøres brutto og anlægsplanen kan ikke overstige dette niveau. De afledte driftsomkostninger af anlægsplanen indarbejdes i basisbudgettet. 5

6 Omfattet af statsgaranti Ansvarlig: ØE og CTM 2.5 Indtægter Kommunens væsentligste indtægter kommer fra skatter og tilskud og udligning. Indtægterne afhænger dermed dels af antallet af borgere, den generelle økonomiske situation og de af skat fastsatte grundværdier i kommunen. Derudover er størrelsen af indkomstskatteprocent, grundskylds- og dækningsafgiftspromille afgørende. En del af indtægtsposterne er omfattet af statsgaranti, men kan også budgetteres selv. De væsentligste politiske beslutninger, der skal træffes på området er dermed: fastsættelsen af skatteprocenter valget mellem statsgaranti og selvbudgettering Indtægterne i Helsingør Kommune omfatter følgende: Indtægtskilde Forklaring Indkomstskat Tilskud og udligning Andre tilskud Provenu fra indkomstskat er beregnet på baggrund af befolkningsprognose og demografisk udvikling, samt en fremskrivning af tidligere års skatteopgørelse Indtægter fra den kommunale udligning, udligning af selskabsskat, generelt statstilskud samt udligning og tilskud vedrørende udlændinge og en modregning af udviklingsbidraget. Beregnes pba. skatteindtægter og kommunens socioøkonomiske forhold. Omfatter bl.a. tilskud til særligt vanskeligt stillede kommuner og kommuner med en høj andel af socialt belastede borgere samt to særlige tilskud til ældreområdet. Enkelte tilskud tildeles efter ansøgning, andre tildeles automatisk. Selskabsskat Grundskyld og dækningsafgift Andre skatter (Forskerskat og dødsboskat) Provenuet fra selskabsskat er budgetteret med sikkerhed i det kommende budgetår, da de selskabsskatter, som kommunen modtager i et givent år, er den faktiske selskabsskat, som virksomhederne opkræves af deres indtægter i året tre før budgetåret. Grundskyld: Samlet provenu af grundskyld på normaljord og produktionsjord Dækningsafgift: Samlede provenuer fra grunde i offentligt eje, værdien af bygninger i offentligt eje samt værdien af privatejede bygninger, der benyttes til erhvervsformål. Provenu fra grundskyld og dækningsafgift beregnes med udgangspunkt i de aktuelle grundvurderinger samt den aktuelle grundskylds- og dækningsafgiftspromille. Provenu vedrørende dødsboskat, samt 1/3 af provenuet fra forskerskatordningen. Beskæftigelsestilskud Beskæftigelsestilskuddet udmeldes foreløbigt i Social- og Indenrigsministeriets tilskudsbog for budgetåret. Tilskuddet er sammensat af flere enkelttilskud og omfattet af en midtvejs- og efterreguleringsordning i budgetåret. 6

7 Indtægterne i budgettet udarbejdes primært på baggrund af KL s tilskudsmodel. Statsgarantien udmeldes i starten af juli af Social- og Indenrigsministeriet for budgetforslagsåret og hermed har kommunens valg af selvbudgettering eller statsgaranti kun påvirkning af budgetforslagsåret. Budgetoverslagsårene skønnes af ØE. Indtægtsprognosen udarbejdes første gang i april (hvor prognosen dog er behæftet med stor usikkerhed) og opdateres løbende - som hovedregel minimum ved budgetseminaret i september og til budgettet til første og anden behandlingen. Der skal senest til budgettets anden behandling udarbejdes et notat vedrørende ØE s anbefaling af statsgaranti eller selvbudgettering for indtægtssiden af budgettet. Ansvarlig: ØE 2.6 Omstilling- og effektiviseringsplan Som en følge af folketingets vedtagelse af omprioriteringsbidraget, hvor kommunerne hvert år skal spare 1 pct. af de samlede serviceudgifter, skal Helsingør Kommune finde besparelser for ca. 30 mio. kr. årligt. Dette er et nyt krav, da omprioriteringsbidraget blev indført i forbindelse med økonomiaftalen for 2016 og vedtaget for 2017 og fremefter i forbindelse med finansloven for og derfor først er indført i dette års budgetproces. Derudover fremgår det af Helsingør Kommunes økonomiske politik, at der hvert år skal tilvejebringes et råderum på 1 pct. i budget svarende til ca. 30 mio. kr. pr. år. Råderummet tilvejebringes ved hjælp af effektiviseringstiltag, der sikrer samme service for færre midler. Dette er fastlagt af den økonomiske politik. I alt skal der dermed hvert år findes besparelser og/eller effektiviseringer for samlet set ca. 60 mio. kr. for at Helsingør Kommune kan leve op til økonomiaftalen samt finde det råderum, der skal til for dels at bringe budgettet i balance og dels finde finansiering til nye tiltag eller skattelettelser. Opgaven med at finde de 60 mio. kr. er kendt og relativt upåvirket af resultatet af en økonomiaftale. Derfor skal udvalgene allerede på deres budgetmøde i juni komme med forslag til hvordan udvalgets andel af de 60 mio. kr. skal finansieres. Dette giver udvalgene og de enkelte udvalgsmedlemmer mulighed for at prioritere, hvilke forslag, der skal indgå i budgetforhandlingerne efter sommerferien, og dermed også hvilke forslag, der ikke skal indgå. Administrationen udarbejder forslag til servicereduktioner og effektiviseringstiltag, der skal hjælpe udvalgene med at vedtage deres finansieringsbidrag. Administrationen udarbejder forslag til effektivisering svarende til 30 mio. kr. og forslag til servicereduktioner for minimum 60 mio. kr. Dermed vil der være et samlet prioriteringskatalog på minimum 90 mio. kr. hvorfra udvalgene kan udvælge de forslag de vil indstille som deres del af finansieringsbidraget på 60 mio. kr. Fordelingen mellem effektiviseringer og servicereduktioner er underordnet, så længe udvalget når deres måltal. Måltallene fremgår af nedenstående tabel. 7

8 Udvalg Budget servicedrift 2016 Måltal effektiviseringer Måltal servicereduktioner Samlet Måltal Teknik-, Miljø- og Klimaudvalg 123,1 1,3 1,3 2,6 Kultur- og Turismeudvalg 93,1 1,0 1,0 2,0 Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalg 46,8 0,5 0,5 1,0 Børne- og Uddannelsesudvalg 1.090,9 11,7 11,7 23,3 Socialudvalg 849,2 9,1 9,1 18,2 Beskæftigelsesudvalg 7,7 0,1 0,1 0,2 Økonomiudvalg 594,5 6,4 6,4 12,7 I alt 2.805,2 30,0 30,0 60,0 Efter sommerferien er den reelle økonomiske udfordring kendt og udvalgenes finansieringsbidrag indgår i de politiske forhandlinger. Hvis finansieringsbehovet er mindre end 60 mio. kr. kan nogle af de vedtagne finansieringselementer annulleres. Ansvarlig: KCL 2.7 Budgetmateriale Til brug for de politiske drøftelser og forhandlinger vil administrationen udarbejde et omfangsrigt budgetmateriale, der skal gøre det muligt at orientere sig i budgettet samt at foretage prioriteringer i form af tilvalg og fravalg af budgetaktiviteter og ændringer i serviceniveauet. Termen budgetaktiviteter (eller bare aktiviteter) dækker over Helsingør Kommunes serviceydelser, administrationsopgaver og overførselsudgifter. Budgetmaterialet for budget vil omfatte: Beskrivelser af budgetområder samt de enkelte aktiviteter Forslag til servicereduktioner Forslag til effektiviseringstiltag Forslag til nye drifts- og anlægsopgaver Budgetmaterialet for de enkelte udvalg vil i første omgang blive forelagt de respektive udvalg på budgetmødet i maj/juni og efterfølgende samles for hele kommunen i mapper, der vil blive udsendt til hele byrådet medio juli Beskrivelser af budgetområder og aktiviteter Der vil blive udarbejdet beskrivelser af alle budgetområder og de aktiviteter, der hører ind under de enkelte budgetområder. Områdebeskrivelserne vil omfatte: En beskrivelse af selve budgetområdet Lovgrundlag for området En oversigt over de tilhørende aktiviteter Relevante nøgletal for området Mål for området Demografi- og tildelingsmodeller for området 8

9 Der udarbejdes beskrivelser af alle aktiviteter. Beskrivelserne skal indeholde en fyldestgørende beskrivelse af aktivitetens art, omfang og betydning for borgerne samt et budget for den enkelte aktivitet Forslag til servicereduktioner De enkelte centre udarbejder forslag til reduktion af servicen på centrets område. En servicereduktion kan enten være et helt ophør med at udføre en aktivitet eller at ændre serviceniveauet på en eller flere aktiviteter. Administrationen udarbejder forslag, der samlet svarer til minimum 2 pct. af servicedriftsbudgettet (ca. 60 mio. kr.). Forslagene samles med effektiviseringsforslagene i et samlet prioriteringskatalog, hvorfra udvalgene kan udvælge forslag svarende til deres måltal Forslag til effektiviseringer og omlægninger Administrationen udarbejder ligeledes en række forslag til tiltag, hvor en aktivitet helt eller delvis kan omlægges, så serviceniveauet bibeholdes men for færre midler. Ved en effektivisering forstås også tiltag, hvor tilbuddet omlægges til eksempelvis andre og billigere lokationer, men hvor selve tilbuddet er uændret. Administrationen udarbejder forslag, der samlet set svarer til minimum 1 pct. af servicedriftsbudgettet (ca. 30 mio. kr.) Forslag til nye drifts- og anlægsopgaver Et forslag til en ny driftsopgave defineres som et forslag om en ændring i driften, der øger driftsbudgettet. Dette kan eksempelvis være en ændring i serviceniveauet. Nye driftsopgaver, der er absolut nødvendige og uundgåelige indarbejdes i budgetforslaget som en driftskorrektion. Et forslag til en ny anlægsopgave defineres som et forslag om et nyt anlægsprojekt, der skal prioriteres indenfor anlægsrammen. Anlægsforslagene skal godkendes af fagudvalgene, der vil få forelagt en liste over alle nye forslag. Forslagene skal være af en sådan karakter, at de anses som nødvendige af hensyn den fortsatte drift. Det vil sige, at centrene primært kan ytre ønske om renoveringer, udbygninger eller andre investeringer, der understøtter den fortsatte drift. Forslag til helt nye anlægsopgaver, der kan ses som en udbygning af serviceniveauet, skal fremsættes af udvalget selv. Alle forslag vil blive delt op i prioritet 1 og 2, alt efter nødvendigheden af forslaget. Op til første og anden behandlingen af budgettet kan der fremsættes forslag til drifts- og anlægsopgaver fra politisk side. Forslag skal fremsættes i tilstrækkelig tid, således at forslagene kan nå økonomisk sagsbehandling i ØE og andet relevant center. Forslagene kan prioriteres i forbindelse med budgetforhandlingerne. Ansvarlig: ØE (tovholder) med bidrag fra alle de øvrige centre. 2.8 Budgetforslag til 1. behandling Basisbudgettet danner udgangspunkt for det budgetforslag, der fremlægges til første behandlingen. Finansieringsbidraget på samlet set 60 mio. kr. fra de enkelte udvalg er dog indarbejdet i forslaget. Derudover indgår den eksisterende anlægsplan i budgetforslaget. Alle forslag til nye drifts- og anlægsopgaver holdes ude af budgetforslaget, men fremlægges i budgetmapperne og indgår de videre politiske drøftelser. Indtægtssiden udgøres af den seneste prognose, der på tidspunktet for første behandlingen er relativ sikker. På baggrund af dette opgøres balancen mellem kendte indtægter og udgifter. Hvis balancen er negativ, skal der findes yderligere besparelser eller effektiviseringer, der bringer budgettet i balance. Hvis balancen er positiv kan overskuddet bruges til kasseopbygning eller der kan tilvælges nye opgaver eller enkelte vedtagne besparelser kan annulleres. 9

10 Ansvarlig: ØE (tovholder) med bidrag fra alle de øvrige centre. 2.9 Regnemaskine I forbindelse med udarbejdelsen af budgetmaterialet udarbejdes også en regnemaskine, der kan anvendes som et værktøj til se effekten af de politiske til- og fravalg i budgettet. Regnemaskinen udarbejdes med udgangspunktet i budgetforslag og indeholder muligheden for at til- og fravælge alle forslag til servicereduktioner og effektiviseringstiltag sammen med forslag til nye drifts- og anlægsopgaver. Ansvarlig: ØE 2.10 Lov & Cirkulæreprogram Når aktstykket vedrørende lov- og cirkulæreprogrammet (en oversigt over nye love, der har økonomisk betydning for kommunerne) modtages fra Social- og Indenrigsministeriet, beregnes tilskuddet for Helsingør Kommune ved hjælp af bloktilskudsnøglen (kommunens andel af alle den samlede befolkning). ØE fordeler derefter de sager, hvor tilskuddet udgør mere end kr. på det/de budgetområder, sagen vedrører. De sager, hvor tilskuddet er mindre end kr., tilfalder kassen. Hvis det konstateres, at en sag har større eller mindre tilskud end det skønnede, kan sagen tages op og revideres ved første budgetrevision i budgetåret jf. Økonomisk politik for Helsingør Kommune. I tilfælde af, at der allerede er givet bevilling til opgaven, tilgår tilskuddet kassen. Tilsvarende hvis det er en opgave, der ikke varetages og ikke skal varetages i Helsingør Kommune tilgår tilskuddet kassen. Ansvarlig: ØE 2.11 Direktionens budgetvurdering til budgettet Direktionen udarbejder en budgetvurdering til første behandlingen (udsendes juli måned) af budgettet. Budgetvurderingen har form som et notat, der beskriver årets budgetudfordringer, balancen i budgetforslaget samt en række anbefalinger til budgettet. Ansvarlig: DIR 2.12 Budgetbog og områdebeskrivelser Det vedtagne budget samles og publiceres i en budgetbog, der kan findes på kommunens hjemmeside og som også trykkes i et begrænset antal. Budgetbogen indeholder alt relevant materiale vedrørende det vedtagne budget. Indeholdt i budgetbogen er bl.a. en beskrivelse af de individuelle budgetområder, som har til formål, at beskrive det specifikke budgetområde. Budgetområdebeskrivelserne bliver forelagt fagudvalgene i juni. Ansvarlig: ØE (tovholder) med bidrag fra de øvrige centre. 10

11 3. Budgetproces Processen opdeles i 4 faser: 1. Budgetfase 1, der starter primo 2016 og slutter i juni måned med en orientering i ØK. Fasen indledes med vedtagelsen af nærværende notat om budgetprocessen i ØK og BY, og fortsætter med udarbejdelsen af budgetanalyser på særligt udvalgte områder (hvis besluttet). I denne fase skal arbejdet med udgiftssiden være så godt som afsluttet. Dvs. alle tekniske korrektioner (norm- og mængderegulering, pl-fremskrivning etc.) er færdige. Samtidig skal budgetmaterialet være færdigt og forelægges fagudvalgene, der på budgetmødet vedtager deres finansieringsbidrag. I første budgetfase er der også indlagt et strategiseminar, hvor Byrådet igangsætter den forestående budgetproces. 2. Budgetfase 2 starter med indgåelse af økonomiaftalen i juni og slutter med vedtagelsen af budgettet senest 15. oktober. I løbet af denne proces beregnes kommunens indtægter samt konsekvenser af årets økonomiaftale. På baggrund af dette opgøres balancen mellem indtægter og udgifter i budgetforslaget. Materiale udarbejdes til Økonomiudvalgets og Byrådets 1. og 2. behandling. Derudover afholdes der et budgetforhandlingsseminar i september måned med fokus på politiske budgetforhandlinger. 3. Udmøntningsfasen starter ved budgetvedtagelsen. I denne fase udmøntes det vedtagne budget, tastes færdigt i økonomisystemet, indberettes til Social- og Indenrigsministeriet samt Danmarks Statistik og offentliggøres. Derudover vil de enkelte fagudvalg blive orienteret om konsekvenserne af årets budgetforlig. Hvis budgetforliget påvirker taksterne, vil taksterne blive genberegnet og fremlagt til godkendelse. 4. Budgetopfølgningsfasen, hvor budgettet revideres gennem 2 årlige budgetrevisioner den 30/4 og den 31/8 samt det obligatorisk halvårsregnskab (krav fra Social- og Indenrigsministeriet). Endelig afrundes budgetopfølgningen med årsregnskabet året efter budgetåret. Budgetprocessen er en politisk proces, der understøttes af en omfattende administrativ proces. Nedenfor uddybes den politiske proces. Den administrative proces beskrives i et særskilt notat, der udarbejdes og godkendes i koncernledelsen efter godkendelse af den politiske proces. Til sidst i dette afsnit gennemgås processen for høring af medarbejdere og brugere af kommunens ydelser og aktiviteter. 3.1 Den politiske budgetproces Det politiske spor omfatter alle de politiske drøftelser om budgettet, der gennemføres på baggrund af de første økonomiske skøn for det kommende års budget, som administrationen udarbejder, over den endelige vedtagelse af budgettet i oktober til det afsluttende regnskab året efter Budgetfase 1 Byrådet indleder året med at godkende budgetprocessen. Budgetfase 1 indebærer herefter en drøftelse og vedtagelse af de enkelte udvalgs finansieringsbidrag. Denne drøftelse finder sted på udvalgenes budgetmøde i juni pba. af det budgetmateriale, der udarbejdes af administrationen. 11

12 Endvidere er der i budgetfase 1 indeholdt et strategiseminar, hvor BY får lejlighed til at drøfte vision og strategi i relation til budgettet. Tidsplanen kan ses nedenfor: Udvalg og tidspunkt ØK: 18/1 BY: 25/1 Emne og Indhold Budgetproces Økonomiudvalget og Byrådet godkender budgetprocessen. - Budgetanalyser Evt. besluttede budgetanalyser sættes i gang efter godkendelse af budgetprocessen. BY: 21/4 Strategiseminar Byrådet drøfter den forestående proces særlige sager og udfordringer af relevans for kommunens økonomi præsenteres af Center for Økonomi og Ejendomme SU: 3/5 TMK: 3/5 BEU: 4/5 KTU: 9/5 BU: 9/5 SIF: 10/5 ØK: 23/5 Forslag til nye anlægsopgaver FU fremsætter forslag til nye anlægsopgaver KTU: 6/6 BU: 6/6 SU: 7/6 TMK: 7/6 BEU: 8/6 SIF: 9/6 ØK: 13/6 Budgetmøde i fagudvalg budgetområdebeskrivelser forelægges udvalg sammen med beskrivelser af alle aktiviteter forslag til servicereduktioner og effektiviseringstiltag forelægges Udvalget vedtager udmøntningen af finansieringsbidraget samlet liste over centrenes forslag til nye anlægsopgaver forelægges for fagudvalg, så de kan prioritere hvilke, der skal indgå i budgetforhandlingerne mulighed for at fremsætte nye forslag til drifts- og anlægsopgaver, der ikke indgår på administrationens liste driftskorrektioner til budgettet godkendes evt. forelæggelse af takster Tidsplanen indeholder kun møder med forventet budgetmæssig karakter. Der tages forbehold for at møder flyttes og aflyses. ØK = Økonomiudvalg, BY = Byråd, FU = Fagudvalg Budgetfase 2 I budgetfase 2 behandles budgetforslaget, der er dannet pba. basisbudgettet, finansieringsbidraget og den seneste indtægtsprognose. Den politiske proces leder frem mod indgåelsen af et budgetforlig og vedtagelsen af et samlet budget senest d. 15. oktober. Processen centreres omkring budgetforhandlingsseminaret samt 1. og 2. behandlingen i først Økonomiudvalget og efterfølgende i Byrådet. Efter indgåelse af økonomiaftale mellem KL og regeringen, og publiceringen af lov- og cirkulæreprogrammet kan der udarbejdes et budgetforslag for kommunen på baggrund af basisbudgettet. Dette budgetforslag vil blive præsenteret for Økonomiudvalg/Byråd og blive 12

13 udsendt til alle byrådsmedlemmer sammen med budgetområdebeskrivelser og beskrivelser af alle aktiviteter. Forslag til servicereduktioner og effektiviseringstiltag udsendes i et samlet prioriteringskatalog sammen med forslag til nye drifts- og anlægsopgaver. Desuden udsendes Direktionens budgetvurdering til budgetbehandlingerne sammen en række andre notater om forudsætninger for budgetlægningen. Alt materialet samles i 2 budgetmapper. En regnemaskine (simuleringsværktøj) til budgettet vil desuden være tilgængelig for byrådsmedlemmerne. Ved hjælp af regnemaskinen vil det være muligt at se effekten på budgettet af de ændringer, der foretages. Regnemaskinen vil desuden vise effekten på den gennemsnitlige likviditet. 1. behandlingen efterfølges af et 2-dages budgetforhandlingsseminar inden 2. behandlingen starter i Økonomiudvalget d. 26. september og afsluttes med budgetvedtagelsen i Byrådet d. 3. oktober. Fra udsendelsen af materialet til 1. behandlingen og frem til budgetvedtagelsen i oktober vil der være politiske forhandlinger partierne imellem med støtte fra ØE, centerchefer og direktionen. Tidsplanen for den politiske del i fase 2 fremgår nedenfor: Udvalg og tidspunkt BY: 24/6 Emne og Indhold Orienteringsmøde om økonomiaftale Centerchef for ØE orienterer om årets økonomiaftale og konsekvenser heraf. Slut juli Budgetmateriale udsendes ØE udsender materiale til BY, direktion, centerchefer og øvrigt administrativt personale til brug for det forestående budgetarbejde. Materiale vil som minimum indeholde: et samlet budgetforslag pba. basisbudgettet, finansieringsbidraget samt seneste indtægtsprognose anlægsplanen fra sidste års budget et notat om direktionens budgetvurdering med opmærksomhedspunkter, et estimat af balancen mellem udgifter og indtægter samt anbefalinger til opnå balance i budgettet oversigter over drifts- og anlægskorrektioner oversigter og beskrivelser af forslag til nye drifts- og anlægsopgaver beskrivelser af alle aktiviteter en oversigt samt beskrivelse af alle forslag til servicereduktioner og effektiviseringstiltag regnemaskinen diverse ansøgning om tilskud fra puljer ØK: 29/8 BY: 5/9 1. behandling af budget ØK og BY drøfter det udsendte budgetmateriale og budgetforslaget. Hvis der foreligger svar fra Social- og Indenrigsministeriet på ansøgninger om tilskud og lånedispensationer, vil disse blive forelagt. September/ Oktober Politiske forhandlinger I perioden fra 1. behandlingen frem til budgetvedtagelsen inviterer Borgmesteren til budgetforhandlinger med alle politiske partier. BY: 14-15/9 Budgetforhandlingsseminar 13

14 Der sigtes imod at seminaret anvendes til at indgå et budgetforlig. ØK: 26/9 BY: 3/10 2. behandling og vedtagelse af budget ØK og BY foretager en 2. behandling af budgettet. Herunder: godkendelse af tekniske korrektioner til budgettet siden 1. behandlingen foreløbig godkendelse af takster fastsættelse af personskatteprocenter, grundskyld, dækningsafgift og kirkeskatteprocent valg af selvbudgettering eller statsgaranti godkendelse af politiske ændringsforslag til budgettet og vedtagelse af budget September/ Oktober Budgetaftale Indholdet af budgetaftalen præsenteres på et pressemøde og der udarbejdes en budgetaftale med underskrifter af deltagende partier. Tidsplanen indeholder kun møder med forventet budgetmæssig karakter, der tages forbehold for at møder flyttes eller aflyses ØK = Økonomiudvalg, BY = Byråd, FU = Fagudvalg Udmøntningsfase I udmøntningsfasen præsenteres og offentliggøres budgettet samtidig med at FU orienteres om konsekvenserne af budgettet. Udvalg og tidspunkt SU: 1/12 TMK: 1/12 KTU: 5/12 BU: 5/121 SIF: 6/12 BEU: 7/12 ØK: 12/12 Emne og Indhold Orientering om budget ØE og de respektive centre orienterer fagudvalgene om konsekvenserne af budgettet og konkrete implementeringsplaner for de besluttede forslag. ØK: 21/11 BY: 28/11 Takster Takster genberegnes efter budgetvedtagelse og forelægges ØK og BY til godkendelse. Tidsplanen indeholder kun møder med forventet budgetmæssig karakter, der tages forbehold for at møder flyttes eller aflyses ØK = Økonomiudvalg, BY = Byråd, FU = Fagudvalg Opfølgningsfase I opfølgningsfasen behandler FU, ØK og BY revisionerne af budgettet samt det obligatoriske halvårsregnskab. I forbindelse med budgetrevisionerne kan der søges om tillægsbevilling til budgettet og om frigivelser af opsparede midler. BY godkender i forbindelse med revisionerne begge dele. Opfølgningsfasen forløber hen over selve budgetåret. Udvalg og tidspunkt FU/ØK/BY Juni Emne og Indhold Godkendelse af 1. budgetrevision pr. 30/4 1. Budgetrevision fremstilles for fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd til godkendelse inkl. tillægsbevillinger og frigivelser. 14

15 ØK/BY September FU/ØK/BY Oktober Godkendelse af halvårsregnskab pr. 30/6 Halvårsregnskabet fremstilles for Økonomiudvalg og Byråd til godkendelse. Udarbejdes af ØE med bidrag fra centre og decentrale enheder. Godkendelse af 2. budgetrevision pr. 31/8 2. Budgetrevision fremstilles for fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd til godkendelse. Tidsplanen indeholder kun møder med forventet budgetmæssig karakter, der tages forbehold for at møder flyttes eller aflyses ØK = Økonomiudvalg, BY = Byråd, FU = Fagudvalg 3.2 Høring af medarbejdere og brugere I forbindelse med årets budgetproces tilstræbes det, at medarbejdere, brugere, råd og andre interessenter høres og får lejlighed til at kommentere på budgettet. For medarbejderne sker det gennem en inddragelse MED-organisationen i processen og for brugere sker det gennem en høring af relevante råd Inddragelse af MED MED inddrages i budgetprocessen med mulighed for at afgive bemærkninger til de dele af budgettet, der har konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. H-MED repræsenterer MED organisationen på budget- og forhandlingsseminariet samt ved dialogmøder. Tidspunkt Hele budgetåret (2016) Emne og Indhold MED inddrages i budgetopfølgningen Medfører budgetopfølgningen ændringer, som vurderes at have betydning for arbejds- eller personalemæssige forhold, skal de drøftes på de relevante niveauer i MED-systemet Juni C-MED Næstformanden for relevante C-MED deltager i behandlingen af budgettet i fagudvalg. For Økonomiudvalget som fagudvalg deltager næstformanden for H- MED. 29/8 MED s bemærkninger til 1. behandlingen H-MED får tilsendt dagsorden med punkt vedr. 1. behandlingen af det samlede budgetforslag. H-MED s eventuelle bemærkninger vedr. konsekvenser for arbejds- og personaleforhold indgår efterfølgende i Byrådets 1. behandling af det samlede budget /9 H-MED på budgetforhandlingsseminar H-MED deltager på kommunes budget- og forhandlingsseminar. 26/9 H-MED mødes med ØK forud for 2. behandlingen H-MED mødes med ØK på samme dag som 2. behandlingen af det samlede budgetforslag, men inden selve 2. behandlingen. H-Med inddrages med henblik på at afgive bemærkninger, hvis der fremkommer ændringsforslag under ØK s 2. behandling af det samlede budget, som har konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. 15

16 3.2.2 Inddragelse af brugere Brugerinddragelse i budgetprocessen er detaljeret beskrevet i notatet Inddragelse af MED organisation og høringer af diverse råd i budgetprocessen Seks råd inddrages i budgetprocessen: Integrationsrådet, Handicaprådet, Ældrerådet, Idrætsog Fritidsforum og Udsatterådet. Rådene høres mellem 2. behandlingen af det samlede budget i Økonomiudvalget og 2. behandlingen af det samlede budget i Byrådet af det samlede budget i Byrådet. De får tilsendt dagsorden med punkt vedr. Økonomiudvalget 2. behandling af det samlede budget. Rådene holder møde og afgiver eventuelle bemærkninger, som fremsendes til Byrådet forud for 2. behandlingen af det samlede budget i Byrådet. Ældrerådet høres udover ovenstående op til Socialudvalgets behandling af budgettet på budgetområde 619 Omsorg og Ældre, og sender eventuelle bemærkninger til Socialudvalgets møde den 7. juni. Hvert år i august måned inviterer borgmesteren desuden repræsentanter for de råd, som er nedsat af Byrådet og som har høringsret i forhold til budgettet, til et forudgående orienteringsmøde om budgettet. Der inviteres endvidere en repræsentant for de politiske grupper til at deltage i orienteringsmødet. De respektive centre er ansvarlige for at udsende dagsorden, samt at videreformidle evt. bemærkninger fra rådene til Byrådet. Tidspunkt Juni Indhold Høring af Ældreråd Ældrerådet afgiver bemærkninger til Socialudvalgets møde i juni vedr. Budgetområde 619 Omsorg og Ældre. August Orientering om budgettet Borgmesteren inviterer repræsentanter for de råd, som er nedsat af Byrådet og som har høringsret i forhold til budgettet, til et forudgående orienteringsmøde om budgettet. September Høring af råd Råd høres og afgiver bemærkninger forud for BY s 2. behandling af budgettet 16

17 4. Samlet tidsplan for den politiske budgetproces Tidsplan for det politiske spor Udvalg og Emne og Indhold tidspunkt ØK: 18/1 BY: 25/1 Budgetproces Økonomiudvalget og Byrådet godkender budgetprocessen. - Budgetanalyser Evt. besluttede budgetanalyser sættes i gang efter godkendelse af budgetprocessen. BY: 21/4 Strategiseminar Byrådet drøfter den forestående proces særlige sager og udfordringer af relevans for kommunens økonomi præsenteres af Center for Økonomi og Ejendomme SU: 3/5 TMK: 3/5 BEU: 4/5 KTU: 9/5 BU: 9/5 SIF: 10/5 ØK: 23/5 Forslag til nye anlægsopgaver FU fremsætter forslag til nye anlægsopgaver KTU: 6/6 BU: 6/6 SU: 7/6 TMK: 7/6 BEU: 8/6 SIF: 9/6 ØK: 13/6 Budgetmøde i fagudvalg budgetområdebeskrivelser forelægges udvalg sammen med beskrivelser af alle aktiviteter forslag til servicereduktioner og effektiviseringstiltag forelægges Udvalget vedtager udmøntningen af finansieringsbidraget samlet liste over centrenes forslag til nye anlægsopgaver forelægges for fagudvalg, så de kan prioritere hvilke, der skal indgå i budgetforhandlingerne mulighed for at fremsætte nye forslag til drifts- og anlægsopgaver, der ikke indgår på administrationens liste driftskorrektioner til budgettet godkendes evt. forelæggelse af takster BY: 24/6 Orienteringsmøde om økonomiaftale Centerchef for ØE orienterer om årets økonomiaftale og konsekvenser heraf. Slut juli Budgetmateriale udsendes ØE udsender materiale til BY, direktion, centerchefer og øvrigt administrativt personale til brug for det forestående budgetarbejde. Materiale vil som minimum indeholde: et samlet budgetforslag pba. basisbudgettet, finansieringsbidraget samt seneste indtægtsprognose anlægsplanen fra sidste års budget et notat om direktionens budgetvurdering med opmærksomhedspunkter, et estimat af balancen mellem udgifter og indtægter samt anbefalinger til opnå balance i budgettet oversigter over drifts- og anlægskorrektioner 17

18 oversigter og beskrivelser af forslag til nye drifts- og anlægsopgaver beskrivelser af alle budgetaktiviteter en oversigt samt beskrivelse af alle forslag til servicereduktioner og effektiviseringstiltag regnemaskinen diverse ansøgning om tilskud fra puljer ØK: 29/8 BY: 5/9 1. behandling af budget ØK og BY drøfter det udsendte budgetmateriale og budgetforslaget. Hvis der foreligger svar fra Social- og Indenrigsministeriet på ansøgninger om tilskud og lånedispensationer, vil disse blive forelagt. September/ Oktober Politiske forhandlinger I perioden fra 1. behandlingen frem til budgetvedtagelsen inviterer Borgmesteren til budgetforhandlinger med alle politiske partier. BY: 14-15/9 Budgetforhandlingsseminar Der sigtes imod at seminaret anvendes til at indgå et budgetforlig. ØK: 26/9 BY: 3/10 2. behandling og vedtagelse af budget ØK og BY foretager en 2. behandling af budgettet. Herunder: godkendelse af tekniske korrektioner til budgettet siden 1. behandlingen foreløbig godkendelse af takster fastsættelse af personskatteprocenter, grundskyld, dækningsafgift og kirkeskatteprocent valg af selvbudgettering eller statsgaranti godkendelse af politiske ændringsforslag til budgettet og vedtagelse af budget SU: 1/12 TMK: 1/12 KTU: 5/12 BU: 5/121 SIF: 6/12 BEU: 7/12 ØK: 12/12 Orientering om budget ØE og de respektive centre orienterer fagudvalgene om konsekvenserne af budgettet og konkrete implementeringsplaner for de besluttede forslag. ØK: 21/11 BY: 28/11 Takster Takster genberegnes efter budgetvedtagelse og forelægges ØK og BY til godkendelse. Tidsplanen indeholder kun møder med forventet budgetmæssig karakter, der tages forbehold for at møder flyttes eller aflyses ØK = Økonomiudvalg, BY = Byrådet, FU = Fagudvalg Opfølgningsfasen i det politiske spor Udvalg og Emne og Indhold tidspunkt FU/ØK/BY Juni Godkendelse af 1. budgetrevision pr. 30/4 1. Budgetrevision fremstilles for fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd til godkendelse inkl. tillægsbevillinger og frigivelser. 18

19 ØK/BY September FU/ØK/BY Oktober Godkendelse af halvårsregnskab pr. 30/6 Halvårsregnskabet fremstilles for Økonomiudvalg og Byråd til godkendelse. Udarbejdes af ØE med bidrag fra centre og decentrale enheder. Godkendelse af 2. budgetrevision pr. 31/8 2. Budgetrevision fremstilles for fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd til godkendelse. Tidsplanen indeholder kun møder med forventet budgetmæssig karakter, der tages forbehold for at møder flyttes eller aflyses ØK = Økonomiudvalg, BY = Byråd, FU = Fagudvalg Tidsplan for inddragelse af MED Tidspunkt Emne og Indhold Hele budgetåret (2016) MED inddrages i budgetopfølgningen Medfører budgetopfølgningen ændringer, som vurderes at have betydning for arbejds- eller personalemæssige forhold, skal de drøftes på de relevante niveauer i MED-systemet Juni C-MED Næstformanden for relevante C-MED deltager i behandlingen af budgettet i fagudvalg. For Økonomiudvalget som fagudvalg deltager næstformanden for H- MED. 29/8 MED s bemærkninger til 1. behandlingen H-MED får tilsendt dagsorden med punkt vedr. 1. behandlingen af det samlede budgetforslag. H-MED s eventuelle bemærkninger vedr. konsekvenser for arbejds- og personaleforhold indgår efterfølgende i Byrådets 1. behandling af det samlede budget /9 H-MED på budgetforhandlingsseminar H-MED deltager på kommunes budget- og forhandlingsseminar. 26/9 H-MED mødes med ØK forud for 2. behandlingen H-MED mødes med ØK på samme dag som 2. behandlingen af det samlede budgetforslag, men inden selve 2. behandlingen. H-Med inddrages med henblik på at afgive bemærkninger, hvis der fremkommer ændringsforslag under ØK s 2. behandling af det samlede budget, som har konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. Tidsplan for høring af råd Tidspunkt Indhold Juni Høring af Ældreråd Ældrerådet afgiver bemærkninger til Socialudvalgets møde i juni vedr. Budgetområde 619 Omsorg og Ældre. August Orientering om budgettet Borgmesteren inviterer repræsentanter for de råd, som er nedsat af Byrådet og som har høringsret i forhold til budgettet, til et forudgående orienteringsmøde om budgettet. 19

20 September Høring af råd Råd høres og afgiver bemærkninger forud for BY s 2. behandling af budgettet 20