SPØRGSMÅL & SVAR TIL UDBUD AF EOJ-SYSTEM TIL HJØRRING KOMMUNE FORHANDLINGS- OG TILBUDSFASEN

Transkript

1 SPØRGSMÅL & SVAR TIL UDBUD AF EOJ-SYSTEM TIL HJØRRING KOMMUNE FORHANDLINGS- OG TILBUDSFASEN EU-UDBUD NR. 2016/S (Version 3 af 24. januar 2017) Page 1 of 8

2 1. Underbilag 3G, case 3 I underbilag 3G use case demonstration fremgår det af Case 3, at use casen tager udgangspunkt i Underbilag 3A Use case 6 Ressourceplanlægning. I underbilag 3A er use case 6 navngivet Opfølgning. Er der tale om en fejl og skulle Case 3 i stedet have henvist til Use Case 7 Ressourceplanlægning? 2. Underbilag 3A, case 21 Af introduktionen til Use case 21 Boligstyring har Ordregiver præciseret, at det alene er sagsbehandlingen på boligstyring der skal være omfattet af EOJ Systemets kernefunktion og at der skal etableres integration til et fremtidigt system for Administration af boliger. Henset til Hovedområde 1, sagsbehandling i Underbilag 3A dækker sagsbehandling over delprocesserne Sagsåbning, Sagsoplysning og Afgørelse/bestilling. I den beskrevne use case er det Leverandørens opfattelse, at sagsbehandlingen alene er omfattet af normalforløbets punkt 1 vurdering, dokumentation og afgørelse. De resterende punkter 2-6 anser Leverandøren for forløb der falder udenfor sagsbehandlingen og dermed er selve boligadministrationsdelen. Dette begrundes i illustrationen s. 84, hvor punkterne 2-6 i normalforløbet vises som en del af planlægning, udførelse/levering og opfølgningsprocesserne som i hovedområde 2 er angivet som faglig planlægning og udfører dokumentation. Ordregiver bedes bekræfte, at det alene er sagsbehandlingen i form af Myndighedspersons vurdering, dokumentation og afgørelse, som ønskes indeholdt i den tilbudte løsning, og ikke boligadministrationsopgaver som fx håndtering af ventelister, plejeboliggarantien og tildeling af konkret bolig til borgeren. Ordregiver bedes endvidere bekræfte, at det er hensigten på sigt, at der etableres integration til særskilt boligstyringssy- Ja, der er tale om en fejl. Dvs. Case 3 henviser til Use Case 7 Ressourceplanlægning. Ordregiver kan bekræfte, at det alene er sagsbehandlingen i form af Myndighedspersons vurdering, dokumentation og afgørelse, som ønskes indeholdt i den tilbudte løsning, og ikke boligadministrationsopgaver som fx håndtering af ventelister, plejeboliggarantien og tildeling af konkret bolig til borgeren. Denne håndtering er nærmere beskrevet i Use Case 1-3, idet vejen til at træffe afgørelse omkring tildeling af bolig dækker over samme delprocesser som er beskrevet heri. Use Case 21 udgår derfor af materialet. Men scenariebeskrivelse i afsnit 11.1 bibeholdes og flyttes under afsnit 4.1, som afsnit 4.1a. Denne beskrivelse skal synliggøre, at integration til særskilt boligstyringssystem er et krav. Ordregiver kan ligeledes bekræfte, at det er hensigten, at der etableres integration til særskilt boligstyringssystem som håndterer den boligadministrative funktionalitet. Tilpasningen af materialet i overensstemmelse med ovenstående sker samtidig med opdatering af udbudsbetingelsernes tidsplan, jf. spørgsmål 10. Page 2 of 8

3 stem som håndterer den boligadministrative funktionalitet. I bekræftende fald opfordres Ordregiver til at overveje, at opdatere use casen med henblik på at rette fokus mod sagsbehandlingen, som er dét der er fremført som værende omfattet af EOJ Systemets kernefunktion. 3. Underbilag 3A, case 22 Af introduktionen til Use case 22 Hjælpemiddeldepot har Ordregiver præciseret, at det alene er sagsbehandlingen omkring hjælpemidler, der skal være omfattet af EOJ Systemets kernefunktion og at der skal etableres integration til et fremtidigt system til lagerstyring og øvrig logistik. Henset til Hovedområde 1, sagsbehandling i Underbilag 3A dækker sagsbehandling over delprocesserne Sagsåbning, Sagsoplysning og Afgørelse/bestilling. I den beskrevne use case er det Leverandørens opfattelse, at sagsbehandlingen alene er omfattet af normalforløbets punkt 1. Beskrivelserne i normalforløbets Punkt 2-3 anser Leverandøren for lagerstyrings- og logistiske arbejdsgange, der falder udenfor sagsbehandlingen og dermed typisk er indeholdt i et hjælpemiddelstyringssystem, hvortil der ønskes integration. Ordregiver bedes bekræfte, at det alene er sagsbehandlingen i form af terapeut eller visitators vurdering, dokumentation og afgørelse, som ønskes indeholdt i den tilbudte løsning, og ikke depotfunktionalitet som fx håndtering af lagerstatus og udbringning af hjælpemidler. Ordregiver bedes endvidere bekræfte, at det er hensigten på sigt, at der etableres integration til særskilt hjælpemiddelstyringssystem som håndterer depot funktionalitet. I bekræftende fald opfordres Ordregiver til at overveje, at opdatere use casen med henblik på at rette fokus i use casen mod sagsbehandlingen, som er dét Ordregiver kan bekræfte, at det alene er sagsbehandlingen i form af myndighedspersonens vurdering, dokumentation og afgørelse, som ønskes indeholdt i den tilbudte løsning, og ikke depotfunktionalitet som fx håndtering af lagerstatus og udbringning af hjælpemidler. Denne håndtering er nærmere beskrevet i Use Case 1-3, idet vejen til at træffe afgørelse omkring hjælpemidler dækker over samme delprocesser som er beskrevet heri. Use Case 22 udgår derfor af materialet. Men scenariebeskrivelse i afsnit 12.1 bibeholdes og flyttes under afsnit 4.1, som afsnit 4.1b. Denne beskrivelse skal synliggøre, at integration til særskilt hjælpemiddelstyringssystem ønskes. Ordregiver kan ligeledes bekræfte, at det er hensigten, at der etableres integration til særskilt hjælpemiddelstyringssystem som håndterer depot funktionalitet. Tilpasningen af materialet i overensstemmelse med ovenstående sker samtidig med opdatering af udbudsbetingelsernes tidsplan, jf. spørgsmål 10. Page 3 of 8

4 der er fremført som værende omfattet af EOJ Systemets kernefunktion. 4. Mindstekrav 33 Jf. MK 33 skal alle forespørgsler foregå på realtidsdata. Kan Hjørring Kommune bekræfte, at såfremt der som en del af løsningen indgår rapportering via datawarehouse, vil dette som udgangspunkt ikke ske på realtidsdata? Ja, Hjørring Kommune kan bekræfte, at såfremt der som en del af løsningen indgår rapportering via datawarehouse, vil dette som udgangspunkt ikke ske på realtidsdata. (opdateret den ) Hjørring Kommune har følgende præcisering af besvarelsen af spørgsmålet. MK33 indebærer, at alle data, der forespørges inde fra systemet skal være realtidsdata. Dvs. har systemet mulighed for at lave rapporter, skal det være realtidsdata, og alle data fra skærmbilleder skal være realtidsdata. Hvis systemet leverer data til et datawarehouse, hvorfra der kan trækkes data, vil disse datarapporter som udgangspunkt ikke være baseret på realtidsdata. 5. Bilag 3, Kravspecifikation, EK 95, EK96, EK97, EK98, EK98, EK99, EK99 og EK Underbilag 5A, Leverandørens tilbudte priser I disse krav anvendes formuleringen i hvilket omfang den tilbudte løsning anvender. KOMBITs støttesystemer er p.t. ikke tilgængelige for ikke monopolbrudssystemer og jf. KOMBITs website ( forventes støttesystemerne først at blive tilgængelige for ikke monopolbrudsystemer i Q Det foreslås derfor, at formuleringen ændres til hvorledes den tilbudte løsning kan anvende. Tilbudsgiver har i forbindelse med udfyldelsen af Underbilag 5A Leverandørens tilbudte priser konstateret, at der er en udfordring med sheet Prisoversigt E32. Da KOMBITs støttesystemer først forventes tilgængelig i Q3 2018, ændres formuleringen i EK 95- EK100 til hvorledes den tilbudte løsning kan anvende i overensstemmelse med forslaget. Formlen er opdateret og der er vedlagt en opdateret version af Underbilag 5A i udbudsmaterialet benævnt "Underbilag 5A Leverandørens tilbudte pri- Page 4 of 8

5 ser ( )". Kan Ordregiver acceptere, at Tilbudsgiver foretager nødvendig tilretning eller vil Ordregiver fremsende en revideret udgave af Underbilag 5A Leverandørens tilbudte priser? 7. Bilag 10, pkt. 3 "Kunden må frit benytte tredjemands bistand til forvaltning og Drift af det leverede Programmel." Vil udbudsgiver definere hvad ordet "forvaltning" omfatter? 8. Bilag 11 Ved opsigelse af Driftsaftalen bør Bilag 11 Servicemål revideres dette er ikke reguleret af kontrakten. Der opfordres til at Udbudsgiver regulerer dette. Ved "forvaltning" menes der, at tredjemand skal have ret til på Kundens vegne at benytte det leverede Programmel, dvs. en tilknyttet tredjemand har samme rettigheder som Kunden. I det tilfælde, at Driftsaftalen ikke forlænges, mens Vedligeholdelsesaftalen forlænges, jf. Kontraktens punkt 38, skal der gennemføres en regulering af bilag 11, hvor samtlige driftsrelaterede servicemål (punkt 1.2, 1.3, 2 og 7) tilsvarende vil udgå af Kontrakten, mens punkt 6 skal tilrettes, så dette alene vedrører vedligeholdelse. 9. Bilag 11, pkt. 4, afsnit 3 "Er servicemålet nødvendigt i forbindelse med idriftsættelse af nye Releases eller Versioner, der indeholder ny funktionalitet, skal varslet dog være mindst 30 Arbejdsdage." Det er korrekt og vil blive tilpasset inden indgåelse af Kontrakten. 10. Udbudsbetingelserne, punkt 20 Bør der ikke stå "servicevinduet" i stedet for "Servicemålet"? - På baggrund af besvarelsen af spørgsmål, der relaterer sig til besvarelsen af krav i kravspecifikationen, herunder use cases er fremsendt til tilbudsgiverne umiddelbart i forbindelse med endelig frist for udsendelse af spørgsmål/svar, har Hjørring Kommune besluttet at udskyde fristen for aflevering af foreløbige tilbud til den 30. januar 2017, kl. Page 5 of 8

6 12.00, så tilbudsgiverne har tilstrækkelig tid til at forholde sig til de besvarede spørgsmål. Tidsplanen i udbudsbetingelserne vil blive opdateret på baggrund af udskydelsen af tilbudsfristen, ligesom efterfølgende aktiviteter vil blive skudt. Den opdaterede version af udbudsbetingelserne med konkrete opdaterede datoer samt eventuelt opdateret udbudsmateriale i den forbindelse fremsendes hurtigst muligt til tilbudsgiverne. 11. Udbudsbetingelserne, punkt 20 Tilbudsgiver vil gerne anmode Hjørring Kommune om at udskyde den i Udbudsbetingelserne angivne frist for aflevering af det foreløbige tilbud fra den 16. januar 2017 til den 6. februar Begrundelsen for anmodningen om ovennævnte udsættelse er, at processen med håndtering af en række samtidige forhandlingsudbud på forretningsområdet har vist sig at være langt mere tidskrævende end først antaget. Der henvises til besvarelsen af spørgsmål Udbudsbetingelserne - Der er sket en opdatering af udbudsbetingelsernes punkt 8.3, 8.4, 10.1, 15 og 20. Der er således sket en opdatering af tidsplanen, herunder er der foretaget en forskydelse af tilbudsdemonstrationen, således at denne gennemføres i forlængelse af Ordregivers modtagelse af det endelige tilbud, hvilket er sket af praktiske årsager i forhold til kalenderplanlægning samt sikre tilbudsgiverne tilstrækkelig tid til at forberede denne. Page 6 of 8

7 Udbudsbetingelserne er vedlagt i en opdateret version af Underbilag 3A - Underbilag 3A er vedlagt i en version af , der er opdateret som følge af spørgsmål nr. 2 og Bilag 1 Eventuel beslutning og kontraktunderskrift er udskudt fra uge til uge I Bilag 1 er angivet at ønsket idriftsættelsesdato er 1. november Kontraktens punkt Vil udskydelse af kontraktunderskrift medføre en tilsvarende udskydelse af den ønskede idriftsættelsesdato? Tilbudsgiver vil gerne bede Ordregiver præcisere punkt , således at det fremgår, at Kunden alene får en tilsvarende brugsret til enhver senere ændring i Standardprogrammellet, hvis ændringen foretages i løbet af Vedligeholdelsesaftalens løbetid. Bilag 1 er tilpasset således, at instruksen til tilbudsgiver under "Evaluering af besvarelsen", fjerde bullet ændres til følgende. " At den samlede overordnede tidsplan lægger op til, at Systemet kan idriftsættes inden den uden dog at gå på kompromis med kvaliteten eller et forceret projektforløb" Det tilføjes i punkt , således at bestemmelsens ordlyd er følgende, hvor det nye er understreget: 'Såfremt Kontrakten omfatter vedligeholdelse af Standardprogrammel, får Kunden en tilsvarende brugsret til enhver senere ændring i Standardprogrammellet foretaget i løbet af Vedligeholdelsesaftalens løbetid.' 16. Kontraktens punkt og Tilbudsgiver vil gerne bede Ordregiver ensarte kontraktmaterialet, således at der ikke både fremgår Kunden, og Esbjerg Kommune, men alene Hjørring Kommune, hvis der er tale om samme enhed jf. nedenstående: Brugsretten omfatter enhver forvaltningsenhed, selvejende institution eller tilsvarende enhed, der organisatorisk eller administrativt udgør en del af Dette er naturligvis en fejl og vil i forbindelse med tilpasning af materialet rettes til "Hjørring Kommune" begge steder. Page 7 of 8

8 eller er forbundet til Esbjerg Kommune. Brugsretten gælder tillige for private enheder, der måtte udføre opgaver for Esbjerg Kommune, og hvor anvendelsen af Systemet er nødvendigt for at kunne udføre sådanne opgaver. Page 8 of 8