Tornhøj. Rapport over uanmeldt og anmeldt tilsyn Socialcentret

Transkript

1 Tornhøj Rapport over uanmeldt og anmeldt tilsyn 2013 Socialcentret

2 Indhold Navn og adresse... 3 Ledelse... 3 Dato og tidspunkt for tilsynet... 3 Lovgrundlag, rammer og fokuspunkter... 3 Organisation... 3 Fysiske rammer... 3 Målgruppe... 4 Formål... 4 Anvendte tilsynsmetoder... 4 Vilkår for vurderingen... 5 Opfølgning på sidste års påbud og anbefalinger... 5 Samlet vurdering... 5 Organisation... 5 Pædagogik... 6 Handleplaner/udviklingsplaner/statusrapporter... 6 Medbestemmelse og inddragelse... 7 Retssikkerhed... 7 Dokumentation... 7 Kost forplejning... 8 Helbred/sundhedsmæssige forhold... 8 Medarbejdere... 9 Håndtering af beboermidler... 9 Magtanvendelse... 9 Tilbudsportalen UTH (utilsigtede hændelser) Anbefalinger og påbud

3 BESKRIVELSE AF ENHEDEN: Lovgrundlag, rammer & vurdering Navn og adresse Ledelse Dato og tidspunkt for tilsynet Tornhøj Søbæksvej Jyderup Bo og Servicecentret, Holbæk kommune Områdeleder Inge Kolls Uanmeldt tilsyn 24. juni Samtale med 2 afdelingsledere, samt 1 medarbejder, der var behjælpelig med at finde skrifteligt materiale/ dokumentation, for den daglige indsats. Anmeldt tilsyn/møde 14. august Samtale med centerleder Jan Quist og områdeleder Inge Kolls. Lokal opfølgning på afdeling Sneppevej: 13. maj august 2013 Lovgrundlag, rammer og fokuspunkter Serviceloven 148 a. Bekendtgørelse af lov om retssikkerhed og administration på det sociale område 16. Magtanvendelse, Serviceloven Anden gældende lovgivning, som ingen andre myndigheder fører tilsyn med. Organisation Fysiske rammer Tornhøj er organiseret som en del af Holbæk kommunes Bo og Servicecenter. Ledelsesmæssigt er Tornhøj organiseret med 1 områdeleder og 4 afdelingsledere. Leder for gruppe 1, som har færrest beboere, fungerer også som leder af Tornhøjs aktivitet del. Tornhøj er beliggende midt i et villakvarter i udkanten af Jyderup. Stedet er opdelt i 4 bo-grupper, samt aktivitetsdel. Der er i alt 22 beboere, bosiddende på Tornhøj. Til Tornhøj er tilknyttet specialtilbud i særskilt villa for 2 beboere beliggende, Sneppevej, Jyderup Gruppe 1: 4 delvis selvhjulpne beboere, som deltager delvist aktivt i dagligdagens opgaver. I dagtiden er de i beskæftigelse ud af huset. Beboerne er ikke hjemme ved tilsynsbesøget, og dermed er disse lejligheder ikke set. Der er fælles opholdsstue og køkken, som fremstår hyggeligt indrettet. Desuden 1 beboer, som bor særskilt, tæt på gruppen. Gruppe 2: Beboere som behøver hjælp til personlige og praktiske gøremål. Lejlighederne rummer et værelse, som fungerer som soveværelse og opholdsrum. Der er overvejende kun plads til seng og skrivebord. Lille mellemgang, med udgang til eget badeværelse. Der er ikke mulighed for brug af hjælpemidler på badeværelse. Så flere beboere er derfor nødsaget til at benytte fællesbadeværelse beliggende i lokaler tilhørende gruppen. 3

4 Gruppe 3: Beboerne behøver hjælp til personlige og praktiske gøremål. Fællesrum og køkken fremstår lyst og venligt, men meget spartansk indrettet, og uden pynte-ting. Gruppeleder oplyser, at der på grund af beboernes handicap forsøges at gøre hyggeligt, ved at sætte fokus på indretning med kulørte puder og tæpper. Lejlighederne er som beskrevet under gruppe 2. Sneppevej: Beboerne behøver vejledning og støtte til personlige og praktiske opgaver. Sneppevej er beliggende i gå-afstand fra Tornhøj. Beboerne har egne toværelseslejligheder, hvor der i den ene ende af huset er placeret fællesrum, fælles køkken/spiserum. Tilsynet må konstatere at der er meget lydt på Sneppevej. Der er gode udenoms-arealer, som beboerne kan gøre brug af. Målgruppe På Holbæk Kommunes hjemmeside beskrives Tornhøj, som værende et boog servicetilbud for voksne personer med betydelig og varig funktionsnedsættelse. Målgruppen er voksne med udviklingshæmning. Ledelsen oplyser, at der på nuværende tidspunkt, også er beboere med senhjerneskade og autisme. Formål Formålet med tilsynet er løbende at have indsigt i et tilbuds drift, herunder pædagogisk, ledelses-og personalemæssigt og organisatorisk drift. Tilsynsfunktionen baserer sig på 3 overordnede aspekter: 1. Kontrolaspektet, hvorved påses, at tilbuddet overholder gældende lovgivning, og at tilbuddet fortsat lever op til de vilkår der er fastsat i godkendelsen 2. Kvalitetsaspektet, hvorved sikres gode faglige standarder i tilbuddets ydelse og opgaveløsning 3. Udviklingsaspektet, hvor myndigheden kan bidrage til udvikling af opholdsstedets rammer, ydelser og metoder m.v. Anvendte tilsynsmetoder Der er gennemført samtale med Bo og Servicecenterleder, samt områdeleder. Der er i forbindelse med besigtigelse af de fysiske rammer talt med 2 afdelingsledere. Ligeledes var en medarbejder behjælpelig med at fremskaffe efterspurgt dokumentation i en bo-gruppe. Ved lokal opfølgning afdeling Sneppevej er der talt med afdelingsleder og med 2 medarbejdere. Der skal gøres opmærksom på, at der ikke er fortaget interview af medarbejderne eller pårørende på Tornhøj eller besigtigelse af aktivitetstilbuddet. Der er ikke foretaget interview af beboerne, på grund af, at kommunikation med Tornhøjs målgruppe kræver indgående kendskab til den enkelte beboers måde at kommunikere på. Tilsynet har taget udgangspunkt i samtale med ledelsen samt tilsendt og fremvist dokumentation, under besøgene på Tornhøj. Formålet har været drøftelse af konstaterede og observerede forhold. I samarbejde med stedet er dets fremsendte dokumentation til tilsynsenheden gennemgået og drøftet i forhold til krav fra gældende lovgivning. 4

5 Formålet er at konstatere en overensstemmelse mellem formaliserede handleplaner og behandlingsplaner og den faktiske indsats. Tilsynet har læst stedets hjemmeside og sammenholdt oplysningerne på Tilbudsportalen. Vilkår for vurderingen Tilsynet er en faglig øjebliksvurdering, som skal kontrollere og følge op på at hjælpen udføres på en ordentlig måde. Tilsynet indeholder opfølgning på f.eks. regler om retssikkerhed, og magtanvendelse. Desuden vil tilsynet følge op på embedslægeanbefalinger, da området ikke løbende er underlagt dette tilsyn. Tilsynets konklusioner udmøntes i en generel vurdering, eventuelt suppleret med anbefalinger og i grovere tilfælde påbud. Tilsynets vurderinger er basseret på observation, interview og gennemgang af dokumentation. Opfølgning på sidste års påbud og anbefalinger I tilsynsrapporten for 2012, fik Tornhøj følgende påbud: : At der laves individuelle aftaler med egen læge om opfølgning og arbejdsdeling på helbredsopfølgning. At der dokumenteres informerede samtykke og inddragelse af nærmeste pårørende. Ved gennemgang af dokumentation og dialog med stedet, kan Tilsynet ikke se det tydeligt implementeret. Anbefalinger 2012: At der udarbejdes nye, mere fyldestgørende skemaer til PN.- medicin At man beskriver borgerens helbredsmæssige kompleksitet i statusrapporter, for at forbedre beskrivelsen af borgerens komplekse handicap. At der samarbejdes med hjemmeplejens inkontinens-sygeplejersker. At man overvejer udarbejdelsen af en overordnet kostpolitik. At man ved kommende ansættelser overvejer ansættelse af faguddannede medarbejdere. At ledige pladser indrapporteres på Tilbudsportalen snarest. Det er Tilsynets opfattelse, at der er en bevidsthed om de ovenstående udfordringer. Men der stadigvæk er en del udfordringer. Samlet vurdering Ved uanmeldt tilsynsbesøg i juni 2013, savner Tilsynet ensartet systematik. Dokumentationsmateriale er forskelligartet i bo-grupperne. Der er observeret forældede ophængte skemaer. En afdelingsleder var ikke fortrolig med personlige papirer i den bo-gruppe, vedkommende var afdelingsleder for. Organisation Som tidligere beskrevet er Tornhøj en del af Holbæk kommunes Bo og Servicecenter. Tilsynet erfarer, at der ikke er nedskrevne kompetence- og ansvarsfordeling mellem områdeleder og afdelingsledere på Tornhøjs afdelinger. Ej heller findes der stillings- og funktionsbeskrivelser for medarbejderne, og dermed mangler der klarhed i forhold til opgaver og ansvar. Dette vurderer Tilsynet som en væsentlig daglig udfordring for personalet. 5

6 Fysiske rammer Tilsynet finder de fysiske rammer slidte, triste og ikke tidssvarende. Stue/soveværelse er indretningsmæssigt egnet til borgere i kørestol. Pladsen er trang, hvis der også der skal være plads til egne møbler foruden seng og hjælpemidler. Badeværelserne er ikke handicapvenlige. Under besøget er det Tilsynets vurdering, at fællesrum til gruppe 2 fremstår mørkt og ikke særligt indbydende til socialt samvær. Tornhøj er omkranset af grønne arealer med muligheder for udendørsaktiviteter. Det er vedtaget i byrådet, at bygge nye boliger til ovennævnte målgruppe indenfor nær fremtid. Pædagogik Ledelsen oplyser, at de i foråret har afholdt fællesmøder hvor tema har været at skabe et fælles pædagogisk værdigrundlag, overordnet omkring åbenhed, ordentlighed og høj faglighed. Ovenstående 3 overordnede ord, for Bo og service, beskrevet som værende værdigrundlag, og i talesættes ved alle møder. Ledelsen beskriver, at der arbejdes med en anderkendende tilgang til både beboere og personale. Tilsynet konstaterer, at på Tilbudsportalen angives Det kan Nytte som metode. Tilsynet opfordrer, at der implementeres i en tydelig fælles retning for medarbejderne, hvor respekt, inddragelse og bevarelse af netværk for den enkelte beboer, indgår som tydelige elementer i beskrivelse af den pædagogiske metode. Konkret efterlyser Tilsynet beskrevet værdigrundlag ud fra defineret teoretisk metode. Yderligere savnes konkrete anvisninger til personalets praksis i form af instrukser og vejledninger. Det er Tilsynets forventning, at der kan skabes ejerskab hos personalet, med den oplyste metode og igangværende etik-projekt og lignende tiltag. Det anbefales Tornhøj, at der arbejdes videre med de allerede igangsatte tiltag, således at der beskrives og skabes retning omkring de pædagogiske valg. Handleplaner/udviklingsplaner/statusrapporter Det oplyses konsekvent, at der ikke modtages kommunale handleplaner fra sagsbehandlere. Tilsynet vurderer, at det er en unødvendig udfordring for stedet, at disse sociale handleplaner ikke udarbejdes. Ved tilsynsbesøg i juni gennemgås borgermappe i hver gruppe. Handleplaner, udviklingsplaner og statusrapporter konstateres værende af forskellig kvalitet. I en gruppe fandtes veludførte døgnrytmeplaner med dertilhørende udviklingsplaner. Dokumenterne var tilgængelige for personalet og beboeren i dennes lejlighed. I en anden gruppe manglede relevante udviklingsplaner. Dokumenterne var hverken dateret eller opdateret. Ledelsen oplyser, at der 1 gang årligt udarbejdes statusrapporter til den kommunale sagsbehandler. Områdeleder fortæller, i statusrapporten fremgår udviklingsplanerne. I tilsendte materiale, findes ikke entydigt udviklingsplaner med mål, metode og evalueringer for indsats over for den enkelte beboer. Ligeledes fremgår 6

7 det ikke omkring inddragelse af beboeren i den pædagogiske tilgang. Efter Tilsynets opfattelse, kan udviklingsplaner med konkrete anvisninger blive tydeligere. Medbestemmelse og inddragelse En stor del af beboerne på Tornhøj er svage kommunikationsmæssigt. Ligeledes er udviklingsniveauet hos beboerne overvejene svarende til børne- og spædbarnsniveau. Flere beboere har svær, også fysisk funktionsnedsættelse. Inddragelse af kommunikationssvage beboere udgør altid en stor udfordring for medarbejderne, hvad der altid bør være fokus på. Ledelsen oplyser at der er stor fokus på inddragelse af pårørende omkring enkelte beboere. Flere beboere på Tornhøj har ikke reelle pårørende. Nogle beboere har værger, andre er tilknyttet Grønlands hjemmestyre. Retssikkerhed Ledelsen påpeger, at de er opmærksomme på at inddrage nærmeste pårørende i forhold omkring beboerne. Der opleves en kompliceret lovgivning på netop dette område, hvilket giver udfordringer i de fleste enheder Tilsynet besøger. Specielt den lovligpligtige dokumentation af det informerede samtykke kan forbedres, vurderet ud fra gennemgangen af dokumentationen. 1 2 Det angives, at flere, specielt grønlandske beboere, ikke har nærmeste pårørende, og de er heller ikke under værgemål. Det skaber usikkerhed omkring, hvem der så skal påtage ansvar, for at sikre beboerne retssikkerhedsmæssigt. Det foreslås, at der indledes dialog med anbringende kommune om at skabe klarhed i forhold til hvem, der må repræsentere beboeren. Dokumentation Hver beboermappe er ensartet opdelt, med klar beskrivelse på, hvad de enkelte faneblade skal indeholde. De opbevares i aflåst skab på personalekontor. Der ses dobbeltdokumentation omkring beboerne både i dialogbog mellem personalet, og i notatark i beboerens mappe. Dette er ikke foreneligt med det lovmæssige krav til en enstreget dokumentation. Jf. Bekendtgørelse om autoriserede sundhedspersoners patientjournal, se fodnote. Det er Tilsynets vurdering, at det på Tornhøjs afdelinger løbende bør drøftes, hvordan nødvendig dokumentation sikres, og hvordan der spares tid i forhold til unødig dokumentation? Ved rundvisningen sås på badeværelse en ophængt vejledning vedrørende den helbredsmæssige indsats, som indeholdt personfølsomme oplysninger. Disse var tilgængelige også for uvedkommende, og de fremstod ikke ajourførte. Ligeledes var der ikke påført navn og fødselsdato. Et elektronisk system ville gøre tilgængelighed, systematik og enstrengethed lettere. 1 Bekendtgørelse om autoriserede sundhedspersoners patientjournaler (Omhandlende journalføring, opbevaring, videregivelse og overdragelse m.v.), af 2. januar Vejledning om de sygeplejefaglige optegnelser, af 15. januar

8 Kost forplejning Der er siden sidste tilsyn indført levering af den varme mad fra centralkøkken. Det oplyses, at det har givet flere muligheder for at tilgodese beboere, som har specielle behov for kostens variation og konsistens. Frokost tilberedes af køkkenassistent. Ledelsen oplyser, der er fokus på at gøre frokosten indbydende. Morgenmad tilberedes i grupperne, og tager hensyn til den enkelte beboers individuelle behov. Det fremgår ikke, at der forefindes en kostpolitik for Tornhøj. Helbred/sundhedsmæssige forhold Set i lyset af målgruppen i alle Tornhøjs afdelinger vurderer Tilsynet, at det er væsentligt at den helbredsmæssige opfølgning sker kvalitetsmæssigt tilfredsstilende. Rapporten omkring Udredning af Bo og Service tydeliggør, at beboerne på Tornhøj er nogle af de allersvageste borgere, som også er multihandicappede. Ved behov for kompleks sygepleje vurderes beboerne ikke sikret tilstrækkelig specialkompetencer. Tilsynet savner konkrete individuelle planer for denne indsats og dokumenteret opfølgning på de helbredsmæssige problemstillinger hos beboerne. Der er samarbejde med hjemmesygeplejen omkring blandt andet beboere der har ernæringssonder. Tilsynet har fået forevist intern procedure omkring ernæringssonde. Denne vurderes, ikke at opfylde krav til forståelighed og anvendelighed for medarbejdernes praksis. Ved medarbejdernes deltagelse i komplekse individuelle helbredsopfølgninger savnes anvendelige, tilgængelige instrukser og vejledninger tilpasset tilstedeværende kompetencer. Håndtering og administration af PN medicin forudsætter loyal opfølgning på lægens anvisninger i forhold til indikationer, observationer og medicinadministration, effekt og opfølgning. Ledelsen oplyser, at det er planen, at alle medarbejdere skal gennemgå medicinkursus. Praksis med omgang med kanyler skal strammes op. Tilsynet registrerede ved rundvisning, at en kanyleboks med brugte kanyler stod frit fremme og tilgængelig for alle. I forhold SEL 88 er det vigtigt, at alle beboere er vurdereret i forhold til behov for vedligeholdes træning og genoptræning. I forlængelse af dette skal det være dokumenteret, at beboerne er sikret denne indsats. Det er en løbende udfordring, at alle medarbejderne bliver gjort bekendt med og er fortrolige med Holbæk Kommunes Håndbog for Kvalitetssikring, medicin, helbred og helbredsoplysninger. Her er blandt andet instrukser for håndtering af medicin og forholdsregler vedrørende smitsomme sygdomme. Under besøget mødte Tilsynet medarbejdere, der ikke var bekendt med håndbogen. Tilsynet erfarer ved gennemgang af fremsendt medarbejderliste, at der er ansat 3 Social- og sundhedsassistenter. Områdeleder adspørges om brugen af disse sundhedsfaglige kompetencer. Hun oplyser, at de sundhedsfaglige uddannede medarbejder ikke har specifikke sundhedsfaglige opgaver på Tornhøj. De arbejder udelukkende med direkte støttetimer til beboerne. 8

9 Medarbejdere Det er oplyst, at der på nuværende tidspunkt er 33% af medarbejderne, der har en formel socialpædagogisk uddannelse. Tilsynet finder dette problematisk, set i lyset af beskrivelserne under afsnit om Pædagogik og Helbredsmæssige forhold. Set i lyset af målgruppens komplekse behov, anbefales det, at der tilføres en betydelig andel faglærte medarbejdere med en formel social og sundhedsfaglig uddannelse og hermed kompetencer. Ud fra Tilsynets vurdering, er det en forudsætning for nødvendig faglig kvalitetssikring, at der tilføres ekstra faglige ressourcer. Ledelsen oplyser, at mange af de ansatte er på deltid, og/eller ansat til specifikke støttetimer hos beboere. Nogle arbejder kun i weekender. Tilsynet vurderer, at dette kan skabe ledelsesmæssige udfordringer og medvirke til utilstrækkelig implementering af fælles pædagogisk retning og helbredsopfølgning. Ledelsen oplyser, at Tornhøj har en udfordring omkring at få især deltidsansatte medarbejdere til at opleve medejerskab, da disse oftest ikke deltager i mødeaktivitet og faglige drøftelser. Ledelsen tilkendegiver at de har et velfungerende MED udvalg, hvilket Tilsynet bekræftes i dette ved gennemlæsning af referater. Ligeledes kan det konstateres, at der ikke findes stillings- og funktionsbeskrivelse for afdelingsledere og de ansatte faggrupper med tydeliggørelse af ansvarsområder. Supervision iværksættes kun ved behov og er situationsbestemt. Tilsynet er enig med Centerledelsen i, at det ved enkelte beboere med komplekse adfærdsmæssige problemstillinger kan være relevant at tilbyde medarbejderne faglig supervision. Det tilstræbes, at der afholdes 1 fællesmøde og 1 gruppemøde pr. måned på Tornhøj. Gruppelederne/afdelingslederne afholder et møde ugentlig med områdeleder. MUS-samtaler er iværksat. Håndtering af beboermidler Tilsynet vurderer, at der er fokus på håndtering af beboerøkonomi, Der er etableret samarbejde med værger. Holbæk Kommunes procedure for håndtering af beboermidler vurderes tilstræbt og overholdt Magtanvendelse Tilsynet oplever en sober håndtering af magtanvendelser og relevante indberetninger. Der efterlyses flere socialpædagogiske handleplaner, som sikrer en forebyggende indsat ved beboere med en adfærd, som er afhængig af særlige pædagogisk tilgang. Tilsynet anbefaler, der arbejdes målrettet på udarbejdelse af socialpædagogiske handleplaner hos beboere, hvor forebyggelse af magtanvendelse skønnes relevant. Tornhøj anvender Holbæk Kommunes instrukser og vejledning på det sociale område. Dog savnes der instrukser for konflikthåndtering. 9

10 Tilbudsportalen Tilsynet registrerer, at Tilbudsportalen er ajourført. UTH (utilsigtede hændelser) UTH-systemet er til for at registrere fejl på det sundhedsmæssige område og er ligeledes tænkt som et læringssystem, som det enkelte tilbud kan drage nytte af, Ved regelmæssigt at gennemgå indberetninger på personalemøder kan indberetningerne bruges som læring. Der er en praksis for indberetning på Tornhøjs afdelinger. På Tornhøj kunne man med fordel lade afdelingslederne fungere som sagsbehandlere, således at der ikke sker en betydelig ophobning af ubehandlede indberetninger, som det ses nu. Tilsynet anbefaler, at praksis med indberetninger af UTH, suppleres med en tilsvarende indsats af sagsbehandling-opfølgning/læring. Anbefalinger og påbud Anbefalinger: At praksis med indberetninger af UTH, suppleres med en tilsvarende indsats af sagsbehandling-opfølgning/læring. At der arbejdes videre med de allerede igangsatte tiltag, således at der beskrives og skabes retning omkring de pædagogiske valg. At der tilføres en betydelig andel faglærte medarbejdere med en formel social og sundhedsfaglig uddannelse og hermed de nødvendige kompetencer. Anbefalingen skal ses i lyset af målgruppens kompleksitet. At der arbejdes målrettet på udarbejdelse af socialpædagogiske handleplaner hos beboere, hvor forebyggelse af magtanvendelse skønnes relevant. Påbud: Der gives påbud om, at Tornhøj sikrer, at alle beboere med behov for helbredsmæssig opfølgning sikres dette gennem en kvalitetsmæssig tilfredsstillende indsats der overholder lovmæssige forpligtelser. Eksempler: o o Håndtering og administration af PN medicin forudsætter loyal opfølgning på lægens anvisninger i forhold til indikationer, observationer, medicinadministration effekt/opfølgning. Praksis med omgang med kanyler skal strammes op, da Tilsynet registrerede kanyleboks med brugte kanyler frit fremme og tilgængelig for alle. 10