Barselsforløb i SLS/HR-Løn Vejledning til indrapportering

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Barselsforløb i SLS/HR-Løn Vejledning til indrapportering"

Stig Dalgaard
8 år siden
Visninger:

1 Side 1 af 10 Barselsforløb i SLS/HR-Løn Vejledning til indrapportering I denne emnebeskrivelse kan du læse om, hvordan du indrapporterer et barselsforløb i SLS/HR-Løn Indhold 1. Forord Afgangsårsager Barselsfonden Løndel 225 (start/slut på skæve datoer) Løndel 223 (regulering af refusionstimer) Løndel 860/859 (pensionsbidrag ved orlov uden løn) Løndel 621/618 (registrering/korrektion af refusion) Afstemning af beholdningskonti/barselsfond FRAV (Fraværsregistrering) Matrix... 10

Løndel 225 (start/slut på skæve datoer)... 5 5. Løndel 223 (regulering af refusionstimer)... 5 6.

2 Side 2 af Forord I denne vejledning finder du beskrivelse af barselsforløb og vejledning til hvordan du indrapporterer det i SLS/HR-Løn. Sidst i dokumentet finder du et oversigtsskema hvor du kan aflæse hvad der skal indrapporteres i forskellige situationer og eventuelle opmærksomhedspunkter. VIGTIGT: Bemærk der er forskel på dato på afgangsårsager i SLS og HR løn. Hvis Indrapporteringen sker via HR-løn skal du huske følgende: HR-Løn : Fratrædelsesdato = Sidste dag med løn Hvis Indrapporteringen sker via SLS skal du huske følgende: SLS: Fra = 1. dag uden løn 2. Afgangsårsager På næste side vises et skema over anvendte afgangsårsager ved barsel. Det er vigtigt at indrapportere korrekte afgangsårsager. Der er både et statistikmæssigt forhold der gør at de skal tastes, samt det forhold at hvis der indrapporteres visse afgangsårsager (beskrives senere i denne vejledning) søges der automatisk refusion i barselsfonden. For visse afgangsårsager kan der også være tale om at de standser lønudbetalingen.

VIGTIGT: Bemærk der er forskel på dato på afgangsårsager i SLS og HR løn.

3 Oversigt over afgangsårsager der anvendes i forbindelse med barsel Side 3 af 10 Afgangsårsag Danner akko Anvendelse Barselsorlov uden løn (op til 32 uger) Barselsorlov uden løn - forlængelse af forældreorlov uden løn og uden pension (8 eller 16 uger) Forældreorlov (6 + evt. 6 uger) - kun for moren 183 Ingen akko Afholdelse af orlov på deltid (genoptagelse af arbejdet ved forlængelse af orlov) Afholdelse af forældreorlov på deltid med supplerende dagpenge fra kommunen Barselsorlov med løn 194 Ingen akko Graviditetsbetinget sygdom Fædreorlov med løn i forbindelse med fødsel Fædreorlov (6 + evt. 6 uger) med løn - kun for faren

6 uger) - kun for moren 183 Ingen akko Afholdelse af orlov på deltid (genoptagelse af arbejdet ved forlængelse af orlov) 188 31 Afholdelse af forældreorlov på deltid med

4 Side 4 af Barselsfonden Den Statslige Barselsfond administreres af Statens Administration. Der udbetales refusion fra barselsfonden jf. gældende satser. Der er 2 faste satser Ansatte til og med lønramme 35 Ansatte fra og med lønramme 36 Gældende satser findes på Statens Administrations hjemmeside. Når der anvendes følgende afgangsårsager søges der automatisk refusion i barselsfonden: 174 Forældreorlov (6 + evt. 6 uger) - kun for moren 183 Afholdelse af orlov på deltid (genoptagelse af arb. ved forlængelse af orlov) 191 Barselsorlov med løn 194 Graviditetsbetinget sygdom 196 Fædreorlov med løn i forbindelse med fødsel 198 Fædreorlov (6 + evt. 6 uger) med løn - kun for faren Ved anvendelse af følgende afgangsårsager søges der IKKE refusion i barselsfonden: Barselsorlov uden løn (op til 32 uger) Barselsorlov uden løn - forlængelse af forældreorlov uden løn og uden pension 188 Afholdelse af forældreorlov på deltid med supplerende dagpenge fra kommunen.

Når der anvendes følgende afgangsårsager søges der automatisk refusion i barselsfonden: 174 Forældreorlov (6 + evt. 6 uger) - kun for moren 183 Afholdelse af orlov på deltid (genoptagelse af arb.

5 Side 5 af Løndel 225 (start/slut på skæve datoer) Jf. cirkulære L&P nr. 029/85 skal der indrapporteres ved bla. barsler der starter/slutter på skæve datoer reguleres således, at der beregnes på faktiske timer og ikke et gennemsnit. Du skal derfor indrapportere løndel 225. Af løndelsbeskrivelsen i SLS-guiden fremgår et beregningseksempel, her fremgår det hvordan man manuelt beregner det antal timer der skal indberettes på løndelen. 5. Løndel 223 (regulering af refusionstimer) Ved anvendelse af afgangsårsag 194 (kun hvis vedkommende er delvis sygemeldt) og 183 skal der anvendes løndel 223. Du skal her indrapportere det antal timer vedkommende er på arbejde i den indrapporterede periode. Dette sker for at sikre, at der ikke søges uberettiget refusion i barselsfonden, når der indrapporteres løndel 223 reduceres det antal timer der søges refusion for og dermed også beløbet der søges i barselsfonden.

Af løndelsbeskrivelsen i SLS-guiden fremgår et beregningseksempel, her fremgår det hvordan man manuelt beregner det antal timer der skal indberettes på løndelen. 5.

6 Side 6 af Løndel 860/859 (pensionsbidrag ved orlov uden løn) Ved anvendelse af afgangsårsag 90 og 188 skal der indbetales pension under orloven og da der udbetales enten delvis eller ingen løn er de normale beregninger sat ud af kraft og der skal derfor indrapporteres løndel 860 eller 859, for at sikre indbetaling af fuldt pensionsbidrag. Løndel 860 og 859 Du skal indrapportere statens månedlige bidrag og eget bidraget (i grundbeløbs niveau) samt kredko. Løndel 860 Eks. Der indbetales normalt kr. på en medarbejder pr. mdr. I dette tilfælde skulle der indrapporteres statens bidrag kr ,64 og eget bidraget kr ,21 (4.935,64/3). (4.935,64 er omregnet til månedligt grundbeløb). Løndel 859 Du skal indrapportere statens månedlige bidrag og eget bidraget samt kredko. Der er tilfælde hvor det kun er differencen der skal indbetales eks. Ved anvendelse af afgangsårsag 188 hvis en medarbejder kun har delvis orlov uden løn. Eks. Der indbetales normalt kr. på en medarbejder pr. mdr. Medarbejderen er nu på deltidsorlov uden løn 1 dag om ugen. Der indbetales kr. i statens bidrag og der registreres 1.333,33 i eget bidrag. Der mangler derfor kr. pr mdr. til pensionskassen. Der skal derfor kun indrapporteres 987,13 (987,13 er kr. omregnet til grundbeløb) i statens bidrag og 329,04 i eget bidrag samt kredko.

beregninger sat ud af kraft og der skal derfor indrapporteres løndel 860 eller 859, for at sikre indbetaling af fuldt pensionsbidrag.

7 Side 7 af Løndel 621/618 (registrering/korrektion af refusion) Når du anvender de afgangsårsager der søger i barselsfonden, bliver der automatisk dannet en forhåndsregistrering og dermed er beløbet taget til indtægt i regnskabet. I sjældne tilfælde kan der være behov for manuelt at rette i beløb vedr. barselsfonden, dette sker ved anvendelse af løndel 618. I forbindelse med at den ansatte afholder barsel søges der automatisk i barselsfonden, derimod skal institutionen ind i Nemrefusion og søge om den kommunale refusion. Når der er ansøgt i Nemrefusion skal den forventede refusion beregnes og tastes på løndel Dermed er beløbet taget til indtægt, viser det sig senere, at der er registreret et forkert beløb skal dette korrigeres på samme løndel. 8. Afstemning af beholdningskonti/barselsfond Når der registreres enten en afgangsårsag (der søger i barselsfonden) eller en løndel 621/618 sker registreringen på en beholdningskonto. Når denne registrering er sket er det en åben post på beholdningskontoen og denne udlignes kun når præcis det beløb der er forhåndsregistreret er modtaget. Er der eks. Registreret en forventet refusion på kr. og der i stedet modtages kr. er der en difference på kr. Her bør det undersøges hvad årsagen til differencen skyldes:

indtægt i regnskabet. I sjældne tilfælde kan der være behov for manuelt at rette i beløb vedr. barselsfonden, dette sker ved anvendelse af løndel 618.

8 Der kan være beregnet/indrapporteret forkert til sls Kommunen kan have beregnet forkert Der kan være tilfælde hvor kommunen har korrigeret i det ansøgte. Side 8 af 10 Udligningen af de kr. udlignes ved enten at der modtages yderligere kr. fra kommunen eller at løndelen nedskrives med kr. Hvis en post bliver stående og der ikke sker udligning bør det undersøges hvorfor denne udligning ikke er sket. Der bør foretages en månedlig afstemning af div. Beholdningskonti. Afstemning af poster fra barselsfonden bør foretages kvartalsvist. Der kan også være differencer i posterne fra barselsfonden, dette kan skyldes at SLS har forhåndsregistreret en søgt post i barselsfonden, hvis anmodning af en eller anden årsag afvises i barselsfonden sker der ikke automatisk en udligning og dermed opstår der en difference på beholdningskontoen eks.: Der indrapporteres en afgangsårsag til SLS/HR-løn. SLS forhåndsregistrerer kr. på beholdningskontoen. Barselsfonden modtager anmodningen men afslår anmodningen, nu står der kr. som en forventet indtægt. Eftersom barselsfonden har afslået anmodningen, kommer de kr. aldrig og man er derfor nødt til at nedskrive den forventede indtægt via løndel 618. Dermed udlignes posten på beholdningskontoen. Der er flere måde at hente afstemningstal på eks.: Anvendelse af afstemningsmodul i Navision Stat Udtræk fra Navision Stat (NS) til Excel (eller eget økonomisystem) Hente tal fra ØS-LDV kuber/standard rapporter/excel skabeloner (Kræver NS data) Uddata 793

Der bør foretages en månedlig afstemning af div. Beholdningskonti. Afstemning af poster fra barselsfonden bør foretages kvartalsvist.

9 9. FRAV (Fraværsregistrering) I SLS er der en facilitet der hedder SLS ferie og fravær også kaldet FRAV. Du tilgår FRAV via SLS og HR-Løn: Side 9 af 10

10 I forbindelse med barsel/adoption skal der ske en registrering af disse forløb til FRAV. Det betyder, at du skal indtaste dette i FRAV (eller evt. i et andet system der via webservice melder videre til FRAV). Side 10 af 10 Fravær som skal registreres i forbindelse med barsel er: Graviditetsbetinget sygdom før fødsel Barsel med løn Adoption med løn Nedenstående koder anvendes i forbindelse med registrering af barsel i FRAV. 150 Gravid bet. Sygdom før fødsel 154 Gravid, bet. Sygdom/nedsat tid 400 Barsel med løn 405 Delvis barsel 410 Barsel uden løn 420 Adoption med løn 430 Adoption uden løn Der er ingen forbindelse mellem FRAV og afgangsårsager i SLS. Du er derfor nødt til at foretage registreringen i FRAV særskilt. 10. Matrix Du finder Matrixoversigten her

Side 10 af 10 Fravær som skal registreres i forbindelse med barsel er: Graviditetsbetinget sygdom før fødsel Barsel med løn Adoption med løn Nedenstående koder anvendes i forbindelse med

Relaterede dokumenter

Barselsforløb i SLS/HR-Løn Vejledning til indrapportering

Side 1 af 32 Barselsforløb i SLS/HR-Løn Vejledning til indrapportering I denne emnebeskrivelse kan du læse om, hvordan du indrapporterer et barselsforløb i SLS/HR-Løn OBS BEMÆRK I denne vejledning henvises