SPØRGSMÅL. Kommune bedes uddybe og konkretisere dette krav.

Transkript

1 Sundheds- og Omsorgsforvaltningen NOTAT Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har modtaget 38 spørgsmål fra en Tilbudsgiver i forbindelse med EU-udbud nr. 2010/S Sagsnr Dokumentnr Sagsbehandler Klaus Nielsen HENVISNING UDBUDSMATERIALE Hovedaftalen Hovedaftalen SPØRGSMÅL Af udbudsbetingelserne fremgår det, at tilbudsgivere ikke skal medsende Hovedaftalen samt at der ikke kan tages forbehold overfor denne. Umiddelbart udestår 'forsiden', punkt 2 og punkt Er det korrekt opfattet at dette ikke skal behandles af tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbuddet. Samme forhold gør sig gældende for Kontraktbilag Kan Københavns Kommune uddybe sammenhængen mellem at der skal tilbydes en løsning der primært baserer sig på standardprogrammel, baseret på K02. Mindstekrav 1. Købehavns Kommune bedes uddybe og konkretisere dette krav. Mindstekrav 3. Er det korrekt opfattet at 'den nødvendige funktionalitet' er defineret som mængden af krav angivet i Kravspecifikationen i Bilag 3A og som Tilbudsgiver har besvaret som en del af den tilbudte løsning Mindstekrav 8, Skal kravet forstås således at leverandøren leverer et antal forud definerede workflows samt at kommunen herefter kan tilrette og/eller supplere disse. Krav 2. Krav til mail ønskes uddybet specielt i.f.t. sikker mail, dokumentboks o.l. SVAR - de nævnte punkter i Hovedaftalen og bilag 17 udfyldes først, når der skal indgås Kontrakt. Kontrakten er alene vedlagt, fordi den er en betingelse, der skal accepteres af tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud. Valg af kontraktform skyldes at Københavns Kommune forventer tilpasninger til løsningen, som erfaringsmæssige ikke er helt små tilpasninger. På denne baggrund har SUF derfor valgt K02 kontrakten, da denne er velegnet til større komplekse it-projekter og (organisationer) samt indebærer faseopdelte delleverancer EOJ-systemet skal give brugerne et foruddefineret overblik over relevante data, som brugeren skal kunne skalere individuelt Københavns Kommune ønsker at vide fra Tilbudsgiveren om det er muligt at sende standardbreve

2 Krav 2. Hvilke krav stiller SUF til at sikre en optimal arbejdsgang i.f.t. vedligeholdelse af standardbreve. Krav 10. Det ønskes uddybet hvem der har ansvaret for at oprette forskellige kompetencetyper samt hvor og hvordan det skal være muligt at oprette disse? Krav 71, 3. punkt:. Københavns Kommune bedes uddybe 'Metadata på søgninger og sorteringer' Krav 84. kravet vedrørende at ydelsen skal følge myndigheden ønskes uddybet. Info 36. Er det muligt at få konkretiseret sagsgangen i forbindelse med klagesager, gerne suppleret med ansvarsfordelingen mellem ESDH system og EOJ system. Herudover Københavns Kommunes standarder for de omtalte breve og skemaer? Info 37. Bedes uddybet med form og indhold samt en snitflade beskrivelse. Info 38. Overskriften på Info og den underliggende tekst bedes præciseret. Info 40. Hvilke data stilles til rådighed fra Kommunens hjælpemiddelsystem, suppleret med snitfladebeskrivelse. direkte fra løsningen via sikker mail eller vha. en printdriver til eks. dokumentboks, doc2mail eller tilsvarende, så standardbrevene ikke nødvendigvis skal udskrives og sendes pr. fysisk post. SUF har ikke formuleret krav til den optimale arbejdsgang ift. vedligeholdelse af standardbrevene i udbudsmaterialet. Som udgangspunkt forventes det at systemet understøtter SUFs organisering og øvrige krav, som fremgår af udbudsmaterialet. SUF ønsker at kunne oprette og løbende vedligeholde disse oplysninger baseret på rettighederne. Med metadata på søgninger og sorteringer menes her viden om eller data på søgninger og sorteringer eks. resultater fra tidligere søgninger og sorteringer Det skal være muligt at se hvilken ydelse som er tildelt af hvilken Myndigheden Københavns Kommune har pt. ikke en sagsgang i forbindelse med klagesager, som beskriver ansvarsfordelingen mellem ESDH og EOJ systemet. Københavns Kommune er ved at undersøge muligheden for at kunne fremsende de omtalte skemaer og breve til Tilbudsgiverne. Københavns Kommuner ser et behov for at præcisere dette krav, da der ikke er tale om en integration/integration, men et krav omkring at kunne arbejde med dokumenter fra ekstern kilde i systemet eks. ved udfyldelse af henvisningsskemaer. Tilbudsgiveren kan se bort fra overskriften. Det vides ikke på nuværende tidspunkt, da systemet er under anskaffelse. Københavns Kommune har den 14. oktober 2010 i Europæiske Unions Tidende (EUT/S), TED-databasen Side 2 af 7

3 Info 42. Fravalg af udfører - vedrører dette firmaer eller enkelt medarbejdere. Info 42. Hvor borgeren er lokaliseret dag, aften og nat - kan det oplyses hvordan data er registreret? Info 46. Eksempel på medicinskema der efterlever embedslægernes retningslinier bedes fremsendt. Afsnit 3.8. Forventer Københavns Kommune bruge Nemsms? Krav 131. Kan det uddybes hvad der menes med at data skal overgå til nyt system, eksempelvis til Datawarehouse? Info 75. Kan det uddybes hvad der forstås ved en helbredsvurderingsmålgruppe samt om dette giver anledning til afledte krav til journalen. (»Tenders Electronic Daily«) offentliggjort, at Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har til hensigt at indgå en Kontrakt om et Hjælpemiddelsystem med Rambøll ved direkte tildeling under SKI rammeaftale Der er som udgangspunkt tale om firmaer. SUF ønsker jf. Bilag 3A, afsnit 1.3 et skalerbart, målrettet og smidigt EOJsystem. Disse data er ikke i nævneværdig grad registreres i dag udover Medcom data og egne notater. Vedlagt Ja SUF ønsker at kunne anvende data fra EOJ-systemet til videre databehandling eksempelvis via et Datawarehouse Helbredsvurderingsmålgruppe: Gruppering af borgere som skal have en helbredsvurdering ud fra hvilket kriterier eller karakteristika ved borgeren der har udløst behovet for en helbredsvurdering. Info 81. Københavns Kommune bedes uddybe hvad der forstås med 'Døgn og ugeplan' og konkretisere krav til dokumentationen samt om dette afleder nye krav til journalen. Info 82. Hvad forstår Københavns Kommune ved primær- og sekundærudfører og har dette En borger skal have dokumenterede helbredsoplysninger, hvis borgeren bor i plejebolig eller modtager sygepleje eller har et nødkald. Der ønskes en oversigt hvor stor en andel borgere, der indenfor hver målgruppe har fået oprettet dokumenterede helbredsoplysninger. Døgn- og ugeplanen er et fagligt og praktisk arbejdsredskab for personalet og indeholder en beskrivelse af den individuelt planlagte pleje, behandling, omsorg og aktivitet og en beskrivelse af forebyggende og sundhedsfremmende tiltag. Primær udfører kan være den der primært er kontaktperson for en borger, og som kommer mest i Side 3 af 7

4 afledte konsekvenser i planlægningssystem. hjemmet. Det kan også være, at der er to der leverer ydelsen til borger, og for at "kende forskel" på ressourcerne sætter man dem som primær og sekundær i forhold til kompetencer. Info 83. Hvad forstås ved medarbejderskift og har dette afledte konsekvenser til journalen. Info 84. Hvad forstås ved plejetyngde og har dette afledte konsekvenser til journalen og / eller planlægningssystem. Info 87. Hvad forstås ved klinik og har dette afledte konsekvenser til journalen. Info 88. Baggrunden for kravet bedes uddybet. Dette har konsekvenser i planlægningssystem, jf. krav 51, krav 63 og krav 66. Det skal jo være muligt at skabe overblik over den enkelte enheds ressourcer, samt lægge flere enheder samme, og derved få et samlet overblik over ressourcer og kapacitet. Med medarbejderskift forstås hvor mange gange i træk er det den samme medarbejder, som kommer hos den samme borger. Med plejetyngde forstås gruppering af hjemmeplejemodtagere i intervaller af visiterede timer pr uge (0-2, 2-4, 4-8, 8-12, 12-15, 15-20, 20+ timer) på baggrund af hvor meget hjælp den enkelte borger er visiteret til i gennemsnit pr. uge. Gennemsnit beregnes som: (visiteret ydelsestid x antal udfører x frekvens)/uge f.eks.: Rengøring: 90 min x 1 udfører x 1 gang hver anden uge / uge = 45 min Bad: 60 min x 2 udfører x 1 gang hver uge / uge = 120 min Sygepleje kan leveres i borgerens hjem eller på en sygeplejeklinik. En klinik er et lokale, som er indrettet til behandling af borgere med behov for sygepleje. Det skal fremgår af en journal om borgeren er visiteret til sygepleje i eget hjem eller på klinik Vi ønsker en opgørelse over andelen af borgere der modtager maskinel dosisdispensering ud af alle borgere, der modtager hjælp til dosering af medicin. Ved anvendelse af maskinel dosisdispensering reduceres risikoen for fejlmedicinering, derfor ønsker forvaltningen at andelen af borgere der modtager maskinel dosisdisponering øges Info 112. Hvad forstås ved Side 39 - Målstyring. I dette Side 4 af 7

5 målstyringsfunktionalitet? Info 113. Hvad forstås ved passiv tid? Info 121. Hvad forstås ved 'Antal enheder i en hjemmehjælpspakke? I Bilag 3 A fremhæver Københavns kommune opsætning af formularer. Kan det bekræftes at data registreret i disse formularer skal stilles til underafsnit beskrives målstyring ifm. arbejdstilrettelæggelsen. Intentionen med målstyringsfunktionalitet integreret i arbejdstilrettelæggelsen, er at det bliver muligt at styre efter opsatte mål (servicemål eller lovkrav - eks. 15 dages samlet ventetid for en borger). Dette skal kunne ske bagudrettet (historisk), lige nu (aktuelt) og fremadrettet (simulering). Målstyring skal ses i sammenhæng med beregning/konsekvens delen i figur 7, s. 33. Planlægningsoverblikket s. 38: opsatte mål hænger sammen med planlægningsoverblikket over arbejdstilrettelæggelsen - når der laves beregninger og simuleringer på baggrund af arbejdstilrettelæggelsen (eller hvis man bare har det aktuelle overblik over planlægningen - ressourcer, belægning osv.), skal dette kunne holdes op mod opsatte mål (målstyring). - Målstyringsfunktionalitet er således en del af det optimale arbejdstilrettelæggelsesmodul, hvor man ikke har måltal, statistik og data dekoblet fra den reelle arbejdstilrettelæggelse og simulering omkring dette, men det er integreret og man får hele tiden 'status' ift. mål ift. hvad der sker af ændringer i arbejdstilrettelæggelsen (faktiske ændringer eller simulering). Se: Info 208; krav 40 samt s Planlægningsoverblik - konsekvens/beregning for yderligere information Passiv tid er den tid hvor sagen/opgaven ligger stille i en proces eks. såfremt sagsbehandler afventer information. Der er tale om antallet af ydelser/tid/frekvens eller lign, som indgår i en "pakke". Side 5 af 7

6 Bilag 1 - Tidsplan rådighed i forbindelse med BI og udtræk. Info 126. Krav bedes uddybet. Der ønskes beskrevet arbejdsgange mellem Hjælpemiddelsystem og EOJ, herunder ønsket registreringspraksis og klassifikationer. Info 136. Kan det bekræftes at dette er i.f.m. modtagelse af en elektronisk faktura fra den private leverandør, der efterfølgende kan attesteres af kommunen. Info 168. Kan det bekræftes at dette info ikke er aktuelt. Option 5. Kan det oplyses hvilket Hjælpemiddelsystem der skal integreres med og hvilke data der skal udveksles. Info 179. Der henvises til Underbilag C som indeholder MVS Vagtplan. Kan nævnte info præciseres. Københavns Kommune bedes oplyse hvor lang periode leverandørerne skal afsætte til at gennemføre undervisning. Det vides ikke på nuværende tidspunkt, da systemet er under anskaffelse. Københavns Kommune har den 14. oktober 2010 Europæiske Unions Tidende (EUT/S), i TED-databasen (»Tenders Electronic Daily«) offentliggjort, at Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har til hensigt at indgå en Kontrakt om et Hjælpemiddelsystem med Rambøll ved direkte tildeling Det er ikke aktuelt at løsningen skal følge GEPJ specifikationen, men Tilbudsgiveren bedes redegøre for hvordan grundstrukturen arbejder problemorienteret og forløbsbaseret, som bl.a. er kendetegnet ved GEPJ Det vides ikke på nuværende tidspunkt, da systemet er under anskaffelse. Københavns Kommune har den 14. oktober 2010 Europæiske Unions Tidende (EUT/S), i TED-databasen (»Tenders Electronic Daily«) offentliggjort, at Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har til hensigt at indgå en Kontrakt om et Hjælpemiddelsystem med Rambøll ved direkte tildeling under SKI rammeaftale Bilaget repræsenterer den dokumentation af snitfladen, der er tilgængelig hos SUF. Kontakt evt. KMD for yderligere oplysninger. Tilbudsgiveren kan afsætte den nødvendige tid inden for projektperioden Det betyder at undervisningen skal være afsluttet, når den endelige driftsprøve er bestået. Side 6 af 7

7 Bilag 1 - Tidsplan Bilag 3A - Kravspecifikation K-8 indeholder krav til at den ENDELIGE driftsprøve skal kunne gennemføres således godkendelse kan foreligge senest ultimo I kravspecifikationens punkt 1.11, 2. afsnit forventer SUF, at EOJ systemet er FULDT implementeret i hele SUF i løbet af I forbindelse med besvarelse af kravspecifikationen, er det da korrekt opfattet at de Mindstekrav, Krav og Info der besvares med en kodeværdi 1, 2 eller 3, skal være en del af den endelige driftsprøve jf. K- 8? Københavns Kommune efterspørger et simuleringsværktøj i den forbindelse ønskes oplyst konkret hvilke data skal indgå i simuleringen og hvilke beregningsmodeller skal indgå? Kravene til simulerings-værktøjer fremgår flere steder i udbudsmaterialet eks. afsnit 1.10 Systemet skal ligeledes kunne generere simuleringer, og hjælpe med at vurdere fremtidens behov for kapacitet og ressourcer på baggrund af forskellige opstillede scenarier. samt eksplicit jf. Krav 19, Krav 32, Krav 33, Krav 34, Krav 35 m.fl. Bemærk at spørgsmålene er anonymiseret, publiceret på og sendt til alle potentielle Tilbudsgivere jf. udbudsbetingelserne pkt Side 7 af 7