Bestyrelsesmøde onsdag den 24. juni 2015 kl Elmelyparken 1D, Solrød.

Transkript

1 25. juni 2015 Bestyrelsesmøde onsdag den 24. juni 2015 kl Elmelyparken 1D, Solrød. Deltagere: Lau Ostenfeldt, Frank Polauke (først fra punkt. 9), Olaf Wacherhausen, Brian Willandsen, Anni Rasmussen Ulrik Steffensen, Kirsten Sørensen. Poul Reynolds. 1. Godkendelse af referat fra mødet 18. marts Referatet er udsendt til alle og uploadet til hjemmesiden. Ingen bemærkninger. 2. Godkendelse af budgetter for afdelingerne 2015/2016. Budget 2015/2016 for selskabet blev godkendt på sidste bestyrelsesmøde. Budgetterne for afdelingerne skal godkendes af bestyrelsen. Alle budgetter er forelagt afdelingerne inden bestyrelsesmødet. Afd. 1 Tjørnely: Budgettet medfører en stigning på 2,0 %. Godkendt på afdelingsmøde den Afd. 2 og Elmelyparken: Budgettet medfører en stigning på 1,0 %. Godkendt på afdelingsmøde den Afd. 3 Skyttemarken 1: Budgettet medfører en stigning på 2,7 %. Godkendt på afdelingsmøde den Afd. 4 Skyttemarken 2: Budgettet medfører en stigning på 3,1 %. Godkendt på afdelingsmøde den Afd. 5 Møllemarken 1: Budgettet medfører en stigning på 2,2 %. Godkendt på afdelingsmøde den Afd. 6 Møllemarken 2: Budgettet medfører en stigning på 4,5 %. Godkendt på afdelingsmøde den Afd. 7 Elmelyparken Tagboliger: Budgettet medfører en stigning på 3,4 % for familieboligerne og 3,2 % for ungdomsboligerne. Godkendt på afdelingsmøde den

2 Afd. 8 Bakken: Budgettet medfører en stigning på 3,9 %. Godkendt på afdelingsmødet den De samlede godkendte budgetter 2015/2016 er sendt med post til bestyrelsen. 3. Godkendelse af revisionsprotokollat. Revisionsprotokollatet, siderne 52-59, blev godkendt i forbindelse med godkendelse af regnskab Der foreligger intet senere. 4. Der er ingen afdelingsbestyrelse i Skyttemarken 1. Skyttemarken 1 er nu uden afdelingsbestyrelse. Bestyrelsen udpeger Lau Ostenfeldt til kontaktperson for afdelingen. Afdelingen har tidligere besluttet at indtræde i bestyrelsessamarbejdet med de øvrige afdelinger i Skyttemarken og Møllemarken, men det sagde disse afdelinger nej til. Denne beslutning mener bestyrelsen afdelingerne bør tage op til fornyet overvejelse og bestyrelsen vil derfor tage initiativ til, at der afholdes afdelingsmøde i Skyttemarken/Møllemarken i august/september. Hvis afdelingerne fortsat ikke er villige til at optage Skyttemarken 1 i fællesskabet, vil bestyrelsen indkalde til afdelingsmøde i Skyttemarken 1 med henblik på at vælge en afdelingsbestyrelse. Indtil den parlamentariske situation i afdelingen er afklaret, vil bestyrelsen sørge for at den daglige drift fungerer, men der vil ikke blive taget nye initiativer. Bl.a. vil den godkendte køkkenudskiftning ikke blive igangsat. På afdelingsmødet den 19. maj 2015 ønskede ingen at stille op til bestyrelsen, der derfor er nedlagt. Når en afdelingsbestyrelse er nedlagt, er det efter vedtægternes 19 organisationens bestyrelse der varetager de funktioner, der er henlagt til afdelingsbestyrelsen. 5. Opførelse af nybyggeri. Bestyrelsen godkender, at DAB udarbejder projektskitse og tilbud. Da beslutning om iværksættelse af grundkøb og nybyggeri jf. vedtægternes 6 stk. 3 skal træffes af repræsentantskabet, vil bestyrelsen indkalde til ekstraordinært repræsentantskabsmøde for at træffe beslutning herom. Mødet afholdes onsdag den 19. august 2015 kl i beboerhuset Skyttemarken 62, Havdrup. Solrød Kommune har den 13. maj 2015 udbudt to storparceller til opførelse af almene boliger i Det er storparcel 23 i Trylleskov Strand og storparcel etape 3 i Havdrup Vest. Tilbud skal afgives senest den 24. august Bestyrelsen har i den anledning afholdt ekstraordinært møde den 10. juni 2015 med DAB for at sondere muligheden for at opføre dette byggeri. Steen Ejsing fra DAB fremlagde foreløbige beregninger over udbuddet. I Havdrup Vest kan der opføres ca. 35 boliger med en størrelse på 103 m2 og en gennemsnitlig leje på 9.100,- /md. 2

3 Ved Trylleskoven kan opføres ca. 60 boliger på 97 m2 med en gennemsnitlig leje på 8.300,- /md. Der vil nok blive opført varierende boligstørrelser. DAB vil, sammen med sine rådgivere, kunne udarbejde tilbud og projektskitse for en pris på ca. kr ,- excl. moms. Bestyrelsen finder DAB s oplæg attraktivt. Huslejestørrelser ser fornuftige ud og der er stigende efterspørgsel efter boliger i kommunen. Bestyrelsen besluttede at bede DAB udarbejde tilbud og projektskitse. Organisationsbestyrelsen orienteres på sit kommende møde den 24. juni. 6. Forslag om afholdelse af kursus om bygherrens rolle i en byggesag. Forslaget godkendes. Der har været kontakt til Bjarne Zetterstrøm, BL, som har givet tilsagn om at afholde et kursus om bygherres rolle og ansvar. Lau Ostenfeldt kontakter Bjarne. Hvis bestyrelsen godkender, at Solrød Boligselskab skal fungere som bygherre, anbefaler administrationen, at bestyrelsen deltager i et kursus om bygherres rolle og ansvar i en byggesag. Der er flere udbydere af sådanne kurser. 7. Ophør af samarbejdet mellem Solrød Boligselskab og Boligselskabet Sjælland. Bestyrelsen for Solrød Boligselskab har i brev af 6. februar 2014 opsagt administrationsaftalen med Boligselskabet Sjælland til ophør 30. juni Efter ønske fra begge parter er der gennem længere tid forhandlet om en tidligere ophørsdato mod at Solrød Boligselskab betaler en kompensation til Boligselskabet Sjælland. Da det ikke har været muligt at opnå enighed herom, fortsætter samarbejdet indtil 30. juni 2016, hvorefter det ophører. At samarbejdet ophører medfører, at Boligselskabet fra nu af kun vil påtage sig de aftalte almindelige driftsopgaver. Opgaver, som har en forventet afslutning efter 30. juni 2016 vil boligselskabet ikke påtage sig. 8. Tilskud til udskiftning af havedøre i Møllemarken 1. På sidste bestyrelsesmøde blev det godkendt at dispositionsfonden yder et tilskud på kr til udskiftning af 18 havedøre i Møllemarken 1. Det har nu vist sig, at der skal udskiftes 20 havedøre og den samlede pris er kr Bestyrelsen godkender at bevilge dette beløb. 9. Almenstyringsdialog. Bestyrelsen besvarede styringsrapporten som administrationen vil indberette. 3

4 10. Opsigelsesstatistik. Venteliste og statistik pr. 24. juni 2015 blev gennemgået på mødet. Antal boliger anvist af Solrød kommune i henhold til aftale: Tjørnely: 1 flygtning, Elmelyparken: 1 flygtning. Tagboliger: Skyttemarken 1: 1 flygtning. Skyttemarken 2: Møllemarken 1: 1 flygtning, Møllemarken 2: Ingen. Ungdomsboliger: I alt 4 flygtningen og Det svarer til at kommunen på nuværende tidspunkt har anvist til 41 % af de ledige boliger i selskabet. 11. Meddelelser fra formanden. Det er et problem, at medarbejdere, der afløser på kontoret, ikke logger på it-systemet, så de kan besvare henvendelser fra beboere og bestyrelser. Det vil man gerne have de gør fremover. Der er nu ansat en sommerfugl, der afløser i Solrød 3 dage om ugen og 2 dage i Havdrup. Ejendomsfunktionær Niels Nielsen har opsagt sin stilling og fratræder pr Orientering fra afdelingerne. Elmelyparken: Ulrik Steffensen er ikke formand for afdelingsbestyrelsen mere, men er valgt som suppleant. Vil gerne fortsætte i organisationsbestyrelsen. Bakken: Her er også valgt ny i bestyrelsen. Man er utilfreds med, at man ikke er orienteret om, at der kommer en ny medarbejder i afdelingen før vedkommende dukker op. Møllemarken: Der er problemer med at nogle beboere ikke overholder deres pligt til at klippe hækken som foreskrevet i haveregulativet. Hvad kan man gøre ved det? Administrationen er af den opfattelse, at haveregulativet skal overholdes. Gør man ikke det, skal beboeren have en frist til at bringe forholdet i orden. Sker det ikke, kan sagen indbringes for beboerklagenævnet. Tjørnely: Køkkenrenoveringen skrider planmæssigt frem. Ud af afdelingens 140 lejemål har ca. 100 over tiden fået udskiftet køkken. Man er ligeledes i proces med at renovere badeværelser og det forventes igangsat i september. 13. Orientering fra administrationen. Administrationen har i mail af 19. maj 2015 modtaget referat fra et møde bestyrelsen den 18. maj 2015 har afholdt med de ansatte i selskabet om de ansattes arbejdsforhold og organiseringen af deres arbejde. Administrationens besvarede mailen den 19. maj 2015 med at orientere om, at bestyrelsen ikke har kompetence i forhold til selskabets ansatte. Det erkender bestyrelsen. At man gjorde det i dette konkrete tilfælde skyldes en misforståelse mellem bestyrelsen og driften. 4

5 14. Næste møde. Onsdag den 2. september Bemærk at tidspunktet er ændret til kl og at der vil blive serveret smørrebrød. 15. Eventuelt. Flere i bestyrelsen har tilmeldt sig konferencen for organisationsbestyrelser på Nyborg Strand den 5. og 6. september Det aftales, hvilke temaer, man vil tilmelde sig. Konferencen er kun for medlemmer af organisationsbestyrelsen. Solrød Boligselskab Lau Ostenfeldt Formand Poul Reynolds Forretningsfører 5