VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV. En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner

Transkript

1 VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner Københavns Stadsarkiv oktober 2007

2 INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING 3 KØBENHAVNS STADSARKIVS FORMÅL 3 VIGTIGT AT VIDE FØR AFLEVERINGEN PÅBEGYNDES 4 Hvad er et arkivalie 4 Hvad er elektronisk arkivering 4 Hvem skal, og hvem kan aflevere arkivalier til Københavns Stadsarkiv 4 Hvornår skal arkivalierne afleveres 4 Hvem betaler 5 Efter afleveringen 5 DET AFLEVERINGSFORBEREDENDE ARBEJDE 6 Afleveringen aftales med Københavns Stadsarkiv 6 Ajourføring af journalplaner og journalvejledninger 6 Ordning 6 Kassation og rensning 6 Svampeskader 6 Pakning 7 Mærkning 8 Afleveringsfortegnelse 9 Københavns Stadsarkivs afleveringsprogram 9 Aflevering 9 ORDLISTE 10 Forsidebillede: Velordnet arkiv. Foto: Martin Trnka 2

3 INDLEDNING Formålet med denne vejledning er at besvare nogle af de spørgsmål, som opstår, når en kommunal institution skal aflevere arkivalier til Københavns Stadsarkiv: Hvad indebærer en aflevering for institutionen, hvordan skal den gennemføres, og på hvilken måde kan Københavns Stadsarkiv bistå institutionen i dette arbejde? Vejledningen informerer desuden om de regler, som institutionerne skal følge ved afleveringen af deres arkivalier til Københavns Stadsarkiv. KØBENHAVNS STADSARKIVS FORMÅL Stadsarkivets opgave er at bevare arkivalier fra København af væsentlig administrativ, retlig eller historisk betydning samt at stille arkivalierne til rådighed for myndigheder, offentlighed, og forskning. Stadsarkivet skal endvidere bidrage til udforskning, dokumentation og formidling af Københavns historie og arkivforhold. Stadsarkivets og de kommunale forvaltningers og institutioners opgaveløsning og ansvar i henhold til arkivloven fremgår af Arkivbestemmelser for Københavns Kommune senest vedtaget af Borgerrepræsentationen den 26. august Hvilke arkivalier, der skal bevares, fremgår af bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i Københavns Kommune vedtaget af Borgerrepræsentationen den 26. august Arkivalier fra de tidligere københavnske sygehuse skal bevares i henhold til bekendtgørelse nr. 575 af 16. juni 2003 om bevaring og kassation af arkivalier i amtskommunerne. Det bemærkes, at de tidligere københavnske sygehuse kan aflevere deres bevaringsværdige arkivalier til Stadsarkivet, hvis der er indgået aftale herom. 3

4 VIGTIGT AT VIDE FØR AFLEVERINGEN PÅBEGYNDES Hvad er et arkivalie Et arkivalie er et informationsbærende medium, der indeholder informationer, som er blevet opsamlet i forbindelse med en institutions virksomhed. Der er tale om følgende medier: papir, kort, tegninger, mikrofilm, foto, lydoptagelser og elektroniske medier af enhver art. Hjælpemidler til søgning i et arkiv er også en del af arkivet. Hvad er elektronisk arkivering Vi befinder os i en overgangsfase mellem papirforvaltning og digital forvaltning. Alle anvender i dag tekstbehandling og e-post og gemmer deres dokumenter på computeren eller serveren, men selv om disse dokumenter er lagret elektronisk, er der ikke automatisk tale om elektronisk arkivering. Dokumenter der er lagret i forskellige tekstbehandlingsprogrammer, regneark o. lign. er systemafhængige, dvs. at de kun kan læses, hvis man har det rigtige hardware og software til sin disposition. Stadsarkivet kan derfor ikke tage imod disketter, CD-R eller andre elektroniske medier med sager og dokumenter, der ikke er konverteret til systemuafhængige arkiveringsversioner. Denne vejledning omfatter ikke aflevering af elektroniske arkivalier. Regelsættet vedr. bevaring, kassation og aflevering af elektroniske arkivalier er følgende - Bekendtgørelse nr. 330 af 29. april 2004 om bevaring af data fra elektroniske arkivsystemer med personoplysninger hos Københavns og Frederiksberg kommuner Bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004 om arkiveringsversioner af bevaringsværdige data fra elektroniske arkivsystemer. - Bestemmelser om aflevering af elektroniske arkivsystemer til Københavns Stadsarkiv - Statens Arkivers vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner af bevaringsværdige data fra elektroniske arkivsystemer - Bestemmelser om anmeldelse af elektroniske registre (databaser) i Københavns Kommune - Bestemmelser om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer i Københavns Kommune Bekendtgørelser og vejledninger findes på Stadsarkivets hjemmeside ( Stadsarkivet vejleder kommunens forvaltninger om elektronisk arkivering. Hvem skal, og hvem kan aflevere arkivalier til Københavns Stadsarkiv Københavns Stadsarkiv modtager afleveringer af arkivalier fra Københavns Kommunes valgte råd, udvalg og nævn, og samtlige kommunens forvaltninger og institutioner, herunder institutioner med hvilke kommunen har indgået driftsoverenskomst. Hvornår skal arkivalierne afleveres Arkivalier, der skal bevares, skal afleveres til Stadsarkivet, når de er 20 år gamle. Afleveringsfristen regnes fra sidste indførelse i en protokol eller fra datoen for en sags seneste bestanddel. Undtaget fra denne regel er arkivalier, som er i jævnlig administrativ brug. For afleveringen gælder desuden følgende hovedregler: Afleveringen kan kun ske efter aftale med Københavns Stadsarkiv Afleveringen må ikke indeholde arkivalier, der ved bekendtgørelse, cirkulære eller skriftlig meddelelse fra Københavns Stadsarkiv er meddelt kassationsbestemmelse for 4

5 Inden arkivalierne afleveres, skal de være ordnet, pakket, mærket, og fortegnet efter Stadsarkivets anvisninger (se nedenfor) Afleveringen skal indeholde alle bevaringsværdige arkivalier fra perioden, også søgemidler, med mindre andet er aftalt. Hvem betaler Den afleverende institution betaler selv de udgifter, der er forbundet med det afleveringsforberedende arbejde, som er beskrevet i denne vejledning. Såfremt en institution ikke selv ønsker at udføre dette arbejde eller dele heraf, kan der indgås en kontrakt med Københavns Stadsarkiv, om at få det afleveringsforbedrende arbejde foretaget efter reglerne om indtægtsdækket virksomhed. Konkrete tilbud gives efter anmodning. Nærmere oplysninger kan fås ved henvendelse til Stadsarkivet. Udgifter til arkivæsker og transport af arkivalierne betales af den afleverende institution. Efter afleveringen Ekspeditionstiden er normalt 1-2 dage. Københavns Stadsarkiv kan dog ikke fungere som institutionernes fjernarkiv. Der skal derfor træffes aftale om betingelserne for hyppige udlån. Arkivalier, der er omfattet af persondataloven kan overføres til opbevaring i arkiv efter reglerne i arkivlovgivningen. Det betyder, at den afleverende institution eller forvaltning altid kan låne sine egne - ikke persondatalovsomfattede - arkivalier til administrativ brug. Udlån af persondatalovsomfattede arkivalier med henblik på administrativ brug/genanvendelse kræver derimod særlig tilladelse fra Datatilsynet. 5

6 DET AFLEVERINGSFORBEREDENDE ARBEJDE Afleveringen aftales med Københavns Stadsarkiv Når en institution ønsker at aflevere arkivalier tages kontakt til Københavns Stadsarkiv, som indhenter oplysninger om de arkivalier, som ønskes afleveret. Når Stadsarkivet har behandlet sagen, herunder evt. kassationsspørgsmål, vil institutionen modtage et brev fra Stadsarkivet, som bekræfter, at afleveringen kan finde sted. Ajourføring af journalplaner og journalvejledninger Ajourførte journaler og journalplaner skal følge afleveringen. En journalplan kan betragtes som ajourført når: Den er renskrevet med alle de justeringer og tilføjelser, som har fundet sted i den periode, som afleveringen er omfattet af Eventuelle ændringer i praksis ved journalisering og henlæggelse af sager skal være nævnt med datoer Alle benyttede søgemidler (f.eks. kartoteker) skal være nævnt i journalvejledningen. Ordning Arkivalier skal som udgangspunkt forblive i den orden, institutionen har arkiveret dem i. Det vil f.eks. sige, at journalsager skal ligge i journalnummerorden. Ordningen af arkivet består af følgende opgaver: Kontrol af om alle de sager, der er fortegnet i registreringssystemet (f.eks. journal) er til stede Kontrol af om alle sager ligger på deres plads i arkivet Hvis en sag er bortkommet, lægges på dens plads i arkivet en seddel med oplysninger om, at sagen er bortkommet Hvis en sag er blevet tilakteret en anden, og det ikke er blevet registreret i registreringssystemet, skal sagen tilbage på dens oprindelige plads i arkivet. Der hvor sagen er blevet taget fra, lægges en seddel med oplysninger om, at sagen er lagt tilbage på sin oprindelige plads (en akteringsseddel) Hvis en sag er tilakteret en anden, og det er blevet registreret i journalen, skal sagen forblive, hvor den er. Kassation og rensning Den afleverende institution udskiller og kasserer arkivalier efter de gældende bevarings- og kassationsbestemmelser. Tvivlsspørgsmål forelægges Stadsarkivet. Den afleverende institution renser de arkivalier, som skal bevares, for dubletter, elastikker og ældre plasticomslag. Svampeskader Svampeskadede arkivalier skal desinficeres, før de kan afleveres til Stadsarkivet. Minimumsprisen for en desinficeringsproduktion inklusiv Stadsarkivets klargøring og transport er cirka 2000 kr. plus moms. For denne pris kan desinficeres op til 111 enheder af formatet 40x30x10 cm. Yderligere enheder kan desinficeres for en pris af cirka 20 kr. plus moms pr. stk. 6

7 Pakning Pakkeformen afhænger af arkivaliernes type: Arkivalier i form af sager eller løsblade pakkes i arkivæsker af typen Rigsarkivets model, som bestilles via Stadsarkivet. Æskerne fås i 4 størrelser: A4 i formatet 315 x 235 x 80 mm Smal folio i formatet 360 x 235 x 45 mm Stor folio i formatet 380 x 250 x 80 mm Bred folio i formatet 390 x 280 x 80 mm Sager lægges i æsken med ryggen udad (dvs. mod flappen). Æskerne fyldes til ca. 1 cm fra kanten. De må ikke overfyldes eller fyldes for lidt op. Kartonkort pakkes i særlige fiberkasser, som bestilles via Stadsarkivet. Kasserne fås i 5 størrelser: (bredde, højde og dybde) 140 x 75 x 390 mm 155 x 85 x 390 mm 155 x 125 x 390 mm 200 x 125 x 390 mm. 225 x 160 x 390 mm Pakning af kort og tegninger aftales nærmere med Stadsarkivet. Indbundne arkivalier som f.eks. protokoller, journaler og kopibøger skal ikke pakkes yderligere, med mindre de er så tynde, at flere kan lægges sammen i en arkivæske. Hvis protokollerne er i dårlig stand, bør de ligeledes pakkes i mærkede æsker. 7

8 Mærkning Bind skal mærkes med mærkater. Til æsker kan der enten anvendes etiketter eller fortrykte æsker, der leveres af Stadsarkivet (suppleret med oplysninger om den enkelte æskes/pakkes indhold). Mærkningen skal indeholde følgende: Københavns Stadsarkivs logo, arkivskaberens navn, navnet på modulet, navnet på komponenten, pakkens/bindets yderår, pakkens eller bindets indhold, f.eks. journalsager nr Stadsarkivets logo Københavns Stadsarkiv Kommunekontoret Arkivskaberens navn Hovedjournal Navnet på modulet Journalsager Navnet på komponenten nr Pakkens/bindets yderår Pakkens/bindets indhold Benytter man Stadsarkivets afleveringsprogram (se s. 9) kan man anvende selvklæbende etiketter eller selvklæbende papir (skal tilskæres) med acrylklæber (DS-ISO 9706). Det er også muligt at skrive mærkaterne ud på alm. printpapir, skære dem til, og lime dem på æskerne med PVC-hobbylim eller alm. tapetklister. 8

9 Afleveringsfortegnelse Stadsarkivets godkendelse af afleveringsfortegnelsen er en forudsætning for, at den egentlige aflevering kan finde sted. Afleveres der arkivalier fra flere arkivskabere, skal der udfærdiges en fortegnelse for hver af disse. Afleveringsfortegnelsen bruges både af den afleverende institution og af Stadsarkivet til at dokumentere afleveringen. Afleveringsfortegnelsen skal fremsendes i 2 eksemplarer og i elektronisk form på en diskette. Den ene fortegnelse returneres som kvittering for, at afleveringen har fundet sted. Nedenfor vises et eksempel på en udfyldt afleveringsfortegnelse fra en opdigtet institution med angivelse af de vigtigste regler for udfyldelsen. Når afleveringsaftalen er indgået, udarbejder Stadsarkivet en disposition, der kan hjælpe i arbejdet med afleveringsfortegnelsen, på baggrund af de oplysninger, som institutionen har oplyst om afleveringens indhold. I tvivlstilfælde kontaktes Stadsarkivet. Københavns Stadsarkiv 2. april 2003 Afleveringsfortegnelse fra Københavns Kommunekontor Kommunekontoret Hovedjournal Journalplan 1 bd Journal 2 ks. Henlagt efter decimalnummer nr ks nr ks Journalsager 6 pk nr pk nr pk nr pk nr pk nr pk. nr pk. Personale Personalekartotek 2 ks. Henlagt alfabetisk. Årstal er afgangsår. Henviser til personalesager der er henlagt efter afgangsår A-K ks L-Å ks Personalesager 5 pk. Henlagt efter afgangsår og derunder alfabetisk. Personalekartoteket oplyser afgangsåret pk A-K pk L-Å pk pk pk. Den afleverende institution Arkivskaberens navn Navnet på gruppen Navnet på arkivserien Arkivseriens yderår Enheder i arkivserien: antal og type Anmærkning vedr. arkivserien Pakkens/bindets titel/specifikation Pakkens/bindets yderår Pakkernes/bindenes antal og type Københavns Stadsarkivs afleveringsprogram Københavns Stadsarkiv har udviklet et afleveringsfortegnelsesprogram, som kan hjælpe med udarbejdelsen af en afleveringsfortegnelse, og som også kan udskrive mærkater til både arkivæsker, fiberkasser og protokoller. Programmet fås ved henvendelse til Stadsarkivet. Aflevering Inden afleveringen modtages, skal den kontrolleres af Stadsarkivet. Der træffes herefter aftale om tidspunkt for modtagelsen. Hvis en institution finder arkivalier, der er blevet glemt i afleveringen, skal der hurtigst muligt træffes aftale med Stadsarkivet om efteraflevering. 9

10 ORDLISTE Arkivalie Er et informationsbærende medie (papir, CD-rom, film osv.) der indeholder informationer, som er blevet opsamlet i forbindelse med en institutions virksomhed. Arkivserie En samling af arkivalier, som udgør en helhed, fordi de er opbygget efter samme princip. F.eks. journalsager fra samme journalperiode arkiveret efter journalnummer; en samling kartotekskort; en eller flere protokoller. Arkivskaber Det kontor eller den institution, som har været ansvarlig for skabelsen af arkivalierne. Faste undernumre Bruges til underopdeling af saggrupper i journalplaner, der er opbygget efter decimalklassesystemet. Typisk anvendes bygningsnumre, kommunenumre og lign. som faste numre. Gruppe Den mindste samling af arkivalier, som har en fælles overordnet struktur inden for en afgrænset periode (hvortil der ikke findes væsentlige søgemidler udenfor modulet). Et modul kan f.eks. være journalsagsarkivet, som består af journaler, journalsager og et navneregister. Journal Protokol, løsblade eller kartotek til registrering (journalisering) af indkomne skrivelser samt de afgørelser og besvarelser, de giver anledning til. Ordet journal anvendes også i andre betydninger, f.eks. om det kontor, hvori journaliseringen foregår, og journalen opbevares, eller om en patientjournal, der egentlig er en journal om et sygdomsforløb. Journalplan Er en oversigt over de emner, et arkiv indeholder sager om. Sager, der handler om et bestemt emne, får derfor samme nummer som emnet. Sammen med et årstal og et løbenummer danner saggruppe-nummeret et journalnummer. Journalvejledning Er en vejledning i journalisering og vil ofte indeholde oplysninger om arbejdsgangene i journalen. Kassation Ved kassation forstås udskillelse af arkivalier, der ikke skal bevares. Den afleverende institution udskiller og kasserer arkivalier efter de gældende bevarings- og kassationsbestemmelser. Tvivlsspørgsmål forelægges Stadsarkivet. Registreringssystem En institution registrerer normalt indholdet af sit arkiv i et registreringssystem. Registreringssystemet vil for der meste indeholde oplysninger om, hvilke sager arkivet består af. Hvis der er tale om et journalsagsarkiv, indeholder registreringssystemet også oplysninger om sagernes indhold. Sag En sag vil for det meste bestå af papir, som ligger samlet i et fælles omslag. En sag kan dog være så omfattende, at den fylder flere ringbind, mapper eller æsker. Eksempler på sager er en journalsag, patientjournal, personalesag, byggesag, aktmappe. Sagsfortegnelse En sagsfortegnelse er en fortegnelse over sager, der for hver sag typisk indeholder: et nummer der entydigt identificerer sagen, sagens navn, dato for oprettelse og dato for afslutning. Saggruppe Se journalplan. Søgemiddel Registreringssystemer kan anvendes som søgemidler. Eksempler på dette er et kartotek, stikordsregister til en journalplan, navneregister, visdomsbog, postlister, kopibøger, brevregistre og sagsfortegnelser. 10

11 Københavns Kommune Kultur- og Fritidsforvaltningen Stadsarkivet Rådhuset 1599 København V Telefon Telefax stadsarkiv@kff.kk.dk Web