MØDEREFERAT. Jens Chr. Skous Vej Aarhus C ADRESSE COWI A/S. TITEL Referat fra Informations- og spørgemøde

Transkript

1 MØDEREFERAT TITEL Referat fra Informations- og spørgemøde DATO 13. november 2014 STED Erhvervscentret, Korskildelund 6, 2670 Greve DELTAGERE Ole Vestergaard Meldgaard Miljø A/S Frank Meyer RenoNorden A/S Thorbjørn Rosenkilde RenoNorden A/S Hans Ole Pedersen Marius Pedersen A/S Kenneth Schneider Marius Pedersen A/S Brian Thrige Marius Pedersen A/S Klaus Engelbreth Poul Tarp A/S Torben Forskov Solrød Kommune Anne-Mette Jansen Solrød Kommune Marianne Andersen Greve Renovation A/S Malene Rasmussen Greve Renovation A/S Jakob Egede Hansen Greve Renovation A/S Tina Braunstein Greve Renovation A/S REFERENT Mette Norengaard, 13. november 2014 FORDELING Offentliggjort på hjemmesiden: PROJEKTNR A /003 ADRESSE COWI A/S Jens Chr. Skous Vej Aarhus C TLF FAX WWW cowi.dk SIDE 1/8 Indledning I forbindelse med udbud af indsamling af affald i Greve og Solrød Kommuner, samt drift af genbrugspladsen MiljøCenter Greve blev der den 13. november 2014 kl afholdt et informations- og spørgemøde. Mødet blev afholdt på Erhvervscentret, Korskildelund 6, 2670 Greve. Hermed foreligger referat fra mødet. Referatet er lagt ud på hjemmesiden hvorfra også alt andet information om udbuddet kan downloades. Referat Tina Braunstein bød velkommen til alle fremmødte og fortalte om de udbudte opgaver, og hvordan opgaverne bliver fordelt på tre separate kontrakter, som er fælles afhængige. Desuden oplyste Tina Braunstein, hvilken Ordregiver, der vil være ansvarlig for henholdsvis de to indsamlingsopgaver og opgaven med drift af genbrugspladsen MiljøCenter Greve. Tina Braunstein oplyste desuden, at Ordregiver vil forsøge at besvare skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet hurtigst muligt, således at dialogen op til tilbudsafgivelsen kan blive så effektiv som mulig. Som afslutning på mødet præciserede Tina Braunstein, at tilbud skal sendes/afleveres til Solrød Kommune, Teknik og Miljø, Solrød Center 1, 2680 Solrød Strand, jf. Udbudsbetingelsernes pkt. 1.5.

2 SIDE 2/8 Under informations- og spørgemødet blev der stillet følgende spørgsmål: 1. Spørgsmål vedr. adgang til genbrugspladsen: Ved indkørslen er der opsat et bomsystem, som kan åbnes med kort (sygesikring eller erhvervskort). Vil det sige, at uvedkommende er forbudt adgang og at evt. uvedkommende, som ønsker at aflevere affald på genbrugspladsen, skal afvises? Ja. Uvedkommende er forbudt adgang og skal afvises, hvis de ønsker at aflevere affald. Ofte vil afvisningen ske allerede ved bommen og inden en eventuel uvedkommende er kommet ind på pladsen. Ordregiver har udarbejdet en procedure, som beskriver hvordan medarbejderne skal håndtere situationer, hvor brugeren ikke har gyldigt adgangskort. 2. Spørgsmål vedr. adgang til genbrugspladsen: Er varetagelse af adgangsbegrænsning ikke et konfliktområde? Det kan det være, men Ordregiver har som nævnt udarbejdet en procedure, som beskriver hvordan medarbejderne skal håndtere situationer, hvor brugeren ikke har gyldigt adgangskort. Vi håndterer adgangskontrollen sådan, at hvis medarbejderen ikke kan afvise brugeren uden at få en større konflikt, så får brugeren lov til at aflevere affald, hvorefter Renovatøren skal registrere hændelsen i logbogen og indberette til Greve Renovation A/S, som følger op på hændelsen. Det skal præciseres jf. ydelsesbeskrivelsen, at alle hændelser skal registreres i logbogen, og at væsentlige hændelser skal indberettes til Greve Renovation A/S. 3. Spørgsmål vedr. materiel på genbrugspladssen: Hvem ejer de store gravemaskiner? Gravemaskinerne ejes af den nuværende Renovatør. Renovatøren skal selv stille de fornødne entreprenørmaskiner til rådighed til udførsel af opgaver på genbrugspladsen. 4. Spørgsmål vedr. mængdebegrænsning: Skal medarbejderne kontrollere at mængdebegrænsningerne bliver overholdt, og hvordan gør man det? Ja, medarbejderne skal kontrollere at mængdebegrænsningerne overholdes, og dette skal medarbejderne gøre ved at observere brugerne. Hvis en bruger

3 SIDE 3/8 afleverer større mængder affald(ét stort læs eller flere læs) end foreskrevet, skal medarbejderen oplyse brugeren om, at dette ikke er lovligt og brugeren skal afvises. 5. Spørgsmål vedr. aflevering af farligt affald: Skal der udstedes kvittering ved aflevering af farligt affald? Ja, og ved udstedelse af kvittering for aflevering af farligt affald skal mængden af farlig affald anslås. Det er kun erhvervsvirksomheder, som skal have udstedt en kvittering, behovet er således ikke så stort, da der anslået er ca. 150 tilmeldte virksomheder i Greve og Solrød Kommuner. 6. Spørgsmål vedr. udenbys håndværkere: Skal udenbys håndværkere rekvirere et adgangskort for at kunne benytte pladsen? Og hvad koster det? Ja. Kortet koster ca kr. ekskl. moms/år for håndværkere og ca kr. ekskl. moms/år for andre typer af erhvervsvirksomheder. Derudover er det muligt at købe et klippekort, hvor hvert klip koster 185 kr. ekskl. moms. 7. Spørgsmål vedr. aflevering af farligt affald: Skal der ske en registrering, når virksomheder afleverer farligt affald? Nej, kun hvis virksomheden beder om det. En virksomhed må maks. aflevere 200 kg farligt affald pr. år og denne begrænsning kontrolleres af medarbejderne ud fra kendskab til de enkelte virksomheder. 8. Spørgsmål vedr. åbningstid: På hverdage åbner genbrugspladsen (først) kl. 12, har Ordregiver overvejet at udvide åbningstiden? Nej. Åbningstiden er tilrettelagt efter de private brugeres behov, som typisk er i eftermiddagstimerne.

4 SIDE 4/8 10. Spørgsmål vedr. antal besøg: Er det korrekt at pladsen har mange besøgende? Ja. Pladsen er blandt de 20% mest besøgtei Danmark. 11. Spørgsmål vedr. ombytning af containere: Er det korrekt, at Renovatøren i dag efterlader en lastbil på pladsen i weekenden, så medarbejderne kan foretage ombytning af containere? Ja. Ordregiver har valgt at oplyse dette, så potentielle tilbudsgivere er oplyst om hvordan arbejdet p.t. er tilrettelagt, men det står tilbudsgiver frit for selv at tilrettelægge arbejdet. Det skal dog præciseres, at det er vigtigt for pladsens drift, at der i sker den nødvendige ombytning af de opstillede containere. 12. Spørgsmål vedr. ombytning af containere: Skal der kun ske ombytning af containere, som indeholder de fraktioner, som er nævnt på s. 17 i Ydelsesbeskrivelsen (Bilag 5.2), og vil en ombytning blive afregnet efter tilbudslistens D3? Ombytning vil blive afregnet efter tilbudslistens pkt. D3. Der skal ske ombytning efter behov. Renovatøren skal selv organisere arbejdet og har således selv direkte indflydelse på hvilke containere/fraktioner, som skal ombyttes. 13. Spørgsmål vedr. definition af transport og tømning: Er transport af container og tømning af container den samme ydelse? Ja. 14. Spørgsmål vedr. fejlsortering: Der må ikke forekomme fejlsortering, men det kan vel forekomme, at fejlsorterede emner gemmer sig i en container under andet affald? Medarbejderne skal være meget ansvarlige og skal opdage, hvis der sker fejlsortering, Fejlsorterede emner skal fjernes maskinelt ved at anvende det materiel, som er til rådighed på pladsen. Renovatøren bestemmer selv, hvilket materiel han indsætter på pladsen til at løfte de i Ydelsesbeskrivelsen (bilag 5.2) beskrevne opgaver.

5 SIDE 5/8 15. Spørgsmål vedr. skader: Hvem er erstatningspligtig overfor skader på puller og/eller træværk? Ordregiver har overleveret pladsen i Renovatørens varetægt, så som udgangspunkt er det Renovatøren, som er erstatningspligtig overfor skader. Hvis der sker skader på træværket skal Renovatøren udbedre dette, da det normalt vil være Renovatøren som har forvoldt skaden. Hvis en bruger laver en skade på pladsen, og Renovatøren har indhentet kontaktoplysninger/dokumentation, så bortfalder erstatningskravet overfor Renovatøren. Da pladsen er videoovervåget, kan Greve Renovation A/S bidrage med opklaring af en eventuel hændelse. 16. Spørgsmål vedr. materiel: Er det materiel, der står på pladsen, brugbart og kan det eventuelt overtages? Det er den nuværende Renovatørs materiel, så en eventuel forespørgsel om overtagelse af materiellet kan/skal ske til denne. Dele af materiellet er lejet materiel. 17. Spørgsmål vedr. nedknusning: Hvordan udføres nedknusning af stort brændbart? Stort brændbart placeres i en container, som er udpeget til formålet. Maskinføreren knuser stort brændbart i containeren med skovlen. Efterfølgende placeres det nedknuste brændbare affald i en anden container. Ordregiver finder af hensyn til pladsens drift, at det er mest hensigtsmæssigt, at stort brændbart knuses på pladsen. 18. Spørgsmål vedr. overdragede medarbejdere: Er det korrekt at medarbejder nr. 1 til nr. 13 varetager opgaver på genbrugspladsen, mens medarbejder nr. 14 til nr. 48 varetager opgaver med indsamling af affald? Ja.

6 SIDE 6/8 20. Spørgsmål vedr. 2-holdsskift: Vil Ordregiver begrunde hvorfor der ikke må indsamles affald i 2-holdsskift? Indsamling af affald i 2-holdsskift må ikke ske af hensyn til især de arbejdsmiljømæssige forhold. Ordregiver lægger vægt på, at en medarbejder har én fast arbejdsplads, og derfor er det et krav, at hver indsamlingsbil har én fast besætning over dagen og over året. Det er desuden Ordregivers erfaring, at man ved 2-holdsskift risikerer, at medarbejderne i 2. hold starter med at samle til bunke, inden indsamlingsbilen overdrages, og denne risiko ønsker Ordregiver ikke. Endelig er det Ordregivers opfattelse, at 1-holdsskift giver større fleksibilitet og bedre beredskab, da en indsamlingsbil, efter at have færdiggjort sin egen rute, kan anvendes som reservebil. 21. Spørgsmål vedr. indsamlingsdag: Fastholder Ordregiver, at alle fraktioner i fortovsindsamlingen inkl. dagrenovation skal indsamles på den samme ugedag ved husstanden? Ja. Det er vigtigt, at fraktionerne indsamles samme dag af hensyn til den tilbudte service overfor borgerne. 22. Spørgsmål vedr. 2-holdsskift: Har Ordregiver tænkt på, hvad det koster at fastholde kravet om 1- holdsskift? Ja. Ordregiver vil gerne betale en merpris for de fordele, som Ordregiver opnår ved at fastholde kravet om 1-holdsskift på indsamlingsbilerne. 23. Spørgsmål vedr. Ressourceplanen: Hvordan forholder Ordregiver sig til de opstillede krav i Ressourceplanen? Ordregiver har valgt en kontraktlængde på 4 år for evt. at kunne etablere nye ordninger i 2019, som imødekommer Ressourceplanens krav. Ordregiver vil eventuelt gennemføre forsøg i kontraktperioden. P.t. kan Ordregiver ikke opfylde kravene i Ressourceplanen, og som andre kommuner i Danmark kan Ordregiver sandsynligvis kun opfylde kravet, hvis der indføres indsamling af organisk affald. Inden der indføres en ny ordning for indsamling af organisk affald, skal der etableres et anlæg, som kan modtage og behandle organisk affald. Ordregiver har igangsat et udredningsarbejde vedr. dette.

7 SIDE 7/8 24. Spørgsmål vedr. dataoverførsel: Skal daglige driftsdata overføres via et excel-ark? Nej. Daglige driftsdata vedr. manglende tømning og andre forhold på tømningsadressen skal løbende indberettes via RenoWeb. Driftsrapporten skal indeholde diverse oplysninger, og disse skal indberettes i et excel-ark. 25. Spørgsmål vedr. dataoverførsel: Har Ordregiver et ønske om at dataoverførsel sker direkte fra indsamlingsbilerne til RenoWeb? Nej. Ordregiver har et krav om, at indberetninger om fejl og mangler m.m. skal være indberettet i RenoWeb senest kl den følgende hverdag. Ordregiver har fokus på selve opgaven med at indsamle affaldet i marken og sekundær fokus på indberetning af fejl. Ordregiver ønsker en høj kvalitet ved indsamling af affald i marken og ønsker, at det sker uden fejl eller med så få fejl som muligt. 26. Spørgsmål vedr. snitflade til automatisk dataoverførsel: Stiller Ordregiver en snitfladebeskrivelse til rådighed, som Renovatøren kan anvende til automatisk dataoverførsel?? Ordregiver ønsker spørgsmålet konkretiseret og tilsendt skriftligt, hvorefter Ordregiver undersøger, hvorvidt Ordregiver kan/vil stille en snitfladebeskrivelse til rådighed for tilbudsgiverne i tilbudsfasen og vender tilbage med svar i en senere svarskrivelse. Det skal præciseres, at Ordregiver ikke stiller krav om automatisk dataoverførsel. P.t. modtager Ordregiver i alt ca. 500 klager om året samlet, og disse indtastes manuelt. Med det omfang af klager er automatisk dataoverførsel måske knap så relevant. Ordregiver lægger også stor vægt på, at indberetningsmetoden i marken kan anvendes af medarbejdere med begrænsede danskkundskaber (ordblinde m.m.). 27. Spørgsmål vedr. chassisvejning af affald: Det fremgår af Ydelsesbeskrivelsen (Bilag 5.1) pkt at ved chassisvejning, er kravet til mindste deling 1 kg. Dette krav er ikke muligt at opfylde. Den opnåelige mindstedeling på chassisvægte er 5 kg, og det anbefales, at der anvendes en mindstedeling på 10 kg.

8 SIDE 8/8 Ordregiver undersøger, om kravet skal ændres og vender tilbage med svar i en senere svarskrivelse. 28. Spørgsmål vedr. forhåndstilsagn: Det fremgår af Forhåndstilsagn Tilkendegivelse om sikkerhedsstillelse, at sikkerhedsstiller (bank, pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab) inden underskrift på tilkendegivelsen skal have forelagt den udfyldte tilbudsliste. Dette er ikke hensigtsmæssigt. Ordregiver opfordres til at ændre ordlydende. Ordregiver anmoder stilleren af spørgsmålet om at indsende spørgsmålet skriftlig og gerne med et forslag til ny formulering. Efterfølgende vil Ordregiver overveje spørgsmålet og vender tilbage med svar i en senere svarskrivelse. Stilleren af spørgsmålet har efterfølgende pr. mail meddelt, at vedkommende ønsker at trække spørgsmålet tilbage, og dette har Greve Renovation A/S og Solrød Kommune naturligvis imødekommet.