Ungdomsbo. Debatpunkter: 4. Indkomne punkter. Indhold:

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde nr. 156, onsdag den 5. februar 2014 kl Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand Berit Skanderup (BS) Næstformand Hanne Laursen (HL) Best. medlem Søren Egdal (SE) Best. medlem Anett Lunde (AL) Best. medlem Inger Tingberg (IT) Best. medlem Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem Administrationen: Gæster Erik Lykke (EL) Projektchef Erik Boyschau (EB) Driftchef Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef Peter Sandager (PS) Direktør Susanne og Rikke fra Bydelsprojekt 3i1 Indhold: Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 155 af 13. januar Revisionsprotokollat side Indkomne punkter. Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter 10. Udvalg. 11. Afdelinger. 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1

2 Kl til 16.00: Portrætfotografering til ny hjemmeside. Bydelsprojekt 3i1: Rikke og Susanne omdelte materiale og orienterede omkring projekter, bydelshuse og i gangværende indsatser. Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 155 af 13. januar Beslutning: Godkendt og underskrevet Ad 2 Revisionsprotokollat side 630. Beslutning: Fremvist. Ad 3 Indkomne punkter Afkastrapport: Nordea 1,46% p.a. Alm. Brand 4,68% p.a. Beslutning: Porteføljeændring behandles på næste bestyrelsesmøde. Endelig tilmelding til Almene Boligdage 5-6. september Beslutning: Alle bestyrelsesmedlemmer ønsker at deltage - undtagen HL og IT. Godkendelse af årsregnskab for 2012/13. Beslutning: Regnskabet blev godkendt - underskrives senere LBK sender mail når alle afdelingsbestyrelser har underskrevet afdelingsregnskaberne. Godkende korrigeret foreningsbudget 2014/15. Beslutning: Budgettet med ændringer blev udleveret og godkendt. Ny istandsættelsesordning. EB oplyste, at forslaget skal behandles af de enkelte afdelingsmøder. BEMÆRK: EB har undersøgt juraen efterfølgende, og ændringen vil derfor kun være gældende fremadrettet. EB udsender forslaget til alle afdelingsbestyrelser Beslutning: Forslaget må udsendes men det er organisationsbestyrelsen der er ansvarlig og forslagsstiller. Debatpunkter: Ad 4 Kort evaluering af formandsmødet. Fin opbakning godt møde. Drøftelse af en motivation og anderkendelse til de folkevalgte (ikke HB), der deltager i udvalgsarbejde. Deltagelse ved rep. fest gøres gratis for den folkevalgtes afdeling. Herved kan den folkevalgtes egen afdeling anvende rådighedsmidlerne til andre fælles formål eller en huslejenedsættelse for alle i afdelingen. Beslutning: Emnet skal ikke behandles på dette års rep. møde, men måske i side 2

3 Debatpunkter (fortsat) Drøftelse af emner til rep. mødet. Bestyrelsen mødes kl på UC Syddanmark, lokale 6245 (1. sal). Heidi og Inger ønsker at stille op som suppleanter. Forslag/indkaldelser til afdelingsmøder Indkaldelser lægges på nettet samtidig med de omdeles til beboerne. Indkaldelser vedrørende møder der afholdes i uge 10 er lagt på nettet og omdelt. Alle forslag lægges på nettet senest en uge før mødets afholdelse. PS oplyste, at færre medarbejdere er repræsenteret ved afdelingsmøderne i år. Beboervenlige budgetter lægges på ipad når budgetterne er godkendt af afdelingsbestyrelserne. Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterer. Orientering om Stengårdsvej og workshop. I morgen afholdes workshop hvor Kragelund og afdelingsbestyrelsesmedlemmer fra afd. 8, 13, 14 og 18 deltager sammen med ansatte i Bydelsprojekt 3i1 ca. 20 personer. Orientering om byggesager. Afd. 9 stemte imod at renovere badeværelser. Forslaget udsendes nu til ur-afstemning blandt beboerne. Hvis ikke urafstemningen viser et positivt resultat, bliver emnet måske senere behandlet som kollektiv råderet i afdelingen. EL undersøger hvad afdelingen gør med faldstammer, såfremt badeværelser bliver godkendt under regler for kollektiv råderet. Erik Grøn er ansat som sikkerhedskoordinator på Tovværksbyggeriet. Rejsegilde afholdes torsdag den 13/3 kl (Flyttet pga. borgmesterens kalender). Ad 6 Udlejningssituationen Peter orienterer. Tomgang generelt: Lejetab i alt kr ,- heraf erhverv kr Salg af Fyrparken 10: Aftale med køber er lidt problematisk på grund af kælderen som køber vil beholde. Fyrparken 46-48: Erhvervslejekontrakt med kommunen er næsten på plads. Status på fondsansøgninger: Svar fra Infrastrukturfonden afventes. Landsbyggefonden har anbefalet Ministeriet at UB modtager 47 mio. kr. fra Infrastrukturfonden. Ansøgning om midler til afholdelse af arkitektkonkurrence sendes til Realdania. side 3

4 Ad 7 Økonomi Lene orienterer. Ingen emner. Ad 8 Drift Erik B. orienterer. E-syn: Besparelse på over 30% forventes. På rengøring er besparelsen måske op til 75%. CPE omtalte evt. ansættelse af elever (ejendomsfunktionærer) i. EB oplyste, at det arbejdes der med herunder også praktikanter. EB undersøger grundlaget og muligheder hos BL. Ad 9 Indkomne punkter Beboere fra Sædding (ikke afd. 9) har henvendt sig. De har hørt om s tidligere projekt oven på blokken. PS har oplyst dem, at vi først vil have afviklet afstemning om badeværelser. Herefter kan vi se på sagen igen og drøfte den nye vinkel med afd. 9. PS har samtidig informeret de interesserede beboere, om Tovværksgrundens muligheder. Nu afventes ur-afstemning i afdeling 9 inden der foretages yderligere i denne sag. Borgmestermødet er flyttet til den 18. marts. Her afholder afdelingsmøder, hvilket betyder at kun kan deltage delvist. Det ene forslag til rep. mødet er sendt til advokat. Svar herfra. Advokatens svar er ikke entydig derfor arbejdes der videre med en afklaring i forhold til gældende regelsæt. Efterfølgende har Ministeriet og BL udtalt, at der ikke er lovgrundlag til at begrænse beboernes muligheder for at stille op til afdelingsbestyrelsen. Dette er fint i tråd med organisationsbestyrelsens ønsker. Forslagsstiller orienteres skriftligt. Ad 10 Udvalg Nyt fra Redaktionsudvalget. Referat er udsendt nyt blad udgives ca. 1. marts Nyt fra Fritidsudvalget - der er møde den 25/ Rep. festen forløb rigtig godt. Nyt fra Kunstudvalget BS og HL arbejder på at udfærdige et spørgeskema. Nyt fra Målsætningsudvalget. Møde afholdt onsdag den 5. februar. Faktaliste er udarbejdet. Listen forventes at danne grundlag for udarbejdelse af konkrete målsætninger/handleplaner. Organisationsbestyrelsen inddrages senere. Nyt fra Byggeudvalget intet. Ad 11 Afdelinger Ingen emner. side 4

5 Ad 12 Personale Temadage for administrative medarbejdere er planlagt og afholdes i løbet af foråret frem til sommerferien. For ejendomsfunktionærer arbejdes der på, at arrangere et kursus der omhandler hvorledes man omgås/behandler psykisk syge. Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Susanne og Rikke deltog den første halve time. Ad 14 FF og FU samarbejde BL og Headspace (landsdækkende boligsocialt arbejde) har inviteret til møde den 6/ CPA og Susanne Rønne deltager sammen med andre repræsentanter fra boligforeningerne i Esbjerg. Afholdt FU den 4. februar CPA og PS orienterede fra mødet. Ad 15 Evt. Ingen emner. Intet. Ad 16 Planlagte mødedatoer i Hovedbestyrelse: Marts. Intet møde pga. afd. møder. Mandag den 7. april. (Godkende forretningsorden) Onsdag den 7. maj. Tirsdag den 3. juni. Fælles arrangementer: Torsdag den 27. februar 2014 afholdes repræsentantskabsmødet på UC Syd. Rejsegilde Tovværksbyggeriet torsdag den 13. marts kl Afdelingsmøder i marts. Skema ligger på ipad. Kredsvalgmøde i Kolding den 9. april. Almene Boligdage 5-6. september 2014 i Bellacentret. (Ingen forvaltningskonf.) FU lokal og udv. (CPA, BS og PS): Borgmestermøde den 18. marts PS og CPA deltager kun delvis. Lokal FU 6. maj 2014 kl Udvidet FU 7. oktober 2014 kl Lokal FU 2. december 2014 kl Bydelsprojekt 3i1 (CPA, BS og PS): Bestyrelsesmøde torsdag den 10.april. Bestyrelsesmøde torsdag den 11. september. side 5

6 Målsætningsudvalg (CPA, BS, LBK,PS) Næste møde ikke aftalt. Referat godkendt den 27. februar 2014 side 6