EA-instruks Marts 2014

Transkript

1 EA-instruks Marts 2014

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Kontoplaner og uddannelseskoder Kontoplaner Formålskontoplanen Statens finanskontoplan Uddannelseskoder Uddannelseskoder for ordinære uddannelser Åben uddannelse (ÅU) Rekvirenttyper Opgørelsesmetoder for ordinære uddannelser Opgørelse af studenterårsværk (STÅ) m.v Opgørelse af optag Internationale aktiviteter (antal) Opgørelsesmetode for åben uddannelse (ÅU) Udenlandske studerende Udbetaling af tilskud Udbetaling af tilskud til institutionernes konti Udbetalingsmodeller Institutionstilskud Aktivitetsbestemte tilskud til uddannelser Tilskud til Åben Uddannelse Momskompensation Tilskudstyper Grundlagsår og grundlagsaktivitet Fastlæggelse af aktiviteten i grundlagsåret Tilskud til ordinær aktivitet Undervisnings-, praktik- og refusionstilskud Færdiggørelsestilskud Udvekslingstilskud Fællesudgiftstaxametertilskud Bygningstaxametertilskud Tilskud på baggrund af kompensations-stå Åben uddannelse Generelt om åben uddannelse Tilskud til undervisning Bygningstaxametertilskud Tilskud til realkompetencevurdering ved VVU og diplomuddannelse Deltagerbetalingskompensation realkompetencevurdering Tilskud til vejledning ved fleksible forløb Momskompensation Indberetning og tilskudskontrol Indberetning Indberetningsterminer Indberetning af fuldtidsuddannelse (STÅ) Tilskud til internationale aktiviteter (udvekslingsstuderende) Indberetning af Åben Uddannelse Indberetning af optag Momskompensation Tilskudskontrol Terminer Revisors opgaver Side 2 af 32

3 Rykkerprocedure ved for sent indsendt revisorerklæring Indberetnings- og brevportalen Menupunkt: Tilskudsbreve Aktivitetsopgørelser Posteringer kvartalsoversigt Menupunkt: Regneark Menupunkt: Kontoudtog Menupunkt: Indberetning Systemanvendelse Administrative systemer Sammenlægning eller spaltning af institutioner Side 3 af 32

4 Indledning Tilskudsinstruksen er udarbejdet på grundlag af Lov om erhvervsakademier for videregående uddannelser, Bekendtgørelse om tilskudsudbetaling m.v. til erhvervsakademier for videregående uddannelser samt Bekendtgørelse om revision og tilskudskontrol ved erhvervsakademier for videregående uddannelse. I EA-instruksen fastsættes nærmere retningslinjer for: Institutionstilskud. Aktivitetsbestemte tilskud til erhvervsakademiuddannelser. Aktivitetsbestemte tilskud til tekniske og merkantile professionsbacheloruddannelser, som udbydes i partnerskab med en professionshøjskole. Betingelser for og beregning af særlige tilskud til færdiggørelse. Aktivitetsbestemte tilskud til administration, ledelse, bygningsdrift, erhvervelse og opretholdelse af lokaler, bygninger og arealer. Beregning og udbetaling af forskud. Beregning, udbetaling og regulering af tilskud. Aktivitetsindberetning og indberetning af optag. Frister for betaling af deltagerbetaling. Rekvirenter og rekvirentkoder. Aktivitetsopgørelse. Opgørelse og indberetning af momskompensation. Opgørelse og indberetning af aktivitet i henhold til betalingsloven. Institutionernes og revisors medvirken ved tilskudskontrollen. Anvendelsen af studieadministrative systemer. Side 4 af 32

5 1. Kontoplaner og uddannelseskoder 1. 1 Kontoplaner Erhvervsakademierne skal anvende formålskontoplanen og statens finanskontoplan Formålskontoplanen Formålskontoplanen udmeldes fra Undervisningsministeriet og overføres via ØDUP (Økonomistyrelsens (nu: Moderniseringsstyrelsen) DataUdvekslingsPunkt) til institutionernes Navision-installation som en formålsdimension Statens finanskontoplan Statens finanskontoplan (SKS-kontoplanen i Navision) udmeldes fra Moderniseringsstyrelsen og overføres via ØDUP til institutionernes Navision-installation. Finanskontoplanen udmeldes på de første 4 cifre. De 2 efterfølgende cifre er til institutionernes interne brug for underopdeling. Dog kan enkelte underopdelinger på de to efterfølgende cifre blive fastlagt af ministeriet Der foretages særskilt udmelding af disse Uddannelseskoder For taxameterfinansierede uddannelser er en række forhold, som har central betydning for tilskudsadministrationen, registreret i uddannelsesmodellen for den enkelte uddannelse. Uddannelsesmodellerne er registreret i CØSA, Undervisningsministeriets centrale økonomistyringssystem, hvorfra uddannelseskoderne udmeldes til erhvervsakademiernes studieadministrative system. Uddannelsesmodellen for den enkelte uddannelse indeholder oplysninger om bekendtgørelser, lovgrundlag og vejledninger samt oplysninger om uddannelsens varighed, tælleperioder og tælledage. Uddannelsesmodellerne anvendes i forbindelse med: Tilskudsadministration Udbudsgodkendelser Økonomistyring Økonomisk tilsyn Studieadministration, herunder flytninger Eksamensadministration, herunder beviser Statistik Uddannelseskoder for ordinære uddannelser Uddannelsesmodellen for erhvervsakademiuddannelser indeholder oplysninger om: 1. Formål: CØSA-formålsnummer 2. Navn: Uddannelsens navn. 3. Version: Nummer, som ændres ved ny bekendtgørelse. 4. Speciale: anvendes ved visse uddannelser for særlige retninger 5. Adgangsvej (anvendes ikke ved EAU). Side 5 af 32

6 6. Skoleperiode. Til hver skoleperiode er knyttet tilskudsmærkekombinationer, som afgør, hvilken type aktivitet, der kan indberettes. 7. Tælleperiode. 8. Varighed: Tælleperiodens varighed er anført i antal dage og indgår i beregning af studenterårsværksbidraget (STÅ). 9. Tælledag: angiver på hvilken undervisningsdag i tælleperioden, regnet fra og med 1. undervisningsdag, antallet af aktive studerende skal opgøres. Tilskudsmærker Tælleperiode, varighed og tælledag Uanset at aktiviteten opgøres i antal STÅ (jf. afsnit ), udmeldes af hensyn til grundlaget for institutionens registrering samt opgørelse og indberetning af aktivitet oplysninger om skoleperiode, tælleperioder, varighed og tælledage for erhvervsakademiuddannelserne m.v. De nærmere retningslinjer for aktivitetsopgørelse fremgår af afsnit (jf. afsnit ). Eksempel: Tælleperioder, varighed, tælledag m.v. for 3036 Logistikøkonom. Formål Uddannelse Version Skoleperiode Tælleperiode Varighed Tælledag Logistikøkonom P Tilskudsmærkekombinationer for erhvervsakademiuddannelser På erhvervsakademiuddannelserne findes følgende tilskudsmærkekombinationer, som afgør hvilken aktivitet, der kan indberettes: UNDER: Antal STÅ til beregning af tilskud til undervisningsudgifter m.v. FÆRTA: Antal studerende til beregning af færdiggørelsestilskud. KVUPR/MVUPR 1 : Antal STÅ til beregning af praktiktaxametertilskud. UDVST: Antal udvekslingsstuderende til beregning af tilskud til internationale aktiviteter. 1 KVUPR anvendes primært for erhvervsakademiuddannelser, MVUPR primært for professionsbacheloruddannelser. Kombinationerne har dog samme funktion og kan erstatte hinanden. Side 6 af 32

7 Eksempel: Tilskudsmærkekombinationer for 3036 Logistikøkonom. Formål Uddannelse Version Skoleperiode Tilskudsmærke Logistikøkonom 2 1 UNDER UDVST 2 UNDER UDVST 3 UNDER UDVST 4P KVUPR UDVST 4 UNDER UDVST FÆRTA Åben uddannelse (ÅU) Uddannelsesmodellen for åben uddannelse indeholder oplysninger om: 1. Formål: CØSA-formålsnummer 2. Navn: Uddannelsens navn. 3. Version: Nummer, som ændres ved ny bekendtgørelse. 4. Tilskudsmærker. Eksempel: Uddannelsesmodel for Åben Uddannelse. Formål Uddannelse Version Tilskudsmærke Markedsføringsøkonom, enkeltfag 1 ÅBNUD FJERN AU Akademiudd. international handel og markedsføring 2 ÅBNUD FJERN REKVU RFKVU Varighed Under Åben Uddannelse fastlægges forløbets/fagets varighed efter nedenstående principper: Fremgår fagets varighed af en bekendtgørelse e.l., benyttes denne. Angiver uddannelsesbekendtgørelsen ikke et enkeltfags andel af et studieårsværk, skal fagets andel af et studieårsværk være angivet i studieordningen. Varigheden er defineret ud fra ECTS-belastningen (60 ECTS = 200 dage). Er forløbet, jf. 1, stk. 4 i bekendtgørelse om åben uddannelse, tilrettelagt med en kortere varighed/belastning end normeret, indberettes en varighed svarende til tilrettelæggelsestiden/belastningen. Den indberettede varighed opgjort i dage kan således ikke overskride den faktiske varighed af forløbet. Side 7 af 32

8 Tælleperioder og tælledag Der udmeldes ikke tælleperioder med uddannelsesmodellen for åben uddannelse. For aktiviteter under åben uddannelse gælder reglerne om betalt deltagerbetaling m.v., som er beskrevet i afsnit Tilskudsmærkekombinationer På åben uddannelse findes følgende tilskudsmærkekombinationer, som afgør hvilken aktivitet, der kan indberettes: ÅBENUD: Antal årsstuderende på almindelig åben udannelse. FJERN: Antal årsstuderende på åben uddannelse som fjernundervisning. REKVU: Realkompetencevurdering til akademi- og diplomuddannelser. RFKVU: Realkompetencevurdering til akademi- og diplomuddannelser uden deltagerbetaling (personer med uddannelse til og med erhvervsuddannelsesniveau, jf. 8 stk. 1 i lov om åben uddannelse). Tilskudsmærkerne REKVU og RFKVU kan benyttes på nedenstående uddannelser og fag. Formål Uddannelse V Fag Fag 18 Akademiuddannelse i sundhedspraksis Kompetencevurdering 46 Akademiuddannelse i ungdoms- og voksenundervisning Kompetencevurdering 48 Akademiuddannelse i tolkning Kompetencevurdering 56 Akademiuddannelse i oplevelsesøkonomi Kompetencevurdering 135 Akademiuddannelse i skatter og afgifter Kompetencevurdering 3634 Akademiuddannelse i human ressource Kompetencevurdering 3691 Akademiuddannelse international handel og markedsfør Kompetencevurdering 3692 Akademiuddannelse i kommunikation og formidling Kompetencevurdering 3693 Akademiuddannelse i økonomi- og ressourcestyring Kompetencevurdering 3694 Akademiuddannelse i Ledelse Kompetencevurdering 3695 Akademiuddannelse i finansiel rådgivning Kompetencevurdering 3696 Akademiuddannelse i international transport og logistik Kompetencevurdering 3697 Akademiuddannelse i informationsteknologi Kompetencevurdering 3698 Akademiuddannelse i laboratorie- og bioteknologi Kompetencevurdering 3699 Akademiuddannelse i innovation, produkt og produktion Kompetencevurdering 3700 Akademiuddannelse i gastronomi Kompetencevurdering 3702 Akademiuddannelse i offentlig forvaltning og administration Kompetencevurdering 3704 Akademiuddannelse som friluftsvejleder Kompetencevurdering 3706 Akademiuddannelse i retail Kompetencevurdering 3707 Akademiuddannelse i beskæftigelse Kompetencevurdering 3708 Akademiuddannelse i velfærdsteknologi Kompetencevurdering 3709 Akademiuddannelse i socialpædagogik Kompetencevurdering 3710 Akademiuddannelse i socialt arbejde Kompetencevurdering 3713 Akademiuddannelse i energiteknologi Kompetencevurdering 3715 Akademiuddannelse i ernæring Kompetencevurdering 3717 Akademiuddannelse i hygiejne og rengøringsteknik Kompetencevurdering 4677 Akademiuddannelse i ungdomspædagogik Kompetencevurdering Side 8 af 32

9 Rekvirenttyper De studerende registreres på institutionen med en ÅE-rekvirent og aktiviteten indberettes med den tilhørende rekvirenttype afhængig af, om der er tale om studerende, der udløser taxametertilskud fra Uddannelses- og Forskningsministeriet, eller studerende omfattet af betalingsloven eller udenlandske studerende. 1. UVM Rekvirenttypen anvendes til aktivitet, der udløser tilskud fra Uddannelses- og Forskningsministeriet. 2a. KOMA Anvendes ved indberetning af aktivitet vedrørende deltagere, der er kontanthjælpsmodtager omfattet af 2, nr. 2 eller 3, i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, samt personer, der modtager dagpenge under sygdom efter lov om sygedagpenge iht. beskæftigelsesindsatslovens 2, nr. 5. Anvendes for deltagere tilmeldt af kommunen. 2b. AAKA Som 2a. Anvendes for deltagere tilmeldt af anden aktør. 3a. KOMF Anvendes ved indberetning af aktivitet vedrørende deltagere, der er fleksjobvisiterede og ledige og omfattet af 2, nr. 7, i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, og som benytter sig af retten til 6 ugers selvvalgt uddannelse. Anvendes for deltagere tilmeldt af kommunen. 3b. AAKF Som 3a. Anvendes for deltagere tilmeldt af anden aktør. 4a. KOMR Anvendes ved indberetning af aktivitet vedrørende deltagere, der er revalidender, og som modtager revalideringsydelse eller forrevalidender, der modtager kontanthjælp, sygedagpenge, ledighedsydelse eller særlig ydelse efter lov om aktiv socialpolitik, og omfattet af 2, nr. 4 eller 5, i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Anvendes for deltagere tilmeldt af kommunen. 4b. AAKR Som 4a. Anvendes for deltagere tilmeldt af anden aktør. 5a. SJOB Anvendes ved indberetning af aktivitet vedrørende deltagere, der er a-kasseforsikrede ledige omfattet af 2, nr. 1, i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, der ikke deltager i uddannelsesforløbet som led i 6 ugers selvvalgt uddannelse. (aktiverede). Anvendes for deltagere tilmeldt af kommunen. 5b. AAST Som 5a. Anvendes for deltagere tilmeldt af anden aktør. 6a. SJ6L Anvendes ved indberetning af aktivitet vedrørende deltagere, der er a-kasseforsikrede ledige omfattet af 2, nr. 1, i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, der deltager i uddannelsesforløbet som led i 6 ugers selvvalgt uddannelse. Anvendes for deltagere tilmeldt af kommunen. 6b. AS6L Som 6a. Anvendes for deltagere tilmeldt af anden aktør. Side 9 af 32

10 7a. MORY Anvendes ved indberetning af aktivitet vedrørende deltagere, som modtager ressourceforløbsydelse efter kapitel 6 a i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. 7b. AMOR Som 7a. Anvendes for deltagere tilmeldt af anden aktør. 8a. FLED Anvendes ved indberetning af aktivitet vedrørende deltagere, som er omfattet af lov om uddannelsesordning for ledige, som har opbrugt deres dagpengeret. Anvendes for deltagere tilmeldt af kommunen. 8b. AFLE Som 8a. Anvendes for deltagere tilmeldt af anden aktør. 9a. UAAP Anvendes ved indberetning af aktivitet vedrørende deltagere omfattet af 2, nr. 12 og nr. 13, i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, som modtager uddannelseshjælp efter lov om aktiv socialpolitik og som er uddannelsesparate eller aktivitetsparate. 9b. AUAP Som 9a. Anvendes for deltagere tilmeldt af anden aktør. 10a. MAAS Anvendes ved indberetning af aktivitet vedrørende deltagere omfattet af kapitel 13 d i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, og som modtager midlertidig arbejdsmarkedsydelse efter kapitel 9 b i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v. 10b. AMAA Som 10a. Anvendes for deltagere tilmeldt af anden aktør. 11. USB Rekvirenttypen benyttes for udenlandske selvbetalere. 12. CIR Rekvirenttypen benyttes for udenlandske studerende med hel eller delvis friplads. 13. ARB Rekvirenttypen benyttes ved indberetningen af aktivitet, der indberettes for børn af udenlandske arbejdstagere fra tredjelande (ikke EU/EØS-lande), der er fritaget for betalingskrav. Børn af udenlandske arbejdstagere fra tredjelande (ikke EU/EØS-lande), der har opholdstilladelse på grundlag af beskæftigelse i Danmark, fritages for betalingskrav på erhvervsakademi- og professionsbacheloruddannelser. Institutionerne vil modtage taxametertilskud for disse studerende Opgørelsesmetoder for ordinære uddannelser Opgørelse af studenterårsværk (STÅ) m.v. Studieaktiviteten på ordinære uddannelser opgøres i studenterårsværk. Ved et studenterårsværk (STÅ) forstås et års normeret studietid. Studenterårsværk opgøres efter opgørelsesmetoden Semester-STÅ, hvor et studenterårsværk svarer til to beståede semestre. Side 10 af 32

11 Semester-STÅ er et udtryk for beståede/godkendte semestre. Et semester skal være aktivt godkendt som bestået, før end det må registreres som godkendt. Det er fx ikke tilstrækkeligt, at semesteret er gennemført. Hvor et semester i det studieadministrative system er opdelt i 2 skoleperioder (af hensyn til praktikforløbet), kan semestret således kun indberettes, når begge skoleperioder er bestået. Meritgivende dele af et semester gennemført ved en anden uddannelsesinstitution (herunder uddannelsesinstitutioner i udlandet) kan ikke indgå i opgørelsen af et bestået/godkendt semester. Semestrets varighed kan dog i forbindelse med internationalisering afkortes til den del af semestret, der er gennemført ved den danske uddannelsesinstitution Opgørelse af optag Indberetning af optag omfatter antallet af nystartede, ordinære studerende på 1. semester på tælledatoerne 1. marts og 1. oktober i kalenderåret samt forventede optag det efterfølgende kalenderår. Bemærk, at hvis den studerende har fået tildelt sin studieplads året før, og først har haft studiestart den efterfølgende vinter er det altid skæringsdatoen den 1. marts, der skal indberettes. Studerende der har været udmeldt på en uddannelse og senere optages på ny gælder det, at de også skal indgå i indberetningen af optag 2. gang de starter. Studerende der vælger at starte forfra på en uddannelse uden at have været udmeldt, skal kun indgå i opgørelsen 1. gang de starter Internationale aktiviteter (antal) En studerende kan indgå i opgørelsen, når den studerende har påbegyndt et udvekslingsophold i indberetningsperioden. En studerende kan maksimalt indgå i opgørelsen en gang pr. studieår. Kriterier for at kunne indgå i opgørelsen: Studie- eller praktikopholdet skal have en varighed af mindst 3 måneder, ekskl. varigheden af eventuelle forberedelseskurser. Den studerende skal være fuldtidsstuderende. Studie eller praktikopholdet skal være godkendt som meritgivende af staminstitutionen inden afrejse. Der tildeles ikke internationaliseringstilskud for studerende omfattet af udlandsstipendieordningen. Studie- eller praktikopholdet skal ske i tilknytning til en udenlandsk uddannelsesinstitution (gæsteinstitution). Det bemærkes, at praktikophold i udlandet, der ikke sker i tilknytning til en udenlandsk uddannelsesinstitution ikke kan indgå i opgørelsen, men skal indberettes som almindelig praktikaktivitet. Uddannelsesaktivitet for institutionens egne studerende kan ikke både indgå i opgørelsen af STÅ og i opgørelsen af udvekslingsaktiviteter. Studerende under DIS (Danish Institute for Study abroad) kan ikke indgå i optællingen. Side 11 af 32

12 1. 4 Opgørelsesmetode for åben uddannelse (ÅU) Aktivitet på åben uddannelse opgøres i antal årsstuderende, der beregnes som produktet af antal studerende, som på tælledagen opfylder tællereglen, og tælleperiodens varighed/1 årsstuderende. For fag, der er omfattet af deltagerbetaling, gælder, at en studerende kan udløse bidrag, når institutionen har registreret, at deltagerbetalingen er betalt inden fristens udløb. For fag, der ikke er omfattet af deltagerbetaling, gælder, at en studerende udløser bidrag, når institutionen har registreret den studerende som studieaktiv (til stede), når 20 pct. af uddannelsesforløbet er gennemført. Deltagerbetaling Deltagerbetalingen betragtes som rettidigt betalt, hvis betalingen er registreret betalt på posthus, i bank, til skolens kassefunktion eller til anden lovlig betalingsformidler senest på indberetningsdatoen for hovedindberetningen, eller på datoen for rettidig frist for revisorattestation af tilskud til aktiviteten for det relevante kvartal (supplerende indberetning). Aktivitet vedrørende studerende, hvor deltagerbetalingen er betalt i perioden fra indberetningsdagen (den 5. i måneden efter kvartalets afslutning) og frem til fristen for rettidig revisorattestation for det pågældende kvartal, kan indberettes ved en supplerende indberetning i forbindelse med tilskudskontrollen. For studerende, der modtager visse overførselsindkomster, er det tilstrækkeligt, at der senest på fristen for rettidig revisorattestation foreligger tilsagn om betaling af deltagerbetalingen fra en offentlig myndighed (eller Dansk Flygtningehjælp). Tilsagnsordningen omfatter ikke, at betalingen kan opdeles i flere rater for det enkelte semester/enkeltfag. Deltagerbetalingen skal endvidere være betalt senest 1 måned efter den rettidige frist for revisorattestation af den indberettede aktivitet for det pågældende kvartal, og dække hele perioden, jf. dog bestemmelsen i bekendtgørelse om åben uddannelse om, at deltagerbetalingen skal være betalt mindst en gang halvårligt Udenlandske studerende I henhold til lov om erhvervsakademier, lov om erhvervsakademiuddannelser og professionsbacheloruddannelser og lov om åben uddannelse kan udenlandske studerende kun indgå i optællingen af tilskudsberettiget aktivitet hvis de pågældende: 1) er meddelt tidsubegrænset opholdstilladelse eller tidsbegrænset opholdstilladelse med mulighed for varigt ophold i Danmark, 2) er meddelt opholdstilladelse efter udlændingelovens 9 c, stk. 1, som medfølgende barn af en udlænding, som dels er statsborger i et land, der ikke er tilsluttet Den Europæiske Union eller omfattet af EØS-aftalen, dels er meddelt opholdstilladelse efter udlændingelovens 9 a. 3) er udvekslet med danske studerende efter aftale mellem erhvervsakademiet og en institution i udlandet, eller 4) efter EU-retten, EØS-aftalen eller andre internationale aftaler, som Danmark har indgået, har krav på ligestilling med danske statsborgere. Side 12 af 32

13 Vedrørende punkt 3, skal der for 3-års perioden være balance mellem antallet af indgående og udgående udvekslingsstuderende. Eventuel aktivitet for indgående udvekslingsstuderende, der ved udgangen af perioden overstiger antallet af udgående udvekslingsstuderende, er ikke tilskudsberettigende. Overstiger antallet af indgående udvekslingsstuderende antallet af udgående udvekslingsstuderende ved udgangen af perioden, vil der ske en modregning i fremtidige taxametertilskud på baggrund af en beregning af den ikketilskudsudløsende aktivitet. Erhvervsakademiets udbud af videregående uddannelse til andre udenlandske studerende end de ovenfor nævnte sker med fuld deltagerbetaling. Side 13 af 32

14 2. Udbetaling af tilskud Til institutioner omfattet af denne instruks udbetales følgende typer af tilskud: Tilskud til Aktivitet Udbetalingsmodel Institutionstilskud m.v. Månedsvist forud Forsknings- og udviklingsmidler Kvartalsvist bagud Uddannelser Erhvervsakademiuddannelser Semestermodel Professionsbacheloruddannelser Semestermodel Åben Uddannelse Kvartalsvist Internationale aktiviteter Udvekslingsstuderende Halvårligt Fællesudgifter Aktivitet i grundlagsåret. Kvartalsvist forud Bygningsudgifter Aktivitet i grundlagsåret. Kvartalsvist forud Momskompensation Se nedenfor Se nedenfor 2. 1 Udbetaling af tilskud til institutionernes konti Udbetaling af tilskud forestås af Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen, Undervisningsministeriet, på vegne af Styrelsen for Videregående Uddannelser. Erhvervsakademier for videregående uddannelse er omfattet af bestemmelserne i 1 8 i lov om offentlige betalinger m.v., hvilket indebærer, at alle tilskud udbetales til den enkelte institutions specifikt låste indbetalingskonto i Statens Koncern Betalinger (SKB) Udbetalingsmodeller For erhvervsakademiuddannelser, professionsbacheloruddannelser, internationale aktiviteter og åben uddannelse, som gennemføres på erhvervsakademier, fastsættes nedenstående udbetalingsmodeller for forskud og tilskud Institutionstilskud Institutionstilskud til erhvervsakademier udbetales månedsvis forud. Månedsvist, forud Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Institutionstilskud 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/ Aktivitetsbestemte tilskud til uddannelser Udbetalingsmodellen omfatter aktivitetsbestemte tilskud til erhvervsakademiuddannelser og professionsbacheloruddannelser Semestermodel for fuldtidsuddannelser Udbetalingsmodellen omfatter taxametertilskud til undervisningsudgifter og færdiggørelsestilskud til erhvervsakademiuddannelser m.v. Tilskuddet til den enkelte institution udbetales på grundlag af antal indberettede, tilskudsberettigede studenterårsværk og antal studerende, som har færdiggjort en uddannelse, samt de på finansloven fastsatte takster for erhvervsakademiuddannelser m.v. Side 14 af 32

15 Semestermodel Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Forskud 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 Tilskud ud fra 1. halvår 4/6 1/6 1/6 Tilskud ud fra 2. halvår 4/6 1/6 1/6 Forskud trækkes X X I januar, februar og marts udbetales forskud på baggrund af aktiviteten i grundlagsåret svarende til 1/12 af grundlagsårets aktivitet pr. måned. Tilskud for januar, februar, marts, april, maj og juni beregnes på grundlag af institutionernes indberetning af aktivitet medio marts for 1. halvår. I april, maj og juni udbetales tilskud på baggrund af aktivitetsindberetningen med de vægte, som fremgår af ovenstående skema. Forskuddet trækkes tilbage i april-tilskuddet, der anvises ultimo marts. Tilsvarende model benyttes for udbetaling af forskud og tilskud i 2. halvår. Det månedlige aktivitetsafhængige tilskud bestemmes som: takst * årsstuderende* vægtningsfaktor. (Vægtningsfaktoren kan være 4/6 eller 1/6.) Tilskud til bygnings- og fællesudgifter Udbetalingsmodellen omfatter taxametertilskud til bygnings- og fællesudgifter. Taxametertilskud udbetales kvartalsvis forud på baggrund af aktiviteten i grundlagsåret. Aktivitet gennemført på Åben Uddannelse udløser ikke fællesudgiftstaksttilskud. Beregningen sker ved multiplikation af grundlagsårsaktivitet med fællesudgiftstakst. Kvartalsvist, forud Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Fællesudgiftstilskud ¼ ¼ ¼ ¼ Det kvartalsvise tilskud til den enkelte institution udbetales efter ovenstående model på grundlag af aktivitet i grundlagsåret * ¼ og de på finansloven fastsatte takster Tilskud til internationale aktiviteter Udbetalingsmodellen omfatter tilskud til internationale aktiviteter. Tilskuddet til den enkelte institution udbetales på grundlag af antal indberettede, tilskudsberettigede udvekslingsstuderende samt den på finansloven fastsatte takst for tilskud til internationalisering. Tilskud beregnes på grundlag af institutionernes halvårlige aktivitetsindberetninger, og udbetales tidstro. Side 15 af 32

16 Halvårligt Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Tilskud 1. halvår 1/1 Tilskud 2. halvår 1/1 Det aktivitetsafhængige tilskud bestemmes som: takst * antal * vægtningsfaktor. Vægtningsfaktoren kan være 1/ Tilskud til Åben Uddannelse Udbetalingsmodellen omfatter taxametertilskud til undervisningsudgifter til Åben Uddannelse samt tilskud til realkompetencevurdering og deltagerbetalingskompensation. Tilskud til undervisningsudgifter inkl. prøver og anden bedømmelse samt til udgifter til administration, ledelse og bygningsdrift ydes med en samlet takst (undervisningstaxameter). Tilskuddet til den enkelte institution udbetales på grundlag af antal indberettede, tilskudsberettigede årsstuderende samt de på finansloven fastsatte takster for Åben uddannelse. Der udbetales ikke forskud til aktivitet inden for Åben Uddannelse. Undervisningstilskud beregnes på grundlag af institutionernes kvartalsvise aktivitetsindberetninger og udbetales kvartalsvist. Kvartalvist Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Tilskud pba. 1. kvt. 1/1 Tilskud pba. 2. kvt. 1/1 Tilskud pba. 3. kvt. 1/1 Tilskud pba. 4. kvt. 1/1 Det kvartalsvise aktivitetsafhængige tilskud bestemmes som: takst * årsstuderende* vægtningsfaktor. Vægtningsfaktoren kan være 1/ Realkompetencevurdering Tilskuddet udbetales efter ovenstående model på grundlag af antal indberettede, tilskudsberettigede realkompetencevurderinger samt de på finansloven fastsatte takster Fleksible forløb Tilskuddet udbetales efter ovenstående model på grundlag af indberetning om antal udarbejdede uddannelsesplaner samt de på finansloven fastsatte takster Momskompensation For månederne januar, februar og marts udbetales et a conto beløb, der beregnes som takst inklusiv moms fratrukket takst eksklusiv moms multipliceret med antallet af grundlagsårsaktiviteten divideret med tolv. Side 16 af 32

17 Momskompensation Finansåret (F) F+1 Måned Jan Feb Mar Maj Aug Nov Maj A c. pga. grundlagsår x x x A c. pga. 1. Kvt. x A c. pga. 2. Kvt. x A c. pga. 3. kvt. x Årsopgørelse x A c. modregnes x Ultimo april, juli og oktober indberetter den enkelte institution en opgørelse af de faktiske udgifter til kompensationsberettiget moms for det foregående kvartal. Ultimo maj, august og november udbetales a conto et beløb svarende til udgifterne til kompensationsberettiget moms i det foregående kvartal. Senest 1. april i året efter finansåret indberettes årsopgørelse for finansåret inklusiv 4. kvartal. Ultimo maj i det nye finansår udbetales momskompensation i henhold til årsopgørelsen. Udbetalte a conto beløb inkl. kvartalsindberetningerne modregnes. Side 17 af 32

18 3. Tilskudstyper 3. 1 Grundlagsår og grundlagsaktivitet Taxametertilskud til fællesudgifter og bygningstaxametertilskud til erhvervsakademier ydes på grundlag af aktiviteten på den enkelte institution i grundlagsåret. Ved aktiviteten i grundlagsåret forstås, antal tilskudsberettigede STÅ i grundlagsåret. For erhvervsakademiuddannelser defineres grundlagsåret som det senest afsluttede studieår før indeværende finansår. For erhvervsakademi- og professionsbacheloruddannelser er grundlagsåret for 2013 studieåret 2011 til 2012, dvs. perioden 2. halvår halvår For Åben Uddannelse defineres grundlagsåret som perioden fra og med 4. kvartal 2 år forud for det aktuelle finansår til og med 3. kvartal i finansåret inden det aktuelle finansår. For Åben Uddannelse er grundlagsåret for 2013 perioden 4. kvartal kvartal Fastlæggelse af aktiviteten i grundlagsåret Aktiviteten i grundlagsåret opgøres inden finansåret start. Der kan inden afslutningen af finansåret ske en fornyet opgørelse af aktiviteten i grundlagsåret, hvis supplerende aktivitetsindberetninger for grundlagsåret giver anledning hertil Tilskud til ordinær aktivitet Undervisnings-, praktik- og refusionstilskud Tilskud til undervisningsudgifter, praktik og evt. refusion udbetales på baggrund af den enkelte institutions antal studenterårsværk og takster pr. studenterårsværk. Taksterne på de enkelte uddannelsers studenterårsværk fastsættes på de årlige finanslove Færdiggørelsestilskud Tilskud ved færdiggørelse af uddannelse (færdiggørelsestilskud) udbetales på grundlag af antal studerende, der i finansåret afslutter deres uddannelser Udvekslingstilskud Tilskud til uddannelsesaktivitet vedrørende udvekslingsstuderende udbetales tidstro Fællesudgiftstaxametertilskud Der ydes tilskud til administration og ledelse på baggrund af aktivitet i grundlagsåret Bygningstaxametertilskud Bygningstaxametertilskud udbetales kvartalsvis forud på baggrund af grundlagsaktiviteten samt evt. kompensations-stå. Aktivitet i bygninger, hvor staten direkte eller indirekte dækker lokaleforsyningsudgifterne på anden vis, indgår ikke i beregningsgrundlaget. Side 18 af 32

19 Regionaliseringsfaktor Aktivitetsbestemte tilskud til bygningsudgifter til erhvervsakademier for videregående uddannelser reguleres i forhold til de på finansloven fastsatte regler om regionaliseringsfaktor, som er fastsat for den enkelte institution, og som afhænger af den juridiske institutions hjemstedskommune i henhold til vedtægten. Der er på finansloven fastsat følgende regionaliseringsfaktorer: 0,8, 0,9, 1,0 og 1, Tilskud på baggrund af kompensations-stå Tilskud til iværksættelse af nye uddannelser udbetales månedsvis forud, og der sker ikke nogen efterregulering Åben uddannelse Generelt om åben uddannelse Åben uddannelse kan omfatte heltidsuddannelser og enkeltfag fra disse uddannelser, som der opkræves deltagerbetaling for. Uddannelsesaktivitet kan udbydes på heltid eller deltid i særligt tilrettelagte uddannelsesforløb af op til et års varighed omregnet til heltid. De anførte uddannelser mv. omfatter deltidsuddannelser, enkeltfag (fra heltids- og deltidsuddannelser, fagspecifikke kurser, korte kurser) Deltidsuddannelser Deltidsuddannelser som eksempelvis diplomuddannelser, der er normeret til 1 år omregnet til heltid, skal udbydes på deltid, men vil også kunne udbydes som heltidsforløb inden for en ramme på 1 år Heltidsuddannelser tilrettelagt på deltid Uddannelsesforløb på heltid eller deltid i særligt tilrettelagte uddannelsesforløb kan udbydes af op til et åres varighed omregnet til heltid. En uddannelse eller et enkeltfag, der er udbudt under lov om åben uddannelse, har altid en normering enten i en uddannelsesbekendtgørelse eller i en studieordning. Normeringen kan være angivet i årsværk, i pct. eller i ECTS-point. En uddannelse eller et enkeltfag er tilrettelagt på heltid, hvis der er sammenfald mellem normeringen og kalendertid. En uddannelsesdel, der iflg. uddannelsesbekendtgørelsen og/eller studieordningen er normeret til f.eks. 0,5 årsværk, kan tages over 1 eller 2 semestre efter studieordningen. Forløbet vil være et heltidsforløb, hvis det er tilrettelagt over 1 semester, og et deltidsforløb hvis det er tilrettelagt over 2 semestre. Tompladsordning Ledige pladser på en heltidsuddannelse kan indskrive deltagere på afgrænsede dele af uddannelsen efter reglerne om åben uddannelse, hvor afgrænsede dele tolkes som højst halvdelen af den normerede uddannelsestid, heraf maksimal 1 år som heltidsuddannelse Enkeltfag Enkeltfag er en faglig afgrænset del af en uddannelse, hvortil der er knyttet en prøve, eksamen eller selvstændig bedømmelse i øvrigt. Enkeltfagsbegrebet omfatter derfor også moduler og semestre, hvis det er den mindste enhed, der opfylder de angivne betingelser. Enkeltfag skal følge de almindelige regler for uddannelserne i uddannelsesbekendtgørelser og fastsat i studieordningen. Side 19 af 32

20 Enkeltfag fra deltidsuddannelser og ordinære uddannelser er definitorisk tilrettelagt som deltid, men kan også kunne heltidstilrettelægges. Et enkeltfag der eksempelvis er normeret til 8 uger i bekendtgørelse eller studieordning kan omregnet til heltid tilrettelægges over 8 kalenderuger og afsluttes med eksamen. Hvis det samme enkeltfag opdeles i to blokke af 4 uger, er der tale om deltidsuddannelse. Udbydes et enkeltfag normeret til 4 ugers heltidsuddannelse over 4 måneder med en heltidsuge pr måned, vil der være tale om deltidsuddannelse Fagspecifikke kurser Udbud af ikke formelt kompetencegivende uddannelseselementer sker efter reglerne om korte kurser eller fagspecifikke kurser. Et fagspecifikt kursus der er udbudt efter lov om åben uddannelse, har en normering på 1 til 4 uger (30 og 120 timer) omregnet til heltid. Fagspecifikke kurser skal udbydes som deltid, men kan også udbydes som heltid. For at et fagspecifikt kursus kan betragtes som heltidsuddannelse, skal det efter reglerne om åben uddannelse være tilrettelagt på 30 timer over 5 sammenhængende dage Tilskud til undervisning Tilskud til undervisningsudgifter inkl. prøver og anden bedømmelse og til udgifter til administration, ledelse og bygningsdrift ydes som ét samlet taxameter (undervisningstaxameter). Tilskuddet udbetales tidstro umiddelbart efter aktivitetsindberetning, jf. afsnit Bygningstaxametertilskud Bygningstaxametertilskud ydes til erhvervelse og opretholdelse af lokaler, bygninger og arealer. Aktivitet i bygninger, hvor staten direkte eller indirekte dækker lokaleforsyningsudgifterne på anden vis, indgår ikke i beregningsgrundlaget. Der ydes ikke bygningstaxametertilskud til fjernundervisning afholdt under åben uddannelse. Hvis mere end 50 % af undervisningen foregår udenfor erhvervsakademiet eller på den uddannelsesinstitution, hvor undervisningen evt. afholdes som udlagt undervisning, skal aktiviteten indberettes som fjernundervisning Tilskud til realkompetencevurdering ved VVU og diplomuddannelse Tilskuddet ydes pr. realkompetencevurdering, når vurderingen resulterer i en anerkendelse af mindst 15 pct. af en uddannelse. Der kan kun ydes et realkompetencevurderingstilskud pr. uddannelse. Tilskud til realkompetencevurdering udbetales tidstro efter indberetning Deltagerbetalingskompensation realkompetencevurdering Tilskud ydes pr. realkompetencevurdering, der berettiger til deltagerbetalingskompensation (dvs. realkompetencevurdering af personer med uddannelse til og med erhvervsuddannelsesniveau). Tilskuddet udbetales tidstro efter indberetning, Tilskud til vejledning ved fleksible forløb Tilskud ydes til antallet af personer, der har modtaget vejledning og udarbejdet uddannelsesplan ved fleksible forløb. Tilskuddet udbetales tidstro. Side 20 af 32

21 3. 4 Momskompensation Erhvervsakademiernes udgifter til ikke-fradragsberettiget købsmoms kompenseres efter særskilte retningslinjer: Kompensationen udbetales på formål 5590 Momskompensation. Side 21 af 32

22 4. Indberetning og tilskudskontrol 4. 1 Indberetning Erhvervsakademierne skal opgøre faktisk aktivitet for nærmere afgrænsede perioder, og indberette aktiviteten elektronisk efter nærmere bestemte tidsfrister, jf. nedenstående oversigt. Erhvervsakademierne skal endvidere indberette optag på ordinære uddannelser. Indberetningen sker til Kvalitets- og tilsynsstyrelsen, Undervisningsministeriet, der forestår tilskudsforvaltningen på vegne af Styrelsen for Videregående Uddannelser, Uddannelses og Forskningsministeriet Indberetningsterminer Bortset fra indberetning af optag ligger indberetningsdatoen umiddelbart efter afslutningen af indberetningsperioden, som er defineret ved en startdato og en slutdato (begge inklusive). Indberetning af Indberetningsdato*) Startdato Slutdato Betalingsdato**) Ordinær fuldtid (STÅ), udvekslingsstuderende og færdiggjorte 16-mar-20YY 16-sep-20YY-1 15-mar-20YY 16-sep-20YY 16-jun-20YY 15-sep-20YY Årsstuderende, Åben Uddannelse 5-apr-20YY 01-jan-20YY 31-mar-20YY 12-maj-20YY 5-jul- 20YY 01-apr-20YY 30-jun-20YY 12-aug-20YY 5-okt-20YY 01-jul-20YY 30-sep-20YY 12-nov-20YY 2-jan-20YY+1 01-okt-20YY 31-dec-20YY 12-feb-20YY+1 Optag 10-mar-20YY 1-mar-20YY 1-mar-20YY 6-okt-20YY 1-okt-20YY 1-okt-20YY *) Falder indberetningsdatoen i en weekend, eller på en helligdag, skal indberetning ske på første efterfølgende hverdag. **) Frist for rettidig tilskudskontrol og revisorattestation af indberettet aktivitet samt frist for betaling af deltagerbetaling for aktivitet, der kan medtages i en supplerende indberetning for pågældende kvartal. Erhvervsakademiernes indberetninger omfatter: Ordinær aktivitet. Aktivitet under Åben Uddannelse. Optag på erhvervsakademiuddannelser m.v. Side 22 af 32

23 1 Institutionsnummer 2 Afdelingsnummer 3 Indberetningstermin 4 Formål 5 Version 6 Speciale 7 Skoleperiode 8 Tælleperiode 9 Tilskudsmærke 10 Rekvirent 11 Varighed 12 Bidrag 13 Antal 14 Landegruppe 15 Retning 16 Varighed Eksempel på fuldtidsindberetning Indberetning af fuldtidsuddannelse (STÅ) For fuldtidsuddannelser skal den elektroniske aktivitetsindberetning omfatte følgende oplysninger: Formål Version Speciale Skoleperiode Tælleperiode Tilskudsmærke Rekvirent Varighed Bidrag Antal UNDER UVM 100,0 9, FÆRTA UVM 0,0 2, UNDER UVM 100,0 8, Varighed - fuldtid Som udgangspunkt indberettes den udmeldte varighed i henhold til uddannelsesmodellen. I tilfælde, hvor der er givet merit, indberettes den for den studerende individuelt fastsatte varighed (mindre end den udmeldte) Bidrag - fuldtid For fuldtidsuddannelser omfatter aktivitetsindberetningen: Antal STÅ Antal praktik-stå Antal færdiggjorte Antal Udvekslingsstuderende Side 23 af 32

24 Bidraget afhænger af tilskudsmærkekombinationen: Tilskudsmærkekombination UNDER FÆRTA KVUPR/MVUPR UDVST MERIT Bidrag Antal STÅ. Antal færdiggjorte. Antal STÅ vedrørende studerende i praktik. Antal Udvekslingsstuderende. Merit, jf. dog nedenfor Tilskud til internationale aktiviteter (udvekslingsstuderende) Ved indberetning af aktivitet vedrørende tilskud til internationale aktiviteter anvendes tilskudsmærke UDVST. Ved indberetning af aktivitet vedrørende tilskud til internationale aktiviteter skal endvidere indberettes oplysninger om aktiviteten i form af landegruppe, retning og varighed, jf. nedenfor. Landegruppe Retning Varighed Kode Værdier Kode Værdier Kode Værdier 1 Norden 1 Indgående 1 3 måneder 2 Storbritanien/Tyskland 2 Udgående 2 Over 3 til og med 6 mdr. 3 Øvrige EU-lande 3 Over 5 til og med 12 mdr. 4 Øvrige Europæiske lande 4 Over 12 mdr. 5 USA og Canada 6 Asien 7 Australien 8 Andet Indberetning af Åben Uddannelse For fuldtidsuddannelser skal den elektroniske aktivitetsindberetning omfatte følgende oplysninger: 1 Institutionsnummer 2 Afdelingsnummer 3 Indberetningstermin 4 Formål 5 Version 6 Fag 7 Niveau 8 Tilskudsmærke 9 Rekvirent 10 Varighed 11 Betalingsstatus 12 Bidrag 13 Antal Eksempel på ÅU-indberetning Side 24 af 32

25 Formål Version Fag Niveau Tilskudsmærke Rekvirent Varighed Betalingsstatus Bidrag Antal ÅBENUD UVM 33,3 1 2, FJERN UVM 16,7 6 1, ÅBENUD KOMA 33,3 6 0, Betalingsstatus Erhvervsakademierne skal indberette oplysninger om deltagerbetalingsstatus ved anvendelse af nedenstående kodeværdier: Kode Tekst 0 Deltagerbetaling ikke relevant 1 Deltagerbetaling betalt 5 Individuel kompetencevurdering 6 Deltagerbetalingen er ikke betalt Deltagerbetalingskode 0: deltagerbetaling ikke relevant Skal anvendes ved indberetning af aktivitet, der ikke berettiger til tilskud. Må kun anvendes når rekvirentkoden ikke er UVM. Deltagerbetalingskode 1: Deltagerbetaling betalt Anvendes for deltagere, der deltager som led i det almindelige udbud af åben uddannelse, hvor til der ydes tilskud fra Uddannelses- og Forskningsministeriet. Må kun anvendes med rekvirentkode: UVM. Deltagerbetalingskode 5: Individuel kompetencevurdering Anvendes for deltagere i individuel kompetencevurdering. Deltagerbetalingskode 6: Deltagerbetaling ikke betalt Anvendes for deltagere, der deltager som led i det almindelige udbud af åben uddannelse, hvortil der ydes tilskud fra Uddannelses- og Forskningsministeriet, når der i henhold til bekendtgørelse om åben uddannelse foreligger betalingstilsagn fra en offentlig myndighed eller fra Dansk Flygtningehjælp Indberetning af optag Den elektroniske indberetning af optag omfatter følgende oplysninger: Side 25 af 32

26 1 Institutionsnummer Institutionsnummer for den juridiske institution. 2 Afdelingsnummer Nummer på afdeling. Såfremt den juridiske institution ikke har afdelinger er afdelingsnummer = institutionsnummer. 3 Formål Jf. den udmeldte uddannelsesmodel 4 Version Jf. den udmeldte uddannelsesmodel 5 Studiestart Optagsdato 6 Rekvirent jf. afsnit Faktisk optag Det faktiske optag på optagsdatoen 8 Forventet optag Forventet optag et år frem Momskompensation Nærmere vejledning om indberetning til momskompensationsordning findes på Undervisningsministeriets hjemmeside: Kvartal Indsendelse Udbetaling april 2014 ultimo maj juli 2014 ultimo august oktober 2014 ultimo november 2014 Årsopgørelse for 2014 inkl. 4. kvartal april 2015 ultimo maj Tilskudskontrol Tilskudskontrollen omfatter al indberettet aktivitet, uanset om aktiviteten berettiger til tilskud fra Uddannelses- og Forskningsministeriet eller anden offentlig myndighed, betales af kommunen eller anden aktør på vegne af kommunen, eller indberettes som følge af anden lovgivning. Undervisningsministeriet udarbejder på grundlag af institutionens indberetning et tilskudsbrev med dokumentation for tilskudsudbetalingen og det indberettede bidrag. Tilskudsbrev og tilskudsdokumentation er tilgængelig for institutionen på Undervisningsministeriets brevportal. Ved tilskudskontrollen gennemgår institutionens ledelse det indberettede bidrag, og kontrollerer, om aktiviteten er opgjort i overensstemmelse med retningslinjerne i denne instruks. Institutionens revisor kontrollerer efterfølgende, jf. bestemmelserne herom, at de af institutionen indberettede oplysninger er korrekte, og giver eventuelt meddelelse om supplerende indberetning. Ved tilskudskontrollen anvendes de af undervisningsministeriet udarbejdede ledelses- og revisorerklæringer, som med tilhørende vejledninger kan findes på Undervisningsministeriets hjemmeside: Side 26 af 32

27 Modtager Undervisningsministeriet ikke ledelses- og revisorerklæring om det indberettede bidrag i henhold til de nærmere retningslinjer herfor, jf. neden for, vil tilskudsudbetalingen i henhold til lov om erhvervsakademier for videregående uddannelser m.v. blive stoppet Terminer Erhvervsakademiet har ansvar for at ledelses- og revisorerklæringer er ministeriet rettidigt i hænde i henhold til nedenstående frister: Indberetning af Ordinær fuldtid (STÅ), udvekslingsstuderende og færdiggjorte Ledelses- og revisorerklæring Indberetningsdato*) Tilskudsdokumentation foreligger senest skal være UVM i hænde*) 16-mar-20YY 1-apr-20YY 15-apr-20YY 16-sep-20YY 1-okt-20YY 15-okt-20YY Årsstuderende, Åben Uddannelse 5-apr-20YY 1-maj-20YY 15-maj-20YY 5-jul- 20YY 1-aug-20YY 15-aug-20YY 5-okt-20YY 1-nov-20YY 15-nov-20YY 5-jan- 20YY+1 9-jan-20YY+1 15-jan-20YY+1 *) Falder fristen på lørdage, søndage eller helligdage, udskydes fristen til førstkommende hverdag Revisors opgaver Revisors rolle er fastlagt i Bekendtgørelse om revision og tilskudskontrol m.m. ved erhvervsakademier for videregående uddannelser. Heri er opgaverne klart formuleret, og det fremgår, at revisor har en aktiv rolle ved sikringen af det korrekte tilskudsgrundlag og indberetningerne i øvrigt til Undervisningsministeriet. I henhold til revisionsbekendtgørelsen skal revisor blandt andet: 1. Kontrollere at erhvervsakademiet følger retningslinjerne i EA-instruksen. 2. Kontrollere at erhvervsakademiets registrering af antallet af årsstuderende er i overensstemmelse med bekendtgørelse om tilskud til erhvervsakademier for videregående uddannelser samt reglerne i EA-instruksen og reglerne om de pågældende uddannelser og reglerne om uddannelser udbudt som åben uddannelse, før de indsendes til undervisningsministeriet. 3. Påse at opgørelsen af erhvervsakademiets antal af årsstuderende på de enkelte uddannelser, herunder registrering af forhold vedrørende de enkelte studerende og deres uddannelse med relevans for tilskuddet, er korrekt, jf. EA-instruksen. Erhvervsakademiet skal overfor revisor kunne dokumentere, at grundlaget for aktivitetsindberetning vedr. ÅU er i overensstemmelse med bestemmelserne i lov om ÅU, i bekendtgørelse om ÅU og bekendtgørelse om deltagerbetaling ved erhvervsrettet uddannelse, herunder, hvor der er fastsat supplerende regler for opgørelse i EA-instruksen og at deltagerbetalingen er betalt indenfor frister fastsat i EA-instruksen. Side 27 af 32

28 Rykkerprocedure ved for sent indsendt revisorerklæring Modtager Undervisningsministeriet ikke en ledelses- og revisorerklæring vedrørende det af erhvervsakademiet indberettede bidrag, kan tilskudsudbetalingen blive stoppet. Overskrides den normale frist for indsendelse af ledelses- og revisorerklæring, vil erhvervsakademiet modtage en rykkerskrivelse, hvormed der normalt gives en yderligere frist på 14 dage til gennemførelse af tilskudskontrollen. Overskrides den yderligere frist på 14 dage, vil erhvervsakademiet modtage endnu en rykkerskrivelse, som samtidig er fremsendt i kopi til bestyrelsesformanden og til revisor. Med 2. rykkerskrivelse gives normalt en yderligere frist på 7 dage til gennemførelse af tilskudskontrollen. Endvidere pålægges erhvervsakademiet at udarbejde en redegørelse for årsagen til, at ledelses- og revisorerklæringerne i det konkrete tilfælde ikke har været Undervisningsministeriet i hænde inden for fristen, og at fremsende denne redegørelse til ministeriet inden for den yderligere frist på 7 dage. Overholdes fristen i 2. rykkerskrivelse ikke, vil tilskudsbetalingen blive stoppet. Side 28 af 32

29 5. Indberetnings- og brevportalen Indberetnings- og brevportalen ligger tilgængelig på Undervisningsministeriets hjemmeside under menupunktet Administration. Her ligger tilskudsbreve, aktivitetsrapporter, digital tilskudsdokumentation m.m. tilgængeligt med brugernavn og adgangskode. Menupunkterne er markeret med et nøglesymbol, hvilket indikerer der skal logges på med brugernavn og adgangskode. Herudover ligger nyheder og bl.a. kalenderoplysninger frit tilgængeligt. Alle juridiske institutioner er oprettet med brugernavn og adgangskode til indberetnings- og brevportalen Menupunkt: Tilskudsbreve Tilskudsbrevene bliver overført til portalen og ligger tilgængelig under menupunktet Tilskudsbreve. Tilskudsbrevet består af: Et brev forrest med en dato og en overskrift med oplysning om hvilken type tilskud som udbetales eks. Tilskud 2014 videregående uddannelser. Posteringsliste hvor der øverst står institutionsnummer og navn på tilskudsmodtager, sagsnummer og dato. Sagsnummeret er her SDH-nummeret i Kvalitets- og Tilskudsstyrelsen på institutionens tilskudssag. Posteringer vises pr. CØSA-formål, en tekst som beskriver hvilket tilskud der er tale om, og en dato hvortil hvilken måned tilskuddet vedrører. Rettelser vil fremstå som ompostering af den første postering, og en ny postering med det korrekte tilskud. Dokumentation af tilskud følger herefter. Dette er specifikation af de enkelte tilskud eksempelvis institutionstilskud som udbetales månedsvis. Her vil stå årligt beløb divisor 12 og så et beløb til udbetaling pågældende måned Aktivitetsopgørelser Opgørelser, der indeholder den tilskudsudløsende aktivitet, overføres til menupunktet Tilskudsbreve efter indberetningsperiodens udløb i PDF-format Posteringer kvartalsoversigt Oversigten overføres til brevportalen den 25. i måneden efter hvert kvartals udløb. Den anvendes til afstemning af tilskud. Oversigten indeholder oplysninger om udbetalte tilskud via Undervisningsministeriet. Oversigten er opdelt på CØSA-formål med følgende 6 kolonner: 1. Regulering tidligere år kvartal kvartal kvartal kvartal 6. I alt udbetaling pr. CØSA-formål Nederst er der en sum for hver kolonne Menupunkt: Regneark Tilskudsdokumentation ligger tilgængeligt digitalt under menupunktet Regneark. Side 29 af 32