Allerød Kommune. Referat. Hovedudvalget afholdt møde den 26. marts Afbud: Åse Ladefoged

Transkript

1 Referat Allerød Kommune Personale Allerød Rådhus Bjarkesvej Allerød Tlf: kommunen@alleroed.dk Hovedudvalget afholdt møde den 26. marts Afbud: Åse Ladefoged 1. Bemærkninger til referat Godkendelse af dagsorden Meddelelser Budget Ændring af Arbejdsmiljøloven Drøftelse med borgmester Struktur på børneområdet ( lang proces ) Opfølgning på dialogmødet med Økonomiudvalget Personale og arbejdsmiljø politik Det sociale ansvar Sygefravær Sygefravær 2013 Evaluering af Hovedudvalgets indsats Personalepolitisk pulje og besparelser for Mødedatoer Eventuelt... 10

2 1. Bemærkninger til referat Godkendt 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt 3. Meddelelser Proces for ansættelse af ny kommunaldirektør AF orienterede om ansættelsesprocessen. KLK (KL s konsulentvirksomhed) står for gennemførelse af ansættelsen. Der har den 22. marts 2015 været gennemført fokusinterviews med medarbejder-, ledelses- og politiske repræsentanter. Ansættelsesudvalget er sammensat med samme repræsentation. 4. Budget 2015 v/tp Hovedudvalget får en orientering om forventningerne til 2015 På baggrund af ansættelses- og udgiftsstop er regnskabet for 2014 bedre end forventet, og har medført en øgning af kommunens kassebeholdning. Budgettet i 2015 bliver påvirket af flygtningekvoten. Vi skal modtage flere flygtninge end budgetteret, og opgaven skal løses indenfor servicerammen. 5. Ændring af Arbejdsmiljøloven v/ TE En ændring af Arbejdsmiljøloven pr. 1. februar 2015 betyder, at vi som arbejdsgiver fremover har pligt til også at forebygge arbejdsrelateret vold, trusler og anden krænkende adfærd, der finder sted uden for arbejdstiden. Hidtil har pligten om forebyggelse af vold og trusler alene været koncentreret om hændelser der opstår på arbejdspladsen. Vi afventer KL og parternes udspil til, hvordan denne forpligtigelse håndteres. I mellemtiden håndteres hændelser, der sker som følge af en arbejdsrelateret situation udenfor arbejdstiden, som hvis den var sket i arbejdstiden. Orienteringen taget til efterretning Side 2

3 6. Drøftelse med borgmester Borgmesteren deltog på mødet.. Ved dialogmødet 17. februar 2015 med Økonomiudvalget bad borgmester om at blive inviteret til Hovedudvalgets kommende møde. Borgmester ønsker at drøfte tanker om sundhed, arbejdsglæde, øget information og dialog mm. med Hovedudvalget Borgmesteren fremsatte følgende forslag: Sundhed konkrete forslag til sundhedsfremmende aktiviteter: o DHL udskiftes med et lokalt arrangement for flere motionsarter lørdag, den 19. september 2015 o Fælles løbetræning i Allerød Kommune o Udskifte møder med walk and talk med planlagte ruter o Arbejde med lyd som støjdæmpende foranstaltninger Borgmesterens informationsbrev Borgmester udsender sit første informationsbrev inden påsken og opfordrer Hovedudvalget til at drøfte indhold i brevet samt evt. tilbagemeldinger. Borgmesterens hensigt med informationsbrevet, er en samlende informationskanal ud til alle medarbejdere, hvor både nyheder, politiske tanker, økonomiske budskaber, de gode historie mm. kan blive samlet på et sted. 7. Struktur på børneområdet ( lang proces ) Mikkel Lau, ICG deltog på mødet. Børn- og Skoleudvalget har igangsat en inddragende proces i forbindelse med ændringer i struktur for dagtilbuds-, skole- og fritidsområdet. Mikkel Lau fra Implement Consulting Group giver en status, hvor proces og modeller fremlægges. Oplægget om lang proces udsendes efter BSU mødet 14. april Orienteringen taget til efterretning Side 3

4 Beslutning og drøftelse 8. Opfølgning på dialogmødet med Økonomiudvalget v/af På dialogmødet17. februar 2015 blev det aftalt, at Hovedudvalget drøfter og giver tilbagemelding til Økonomiudvalget på følgende punkter: Oplæg om kan/skal-opgaver APV-måling af medarbejdernes oplevelser /påvirkning af det politiske niveau De gode historier evt. på hjemmesiden Idéer til at branding kommunen Erfaringer fra den lange proces i forbindelse med større ændringer og omstillinger Hovedudvalget drøfter hvordan der arbejdes videre med de enkelte punkter. Definition af kan/skal-opgaver er et ledelsesanliggende, som også inddrager en drøftelse af serviceniveauer mm. Tommy Poulsen udarbejder oplæg til svar. Personale udarbejder oplæg til spørgsmål til APV 2016 Der nedsættes en arbejdsgruppe der arbejder med de gode historier og ideer til branding af kommunen. Alice Silkjær Mølle, Anne Bergmann, Flemming Hørdum Gertsen, Lone Holst Der nedsættes en arbejdsgruppe der evaluerer på baggrund af erfaringerne fra den lange proces til fremtidige større ændringer og omstillinger. Ole Andreasen, Lise Tarp, Arbejdsgrupperne fremlægger oplæg på næste møde, den 20. maj Side 4

5 9. Personale og arbejdsmiljø politik v/te Hovedudvalget besluttede på mødet i 9. januar 2015, at en arbejdsgruppe bestående af Ole Andreasen, Flemming Hørdum Gertsen, Anette Friedrichs og Tina Ellesgaard skulle færdiggøre arbejdet med den nye Personale- og arbejdsmiljøpolitik. Arbejdsgruppen har drøftet og tilrettet politikken og tilhørende retningslinjer og vurderer, at Personale- og arbejdsmiljøpolitikken er klar til offentliggørelse. Hovedudvalget har endvidere besluttet, at Personale- og arbejdsmiljøpolitikken udsendes til MED-udvalgene for implementering uden forudgående høring, da der hovedsagelig er tale om redaktionelle ændringer og fremhævninger af de handlinger, som de eksisterende politikker og retningslinjer beskriver. Inden sommerferien vil Personale- og arbejdsmiljøpolitikken blive præsenteret for ledere, tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter ved bl.a. lederforum, temadag for tillidsrepræsentanter samt på det årlige arbejdsmiljømøde. Endelig undersøger Personale i efteråret 2015 hvordan Personale- og arbejdsmiljøpolitikken er blevet implementeret, samt vil i APV en 2016 spørge ind til kendskabet til den nye politik../. Personale og Arbejdsmiljøpolitik./. Div. retningslinjer Det indstilles til Hovedudvalget at godkende Personale og arbejdsmiljøpolitikken samt tilhørende retningslinjer. Personal- og arbejdsmiljøpolitik med tilhørende retningslinjer godkendes Side 5

6 10. Det sociale ansvar v/af Hovedudvalget skal i henhold til politikken for det sociale ansvar samt Hovedudvalgets årshjul én gang årligt følge op på politikken. I 2015 skal politikken for det sociale ansvar endvidere revideres. Opfølgning på udmøntningen af Det sociale ansvar i 2014 Dette gøres ved årligt at opgøre Antallet af medarbejdere i flexjob Antallet af medarbejdere i seniorjob Antallet af ansatte i andre ansættelser på særlige vilkår. Hvis der er måltal for (nogle af) stillingerne, vurderes indsatsen på baggrund af disse tal. Gennemgå økonomien og om nødvendigt revurdere anvendelsen af puljen, som pt. anvendes til fleksjob Flexjob Seniorjob 6 9 Løntilskud Skånejob 10 9 Revision af politik for det sociale ansvar./. Oplæg til revision af Det sociale ansvar Der har de seneste år politisk været ønske om en CSR-strategi, der også rummer de forhold, som reguleres i Allerød Kommunes politik for det sociale ansvar. Imidlertid er det besluttet, at øvrige dele af CSR-strategien som er den del af den hidtidige Agenda21 strategi skal være en del af Planstrategien, og en egentlig CSR-strategi giver derfor ikke mening. På denne baggrund har Personale udarbejdet oplæg til revision af politik for Det sociale ansvar, hvori er indarbejdet elementer vedrørende personaleforhold som ellers ville være reguleret i en CSR-strategi, særligt personalemæssige forhold hos leverandører og forhold til social dumpning. Det indstilles til Hovedudvalget at tage orientering om Det sociale ansvar i 2014 til efterretning samt godkende oplæg til revision af Det sociale ansvar. En opmærksomhed om at tage godt imod nyansatte på særlig vilkår tilføjes til retningslinjen. Med denne bemærkning godkendes revisionen af Det sociale ansvar. Side 6

7 11. Sygefravær 2014 v/te I 2014 ses et lille fald i det samlede sygefravær. Flere områder har oplevet et fald i sygefraværet i 2014 særligt Ældre og Sundhed. På skole området ses en stigning Borgerservice 3,28 % 3,27 % 3,04 % Dagtilbud 5,69 % 5,88 % 6,16 % Forvaltningen 2,95 % 3,33 % 3,21 % Skole og Kultur 4,83 % 4,17 % 4,16 % Teknik Og Drift 5,89 % 6,15 % 4,56 % Ældre og Sundhed 5,91 % 7,00 % 7,55 % Sum 4,83 % 4,89 % 4,90 % Deltidssyge: Borgerservice 0,15% 0,24% 0,15% Dagtilbud 0,38% 0,48% 0,86% Forvaltningen 0,46% 0,52% 0,70% Skole og Kultur 0,31% 0,26% 0,43% Teknik Og Drift 0,33% 0,43% 0,15% Ældre og Sundhed 0,20% 0,25% 0,29% Sum 0,32% 0,35% 0,51% På baggrund af APV en 2014 samt det fortsatte arbejde med at forebygge og nedbringe sygefraværet, har Personale undersøgt, hvad MED-udvalgene mener, påvirker sygefraværet, hvad der allerede er gjort hvad der mere skal til for at nedbringe sygefraværet samt hvad Hovedudvalget kan bidrage med../. Undersøgelsens resultat Sammenfattende understøtter tilbagemeldingerne fra MED-udvalgene de initiativer, der er taget i de reviderede retningslinjer for forebyggelse og håndtering af sygefravær, fokus på social kapital faktorerne og kerneopgave samt fastholdelse af det centrale fokus på sygefravær og nedbringelsen heraf. Det indstilles til Hovedudvalget at drøfte om tilbagemeldingerne fra MEDudvalgene giver anledning til særlige indsatser i indeværende år. Hovedudvalget følger løbende op på sygefraværet. Særligt fokus er på Skoleområdet, hvor der ses en stigning modsat den øvrige organisation. Hovedudvalget kan ikke på baggrund af tilbagemeldingerne i undersøgelsen af, hvad der påvirker sygefraværet i virksomhederne, pege på konkrete initiativer men konkluderer, at arbejdet med at forebygge og nedbringe sygefraværet understøttes af den nye Personale- og arbejdsmiljøpolitik, retningslinjerne for forebyggelse og håndtering af sygefravær, fokus på social kapital og kerneopgaven. Side 7

8 12. Sygefravær 2013 Evaluering af Hovedudvalgets indsats v/te Hovedudvalgets fokus og indsatsområde i 2013 var nedbringelse og forebyggelse af det lange sygefravær. På baggrund af tilbagemeldinger fra ledere og MED-udvalg blev følgende indsatser gennemført: Proces med fokus på kerneydelsen tilbud til medarbejdergrupper Styrkelse af lederrollen ved brug af refleksive netværk tilbud til ledere Lederens rolle og ansættelsesretlige forhold kursus til ledere Konfliktforebyggelse uddannelse til alle ledere og AMR Alle indsatser blev gennemført i I evalueringen af indsatsen viser: AMR Leder Vurdering 75 % 90 % Effekten af den samlede indsat var god eller udmærket 75 % 90 % Relevansen af tilbuddene var gode eller udmærkede 50 % 90 % Mener, at indsatsen har bridraget til at gøre noget andet ifm. håndtering af langtidssygefravær 55 % 98 % Vurderer at egen indsats ifm. nedbringelse af langtidssygefravær er god eller udmærket Hvad er der fortsat brug for? Tydelig personalepolitik og flere samtaler Kompetenceudvikling forandringer, kerneydelse, fælles mål Fokus på social kapital Fastholde personaletilbud Sparring fra Personale Mulighed for supervision/ coaching Sygefraværsstatistik efter indsatsen: Kort syg Lang syg Samlet dage Mere end 90 Dage 1-14 dage Mere end 15 dage Fravær ,61 % 2,71 % 4,90 %* 0,90 % 1,48 % ,55 % 2,34 % 4,89 % 0,72 % 1,33 % ,55 % 2,28 % 4,83 % 0,79 % 1,17 % Statistikken viser i 2014 et lille fald i det samlede sygefravær, som skyldes et lille fald i det lange sygefravær, både når man ser på almindeligt sygefravær på over 15 dage og det lange sygefravær på mere end 90 dage. På det korte sygefravær 1-14 dage er tallet statusquo, mens der ses en lille stigning i sygefraværsperioder på op til 3 måneder. Faldet i det lange syge fravær kan skyldes flere faktorer, men det kan konstateres, at i perioden , hvor fokus har været på nedbringelse af det lange sygefravær, ses et lille fald. Det indstilles til Hovedudvalget at tage orienteringen til efterretning til den videre drøftelse af forebyggelse og håndtering af sygefravær. Side 8

9 Hovedudvalget bemærker, at AMR og leder vurderer indsatsen forskelligt i evalueringen. Orienteringen tages til efterretning 13. Personalepolitisk pulje og besparelser for 2016 v/te Alle chefer på rådhuset er i forbindelse med budget 2016 blevet bedt om at komme med forslag til besparelser svarende til 4 % på chefens ansvarsområde. Personalechefen, som er budgetansvarlig for den personalepolitiske pulje, er blevet pålagt at finde 1,6 mio. på et samlet budget på ca. 33 mio. hvoraf størstedelen af budgettet er bundet i lønninger og pensioner. Hovedudvalget drøfter mulige besparelser på den personale politiske pulje. Hovedudvalget besluttede at foreslå en besparelse på kr. af personalepolitisk pulje. Hovedudvalget besluttede i 2015 at støtte borgmesterens forslag til et motionsarrangement i Allerød. Beslutningen medfører, at der ikke gives tilskud til DHL stafetten i 2015 fra den personale politiske pulje. Arbejdspladser med tradition for deltagelse i DHL har mulighed for, at selv at finansiere omkostningerne til DHL i Mødedatoer Onsdag, den 20. maj 2015 Mandag, den 22. juni 2015 forberedelse af dialogmøde Tirsdag, den 18. august 2015 Dialogmøde med ØU Mandag, den 7. september 2015 Torsdag, den 24. september 2015 evt. ekstra ordinært møde Torsdag, den 19. november 2015 Seminar og ordinært møde Tid: Alle ordinære møder - kl Tidspunkt for dialogmøder udmeldes umiddelbart inden mødet. Seminaret er et heldagsmøde kl Sted: Alle ordinære møder afholdes i mødelokale H. Dialogmøder med Økonomiudvalget afholdes i mødelokale F1 og F2. Side 9

10 15. Eventuelt Side 10