Beregningsprincipper for kontrolbud Fredericia Kommune

Transkript

1 Beregningsprincipper for kontrolbud Fredericia Kommune April 2011

2 Baggrunden for Deloittes notat Indledning I forbindelse med byrådets vedtagelse af Strategi for konkurrenceudsættelse den 6. december 2010 blev det besluttet, at Fredericia Kommune skal benytte kontrolbud ved alle udbud. Kontrolbuddet skal sikre, at opgaven løses bedst og billigst af enten en ekstern leverandør eller af kommunen selv. For at sikre, at kommunens kontrolbud bliver så retvisende og korrekt som muligt, har Deloitte sammen med Økonomi og Byråds- og Direktionssekretariatet opstillet en række principper for prisberegning. Principperne er opstillet med henblik på at skabe gennemsigtighed i konkurrencevilkårene, og sikre, at kommunen fremadrettet får et godt grundlag for at vurdere, om man har en effektiv organisation. Deloittes opgaveløsning Principperne er drøftet med Økonomi og Byråds- og Direktionssekretariatet på 3 arbejdsmøder, hvor temaerne har været afgrænsning af indirekte omkostninger i relation til Fredericia Kommunes organisering, afgrænsning af direkte omkostninger samt mulige beregningsmæssige konsekvenser af klausuler. Efterfølgende er principperne testet af lønadministrationen og plejecenter Stævnhøj i Fredericia Kommune med henblik på at vurdere, om de i praksis er mulige at efterleve, når der skal regnes på eget kontrolbud. Testen gav anledning til en række præciseringer, bl.a. omkring beregning af tjenestemandspensioner, indtægtsdækket virksomhed, effektiviseringer samt forslag til, hvordan opgaven skal beskrives, så kommunen sikrer sig, at buddene er sammenlignelige. Fredericia former fremtiden lægger op til frivillighed og inddragelse af lokalsamfundet i opgaveløsningen. Det blev drøftet, hvordan dette kan beskrives, hvis man konkurrenceudsætter f.eks. et plejecenter. 2

3 De overordnede principper ved kontrolbud I forbindelse med afgivelse af kontrolbud, er der nogle generelle principper, som kommunen skal følge. Disse er skitseret i boksen overfor. Når der skal laves en omkostningsberegning, skal kommunen både indregne de direkte omkostninger forbundet med opgaveløsningen, samt de indirekte omkostninger i form af bl.a. administrativt overhead. Typisk kan de direkte omkostninger aflæses ud af regnskabet for den enhed, der byder på opgaven, mens de indirekte omkostninger oftest vil være konteret andetsteds i kommunen. De indirekte omkostninger baseres på kvalificerede vurderinger, da kommunen ikke har omkostningsbaserede regnskaber. Deloitte har rådgivet kommunen om beregningsmetoder ud fra lovgivning og praksis på området. Det er kommunens ansvar at sikre tilstrækkelig dokumentation for de konkrete beregninger. De generelle principper betyder, at omkostninger til politisk virksomhed og myndighedsopgaver ikke indregnes, da en ekstern tilbudsgiver ikke vil have disse omkostninger. En nærmere definition på myndighedsopgaver og politisk virksomhed kan læses sidst i præsentationen. Generelle principper for omkostningsberegning 1. Omkostninger, der indregnes i et kontrolbud, skal afspejle de omkostninger, som en ekstern tilbudsgiver må forvente at indregne i prisen på sit tilbud 2. Omkostningerne skal afspejle de langsigtede gennemsnitlige omkostninger og indtægter ved den kommunale driftsenhed, herunder også afskrivninger og forrentning 3. Der skal som hovedregel altid anvendes regnskabstal for at sikre, at beregningen afspejler de faktiske omkostninger 4. Ved forskelle i tidsmæssig placering af omkostninger og udgifter skal man sikre, at udgifterne henføres til det år, hvor omkostningen afholdes. 5. Priserne skal beregnes ekskl. moms, medmindre opgaven er fritaget for merværdiafgift, jf. merværdiafgiftsloven 3

4 Afgrænsning af den udbudte opgave 4 Den udbudte opgave bør være afgrænset præcist i opgavebeskrivelsen i forhold til hvilke opgaver/ydelser, udbuddet omfatter. Det giver det bedste grundlag for at beregne både direkte og indirekte omkostningerne og sikrer sammenlignelighed mellem de indkomne tilbud. De udbudte opgaver vil typisk variere meget, og i nogle udbud vil der være tale om standardleverancer, mens der i andre udbud vil være krav om, at leverandøren lever op til en række specifikke krav til opgaveløsningen. Dette beskrives i udbudsmaterialet, hvor det også fremgår, hvilke kriterier, der indgår i valg af leverandør. Nedenfor er der givet eksempler på områder, hvor kommunen typisk kan/vil opstille krav. Frivillige Fredericia Kommune lægger vægt på inddragelsen af frivillige som et supplement til den offentlige indsats. Den frivillige indsats, der udøves i forbindelse med den udbudte opgave, bør fremgå af udbudsmaterialet, som en del af de aktiviteter og den kvalitet, som kommunen ønsker den udbudte opgave skal omfatte. Frivillighed kan ikke indgå som et kriterium i forbindelse med valg af leverandør. Kvalitetsparametre I det omfang kommunens kvalitetsparametre kan kvantificeres, vil det være en stor fordel for både kommunen og leverandørerne, at dette er beskrevet, så de kan byde ind med den kvalitet, som kommunen ønsker leveret i opgaveløsningen. Der kan ud over kvalitet lægges vægt på design, æstetik, holdbarhed, m.v. Kvalitetsparametre kan indgå som kriterium for valg af leverandør, når det fremgår af udbudsmaterialet. Miljøhensyn Hvis kommunen ønsker at fremme miljøhensyn gennem en mere miljørigtig opgaveløsning, kan der indføjes miljøklausuler i udbudsmaterialet. Leverandørerne vil indregne evt. meromkostninger i tilbuddet til kommunen. Miljøhensyn kan ikke indgå som et kriterium for valg af leverandør, men reguleres via den efterfølgende kontrakt med leverandøren. Sociale hensyn Mange kommuner og virksomheder bærer i dag et socialt ansvar for at sikre, at folk ikke udstødes af arbejdsmarkedet. Der kan være ønske om at inkludere elever i opgaveløsningen, at nedslidte medarbejdere fastholdes, at sikre sig etnisk ligestilling mm. Sociale hensyn kan ikke indgå som et kriterium for valg af leverandør, men reguleres via den efterfølgende kontrakt med leverandøren.

5 Afgrænsning af direkte omkostninger Som nævnt indledningsvis skal kommunen i kontrolbud beregne både de direkte og de indirekte omkostninger forbundet med opgaveløsningen. Nedenfor er de direkte omkostninger kort beskrevet, og på næste side er der redegjort for de indirekte omkostninger. Indtægtsdækket virksomhed Hvis enheden leverer ydelser, som en eventuel ekstern enhed betaler for, skal indtægterne indgå i den samlede omkostningsberegning, såfremt indtægten forventes bibeholdt, hvis man vinder kontrolbuddet. Direkte omkostninger De direkte omkostninger kan oftest findes i regnskabet for den kommunale enhed, der byder på opgaven. Det vedrører løbende driftsudgifter som løn, overarbejde, køb af tjenesteydelser, befordring, materialer, apparatur, vedligeholdelse, el, vand, varme, visse forsikringer, evt. husleje, visse it-udgifter mm. Når enheden skal beregne sine løbende driftsomkostninger, skal det vurderes, om sidste regnskabsår afspejler de langsigtede gennemsnitlige omkostninger. Der kan være sket noget ekstraordinært, som der skal korrigeres for, når de forventede fremtidige omkostninger skal gøres op. Samtidig bør man sikre, at omkostningerne afspejler de reelle omkostninger der indgår i produktionen. Hvis medarbejderne f.eks. har haft meget overarbejde, men overarbejdsbetalingen først finder sted i næste budgetår, skal udgifterne henføres til omkostningsåret, når man afgiver kontrolbud. Enheden skal være opmærksom på, at ved bortfald af indtægten må der påregnes justeringer i udgifterne, så økonomien fortsat hænger sammen. Tjenestemandspensioner For nyansatte tjenestemænd afholdes udgiften til pensionsindbetalinger oftest i afdelingen/enheden, og vil kunne opgøres ud fra regnskabet. For en række ansatte tjenestemænd afholdes pensionsudgiften imidlertid centralt. Enheden skal medtage alle udgifter til pensionsforpligtelser for nuværende ansatte tjenestemænd i kontrolbuddet. Tjenestemænd, der tidligere har været ansat i enheden, og som kommunen fortsat oppebærer pensionsforpligtelsen for, indregnes ikke i kontrolbuddet. Denne udgift bæres alene af kommunen. 5

6 Afgrænsning af indirekte omkostninger Indirekte omkostninger Indirekte omkostninger omfatter aktiviteter, der vedrører enheden. Disse aktiviteter er imidlertid gennemført på et andet organisatorisk niveau eller omkostningssted, således at omkostninger ikke kan opgøres ved et træk fra økonomisystem, da de ikke er bogført på enheden som omkostningssted. Det betyder, at en andel af fagdirektørens løn og overhead eventuelt skal fordeles til og belaste enheden, såfremt denne beskæftiger sig med enheden konkret i tilfælde af eksempelvis budget- og regnskabsopfølgning. Derimod vil fagdirektøren ikke skulle belaste enheden, såfremt denne alene beskæftiger sig med budget og regnskab generelt, og hvor der ikke i kraft af eksempelvis møder direkte kan konstateres en opgave- og aktivitetsmæssig relation. Samme forhold vil gælde andre centrale aktiviteter, herunder løn og personale, regnskab og bogføring mv. Den præcise håndtering af disse vil således afhænge af en nærmere afklaring af den konkrete opgaveløsning og organisering. Når en enhed i kommunen skal opgøre de indirekte omkostninger i forbindelse med et kontrolbud, skal følgende elementer indgå i vurderingen af de indirekte omkostninger: 1. Løn- og personaleadministration 2. Økonomiadministration 3. It 4. Øvrig administration (udbud og indkøb, jura, kommunikation) 5. Fællespuljer 6. Husleje og drift af bygninger 7. Afskrivning på eksisterende og nyt kapitalapparat 8. Forrentning af anlægs- og driftskapital Disse omkostninger fordeles efter forskellige fordelingsnøgler, da det er vanskeligt at henføre udgifterne præcist til enheden. Som udgangspunkt vil fordelingsnøglerne antal stillinger, antal årsværk, antal m 2 og antal pc-arbejdspladser kunne anvendes, men der kan også være andre typer af fordelingsnøgler, der vil være bedre at anvende. Dette vil skulle vurderes i hvert enkelt udbud. Fredericia Kommune vil på baggrund af principperne i dette notat beregne de konkrete fordelingsnøgler både for fællesadministrationen og for afdelingsadministrationerne. 6

7 Afgrænsning af indirekte omkostninger Ad. 1. Løn- og personaleadministration Det omfatter omkostninger til løn- og personaleadministration for den enhed, der byder. Omkostningerne vedrører både ressourcer brugt i den centrale stab og i en eventuel afdelingsstab. Fredericia Kommune foretager en vurdering af afdelingernes træk på Personale og Uddannelse, og efterfølgende fordeles disse udgifter ud på de enkelte enheder efter antal stillinger. Antal stillinger inkluderer både fuldtidsansatte, timelønnede, elever samt ansatte i beskyttet beskæftigelse. Der foretages en tilsvarende fordeling af de administrative ressourcer i afdelingen, der også løser disse opgaver for enheden. Driften af uddannelsescentret og uddannelsespuljer medtages kun efter en individuel vurdering. Ad. 2. Økonomi Det omfatter driftsomkostninger til økonomiadministration for den enhed, der byder. Omkostningerne vedrører både ressourcer brugt i den centrale stab og i en eventuel afdelingsstab. Afdelingernes relative træk på Økonomi opgøres på same måde som for Personale og Uddannelse. Fordelingsnøglen er antal årsværk. Ad. 3. It It-afdelingens udgifter til netværk, servere, support, hardware, software og fællesadministrative it-systemer (økonomi, løn mm.) fordeles på antallet af pcarbejdspladser i kommunen. Derved beregnes en samlet pris pr. pc-arbejdsplads. Den enhed, der byder, skal indregne et beløb svarende til antallet af pc-arbejdspladser i enheden inkl. administrative arbejdspladser. Ad. 4. Øvrig administration I forbindelse med et konkret bud bør enheden vurdere, om der er yderligere administrative enheder, man trækker på, f.eks. indkøb, jura, kommunikation. Fordelingsnøglen er som udgangspunkt her antal årsværk, da det forudsættes, at alle afdelinger/enheder trækker på disse services. Ad. 5. Fællespuljer En række fællespuljer, som i dag ligger under Rådhuset, skal indgå i de indirekte omkostninger i enhederne, som byder. Det drejer sig om forsikringer, Ny Løn og tjenestemandspensioner. Forsikringspuljen samt de udgifter til de ansatte, der sidder med forsikring, fordeles efter antal stillinger, Ny Løn opgøres i dialog med Personale og Uddannelse, og tjenestemandspensioner opgøres efter faktisk forventet forbrug, se andetsteds i notatet. 7

8 Afgrænsning af indirekte omkostninger Ad. 6. Husleje og drift af bygninger I det omfang kommunen selv ejer bygningerne, skal der beregnes en intern husleje. Den interne husleje kan opgøres som de årlige afskrivninger på bygningen tillagt kapitalforrentningen Såfremt der er væsentlige årsager til at fravige dette princip, kan huslejen fastsættes ud fra markedsværdien, der fastlægges af en uafhængig ejendomsmægler ud fra beliggenhed, anvendelse, kvalitet og størrelse Husleje kan desuden indgå i de direkte omkostninger, hvis kommunen betaler en leje for bygningen. Ud over huslejen skal kommunen indregne øvrige driftsudgifter relateret til drift af bygningerne. Det vedrører udgifter som el, varme, vand, rådhusbetjente, mindre vedligehold (under kr.) og postfunktionen. Huslejen i fællesadministrative enheder på Rådhuset og i afdelingerne beregnes som antal stillinger x gns. antal m 2 pr. stilling x m 2 -pris. M 2 -prisen opgøres som summen af udgifterne divideret med antallet af m 2 i alt i bygningen ekskl. fællesarealer. Ad. 7. Afskrivning på eksisterende og nyt kapitalapparat Kapitalapparat defineres ud fra anskaffelsesværdien, hvor anskaffelser over kr. indgår med en afskrivning svarende til retningslinjerne i kapitel 8 i budget- og regnskabssystemet for kommuner. Restlevetid og afskrivning på eksisterende kapitalapparat fremgår af kommunens anlægskartotek. Ad. 8. Forrentning af anlægs- og driftskapital Ud fra en alternativbetragtning beregnes forrentningen af anlægs- og driftskapital, dvs. hvad kunne kommunen alternativt have opnået af forrentning ved at sætte pengene i banken i stedet for at have midlerne bundet i kapital eller udlæg. Forrentning af driftskapital indregnes, såfremt der er væsentlige likviditetsmæssige udlæg over en længere periode i forbindelse med opgavens udførelse. Markedsrenten anvendes ved disse beregninger, og kan opgøres som den gennemsnitlige udlånsrente, som kommunen får over en 1-årig periode eller den gennemsnitlige effektive 10-årige statsobligationsrente på udlån. 8

9 Et fiktivt eksempel fra Fredericia Kommune Fredericia Kommune udbyder sin lønadministration Den udbudte opgave omfatter drift af lønadministration herunder opgaverne udbetaling af løn, håndtering af variable ydelser, lønrefusioner og tjenestemandspensioner, træk af lønrapporter, håndtering af indberetninger samt opgaver i forbindelse med lønbogholderi, lønrevision, lønsupport, vedligeholdelse og drift af lønsystemer. Direkte omkostninger Der er 10 årsværk ud af i alt 16 årsværk i afdelingen, der løser de udbudte opgaver. Ud fra regnskabet er de direkte omkostninger opgjort for den del af afdelingen, der løser de udbudte opgaver. Indirekte omkostninger Huslejen beregnes ud fra, at medarbejderne disponerer over 100 m² på Rådhuset, og m²-prisen er beregnet til kr. inkl. vand, varme, el, rengøring, vagt mm. Medarbejderne disponerer over 10 pc-arbejdspladser, hvor prisen er opgjort til kr. pr. pc-arbejdsplads. Afdelingen trækker på medarbejdere i økonomi ca. 150 timer årligt svarende til 0,15 årsværk. Prisen for 0,15 årsværk i Økonomi er kr. Forsikringerne udgør kr. svarende til den andel af forsikringspuljen, som fordeles til Lønadministrationen på baggrund af antal stillinger. Lønadministration har ikke indkøbt andre forsikringer. Der er ikke uudmøntede midler i Ny Løn puljen. Direkte omkostninger Pris Bruttoløn 10 årsværk kr. Uddannelsespulje kr. Mødeforplejning og kørsel kr. Pension til tjenestemand kr. Indtægter for lønadministration Direkte omkostninger i alt kr. Indirekte omkostninger Husleje 100 m² a kr. per m² 10 pc-arbejdspladser a kr. per pcarbejdsplads 0,15 årsværk økonomi a kr. per årsværk Forsikringer Indirekte omkostninger i alt Pris kr kr kr kr kr. 9 Note: Deloitte har anvendt fiktive priser, lønninger og årsværk i eksemplet.. Den samlede pris for løsning af den udbudte opgave vil være kr.

10 Øvrige omkostninger ved kontrolbud Følgeomkostninger Hvis en opgave fremover skal løses af en ekstern leverandør, kan der være nogle omkostninger, der ikke falder bort, selv om opgaven udføres i andet regi. Det følger af almindelig praksis, at der ved sammenligning af kontrolbud og eksterne leverandørers tilbud kan tages højde for de midlertidige følgeomkostninger, der er forbundet med ekstern opgaveudførelse, dvs. de midlertidige følgeomkostninger kan tillægges de eksterne leverandørers tilbud. Betegnelsen midlertidige følgeomkostninger dækker over omkostninger, der kan forekomme i en periode efter den udbudte opgave er overtaget af en ekstern udbyder. Den eksterne tilbudsgiver skal dermed kun belastes med de midlertidige omkostninger, der er indenfor en kortere periode er rimelige, i forhold til den tid det tager at tilpasse af kommunens aktivitetsniveau. Midlertidige følgeomkostninger kan f.eks. være: -Huslejeudgifter for lokaler, der først kan opsiges efter igangsætning af en ny periode -Istandsættelse af lejemål ved flytning -Ledige bygninger, der forventes ubenyttede i en periode -Ledige maskiner, der forventes ubenyttede i en periode -Omskoling af personale -Ventepenge til tjenestemænd -Andele af fællesfunktioner, der først kan tilpasses efter en periode Risikotillæg Kommunen kan vælge at lægge et risikotillæg til eget kontrolbud, hvis der er usikkerhed omkring den fremtidige opgaveløsning. Det kan være tilfældet, hvis opgaven fremover skal løses på en anden måde, eller hvis der f.eks. fremover vil være bodsbestemmelser knyttet til opgaveløsningen. Der bør i sådanne tilfælde foretages en risikovurdering i kommunen af den fremtidige opgaveløsning set i forhold til de beregnede omkostninger. 10 Kommunen bør dog ikke foretage en uhensigtsmæssig vurdering af risikotillægget. I stedet kan man arbejde mere effektivt med risikostyringen, så uforudsete omkostninger reduceres.

11 Indregning af effektiviseringer Effektiviseringer Ved beregning af et kontrolbud skal der tages udgangspunkt i det seneste års regnskabstal, jf. de generelle principper. Der kan dog i kommunen være planlagt væsentlige ændringer i form af effektiviseringer eller ændringer i kommunens kvalitetsstandarder, som har direkte indflydelse på de fremtidige kommunale omkostninger til den udbudte opgave. Ved indregning af effektiviseringer henviser Deloitte til Fritvalgsbekendtgørelsen samt afgørelser fra Konkurrencestyrelsen vedrørende netop denne problemstilling. I beregningen af et kontrolbud skal samtlige omkostninger til den udbudte opgave medtages dvs. både de variable og de faste omkostninger, der er forbundet med den udbudte opgave, jf. VEJ nr. 32 af 24/06/2008. Det er dog en forudsætning for at kunne indregne disse effektiviseringer eller ændringer i kvalitetsstandarder, at kommunalbestyrelsen har indregnet disse effektiviseringer i budgettet, hvilket betyder, at der skal være taget bevillingsmæssigt stilling til dette i forhold til det kommunale budget. Kommunen bør endvidere have en plan for gennemførelse af de besluttede effektiviseringer, da dette vil give et mere sikkert beregningsgrundlag. Det må endvidere forudsættes, at muligheden for de planlagte effektiviseringer kan realiseres, er sagligt begrundet, for eksempel i form af gennemførte analyser vedrørende den udbudte opgave. Princippet ved beregning af fritvalgspriser er de samme. Jf. Fritvalgsbekendtgørelsen nr af 12/12/2006 kan dette beregningsprincip kan dog delvis fraviges, hvis det er begrundet i en forventet effektivisering af den kommunale leverandørvirksomhed eller ved ændringer i kommunens kvalitetsstandard. 11

12 Klausuler i forbindelse med udbud Miljøklausuler Fredericia Kommune har tidligere besluttet at indarbejde miljøklausuler i forbindelse med udbud. Disse vil ofte være formuleret som minimumskriterier, og vil især være relevant i forbindelse med indkøb og nye anlægsprojekter. De økonomiske konsekvenser af miljøklausuler indregnes direkte i prissætningen som den (mer)pris, man skal betale for, at varerne er produceret under hensyn til de givne miljøkrav. Fredericia Kommune har valgt at indgå i et indkøbsfællesskab med 11 andre kommuner, og miljøklausulerne afspejler her, hvad kommunerne kan blive enige om at sætte som minimumskrav. På Miljøstyrelsens hjemmeside kan man finde miljøvejledninger til miljøvenlige indkøb: På den grønne indkøbsportal kan man finde inspiration til udbudstekster: 12

13 Klausuler i forbindelse med udbud Sociale klausuler I Fredericia Kommunes politik for anvendelse af sociale klausuler fra 2006, fremgår det, at Fredericia Kommune vil anvende sociale klausuler ved udbud, når der er mulighed for det. Den 28. september 2010 blev følgende besluttet på EISudvalgets møde: Udvalget besluttede, at der med fremtidig virkning skal indføres en ny procedure for udbud af bygge- og anlægsopgaver samt tjenesteydelser, der indebærer, at der i kontraktudkastet og udbudsmaterialet som hovedregel altid skal indarbejdes en såkaldt "blød" social klausul. Udvalget prioriterer oprettelse af lære- og praktikpladser, i det omfang, det er lovligt og muligt. Hvis det ikke er muligt, skal klausulen indeholde pligt til at ansætte ledige i overensstemmelse med den formulering, der fremgår af det på mødet udleverede notat. Kun i det omfang det ikke giver mening at indarbejde en blød social klausul, kan dette undlades. Når man indarbejder bløde sociale klausuler, er der nogle forhold, man bør tage med i sine overvejelser, når man skal udarbejde sit kontrolbud: 1. Hvem er omfattet af den bløde social klausul blandt det nuværende personale? 2. Påtænker vi at øge antallet af medarbejdere omfattet af en blød social klausul? 3. Giver det os nogle meromkostninger af gøre dette? Og hvordan får vi gjort det konkret nok i forhold til vores kontrolbud? 4. Hvilken arbejdsværdi kan vi tillægge de medarbejdere, der eventuelt skal ansættes under særlige forhold? De sociale klausuler bør under alle omstændigheder tage udgangspunkt i den nuværende opgaveløsning, og ud fra en vurdering af opgavens størrelse, kontraktens varighed, opgavens beskaffenhed mm. kan man vurdere, hvor egnet opgaven er til at tilgodese sociale hensyn. Bløde klausuler er vanskelige at følge op på, og anvendes denne form for klausuler fordrer det et tillidsbaseret samarbejde med den kommende leverandør. 13

14 Myndighedsopgaver og politisk virksomhed Myndighedsopgave Myndighedsopgaver er først og fremmest opgaver, der består i at regulere de enkelte borgeres retsforhold gennem udstedelse af konkrete forvaltningsakter, typisk i form af meddelelse af forbud, påbud og tilladelser. Når kommunen udarbejder generelle retsakter, f.eks. regulativer og planer, der vedrører alle borgere, er der også tale om myndighedsopgaver, jf. Kommunal-, forvaltningsog personaleretlige problemstillinger i forbindelse med kommunale samarbejder, Kommunernes Landsforening 2000). F.eks. er afgørelser om kontanthjælp, udstedelse af byggetilladelser og meddelelse af forbud, påbud og tilladelser på miljøområdet eksempler på myndighedsopgaver. Politisk virksomhed Opgaver relateret til politisk virksomhed er primært defineret med udgangspunkt i lov om kommunernes styrelse samt kommunalfuldmagten. Eksempler herpå er omkostninger til den politiske proces omkring byråds- og udvalgsmøder, budgetlægning, budgetopfølgning, regnskab, dagsordensproduktion, besvarelse af politiske henvendelser, deltagelse i udvalgsog byrådsmøder mm. Omkostninger forbundet med den politiske virksomhed skal - ligesom myndighedsopgaver - ikke indgå i opgørelsen. Omkostninger forbundet med myndighedsopgaver skal ikke indgå i opgørelsen af omkostninger, da disse ikke er en del af den udbudte opgave jf. VEJ nr. 32 af 24/06/2008 om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud. 14