Har du brug for nogle gode råd til, hvordan du gør dit intranet mere brugervenligt? Få 16 hands-on fif til dette. SIDE 5

Transkript

1 Den sociale intranet fear factor Vi forsøger at aflive myterne om det sociale intranet. SIDE 8 Usability og intranet Har du brug for nogle gode råd til, hvordan du gør dit intranet mere brugervenligt? Få 16 hands-on fif til dette. SIDE 5 Læs WebAdvisor online WebAdvisor kan læses både online og via vores ipad og iphone applikation. Hent WebAdvisors app her eller besøg mediaworkers.dk/webadvisor. Download App Udgives af det digitale bureau, Mediaworkers, og henvender sig til marketing - og kommunikationsmedarbejdere, webredaktører og andre interesserede. Udgave 7 Fremtidens sociale intranet Udgave 7 - september Udgives af Mediaworkers ApS Ledelsesstrategi - implementering af det sociale intranet Vidste du... Det vigtige er ikke valget af platform for jeres intranet. Det vigtige er, at der findes en strategisk afklaring af potentialet i intranettet, og at denne afklaring er integreret i virksomhedens øvrige forretningsstrategi. Mange organisationer og virksomheder har endnu ikke etableret en velfungerende intranetløsning til informations- og videndeling. Og rigtig mange anser stadig intranettet som en IT-løsning og en online kommunikationsplatform, som organisation og styring er bygget op omkring. Det egentlige problem, og årsagen til at mange intranet fejler, er i mange tilfælde, at projektet sættes i gang uden en strategisk afklaring af potentialet for intranettet. Både som forretningsstrategisk platform for videndeling, samarbejde, procesunderstøttelse og ikke mindst dokument- og indholdsstyring. De første intranet blev lanceret i 1991 på uddannelsesinstitutioner og vandt frem hos andre organisationer og virksomheder fra I dag bruger seks ud af 10 medarbejdere i virksomhederne intranettet dagligt. I kommunerne er det godt tre ud af 10 medarbejdere, i følge IntraTeam. Nyt intranetprodukt fra Mediaworkers Se nærmere på den nye platform, som kan blive din digitale arbejdsplads. SIDE 10 FORTSÆTTES SIDE 3 Intranet med værdi på bundlinjen Fra traditionelt intranet til digital arbejdsplads Tre eksperter giver her deres mening om, hvordan fremtidens intranet ser ud, hvordan man forankrer det, og hvorfor man skal investere i det. Mads Richard Møller fra Intra2 og IntraCom Consult, Lau Hesselbæk Andreasen fra J. Boye og Kurt Kragh Sørensen fra IntraTeam giver gode råd til dig, der gerne vil investere i den digitale arbejdsplads. Hvordan vil du beskrive fremtidens intranet i forhold til den digitale arbejdsplads? Kurt: Fremtidens intranet bliver et sted, som du kan nå med alle dine private eller firmaenheder som mobil, ipad, TV og pc. Vi taler ikke i fremtiden om et intranet men netop om den digitale arbejdsplads, hvor du kan udføre alle dine arbejdsopgaver uden at skulle tænke over, hvilket system, du skal bruge. Skal du registrere noget i økonomisystemet, behøver du ikke logge på økonomisystemet og være uddannet for at kunne bruge det. Du udfylder en formular på den digitale arbejdsplads og den bagvedliggende logik sørger for, at informationerne kommer det rette sted hen. Det traditionelle intranet er primært blevet brugt til kommunikation, altså nyhedsformidling og er ofte ejet af kommunikationsafdelingen, hvor hovedformålet med det er kommunikation. FORTSÆTTES SIDE 6-7 Bliv klogere på, hvordan intranettet skaber værdi på bundlinjen. SIDE 4 ISSN

2 Side 2 webadvisor udgave 7 - september Udgives af det digitale bureau Mediaworkers WebAdvisor WebAdvisor Hvem er WebAdvisor rettet mod? WebAdvisor er rettet mod marketing- og kommunikationsinteresserede i større danske virksomheder, som er vant til at arbejde med online markedsføring. Vi forsøger kontinuerligt at udvide horisonten og komme med idéer til, hvordan I bliver mere synlige på nettet. Denne udgave er desuden rettet mod ledere samt HR- og personaleansvarlige, da temaet er Fremtidens intranet, og overvejelserne omkring dette ofte starter hos ledelsen eller i HR. Leder: Fremtidens sociale intranet Fremtidens intranet er langt mere end en digital kaffestue. Den digitale arbejdsplads er lige om hjørnet og kan blive et væsentligt konkurrence- og forretningsstrategisk aktiv for din virksomhed. Hvad er WebAdvisor? WebAdvisor er en avis, som udgives af Mediaworkers, der til dagligt lever af at udvikle komplekse e-handelsplatforme og Content Management Systemer til opgaver, som kræver unikke løsninger. En stor del af vores arbejde går ud på at holde os opdateret om de nyeste tiltag inden for webudvikling. I stedet for at holde det for os selv har vi besluttet os for at gøre den viden tilgængelig for alle interesserede. Hvorfor har du modtaget denne avis? WebAdvisor udkommer til cirka udvalgte virksomheder. Jeres virksomhed har modtaget avisen, fordi I er listet i vores modtagerkartotek. Ud fra en målsætning om at nå ud til flest mulige interesserede læsere, udsendes WebAdvisor ud fra et rotationsprincip, sådan at vi løbende udskifter modtagere, som ikke har tilmeldt sig aktivt. Hvis du vil være sikker på at modtage en gratis udgave af WebAdvisor, så gå ind på og tilmeld dig. Herfra kan du naturligvis også blive afmeldt. WebAdvisor online: Download WebAdvisor på appstore Den klassiske definition af intranettet synger på sidste vers. Fremtidens intranet er mere end nyheder og en digital kaffestue, hvor sladderen går, og hvor hovedformålet er at finde telefonnumre i mængden af gammelt støvet indhold. Fremtidens intranet skifter stil, navn og substans. Den digitale arbejdsplads er lige om hjørnet, og den kan blive et forretningsstrategisk aktiv for din virksomhed. Mange virksomheders intranet står i skyggen af deres kundevendte hjemmesider med begrundelser som, at der er større behov for at fokusere på kundeservice eller øget omsætning. Større og førende virksomheder, som f.eks. Cisco og IBM, har dog valgt at investere i intranettet som et forretningskritisk system, der leverer værdi på tværs af organisationen. Med god grund. For der er mange forretningsfordele at hente ved at investere i den digitale arbejdsplads, hvis ellers rammerne sættes rigtigt, og potentialet udnyttes optimalt. En del af årsagen bag de store fordele skyldes den sociale dimension, som fremtidens intranet-værktøjer har bragt med sig. Kunsten i moderne vidensledelse er at implementere disse og sikre en åben kultur, der gerne vil dele og så skal ledelsen lære at slippe kontrollen. Udformet rigtigt bliver den digitale arbejdsplads et forretningskritisk værktøj, der bidrager positivt til bundlinjen, resulterer i øget konkurrence- og tiltrækningsevne og i en reel fear of missing out for den enkelte bruger. Flere virksomheder er nået dertil. Det samme kan din. Fremtidens intranet i virksomheden Hos Mediaworkers har vi øget vores fokus på intranet og med udarbejdelsen af vores eget intranetprodukt, Open, har vi skabt reel vidensdata og erfaring på området. Den vil vi gerne dele med jer. Denne udgave af WebAdvisor tager dig derfor med rundt om den digitale arbejdsplads og det sociale intranet. Du får inspiration til, hvordan du som virksomhed kan optimere og øge udbyttet af jeres nuværende intranet, så det kan benyttes som en forretningsstrategi og ikke blot en kommunikationsplatform. Ligesom vores tidligere temaer i WebAdvisor skal dette tema ses som inspiration til den strategiske organisations ønske om at positionere sig på markedet og skabe innovation og udvikling. På s. 10 kan du finde en helt konkret løsning på din intranetudfordring, med Open intranet. Med dette kan din virksomhed dele viden på en ny måde, nedbryde organisatoriske barrierer og effektivisere arbejdsgangene. Rigtig god læselyst. Har du ris, ros eller ønsker til indhold? Eller vil du gerne sparre med os om en idé? Lisbet Friis Laursen Redaktør Mediaworkers lfl@mediaworkers.dk

3 webadvisor udgave 7 - september Udgives af det digitale bureau Mediaworkers Side 3 TEMA: Fremtidens sociale intranet Ledelsesstrategi - Implementering af det sociale intranet FORTSAT FRA FORSIDEN Det betyder, at de strategiske muligheder for at forbedre eksempelvis konkurrenceevne og serviceniveau bliver overset. Glem platformen og fokuser på behov I stedet for at fokusere på hvordan SharePoint eller et andet værktøj kan tages i brug, bør fokus være på medarbejderne hvad har de behov for, og hvordan kan det spille sammen med ledernes ønske om at nå medarbejderne med budskaber og at få skabt en fear of missing out kultur omkring intranettet? Og hvordan får vi medarbejderne til at dele relevant viden, og dermed hæve det individuelle og kollektive vidensniveau? Inddrag hele organisationen Alt for ofte placerer virksomheder ejerskabet af intranettet i kommunikationsafdelingen. Som følge heraf (for)bliver det primære fokus på de kommunikative processer, corporate image og deling af informationer. Hvis virksomheden skal udvikle og afklare de forretningsmæssige muligheder, kræver det dog i langt de fleste tilfælde involvering fra ledelsen. Første step mod et mere forretningsstrategisk fokus vil være at inddrage flere funktioner og afdelinger i intranettet, så ansvar og ejerskab bliver fordelt mellem forskellige ledelsesniveauer og afdelinger. Det giver ikke alene indblik i forretningens behov men også større opbakning og investering fra de involverede parter. Udarbejdelse af strategien For mange kan det virke uoverskueligt at tage hul på strategiprocessen. Dog er der en række oplagte steder, du kan starte, for at sikre en intranetstrategi i forening med jeres virksomheds forretningsstrategi. Identificér de primære fordele af et intranet for jer Evaluér jeres nuværende intranet hvis I har et. Hvad siger jeres medarbejdere om det? I hvilken grad understøtter det jeres forretningsprocesser? I hvilken grad er det involverende og vidensdelende? Kort sagt; hvor godt understøtter jeres nuværende intranet de væsentligste fordele i et intranet? Identificér jeres forretningsstrategiske mål Overvej hvordan et intranet vil kunne facilitere disse for jer. Det gør i øvrigt efterfølgende hele processen nemmere i bestræbelsen på at bevise ROI. Identificér forretningsprocesser med rum for forbedring Klarlæg hvilke forretningsprocesser, din virksomhed med fordel kan forbedre, og overvej hvordan jeres intranet vil kunne facilitere disse. Her er det vigtigt, at der bliver set ud over ledelsens næsetip. Gå ud i virksomheden og spørg dem, der sidder med hænderne i det. Lyt og vær åben for de udfordringer, der er derude. På baggrund af den indsamlede viden kan I opsætte nogle forretningsmål for intranettet. Hvis målet eksempelvis er at lukke flere leads, kan I skabe et værktøj, der imødekommer dette. Målet bliver dermed antallet af nye leads og ikke antallet af, hvor meget medarbejderne bruger dit værktøj, hvilket i øvrigt letter bevisførelsen af ROI. Håndtering af viden (aka knowledge management) Hvor socialt må intranettet være, og er I parate til at lytte til medarbejderne? Dette step afspejler i høj grad dine medarbejderes mulighed for at lære af hinanden og i endnu højere grad jeres medvilje som virksomhed til at lytte og handle på den viden, I får. Overvej eksempelvis om I skal belønne jeres medarbejdere, hvis de videndeler med hinanden, i hvilken grad det skal være muligt at kommentere på indhold og tagge hinanden, og om videndeling skal foregå i nyhedsstrømmen eller i specifikke fora for hvert område. Sæt i gang Afklarer du ovenstående, kan du tage de første næste skridt mod udformningen af jeres strategi. Husk at have i baghovedet, at en strategi ikke er det samme som en tidsplan. Du skal derfor ikke fokusere på milestones og tidslinjer, men i stedet tænke forretningsstrategisk i konkrete resultatbårne målsætninger og forretningsprocesser. På den måde sikrer du en strategi, der tager højde for intranettet som forretningskritisk værktøj for din virksomhed. Vil du have input og hjælp til udformning af jeres intranet strategi? Mogens Sejer Iversen Partner / Adm. direktør Mediaworkers mogens@mediaworkers.dk

4 Side 4 webadvisor udgave 7 - september Udgives af det digitale bureau Mediaworkers TEMA: Fremtidens sociale intranet Intranet med værdi på bundlinjen Intranettet har udviklet sig til at være en digital arbejdsplads, og er et arbejdsredskab for virksomhedens medarbejdere, hvilket i sidste ende skaber værdi på bundlinjen. Se nedenfor hvordan. Øget produktivitet og samarbejde Den digitale arbejdsplads gør det nemmere for medarbejderne at arbejde på tværs af organisatoriske skel, teams osv. Virksomheden kan få mere effektive arbejdsprocesser via øget samarbejde, der foregår nemmere og hurtigere. Der vil desuden være mindre tidsspilde ved håndtering af s, da det er muligt at få en egentlig dialog med flere på én gang via intranettet. Her er tale om interaktiv mange-til-mange kommunikation i stedet for traditionel én-til-én kommunikation som ved . Færre omkostninger til møder Den digitale arbejdsplads er tilgængelig uanset, hvor virksomhedens medarbejdere måtte befinde sig, da de kan tilgå den fra alle devices som pc, tablets og mobiltelefon. Dette gør, at du minimerer omkostninger og tid ved transport, da mange processer og projekter kan foregå på tværs af geografiske grænser. Effektiviserede arbejdsgange Bedre kundetilfredshed Med den digitale arbejdsplads vil det være nemmere for virksomhedens sælgere at kunne tilbyde kunden et gennemtænkt produkt eller koncept igen fordi, at de forskellige afdelinger hurtigere og nemmere kan samarbejde på tværs. Øget medarbejdertilfredshed Medarbejderne vil med den nye digitale arbejdsplads få øget adgang til information og videndeling og føle, at de er en del af en større organisation. Dette vil skabe større engagement og øget medarbejdertilfredshed. Tilfredse medarbejdere giver ofte øget produktivitet, så det betaler sig derfor også på bundlinjen. Medarbejderne kan via den digitale arbejdsplads udføre alle deres arbejdsopgaver uden at skulle tænke over, hvilket system de skal bruge til det. De kan få adgang til politikker, procedurer, m.m. ligesom tidligere, men behøver nu ikke længere at skulle udfylde diverse fysiske formularer og lignende. For eksempel kan de udfylde en formular og den bagvedliggende logik sørger for, at informationerne kommer rette sted hen. Øget salg Der vil være stort potentiale for øget salg, når arbejdsgangene bliver effektiviserede, og salgsafdelingen snakker bedre sammen med andre afdelinger såsom marketing, produktion osv. Det bliver hurtigere og nemmere at få informationer fra andre afdelinger, end det har været hidtil, hvilket vil gøre salgsprocessen mere sammenhængende og i sidste ende ofte skabe mere salg. Bedre grundlag for innovation Når virksomhedens medarbejdere er tættere bundet sammen også på tværs af afdelinger/business units, vil medarbejderne skabe bedre grundlag for flere nye, innovative løsninger store som små.

5 webadvisor udgave 7 - september Udgives af det digitale bureau Mediaworkers Side 5 Tips og inspiration Usability og intranet 16 fif til et brugervenligt intranet 1) Gør links og knapper tyde lige og klikbare 2) Keep it simple! Flat og boxy er stadig in 3) Begræns brugen af grafikker og unødvendige designelementer 4) Prioritér en gennemarbejdet og enkel navigation 5) Prioritér single sign on hvis det giver mening 6) Lav indholds- og brugsoptimering til mobilen f.eks. med click to call 7) Minimér header og footer til det mest nødvendige 8) Design ud fra opgave eller emne gruppér informationer ud fra, hvordan medarbejderne bruger det, ikke ud fra hvem, der opretter og opdaterer det 9) Gør det nemt at publicere og opdatere indhold Intranettet er blevet hvermandseje. Det er derfor fristende at tro, at det som udgangspunkt er brugervenligt og designet med øje for nøglebrugerne medarbejderne. Det er dog langt fra tilfældet. Medarbejderen i centrum En virksomheds intranet skal først og fremmest være et værktøj for medarbejderen. Den enkelte medarbejder skal sættes i centrum, og du skal vinde vedkommendes tillid til det nye online værktøj, han ikke kan leve foruden. Maslows omvendte behovspyramide har aldrig været mere aktuel. Generation y er på vej ind på arbejdsmarkedet, og de sociale medier har vænnet os til, at verden drejer sig om os og vores behov uafhængig af tid og sted. Det gode digitale værktøj giver os mulighed for at pleje vores netværk, udvikle vores viden og kompetencer, iscenesætte os selv, samarbejde med andre, udtrykke os selv og få adgang til viden når vi vil, hvor vi vil. Den digitale arbejdsplads skal afspejle dette både i forhold til design og brugervenlighed. Kun sådan vinder du medarbejdernes tillid og skaber de optimale vilkår for en styrket organisation med engagerede medarbejdere, videndeling og innovation på tværs. Alt sammen resultater, der kan ses på bundlinjen. Medarbejderens eget personlige værktøj Intranettet skiller sig ud fra websitet på en række væsentlige punkter; brugerne, opgaverne, informationstypen og ikke mindst mængden af indhold. Platformen kræver en opdeling, der er meget mere opgave- og behovsorienteret. Navigationssystemet skal være stærkt og i stand til at klare meget forskelligartede informationer på en effektiv og brugbar måde. Startsiden bør være personliggjort med mulighed for tilpasning til den enkelte medarbejder. Den bør på én og samme tid repræsentere organisationens mennesker og kultur, fremvise genveje til interesser og vidensområder og kommunikation med kollegaer på tværs af afdelinger samt rumme nyheder fra den enkeltes faglige interesseområde. Intranettet bør være den evigt udslåede schweizerkniv med netop de muligheder, den enkelte skal bruge - uden at virke overvældende og præsentere for meget. Udvikling start småt Start småt og udvikl iterativt. Husk på at intranet ligeså vel som websites, applikationer og øvrige digitale platforme aldrig er færdigudviklet. Hos Mediaworkers prædiker vi minimal virable products. Det er ikke anderledes med udvikling af intranet. Behov udvikler sig løbende. Derfor bør I aldrig anse jeres intranet som mere endeligt end et minimal virable product, der hele tiden kan vokse sig større. Vil du vide mere om vores holdninger til usability og intranet? Kig nærmere på vores eget intranetprodukt, Open, på s. 10. Kan jeres intranets usability optimeres? Bestil en gratis gennemgang af jeres intranet. Max Nielsen Partner / Konsulent Mediaworkers max@mediaworkers.dk 10) Sørg for tydelige genveje til mest benyttede sider og lad medarbejderen udvælge og tilpasse disse 11) Prioritér synlig søgning evt. i footer på alle sider. Overvej lokal søgning i specifikke områder 12) Gør brug af megamenuer for overblik 13) Sørg for vedvarende højre kolonne. F.eks. med appadgange, relaterede links eller sociale elementer 14) Implementér sociale værk tøjer. F.eks. debatfora, wikier, mikroblogging, projektrum, chat og lign. 15) Don t break the web 16) Prioritér tiden til at teste designet på brugerne

6 Side 6 webadvisor udgave 7 - september Udgives af det digitale bureau Mediaworkers TEMA: Fremtidens sociale intranet Fra traditionelt intranet til digital arbejdsplads FORTSAT FRA FORSIDEN Formålet med den digitale arbejdsplads derimod kan være at sælge mere, spare penge og være mere effektiv, da det gør det lettere for dig at udføre dit arbejde uanset, hvor du er. Mads: Den digitale arbejdsplads har potentiale til at blive langt mere forretningskritisk end et traditionelt intranet, fordi den både favner entil-mange kommunikation, mangetil-mange dialog/videndeling og selvbetjenings- og samarbejdsværktøjer. Den er tilpasset den enkelte medarbejder og understøtter samtidig faglige og sociale fællesskaber på tværs af organisatoriske og geografiske grænser. Den er indgang til alle interne digitale ressourcer, men også til relevante eksterne digitale ressourcer og er tilgængelig både via personlige computere, fælles infoskærme samt mobile enheder. Den digitale arbejdsplads skaber således et langt mere sammenhængende og effektivt digitalt univers i virksomheden. Lau: Fremtidens intranet vil variere mere i forhold til form, udseende og funktionalitet, end det har været tilfældet tidligere. Der er så meget, man kan lægge på et intranet: Nyheder, selvbetjeningsløsninger, instant messaging, telefonbog, træningsmaterialer, politikker, guidelines, micro blogging, søgefunktionalitet og meget mere. At gøre alt er en uoverkommelig opgave. Virksomheden bliver derfor tvunget til nøje at overveje, præcis hvad deres intranet skal tilbyde medarbejderne, og hvad de forventede out-comes og business benefits af de forskellige dele af intranettet er. Det vil naturligvis variere fra virksomhed til virksomhed, organisation til organisation. Det traditionelle intranet var typisk meget nyhedstungt, dvs. en envejs kommunikationskanal for corporate information. Det er stadig en vigtig funktion, men de virkelige værdiskabere fremadrettet vil være alle de funktionaliteter og applikationer, som gør det lettere for medarbejderne at udføre deres job: F.eks. selvbetjeningsløsninger og bedre tilrettelagte work flows, som f.eks. kan erstatte fysiske papirer og formularer. Forankringen af den digitale arbejdsplads hvad skal der til? Lau: Det er vigtigt at bruge tid på at holde medarbejderne informerede og få deres input til, hvad der sker i organisationen, så du kan designe og levere de bedste og mest brugbare løsninger og funktionaliteter. Vær også opmærksom på, om der er ændringer i forretningsstrategien og virksomhedens målsætninger, som har konsekvenser for de forskellige forretningsområder, og dermed også for, hvad der er vigtigt for den digitale arbejdsplads. Prøv at undgå store re-designs, som lammer aktiviteterne og forvirrer brugerne, når du lancerer dem. Tænk i små forbedringer og iterationer. Og inddrag brugerne ved at bede om feedback og løbende tale med de forskellig brugergrupper omkring deres oplevelser og erfaringer med de løsninger, der bliver udviklet. Mads: Det kræver en langt bredere og mere forpligtende forankring, end det tidligere har været tilfældet, når man har skullet forankre et intranet. Både på ledelsesniveau og blandt brugerne. Sidstnævnte er nødvendigt for at få den digitale arbejdsplads til at fungere i hverdagen for mange forskellige medarbejdergrupper, med meget forskellige opgaver og arbejdsbetingelser. F.eks. både administrative medarbejdere og medarbejdere på fabriksgulve, i decentrale enheder eller marken. Kurt: Udfordringen i dag er, at de fleste intranet er ejet af kommunikationsafdelingerne, og den digitale arbejdsplads kræver et langt bredere ejerskab.

7 webadvisor udgave 7 - september Udgives af det digitale bureau Mediaworkers Side 7 TEMA: Fremtidens sociale intranet Tre råd til virksomheder, der overvejer at investere i den digitale arbejdsplads Lau Hesselbæk Andreasen, Head of Groups hos J. Boye Lau Hesselbæk Andreasen 1. Start med at se på virksomhedens pain points, og lav en grundig behovsanalyse. Vent med teknologien 2. Brug så vidt det er muligt den teknologi, du allerede har. Ofte ligger de virkelige problemer ikke hos teknologien (selvom den ofte får skylden) men har at gøre med kultur, interne politiske gnidninger, uklarhed omkring behov og formål osv. Kurt Kragh Sørensen, indehaver af IntraTeam 3. Vær realistisk omkring hvad, organisationen er moden til og kan opnå Kurt Kragh Sørensen 1. Sælg først idéen om den digitale arbejdsplads til ledelsen Mads Richard Møller, stifter, konsulent og faglig facilitator hos Intra2 og IntraCom Consult 2. Forankr den digitale arbejdsplads i forretningsstrategien, så den hjælper din ledelse med at gennemføre deres strategi (sælge mere, spare omkostninger, udvikle produkter hurtigere, etc.) 3. Undersøg først, hvad du vil bruge den digitale arbejdsplads til, før du vælger system(er) Mads Richard Møller 1. Byg videre på egne og andres erfaringer: Både best og worst practice Det ideelle er, at den digitale arbejdsplads ledes af en stabsafdeling højt placeret i organisationen, som kan hjælpe den enkelte medarbejder med at udføre dennes arbejde. Det er såvel teknisk-, proces- eller faglig support. Hvorfor investere i et intranet? Kurt: Du skal investere i en digital arbejdsplads for at hjælpe dine kolleger med at udføre deres arbejde hurtigt, effektivt og sjovt. Så sælger de mere, udvikler produkter hurtigere og tjener flere penge til virksomheden. Mads: Hvis man holder fast i begrebet den digitale arbejdsplads er det vanskeligt at forestille sig en arbejdsplads, der ikke bliver mere og mere digital. Og hvis man ikke arbejder strategisk og investerer i udvikling af virksomhedens digitale arbejdsplads, så bliver man ikke klogere og bedre til at digitalisere analoge/ fysiske processer eller forbedre og optimere eksisterende digitale processer. Lau: Et funktionelt og godt designet intranet med relevante værktøjer og selvbetjeningsløsninger kan spare virksomheden tid. En målrettet investering i at gøre forretningskritisk information let tilgængeligt for de rette medarbejdere vil altid kunne betale sig. Hvis man blot kan spare den enkelte medarbejder et par minutter om dagen (og det viser al statistik, at man kan - og ofte mange flere), så er investeringen hurtigt tjent hjem. Et intranet er typisk en af de platforme, der berører flest medarbejdere i en organisation, og kan som sådan være en vigtig kulturbærer: Et effektivt redskab til at binde eksempelvis en global organisation sammen og skabe følelsen af, at man er del af noget større end blot sin egen afdeling. 2. Sørg for at få alle dele af virksomheden til at være med-investorer. Så bliver de også medansvarlige for at gøre den digitale arbejdsplads til en god business case 3. Vær realistisk på kort sigt (i forhold til kompetencer og ressourcer) og ambitiøs på lang sigt

8 Side 8 webadvisor udgave 7 - september Udgives af det digitale bureau Mediaworkers TEMA: Fremtidens sociale intranet Den sociale intranet fear factor Frygten for det sociale intranet kaster skygger på de ellers mange forretningsmæssige fordele. Myterne er mange. Fælles for langt de fleste myter er dog, at de er forældede og ikke holder vand i det digitale Myte #1 Det bliver ligesom Facebook med ineffektive medarbejdere Ja, like - og kommentarfunktioner er lånt fra sociale medier som f.eks. Facebook, der i mange virksomhedsøjne er en platform, hvor medarbejderne overspringshandler. Førnævnte funktioner findes dog også på LinkedIn, hvor virksomheder drager nytte af social videndeling i fora og grupper. De to platforme tilbyder altså de samme sociale funktioner, men med hver deres formål og kontekst. Brugerne kender forskellen og handler derefter. Intranettet udgør en tredje platform med sin egen agenda og kontekst. Dets indhold vil ikke være henvendt den enkelte bruger, men være drevet af målet om at løse en faglig opgave. Medarbejderne vil derfor aldrig bruge intranettet som Facebook slet ikke, hvis der er en tydelig agenda for platformen og dens brug. Myte #2 Sociale intranet er ikke sikre Mange virksomheder frygter, at deres nuværende sikkerhedsprotokoller er svære at genskabe i et socialt samarbejdsaktiveret miljø. Det er langt fra tilfældet. Tværtimod tilbyder de fleste platforme så komplicerede brugerrettighedstilladelser og systemisk sikkerhed, at intranettet bliver overlegent virksomhedens eksisterende system. F.eks. omfatter mange single sign-on, integration data-drev og VPN samt mulighed for at drive platformen inden for virksomhedens firewalls og ikke blot i SaaS-tilstand. Myte #3 Vi har ikke brug for socialt samarbejde Enhver virksomhed i dag har brug for at være omstillingsdygtig, innovativ og samarbejdsdygtig. Netop dette fremmes af de sociale funktioner til optimering af det sociale samarbejde, der eksempelvis giver hurtig adgang til sparring og videndeling via debat- og diskussionsfora, wiki er, microblogging og projektrum. Disse giver desuden ledelsen let indsigt i arbejdsgruppers arbejde og de vigtigste punkter på deres agendaer. Myte #4 Det bliver ét stort indholdsrod Nej, det bliver det netop ikke. De fleste intranetplatforme giver mulighed for at begrænse indhold til visse teams eller arbejdsområder. Derved sikres en struktur af indholdet, der kontekstbestemmer det fra start. Denne kontekstbestemmelse understøttes af opbygningen af det sociale intranet, der er opdelt efter opgaver og emner frem for organisationsdiagram, som det var tilfældet engang. Udover dette betyder sociale funktioner som f.eks. rss-feed, tags og lignende, at brugeren får hurtig og nem adgang til relevant indhold. Myte #5 Jeg bliver spammet med ligegyldigt indhold Langt de fleste platforme har indtænkt mulighed for tilpasning af den enkelte medarbejders forside og newsfeed. På den måde bliver forsiden, og de vigtigste genveje herfra, personaliseret og tilpasset den enkelte medarbejders interesse- og opgaveområder. Medarbejderen har dermed let adgang til de vigtigste kontaktpersoner, deres viden og kommentarer på relevant indhold samt nem adgang til de arbejdsgrupper og teams, som medarbejderen er medlem af eller har ønsket at følge. Myte #6 Det kommer til at koste ekstra tid og ressourcer Selve det sociale intranet som samarbejdsplatform vil ikke koste ekstra tid. Ikke hvis det gøres til en iboende del af virksomhedskulturen; giv medarbejderne tid til at vedligeholde deres dele af intranettet og til at søge og dele viden samt nytænkning på tværs. Dén tid er godt givet ud, og går ledelsen forrest som aktiv rollemodel for brugen af det sociale intranet, vil resten af organisationen følge trop. Frygt afhjælpes af tillid og den rette strategi Frygt bunder ofte i manglen på tillid. Første step er derfor at opbygge denne. Hvis ledelsen stoler på organisationen og tilbyder de nødvendige værktøjer til at skabe netværk og samarbejde på intranettet, vil organisationen til gengæld have tillid til ledelsen som katalysator. I sidste ende afhænger succes eller fiasko dog af den rette implementeringsplan, og at netværket er designet til brugerne i netop jeres virksomhed.

9 webadvisor udgave 7 - september Udgives af det digitale bureau Mediaworkers Side 9 TEMA: Fremtidens sociale intranet Intranet content strategi Content still rules men kun i den rette kontekst; du bør skabe intranettets indholdsstrategi i brændpunktet mellem det systematiserede medarbejdertilpassede indhold og den sociale dimension. Det gode indhold skriver ikke sig selv, dine medarbejdere finder ikke automatisk det, de skal bruge, og med al den information, der florerer, passer langt det meste ikke ind i intranettets hovedfeed. Men hvordan systematiserer du så information og indhold, og hvordan opnår du relevant og optimal vidensdeling? Udformningen af det gode, let tilgængelige content Det gode intranetindhold er målrettet medarbejderen og dennes specifikke opgaver. En virksomheds medarbejdere har i det klassiske intranet store mængder indhold at finde rundt i, og de får stadigt mindre tid i deres hverdag. Derfor er det alfa og omega, at intranettets indhold er Brugbart Relatérbart Skimbart Søgbart Se illustration for uddybning. Den sociale dimension Førnævnte fire aspekter er mere eller mindre åbenlyse områder, der resulterer i kodificeret og let tilgængeligt content. Der, hvor det dog for alvor bliver interessant, og der hvor din content strategi kan gå fra at have et rent kommunikativt formål til også at give afkast rent forretningsmæssigt, er når du tilføjer den sociale dimension; når kommentarer og kompetencer sættes i tydelig relation til den systematiserede viden. Det er netop her, virksomheden kan rykke sig og øge dens konkurrence-, tilpasnings- og tiltrækningsevne. Du bør derfor medtænke den sociale kontekst og den engagerende indholdsoptimering i din content strategi. Engagerende indholdsoptimering Det kan være angstfremkaldende for en medarbejder åbent at kommentere på andres indlæg og sider. Især hvis der er tale om emner, som virksomhedens økonomi eller strategiske overvejelser. Du bør derfor opmuntre til dialog og engagement i et åbent sprog, hvor du velkommer andres kommentarer. F.eks. ved at stille et spørgsmål i slutningen af din tekst, hvor du opfordrer andre til at give deres besyv med, ligesom i blogindlæg. Kort sagt; sørg for klar call to action på de sider, hvor du ønsker en handling eller en dialog. At give den digitale dialog mulighed resulterer ikke automatisk i feedback, videndeling og kommentarer. Hvis der ikke i forvejen er en kultur i virksomheden, der opmuntrer til dialog, kan det tage tid at skabe grobund for det. Uanset om I skal opbygge eller opmuntre til kulturen, er det væsentligt, at der bliver lyttet. Giver du medarbejderne en stem- me, skal virksomheden høre og respektere den. Det kræver en lyttende og dialogparat ledelse. Sker det ikke, er de sociale værktøjer intet værd. Du skaber den sociale dimension og videndeling på baggrund af tillid, respekt og aktiv lytning samt handling. Nøjagtig som i den offline verden. Hele organisationen bør være ejer af indholdet Er du indholdsejer eller intranet manager, bør du undlade altid at være den første til at svare på indlæg. Det kan få andre til agere passivt, fordi de forventer, at du nok svarer. Opfordr eksempelvis en anden til at gøre det eller svar åbent og spørg til andres holdning. Gør medarbejderne til indholdseksperter Forvent ikke, at dine indholdsskribenter kan skrive det gode indhold fra dag 1. Det kræver guidance og øvelse. Det kan du eksempelvis gøre ved at give guidelines til godt indhold på intranettet og vise eksempler på, hvordan de kan skrive og opbygge det gode indhold. Du kan også gøre det ved at stille templates til rådighed, hvor de væsentligste succesparametre er angivet, eller ved hjælp af simple gamification elementer, hvor den enkelte bliver belønnet for at udfylde alle aspekter i en given template. Vil du have sparring eller hjælp til udvikling af din content strategi? Lisbet Friis Laursen Online Communication Manager Mediaworkers lfl@mediaworkers.dk Dit indhold skal være: Brugbart Relatérbart Skimbart Søgbart Publicer brugbart indhold Sæt brugeren i centrum Giv læseren et hurtigt overblik Optimer til søgemaskiner Det vil sige, at dit indhold altid er opdateret er udarbejdet med tanke på nyhedstrekanten med de vigtigste informationer først indeholder links til lignende brugbare sider inden for emnet Det vil sige, at dit indhold oprettes og postes inden for de enkelte emner og opgaver ikke blot presses ind i news feedet, så medarbejderen tvinges til at forholde sig til det. Det vil sige, at dit indhold er opdelt i små afsnit med overskrifter, der indikerer hovedtræk i indholdet gerne gør brug af bullets ikke anvender fed skrift og versaler kun anvender grafer, billeder og lignende hvis det tilføjer reel værdi til forståelsen af indholdet har navngivne links så brugeren ved, hvad og hvor de fører til lader brugeren vide, om det linker til en anden side eller et dokument Det vil sige, at dit indhold er optimeret mod intranettets søgeresultater ved at gentage de vigtigste keywords i overskrift, underoverskrift, og brødtekst er tilføjet synonymer med tags eller keywords, så du øger sandsynligheden for at medarbejderen finder det i søgningerne linkes til og fra andre redaktører, hvis det har relevans for deres sider

10 Side 10 webadvisor udgave 7 - september Udgives af det digitale bureau Mediaworkers NYT: Intranetprodukt Open Mediaworkers revolutionerer markedet med nyt intranet produkt Er du træt af dit simple website-baserede intranet, har du fået nok af statiske gammeldags intranet produkter, eller har du fået nok af store tunge SharePoint-installationer? Med Open kan din virksomhed dele viden, nedbryde organisatoriske barrierer og effektivisere arbejdsgangene. Du kan selv præge platformen og får på den måde et produkt, som altid vil passe til din virksomheds behov. Open giver dig et koordineret, helhedsorienteret mix af informations-, samarbejds- og applikationsplatforme i form af en række tjenester og værktøjer, der effektiviserer virksomhedens arbejdsgange og forretning. Præg din egen platform Det unikke ved Open er, at det kan udbygges med en række ekstra moduler og specialtilpassede apps alt efter virksomhedens ønsker og behov. Du får muligheden for selv at præge platformen og være med til at skabe et unikt produkt til din virksomhed. På den måde har du hele tiden en værktøjskasse, som er up to date og lever op til virksomhedens behov. Med den samlede Open intranetløsning får du: Intranettet i lommen Let og hurtig adgang for alle kommunens ansatte spiller en afgørende rolle i forhold til at gøre intranettet til hele virksomhedens intranet. Derfor er Open udviklet i et responsivt design, hvilket betyder, at medarbejdere kan tilgå Open uafhæn- - En omkostningseffektiv digital arbejdsplads - illustration Effektiviserede ikke arbejds- fundet endnu gange - Optimering af virksomhedsprocesser og forretning med medarbejderen i centrum - En yderst brugervenlig grænseflade oven på den eksisterende it-infrastruktur - En strategisk og integreret løsning - Fast økonomi Open bygger samtidig videre på det bedste fra det mere traditionelle intranet f.eks. vidensbank og mulighed for dokumentdeling. Det er dermed en videreudvikling af intranettet, som matcher virksomheders nuværende og fremtidige behov, men samtidig gør det plads til de standardfunktioner, som medarbejderne kender og bruger ofte. Medarbejderens vigtigste værktøj Open er designet som en applikation med medarbejderen i centrum, mere end som et website. På den måde vil medarbejderne bruge og forstå intranettet som et vigtigt arbejdsredskab. Du får derfor mere indhold og interaktion fra den enkelte, og intranettet bliver på den måde en digital arbejdsplads baseret på dialog. Under brugerens profil finder du genveje til udvalgt indhold, som er aktuelt for brugeren. Medarbejderen kan derved, med få klik, se beskeder, nyheder og dokumenter, der er oprettet i områder, som han eller hun er en del af eller har valgt at følge. Apps hjælper medarbejderen til hurtig adgang til informationer og vidensdeling på tværs af organisationen, og intranettets sociale dimension gør det let at orientere sig i nyhedsfeed et, der løbende opdateres med kommentarer og nyheder fra den enkeltes angivne interesse- og arbejdsgrupper. Open bliver leveret med følgende standardfunktioner: Adressebog Søgefunktion Nyhedsfeed dokumenthåndtering Infoskærme Apps Integrationer Sikkerhed Responsivt design Arbejdsgrupper Få mere viden på gig af tid, sted og device. Dermed får den enkelte en optimal brugeroplevelse og en effektiv betjening af intranettet. Vil du have sparring på dit behov for et intranet, eller overvejer du at skifte til et andet? Morten Boland Henriksen Seniorkonsulent Mediaworkers mbh@mediaworkers.dk

11 webadvisor udgave 7 - september Udgives af det digitale bureau Mediaworkers Side 11 Tips og inspiration 9 tips til intranettet anno 2014 Har du brug for mere viden om, hvad intranettet skal kunne for at imødekomme virksomhedens og medarbejdernes behov? Vi giver dig her 9 guidelines, som du kan bruge, hvis du overvejer at investere i et intranet. Tip 1. Intranettet skal sætte medarbejderen i fokus, og skal derfor passe til organisationens behov. Han eller hun bruger i dag intranettet for at kunne færdiggøre opgaver hurtigere og finde de rette personer og den rette information, som kan hjælpe dem med dette. Disse krav skal dit intranet imødekomme det vil sige, at det skal fungere som en digital arbejdsplads med medarbejderen i centrum. Tip 2. Intranettet skal være socialt. Det vil sige, at der skal være mulighed for, at du kan kommunikere med kolleger på tværs af organisationen og via arbejdsgrupper indgå i projektteams, som på den måde nemmere og hurtigere kan samarbejde om tværgående opgaver. Tip 3. Intranettet skal være mobilt, så du kan tilgå det hvor som helst, uanset om du er ved en pc, en tablet eller står med mobilen i hånden. Det kræver noget af selve løsningen, fordi alle funktioner skal være tilgængelige og brugervenlige på alle devices. Tip 4. Intranettet skal fungere som medarbejderens vigtigste værktøj. Derfor kalder vi også intranettet den digitale arbejdsplads. Den skal være omdrejningspunktet for kommunikation, projekter og meget andet helt ned til, når man som medarbejder f.eks. skal udfylde en formular. Tip 5. Husk at holde intranettet op mod dine forretningsmål. Se det som et værktøj, der overordnet set kan hjælpe virksomheden med at nå de mål, der er sat for den. Overvej dette inden udviklingen starter. Hvordan passer visionen for din forretning med visionen for dit intranet? Og hvordan sørger virksomheden for, at dette kan lade sig gøre i praksis? Tip 6. Du skal kunne måle værdien af dit intranet. Hvilken værdi giver det på bundlinjen? Og giver det også mere bløde værdier, som indirekte bidrager til bundlinjen? Se artiklen Intranet med værdi på bundlinjen s. 4. Tip 7. Din virksomhed skal sørge for, at intranettet kommer ind under huden på medarbejderne. Det gælder over det hele organisationen fra toplederen til produktionsmedarbejderen. Husk at involvere medarbejdere og ledere, gerne fra så mange forskellige business units som muligt, i udviklingen og implementeringen af intranettet. Ellers er det ikke investeringen værd. Disse medarbejdere fungerer ofte også som ambassadører for intranettet på sigt de er nemlig blevet hørt og har allerede før implementeringen fået ejerskab på intranettet. Tip 8. Virksomhedens ledelse skal udvikle intranettet sammen med medarbejderne. Det hænger sammen med tip nr. 6, men det er vigtigt, at dette fortsætter på sigt og ikke blot sker i den tidlige udviklingsfase og ved implementeringen. Som direktør, HR manager, mellemleder, kommunikationsekspert eller lignende vil du aldrig kende alle de behov, dine medarbejdere har på tværs af organisationen. De skal kunne tilføje muligheder, funktioner osv. (selvfølgelig i samarbejde med de intranet-ansvarlige), da de ellers blot vil finde andre måder at gøre det på, som går uden om intranettet. Og dermed tager de ikke intranettet ordentligt til sig. Tip 9. Hvis du ønsker en fladere struktur i din organisation, er den digitale arbejdsplads vejen frem. Den ændrer lige så langsomt den måde, virksomheder arbejder på. Mange virksomheder tilbyder fleksible arbejdstider, medarbejderne arbejder hjemmefra, og virksomhederne har større muligheder teknologisk end tidligere. Derfor ændrer måden, hvorpå virksomheder leder og fordeler opgaverne, sig også. Virksomhedskulturen bliver også ændret: Større tillid til medarbejderne og nye måder at måle produktivitet på er nødvendige. Samtidig får virksomheden mulighed for at lytte til flere stemmer i organisationen, hvilket giver mulighed for bedre innovation og vidensdeling.

12 Side 12 webadvisor udgave 7 - september Udgives af det digitale bureau Mediaworkers NYT: Mediaworkers Partnerskab med Perfion om levering af PIM-systemer Før sommerferien indgik Mediaworkers i et samarbejde med Perfion, som leverer et Product Information Management system også kaldet PIM. Det betyder, at vi nu tilbyder dette som en del af vores commerce-løsninger til eksempelvis webshops. Hvad kan du bruge et PIM-system til? Det er værd at overveje et PIM-system, hvis din virksomhed har en kompleks produktstruktur eller et behov for at kommunikere på mange sprog via mange forskellige kanaler. PIM er et single source system, hvor du får du én enkelt kilde til produktinformation, som giver dig kontrol over alle produktdata, uanset hvordan de bliver anvendt (f.eks. på websider, i webshops, smartphone apps, kataloger, datablade, sociale medier, direct mails og nyhedsbreve). Produktpræsentation og opdateret produktinformation i din webshop Hvis din virksomhed har en webshop, er optimal produktpræsentation en vigtig forudsætning for, at du kan få kunder til at købe dine varer på internettet. Dine kunder kræver førsteklasses produktfotos og detaljerede tekniske oplysninger, så de kan sammenligne produktegenskaber og finde netop de produkter, der matcher deres specifikke behov. Med et PIM-system får du bl.a. mulighed for at se fotos i en større og mere detaljeret visning, og du kan oprette produktkataloger eller datablade hurtigere end normalt. PIM-systemet er integreret med designværktøjer som f.eks. Adobe InDesign, så når du ændrer produktdata eller billeder, kan du automatisk opdatere dit InDesign-dokument med alle ændringerne. På den måde er du sikker på, at alle data er de sidste nye gennem hele kataloget. Sprog PIM-systemet håndterer alle tegn på alle sprog, inklusive f.eks. thai, kinesisk og russisk. Du kan derfor bruge PIM-systemet, når du producer marketingmaterialer, ligegyldigt hvor mange forskellige sprogområder, de henvender sig til. Ved at linke produktinformation til skabeloner med marketingmateriale og integrere oversættelsesvirksomheder i dit workflow, bliver det let at administrere og tilføje sprogversioner. Perfions PIM-system fungerer sammen med de fleste ERP-systemer og er bl.a. 100% integreret i Microsoft Dynamics AX og NAV, Microsoft Office, Microsoft SharePoint samt webshop-løsningerne EPiServer, Dynamicweb m.fl. Se mere på I et PIM-system opdaterer I produktinformation én gang, og ændringerne implementeres overalt. Produktinformationerne hentes fra virksomhedens ERP-system og bliver i PIM-systemet opdateret med tekst, specifikationer m.m. Dataene bliver herefter kanaliseret ud til eksempelvis webshops, kataloger og smartphone apps. PIM produkt database Økonomisystem Det betyder, at der ikke sidder medarbejdere i forskellige afdelinger med hver deres dataudtræk eller systemer med produktinformation og laver nøjagtig de samme produktopdateringer på forskellige platforme (f.eks. webshops og smart phone apps). I sparer tid og omkostninger ved, at medarbejderne kan opdatere produktinformation ét samlet sted. Jeres underleverandører kan trække data fra jeres PIM-system, så hvis du f.eks. handler med webshops, som skal sælge dine produkter videre, kan de også bruge PIM-systemet. Webshop Website Smart phone Brochurer / apps kataloger Prislister Filer til download Nyt kontor i København Mediaworkers er i rivende udvikling og har derfor netop åbnet et kontor i København. Vi har valgt at placere os i NOHO, et nyt kontormiljø i Kødbyen, hvor vi får glæde af den atmosfære og videndeling, som stedet er præget af. Seniorkonsulent Morten Boland Henriksen er for nylig flyttet ind hos NOHO og skal stå i spidsen for den nye, brugervenlige og responsive intranet-platform, Open. Du kan læse mere om denne på s. 10 i denne udgave af WebAdvisor. Har du brug for sparring på dit intranetbehov? Kig ind på vores nye kontor i NOHO eller ring Morten Boland Henriksen Senior konsulent Mediaworkers mbh@mediaworkers.dk Flæsketorvet 26-28, 1711 København V